Mulighetenes OPPLAND. ØKONOMIHÅNDBOK 2016 FR-sak 38/16

Transkript

1 Mulighetenes OPPLAND ØKONOMIHÅNDBOK 2016 FR-sak 38/16 1

2 INNHOLD DEL 1: HOVEDPRINSIPPER FOR ØKONOMISTYRINGEN Overordnede rammebetingelser Lover og forskrifter Finansiering Overordnet økonomistyring Innledning Mål- og resultatstyring Styringsdokumenter Produktivitet og effektivitet... 9 DEL II: INSTRUKSER OG RUTINER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN Innledning Felles rutiner Ansvar for utarbeidelse av lokale rutiner Økonomi - controller Budsjettprosess Regionalt handlingsprogram (RHP) Årsregnskap Inntektsrammer Utarbeidelse av RHP Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument ebudsjett Budsjettjusteringer i henhold til vedtak i fylkesting, fylkesutvalg eller administrative vedtak Rapportering Vedtatt budsjett Årsprognose etter 1. og 2. tertial Årsrapportering Overføringsordningen Øremerkede midler Fellesprosjekt Periodestenging og kontroll Periodestenging Kontroll Utgifter Kjøp av varer og tjenester og tilskudd til andre Økonomirutiner Avtaleinngåelse Bestilling Delegasjonsfullmakt Anvisning Attestasjon Attestasjon og anvisning av leders egne utgifter Arbeidsdeling mellom rollene Spesielle forhold Tilskudd Tilskudd til et bestemt formål

3 4.2.2 Tilskudd til driften Utbetaling av tilskudd Inntekter Utfakturering Kreditnota endringer/korrigeringer Innfordringsrutine/purrerutine Avskrivning av utestående fordringer Avstemming Hovedboksbilag ebilag Manuelle hovedboksbilag S pesielt vedrørende fordelinger Disposisjonsfullmakter bankkonti Kontorkasser Bankavstemming Kontroll med inventar, utstyr og kunst Registrering og kontroll Utrangering/kassasjon/avhending Salg av utstyr/inventar Avhending av IKT-utstyr Oppbevaring og makulering av regnskapsmateriale Brudd, avvik, misligheter og kritikkverdige forhold

4 DEL 1: HOVEDPRINSIPPER FOR ØKONOMISTYRINGEN 1. Overordnede rammebetingelser 1.1. Lover og forskrifter Det er Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av som gir de viktigste føringer for den fylkeskommunale virksomheten. Med hjemmel i loven er det gitt forskrifter med mer detaljerte bestemmelser på en rekke områder. Kommuneloven med forskrifter gjelder for all fylkeskommunal virksomhet. For interkommunale selskaper gjelder Lov om interkommunale selskaper (IKS) av med tilhørende forskrifter. De viktigste økonomibestemmelsene i kommuneloven finnes i kap. 8 og : Kapittel 8. Økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering. 44. Økonomiplan. 45. Årsbudsjettet. 46. Årsbudsjettets innhold. 47. Årsbudsjettets bindende virkning. 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 49. Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner. 49a. Kommunalt rapporteringsregister. Kapittel 9. Gjeldsforpliktelser m.m. 50. Låneopptak. 51. Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser. 52. Finansforvaltning. Med hjemmel i kommuneloven er det gitt følgende forskrifter som gir ytterligere detaljer om den fylkeskommunale økonomiforvaltning: Forskrift om årsbudsjett Forskrift om årsregnskap og årsberetning Forskrift om rapportering (KOSTRA = Kommune-Stat-Rapportering) Forskrift om garantier Forskrift om finansforvaltning For kommunale foretak (Kap.11) og interkommunalt samarbeid (kap.5) finnes det egne forskrifter om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning. Disse gjelder hvis det føres særregnskaper for virksomheten. Øvrige forskrifter gjelder også for disse særregnskapene. Kommuneloven med forskrifter gir de overordnede reglene på økonomiområdet og gir den rettslige ramme for hovedprinsippene i fylkeskommunal økonomiforvaltning. Kommunelovens 48 nr. 2 fastslår at årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk (GKRS) ble etablert i 2001 og utarbeider og utgir standarder for god kommunal 4

5 regnskapsskikk i henhold til økonomireglene i kommuneloven, og fortolker prinsipielle spørsmål i tilknytning til avgitte standarder. Foreningen har hittil utgitt følgende standarder: KRS 1 (E) Klassifisering av anleggsmidler, omløpsmidler, lang- og kortsiktig gjeld KRS 2 (E) Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter KRS 3 (F) Lån Opptak, avdrag og refinansiering KRS 4 (F) Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet KRS 5 (E) Endring av regnskapsprinsipper og korreksjon av tidligere års feil KRS 6 (F) Noter og årsberetning KRS 7 (F) Usikre forpliktelser, betingede eiendeler og hendelser etter balansedagen KRS 8 (F) Leieavtaler KRS 9 (F) Nedskrivning av anleggsmidler KRS 10 (F) Kommunale foretak regnskapsmessige problemstillinger KRS 11 (F) Finansielle eiendeler og forpliktelser Les mer på: KRS-standarder skal følges, og er like bindende som lov eller forskrift. Endelige standarder (E) er ved vedtatt av foreningen. Foreløpige standarder (F) er ikke endelig vedtatt av foreningen men også disse gir sterke anbefalinger, og det forventes at disse blir fulgt. Mange av bestemmelsene angår bare den delen av økonomiarbeidet som foregår i økonomienheten i forbindelse med budsjett- og regnskapsarbeid på overordnet nivå. Det forventes ikke at ledere på alle nivåer i organisasjonen kjenner detaljer i regelverket, men det er greit å være klar over hvor bestemmelsene finnes. De bestemmelser som må følges opp av den enkelte leder, går fram av de rutiner og retningslinjer som er beskrevet i del II av økonomihåndboka. I kommunelovens kap.1 5 er det også gitt overordnede bestemmelser om fylkesplanlegging: 5. Kommunal og fylkeskommunal planlegging. 1. Kommunen skal utarbeide en samordnet plan for den kommunale virksomhet. Fylkeskommunen skal utarbeide en regional planstrategi og kan utarbeide regional plan. Regional plan skal samordne statens, fylkeskommunens og kommunenes virksomhet i fylket. Med hjemmel i kommuneloven er bestemmelsene utdypet i Plan- og bygningsloven av Fylkesplanlegging (regional planlegging) er omtalt i lovens Kap. III 7-8. Fylkeskommunen har plikt til å utarbeide regional planstrategi en gang i hver valgperiode og senest ett år etter konstituering av nytt fylkesting. Økonomiplan og årsbudsjett vedtas årlig som del av Regionalt handlingsprogram (RHP). Fylkeskommunale institusjoner er i tillegg pålagt en rekke krav gjennom særlover, noe som medfører økonomiske konsekvenser. Utgifter som følger av disse kravene må imidlertid innarbeides i årsbudsjettet før de gir virksomhetene anledning til å øke utgiftene. Det forutsettes at de som arbeider innen de ulike områder kjenner til de viktigste bestemmelsene i de lover som gjelder eget område. 5

