KLUBBHÅNDBOKEN LIONS CLUBS INTERNATIONAL. Multippeldistrikt 104

Transkript

1 KLUBBHÅNDBOKEN LIONS CLUBS INTERNATIONAL Multippeldistrikt utgave 2006

2 2

3 FORORD Med dette foreligger 9.utgave av KLUBBHÅNDBOKEN. Et stort og omfattende arbeid er avsluttet. En slik bok vil naturligvis ikke gi svar på alle spørsmål. Vi har derfor flere ganger valgt å henvise til Lovsamlingen og vår hjemmeside på Hjemmesiden vil etter hvert overta som det stedet hvor leseren kan finne den mest oppdaterte informasjon. Særlig gjelder dette områder som via vedtak på Riksmøter og Convention kan forandres. Her vil man også finne den mest oppdaterte versjonen av klubbhåndboken. Vi håper klubbene aktivt bruker håndboken som et oppslagsverk dersom man ønsker praktiske opplysninger. Vi anbefaler også at nye medlemmer får et eksemplar av boken som nå etter hvert kan hentes ut via vår hjemmeside. Skulle noen savne opplysninger som burde inn i boken, er vi meget takknemlige for å få innspill om dette. Dersom mulig ber vi om at det sendes mail til post@lions.no. Oslo, januar Egil Moe-Helgesen Generalsekretær INNHOLD Side Forord Innhold KAP. I Generell informasjon Hva er Lions? Bakgrunn Lionsklubben Organisasjonen Medlemskap Side KAP. II Organisasjon På distriktsplan På multippeldistriktsplan På internasjonalt plan KAP. III Klubbstyret Klubbens styre Styremøter Post til klubben Side 3 Side

4 Styremedlemmene Litt mer om styreoppgaver Håndbøker for tillitsvalgte Internasjonale forpliktelser KAP. IV Klubbmiljø, og aktiviteter. Klubbmøter Klubbens virksomhet Håndbok for medlemskomiteen Fremmøte Kompensasjon for fravær Muntrasjonsråd (Tail Twister) De seks trinn i klubbvirksomheten Medlemspleie Medlemsrekruttering KAP. V Medlemskap Kriterier for medlemskap Behandling av forslag til medlemskap Velkomstpakke for nye medlemmer Overførsel til annen klubb Opptaksseremoni Medlemskategorier KAP. VI Klubbens komiteer Generelt Aktivitetskomiteen Sosialkomiteen Medlemskomiteen Programkomiteen Narkotikaforebyggende arbeid Presse og informasjon Valgkomite Festkomite Lovkomite Internasjonalt arbeid Ungdomsutveksling IT-komite KAP. VII Skjemaer i arbeidet Månedsrapport, elektronisk Månedsrapport, papirversjon Årlig aktivitetsrapport, elektronisk Årlig aktivitetsrapport, papirversjon 100% klubbpresident-utmerkelse Rulleblad Fremmøteskjema KAP. VIII Aktivitet/fag-områder Mål for aktivitetene Forutsetninger Policydokument Internasjonalt bistandsarbeid Presse og informasjon Narkotikaforebyggende arbeid Ungdomsutveksling Leoarbeid Organisering av aktivitetsområdene Spesielle aktiviteter KAP. IX Regler for utmerkelser 100% presidentutmerkelse Utmerkelse for langt medlemskap Utmerkelse for 100% fremmøte Melvin Jones Fellowship Klubbpresidentens utmerkelse Medlemsrekruttering KAP. X Stifting av nye klubber Nye klubber i Norge Filialklubber Nye klubber utenfor Norge KAP. XI Forsikringer Generell ansvarsforsikring Ulykkesforsikring KAP. XII Hjelpefond Norske lions katastrofeberedskap LCIF KAP. XIII Kontingent og budsjett Medlemskontingenten Budsjettering KAP XIV Forslag til klubblover Navn. Stiftelse. Tilhørighet Medlemskap Medlemskategorier Kontingenter og avgifter Rettigheter og plikter Klubbens ledelse Nominasjon og valg Klubbmøter Representasjon Lovforståelse. Lovendring Oppløsning KAP. XV Internasj. samarbeid Nordisk samarbeid Europeisk samarbeid KAP. XVI Forkortelser Stikkordregister 4

