Fedje kommune. Møtebok for Kommunestyret

Transkript

1 Fedje kommune Møtebok for Kommunestyret Møtedato: Møtestad: Sosiale rommet i Fedje fleirbrukshall Møtetid: 18:15-19:30 Møteutskrift frå Kontollutvalet vart delt ut i møtet. Møtedeltakarar Hilde Koppen Kristin Handeland Tone Ratcliffe Per Opsahl Ottar Tangen Otto-Andre Nordby Paul Gunnar Gullaksen Stian Herøy Terje Storemark Jorunn B.Husa Oddvar Nilsen Husa Roy-Asle Tungland Parti Ap Ap Ap Dem Frp H H H H Krf Krf Krf Møtedeltakarar vara Terje Blomvågnes Bjørn Solbakk Parti Ap Frp Forfall meldt frå følgjande medlemmar: Hans Erik Waage Odrun Borge Inge Waage Parti Ap Ap Frp

2 Følgjande møtte frå administrasjonen: Dagrun Gunnarson, Grete Herøy, Vidar Bråthen, Øyvind Tolleshaug

3 Sakliste Saknr Tittel 047/14 Godkjenning av møteinnkalling og sakliste 048/14 Godkjenning av møtebok 049/14 Referatsaker 050/14 Forvaltningsrapport - vedtaksoppfølging - bestilling. 051/14 Region Nordhordland Helsehus 052/14 Smittevernplan for Fedje kommune 053/14 Eventuelt 054/14 Eventuelt: Lokalitet ved Hjeltevarden

4 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Dagrun Gunnarson 14/701 Saksnr Utvalg Type Dato 047/14 Kommunestyret PS Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Møteinnkalling og sakliste vert godkjent. Kommunestyret - 047/14 K - behandling: K - vedtak: Møteinnkalling og sakliste vert godkjent. Samrøystes vedteke.

5 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Dagrun Gunnarson 14/701 Saksnr Utvalg Type Dato 048/14 Kommunestyret PS Godkjenning av møtebok Vedlegg: Protokoll - Kommunestyret Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Møtebok frå sist møte vert godkjent. Kommunestyret - 048/14 K - behandling: K - vedtak: Møtebok frå sist møte vert godkjent. Merknad frå Bjørn Solbakk/Frp og svar frå ordførar føl møteboka. Samrøystes vedteke.

6 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Dagrun Gunnarson 14/701 Saksnr Utvalg Type Dato 049/14 Kommunestyret PS Referatsaker Vedlegg: Ny utsleppsleidning på Slaren - Byggerekneskap Revisormelding Ny utsleppsleidning på Slaren Revisjon av Tjenesteavtale 3-5 for rusmedisin og psykisk helsevern barn unge og v... Underliggende saker: Saksnummer Tittel 049/14.1 Ny utsleppsleidning på Slaren - Byggerekneskap Saksnummer Tittel 049/14.2 Revisjon av Tjenesteavtale 3-5 for rusmedisin og psykisk helsevern barn unge og v... Saksnummer Tittel 049/14.3 Revisormelding Ny utsleppsleidning på Slaren Saksutgreiing: Forslag til vedtak:

7 Referatsaker vert tekne til orientering. Kommunestyret - 049/14 K - behandling: K - vedtak: Referatsaker vert tekne til orientering. Samrøystes vedteke.

8 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Vidar Bråthen FE - 217, HistSak - 14/218 14/658 Saksnr Utvalg Type Dato 087/14 Formannskapet PS /14 Kommunestyret PS Forvaltningsrapport - vedtaksoppfølging - bestilling. Vedlegg: Kontrollutvalet - forvaltningsrevisjonsrapport - uttale Vedtaksoppfølging i Fedje kommune Saksutgreiing: Bakgrunn Generelt: Rådmannen har ansvar for å førea kontroll med den kommuale verksemda. Dette er forankra i kommunelova 23 nr 2. Betryggjande kontroll. Ideheftet frå KS om oppfølging av internkontrollarbeidet angir gode råd for å få dette arbeidet inn på eit godt spor. Systemet må vedlikehaldast og følgjast opp lokalt for å imøtekoma statens krav til kvalitet og effektivitet og for å styrka omdømme og legitimitet. Vurdering. Rapporten frå revisjonen går systematisk til verks og i vårt arbeid har vi forsøkt å bryta dette ned på eit praksisk og fornuftig nivå tilpassa for tilhøve. Mykje av dette arbeidet kan gjennomførast / setjast i verk umiddelbart, mens andre tema meir utfordrande / tidkrevjande å få på plass. I vår gjennomomgang nyttar vi same metodikk og punktvise oppsummering som det KU og revisjonen her legg opp til.

