KONKURRANSEGRUNNLAG. Operasjonell leasingavtale for treningsapparater til Drammensbadet KF. Tilbudsfrist: klokken

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Operasjonell leasingavtale for treningsapparater til Drammensbadet KF Ref: 13/9319 Tilbudsfrist: klokken 12.00

2 2 av 14

3 Innhold 1 Generell informasjon Oppdragsgiver Informasjon om regelverket Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Taushetsbelagte opplysninger Forbehold - avvik et Anskaffelsen Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsens verdi Kontraktens varighet krav til anskaffelsen Kvalifikasjonskrav til leverandør Tildelingskriterier Tildelingskriterienes vektfordeling Priser og kostnader (50 %) Kvalitet (50 %) Tilbudet Generelt Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Omkostninger Orientering til tilbyder av 14

4 6.8 Kontraktstildeling og kontrakt avlysning av konkurransen av 14

5 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 OPPDRAGSGIVER Drammen kommune v/ Drammensbadet KF er oppdragsgiver for denne anskaffelsen. Vårt organisasjonsnummer er Drammen Kommune har vel innbyggere og det er ca ansatte totalt i kommunens virksomheter. Årlig omsetning er ca. NOK 3,4 milliarder. Drammensbadet KF er del av Drammen kommune og har 47 ansatte og en årlig omsetning på NOK 57 millioner per år. Vi har åpent 361 dager i året og ligger på Marienlyst i et aktivt og sentrumsnært område. Vi har et årlig besøk på ca personer og drifter både inne- og utebassenger i tillegg til velværeavdeling, kiosk, badebutikk og treningssenter. Nærmere informasjon finnes på vår hjemmeside: og på INFORMASJON OM REGELVERKET Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse der alle interesserte leverandører inviteres til å inngi tilbud. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del 1 og 3. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 1.3 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER I henhold til offentlighetsloven 19. mai 2006 nr er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. 1.4 TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. Se tilbudsskjemaets punkt 2.2 (vedlegg 1). Dersom tilbyder anser at tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger ber vi om en kopi av tilbudet i sladdet versjon. Sladdet versjon skal vedlegges som egen fil der oppdragsgiver har redigeringsmuligheter. 5 av 14

6 Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagte, skal dette bekreftes på tilbudsskjemaets pkt. 2.2 (vedlegg 1). 1.5 FORBEHOLD - AVVIK Dersom tilbyder har avvik eller tar forbehold fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet (vedlegg 1). Avvikene og/eller forbeholdet skal spesifiseres med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene og / eller forbeholdene uten kontakt med tilbyder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Avvik og / eller forbehold i tilbudet kan medføre avvisning. Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. 1.6 KONKURRANSEGRUNNLAGET Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 3: HMS skjema 2 ANSKAFFELSEN 2.1 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Drammensbadet har siden høsten 2008 drevet treningssenter i kombinasjon med svømmehall, vi har per dato ca 2000 medlemmer på trening/bad medlemskap. Nåværende leasingavtale utløper og vi ønsker derfor ny avtale. Vårt treningssenter består av to saler på hhv. 220 m2 (2. etg) og 450m2 (3. etg) hvor det i den minste salen er sykkel og fellestimer og i den store har vi vår apparatsal. Vi er et senter med apparatsal, fellestimer og vannaktivitet. For fremtiden ønsker vi å utvikle det unike knyttet til trening i kombinasjon med vannaktivitet. Vi har ikke tanker om å bli et moderne high tech senter med alt av ypperste teknologi, men skal være et solid og godt hverdagssenter som tilbyr allsidig trening på land og i vann for en bred målgruppe (16 90 år). Vi vil derfor at linje/versjonsvalg på apparatene tar hensyn til dette uten å kompromisse med kvaliteten. 6 av 14

