Beredskap i Utdanningsetaten

Transkript

1 Overordnet beredskapsgruppe Beredskap i

2 Temaer Beredskapsorganisering (overordnet og lokalt ) Kommunikasjonshåndtering Støtteapparat - kriseteam Øvelser Internkontroll (HMS) Varslingsanlegg - Intercomanlegg

3

4 - nøkkeltall 179 undervisningssteder Barne- og ungdomskoler videregående skoler voksenopplæring og spesialskoler elever og lærlinger foresatte ansatte elever på sommerskolen

5 Skolegrupper

6 Varslingslinje

7 Beredskapsorganisering, overordnet i UDE Overordnet beredskapsplan for hele Overordnet beredskapsgruppe for UDE (13 + stedfortredere) Beredskapsgruppen setter krisestab dersom det oppstår en alvorlig hendelse som berører flere skoler og når hendelsen er så alvorlig at skolen ikke kan håndtere den lokalt Kriseledelsen kriseleder (assisterende direktør)* stabssjef Operative oppgaver sekretariat informasjonsgruppe personalgruppe analyse og problemløsningsgruppe IKT ansvarlig operativ kontakt på hendelsesstedet * Stedfortreder utnevnes ved planlagt fravær/ferie

8 Kriseleder Overordnet ansvar for krisearbeidet. (Politiets ansvar ved alvorlige hendelser ) Vurderer om Beredskapsgruppen skal innkalles og om planen eller deler av planen skal aktiveres fastsette om krisen skal karakteriseres som: - høy/betydelig - middels - lav/liten Vurdere behov for menneskelige ressurser Lede Beredskapsgruppens arbeid Avgjør hvilken informasjon som skal ut og når Bistår Politiet ved pressebriefing evt. ute på åstedet

9 Stabssjef Sørge for innkalling av overordnet beredskapsgruppe (krisestab) Kontakt med overordnede organer: Byrådsavdelingen, beredskapsetaten m.m. Kontakt mot Politiet Kalle inn ekstrapersonell og vekterselskap ved behov Organisere statusmøter for krisestaben

10 Sekretariat Kontrollere at innkalling av beredskapsgruppa har gått etter planen Sørge for at loggføring blir ivaretatt Sørge for at det skrives rapport etter at krisen er over

11 Informasjonsgruppe Gi råd til kriseleder om hva som skal sies når Bearbeide informasjonen og få den ut i riktig form til media, skolene, ansatte, elever og foresatte. Organisere pressemeldinger, pressesenter og løpende presseinformasjon. Koordinere informasjon i forhold til: - nettsider - sentralbord - pressetelefon/krisetelefon - arkivet

12 Personalgruppe Skaffe oversikt over ansatte og elever som var på stedet når hendelsen fant sted Fremskaffe adresse/kontaktinformasjon til pårørende/foresatte Sørge for oppfølging av ansatte og elever Sørge for at bedriftshelsetjeneste og PPT kriseteam kobles på og gjøres operative

13 Personalgruppe Bistå Politiet med identifisering av døde og skadde, eventuelt å være med de pårørende til det rammede tjenestestedet Sørge for etablering av støttetjeneste for pårørende og eventuelt omsorgsgruppe. (Politiets ansvar ved alvorlige hendelser ) Bemanne UDE`s "krisetelefon" Sørge for debrifing av etatens innsatspersonell / andre ansatte

14 Analyse- og problemløsningsgruppe Sørge for omrokkering av elever Vurdere behov for kortsiktige og langsiktige tiltak/løsninger og konsekvenser for etaten Vurdere behov for fremtidig kontakt med politiet, brannvesen, eller andre som er involvert i krisearbeidet Bearbeide informasjon fra Undervisningsbygg Oslo KF

15 Analyse- og problemløsningsgruppe Ivareta de bygningsmessige utfordringene i samarbeid med Undervisningsbygg Oslo KF Sørge for videre sikkerhet på tjenestestedet de første akutte timene, hvis krisen er av bygningsmessig eller materiellmessig art Frigjøre lokaler til bruk for innkvartering ved en større hendelse, som medfører evakuering i kommunen

16 IKT Sørge for at krisestabens møtested(er) har nødvendig IKTutstyr, inklusive reservetelefoner Sørge for at varslingssystemene fungerer; e-post, SMS, Opprette krisetelefonløsning (teknisk) Bistå ved etablering av krisehjemmeside