9 1 Skriftlege rutinar for føring av møtebøker. Krev særskilt vedtak i K. Heimel: Kommunelova 30 nr. 3. Absolutt krav. Kort om gjeldande praksis. Møtebok vert ført i Websak med eigen møtemondul og etter den felles mal / standard som er avtalt lokalt og regionalt. Minimumskrav: Møtebøkene inneheld opplysningar om tid og stad for møtet, kven som møtte, fråvær, saksliste, ugildskap, kva saker som vert handsama, avgjerd, votering, røystesresultat og endringsframlegg. Endringsframlegg. Det skal gå fram av møteboka kven og kva parti som fremjar endringsframlegget. Innkalling v/ordførar. Alt vert gjort i ordførar sitt namn. Tilleggssaker og endringar i ettertid skal avtalast med rådmann og ordførar. Kunngjering innkalling. Oppslag lokalt ( kommunehuset, posten og butikken ) + kommunen sine heimesider. Oppslag v/ ordførar. Kunngjering i god tid før møtet vert halde. Innkalling: Sakspapir og innkalling vert lagt ut elektronisk på kommunen sine heimesider. Nettbrett er teken i bruk av dei aller fleste. Dei som ønskjer det, får papirversjon. Innsyn / møtebøker. Møtebøker vert lagt ut elelektronisk på kommunen sine heimesider både for møtedeltakarar og publikum. Møtebok vert lagt ut få dagar etter at møtet er gjennomført. Dersom det oppstår praktiske problem, vil det gå ut info om dette. Møtedeltakarane får påminning om møte og innsyn i eigen mail. Dette gjeld dei som har tatt i bruk nettbrett. Andre får som før tilsendt sakspapir og møtebøker i papirversjon. Utsendig av sakspapir / innkalling / oppslag. Hovudregel: Seinast 7 dagar før møtet vert halden. Sekretariat. Møtesekretær fører møtebøker i møtet etter den standard som er avtalt. Dersom det oppstår tvil / uvisse om kva som er vedteke, vert dette dette forsøkt retta opp i møtet. Møteboka vert handsama som eiga sak i neste møte. Dersom det er innvendingar til møteboka, skal dette takast inn som merknad og / eller voteringstema i neste møtebok. Personal og organisasjonsrådgjevar og plan og utbyggingssjef er sekretærar og fører møtebøker for F og K. Det vert arbeidd med at fleire i administrasjonen skal kunne ta på seg dette arbeidet. Sårbarhetstiltak. 2 Saksførebuing og formulering av vedtak. Føringar:

