Kontraktsoppfølging av rammeavtaler for leveranse av helsepersonellvikarar. Revisjonskomiteen 15. november 2010

Transkript

1 Kontraktsoppfølging av rammeavtaler for leveranse av helsepersonellvikarar Revisjonskomiteen 15. november 2010

2 Innleiing Bakgrunn og føremål Helse Vest har inngått rammeavtalar med leverandørar av helsepersonell. Tilsvarande rammeavtalar er og inngått av dei andre regionale helseføretaka. Det er gjennomførd revisjon av at vilkåra i rammeavtala vert overhaldne. 2

3 Omfang Revisjonen omfattar føljande områder: Kvalitet på innleigd personell Kvalitet på handsaming av ordrar og fakturering Andre forpliktingar Seks leverandørar og 40 vikarleveransar er kontrollert: Adecco Helse AS (6 vikarar) Nurse Partner AS (9 vikarar) Naco Polo Norge AS (5 vikarar) Medpro Doctors AS (8 vikarar) Powercare AS (8 vikarar) Unicare AS (4 vikarar) Kontrollert utval er svært lite i høve til den totale leveranse av vikarar til helseføretaka. To av leverandørane er berre leverandør til Helse Vest. 3

4 Kontrollpunkt Kvalitet innleidd personell: Har leverandøren føretatt kontroll av autorisasjon og merknader til autorisasjon Er kompetanse i tillegg dokumentert med CV, spesialistgodkjenning, referansesjekk mv Føreligg eigenerklæring og dokumentasjon på negative testar knytt til smittevern der det er eit krav Føreligg signert tausheitserklæring Kvalitet på handsaming ordrar og fakturering: Føreligg ordre som inneheld dei opplysningar som rammeavtala krev Er fakturering i samsvar med godkjende timelister og avtalte ratar for normaltid/overtid 4 Øvrige forpliktingar: Føreligg dokumentasjon på at vikaren er informert om reglane om arbeidstid i arbeidsmiljølova Vert reglane om arbeidstid i arbeidsmiljølova overhalde Føreligg signert arbeidsavtale Er skattetrekk i samsvar med skattekort og er skattetrekk korrekt innbetalt Vert oppfølging av kunde og vikar gjort slik som opplyst i tilbod Føreligg dokumentasjon på gyldig yrkesskade- og ansvarsforsikring Føreligg gyldig vedtak om fritak for solidaransvar for oppdragsgjevar Er eventuell bruk av underleverandørar godkjend av oppdragsgjevar

5 Funn Rapportering av funn Det er utarbeidd ein rapport som angir funn av avvik og manglar frå rammeavtale for kvar leverandør Det er funne avvik hos alle leverandørar, men omfang av avvik hos dei ulike leverandørane varierer Rapporten viser at det er nokon avvik som gjeld fleire leverandørar og andre som berre gjeld ein leverandør Nokon avvik er systematiske og gjeld alle vikarar frå leverandøren mens andre avvik er tilfeldige Nokon avvik er klart meir alvorlige enn andre 5

6 Funn av avvik Kvalitet innleidd personell: Autorisasjonssjekk og sjekk av merknadar til autorisasjon Kontroll av autorisasjon og merknadar ikkje gjennomførd Kontroll av autorisasjon og merknadar er eldre enn 6 månader ved formidlinga Kontroll av autorisasjon og merknadar er først gjennomførd etter formidlinga. Etterkontroll av om kontroll av autorisasjon og merknader er gjennomførd før formidling er ikkje mogeleg då historikk manglar/dokumentasjon er makulert Kontroll av autorisasjon er gjennomførd etter at revisjon var varsla. Ingen dokumentasjon kunne framleggast på gjennomførd kontroll før det Dokumentasjon av utførd kontroll av autorisasjon og merknader er mangelfull då det ikkje går fram kven som har utført kontrollen og det heller ikkje føreligg utskrifter eller stadfesting av autorisasjon/fråvær av merknader frå tilsynsmyndigheit Kompetanse CV er ikkje framlagd Referansesjekk er ikkje dokumentert Intervju ikkje dokumentert Smittevern Eigenerklæring er ikkje framlagd Dokumentasjon på testing er ikkje framlagd der det er påkrevd Tausheitserklæring Tausheitserklæring er ikkje framlagd 6

7 Funn av avvik forts. Ordrebehandling og fakturering Kopi av ordre er ikkje framlagd Fakturering er ikkje i samsvar med rammeavtale med omsyn til prisar Øvrige forpliktingar Informasjon om reglane om arbeidstid i arbeidsmiljølova er ikkje gitt til vikar Informasjon om reglane om arbeidstid i arbeidsmiljølova skal væra gitt, men dokumentasjon føreligg ikkje Reglane om arbeidstid i arbeidsmiljølova er ikkje overhaldne ut frå loven sine hovudreglar (NB. Det kan finnast avtalar som tillet avvik som ikkje er framlagd) Signerte arbeidsavtalar føreligg ikkje Oppfølging av kunde og vikar er ikkje dokumentert Gyldig vedtak om fritak for solidaransvar er ikkje framlagd Dokumentasjon på at det er teikna yrkesskade- og ansvarsforsikring er ikkje framlagd Underleverandør er brukt utan at det føreligg skriftleg godkjenning Andre observasjonar Det finns fleire tilfeller av uvanlege forretningsadresser 7