MESTRING AV OMGIVELSESUSIKKERHET

Transkript

1 NTNU Trondheim Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse MESTRING AV OMGIVELSESUSIKKERHET EN EMPIRISK STUDIE AV PROSJEKTER Avhandling for graden doktor ingeniør av Jan Terje Karlsen Trondheim, februar 1998

2 FORORD Det å skrive en avhandling kan på mange måter sammenliknes med et hvilket som helst annet prosjekt. Arbeidet har både hatt en entydig målsetting, det har vært tids- og ressursbegrenset, og det har hatt et unikt preg over seg. Temaet i avhandlingen er om prosjektets forhold til omgivelsene, den usikkerhet omgivelsene skaper, og hvordan prosjektet kan mestre denne usikkerheten gjennom iverksettelse av forskjellige strategier. Avhandlingsarbeidet er gjennomført ved Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse (IØT), ved Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet. Karakteristisk for også dette prosjektet, er at det har vært beheftet med en til tider relativt høy omgivelsesusikkerhet. Usikkerheten har blant annet knyttet seg til spørsmål som f.eks. om problemstillingen er interessant både i forhold til akademia og praksis, vil jeg få tak i empiriske data, hvordan vil bedømmelseskomiteen vurdere arbeidet, osv. Til tross for denne usikkerheten, har jeg i enkelte perioder vært nødt til å ignorere omgivelsene, bare for å kunne jobbe uforstyrret med oppgaven. På den annen side har ikke dette fjernet usikkerheten. For å mestre usikkerheten har jeg vært nødt til å etablere en rekke relasjoner til omgivelsene. For det første vil jeg takke min veileder førsteamanuensis Bjørn Otto Elvenes. Uten din hjelp og støtte hadde dette prosjektet ikke kommet i havn. Jeg vil også rekke en takk til professor Jonny Holbek ved Høgskolen i Agder, som har bidratt med nyttige kommentarer og råd. En varm takk også til dr. ing. Ann-Charlott Pedersen, for interessante faglige diskusjoner og konstruktive tilbakemeldinger underveis. Jeg vil også takke dosent Anders Söderholm ved Handelshögskolan i Umeå og professor Kristian Kreiner ved Handelshøjskolen i København for nyttige kommentarer og innspill. Samarbeidet med Anders Dege i Telenor Privat AS, Per Banstad i Kongsberg Norcontrol Systems AS, og Edvin Bruvik i Norsk Hydro ASA, som har gitt meg tilgang til empiriske data, har vært av stor betydning og redusert min usikkerhet. En stor takk til dere! Jeg vil også takke alle som har tatt seg tid til å besvare mitt spørreskjema. En faktor som kan være årsak til betydelig omgivelsesusikkerhet er finansieringen. I tillegg til IØT, ønsker jeg derfor spesielt å takke Prosjektstyring år 2000 ved Halvard Kilde for den økonomiske støtten som jeg har blitt tilgodesett med under hele avhandlingsperioden. Trondheim, februar 1998 Jan Terje Karlsen ii

3 SAMMENDRAG Prosjekter eksponeres for stadig mer komplekse og dynamiske omgivelser, som forårsaker en høy usikkerhet under gjennomføringen av prosjektet. Store deler av denne usikkerheten er ofte av en slik karakter at den begrenser effektiv prosjektgjennomføring. Usikkerhet ansees for å være en hovedårsak til at problemløsning og beslutningstaking blir komplisert og vanskelig. I avhandlingen er det foretatt en fokusering og avgrensning, ved at det er valgt å rette spesiell oppmerksomhet mot den usikkerhet prosjektets omgivelser skaper. Tradisjonelt har oppmerksomheten vært rettet mot indre forhold i prosjektet og mestring av oppgaveusikkerhet. Dette er også en av årsakene til at prosjektets omgivelser i mindre grad har blitt viet noen interesse, verken teoretisk eller praktisk. Målsettingen med avhandlingsarbeidet har vært å studere og belyse følgende problemstilling både fra en teoretisk og empirisk vinkel; På hvilke måter kan prosjekter mestre den usikkerhet som omgivelsene representerer? Siden eksisterende teorier innenfor det prosjektadministrative fagområdet i liten grad belyser avhandlingens tema, er det i stor grad søkt etter litteratur fra andre fagområder for å kunne bygge opp en solid teoretisk referanseramme. Som et grunnlag for å drøfte og analysere mestring av omgivelsesusikkerhet, er det i avhandlingens teoretiske referanseramme lagt stor vekt på å belyse prosjektets omgivelser og forholdet mellom prosjektet og omgivelsene. Omgivelsene defineres i utgangspunktet som alle aktører og faktorer utenfor prosjektorganisasjonens systemgrenser. I fortolkningen av omgivelsene som noe eksternt i forhold til prosjektorganisasjonen, skilles det i teorien mellom handlingsmiljøet og de generelle omgivelser. Handlingsmiljøet består av aktører som på en eller annen måte er i involvert i prosjektet, og kan være f.eks. eiere, leverandører, offentlige myndigheter, presse, osv. De generelle omgivelsene refererer seg til faktorer som er av interesse og betydning for gjennomføringen av prosjektet, og kan f.eks. være teknologiske, økonomiske, kulturelle og politiske faktorer. Kjennetegnende for prosjektet som arbeidsform er at det er en temporær organisasjonsform. Prosjektorganisasjonen etableres i prosjektets innledende faser, og oppløses igjen når prosjektet avsluttes. Fra et systemteoretisk perspektiv inngår prosjektorganisasjonen ved ix