5 KAPITTEL I Generell informasjon om Lions 1.1 HVA ER LIONS? Lions er en privat hjelpeorganisasjon med utbredelse og aktiviteter i alle verdensdeler. Lions er utbredt i flere land og geografiske steder enn FN. Organisasjonen bygger på medlemmenes frivillige engasjement og er åpen for innsyn. Lionsklubbene er fundamentet i organisasjonen. Medlemskap i Lions innebærer et aktivt medmenneskelig engasjement i hjelp for andre. Lions skal gi mulighet til personlig utvikling og inspirasjon i et miljø som er preget av vennskap og godt kameratskap. Organisasjonen er åpen for alle samfunnsbevisste kvinner og menn. Lojalitet, ærlighet, vennskap og engasjement er hjørnesteiner i Lions virksomhet, men aller mest handler det om å være medmenneske. Organisasjonens motto er Til tjeneste. 1.2 BAKGRUNN The International Association of Lions Clubs eller Lions Clubs International, som organisasjonen gjerne kalles, ble stiftet av den amerikanske forretningsmannen Melvin Jones. Han var medlem av en av de mange Business Clubs som eksisterte i USA i begynnelsen av forrige århundre; foreninger som først og fremst hadde som formål å ivareta medlemmenes egne interesser. Melvin Jones ville imidlertid ikke akseptere at formålet med arbeidet, til brødres hjelp var tilstrekkelig eller verdig for medlemmene. Han så klart for seg hvilket potensial disse klubbene representerte, dersom de kunne organiseres til en større enhet som ikke bare hadde til formål å tjene egne medlemmer, men også rettet sin innsats mot alle som trengte hjelp i samfunnet. Dette var nye tanker i tiden. Verdenskrigen raste i Europa. USA kom med i 1917, og man begynte å tenke på hjelpeprosjekter for de krigsrammede. 7. juni 1917 inviterte Melvin Jones representanter for de eksisterende enkeltklubber til et møte i Chicago. Siktemålet var å danne et forbund av klubber, som uselvisk skulle arbeide for samfunnsgagnlige, humanitære formål. Melvin Jones fikk oppslutning om sine tanker. På møtet 7. juni ble grunnlaget for Lions Clubs International lagt, og datoen regnes som stiftelsesdatoen. Den første kongressen, Convention, ble holdt i Dallas oktober samme år med representanter fra 22 lionsklubber. Her ble Dr. William P. Woods, en kirurg fra Indiana, valgt til Lions første president. Melvin Jones ble valgt til sekretær, og han virket for Lions Clubs International til sin død i Han var gift med Rose Freeman, som hele tiden var hans sekretær. 5

6 Navnet LIONS var i de første årene ikke offisielt vedtatt, men navnestriden ble løst på Convention i 1919, da en av delegatene, Halsted Ritter fra Denver, i et innlegg sa Bokstavene LIONS betyr ikke bare en staving av navnet på dyrenes konge. Lions forkynner for land og folk: Liberty, Intelligence, Our Nations Safety. Etter dette var navnet grunnfestet, og denne tolkningen av bokstavene ble senere tatt inn som organisasjonens parole. Fritt oversatt sier dette: Frihet og kunnskap er vår nasjons sikkerhet. Ordet sikkerhet har en betydning som inkluderer langt mer enn nasjonalstatens sikkerhet. Den omfatter menneskelig og sosial trygghet, moralsk sikkerhet, medmenneskelig forståelse, innenfor og over landegrensene, og mye mer som er med på å skape trygghet både for nasjoner og det enkelte menneske. I 1920 ble Lions emblem introdusert. Det består av en stor L i gull i et sirkelformet purpurfarget felt som er omgitt av to løvehoder i gull som ser til hver sin side. Løvehodene symboliserer det utadrettede i medlemmenes virksomhet, sirkelen står for enhet og fellesskap, purpurfargen (PSM-293) for trofasthet, styrke og mot, og gullfargen (PSM-124) for ærlighet renhet, edelmodighet og gavmildhet. Lions spredte seg raskt over det nordamerikanske kontinentet, og først etter den andre verdenskrigen fikk organisasjonen en verdensdekkende utbredelse. Men dette skjedde da også eksplosjonsartet. I 1945 var det lionsklubber i 14 land, i 1950 var dette økt til 29 og i 1955 til 61. Lionsbevegelsen kom til Europa i Den første europeiske lionsklubb var Lions Club Stockholm, og Sverige betegnes derfor som Multippeldistrikt 101, som viser at det var det første europeiske lions-land (100- serien står for Europa.) Ett år senere ble Lions Club Oslo stiftet. I mellomtiden var det imidlertid blitt stiftet klubber i Sveits og Frankrike. Norge ble det fjerde europeiske lions-land - Multippeldistrikt og det 25. land hvor Lions var etablert. Ved utgangen av år 2005 var Lionsbevegelsen utbredt til 196 land og geografiske områder. Med sine ca klubber er Lions verdens største serviceklubb-organisasjon. Den første lionsklubben i Øst-Europa, Lions Club Budapest, ble stiftet i 1989, og i dag er bevegelsen representert i over 20 land i Øst- Europa. Lions Clubs International har per 1. november 2005 vel 1.3 millioner medlemmer. I Norge er det på samme tid litt over medlemmer i 514 lionsklubber. Lions motto We serve skriver seg fra 1950-årene. Det ble valgt ut blant over 6000 forslag som kom inn i en konkurranse. I norsk oversettelse er mottoet Til tjeneste På vår hjemmeside, vil du under Internt og Profilhåndboken finne de logoer som skal brukes i Norge. 1.3 LIONSKLUBBEN Den enkelte klubb er selve grunnelementet i organisasjonen. Det er klubbene som gjør organisasjonen til det den er. Derfor symboliseres ofte organisasjonen med en omvendt pyramide: Det er bredden, klubbene, som er på toppen. Klubbene er gitt en stor grad av frihet når det gjelder hvordan de organiserer seg internt og hvordan de arbeider. Klubbene er imidlertid bundet av det som står i de internasjonale lover og arbeidsordninger. Lions mål og etiske norm gir oss føringer for klubbenes og medlemmenes virksomhet. Lionsnavnet skaper forventninger fra omverdenen og gir forpliktelser til medlemmene. Klubbene skal primært arbeide innenfor et nærmere definert geografisk område, og medlemmene skal fortrinnsvis rekrutteres de bor eller har sitt daglige virke. 6