7 Vi ønsker å videreføre en stor del av vår apparatpark og kun skifte ut de apparatene som har mest slitasje/behov for fremtidig vedlikehold. De nye apparatene må derfor tilpasses de eksisterende når det gjelder plassering, strøm og design. Det ønskes tilbud på operasjonell leasing av følgende utstyr: 10 stk tredemøller hvorav minst halvparten skal ha en hastighet opp til 25 km. 6 stk ellipsemaskiner 4 stk ergometersykler 2 stk romaskiner 1 stk rygghev apparat 1 stk dips/chin apparat med løfteassistanse 1 stk apparat for bryst/bakside delta 5 stk spinningsykler 2 stk justerbare benker 2 stk ellipsemaskiner (fri bevegelsesbane) Hantler fra 32 kg til og med 40 kg (inkl hantelstativ) Annet: Serviceavtale inkludert deler med kvartalsvise service og akuttservice med 72 timer responstid. Opplæringspakke for inntil 8 instruktører ved oppstart og årlig oppdatering/workshops. Vi ønsker en operasjonell leasingavtale over 4 år, med mulighet for oppgradering av apparater underveis. Alternative tilbud godtas ikke. For de tilbydere som ønsker det blir det arrangert felles visning/befaring av saler og nåværende utstyr i Drammensbadet mandag 19. august kl Ønske/påmelding om dette sendes på epost til: pal.stenbro@drammensbadet.no innen 15. august. 2.2 ANSKAFFELSENS VERDI Anskaffelsens kontraktsverdi/volum er estimert til mellom NOK 1,2 mill 1,7 mill eks mva. Dette er et estimert beløp og innebærer ingen forpliktelser for Oppdragsgiver. 2.3 KONTRAKTENS VARIGHET Kontrakten er en 4-årig operasjonell leasingavtale. 7 av 14

8 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN Vi ønsker ikke utstyr med touch skjerm/ip TV/Network Fitness e.l, men utstyr av funksjonell god kvalitet tilpasset en hovedmålgruppe mellom år. Gjennomsnittsmedlemmet er ca 42 år og det er 60 % menn. Utstyret skal være levert og ferdig montert, klart til bruk senest Innen denne dato skal også Oppdragsgivers ansatte være kurset på det nye utstyret. Alle nye apparater skal tilpasses helheten i salen og det forventes at tilbyder gir råd om plassering i salen. 4 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØR I dette kapitlet er det listet opp hvilke krav som stilles til leverandørene som skal delta i konkurransen. Dokumentasjon på oppfyllelse av dokumentasjonskravene skal angis i tilbyders tilbud. Tilbud som ikke inneholder nødvendig og etterspurt dokumentasjon vil bli avvist. Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Skatteattest Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. Attest på betalt merverdiavgift fra skatteetaten. 8 av 14

9 Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves soliditet tilsvarende rating A iht. vurdering foretatt av kredittopplysningsbyrået AAA Soliditet as. Elektronisk handel Tilbyder må kunne motta bestilling elektronisk med e-post. Tilbyder skal gjøre det produktspekteret som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen, tilgjengelig for avrop (bestilling fra avtalen) via kommunens e-handelsplattform. Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av e- handelsplattformen, Capgemini, for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Vilkårene for bruk av plattformtjenestene finnes på Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av e-handelsplattformens tjenester. Leverandøren skal i samråd med oppdragsgiver påbegynne prosessen med å etablere seg på e- handelsplattformen ved avtaleinngåelse. Elektronisk katalog skal være implementert og tilgjengelig på Oppdragsgivers e-handelsplattform innen tre -3- måneder fra kontraktssignering. Alle bestillinger skal skje gjennom e-handelsplattformen. Forsøk på bestilling gjennom andre kanaler skal ikke ekspederes. Alle fakturaer må merkes med det bestillernummerert eller ordrenummeret som medfølger bestillingen. Det skal være en -1- faktura pr. ordre/bestilling. Delfakturering og samlefaktura aksepteres ikke hvis ikke annet følger av denne kontrakt. Faktura som ikke er merket med ordrenummer vil bli avvist og returnert. Alle bestillinger skal besvares med ordrebekreftelse som sendes til bestillers e-post senest 3 timer etter mottagelse av ordre. Overnevnte rutine gjelder for bestillinger fra Drammen kommune sine virksomheter, Drammensbadet og Drammen Parkering KF. Rutinen gjelder ikke for Kommuneadvokaten, Drammensregionens IKT, NAV og Betzy krisesenter. Oppdragsgiver innhenter utvidet kredittrapport fra AAA Soliditet. Rapporten inneholder bl.a. revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap og ratinghistorikk, og baserer seg på siste kjente regnskapstall. Aksept på tilbudsskjema 9 av 14