4 etablering i en dynamisk interaksjon med aktører i omgivelsene, og det blir etablert et nettverk av relasjoner. Karakteristisk for disse relasjonene er at de er unike og temporære. Alt. A Alt. B Alt. C Alt. D Alt. E Alt. F Forholdet mellom prosjektorganisasjonen og andre aktører i dette nettverket kan ta flere forskjellige former, avhengig av både situasjon, valg av mestringsstrategi, og aktørenes erfaring og tillit til hverandre. I avhandlingens teoretiske referanseramme har jeg differensiert mellom seks alternative modeller (jfr. figur over). I figuren representerer ellipsen til høyre prosjektet, mens ellipsen til venstre representerer aktøren i omgivelsene. Alt. A - illustrerer en situasjon hvor det ikke er noen form for kontakt mellom partene. Alt. B - skisserer en situasjon hvor kontakten mellom partene formidles via en tredje aktør (boundary spanner). Alt. C - illustrerer en situasjon hvor det er en direkte relasjon mellom partene, men forhold som f.eks. tid, geografi, språk, kultur, og mellommenneskelige faktorer kan vanskeliggjøre dialogen mellom partene. Alt. D - illustrerer en direkte dialog mellom prosjektet og aktøren i omgivelsene, hvor det ikke eksisterer noen barrierer mellom partene og de kan selv styre dialogen slik som de ønsker. Alt. E - illustrerer en integrert samarbeidsform hvor partene jobber tett sammen, f.eks. ved at den ene aktøren er fysisk plassert hos den andre. Alt. F - skisserer en situasjon hvor partene har smeltet sammen og dannet en felles uavhengig temporær organisasjon, løsrevet fra sine respektive basisorganisasjoner (f.eks. en virtuell organisasjon). Omgivelsesusikkerhet blir i avhandlingen definert til være usikkerhet forårsaket og skapt av omgivelsene. Omgivelsesusikkerheten kan ta mange ulike former, og i avhandlingen er det lagt vekt på å drøfte tre forskjellige typer. x

5 Tilstandsusikkerhet - definerer en type usikkerhet som er knyttet til omgivelsenes karakteristika og egenskaper i dag og i fremtiden. Effektusikkerhet - definerer en type usikkerhet som knytter seg til både i hvilken grad, og på hvilken måte og når hendelser eller endringer i omgivelsene kan forstyrre prosjektet. Responsusikkerhet - definerer en type usikkerhet som knytter seg til hvordan prosjektet skal reagere på hendelser og endringer i omgivelsene. I den teoretiske referanserammen er det også lagt vekt på å diskutere ulike faktorer som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet i prosjektet. I den sammenheng fokuseres det på forhold som kompleksitet, kjennskap til omgivelsene, samarbeid med aktører i handlingsmiljøet, relasjoner mellom aktører i omgivelsene, dynamikk, ressurstilgang og prosjektet betydning for omgivelsene. Deretter gjennomføres det i avhandlingen en diskusjon av mestringsbegrepet. Blant annet legges det vekt på å få frem at mestring av omgivelsesusikkerhet ikke innebærer at usikkerheten fjernes helt. I stedet handler mestring om en proaktiv iverksettelse av nødvendige strategier eller tiltak slik at prosjektet ikke blir handlingslammet av usikkerhet. Teorien fremhever også at til grunn for disse tiltakene bør det ligge en helhetstankegang basert på et systemorientert perspektiv for å kunne se sammenhengen mellom handling og konsekvenser. Den siste delen av teorien behandler forskjellige mestringsstrategier. I den sammenheng skiller teorien mellom 4 interne og 2 eksterne strategier. Forebyggende arbeid og planlegging (intern) - foreta bevisste handlinger basert på grundige vurderinger og forberedelser. Buffer (intern) - etablerer en slakk i forhold til omgivelsene og kan redusere uønskede forstyrrelser. Isolere (intern) - avgrense prosjektet fra deler av omgivelsene for å skape indre ro og effektivitet. Læring og kompetansehevning (intern) - bevisst læring og anvendelse av erfaringer fra andre oppgaver, faser og prosjekter. Valg av omgivelser (ekstern) - foreta bevisste valg av f.eks. leverandører fordi disse forventes å skape minst mulig usikkerhet. Samarbeid (ekstern) - samarbeid med andre aktører i omgivelsene både på adm. og operativt nivå. For å belyse problemstillingen empirisk er det gjennomført både en kvalitativ og en kvantitativ undersøkelse. Den kvalitative undersøkelsen omfatter en dybdestudie av tre prosjekter. To av disse er produktutviklingsprosjekter, mens det tredje er et byggeprosjekt. De typer datainnsamlingsmetoder som er anvendt i den kvalitative undersøkelsen er dokumentstudier, intervju og direkte observasjon. Ved utformingen av den kvantitative undersøkelsen er det valgt et forskningsdesign som til en viss grad er eksplorativt, men også deskriptivt i sin form. Totalt inneholder spørreskjemaet 29 spørsmål av både bakgrunns- xi

