Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Refererent og ukesmail: Stein Otto Ikke tilstede: Mats (Olav er stedfortreder), Referat Hovedstyremøte Info fra leder Generalforsamlingen To dager til, kommer stadig på ting å gjøre Snakket med ordstyrer Han var stolt og takknemlig for å bli spurt Han fikk kuttet Online sitt genfors med to timer i fjor Tidsplan sier at vi blir ferdig til midnatt Ordstyrer vil føre diskusjoner slik at tidsplanen følges strengt Enkelte poster avhenger av antallet kandidater, men sånn det ser ut nå er vi ferdig til midnatt Har fått navn på alle som skal frem og presentere Burde bli veldig bra Har lagt inn statuttendringer og om fondet i PowerPoint presentasjonen Årsberetninger skrives, både for HS og for komiteene. Tema til debatt på ledervalg Jobber med Hege om dette, fordi noe annet blir unfair da halvparten av HS stiller Legger ut tema i dag på Abakus.no Ordstyrer har fått litt innspill på hvordan han ev. kan få i gang debatten igjen, hvis det skulle stoppe op Jubileum På genfors, under eventuelt, blir det informert om at det blir satt ned et utvalg for dette Alle medlemmer i Abakus kan melde seg! Linjeledermøte Dette blir tatt opp: Kjellersak, faddervaktordningen Runde rundt bordet LaBamba Kjellersjefmøte på mandag som Thea var med på Vært på SiT møte, Hege og Thea var med (Se møte med SiT Bolig) Side 1 av 8

2 Fadderperioden booker lokaler snart Jobber med Seilerforeningen Låvefest Litt styr med penger og sånt, ettersom økonomi for pølser og øl var separat, men ellers gikk det veldig bra Planlegger Krakow tur readme Har vært i Riga Har arbeidsdag på søndag Deadline søndag neste uke Webkom Noen timer i Riga (på Foxy Bar med readme) Jobbet med LEGO Fagkom Godt møte med Bedkom ifm. bookinprosessen Jenny var med på åttetimersmøte som nå er kuttet til fire timer En sjuk tur til Riga med Fagkom Arrkom Låvefest forrige helg Opprinnelig 200 plasser,men vi ble bare ~120. Siste planlegging før Helgesamling nå til helgen BadCom ønsker svær fest i fadderperioden, vi er ikke så keene pga høy billettpris Det blir eksamensgrilling og eksamensfest! Koskom Bakfullsøndag på søndag med Smash Snakket litt med Eivind om kjøleskapet, med tanke på HSP. Wiki ansvarlig har ryddet masse på wiki Bedkom Har hatt åttetimersmøte med Fagkom Sendt ut datolister til bedrifter Tre bedrifter har meldt interesse etter møte. Ser på muligheter for lunsjpres i vår IN dagen som skulle vært om en måned blir ikke noe av. Det jobbes med backup om Alumniarrangement ifm. BedEx. Det meste er klart til overgangspils om en uke Q. Ble det noe av kontakten vår hos Google, som vi fikk via StartIT? Det jobbes med. Økans Kalt inn til WS og sosialkveld med kassererne Søkt Studenttinget om repromidler Litt lite når readme ikke trykker hos NTNU trykk lenger Snakket med Visma, og de går med på å redusere antallet lisenser, selv om det egentlig var satt for i år. Masse penger spart! Ros! backup Hadde møte på mandag Jobber med rekruttering frist på søndag Side 2 av 8