7 Det er distriktsguvernøren som avgjør hvor klubbgrensene skal gå, og disse vil kunne bli forandret ved stifting av nye klubber. Klubbene skal ha navn etter den by eller kommune de hører til. Dersom det er flere klubber i samme by / kommune, skal det i tillegg gis en betegnelse som identifiserer klubbens virksomhetsområde. Nye klubber skal godkjennes av det internasjonale hovedkontoret i USA. Lions har et eget arbeid for ungdom, Leoarbeidet. Arbeidet er organisert i egne leoklubber, som er åpne for ungdom mellom 14 og 28 år. Det skal alltid være en lionsklubb som står som stifter av en leoklubb, og denne fadderklubben vil også være ansvarlig for leoklubben og gi støtte og veiledning i dens arbeid. Distriktene er videre inndelt i mindre enheter, soner, med sine respektive ledere. Organisatorisk er distriktsguvernørene underlagt den internasjonale presidenten. Klubbpresidentene er således direkte underlagt distriktsguvernøren på distriktsnivå. Dette gir en organisasjon med korte kommunikasjonslinjer mellom lederne; samtidig som man har en oppdeling i enheter som er oversiktlige og som gir grunnlag for samarbeid over klubbgrensene. Internasjonal president Distriktsguvernør Klubbpresident 1.4 ORGANISASJONEN Organisasjonen ledes av Det internasjonale styret, The International Board of Directors, med den internasjonale presidenten som leder. Lions verdensomspennende organisasjon er oppdelt i distrikter, ca 700 i alt. Disse er igjen samlet i større enheter, multippeldistrikter, som vanligvis følger landegrensene, eller som utgjør større geografiske områder, som for eksempel delstatene i USA. Norge, som har betegnelsen Multippeldistrikt 104, er inndelt i 10 distrikter som hver har en distriktsguvernør som leder. Multippeldistriktet ledes av Guvernørrådet. Det velges årlig en guvernørrådsleder som har ansvar for virksomheten i multippeldistriktet, og som opptrer på vegne av og etter fullmakt fra Guvernørrådet. Guvernørrådslederen velges på Riksmøtet året før hun/han tiltrer, og har da tittelen assisterende guvernørrådsleder (AGRL). I året før tiltredelse deltar AGRL i guvernørrådet, men uten stemmerett MEDLEMSKAP Medlemskap i Lions oppnås normalt gjennom invitasjon. Dette er stadfestet gjennom de internasjonale lovene. Forutsetningen for å kunne bli medlem er man er myndig, at man er utadvendt og innstilt på å gjøre en innsats for mennesker som trenger vår hjelp. Det er nå åpnet adgang til at man samtidig kan være medlem av noen annen organisasjon som arbeider på samme måten som Lions. Det er ønskelig å ha en spredning i alder og yrkestilknytning for medlemmene innenfor den enkelt klubb. Medlemmene må i sin daglige gjerning forsøke å leve opp til de prinsipper som er nedfelt i Lions mål og etiske norm. I 70 år var Lions en organisasjon som bare var åpen for menn. På Convention i Taipei, Taiwan ble det I 1987 med 77 % ja-stemmer vedtatt at også kvinner kan bli medlem av Lions. 7