6 orientert og problemorientert karakter. Spørreskjemaet ble sendt til 782 personer, og det ble mottatt 214 svar som utgjør grunnlaget for den kvantitative analysen. Resultater fra den kvalitative undersøkelsen viser at forholdet mellom prosjektorganisasjonen og de mange aktører som er involvert i prosjektarbeidet kan ta ulike former. Med utgangspunkt i de seks alternative modellene som beskriver forholdet mellom prosjektorganisasjonen og aktører i omgivelsene, er det blant annet observert situasjoner hvor prosjektet avgrenset seg fra omgivelsene for å hindre ytre forstyrrelser. I det empiriske materialet er det også identifisert tilfeller hvor en tredje aktør fungerer som mellomledd mellom partene. Det er også observert situasjoner hvor det er tilrettelagt for en direkte relasjon mellom partene, men hvor f.eks. kulturelle forhold er en barriere. Det empiriske materialet kan også vise til situasjoner hvor det ikke har vært eksterne barrierer mellom partenes systemgrenser, og hvor forholdene har vært tilrettelagt for en åpen direkte dialog mellom aktørene. Undersøkelsen viser også situasjoner hvor det har funnet sted et tett integrert samarbeid mellom partene. At ikke modellen som illustrerer en fullstendig integrasjon mellom partene ble observert i det empiriske materialet tror jeg skyldes at dette er en samarbeidsform som ennå ikke er utbredt i industrien. Det empiriske materialet viser også at modellene kan belyse både det formelle forholdet mellom partene og uformelle relasjoner. Dette tydeliggjør disse modellenes anvendelighet og teoretiske forklaringskraft. Resultater fra den kvalitative undersøkelsen kan også bidra til økt forståelse av faktorer som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet. Empiriske observasjoner viser at en høy kompleksitet i omgivelsene bidrar til å skape en høy oppfattet omgivelsesusikkerhet. Dataene indikerer også at kjennskap og erfaring hos prosjektledelsen til omgivelsene bidro til en lavere oppfattet omgivelsesusikkerhet. Dette skyldes blant annet at det var en bedre og klarere forståelse av grensesnittet mellom partene når de hadde kjennskap til hverandre fra tidligere samarbeid. For det tredje viser det empiriske materialet at et nært og gjensidig samarbeid mellom prosjektet og aktører i omgivelsene bidro til lav oppfattet omgivelsesusikkerhet. En annen interessant observasjon fra den kvalitative analysen er at relasjoner mellom aktører i omgivelsene kan forårsake omgivelsesusikkerhet. Analysen av dataene viser at en viktig årsak til dette var at prosjektledelsen ikke hadde mulighet til å påvirke disse relasjonene. Det empiriske materialet viser også at dynamikk i omgivelsene kan skape usikkerhet for prosjektledelsen. Analysen indikerer at det var spesielt når endringene er uforutsigbare at usikkerheten ble oppfattet som høyest. Observasjoner viser dessuten at ressurstilgang kan være en kilde til usikkerhet hos prosjektledelsen. Dette kom spesielt tydelig fram når avhengigheten til ressurser var stor. Det empiriske materialet tyder på at prosjektets betydning for aktørene i handlingsmiljøet har innvirkning på oppfattet usikkerhet. Analysen viser at stor interesse for prosjektet hos den andre aktøren gir et godt grunnlag for en nær og gjensidig relasjon, og av den grunn lavere usikkerhet. Resultater fra den kvantitative undersøkelsen viser at ca. 54% av svargiverne oppfattet omgivelsesusikkerheten som høy, i den forstand at det skapte betydelige problemer for gjennomføringen av prosjektarbeidet. Videre viser det empiriske materialet at ca. 37% av svargiverne definerte omgivelsesusikkerheten som normal i det siste avsluttede prosjektet, ut i fra den forklaring at de mestret usikkerheten gjennom ulike strategier/tiltak. De rester- xii