6 1.2. Finansiering Fylkeskommunens inntektsrammer er i stor grad bestemt av staten. De løpende inntektene gir den økonomiske ramme for virksomheten. Fordelingen av midler skjer gjennom årsbudsjettet. Inntektene kan grovt sett deles i tre; statlig rammeoverføring, skatter og andre driftsinntekter. Statlige rammeoverføring er de midler som staten fordeler til kommuner og fylkeskommuner i statsbudsjettet. Fordelingen skjer etter objektive kriterier gjennom inntektssystemet. De viktigste kriteriene i inntektssystemet er befolkningens alderssammensetning. Det er de enkelte fylkeskommuners relative andel av befolkningen som bestemmer fordelingen. Rammetilskuddet er fylkeskommunens største inntektskilde. Skatteinntektene er den nest største inntektskilden. Disse to inntektskildene kalles ofte «frie inntekter», da det er inntekter som fylkeskommunen kan disponere fritt uten andre bindinger fra staten enn det som er gitt gjennom lov- og avtaleverk. Disse inntektene utgjør ca 80 % av fylkeskommunens inntekter. Inntektssystemet skal delvis utjevne forskjeller i skatteinntekter og fullt ut utjevne forskjeller i utgiftsbehov. Det er derfor sammenheng mellom rammetilskudd og skatteinntekter, og disse inntektene må sees under ett. Inntektsutjevningen foregår løpende, dvs. at forskjeller i skatteinngang blir korrigert neste måned. Utgiftsutjevningen skjer på bakgrunn av beregning av utgiftsbehov etter objektive kriterier stilt sammen i en såkalt kostnadsnøkkel hvor de ulike kriterier er gitt ulike vekter. Kostnadsnøkkelen er basert på at utjevningen skal omfatte forhold som antas å ha betydning for den enkelte fylkeskommunes utgifter, for eksempel alderssammensetningen i befolkningen. I budsjettsammenheng vil anslag for den totale inntektsvekst i fylkeskommunene gi et brukbart utgangspunkt for beregning av inntektsrammene framover. Omfanget av Oppland fylkeskommunes virksomhet må hele tiden avpasses etter de rådende økonomiske rammer. Fylkeskommunen kan ikke drive virksomhet av et større omfang eller av bedre kvalitet enn det inntektene tillater. 6

7 2. Overordnet økonomistyring 2.1. Innledning Fylkeskommunen forvalter fellesverdier på vegne av innbyggerne i Oppland. Det er viktig at ressursbruken skjer på en målrettet og effektivmåte i tråd med politiske vedtak og føringer som skaper tillitt hos befolkningen og samarbeidspartnere. Vedtatt Organisasjonspolitikk gir tydelige føringer for ønsket praksis og er fundamentet for all drift og utvikling i Oppland fylkeskommune Mål- og resultatstyring Forutsetningen for mål- og resultatstyringen i Oppland fylkeskommune er de mål og prioriteringer som er formulert i Regionalt handlingsprogram og Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument. Mål- og resultatstyring defineres som det å sette mål for hva fylkeskommunen skal oppnå, måle resultater og vurdere dem i forhold til målene, og bruke denne informasjonen til læring for å utvikle og forbedre virksomheten. Prosessen for mål- og resultatstyring kan beskrives i følgende styringshjul: Steg 4: Læring og forbedring Steg 1: Overordnede mål og prioriteringer (RHP) Lederforankring og dialog Steg 2: Resultatmål og tiltak (FR-gjennomføringsdokument) Steg 3: Resultatmåling og vurdering (årsprognoser pr 1. og 2. tertial og årsrapportering) 2.3. Styringsdokumenter Regional planstrategi vedtas første år i hver fylkestingsperiode. Planstrategien peker på fylkets hovedutfordringer og satsningsområder, og legger overordnede føringer for den videre fylkeskommunale planleggingen. Gjennom vedtak av Regionalt handlingsprogram (RHP) i desember hvert år, gir fylkestinget de overordnede økonomiske rammene for ulike rammeområder. Gjennom de politiske prioriteringer og budsjettføringer vises hva som ønskes oppnådd av resultater for de ressurser som stilles til disposisjon. Fylkesrådmannen har ansvaret for å fordele rammene videre på de enkelte driftsenheter. Dette gjøres i Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument, som utarbeides etter at RHP er vedtatt i fylkestinget. Her er de politiske prioriteringene i vedtatt RHP fordelt på de enkelte enheter. I tillegg er det utarbeidet administrative mål for enhetene. Fylkestingets budsjettrammer er fordelt på enheter og funksjoner. Ledere av driftsenhetene må foreta en ytterligere detaljering av sine rammer. 7

8 Prosessen er krevende, men bidrar til en bedre sammenheng mellom planer og virkemidler. Det gir også politikere og samarbeidspartnere en bedre oversikt over prioriterte veivalg og vedtatte budsjettrammer. Sammenhengen mellom de ulike styringsdokumentene kan framstilles i følgende figur: Regional planstrategi Hovedutfordringer for Opplandssamfunnet FR gjennomføringsdokument RHP (Politiske mål/ prioriteringer, økonomiplan, årsbudsjett) Gjennomføring i enhetene Årsprognose ved 1. og 2. tertial (resultat og økonomi) Årsmelding Årsregnskap Resultatrapportering Læring Innholdet i dokumentene kan kort skisseres slik: Dokument Regional planstrategi Regionalt handlingsprogram (RHP) Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument (administrative føringer innen gitte fullmakter) Årsprognose ved 1. og 2. tertial til fylkesutvalg/fylkesting Årsrapportering til fylkesutvalg/fylkesting Innhold Hovedutfordringer for Opplandssamfunnet Politiske satsningsområder, overordnede politiske prioriteringer og økonomiske rammer for de ulike budsjettområder ut fra statlige signaler om økonomiske rammer totalt for fylkeskommunen (rulleres hvert år, årsbudsjett og økonomiplan for 4 år) Administrativ oppfølging av RHP Økonomiske rammer for de enkelte driftsenheter for 1 år Årsprognose på resultater for de politiske mål/prioriteringer og for regnskapsresultat (avviksrapportering) Resultatrapporter for politiske mål/prioriteringer, årsberetning fra fylkesrådmannen med finansiell analyse, årsregnskap med overføring av ubrukte bevilgninger til disposisjonsfond 8