17 Operativ kontakt / "berørt" områdedirektør Foreta en bedømming av hvilke umiddelbare tiltak som må iverksettes på skadestedet og varsle politi og redningstjeneste dersom dette ikke er gjort Informere kriseleder om tilstanden på skadestedet regelmessig og drøfte relevante tiltak, særlig slike som trenger beslutning på høyt nivå Sørge for at informasjon fra kriseleder/beredskapsgruppen fortløpende sendes skolens ledelse Holde kontakt med nødetatenes skadestedsledere og stå til tjeneste som kontaktperson mot beredskapsgruppa

18 Operativ kontakt / "berørt" områdedirektør Bistå ved evakuering av etatens personell og skadereduserende tiltak Formidle medier på skadestedet til informasjonsansvarlig Bistå ved etablering av emosjonell støtte på skadestedet til rammede og etatens innsatspersonell

19 Varslingssystemer på overordnet nivå Etablerte varslingssystemer til: Overordnet beredskapsgruppe benytter krisehåndteringsverktøyet CIM (SMS, e-post, talemelding) Rektorer/assisterende rektorer, toppledergruppen i UDE seksjonssjefer i UDE og nøkkelpersoner varsles på SMS (eller e-post) Reservekommunikasjon mot Byrådsavdelingen og Beredskapsetaten / Nødetatene - TETRA samband

20 Sikkerhetsutfordringer ved ulik utforming av skolebygg

21 "Beredskapsorganisering" lokalt på skole Hver skole har egen lokal beredskapsplan Hver skole har egen lokal beredskapsgruppe rektor ass. rektor undervisningsinspektør sosiallærer vaktmester hovedverneombud Hver skole har egen kontaktperson hos Politiet (bydel) Nettverk mot lokal helsestasjon, m.m.

22 Plan for akuttberedskap - skole telefon "nødetatene" varslingsliste lokal beredskapsgruppe (telefon og adresse) rollebeskrivelse og ansvarsrekkefølge til medlemmene varslingsliste UDE beredskapsleder, stedfortreder, kommunikasjonsdirektør, områdedirektør evakueringsplaner for brann, bombetrussel og angrep / skyteepisode

23 Plan for akuttberedskap - skole konkrete evakueringsplaner for de ulike bygninger, etasjer og rom, der elever og ansatte oppholder seg i hvert enkelt tilfelle foretas en vurdering av hvilke evakueringsmuligheter som er hensiktsmessige (vurderes om elever/ansatte skal evakueres ut av bygningen eller bli i klasserom med låste dører) vurdere hvilke oppstillingsplasser utenfor bygningen som er egnet/sikkert

24 Plan for akuttberedskap - skole orienteringskart/skisse over rømningsveier skal være oppslått i alle etasjer der elever/ansatte oppholder seg. (også i rom som benyttes til overnatting ved egne arrangementer eller ved utleie) nøkkelbokser oppdaterte navnelister over alle elever/ansatte med telefonnummer til foresatte/ nærmeste pårørende skal samles i egen perm mediehåndteringsplan loggskjema

25 Varslingssystemer på skolene rutine innenfor de varslingsmuligheter som skolen har tilgjengelig i dag: - intercomanlegg - telefon - SMS-løsning - andre alarmer - brannklokke - "bud" rutinene skal være differensierte i forhold til hvilken hendelse som varsles og skal til enhver tid være kjent/forstått av alle ansatte

26 Kommunikasjonshåndtering i en krisesituasjon

27 Ulike kategorier kriser Krisehendelse på skolen eller utenfor skolen som direkte eller indirekte påvirker skolen: Ulykker Kriminell handling Omdømmekrise 32

28 Ansvar og roller i kommunikasjonsarbeidet Hva er skolens rolle? Hva er etatens(skoleeiers) rolle? Hovedprinsipp: Rektor har det overordnede ansvaret Etaten gir råd og kan tre inn ved behov 33

29 Informasjon (Hvem utaler seg) Mediehåndteringsplan (Hvem utaler seg til mediene) Politiets ansvar der Politiet "eier" hendelsen UDE sentralt beredskapsleder kommunikasjonsdirektør skolene, rektor - assisterende rektor Pårørende (Hvem uttaler seg til pårørende) Politiets ansvar der Politiet "eier" hendelsen