7 ende ca. 9% av svargiverne mente omgivelsesusikkerheten var lav og forårsaket små problemer for utførelsen av prosjektet. En annen empirisk observasjon fra datamaterialet er at omgivelsesusikkerhet utgjør et større problem i prosjekter enn oppgaveusikkerheten. Hovedfokuset i avhandlingen knytter seg til hvordan prosjektorganisasjonens aktører kan mestre den usikkerhet som omgivelsene skaper. Resultater fra den kvantitative undersøkelsen viser at ca. 42% av svargiverne ønsker å gi mestring av omgivelsesusikkerhet en meget høy prioritet, mens ytterligere ca. 44% ønsker å gi det en høy prioritet. Dette er et resultat som synes å understreke behovet for å mestre denne type usikkerhet. Det empiriske materialet viser imidlertid at den prioritet mestring av omgivelsesusikkerhet reelt sett gis i prosjektet er lavere enn ønsket. Den kvantitative analysen viser også at det er en sterk samvariasjon mellom den prioritet som gis å lære å mestre omgivelsesusikkerhet, og den vektlegging mestring av omgivelsesusikkerhet reelt sett gis. På den annen side viser dataene at svært få av svargiverne mener at det å lære å mestre omgivelsesusikkerhet vektlegges i deres organisasjoner. En grunn til dette kan være at læring oppfattes som et individuelt ansvar. En sammenlikning av resultatene fra den kvantitative undersøkelsen, viser at de foreslåtte mestringsstrategiene har omtrent samme bruksfrekvens. Den strategien som viser seg å ikke bli brukt så ofte på en proaktiv måte i prosjekter er læring og kompetansehevning. En grunn til dette kan være at denne strategien betraktes som en langsiktig strategi, som ikke gir en effekt på kort sikt. Responsen fra svargiverne viser på den annen side at ca. 28% mener planlegging og forebyggende arbeid er den best egnede mestringsstrategien, mens kun ca. 4% mener isolering av prosjektet fra omgivelsene er best egnet strategi. Det empiriske materialet avdekker derfor at det er en forskjell mellom hvilke strategier som svargiverne mener er best egnet, og hva som reelt gjøres i praksis. Dette viser seg spesielt gjeldende for strategiene planlegging og forebyggende arbeid, isolering av prosjektet fra omgivelsene, og læring og kompetansehevning. Statistiske analyser viser at de foreslåtte mestringsstrategiene er negativt korrelert seg imellom. Det betyr at de ikke overlapper hverandre, men er utfyllende for de mestringsmuligheter prosjektorganisasjonen har. Et annet resultat fra de empiriske undersøkelsene er at respondentene understreker at det er et stort behov for utvikling av mer kunnskap for bedre å kunne mestre omgivelsesusikkerhet. Dataene fra den kvantitative undersøkelsen viser at dette gjelder både på et generelt nivå gjennom utvikling av teorier og konsepter, og på et mer prosjekttilpasset nivå gjennom utvikling av metoder, verktøy, rutiner og prosedyrer. Observasjonene indikerer at mestring av omgivelsesusikkerhet er et undervurdert område både teoretisk og praktisk. Når det gjelder mestring av omgivelsesusikkerhet sin betydning for gjennomføringen av prosjekter, viser det empiriske materialet at over 88% av svargiverne mener at det har meget stor eller stor betydning. Resultater fra den kvantitative undersøkelsen viser også at mestring av omgivelsesusikkerhet har stor betydning for oppnåelse av prosjektsuksess. Av xiii

8 svargiverne er det ca. 57% som gir uttrykk for at det har en meget stor betydning, mens ca. 31% sier det har en stor betydning. Disse resultatene som har fremkommet viser at det også er behov for ytterligere innsikt og mer kunnskap om mestring av omgivelsesusikkerhet. Det er fortsatt mange aspekter innenfor problemområdet som er uavklart, både av teoretisk og praktisk karakter. I videre forskning kan det f.eks. være interessant å trekke inn andre teorier som kan belyse problemstillingen fra andre vinkler. I avhandlingen er det fokusert på noen definerte mestringsstrategier, men i videre forskning vil det være interessant å studere hvilke andre strategiformer som finnes. En dybdestudie av hver strategi vil kunne få frem ny innsikt og mer kunnskap om den enkelte strategi sine egenskaper og muligheter. xiv