9 2.4. Produktivitet og effektivitet Økonomistyring i fylkeskommunen innebærer at fellesskapets ressurser skal disponeres til beste for Opplandssamfunnet. Formålet er å dekke innbyggernes behov for tjenester og å drive regional utvikling i samsvar med politiske prioriteringer. Ressursene vil alltid være begrensede, og utfordringen blir å utnytte de tilgjengelige ressurser mest mulig effektivt. Økonomistyring utøves av alle i organisasjonen som tar beslutninger som medfører bruk av ressurser. Med produktivitet menes forholdet mellom ressursinnsatsen og produksjonsmengden, og det er en kvantitativ størrelse. Høy produktivitet betyr at man får produsert et stort omfang tjenester innen en gitt ressursramme, eller at man bruker lite ressurser på å produsere et bestemt omfang av tjenester. Dette betyr «å gjøre tingene riktig». Et mye brukt mål på produktivitet er totalinnsatsen av ressurser målt i kr. pr. enhet man produserer (for eksempel totale kostnader pr. elev, pr. km fylkesveg, pr. vognkm kollektivtransport osv.). Dersom man skal påvirke produktiviteten er det viktig å finne riktig balanse mellom ulike innsatsfaktorer (maskiner, utstyr og arbeidskraft med riktig kompetanse osv.), og at arbeidet organiseres på en best mulig måte. Hvis man skal kunne si noe om hvorvidt produktiviteten er høy eller lav, må man være nøye med hva man sammenligner med. Bruk av KOSTRA-nøkkeltall for å sammenligne med andre fylkeskommuner vil kunne gi viktig informasjon. Effektivitet måler forholdet mellom ressursinnsatsen og det resultatet eller effekten virksomheten gir for samfunnet. Effektivitetsstyring innebærer å velge de tjenester og tiltak som gir størst nytteverdi for befolkningen/målgruppen i forhold til ressursinnsatsen. Dette betyr «å gjøre de riktige tingene. Effektivitetsstyringen foregår stort sett på den politiske arena. De politiske avveininger som gjøres gjennom ressurstildelingen til ulike formål skal sikre at effektiviteten av den fylkeskommunale virksomhet blir størst mulig. En metode som også kan brukes i prioriteringsdiskusjonen er sammenligning med andre fylkeskommuner. Her har forskrift om KOSTRA-rapportering bidratt til å framskaffe sammenlignbare nøkkeltall. Dette gjelder foreløpig mest innen de tjenesteytende områder av virksomheten. Det er en spesiell utfordring å måle effekten av midler som brukes til mer generell samfunnsutvikling. For tilgang til KOSTRA-tall i Statistisk sentralbyrå, gå inn på lenken: 9

10 DEL II: INSTRUKSER OG RUTINER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN 1. Innledning Del II tar for seg alle prosedyrene innenfor økonomiforvaltningen som er felles for alle enhetene i fylkeskommunen. Inkludert i kravene til prosedyrer ligger det viktige krav til internkontroll; hvem har ansvar for hvilke oppgaver. 1.1 Felles rutiner Et grunnleggende prinsipp er at det alltid skal være minimum to personer som gjennomfører en økonomisk handling eller transaksjon. Med økonomisk handling menes en handling som medfører en økonomisk forpliktelse, for eksempel en bestilling av varer/tjenester. Med økonomisk transaksjon menes behandling av leverandørfaktura, kundefaktura, utbetalinger, innbetalinger og hovedboksbilag. Arbeidsdelingen har som formål at ingen enkeltperson skal ha hånd om en transaksjon fra begynnelse til slutt, og at arbeidet blir gjenstand for uavhengig kontroll av en annen. Hensikten er å hindre uærlig handling og sørge for at feil ikke oppstår (kvalitetssikring), eller at feil blir rettet så raskt som mulig slik at det ikke oppstår økonomisk tap for fylkeskommunen. De ansattes kompetanse og ærlighet er av avgjørende betydning for en god økonomiforvaltning. 1.2 Ansvar for utarbeidelse av lokale rutiner Den enkelte rektor for de videregående skolene/lederne for enhetene i fylkeskommunen må sørge for at det etableres rutiner for den enkelte enhet, og at disse rutinene tilfredsstiller alle kravene til prosedyrer/instrukser, herunder internkontroll. Disse rutinebeskrivelsene må tilpasses de lokale forholdene, og kan derfor bli noe mer detaljerte enn de prosedyrer som er felles. 1.3 Økonomi - controller Økonomi ivaretar organisasjonens utøvende controller-rolle på vegne av fylkesrådmannen. Arbeidsoppgavene omfatter et selvstendig ansvar for å kvalitetssikre enhetenes budsjettering, budsjettoppfølging, økonomirapporter, prognoser, analyser og investeringsprosjekter, samt utvikling og ajourhold av kontoplan og felles gjennomgående rutiner og systemer. 10

11 2. Budsjettprosess 2.1 Regionalt handlingsprogram (RHP) Økonomiplan (4 års planer) og årsbudsjett inngår i et felles dokument, Regionalt handlingsprogram (RHP), der årsbudsjettet er 1. år i økonomiplanen. Årsbudsjettet vedtas av fylkestinget hvert år i desember samtidig rulleres økonomiplanen. 2.2 Årsregnskap Analyse av fjorårets resultat vil gi signaler om hvordan aktiviteten er tilpasset de økonomiske rammene om ansvarsstedet har opparbeidet et disposisjonsfond som øker handlefriheten, eller om aktiviteten må reduseres for å tilpasses de økonomiske rammene. Denne analysen gjøres av den som er ansvarlig for resultatenheten. 2.3 Inntektsrammer I mai vil/kan Revidert statsbudsjett gi endrede forutsetninger for årets budsjett, og Kommuneøkonomiproposisjonen vil gi signaler om rammebetingelser for neste budsjettperiode. 2.4 Utarbeidelse av RHP Fylkesrådmannen sender bestilling til alle enheter. Aktuelle forutsetninger og frist for innspillene vil fremgå av bestillingsbrevet. Det er viktig at fagenhetene tar utgangspunkt i siste årsregnskap og årsprognose for å kontrollere at dagens ramme er tilpasset dagens aktivitet. Har det oppstått endringer, eller viser de siste regnskap et vedvarende mer- eller mindreforbruk så må dette tas hensyn til i budsjettprosessen for neste år. Hvis tidligere års mer- eller mindreforbruk gjenspeiler et ønsket fremtidig aktivitetsnivå for enheten, må dette meldes inn som ønsket rammeendring. Nye aktiviteter, samt endrede forutsetninger, fjerning av engangstiltak eller aktiviteter skal også meldes inn i høringsrunden slik at ramme for de neste årene kan tilpasses aktiviteten. Forslag til statsbudsjett legges frem primo oktober. Eventuelle endringer i rammebetingelser/forutsetninger drøftes med berørte fagenheter og innarbeides i RHP. Foreslåtte endringer på rammeområdene behandles først administrativt av fylkesrådmannen som sender sitt forslag til politisk behandling i fylkesutvalget og fylkestinget. RHP vedtas av fylkestinget i desember og rådmannens forslag til RHP må være klart for utsending 3 uker før dette møtet. Aktivitetsnivået i den enkelte enhet må tilpasses ny ramme uavhengig av om forslagene/ønskene har fått gjennomslag eller ikke. 2.5 Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument Fylkesrådmannen sender bestilling til alle enheter og ber om innspill til fylkesrådmannens gjennomføringsdokument. Alle enheter skal utarbeide forslag til administrative resultatmål med utgangpunkt i forslaget til RHP. Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument vedtas administrativt i januar/februar hvert år i samsvar med vedtatt RHP. 11