8 2.1 PÅ DISTRIKTSPLAN Norge er delt inn i 10 distrikter, som hver har en distriktsguvernør som leder. Det må være minimum 35 lionsklubber og minimum 1250 medlemmer for at et distrikt skal kunne opprettholdes som et fullverdig distrikt. De internasjonale lovene har bestemmelser for distrikter som ikke tilfredsstiller disse minimumskravene. DISTRIKTSGUVERNØREN er den øverste tillitsvalgte i distriktet, og sorterer altså direkte under den internasjonale presidenten. Distriktsguvernøren er ansvarlig overfor Lions Clubs International og virker i overensstemmelse med organisasjonens lover og bestemmelser. Distriktsguvernøren er pålagt å lede sitt distrikt. Funksjonstiden er et år. Året før hun/han tiltrer, er vedkommende visedistriktsguvernør (VDG), og deltar i den sentrale opplæringen som alle 10 VDG er må gjennomgå før tiltredelse som guvernør. DISTRIKTSSTYRET er distriktsguvernørens aller nærmeste medhjelpere. Her sitter normalt forrige års distriktsguvernør, visedistriktsguvernør, distriktssekretær, distriktskasserer. I enkelte distrikter også en representant for sonelederne. Distriktsguvernøren har rett til å bestemme sammensetningen av sitt styre, men må i alle sammenhenger minst oppfylle lovene i distriktet. Distriktsguvernøren delegerer normalt en del av sine oppgaver til styremedlemmene og nyttiggjør seg deres kapasitet og interesse til beste for distriktet. Distriktsguvernøren innkaller til distriktsstyremøte når det er nødvendig. Styremedlemmene tas gjerne med på råd, men det er distriktsguvernøren som er ansvarlig for alle avgjørelser. DISTRIKTSRÅDET er et rådgivende organ, som ledes av distriktsguvernøren. I rådet sitter distriktsstyrets medlemmer og alle soneledere. I distriktsrådet inngår også spesielle fag- Kapittel II ORGANISASJON 8 kontakter (fagsjefer eller Chairmen ) som enten er valgt av Distriktsmøtet eller utnevnt av distriktsguvernøren. Fagsjefene skal tilrettelegge og støtte klubbene og sonelederne innen spesielle arbeidsområder (fagområder). Disse kontaktene dekker spesialområder som internasjonalt arbeid, informasjonsarbeidet, narkotikaforebyggende arbeid, ungdomsutveksling, leoarbeidet, medlemsutvikling og lederopplæring. Fagsjefene utfører sine oppgaver primært etter oppdrag fra distriktsguvernøren, men også multippeldistrikts fagkontakter kommer med innspill til distriktenes fagsjefer i samråd med distriktsguvernørene. Det avholdes normalt fire distriktsrådsmøter i året. Det første møtet skal være avholdt innen 15. september. Det siste møtet avholdes i forbindelse med distriktsmøtet i april. Det skal fremgå av distriktets lover hvem som har stemmerett i distriktsrådsmøtene. DISTRIKTSMØTET avholdes en gang i året, senest innen 30 dager før åpningen av den internasjonale Convention. Møtet er et beslutningsorgan på distriktsplan. Klubbene har rett til å sende delegater til Distriktsmøtet i forhold til medlemstallet. Men klubbene må ha vært i drift i minst ett år og en dag og de må være à jour med sine forpliktelser for å ha denne retten. Klubber med mindre enn 15 medlemmer kan sende en delegat. Klubber med 15 medlemmer til og med 24 medlemmer har rett til 2 delegater. Klubber med 25 til og med 34 medlemmer har rett til 3 delegater, osv. Det er tallene per 1. i måneden før distriktsmøtemåneden som skal følges. Nye klubber, uten rett til å sende delegater, kan likevel sende observatører/deltakere, men som da ikke har stemmerett. Tidligere medlemmer av det internasjonale styret har full delegatstatus utover sin klubbs kvote i distriktsmøtene. Dessuten kan distriktene vedta i sine lover at tidligere distriktsguvernører kan ha full delegatstatus utenom sin klubbs kvote.