9 SUMMARY Today projects are exposed to environments that are more complex and dynamic in nature than ever before, which create a high degree of uncertainty during the project work. This limits the possibility for effective project management, at least in the traditional interpretation of the term. Uncertainty is looked upon as a major reason why problem solving and decision making is complex and difficult. This doctoral thesis highlights uncertainty caused by the project environment. Traditionally, coping with task uncertainty has dominated project management. Thus, most of project tools and models do not pay too much regard to the environment. The purpose of this doctoral thesis, therefore, has been to study the question of environmental uncertainty, from both a theoretical and an empirical perspective. The following main research question is in focus; In which ways can projects cope with environmental uncertainty? Since existing project management literature barely touches upon this subject, theories from other fields have been used extensively to create a strong theoretical frame of reference. In the theoretical frame of reference, I have focused especially on the project environment and the relationship between the project and that environment. The environment is defined as all actors and factors outside the project s system boundaries. The theory differentiates between the task environment and the general environment. The concept of task environment is used to describe those actors and stakeholders of the environment that are explicitly relevant for, and involved in, the project work, e.g. owners, contractors, public authorities, and so forth. The general environment consists of other factors that are also of interest and potentially relevant for the project organisation, e.g. technological factors, legal factors, economical factors, political factors, cultural factors, and so forth. Generally speaking, these are factors which have impact upon the project process, but which cannot easily be influenced by the project members. From a system perspective, the project enters into a dynamic, temporary and unique interaction with other actors in the environment, which create a network of relationships. The links in the network may take many different forms. The actual form depends on the situation, as well as the actors experience with and trust towards the other part. In the theoretical frame of reference, I have distinguished between six models describing system iii

10 boundaries and relations (see figure next page). In the figure the ellipsis to the right represents the project and the ellipsis to the left represents the actor in the environment. Alt. A Alt. B Alt. C Alt. D Alt. E Alt. F Alt. A - illustrates a situation with no contact between the two actors. Alt. B - describes a situation where the information between the two actors is passed along through a third part (a boundary spanner). Alt. C - illustrates a direct relationship between the project organisation and the other actor, but conditions like time, geography, language, culture and interpersonal factors impede efficient and effective dialog between the partners. Alt. D - illustrates a direct relationship between the project organisation and the actor in the environment, with few and insignificant barriers between them. Alt. E - describes an integrated structure of cooperation, where the two actors are working very close together. Alt. F - illustrates a structure where merger has taken place, and the actors have created a temporary organisation (e.g. a virtual organisation). Environmental uncertainty is associated with imperfect condition for rational choice and behaviour generated by the same environment. We can differentiate here between three different forms of perceived uncertainty. State uncertainty - is uncertainty associated with the condition of different elements in the environment and the relationships between them. Effect uncertainty - is uncertainty associated with the prediction of how possible future processes and states in the environment may influence the project and it s results. Response uncertainty - is uncertainty associated with the identification, definition and use of suitable decisions or actions to obtain favourable consequences from the environment. iv

11 It has been shown in the literature that a variety of factors can account for a noticeable portion of variance in the perceived environmental uncertainty. Among these factors are complexity, knowledge of the environment, cooperation with actors in the environment, relations between actors in the environment, dynamics, resource scarcity, and project importance. Coping with environmental uncertainty does not imply that it can be reduced to zero. Coping is about a proactive implementation of necessary strategies to prevent the project and it s members from being incapable of action. The theory applied here emphasises a holistic approach, using system theory as a foundation for understanding the relationships between decisions, actions and consequences. The last part of the theoretical framework describes several different coping strategies. The theory distinguishes between 4 internal and 2 external strategies. Prevention and planning (internal) - making conscious choices and efforts based on prognosis and evaluation. Buffering (internal) - preventing the project form disturbances or fluctuation in the environment Isolation (internal) - protecting the project from hostile and unpredictable environments by building «walls» or boundaries that keep the environment from interfering with the project processes. Learning and skills upgrading (internal) - proactive use of experience from other tasks, phases and projects. Selection of actors in the environment (external) - a conscious selection of actors which is expected to cause a low degree of uncertainty. Cooperation (external) - cooperation with actors in the environment on both a managerial and operational level. The thesis uses both quantitative and qualitative inquiry to highlight the main research question empirically. The qualitative approach includes an in depth study of three different projects. Two of the projects are product development projects and the third is a construction project. Three types of data collection methods are used in the qualitative approach; document studies, interviews and direct observations. The questionnaire used in the quantitative inquiry has an explorative and descriptive design, containing 29 questions. The questionnaire was distributed to 782 persons, and 214 responses were received and thus served as the basis for the quantitative analysis. Results from the qualitative inquiry indicate a multitude of strategies and methods for coping with environmental uncertainty. Different actors and projects use different approaches or combination of approaches. The results indicate situations where the project protects itself from the environment through isolation, as well as situations where a third part act as a boundary spanner between the partners. Results also indicate situations organised for a direct relationship between the partners, but where, e.g. cultural barriers made the dialog difficult. In other relationships there were no such barriers. Results also v