3 Tar møte om opptak etter Xcom turen Planlegges innkjøp av mat til Helgesamling backup får ros for å ha spleisebar på kjøkkenet Nestleder Har ikke gjort så mye spennende HS relatert Jobber mot fredag! PR Har fikset en del plakatbestillinger Morten hadde første møte i går Planlegger daljesalg på genfors Blestet for trioen og daljer! Sjekket RSS for MailChimp, men vi har bestemt oss for å gå vekk for det uansett, så det er ikke aktuelt Ris og ros Ros for Låvefest til Arrkom og LaBamba Ros til Mats for å lære PR wiki Ros til alle som var tidlig ute med å reservere datoer Ros for at åttetimersmøte nå var kortere (det sies det skulle ta fire timer nå, men det var 4,5 timer i praksis, 10,5 timer for Bedkom) Ros for bra dokumentasjon fra Riga Ros for tredjeklasseundersøkelsen fra Bedkom Ros til kjellerutvalget for Facebook gruppen Ros til nye ledere som har ledet sine første møter Ris for alt for mye faceswaps fra Riga Ros til komitémedlemmer som lar nye ledere være ledere Ros til Arrkom + LaBamba for godt samarbeid Ros til Bedkom + Fagkom for godt samarbeid Ris til alle som må gå tidlig fra sosialkveld Ros til alle som var i Riga Ros til Webkom som gav middag til Kristine i bursdagsgave (og at restauranten sang for henne) Ris til TriKom for å ta sofaen til Koskom Kos til Trikom for å være greie når Koskom må lage kaffe hos dem fordi sikringen hos oss har gått Dagsorden Møte med SiT Bolig (Tone, Hege, Thea) Møte angående den pågående kjellersaken om stenging De sa ikke så mye, men gav litt info. De har laget et saksdokument som de sender til styret. Vi har fått det tilsendt. De vinkler det til fordel for beboerne, at kjellerne er en ulempe for SiT. Kjellerutvalget har laget en Fb side osv. for å få noe data vi kan svare med. Side 3 av 8

4 De hadde mye spørsmål til styret i SiT rundt hva man skal gjøre med saken. Snakket om de tomme barnehagene som kjellerne ønsker å bruke, men de kunne de ikke si noe om. De skulle sjekke opp om hvorvidt vi hadde betalt leie på forskudd, og dersom vi har gjort det får vi det refundert. Sjekker om de kan dekke inn utgifter til alarm på Labamba for oss. Kjapp recap av styredokumentet: SiT Bolig legger frem for styret i SiT Styret består også av tre studenter Dokumentet har mye data om hvordan kjellerne har gått utover de som bor der, derfor fant kjellerutvalget ut at de trengte noe data og lagde en Fb page for kjellerne Lik den pagen! Spørreundersøkelse der: Henter inn data om hva folk synes om kjellerne, og hvorfor de er viktige. Har fått 300 svar så langt, mye kan brukes. En fra SiT konsertstyre tok kontakt om kjellerne, og en pang fra LaBamba vil diskutere det. Styret blir også spurt om foreningen kan ta regningen selv. Estimatet ligger på en halv million kroner, men det er ikke sikkert det blir så mye på alle kjellerne Diskusjon Q: Er alarmen på? Ikke akkurat nå, men den er fungerende og vi betaler for den. Kommet en del frem i styredokumentet om hva som er bra med kjellerne også, eks. referanser til Under Dusken osv., men vi må kontre det negative. Hvordan er leieforholdet nå? Betaler ingen leie, men har samme leieforhold. Er en symbolsk sum nå. Dersom man utbedrer økes leia på sikt. Angående klager på antall fester fra beboere: antallet stemmer ikke. Det kan vi også informere om. Vi har ikke mer enn en fest i uken Tenker også å gå ut i Under Dusken med sitater. Styret er informert. Workshop på helgesamling Vi må arrangere workshop Helgesamling. 2 timer. Foregår i grupper, typisk de samme gruppene man har hatt teambuilding. Diskusjon Kan ta tak i et problem vi har. Hvilke problemer har vi nå? Avmeldingsproblemet? Kan temaet være noe som ikke omhandler Abakus? Det skal være om utvikling av Abakus. Avmeldingsproblemet Side 4 av 8