10 E- faktura Tilbyder skal kunne levere elektronisk faktura da dette formatet blir innført i det offentlige. Elektronisk fakturering skal tilbys i tillegg til ordinær papirfaktura. Fakturaen skal leveres kostnadsfritt til kommunens fakturamottak. Faktura må kunne leses optisk og inneholde leveringssted, ordrenummer, kontaktperson. Aksept på tilbudsskjema pkt. 4. E-faktura (faktura, kreditnota og purring) er forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden og det er denne som skal benyttes. 5 TILDELINGSKRITERIER Tilbyderens besvarelse i tilbudsskjemaet (vedlegg 1) vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Utstrakt bruk av henvisninger og referanser til vedleggsdokumenter som vanskeliggjør evalueringen kan føre til avvisning. 5.1 TILDELINGSKRITERIENES VEKTFORDELING Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt. PRISER OG KOSTNADER (50 %) Priser skal fylles ut av tilbyder i tilbudskjema (vedlegg 1). Prisene skal deles opp med nettopris for apparatpakke, serviceavtale inkl deler, opplæringspakke og totalpris. Pris per måned skal inkludere alle kostnader knyttet til leveransen. (inkludert frakt og montering av de nye apparatene, serviceavtale inkl deler, opplæring og kurspakke for instruktører). Alle priser skal oppgis netto eksklusiv merverdiavgift. Det er netto pris per måned som blir evaluert. KVALITET (50 %) Besvarelsen skal fylles ut av tilbyder i tilbudskjema (vedlegg 1). Tildelingskriteriet kvalitet har tre underpunkter: Oppdragsgivers opplevelse av funksjonalitet og teknisk kvalitet 30 % 10 av 14

11 Oppdragsgiver vil teste alle apparater som det er inngitt pris på og gi poeng ut fra opplevd brukervennlighet, komfort, treningsopplevelse og rengjøring/daglig vedlikehold. Det gis delpoeng fra 0 10 for hvert av kriteriene i testen, der 10 poeng er best. Se testskjema. Følgende typer apparater vil bli testet: Apparat Brukervennlighet Komfort Treningsopplevelse Tredemølle Ellipsemaskin Ergometersykkel Romaskin Rygghev Dips/chin apparat m/løfteassistanse Bryst/bakside delta Spinningsykkel Justerbare benker Ellipsemaskin fri bane Rengjøring/daglig vedlikehold Poengsum Total poengsum Testen skal gjennomføres av et testpanel på inntil 5 personer fra Drammensbadet. Apparatene må være tilgjengelig for testing i Oslo området. Opplæringspakke og serviceoppfølging 10 % Momenter for vurdering av opplæring og service: Plan for opplæringen Opplæringens innhold og tema 11 av 14

12 Innholdet i kvartalsservice Apparatenes design og tilpasning i rommet 10 % 6 TILBUDET 6.1 GENERELT Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og vedlegg som tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbyder skal benytte Tilbudsskjemaet (vedlegg 1) og følge retningslinjene som der er gitt. Alle opplysninger som har betydning for tildelingen skal fremkomme på tilbudsskjemaet. Dersom denne retningslinjen ikke er fulgt, vil tilbudet kunne bli avvist Tilbyder skal organisere tilbudet i en perm med oversiktelig innholdsfortegnelse. Struktur på tilbudet skal være: STRUKTUR PÅ TILBUD: Flik/Mappe 1 Tilbudsskjema datert, signert og fullstendig utfylt. Flik/Mappe 2 Attest for betalte skatter og trygdeavgift Attest for betaling av merverdiavgift HMS erklæring Flik/Mappe 3 Oversikt over treningsapparater med produktbenevnelse det er gitt tilbud på Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet blir avvist. 6.2 TILBUDSFRIST Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: klokken av 14

13 For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en kopi på cd eller minnepenn. Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse og merkes med følgende tekst: Tilbud Operasjonell leasingavtale for treningsapparater til Drammensbadet KF Ref: 13/9319 Adresse: Drammensbadet KF, Danvikgata 40, 3045 Drammen All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke og vil bli avvist. 6.4 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med: kl 12: TILBUDSÅPNING Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 6.6 OMKOSTNINGER Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 6.7 ORIENTERING TIL TILBYDER Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: E-post: Pål Stenbro pal.stenbro@drammensbadet.no 13 av 14

14 Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbydernes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og opplysninger om karensperioden. Tilbydere som eventuelt har blitt avvist fra konkurransen vil også få informasjon om valg av leverandør. Det blir inngått kontrakt med valgte leverandører etter karensperiodens utløp. Denne anskaffelsen forutsetter at Drammen kommunes kjøpsavtale er lagt til grunn. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. 6.9 AVLYSNING AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Vedlegg 14 av 14