10 All sakshandsaming vert lagt opp etter prinsippet om fullført sakshandsaming. Alt av relevante saksopplysningar skal med i saksutgreiinga før saka vert lagt fram politisk. Det er rådmannen sitt ansvar å kvalitetssikre denne delen av arbeidet. I drøftingsdelen er det viktig å få fram alt. løysingar med konsekvensar. Saksprosedyre. Saka vert lagt fram etter den form / standard som Websak fokus legg opp til. Inndeling: Bakgrunn for saka, drøfting/vurderingar, budsjett, økonomi, folkehelse ev andre aktuelle tema + konklusjon / anbefaling. Innkomne saker skal som hovudregel handsamast i første ordinære møte. Dersom det ikkje er mogleg, skal det sendast ut eit førebels svar med informasjon om når endeleg vedtak kan ventast. Fordeling av ansvar og oppgåver: Fordeling av oppgåver og ansvar er knytt til den interne organisasjonsstrukturen slik kommunen sitt organisjonskart er bygt opp + kommunen sitt delegeringsreglement m/ subdeleasjon. Denne arbeidsdelinga er godt forankra i administrasjonen og den politiske leiinga i kommunen. Innsyn: For at innsynet skal kunne fungera maksimalt, er det viktig at sakene får ein god og relevant sakstittel + relevante søkjarord. Dette kjem vi nærmare tilbake til når nytt kvalitetssystem er teke i bruk lokalt og regionalt. Arbeid på gang. Vedtaksframlegg: Det er viktig at vedtaksforslag er presist formulert, med tidsplan, oppfølgingsansvar, økonomiske rammer og finansiering. 3 Formål og rutinar for bruk av verksemdsmeldinga. Intern og ekstern rapportering. Form og oppbygging. Verksemdsmeldinga er inndelt i 4 bolkar: Prosjekt/tiltak, kooridineringsansvar, status og tidsplan. I meldinga viser vi til vedtak/vedtaksgrunnlag, der dette ligg føre. Meldinga vert er bygd opp tematisk på ansvarsnivå. Fellesdokumentet ligg lagra på vårt fellesområde F i vårt sakshandsamingssystem og alle ansvarlege kviterer ut med namn og dato. Dokumentasjon: Verksemdsmeldinga vil liggja som vedlegg til saka i formannskapet og kommunestyret. Alle vil ha fullt innsyn i alt av underlagsmateriale her gjennom kommunen sine heimesider. Ansvar for oppfølging: Teksten vert utheva når arbeidet er gjennomført. Alt av endringar tilføyingar og status og vedtaksoppfølging, vert utført av den som er avsvarleg for tiltaket. Ansvarsdelinga er

11 nærmare regulert i kommunen sitt delegeringsreglement. Viser særleg til temaet subdelegasjon. Her får lesaren innsyn i kven som har ansvar for dei ulike saksområda. Dersom det oppstår større endringar undervegs og arbeidet vert forsinka / utsett, vil tekst og oppfølgingsarbeidet bli tatt opp med rådmann. Dette er saker av prisippiell og krevjande karakter. Meldiga som vert lagt fram parallelt med kvartalsrapporteringa. Meldinga gjev eit temamessig oversyn over hovudutfordringar den samla administrasjonen i kommunen arbeider med igjennom året. Arbeidet her er realatert til framdrift og oppfølging av politiske vedtak + sentrale oppgåver i eigen regi. Verksemdsmeldinga rapporterer om pågåande og avslutta saker. Rapporten vert ajourført av saksansvarleg etter ein oppsett mal i ein kortfatta og poengtert form. Medlinga ligg lagra på felles server Målgruppe. Administrativt og politisk nivå. Verksemdsplanen er meit å vera eit viktig informasjonsverktøy. Oppfølging råd. Det er ønskjeleg at dette arbeidet vert stramma til og at produktet får ei ei tydeleg form som er vel kjent i heile administrasjonen og politiske parti. Redusera faren for feil og manglar i rapporteringa. Det er viktig at alle politiske vedtak som krev oppfølging, skal omtalast med status og framdriftsplan. Kvar einingsleiar har ansvar for å oppdatera verksemdsmeldinga fortløpande og seinast innafor dei datoar som er avtalt i årshjulet 1. mai, 15. august og 15. oktober. F og K får framlagt verksemdsmeldinga i same møte som kvartalsrapportane vert lagt fram. Andre informasjonsvegar. Ref. saker. Ofte munnlege oppdateringar av sentrale oppgåver gitt av ordførar og rådmann. Supplement. Desse vert referert i ein kortfatta form i møtebøkene. Når det vert rapportert om ei sak til K, er sakshandsamar i saka med som fagperson. Eventuelt. Fast og avtalt møtepunkt i alle politiske møte. Tema / Saker som vert tekne opp under eventuelt vert refert i møtebøkene i ein kortfatta form gjerne med svar ble gitt. Ubesvarte saker kjem administrasjonen tilbake til i neste ordinære møte. Godkjenning av byggjerekneskap. Så fort byggjerekneskap ligg føre, vert dette arbeidet førelagt K som eigne saker m/ revisjonen og KU sine merknader. Kvartalsrapportering. Oversiktar over forbruk og inntekter vert lagt fram for F og K i tråd med det som er avtalt i årshjulet. Ev avvik vert kommentert særskilt med forslag til inndekning. Årsmelding.