12 indicate integrated structures of cooperation, where the two actors are working very close together. Results from the qualitative inquiry may contribute to increased understanding of factors that influence perceived environmental uncertainty. Empirical observations indicate that a high degree of complexity in the environment creates a high degree of perceived environmental uncertainty. The data also indicate that knowledge and experience about the environment reduced perceived environmental uncertainty. Thirdly, it is empirically observed that a close and mutual cooperation reduce perceived environmental uncertainty. An interesting observation from the qualitative inquiry is that relations between actors in the project s environment can cause uncertainty. Observation also indicate that changes in the environment can create a high degree of environmental uncertainty, especially when the changes are unpredictable. From the empirical results we can see that resource scarcity is a source to environmental uncertainty. The data also indicate that the project s importance in the environment influence the degree of perceived environmental uncertainty. Results from the quantitative inquiry show that 54% of the respondents perceive the environmental uncertainty as high, and it causes considerable problems during the project accomplishment. From the empirical material we can also see that 37% of the respondents defined the perceived uncertainty as normal in the last accomplished project. The last 9% of the respondents claim that the perceived environmental uncertainty was low, and that it did not cause any problems during the project. An interesting observation from the material is that environmental uncertainty was perceived as a larger problem among the respondents than task uncertainty. The present doctoral thesis focuses on coping with environmental uncertainty in projects. Results from the quantitative inquiry show that 42% of the respondents want to give coping with this type of uncertainty a very high priority, and 44% want to give it a high priority. This observation seems to emphasise the need for coping with environmental uncertainty in projects. A comparison of the results from the quantitative inquiry show that six of the seven suggested coping strategies have about the same rate of use. Learning is a strategy that does not seem to be used very often in a proactive approach. An explanation to this observation might be that learning is perceived as a long-term strategy that would not give immediate results, or this activity is not prioritised. The analysis of the quantitative data indicates a strong correlation between the priority of learning to cope with environmental uncertainty, and the priority of coping with environmental uncertainty. However, from the data we can see that very few respondents indicate that learning to cope with environmental uncertainty is prioritised in their organisation. About 28% of the respondents indicate that preventing and planning is the best suitable coping strategy, while only 4% indicate isolation of the project as a suitable strategy. These results highlight the difference between strategies in use and the evaluation of the suitability vi

13 of the same strategies. In particular, this concerns the strategies of preventing and planning, isolation, learning and skills upgrading. Results from the empirical inquiries emphasise a need for more knowledge about coping with environmental uncertainty in projects. This concerns both development of new theories and concepts on a general level, as well as development of new methods, tools, routines and procedures on a specific project level. The observations indicate that coping with environmental uncertainty is underestimated both in theory and practice. More than 88% of the respondents indicate that coping with environmental uncertainty has a high or very high influence on the work during the project period. From the results we can also see that 57% of the respondents indicate that coping with environmental uncertainty has a very high influence on the project success. About 31% indicate that it has a high influence on the project success. The results produced through this work indicate that there is a need for more knowledge about coping with environmental uncertainty. Within this subject there is still many questions, both theoretical and practical, which have not been studied. Further work could focus on other theories to highlight these questions from other angles. This doctoral thesis has defined some coping strategies, but it would be interesting to consider other possible strategies. In-depth studies would increase the understanding and knowledge of each coping strategy. vii

14 INNHOLD Forord... i Summary... iii Sammendrag... ix Figurer... xix Tabeller... xxiii KAPITTEL 1 INNLEDNING Bakgrunn Avhandlingens problemstilling Avhandlingens interessenter Avhandlingens avgrensninger Avhandlingens disposisjon... 5 KAPITTEL 2 PROSJEKTKONSEPTET Innledning Begrepet prosjekt Prosjektkonseptets utvikling Prosjektkonseptets historiske utvikling Fire ulike perspektiver på prosjektkonseptets utvikling Oppsummering KAPITTEL 3 OMGIVELSER, SYSTEMGRENSER OG RELASJONER Innledning Et systemorientert perspektiv på omgivelsene Fra et analytisk til et systemorientert perspektiv Systemgrenser og relasjoner Systemtankegangens byggeklosser Prosjektets omgivelser Prosjektets handlingsmiljø Prosjektets generelle omgivelser Hvordan omgivelsene oppfattes og forstås Hindringer for en virkelighetsnær forståelse xv