9 Hver fremmøtt, godkjent delegat har én stemme i alle saker som er oppe til votering. Det er ikke tillatt å avgi stemme med fullmakt. Distriktsmøtet skal blant annet velge distriktsguvernør og visedistriktsguvernør (VDG) Det stilles følgende krav til en person som er kandidat til vervet som VDG: Være aktivt medlem og være a jour med sine økonomiske og andre forpliktelser overfor klubben sin. Klubben må tilhøre det distriktet vervet søkes for, og også klubben må være a jour med sine forpliktelser. Forsikre seg om at klubben godkjenner kandidaturet ved at skriftlig forslag blir innsendt. Alternativt er å forsikre seg om godkjennelse fra et flertall av klubbene i eget distrikt. På det tidspunktet funksjonen som VDG påbegynnes skal kandidaten ha innehatt følgende tillitsverv: a) Medlem av styret i en lionsklubb i minst 3 år, hvorav 1 år (eller mesteparten av et år) som president. b) Soneleder eller regionleder eller distriktssekretær eller distriktskasserer i et år (eller mesteparten av et år). c) Kun ett av de her nevnte verv godskrives det enkelte år, dersom verv innehas samtidig. (I praksis betyr det at en VDG kandidat må ha vært lionsmedlem i minst fire år.) For å kunne stille som kandidat til vervet som distriktsguvernør (DG) må de samme kriteriene oppfylles som gjelder for VDG. I tillegg kreves at kandidaten er VDG i samme distrikt det lionsåret valget på DG finner sted. Distriktet bestemmer selv gjennom sine lover om kandidater til andre sentrale verv skal velges av Distriktsmøtet, eller om det er opp til distriktsguvernøren å utpeke personer til slike verv. Distriktsmøtet skal behandle budsjett for kommende lionsår og andre saker som Kriteriene for valg av distriktsguvernør og visedistriktsguvernør er å finne i den internasjonale arbeidsordning, LA-1, artikkel III, seksjon 4 og seksjon 9b. spesielt gjelder distriktet. Riksmøtesakene skal også gjennomgås. Vedtak som blir gjort av Distriktsmøtet skal lojalt følges opp av klubbene. Distriktene har bestemmelser om frist for innsendelse av forslag til Distriktsmøtet gjennom sine lover. Vanligvis er fristen 1. februar. Distriktsmøtet kan vedta overføring av en klubb fra et distrikt til et annet. En slik overførsel krever imidlertid en vektig begrunnelse. Likeledes kan Distriktsmøtet i to eller flere distrikter vedta forandring i distriktenes grenser. Det kreves flertallsbeslutninger og Det internasjonale styret må gi sin endelige godkjennelse før et slikt vedtak er gyldig. Distriktsguvernøren har anledning til å dele inn distriktet i to eller flere REGIONER, og da med en regionleder i hver region. Distriktet (regionene) deles inn i SONER. Det er distriktsguvernøren som bestemmer hvilke klubber som inngår i de respektive sonene (regionene). Det er normalt 4 8 lionsklubber i en sone, som ledes av en soneleder. Sonelederen har ansvar for at det avholdes sonemøter. Det er normalt tre sonemøter i året. Klubbene er representert i sonemøtene med sin president, sekretær og kasserer og med kontaktpersonene for fagområder som blir berørt i sonemøtet. Det første sonemøtet (september) er et planleggingsmøte, der blant annet grunnlaget for sonearbeidet etableres Det hevdes at klubbene er suverene. Det er riktig så lenge man følger Artikkel I i den internasjonale arbeidsordning (LA-1) der det heter om Klubbenes forpliktelser i seksjon 4c: -å rette seg etter Lov og arbeidsordning og de bestemmelser som Det internasjonale styret har vedtatt. Det står ikke utrykkelig i arbeidsordningen (LA- 1) at klubbene plikter å følge vedtak gjort av Klubbmøte, Distriktsmøte, Riksmøte eller Convention. Men det står at hvis der oppstår spørsmål som ikke kan besvares direkte i vårt lovverk, skal man kunne finne svar i Robert s Rules of Order, som er en lærebok i parlamentariske regler. Flertallsbeslutninger praktiseres i demokratiske samfunn og således også i demokratiske organisasjoner. 9