30 Viktige kommunikasjonsprinsipper Riktighet Hurtighet Tilgjengelighet men alltid skjerme elever og ansatte først 36

31 Internt og eksternt støtteapparat Pedagogisk psykologisk team (kriseteam) Bedriftshelsetjeneste

32 Kriseteamet i PPT 12 rådgivere, fordelt på 6 seksjoner, som også er PPTkontakter ut mot skolene Innehar særskilt krisekompetanse Ved behov arbeider kriseteamet på tvers av seksjonene, avhengig av medlemmenes tilgjengelighet og krisens omfang

33 Kriseteamet i PPT Bistår skolens ledelse i å håndtere krisen Er skolens drøftingspartnere Gir råd og informasjon om vanlige reaksjoner ved kriser Gir informasjon om oppfølging og tiltak på kort og lang sikt til skolen (bistår i fellestid med lærerne, utarbeide mal til klassesamtalen, bistår i klassesamtalen og snakke med elevgrupper)

34 Kriseteamet i PPT Bistår skolen i å utarbeide informasjonsskriv/råd til hjemmet/hjemmesider Veileder samarbeidet med elever, foresatte, presse og andre mulige involverte Gi råd vedrørende deltakelse i seremonier og ritualer Bistår i evaluering av krisehåndtering og vurdering av behov for å revidere skolens beredskapsplan Gir råd om hvordan skolen kan normalisere situasjonen/hverdagen etter krisehendelsen

35 Bedriftshelsetjenesten Gir bistand til alle ansatte krisepsykologer - akutt debrifing - defusing (kollegaveiledning) - oppfølging / videreføring til ordinært hjelpeapparat

36 Øvelser sentralt i UDE Godt samarbeid med Beredskapsetaten og Oslo Politidistrikt Lahaugmoen "skyting pågår" (deltakelse) 2010 Politihøyskolen skyting pågår (observatører) 2011 Løren skole skyting pågår (observatører) 2012 Utdanningsadminstrasjonen lokaler brenner - serverparken satt ut av funksjon" (2013) HarbourX, evakuering av tre skoler på Nordstrand - (2015)

37 Øvelser på skolene Årlige øvelser på bakgrunn av kartlagte risikier (brann m.m.) Alle ansatte/skoler - diskusjonsøvelse/tabletop. Case om angrep/terror utarbeidet av UDE (2009) Alle ansatte/skoler - diskusjonsøvelse/tabletop. Case om angrep/terror utarbeidet av UDE (2013) Alle ansatte/skoler - diskusjonsøvelse/tabletop. Case om angrep/terror utarbeidet av UDE (2015/16)

38 Informasjonsmøter og fagseminarer i regi av Oslo Politidistrikt Fagdag for alle rektorer i 2011 Fagdag for alle rektorer i 2013 Informasjonsmøte i 2014 for rektorene på videregående skoler tilhørende Manglerud politistasjon Informasjonsmøte i 2015 for rektorene i to skolegrupper Fagdag for alle rektorer mars 2016

39 HMS-tilsyn, elektronisk (årlig) har skolen gjennomført beredskapsøvelser innenfor kartlagte risikoområder, herunder: brann, bombetrussel, angrep/skyteepisoder? har skolen skriftlige evakueringsplaner ved brann, bombetrussel, angrep/skyteepisoder? har skolen rømningskart (orienteringskart) oppslått i alle bygninger hvor personer oppholder seg?

40 Intercom Økt fokus på beredskap Varsle elever og lærere ved kritiske hendelser på skolen Lærere og elever skal kunne tilkalle hjelp Mobiltelefoni, SMS, brannvarsling og tråløst utstyr tilbyr ikke nødvendig sikkerhet og fleksibilitet

41 Intercom Rammeavtaler med intercom-leverandører ble inngått 2013 Kabling og nettverksarbeid utføres på eksisterende rammeavtaler Innen 2017 skal alle skoler i Oslo ha slike anlegg

42 Hva er intercom? Toveis, høyttalende taleforbindelse mellom to eller flere rom

43 Eksempel på intercom-terminaler Benyttes i klasserom, grupperom garderober og gymsal. Benyttes på kontorer og arbeidsrom for lærere.

44 Skolegård Prinsipp-skisse Rektor Gymsal Garderober Administrasjon Bibliotek Korridor sentralenhet Klasserom 1 Klasserom 2 Klasserom 3 Sløydsal Teknisk rom Enkelt intercom-apparat for å tilkalle hjelp eller ta imot meldinger/beskjeder fra administrasjon. Avansert intercom-apparat med tastatur for å ringe andre klasserom eller kontorer. Høyttaler med forsterket tale. Varsellys

45 Overordnet beredskapsgruppe Takk for oppmerksomheten