12 Årsmelding frå rådmann vert lagt ut i slutten av mars. Evalueringsmøte. Viktig tiltak for å byggja opp god tillit og gode relasjonar mellom politisk og administrativt nivå. Nytting supplement. 4 Rutinar for rapportering om politiske vedtak som ikkje vert tatt med i verksemdsmeldinga. Felles mål. Målet er at verksemdsmeldinga omhandlar alle politiske vedtak som krev administrativ oppfølging og gode informasjonsrutinar. Rådmannen koordinerar dette arbeidet slik at dette produktet får ei god og innsiktsfull form. Oppfølging. Det er viktig at dette arbeidet vert eit sentralt punkt i leiarmøte og andre samarbeidsareaer i kommunen. Verksemdsmeldinga vil ikkje kunne fanga opp alt til ei kvar tid og noen feilsteg vil kunne oppstå. Viktige hendingar oppstår utanfor kommuneleiinga sin kontroll og svar må gjevast. Rådmann og ordførar koordinerer dette arbeidet og leggjar ein felles informasjonsstrategi slik at viktig informasjon kan gå ut til rette vedkomande utan unødvendig opphald. Rutinar. Verksemdsmeldinga er ikkje statisk. Tilføyingar vert gjort i ettertid når det er aktuelt. I større saker er det viktig at F og K får munnlege oppdateringar igjennom kommuneleiinga så snart som dette let seg praktisk gjennomføra. Dersom det oppstår uføresette hendingar som gjer at vedtak ikkje kan gjennomførast som planlagt, er det viktig at dette vert formidla ut så snart som mogleg. Dette må formidlast ordførar og rådmann som koordinerar det vidare informasjonsarbeidet. 5 Websak som heilskapleg system for rapportering. Rapporten viser at kommunen i liten grad gjer seg nytte av dei datasystem som kommunen har tatt i bruk lokalt. Råd. Det er viktig at kommunen har fokus på bruk og opplæring av det «mulighetsrommet» som websak opnar for. Få avdekka kva rapportar vi kan ha nytte av lokalt. 6 KF kvalitetssystem. Regionen har gjort vedtak om å ta i bruk eit felles kvalitetssystem i Mål. Få lagt inn alle våre administrative sakshandsamingsrutinar i vårt KF kvalitetssystem.

13 Forventa effekt. Færre feilkjelder, samla kunnskapsbase og felles kjørereglar Oppfølging. Dette kjem vi nærmare tilbake til når kvalitetssystemet er tatt i bruk. Konklusjon Kommunen sluttar seg til rådmannens innstilling i saka oppsummert i 6 hovudpunkt. Forslag til vedtak: Skriv inn forslag her Formannskapet - 087/14 F - behandling: F - vedtak: Kommunen sluttar seg til rådmannens innstilling i saka oppsummert i 6 hovudpunkt. Samrøystes. Kommunestyret - 050/14 K - behandling: K - vedtak: Kommunen sluttar seg til rådmannens innstilling i saka oppsummert i 6 hovudpunkt. Samrøystes vedteke.