10 Sonemøtene drøfter saker av felles interesse innen sonen, så som aktiviteter og medlemsbevaring / -rekruttering. Det er også her man bør ta opp og diskutere forslag til soneleder for kommende år. Det andre sonemøtet (november) er på måte en oppfølging av igangsatte tiltak. Oppfølging gir mulighet for å korrigere kursen i arbeidet. Det tredje sonemøtet ( mars/april) blir ofte et oppsummeringsmøte og med gjennomgang av aktiviteter som fortsetter frem mot første sonemøte i det neste året. Slike aktiviteter kan være ungdomsleir, ungdomsutveksling og soneaktiviteter. Videre er det naturlig å snakke litt om de lederkursene som skal avholdes for nye ledere i klubbene kommende år. I noen tilfelle avholdes opplæring av klubbtillitsvalgte i forbindelse med det tredje sonemøtet. 2.2 PÅ MULTIPPELDISTRIKTSPLAN De 10 distriktene i Norge utgjør til sammen multippeldistrikt 104, som ledes av et GUVERNØRRÅD. Guvernørrådet består av de 10 distriktsguvernørene og en guvernørrådsleder (GRL), valgt av Riksmøtet. Guvernørrådslederen skal koordinere virksomheten i multippeldistriktet og skal opptre på vegne av og etter fullmakt fra Rådet. Riksmøtet velger en assisterende guvernørrådsleder (AGRL), som møter i guvernørrådet uten stemmerett, men med taleog forslagsrett. AGRL og generalsekretæren har møteplikt men ikke stemmerett i guvernørrådet. Generalsekretæren fører protokollen fra guvernørrådets møter. Til møtene innkalles guvernørrådets medlemmer og ledere valgt av Riksmøtet. Det nordiske medlemmet i det internasjonale styret, tidligere norske medlemmer av Det internasjonale styret, tidligere distriktsguvernører, medlemmer av distriktsstyrene, redaktøren for det norske lionsbladet og presidenten i Leorådet har alle anledning til å være til stede under Guvernørrådets møter. Guvernørrådet avholder fire møter i året. Det første møtet er i august; det andre er i november; det tredje er i februar og det fjerde avholdes i mai i forbindelse med riksmøtet. RIKSMØTET er den øverste myndighet for Lions i Norge. Det avholdes siste helgen i mai såfremt dette ikke kolliderer med pinsen. Det er lovbestemt at Riksmøtet må avholdes senest innen 30 dager før Convention åpner. Klubbene har rett til å sende delegater til Riksmøtet med samme antall delegater som ved representasjon til Distriktsmøtet. Det er tallene per 1. april som skal følges. (Se Avsnitt 2.1) Men klubbene må ha vært i drift i minst ett år og en dag og de må være à jour med sine forpliktelser for å ha denne retten. Tidligere medlemmer av Det internasjonale styret, guvernørrådsleder, assisterende guvernørrådsleder og distriktsguvernørene har full delegatstatus utover sin klubbs kvote i riksmøtene. Riksmøtene skal primært ha en ideologisk karakter og være viet drøftinger av lionsarbeidet, mål og midler. Videre skal multippeldistriktets årsmelding, regnskaper, innkomne forslag, kommende års budsjett og valg stå på dagsordenen. Det er utarbeidet en rullerende langtidsplan for lionsarbeidet i Norge, som hvert år fastsettes av riksmøtet. Valg til sentrale tillitsverv skjer på riksmøtet. Blant disse er kandidat til Det internasjonale styret når det er Norges tur til å ha en kandidat ( International Director eller ID); guvernørrådsleder (GRL eller CC); assisterende guvernørrådsleder (AGRL); fagsjefer for arbeidsområdene internasjonalt arbeide (MD-IRC); ungdomsarbeide (MD-LC); opplæring (MD-LDC); medlemsutvikling (MD-MEC); narkotikaforebyggende arbeid (MD-NAC); Riksmøtet tar også stilling til hvilken klubb som skal få arrangere riksmøtet tre år senere. Funksjonen som ansvarlig for PR og informasjon og IT ivaretas av lionskontoret. Alle forslag som ønskes behandlet av Riksmøtet skal sendes til lionskontoret i Oslo innen 1. februar. Forslaget skal være behandlet av et klubbmøte, og fremsettes på vegne av en klubb. Også guvernørrådet og oppnevnte komiteer kan fremsette forslag til riksmøtet. 10

11 For at alle klubber skal ha mulighet til å sende minst en delegat til Riksmøtet er det innført en ordning med reiseutgiftsfordeling. Det innebærer at alle reiseutgiftene for en delegat fra hver av de klubbene som er til stede blir slått sammen og fordelt på alle landets klubber. Således vil alle klubber som møter på Riksmøtet ha samme kostnad for selve riksmøtedeltagelsen. Se arbeidsordning for MD 104, 2.3 PÅ INTERNASJONALT PLAN Vår organisasjon bygger sin virksomhet på klubben som den sentrale byggesteinen, og det faktum at hver klubb er direkte medlem av Organisasjonen. Det heter da også The International Association of Lions Clubs eller Lions Clubs International. CONVENTION (verdenskongressen) avholdes hvert år i juni/juli i en by som er valgt ut av Det internasjonale styret sju år i forveien. Alle klubber, som har vært aktive i minst ett år og en dag og som har fra 13 til og med 37 medlemmer, har rett til en delegat til Convention. Klubber med fra 38 medlemmer til 62 har rett til 2 delegater. Klubber med 63 medlemmer eller flere har rett til 3 delegater, osv. Norge har årlig et Conventionlotteri blant medlemmene for at flest mulig skal få anledning til å oppleve en Convention. Dessuten deltar alle påtroppende distriktsguvernører ( DG-Elects ) under Convention som delegater fra sine respektive klubber ettersom det i forkant av Convention avholdes en skole for disse. (Mesteparten av reiseog oppholdsutgiftene blir derfor dekket av Hovedkontoret i Oak Brook.) Alle tilstedeværende delegater har én stemme hver i alle saker som er oppe til votering. Ikke i noen lionssammenheng tillates avstemning ved fullmakt. På Convention velges neste års Internasjonale President, 1. og 2. visepresident. Dessuten velges halvparten av de øvrige styremedlemmene for to år. Saker som I Lovsamlingen er det under Lov og arbeidsordning for MD 104 gitt ytterligere informasjon om arbeidet på multippeldistriktsplan. 11 vedrører internasjonal lov og arbeidsordning (LA-1) må vedtas på Convention. DET INTERNASJONALE STYRET, også benevnt som The International Board of Directors består av verdenspresidenten, den sist avgåtte presidenten, de to visepresidentene og 33 styremedlemmer (ID) Av de 33 styremedlemmene skal det alltid være 5 fra Europa, hvorav minst 1 fra de fem nordiske land etter en avtalt turnusordning. Norge har hatt følgende medlemmer i Det internasjonale styret: Jan Eric Skappel, Lions Club Oslo/Holmenkollen Einar Kaspersen, Lions Club Oslo/Nordstrand Thor Hauge, Lions Club Oslo Arve Fossum, Lions Club Stange Jan Holtet, LC Lørenskog/Vest Neste ID fra Norge blir i HOVEDKONTORET eller det internasjonale kontoret ligger i Oak Brook, like utenfor Chicago i staten Illinois, USA. Hovedkontoret er delt opp i 12 forskjellige divisjoner, som igjen er inndelt i 44 departementer.. Alle medlemmer kan henvende seg direkte til Hovedkontoret om de ønsker det. For oss nordmenn er det naturlig å henvende oss til EURAFRICAN DEPARTMENT som er en del av DISTRICT AND CLUB ADMINISTRATION DIVISION. E-postadresse er: anders.medin@lionsclubs.org Du vil kunne finne hovedkontoret på våre nettsider. Enten går du rett inn på eller du kan gå via Hovedkontoret har adresse: LIONS CLUBS INTERNATIONAL nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Telefon: Telefax: Hovedkontorets daglige leder er Gary LaPetina. Kontoret holder åpent fra mandag til fredag mellom kl og 1630 lokal tid.