12 2.5.1 ebudsjett Økonomi lager lønnsbudsjettgrunnlaget med utgangspunkt i oktober lønn, samt grunnlag for de øvrige poster og distribuerer til enhetene på web (ebudsjett). Det vil bli tilbud om veiledning eller oppfriskningskurs for alle enheter hvert år i november. Detaljbudsjettet skal importeres til systemet slik at budsjettet er tilgjengelig i løpet av januar. 2.6 Budsjettjusteringer i henhold til vedtak i fylkesting, fylkesutvalg eller administrative vedtak Vedtak om justeringer i årets budsjett fattes av fylkestinget, fylkesutvalget eller fylkesrådmannen. Før saken skrives av saksbehandleren skal vedkommende sjekke om det foreligger budsjett for overføringen. Det skal oppgis i saken hvor midlene skal belastes og hvor de skal overføres. Saksbehandler må sørge for å distribuere sakene (FT-, FU- og FR-saker) til riktig mottaker, med kopi til Økonomi. Hvilke vedtak krever budsjettjustering? Budsjettjustering er rammejustering enten mellom enheter eller mellom rammeområder. Grunnlaget for det er FT/FU-sak eller FR-saker. 1. Politiske saker av prinsipiell art skal alltid vedtas i fylkestinget. 2. Øvrige bevilgninger fra Grønn politikkutforming kan vedtas i fylkesutvalget. 3. Justeringer innen samme rammeområde kan vedtas av fylkesrådmannen. Alle vedtak som innebærer budsjettjusteringer, der det flyttes midler mellom rammeområder, skal registreres i økonomisystemet (jf. Økonomireglementet). Utforming av FR-vedtak med budsjettjusteringer I P360 er det utarbeidet egne maler for FR-saker med økonomiske konsekvenser. Disse malene benyttes i forbindelse med vedtak om budsjettjusteringer. Det vil da framgå av tabellen i malen hvilket ansvar og hvilken funksjon midlene skal tas fra, og hvilket ansvar og hvilken funksjon midlene skal til. Dersom det gjelder finansiering ved fondsmidler, må det framgå hvilket fond det er snakk om. 3. Rapportering Løpende budsjettoppfølging og rapportering er et sentralt element av styringssystemet, og en forutsetning for delegert myndighet. At myndighet er delegert fra politiske organer til administrasjonen og fra fylkesrådmannen til de enkelte driftsenheter fritar ikke de overordnede fra sitt totale ansvar. Delegeringen er hele tiden gjort innenfor klare rammer og mål for hva som skal gjennomføres. For at fylkesting og fylkesrådmannen skal kunne ivareta sitt overordnede økonomiansvar, må de budsjettansvarlige rapportere om utviklingen på aktivitet og økonomi gjennom året. Dette er helt nødvendig for å kunne vurdere hvorvidt rammer og mål er realistiske. Budsjettansvarlige på alle nivå har plikt til å holde seg løpende orientert om status på aktivitet og ressursbruken i forhold til vedtatte aktivitetsplaner og budsjetter, og forholde seg til: Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument: 12

13 Generelle budsjettføringer, for eksempel pris-/lønnsvekst Økonomireglement Forutsetningene i budsjettet Kontoplan/KOSTRA 3.1 Vedtatt budsjett Det enkelte ansvarssteds vedtatte budsjett framgår av fylkesrådmannens årlige gjennomføringsdokument. Vedtatt budsjett kan bli endret i løpet av året på grunn av ulike justeringer, bl. a. overføring fra fylkesopplæringssjefen knyttet til lærebøker til skolene. Dette medfører at driftsramme for fagenhet opplæring reduseres og rammene for skolene økes tilsvarende. Når det gjelder rapportering i løpet av planperiode, må man ta utgangspunkt i justert budsjett, dvs. oppdatert budsjett. 3.2 Årsprognose etter 1. og 2. tertial Fylkesrådmannen sender i forkant av rapporteringene ut et bestillingsbrev til enhetene om hva det skal rapporteres på. Det skal kommenteres på forventet avvik (+/-) ved årets slutt i forhold til netto budsjettramme (justert budsjett). Det redegjøres for evt. tiltak som må iverksettes for å oppnå budsjettbalanse. Ikke oppnådd budsjettbalanse pga. endrede forutsetninger som man ikke rår over, eller planlagt merforbruk skal kommenteres spesielt (jf. pkt ). På grunnlag av det som er rapportert, og etter avholdte dialogmøter med fagenhetene, utarbeider fylkesrådmannen en samlet økonomisk årsprognose. I denne prognosen inngår en oversikt over overordnede inntektsforutsetninger, finansforvaltningen og en samlet oversikt over avvik på fylkestingets rammeområder. Årsprognosene behandles av fylkestinget. 3.3 Årsrapportering Det er fylkestinget som godkjenner regnskapet. Fylkesrådmannen utarbeider et samlet dokument som formelt inneholder tre ulike dokumenter: Resultatrapportering for RHP Årsberetning Årsregnskap Dette dokumentet utgjør en helhetlig tilbakemelding til fylkestinget om oppnådde resultater. Resultatvurderingene vil være viktige som grunnlag for ny planlegging og budsjettering Overføringsordningen Årsbudsjettet vedtas med en netto driftsramme. Overføringsordningen innebærer at årets nettobesparelser avsettes til disposisjonsfond. Årets merforbruk, som ikke dekkes av tidligere disposisjonsfond, skal dekkes påfølgende år. Hensikten med overføringsordningen er å fremme effektivisering og produktivitetsøkning. Budsjettmidlene "må" ikke brukes opp innen årets utgang. Den budsjettansvarlige kan "spare" over flere år for å kunne foreta større anskaffelser. Politiske prioriteringer skal følges Øremerkede midler Øremerkede midler til bestemte formål som ikke brukes opp inneværende år må avsettes særskilt i forbindelse med årsoppgjøret. Dette må foretas før saldering mot overføringsordningen. 13