15 3.4 Oppsummering KAPITTEL 4 MESTRING AV OMGIVELSESUSIKKERHET Innledning Ønsket om orden, likevekt og stabilitet Usikkerhetsbegrepet Omgivelsesusikkerhet Tilstandsusikkerhet Effektusikkerhet Responsusikkerhet Faktorer som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet Mestring av omgivelsesusikkerhet Mestringsbegrepet Modeller for mestring av omgivelsesusikkerhet Å lære å mestre Mestringsstrategier Oppsummering KAPITTEL 5 KUNNSKAPSUTVIKLING OG FORSKNINGSMETODIKK Innledning Avhandlingsprosessen Utgangspunktet Valg av problemområdet Innsamling og bearbeiding av data Kunnskapsutvikling og metode Vitenskapsfilosofiske refleksjoner Tilnærmingen til den empiriske virkeligheten Forskningsmetode Evaluering av forskningsmetodikk Evaluering av kvalitativ studie Evaluering av kvantitativ studie Oppsummering KAPITTEL 6 PROSJEKTBESKRIVELSER Innledning Beskrivelse av prosjektet Nye Alfanummer Produktet Alfanummer Prosjektets bakgrunn, formål og motiv Prosjektorganisering og planlegging Analysefasen Konsept- og designfasen Utviklingsfasen Lanseringsfasen Prosjektresultat xvi

16 6.3 Beskrivelse av prosjektet PPT Prosjektets bakgrunn, formål og motiv Forprosjekt Organisering hovedprosjekt Pilotkundesamarbeid Endringsordrer Prosjektresultater Kongsberg Norcontrol Systems AS Prosjektresultater Høgskolen i Vestfold Epilog Beskrivelse av prosjektet Slovalco Slovalco prosjektets historie Aluminiumsproduksjon og Slovalcoverket Forberedelsesfasen Realiseringsfasen, ferdigstillelse og testing Prosjektresultat KAPITTEL 7 KVALITATIV ANALYSE Innledning Analyse av prosjektet Nye Alfanummer Prosjektets handlingsmiljø Prosjektets generelle omgivelser Faktorer som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet Oppfattet omgivelsesusikkerhet Mestring av omgivelsesusikkerhet Oppsummering Analyse av prosjektet PPT Prosjektets handlingsmiljø Prosjektets generelle omgivelser Faktorer som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet Oppfattet omgivelsesusikkerhet Mestring av omgivelsesusikkerhet Oppsummering Analyse av prosjektet Slovalco Prosjektets handlingsmiljø Prosjektets generelle omgivelser Faktorer som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet Oppfattet omgivelsesusikkerhet Mestring av omgivelsesusikkerhet Oppsummering xvii

17 KAPITTEL 8 KVANTITATIV ANALYSE Innledning Analyse av oppfattet usikkerhet Graden av oppgaveusikkerhet og omgivelsesusikkerhet Forhold som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet Analyse av mestring av omgivelsesusikkerhet Forholdet mellom reell og ønsket mestring av omgivelsesusikkerhet Vektlegging av opplæring i å mestre omgivelsesusikkerhet Mestringsstrategier Områder med behov for vektlegging av mestring Mestring av omgivelsesusikkerhet og prosjektgjennomføring Mestring av omgivelsesusikkerhet og prosjektsuksess Oppsummering KAPITTEL 9 OPPSUMMERING OG FORSLAG TIL VIDERE FORSKNING Innledning Teoretiske implikasjoner Metodiske implikasjoner Praktiske implikasjoner Forslag til videre forskning Referanser Vedlegg A PS Vedlegg B Intervjuguider Vedlegg C Følgebrev til spørreskjema Vedlegg D Spørreskjema Vedlegg E Bakgrunnsdata fra spørreskjemaundersøkelse xviii