12 KAPITTEL III Klubbstyret Ansvar og oppgaver Dersom du er valgt til president i klubben eller til sekretær eller kasserer vil det være nødvendig for deg å sette deg mer inn i hva det innebærer å ha disse vervene. Håndbøker er under utarbeidelse, og legges forløpende ut på hjemmesiden under for medlemmer I tillegg sender Oak Brook på våren informasjonsmateriell som er ment for det styre som skal gå på fra 1. juli. 3.1 KLUBBENS STYRE Det er medlemmene som på det siste klubbmøtet før 15. april hvert år velger klubbens nye styre - etter at møtet forut for dette var nominasjonsmøte. Styrets funksjonstid er fra 1. juli det året valget har funnet sted til 30. juni neste år. Klubbens styre er ansvarlig for den administrative delen av klubbens virksomhet og skal bestå av minst president, visepresident, sekretær og kasserer. I tillegg kan forrige års president, klubbmester og eventuelt andre medlemmer inngå i styret, hvis ønskelig. Den nyvalgte presidenten bør innkalle til et kontaktmøte med sine nye styremedlemmer straks valget har funnet sted og gjerne i felleskap med det avtroppende styret. Hensikten med dette møtet er å få lagt en plan for neste års klubbarbeid. Videre er det viktig at de nyvalgte får en overlevering fra sin forgjenger i hva jobben består i. Hvert enkelt styremedlem kan allerede nå få nødvendig informasjon om sin funksjon det kommende året. Møtet bør derfor forberedes godt. Det bør også settes opp en oversikt over hvem som er kontaktperson for de enkelte fagområder, hvem som sitter i hvilke komiteer og hvem som er komitéledere. Det er av betydning for klubben at alle medlemmene aktiviseres gjennom komitéarbeid og kontaktarbeid. Det har blitt mer og mer vanlig at funksjonstiden for alle verv i klubben blir på minst to år. På denne måten hindrer man at alt skal finnes opp på nytt, samtidlig som kontinuiteten sikres på en langt bedre måte enn om alle skulle skiftes ut hvert år. 3.2 STYREMØTER Styret bør komme sammen minst en gang mellom hvert klubbmøte. Alle saker som legges frem i klubbmøtet, bør på forhånd være behandlet av styret, og styret bør tilkjennegi sin innstilling når sakene kommer opp i klubbmøtet. Styret bør ha fullmakt fra medlemmene til å fatte vedtak i mindre viktige saker, herunder bevilgninger innen en viss størrelse. Presidenten bør så orientere medlemmene om de vedtak som er fattet av styret. Presidenten, gjerne i samarbeid med styret, setter opp dagsorden og program for kommende klubbmøte. Arbeidsordning og rutiner for styret bør være nedfelt i klubbens lover og arbeidsordning. Et effektivt styre bidrar til at medlemmene føler at de får seg forelagt sakene på en tilfredsstillende måte. Det er likevel nødvendig å huske på at styret ikke må bli en klubb i klubben. 3.3 POST TIL KLUBBEN Alle klubber i Norge har nå en e-postadresse på Lions domene lions.no Klubben bør velge en egen postmester som har ansvaret for å åpne e-posten, og fordele de innkomne meldingen til rette person(er). E-posten åpnes ved å gå inn på og der registrere brukernavnet som er klubbnavn@lions.no. Passordet har klubben fått tilsendt. Alternativt send e-post til post@lions.no, så sender vi passordet på nytt. 12