14 Øremerkede midler skal føres med prosjektnummer og det skal være «K-prosjekt», og arten på inntektssiden skal være «Øremerkede tilskudd fra staten» (evt øremerkede tilskudd fra fylker, øremerkede tilskudd fra kommuner). Hvis øremerkede midler brukes av flere enheter, skal det brukes felles prosjektnummer på brukte ressurser. I visse tilfeller er det vanskelig å fordele fastlønn i små prosentdeler og føre på prosjekter. Fastlønn som gjelder prosjektet, og som er postert uten prosjekt må omposteres. For å ompostere fastlønn er det opprettet en ny art (fiktiv art ). Den skal kun brukes til omposteringer. Ved slutten av året må enhetene overføre andel fastlønn inkl. sosiale utgifter knyttet til et K-prosjekt på denne arten. Dette føres debet og kredit på den fiktive arten. På prosjektnivå vil forbruket bli riktig. Den fiktive arten skal alltid gå i null. Eksempel: Den opprinnelige føringen er: Eksempelvis er 20 % kr inkl. sosiale utgifter. Korreksjonsføring blir slik: D: Kxxxxx kr K: kr Det er viktig å dokumentere utgiftene på fastlønn. Dokumentasjon er for eksempel konteringen i regnskapet på den bestemte personen som har brukt sin tid på prosjektet (skjermutskrift fra VISMA). Avdelingsleder må skrive på konteringen hvor mye av denne stillingen som er brukt på det prosjektet. Ved slutten av året avsettes ubrukte midler til bundet fond. Dersom enhetene/skolene bruker egne midler i tillegg til øremerkede midler på et bestemt formål, skal det brukes eget prosjektnummer i tillegg til K-prosjektet på egne midler Fellesprosjekt Fellesprosjekt brukes i forbindelse med prosjekter som er felles for flere enheter, spesielt innen videregående opplæring. 3.4 Periodestenging og kontroll Periodestenging En forutsetning for god økonomistyring er at regnskapet er à jour. Dette betinger at utgiftene blir bokført i den perioden varen/tjenesten er levert (fakturert). Periodestenging skjer den 15. i hver måned etter regnskapsmåneden (dersom den 15. er en lørdag eller søndag, skjer periodestenging den påfølgende mandag). Det er viktig at alle anvisninger er gjort innen denne datoen hver måned og ved årets slutt. Det er fakturadato som bestemmer hvilken periode bilaget skal føres på. Eksempel: Dersom fakturadato er 31. oktober, skal fakturaen regnskapsføres på oktober selv om forfall er den 30. november. 14

15 3.4.2 Kontroll Ansvarsstedet skal månedlig foreta en rimelighetskontroll av månedsregnskapet. Dersom det er postert feil på inngående fakturaer, skal dette meldes fra til Økonomi som foretar omposteringen. 4. Utgifter 4.1 Kjøp av varer og tjenester og tilskudd til andre Økonomirutiner Rutinene som er beskrevet nedenfor skal sikre en forsvarlig behandling av disse utbetalingene, samtidig som de skal sørge for nødvendig dokumentasjon og gi grunnlag for en god økonomistyring. I prosessen fra kjøp til betaling er det flere steg som har hver sine rutiner for å sikre en forsvarlig og effektiv behandling. Alle fakturaer skal behandles i fakturasystemet. Leverandørene blir oppfordret til å sende EHFfakturaer, men noen fakturaer må fortsatt skannes i fakturasystemet. Det er kun originalfakturaer som skal skannes. Dersom det av en eller annen grunn må brukes kopi av faktura, så skal det kommenteres, dokumenteres og forklares hvorfor ikke original er skannet. Det gis ikke anledning til å betale fakturaer direkte fra enhetens egen bankkonto. Ved spesielle hastetilfeller kan slike utbetalinger foretas av Økonomi. Private kjøp Det gis ikke anledning til å benytte inngåtte rammeavtaler til private kjøp eller benytte fylkeskommunens navn for å oppnå spesielle vilkår vedrørende private kjøp. Etikk og habilitet Ved kjøp fra firma eller personer der den som bestiller har spesielle knytninger som nær familie/venner, eierinteresser eller andre forhold, skal kjøpet godkjennes av rektor/enhetsleder på forhånd. Dette for å sikre at det ikke er tvil i spørsmål om habilitet ved slike kjøp. Man takker ja til gaver eller andre fordeler bare når de har marginal økonomisk verdi og ikke er egnet til å påvirke handlinger eller beslutninger. Leder skal være informert om og gi aksept for gaver som mottas, helst i forkant. Fordelte utgifter / internsalg Midler kan overføres fra det ene rammeområde til det andre via regnskap basert på FR-sak, som en postering. Overførende enhet bruker art «Overføringer til fylkeskommuner» og mottakende enhet av midlene skal bruke art «Fordelte utgifter/internsalg». Ompostering Denne type transaksjon gjelder stort sett rammeområde Videregående opplæring. Enhet Opplæring får hvert år midler fra andre som skal fordeles i sin helhet til skoler, f.eks. gjesteelever fra andre fylker. Slike midler er det vanskelig å fordele i forkant i og med at størrelsen på dem er elevavhengig og ukjent. Midlene blir postert først i fagenhet opplærings regnskap, og etter at det blir avklart hvilke(n) skole(r) som skal ha midlene, omposteres innkomne midler til skolene. Artsgruppe 7, dvs. refusjoner fra andre (staten/kommuner/fylkeskommuner og private) brukes. 15

16 4.1.2 Avtaleinngåelse Alle ledere i fylkeskommunen har ansvar for at anskaffelsene på egen enhet foretas i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende lover, retningslinjer og politiske vedtak. Veiledning i forbindelse med avtaleinngåelse finnes i fylkeskommunens innkjøpshåndbok. Innkjøpsteamet i sentraladministrasjonen inngår felles rammeavtaler for hele fylkeskommunen. Ved anskaffelse av varer og tjenester skal det alltid sjekkes ut om det finnes rammeavtaler som kan benyttes Bestilling Navn eller innkjøpsordrenummer skal alltid oppgis ved bestilling av varer og tjenester. Ved bestilling skal leverandørene oppfordres til å sende faktura i elektronisk handelsformat (EHF), oppgi Oppland fylkeskommunes adresse i ELMA-registeret nr. 9908: (ELMA Elektronisk mottakeradresseregister er et norsk register hvor mottakere av elektronisk faktura er registrert). Det skal opplyses til leverandørene om at våre generelle betalingsbetingelser er netto pr. 30 dager og at fakturadressen skal være: Oppland fylkeskommune Fakturamottak Postboks Lillehammer Mailadresse til sentralt fakturamottak er: fakturamottak@oppland.org Eventuelle krav om reklamasjon eller erstatning skal meddeles transportør/leverandør så snart som mulig Delegasjonsfullmakt På hvert ansvar (skolested, tannklinikk eller enhet) skal det fylles ut en delegasjonsfullmakt for de som skal ha bestillings-, attestasjons- og anvisningsfullmakt. Leder er ansvarlig for å fylle ut denne og for at signert skjema arkiveres på eget saksnummer i Public 360 (P360). Hver enhet har sitt eget saksnummer. Fullmakten er ikke gyldig før den er journalført i P360. Enhetsleder har ansvar for løpende ajourhold og oppdatering av fullmaktsskjemaene. Leder er ansvarlig for at den som er delegert fullmakten er blitt informert om gjeldende regler og rutiner, og ansvaret fullmakten innebærer. Skjema finnes her: Anvisning En anvisning er en myndighet til å godkjenne at en utgift kan belastes det angitte budsjettet (kontering), herunder at de underliggende prosedyrer er fulgt (attestert) og at det er en budsjettmessig dekning for utgiften. Anvisningsmyndigheten er lagt til fylkesrådmannen, som har anledning til å foreta intern delegasjon. Alle enhetsledere er delegert anvisningsmyndighet. Fylkesrådmannen forventer at den enkelte enhetsleder utøver budsjettansvaret og anvisningsmyndigheten i samsvar med gjeldende vedtak, regler og rutiner. Enhetsleder kan selv videredelegere bestillingsfullmakt, attestasjonsfullmakt og anvisningsfullmakt innenfor sin enhet/budsjettansvar. Eget skjema benyttes 16