14 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Grete Herøy FE - 026, FA - H16 14/378 Saksnr Utvalg Type Dato 092/14 Formannskapet PS /14 Kommunestyret PS Region Nordhordland Helsehus Selskapsavtale Vedlegg: Selskapsavtale Helsehus - til kommunane - revidert Selskapsavtale Region Nordhordland Helsehus IKS - politisk handsaming i kommunane Saksframlegg_Selskapsavtale Saksframlegg Selskapsavtale for region Nordhordland Helsehus IKS Selskapsavtale Region Nordhordland Helsehus IKS Saksframlegg_Selskapsavtale RNH Sak til politisk handsaming i kommunane Saksutgreiing: Bakgrunn Saka om Helsehus Nordhordland er kjent frå tidlegare og utfyllande saksugreiing ligg ved tilsendt frå Regionrådet I korthet handlar det nå om å gje fullmakt til ordførarar til å vera kommunen sin oppnemnde representant på stiftingsmøte for selskapet Region Nordhordland Helsehus IKS. Vurdering Folkehelse Miljø Økonomi Konklusjon

15 Forslag til vedtak: 1. Fedje kommune sluttar seg til etablering av Region Nordhordland helsehus IKS og selskapsavtalen slik den er framlagt i saka 2. Fedje kommune gir ordførar fullmakt til å vera kommunen sin representant på stiftingsmøtet i selskapet Formannskapet - 092/14 F - behandling: F - vedtak: 1. Fedje kommune sluttar seg til etablering av Region Nordhordland helsehus IKS og selskapsavtalen slik den er framlagt i saka 2. Fedje kommune gir ordførar fullmakt til å vera kommunen sin representant på stiftingsmøtet i selskapet. Samrøystes. Kommunestyret - 051/14 K - behandling: K - vedtak: 1. Fedje kommune sluttar seg til etablering av Region Nordhordland helsehus IKS og selskapsavtalen slik den er framlagt i saka 2. Fedje kommune gir ordførar fullmakt til å vera kommunen sin representant på stiftingsmøtet i selskapet Samrøystes vedteke

16 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Grete Herøy FE - 144, FA - G10 14/655 Saksnr Utvalg Type Dato 052/14 Kommunestyret PS /14 Formannskapet PS Smittevernplan for Fedje kommune Vedlegg: ORIENTERING I FORBINDELSE MED EBOLA - KOMMUNENES SMITTEVERNBEREDSKAP M M Smittevernplan september 2014 i Fedje- 3 Saksutgreiing: Saksopplysningar: Alle endringar som er gjort i planen kjem fram med farga skrift, slik at det skal vere lett å finne. Bakgrunn Helsedirektoratet skriv i sitt brev 14/ : På bakgrunn av den internasjonale situasjonen anmodes kommunene om å gjennomgå sine smittevernplaner. Kommunelegen skal etter smittevernloven utarbeide forslag til plan for helse- og omsorgstjenestens arbeid med vern mot smittsomme sykdommer, herunder beredskapsplaner og -tiltak, og organisere og lede dette arbeidet. Vurdering Det er å håpe at ein ebola situasjon ikkje når våre kantar eller vårt land på noko tidspunkt. Det er all grunn åfølgje nøye med på utviklingsbilete og å gjere dei nødvendige førebyggjande tiltak som er mogeleg. Dette ansvaret ligg til kommuneoverlegen og anna helsepersonell forøvrig. Folkehelse Dette er eit viktig førebyggjande tiltak. Planen tek omsyn til dei situasjonar som kan oppstå, og i denne revisjonen er det i særleg grad den alvorleg og livstruande epedemien ebola som er hovudpunkt. Miljø Økonomi : I den grad det vært naudsynt å setje i verk tiltak, vil det vere økonomiske konsekvensar Konklusjon Kommuneoverlegen har utarbeida revidert smittevernplan for Fedje kommune og endringar i samsvar med retningsliner frå Helsedirektorar er innarbeida, i tillegg til andre mindre justeringar. Smittevernplanen vert gjort kjent for alt helsepersonell og ligg tilgjengeleg på kommunen si

17 heimeside under planar. Forslag til vedtak: Smittevernplan for Fedje kommune vert godkjent slik den ligg føre Formannskapet - 090/14 F - behandling: F - vedtak: Smittevernplan for Fedje kommune vert godkjent slik den ligg føre. Samrøystes. Kommunestyret - 052/14 K - behandling: Hilde Koppen/AP ber om tilbakemelding på barnehagen sin plass i smittevernsplanen. K - vedtak: Smittevernplan for Fedje kommune vert godkjent slik den ligg føre. Samrøystes vedteke.