18 FIGURER Figur 1.1 Skisse over avhandlingens kapitler... 5 Figur 2.1 Grunnleggende begreper innenfor teorien om temporære organisasjoner... 9 Figur 2.2 Prosjektkonseptets utviklingstrender Figur 3.1 Nettverk av delsystemer Figur 3.2 Systemgrenser og relasjoner Figur 3.3 Styringssløyfen Figur 3.4 Prosjektets omgivelser Figur 4.1 Strategier for reduksjon av usikkerhet Figur 4.2 Ulike typer av omgivelsesusikkerhet Figur 4.3 Omgivelsenes stabilitet og kompleksitet Figur 4.4 Faktorer som påvirker oppfattet omgivelsesusikkerhet Figur 4.5 Mestring av omgivelsesusikkerhet i et prosjekt Figur 4.6 Mestring av omgivelsesusikkerhet i prosjekter - et lengre tidsperspektiv Figur 4.7 Læringsprosessen Figur 4.8 Mestringsstrategier Figur 4.9 Koplingen mellom type omgivelsesusikkerhet og mestringsstrategier Figur 5.1 Forskjellige vitenskapstradisjoner Figur 5.2 Eksplorativt, deskriptivt og kausalt forskningsdesign Figur 5.3 Interaksjon mellom teori og empiri Figur 6.1 Organisasjonskart Telenor AS Figur 6.2 Organisasjonskart Telenor Privat AS Figur 6.3 Nye Alfanummers organisasjonsstruktur Figur 6.4 Organisasjonskart Kongsberg Norcontrol AS Figur 6.5 Organisasjonskart Høgskolen i Vestfold Figur 6.6 PPT 2000s organisasjonsstruktur Figur 6.7 Organisasjonskart Norsk Hydro ASA Figur 6.8 Organisasjonskart T&U divisjonen Figur 6.9 Slovalcos organisasjonsstruktur xix

19 Figur 7.1 Leverandører til Nye Alfanummer Figur 7.2 Relasjonen mellom Nye Alfanummer og Telenor Nett Figur 7.3 Relasjonen mellom Nye Alfanummer og Telenor FoU Figur 7.4 Relasjonen mellom Nye Alfanummer og Ericsson Figur 7.5 Aktører mellom Nye Alfanummer og kunde/bruker Figur 7.6 Relasjonene mellom Nye Alfanummer, 4 Fakta AS og kundene Figur 7.7 Relasjonen mellom Nye Alfanummer og presse/media Figur 7.8 Nye Alfanummer, Telenor Informasjonsavdeling og presse/media Figur 7.9 Relasjonen mellom Nye Alfanummer og basis Figur 7.10 Evalueringsgruppe knyttet til Nye Alfanummer Figur 7.11 Leverandører til PPT Figur 7.12 Relasjonen mellom PPT 2000 og Hewlett Packard Figur 7.13 Kunder til PPT Figur 7.14 Relasjonen mellom PPT 2000 og HSV Figur 7.15 Rådgivere til PPT Figur 7.16 Offentlige myndighetsorganer involvert i PPT Figur 7.17 Referansegruppe knyttet til PPT Figur 7.18 Oversikt over PPT 2000 sitt handlingsmiljø Figur 7.19 Hovedleverandører til elektrolyseanlegget i Slovalco Figur 7.20 Hovedleverandører til støperianlegget i Slovalco Figur 7.21 Hovedleverandører til anodemassefabrikken i Slovalco Figur 7.22 Relasjonene mellom Slovalco og leverandørene Figur 7.23 Slovalco som brobygger mellom leverandører Figur 7.24 Kunder og brukere av aluminiumsverket Figur 7.25 Relasjonen mellom Slovalco og brukeren Figur 7.26 HAL som rådgiver Figur 7.27 Relasjonen mellom Slovalco og HAL Figur 7.28 Forholdet mellom Slovalco og myndigheter/sertifiseringsorgan Figur 8.1 Graden av oppgaveusikkerhet og omgivelsesusikkerhet Figur 8.2 Usikkerhet på grunn av manglende informasjon Figur 8.3 Usikkerhet angående årsak-effekt virkninger Figur 8.4 Usikkerhet på grunn av tvil til valg av løsning Figur 8.5 Usikkerhet på grunn av manglende tilbakemelding Figur 8.6 Reell og ønsket mestring av omgivelsesusikkerhet Figur 8.7 Opplæring i å mestre omgivelsesusikkerhet Figur 8.8 Behov for teorier/konsepter Figur 8.9 Behov for strategier/planer Figur 8.10 Behov for verktøy/metoder Figur 8.11 Behov for rutiner/prosedyrer Figur 8.12 Mestring av omgivelsesusikkerhet og prosjektgjennomføring Figur 8.13 Mestring av omgivelsesusikkerhet og prosjektsuksess Figur A1 Organisasjonsstruktur PS xx

20 Figur A2 Aktivitetsstruktur i PS Figur A3 Forskningsprosjekter i PS Figur D1 Hovedutdannelse Figur D2 Uker med etterutdanning/kurs Figur D3 Svargivers nivå i prosjektet Figur D4 Svargivers prosjekterfaring Figur D5 Deltakelse i antall prosjekter Figur D6 Andel prosjektarbeid Figur D7 Prosjektenes økonomiske størrelse Figur D8 Prosjektenes varighet Figur D9 Personell i prosjektene Figur D10 Prosjektenes organisasjonsstruktur Figur D11 Type prosjektarbeid Figur D12 Prosjektenes finansiering Figur D13 Prosjektresultatets anvendelse xxi