17 Det er kun fagenhetsleder som har anledning til å videredelegere fullmakter innen enheten. Fagenhetsleder er ansvarlig for at den som videredelegeres fullmakt har nødvendig kompetanse til å kunne påta seg det ansvaret fullmakten innebærer. Delegasjonsfullmaktene vil være grunnlag for tildeling av roller og oppgaver i Visma Enterprise. Normalt skal den som har fått anvisningsmyndighet selv anvise, men vedkommende kan gi fullmakten videre til sin stedfortreder i enkelte tilfeller (sykdom, ferie). For å unngå at samme person både anviser og attesterer samme faktura skal det på hvert ansvarssted oppnevnes en "reserve anviser" som skal anvise fakturaer som hovedanviser har attestert Attestasjon Den tilsatte som attesterer, skal påse at følgende kontroller er utført: At en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale At dokumentasjonen for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler At utbetaling av et tilskudd er i overensstemmelse med vedtaket om tilskudd, og at tilskuddsmottaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og/eller aksept av vilkår At beløpet er riktig kontert, eventuelt registrere korrekt konteringsinformasjon. Tilsatte kan ikke attestere godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv Attestasjon og anvisning av leders egne utgifter Ingen kan attestere utbetalinger til seg selv eller utgifter som direkte vedrører egen person. Alle slike fakturaer skal attesteres av en overordnet, og det er den enkelte leders ansvar å definere hvilke fakturaer dette gjelder. Prosedyren er at den enkelte leder påfører riktig kontering og sender til den som skal attestere fakturaen. Etter at fakturaen er godkjent (attestert) av overordnet leder blir fakturaen sendt til anvisning. Det er den med anvisningsmyndighet i henhold til Delegasjonsreglementet som anviser fakturaen til utbetaling. Leder kan attestere utgifter som gjelder en større gruppe som også leder er en del av. I bestillingsløsningen ligger det kontroll på at bestiller ikke kan godkjenne egne bestillinger Arbeidsdeling mellom rollene I 2015 ble ehandel innført som ny modul i Visma Enterprise. Rutinene er delt opp i to forskjellige rutiner; manuelle kjøp og kjøp via ehandel Fakturabehandling (der bestillinger ikke er foretatt i ehandel) Der forholdene ligger til rette for det, bør bestiller, attestant og anviser være tre ulike personer. Det skal imidlertid alltid være minst to personer som behandler en og samme faktura fra en leverandør. I fakturasystemet ligger det kontroller på at dette blir gjennomført. BESTILLING Ansvarlig: Personer med bestillingsfullmakt Det er bare de som er gitt slik fullmakt har anledning til å bestille varer og tjenester i OFK. Det er en forutsetning at det er budsjettmessig dekning for utgiften før bestilling foretas. KONTERING Ansvarlig: Merkantilt personell/saksbehandlere på hvert ansvarssted Kontering påføres før fakturaen sendes til attestering. 17

18 Den som mottar varen (eller tjenesten) skal påse at leveransen er i henhold til bestillingen som er gjort (riktig pris, mengde og kvalitet). Selve kvitteringen for mottaket gjøres på pakkseddel, som leveres til den som skal attestere fakturaen, eller bekrefter mottaket i fakturasystemet. Dette avhenger av lokale rutiner utarbeidet ved det enkelte ansvarssted. ATTESTASJON Ansvarlig: Personer med attestasjonsfullmakt Attestasjonen utføres i Fakturasystemet. Den som attesterer skal sjekke at det som er fakturert faktisk skal betales av OFK. Videre skal det kontrolleres at leverandør og fakturabeløp som er registrert stemmer overens med det som står på selve fakturaen. Ved vareleveranser skal det enten finnes pakkseddel der det er signert for mottaket, eller fakturaen skal være godkjent av en den som har mottatt varen i Fakturasystemet. Der det ikke foreligger en signert pakkseddel er det attestantens ansvar å forsikre seg om at den fakturerte ytelsen faktisk er levert og at den er i henhold til bestilling. Den som attesterer bør samtidig sjekke påført kontering eller kontere fakturaen dersom det ikke er gjort slik at den kan sendes direkte til anvisning. Fakturaen må være ferdig kontert før den kan sendes til anvisning. ANVISNING Ansvarlig: Person med anvisningsfullmakt En anvisning er en myndighet til å godkjenne at en utgift kan belastes det angitte budsjettet (kontering), herunder at de underliggende prosedyrer er fulgt (attestert) og at det er budsjettmessig dekning for utgiften. Anvisning utløser utbetaling Fakturabehandling (bestillinger foretatt i ehandel) Det skal alltid være minst to personer som foretar en bestilling / godkjenning av en faktura. I bestillings- og fakturasystemet ligger det kontroller på at dette blir gjennomført. BESTILLING/KONTERING ANVISNING - GODKJENNING AV BESTILLING/HANDLEVOGN Ansvarlig: Personer med bestillings- og attestasjonsfullmakt Bestillinger registreres i vårt elektroniske bestillingssystem av en person med bestillings- og attestasjonsfullmakt (se mer om delegasjonsfullmakt i pkt 4.1.3). Det er bare de som er gitt slik fullmakt som har anledning til å bestille varer og tjenester i OFK. Bestiller kontrollerer forhåndsdefinert kontering og påfører fullstendig kontostreng før bestilling blir sendt til godkjenning. Ansvarlig: Person med anvisningsfullmakt Ved elektronisk bestilling anvises faktura ved godkjenning av bestilling/ handlevogn. Anviser kontrollerer påført kontering. En anvisning er en myndighet til å godkjenne at en utgift kan belastes det angitte budsjettet (kontering), herunder at de underliggende prosedyrer er fulgt (attestert) og at det er budsjettmessig dekning for utgiften. Anvisning utløser utbetaling. 18