5 Vært veldig aktuelt tidligere. Saken er at folk melder seg av sent, slik at arrangementet får få påmeldte. Vi har blestet mye tidligere om at folk ikke skal melde seg av sent. Det dukker opp hvert år i ulike formater, eks. at noen melder seg av for sent, andre ganger er det at de ikke melder seg på. Interkom jobber mye med det. Trenger ikke ta det i plenum med en gang. Det går uansett i baner. Helgesamling er en fin måte å få folk med på ting. Vi bør diskutere noe vi trenger forankring i hele foreningen for å få til, eks. inkludering. Diskutere og myldre rundt arrangementer vi kan ha, eks. fra Arrkom, Koskom, Bedkom, Fagkom. Mange bedrifter huker av for «Annet», men de vil gjerne ha forslag. Kan også bruke WS for å få innspill til det. Bedriftene vet ikke hva de vil ha. LaBamba: Hva gjør vi? Erstatning for dette tilbudet det neste året. Får ikke kjelleren før om 2 3 år. Viktig også for å få forankring i foreningen mtp penger. Leken vs profesjonalitet var også en idé Kristine hadde på forhånd, men disse tingene er mer konkret. Tema for WS: Idémyldre rundt arrangementer: Hva vi savner vi, hva er bra? Hva er dårlig? Se mtp. alle komiteene: Arrkom, Bedkom, Fagkom, Koskom, LaBamba, kanskje til og med PR og readme? Kan ha ledende spørsmål, som «Hvordan skal man erstatte det som foregikk hos LaBamba?» Den nye trioen/nye HS der og da referatfører. Pengesøknad Teknovennfest (Gaute) Dette er for å ha felles vors før festen. Det skal foregå med indøk data. Søknaden er på 4200 kroner. Ønsker Håndverkeren som lokale fordi det er relativt billig. Skal spørre om LaBamba vil stå i baren. Å leie utested er ikke aktuelt fordi dette skal være et vors. Alkohol er dyrt på utesteder. Diskusjon Q: Skal indøk data ta noe av regninga? Planen var at indøk tok festen, mens vi andre fikser vors. Fest er eks. Vors ble dyrt uten LaBamba, men indøk har fortsatt en større regning. Andre har løst det ved å ha fest hjemme hos folk, men da blir det vanskeligere å møte opp. Plasser? Kommer nok til å klare å fylle opp. 600 plasser på D Håndverker'n. Kun for 1. 2.? Nei, det er for alle trinn, men blester mer for Side 5 av 8

6 Positive. Ikke dyrt. 42 kroner per hode. Unntakstilstand pga. LaBamba Kan skru priser litt i baren evnt. Vi hadde en budsjettpost for dette før, men dette ble fjernet da indøk skulle ta regninga. Men så stengte kjellerne, og da ble det en utgift. Kan selge Cava (indøk er jo til stede, da tjener man penger). Folk kan ta med drikke, så det vil være umulig å anslå hvor mye man vil tjene på det. 11 stemmer for. Ingen avstående. ingen mot. Søknaden er godkjent. Pengesøknad Fotovegg (Henrietta) Ble diskutert forrige uke. Man kom da frem til at man ville kjøpe selv, å gå sammen med Online ville blitt veldig dyrt. Ønsker fotovegg for å kunne få en bredere bakgrunn på immball osv kroner søknad + frakt + 25% mva worst case 3140 kroner (basert på frakt tidligere). Online tok kontakt igjen i går for å få noe ala det Teknologiporten har, 3720 kroner eks mva. Da må man ha helt nytt stoff. Diskusjon Q: Blir det skille med den fra Teknologiporten? Striper på bakgrunnen? Nei. Q: Kan man ikke bare kjøpe ny duk? Nei, må ha større stativ også, uten det risikerer man at det knekker. Problematisk å jobbe sammen med Online for da må man koordinere osv. Gjorde det med blitzene tidligere, og det fungerte, men det var ikke optimalt. Vil vi egentlig måtte koordinere med Online hele tiden? For at readme også skal kunne bruke det uten noe hassle, er det gunstig at vi eier det selv. Vi brukte ikke blitzene vi delte med Online noe særlig. Q: Slipper vi å betale moms siden vi er nonprofit? Nei, det har å gjøre med hva det brukes til. Bra at dere har funnet en ny løsning. Ble enige om å øke størrelsen på duken. Få konkret pris fra Online på det siste alternativet. Generelt positive til å ha noe eget. Skriv en revidert søknad med endelig sum, der alle forslag er inkludert. Statutt 10.3 (Thinius) Forslaget til endringen vises (Fondstatutter). Budsjettert inntekt minus utgift gir et tall. Dersom dette tallet er over 1 mill, må vi sette over alt over en mill. I praksis setter vi over hele resultatet, ish , vanligvis. Side 6 av 8