18 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Saksnr Utvalg Type Dato 053/14 Kommunestyret PS Eventuelt Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Kommunestyret - 053/14 K - behandling: Paul Gullaksen/H: Etterspurte nedskjæringer i pleie- og omsorg og utsette bygging av omsorgsbustadar pga. minkande pasientgrunnlag. Ordførar svarte at problemstillinga kjem opp i budsjettbehandlinga for Rådmannen sitt forslag til budsjett vert sendt ut i morgon, Stian Herøy/H: Etterspurte innsats i forhold til nedlegging av tannklinikk på Fedje. Ordførar svarte at saka no er på høyring hjå kommunen med svarfrist Saka kjem til Kommunestyret Fylkestannlegen er invitert til Regionrådet I tillegg vert alle kommunestyrerepresentantane oppmoda om å vere i dialog med sine partifeller i Fylkesutval og Fylkesting, sidan det er dei som skal avgjere saka. Per Opsahl/Dem: Spurte kvifor det ikkje lenger er norskopplæring for framandspråklege på Fedje. Rådmannen svarte at det er inngått avtale med Austrheim kommune ut året pga. avgrensa økonomi og større fellesskap for studentane. Opsahl spurte og om handteringa av interpellasjonen hans i sist kommunestyremøte. Dei vart samde om at neste interpellasjon skal sendast ut saman med innkallinga eller verte delt ut i møtet. Ordfører informerte om: - ballbingen på skulen vert truleg ferdig neste veke (45), noko forseinka pga. flommen - Kommunaldepartementet har løyva ,- til utgreiing av kommunestruktur for samarbeidet av øykommunar, som vart søkt om i forrige kommunestyremøte. Det er rådmannen i Træna som er

19 koordinator. - Fedje kommune fekk ,- meir i skjønnsmidlar frå Fylkesmannen for 2014 enn budsjettert. K - vedtak: Ingen votering.

20 Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Saksnr Utvalg Type Dato 054/14 Kommunestyret PS Eventuelt: Lokalitet ved Hjeltevarden Saksutgreiing: Næringsavdelinga til Hordaland Fylkeskommune skal avgjere kven som får nytte lokaliteten ved Hjeltevarden for oppdrett. Stian Herøy, Høgre, fremma forslag om at Fedje kommune sender innspel til næringsavdelinga om kva for søkjar Fedje kommune ønskjer skal få lokaliteten. Høgre gjorde framlegg om følgjande tekst: Fedje kommune har et stort behov for stabile og langsiktige arbeidsplasser. Kommunen ser det derfor som en fordel å ha store nasjonale aktørar i næringslivet vårt. Vi ønsker at Marine Harvest får etablere seg på Fedje og bidra til vidare utvikling av det lokale næringslivet. Forslag til vedtak: Stian Herøy/H: Fedje kommune sender framlegg til brev til Hordaland fylkeskommune i saka om lokalitet ved Hjeltevarden. Kommunestyret - 054/14 K - behandling: K - vedtak: Fedje kommune sender brev til Hordaland fylkeskommune i saka om lokalitet ved Hjeltevarden. Vedteke med 13 mot 1 røyst. Oddvar Nilsen Husa/KrF røysta i mot framlegget.

21

22 Vedkomande påstand om mangelfullt referat fra kommunestyret Bjørn Solbakk/Frp har levert inn ei oppsummering av sitt innlegg i debatten i sak 040/14 i kommunestyremøtet Ordførar svarte slik i møtet: Det er ikkje praksis for å referere innlegg i dei enkelte sakene i kommunestyret, berre framlegg til vedtak eller innleverte protokollmerknadar. Innlegget er difor ikkje referert i møteboka frå Ordførar ga klarsignal til at oppsummeringa frå Solbakk føl denne møteboka.