19 VAREMOTTAK Ansvarlig: Personer med bestillings- og attestasjonsfullmakt Varemottaker skal påse at leveransen er i henhold til bestillingen som er gjort (riktig pris, mengde og kvalitet). Varemottaket SKAL gjøres i ehandel. Vedkommende som foretar varemottaket må ha attestasjonsfullmakt. Bestillingen og tilhørende fakturaer blir ikke bokført før varemottak er tatt. Dersom det ikke er avvik mellom innkjøpsordre og faktura, så vil faktura gå direkte til fakturakontrollsteget. AVVIKSBEHANDLING Ansvarlig: Personer med bestillings- og attestasjonsfullmakt Dersom avviket mellom innkjøpsordre og faktura overstiger avviksgrensen som er satt i økonomisystemet, så kreves det manuell behandling av fakturaen. Det er bestiller/attestant som behandler dette avviket og faktura vil gå på saksgang til anviser (tilsvarende fakturaer som ikke er bestilt via ehandel) Kontroll, bokføring og betaling av fakturaer: FAKTURAKONTROLL/ ETTERKONTROLL BOKFØRING Ansvarlig: Økonomi/tannhelsetjenesten sentralt Kontroll av påført mva-kode og de registrerte opplysningene blir sjekket mot det innskannede bilaget. Ansvarlig: Økonomi Automatisk jobb i økonomisystemet regnskapet er oppdatert hver morgen. BETALING Ansvarlig: Økonomi Rutinen er lagt opp slik at det er forskjellige personer som registrerer fakturaer, utarbeider betalingsforslag og godkjenner utbetalingene i nettbank. Anviste fakturaer blir utbetalt ved forfall Spesielle forhold À konto utbetalinger ved nye byggeprosjekter Ved behandling av første faktura i et nytt byggeprosjekt der det er avtalt à konto utbetalinger, skal det gjøres henvisning til saksnummer og dokumentnummer i notatfeltet i fakturasystemet Bevertning I forskrift om bokføring 5-10 står: Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter. Dette betyr at attestanten ved behandling av slike fakturaer må angi i kommentarfeltet i fakturasystemet om formålet og hvem bevertningen omfatter. På arrangementer i regi av Oppland fylkeskommune gjelder følgende: Det skal foreligge forhåndsgodkjenning fra fylkesordfører eller fylkesrådmann dersom det serveres alkoholholdige drikkevarer. Det skal vises måtehold ved bruk av alkohol. Man skal opptre på en måte som ikke setter Oppland fylkeskommune i et dårlig lys 19

20 Jf. Sosiale og kulturelle arrangementer er en naturlig del av fagdager/studieturer, forutsatt at det skjer innenfor en nøktern ramme. For alkoholservering gjelder regelen om inntil to enheter pr deltaker i forbindelse med én fellesmiddag under turen. Jfr Foreldelse av momskompensasjonskrav, nødvendige tiltak for å unngå tap av kompensasjon Kravet om momskompensasjon skal kun omfatte fakturaer med fakturadatoer i de to foregående avgiftsterminer, altså de siste 4 måneder. (Jfr tabell under) Dersom en faktura må holdes igjen mer enn 60 dager etter fakturadato på grunn av mangler, uenighet om leveranse i forhold til avtale mv., og derfor ikke kan/bør utbetales, må de ansvarlige (attestant/anviser) likevel sørge for at fakturaen blir anvist og bokført, slik at fakturaen kommer med på momskompensasjonskravet. Den ansvarlige (attestant/anviser) må imidlertid gi beskjed til Økonomi om at det settes sperre for betaling i økonomisystemet. Når forholdet blir avklart med leverandør, enten ved kreditnota eller utbetaling, sendes det melding til Økonomi. 1.TERMIN 2.TERMIN 3.TERMIN 4.TERMIN 5.TERMIN 6.TERMIN Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato JANUAR FEBRUAR MARS APRIL MAI JUNI JULI AUGUST SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER Bokføres innen 30.april Bokføres innen 30.juni Bokføres innen 31.august Bokføres innen 31.oktober Bokføres innen 31.desember Se frist for årsoppgjør Investeringer i varige driftsmidler Bokføringslovens 11 stiller krav til dokumentasjon av balansen. Ved investering i varige driftsmidler som biler, maskiner og utstyr som overstiger kr med en levetid på 3 år eller mer, skal kjøpekontrakt journalføres og skannes i P360 og saksnummer og dokumentnummer skal skrives i notatfeltet i fakturasystemet Kreditnota I de tilfellene leverandøren innrømmer et avslag eller skal korrigere en feilfakturering, skal det alltid foreligge en kreditnota. Det er ikke anledning til å korrigere en faktura etter at den er produsert jfr. bokføringslovens 10, dokumentasjon av bokførte opplysninger. Kreditnotaen skal skannes og behandles på samme måte som en faktura. Dersom leverandøren krediterer hele fakturaen og sender en ny, korrekt faktura skal både opprinnelig faktura, kreditnota og ny faktura bokføres. Hovedregelen er at fakturaen som er feil ikke blir attestert før kreditnotaen. Jfr. imidlertid avsnittet over vedr. rutiner for å unngå tap av momskompensasjon. I bestillingsløsningen kan det merkes av for «retur av varer» i forbindelse med varemottak. En returordre skrives ut og legges ved varene som returneres. Denne returordre matches med kreditnota i fakturasystemet. Når en faktura er satt på vent, må det følges opp at faktura og kreditnota blir bokført innen fristen for foreldelse av momskompensasjon. Det er fakturadato som bestemmer hvilken periode faktura skal føres på. 20

21 Se egen tabell under punktet Foreldelse av momskompensasjonskrav, nødvendige tiltak for å unngå tap av kompensasjon Leieavtaler - Leasing Regnskapsføring av leieavtaler (leasing) må skje i samsvar med Kommunal regnskapsstandard nr. 8 KRS nr. 8 (F) Leieavtaler ( ) En leieavtale skal klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker, klassifiseres leieavtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle og regnskapsføres i driftsregnskapet. Ved inngåelse av en leieavtale må enhetene og skolene foreta en vurdering av avtalen (klassifisering) i forhold til kriteriene og indikasjonene på finansiell leasing som er tatt inn i KRS nr. 8. Finansielle leieavtaler kan bare inngås ved anskaffelser av varige driftsmidler med beregnet nåverdi av framtidig kontantstrøm på minimum kr og med økonomisk levetid på minst 3 års, dvs. investering som skal føres i investeringsregnskapet. Enheter og skoler gis ikke anledning til å inngå avtaler om finansiell leasing. Finansiell leasing er i realiteten en låneavtale. Låneavtaler kan kun vedtas av fylkestinget Refusjoner - utlegg Reiseutlegg Alle refusjonskrav vedrørende reiser og kurs registreres samlet i Expense: Dette gjelder selv om det ikke kreves diett eller bilgodtgjørelse. Utlegg vedrørende fellesreiser kan refunderes over fakturasystemet/ økonomisystemet. Reiseforskudd Ved langvarige, eventuelt flere påfølgende, reiser kan det søkes om å få utbetalt reiseforskudd til å dekke de løpende reiseutgiftene. Skjemaet Søknad om reiseforskudd, som er attestert og anvist, skal leveres HRenheten i god tid før reisen. Reiseforskuddet blir så snart som mulig avregnet mot innregistrerte reiseregninger i Expense. Selve reiseforskuddet blir utbetalt fra Økonomi. Personlige utlegg Refunderes i lønnssystemet på eget skjema på ansattportalen; Eksempler er: databriller, studieavgift, arbeidsklær mm. Utlegg for andre Hovedregel er at den som foretar innkjøp skal be om at det sendes faktura til Oppland fylkeskommune. Se punkt Bestilling. Det skal i minst mulig grad forekomme utlegg fra den enkelte ansatte. Hvis det allikevel skulle forekomme småkjøp uten faktura, kan disse utleggene refunderes ved å bruke utleggsskjemaet som finnes under Økonomi på ansattportalen. 21