7 Dette beløpet skal tas opp hvert år, men det er ikke noe poeng å diskutere om beløpet er 1 million når resultatet er kroner. DIskusjon Man diskuterer en del rundt hva det betyr, statutten er vanskelig å skjønne. Vi har lagt ut sakspapirene, så vi må presentere den først som det står der. Kan legge frem ekstraforslag etter det som ligger i sakspapirene. Forslag: Endre til «årlig resultat som overskrider X kroner..». Sånn som man har gjort det hittil: Man har vurdert det ift. Interkom og hvor mye penger man har tilgjengelig. Hvis eks. mange bedrifter har utestående beløp, overfører vi mindre. Interkom og HS må ha buffer for utlegg og pengesøknader. Q: Vil vi ha en begrense hvor mye penger vi vil ha disponibelt? Forslag: Ha 100k til HS og se på hvor mye Interkom trenger på bok, også sette det deretter (med «resultat»). Man har ulike tolkninger av det. Blir igjen diskusjon om betydningen. Det må stå slik at man skjønner statutten, slik at man slipper denne diskusjonen hvert år. Merk at vi ikke tar noen endring på ordlyden, bare at man skal vurdere beløpet (slik det er lagt inn nå). Thinius vil ta opp å endre statutten. Endringen er ikke endring, bare at man skal se på beløpet. Thinius legger frem forslag som folk kan forstå. Eventuelt Ledertreningkurs for andre enn HS (Hege) /diskusjon: Noen har ytret at de kun ønsket å være med i HS for ledertreningen, men denne saken gjelder også mer generelt. Flere har snakket om at de ønsker kursing, feks. i personlig ledelse. Mye i ledertreningen er ikke direkte ledertrening heller, men relevant for hele Abakus. Kan spørre BEKK om de ønsker å holde kurs? Flere bedrifter kan være keen. McKinsey hadde for eksempel et kurs gjennom Bindeleddet om hvordan organisere livet sitt. : God stemning i HS for dette. Fagkom tar det videre. Genserdesign (Henrietta) Vi ser på forslag! Det har blitt tydeligere mellom strekene og bakgrunnen i nodedesignet. Mindre kompakt, ser bedre ut. Kristine digger det. Noder er bra, kontaktskapende. Formål. Lekent. Profesjonelt. Passer bra! Folk never buzzwords. God stemning på møtet her nå. Side 7 av 8

8 Q: Er det planlagt å ha noe foran? Noe enkelt, ikke noe stort. Type logo. Q: Hm, noe rart med fargene på genserne? Ja, men det må vi høre med de som skal trykke de. Q: Kan vi få det på caps? Kopper? Casual skjorte? Folk vil ha det på alt. Alle veiver med hendene. JAZZHANDS! Er HS gira? Ja, veldig. Bra jobba, PR! Status Bookingrunde (Eivind) 51 som meldte interesse før bookingrunden. 29 datoer å dele ut. Har valgt ut bedrifter og satt prioriteringslister, det har gått veldig bra. Hva er status på Bedex problemet? Flere bedrifter er keen nå. Fylt opp. DNV GL: De har laget rapport om fremtidsutsikter frem til 2025, og de sier at om noen har det bra på arbeidsmarkedet så er det data/komtek. Får høre fra mange bedrifter at det er Abakus som er flinkest i kontakt med bedrifter. Antall lunsjpresentasjoner i eksamensperioden (Eivind) Vi har satt datoer frem til nyttårssaften. Fire bedrifter har spurt om lunsjpres direkte. Vi ønsker å ha 1 2 (lunsj )presentasjoner i eksamensperioden. Turen til Bergen med Knowit blir også i eksamensperioden. Bedkom må være obs på å ikke sette av for mye tid til dette dere må også lese. Kaffekopper (Eivind) Ønsker kopper med ny logo + BEKK logo som BEKK sponser sånn som Teknologiporten har med sin sponsor. HS er positive. Spør BEKK. Systembolaget på vei til Helgesamling (Hege) /diskusjon: Hvorfor gjør vi ikke det? Problemet er at folk har bestilt på Storlien alt nå. At vi ikke stopper på Systembolaget er litt tilfeldig. Så det ikke i erfaringsskrivet. Folk må avbestille drikke om vi skal stoppe på Systembolaget nå. Worst case om man ikke får hentet bestillingen blir bare drikken returnert. Vi får avslag hos Thorleifs om vi stopper på Storlien. VI har jo et godt forhold hos Thorleif, de bør være okei på dette. De er generelt positive. : Tar det med de ansvarlige nå etterpå. Hvis vi får byttet kan vi gjøre det. Side 8 av 8