22 Formålet med kjøpet skal angis på utleggsbilaget. Bilaget sendes fakturamottak for skanning. Originalkvitteringene skal henges ved. Dersom bilagene sendes elektronisk, skal originalbilagene lastes opp som vedlegg Kredittkort Ansatte som har et særlig behov for å benytte kredittkort i jobbsammenheng, kan gjennom vår bankavtale få slikt kort. Den enkelte ansatte er ansvarlig for betaling til kredittkortselskapet. Oppgjør fra fylkeskommunen til den ansatte foretas på samme måte som øvrige utlegg fra ansatte Salgsdokumentasjon Faktura Lønnsinnberetningspliktige utbetalinger Alle fakturaer for kjøp av varer og tjenester som skal behandles i Fakturasystemet skal tilfredsstille kravene til salgsdokumentasjon i henhold til Bokføringsforskriften 5-1. De viktigste kravene er: - Faktura skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer. - Fakturaformatet skal være ikke redigerbart. Godkjente formater er PDF, HTML eller papirdokument. - Opprinnelig beløp på faktura skal aldri endres. Hvis noe er feil, så be om kreditnota. - Fakturaen skal inneholde selgers navn og organisasjonsnummer. - For foretak som er registrerte i Merverdiavgiftsregisteret skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA. - Det skal klart fremgå av fakturaen hva som er levert. - Eventuell merverdiavgift og andre avgifter skal være spesifisert. - Fakturaen må være adressert til Oppland fylkeskommune. - Ved utenlandske fakturaer skal IBAN OG BIC/SWIFT være oppgitt. Rutiner ved faktura som ikke tilfredsstiller kravene i Bokføringsforskriften Faktura returneres til avsender hvis det er feil/mangler i forhold til: Forhåndsnummerering MVA-spesifikasjon Organisasjonsnummer Fakturaadresse Ukjent fakturareferanse Manglende vedlegg Innberetningspliktige utbetalinger Utbetaling til kunstnere: Faktura utbetales og innberettes over økonomisystemet Mottatte timelister/reiseregninger (ikke faktura) innberettes og utbetales i lønnssystemet. Stipender utbetales og innberettes av HR via Visma HRM Enkeltpersonforetak næringsdrivende uten fast forretningssted: Enkeltpersonforetak registreres med egen kode i økonomisystemet Faktura utbetales via økonomisystemet. Fakturaer registrert på leverandører med denne koden gjennomgås ved årsslutt, og det gjøres en vurdering i hvert enkelt tilfelle om utbetalingen er oppgavepliktig, jfr. ligningslovens 5-9 bokstav i: «Det skal gis opplysninger til ligningsmyndighetene fra den som selv eller gjennom andre har utbetalt vederlag for tjenester av teknisk, håndverksmessig, juridisk, regnskapsmessig eller annen art». 22

23 Opplysningene som skal innrapporteres gjelder kun betalinger fra næringsdrivende til selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted. Lønnsinnberetning til selvstendig næringsdrivende foretas av Økonomi 4.2 Tilskudd Fylkeskommunen bevilger hvert år betydelige beløp til støtte av allmennyttige formål av forskjellige slag. Tilskuddene gis på grunnlag av innkomne søknader, enten som øremerkede tilskudd vedtatt av fylkestinget i budsjettet, ved vedtak i fylkesutvalget, eller de fordeles av enhetene etter delegert myndighet fra fylkesrådmannen Tilskudd til et bestemt formål Dersom enheten gir tilskudd til et bestemt formål, skal saksbehandler påse at midlene blir brukt til å gjennomføre tiltaket det er søkt om midler til. Hvis det dreier seg om betydelige beløp (over kr ,-), eller tilskuddet skal dekke størstedelen av de totale utgiftene, må enheten ta forbehold om at fylkeskommunen eller fylkeskommunens revisor kan innhente regnskap med full dokumentasjon. Gjelder det mindre tilskudd, eller dersom tilskuddet utgjør bare en beskjeden del av de totale utgiftene til formålet, må enheten ta forbehold om at den som mottar tilskuddet kan bli bedt om å sende inn utdrag av regnskapet for tiltaket. Enhetene fører selv oversikter over innvilgede tilsagn og utbetalinger av tilskuddene. I forbindelse med årsavslutningen, blir ikke-utbetalte tilskudd avsatt på enhetens disposisjonsfond og/eller utgiftsført mot kortsiktig gjeld for utbetaling på et senere tidspunkt, i henhold til de vilkår som er gitt i tilsagnsbrevet. For Regionalenheten gjelder følgende: Når tilskudd blir innvilget sendes kopi til Økonomi som utgiftsfører tilskuddet umiddelbart. Skyldig beløp blir avsatt på balanseart og objekt. Når tilskuddet skal utbetales skal utbetalingsanmodning skrives og sendes til Økonomi. Utbetalingen skannes inn i fakturasystemet og «fakturaen» konteres av Økonomi som deretter sender den til attestering og anvisning på Regionalenheten. Utbetalingene føres mot balanseart og objekt fortløpende. Økonomi ajourholder tilsagnsdatabasene med utbetalingene etter hvert som de kommer Tilskudd til driften Dersom det blir gitt tilskudd til driften i sin alminnelighet, må fagenheten forlange at det blir sendt inn årsregnskap inkl. revisjonsrapport. Regnskapet må være så spesifisert at det lar seg gjøre å kontrollere at mottakerens opplysninger om den økonomiske stillingen er korrekt og at tilskuddet er inntektsført. Fagenheten må ta forbehold om at fylkeskommunen og/eller fylkeskommunens revisor får adgang til nærmere kontroll av regnskapene med bilag. De forbehold som er tatt, og de betingelser som gjelder for tilsagnet, må fremgå av vedtaket. Hver enkelt søker som mottar tilskudd må bli underrettet om de forutsetninger og forbehold som er tatt Utbetaling av tilskudd Den enkelte fagenhet/saksbehandler skal kontrollere at saksbehandlingen omkring selve tilsagnet er utført. Kopi av tilsagnsbrevet sammen med utfylt standard skjema (skjema for tilskuddsutbetaling) sendes til Fakturamottak for skanning som andre fakturaer. Saksbehandler på Økonomi konterer i henhold til skjemaet og foretar en administrativ attestasjon. Tilsagnsbrevet anvises i fakturasystemet og utbetales på vanlig måte. 23