13 Det er viktig at dere åpner og tømmer postkassen regelmessig. Det er avsatt 30MB til hver klubb slik at om kassen ikke tømmes, går den full og kan ikke ta imot flere meldinger. Dermed går klubben glipp av viktig informasjon som ikke blir gitt på annen måten enn via e-posten. 3.4 STYREMEDLEMMENE Presidenten er klubbens øverste leder og er ansvarlig for at klubben arbeider i samsvar med gjeldende lover og arbeidsordninger. Presidenten har ansvar for å - lede styremøtene og klubbmøtene og påse at de vedtak som fattes, blir gjennomført; representere klubben i samlinger utenfor klubben; oppnevne komiteer med ledere og definere arbeidsoppgavene for disse; sørge for at klubbmedlemmene er godt informert; stimulere til møtedeltakelse gjennom sine møteopplegg; sørge for at sekretær- og kassererfunksjonene blir riktig ivaretatt, for eksempel ved at sekretæren sender inn månedsrapporten til rett tid og at kassereren foretar nødvendige utbetalinger; påse at samtlige medlemmer, dersom det er mulig, er aktivisert i oppdrag eller aktiviteter i løpet av året. Klubbpresidenten deltar også i distriktenes opplæringsprogram og legger forholdene til rette slik at de andre styremedlemmene også kan delta i opplæringen. Det vises igjen til våre håndbøker for klubbpresident, -sekretær og - kasserer, som er tilsendt fra Oak Brook. Det er også under utarbeidelse eget presentasjonsmateriell som vil bli stilt til disposisjon for klubbene. Visepresidenten overtar presidentens oppgaver i presidentens fravær. I de klubber der visepresidenten er eneste kandidat som neste års president, bør visepresidenten benytte året til å lære mest mulig om organisasjonen og om presidentens oppgaver. Visepresidenten kan være et direkte bindeledd mellom styret og komiteene ved å delta aktivt i de respektive komitémøter. Sekretæren har en nøkkelstilling i klubben. Oppgavene er allsidige og krever innsikt i organisasjonens struktur og virkemåte. Sekretæren representerer klubben sammen med president og kasserer på sonemøtene; fungerer som et bindeledd mellom klubben og distriktet, lionskontoret i Oslo og Hovedkontoret i Oak Brook; tilegner seg kunnskap om gjeldende lover og arbeidsordninger, slik at presidenten kan få hjelp når det er nødvendig; bistår presidenten og resten av styret med korrespondanse og annet administrativt arbeid. Har ansvaret for at medlemsregistrene er riktige til enhver tid. Før sekretæren tar til med sitt arbeid, bør alt nødvendig sekretærmateriell være mottatt fra forgjengeren; vedkommende ha deltatt i den opplæringen som distriktet gir, og ha satt seg inn i Håndbok for klubbsekretær president og sekretær ha blitt enige om hvordan sekretærarbeidet bør utføres; månedsrapportene for juni, juli og august være sendt inn. Sekretæren fører referat fra styremøter og klubbmøter. Sekretæren sørger også for innkalling til klubbmøtene. I innkallingen bør det legges vekt på å gi medlemmene god informasjon, slik at de er motivert til å delta. Det kan også være praktisk å sende referatet fra forrige møte sammen med innkallingen. Sekretæren fører også oversikt over fremmøte og fravær på klubbmøtene. Her finnes et eget skjema som kan brukes (M-33-GT). Sekretæren tar seg av bestilling av rekvisita, herunder også brevark og konvolutter til klubben. Det er utarbeidet en egen profilhåndbok som angir hvorledes brevark, konvolutter og andre trykksaker skal utformes. Vi ber klubbene om å benytte disse malene, slik at vi som organisasjon kan opptre mer som en enhet. 13

14 Lionsmerket tillates brukt på slike interne trykksaker, uten at Hovedkontoret i Oak Brook skal gi særskilt godkjennelse til det. Det vises forøvrig til LOVSAMLINGEN om bruken av Lions navn og emblem. Lionskontoret har nå kun velkomstpakker til nye medlemmer og jakkemerker til salgs. De mest vanlige artiklene får kjøpet hos Lions Club Sandnessjøen, Du finner klubben ved å gå til og til PARTNERE/LENKER Lionskontoret i Stockholm har imidlertid større utvalg da det skal forsyne Skandinavia med rekvisita. Du kan bestille over E-post supplies@lions.se Kassereren står for forvaltning av klubbens økonomiske midler. Kassereren representerer klubben på sonemøtene sammen med sin president og sekretær; fører fortløpende regnskap både over administrative midler ( Klubbkasse ) og over aktivitetsmidler ( Aktivitetskasse ). Disse regnskapene må holdes klart atskilt, og midlene bør forvaltes på atskilte konti. foretar utbetalinger som angår klubben. Alle bilag må attesteres i henhold til klubbens lover og bestemmelser. må til enhver tid kunne orientere styret og medlemmene om klubbens økonomiske stilling. Den nye kassereren som overtar, bør sørge for at forgjengeren overleverer alt det materiellet som trengs; forsikre seg om at regnskapet pr 30/6 er revidert og godkjent; kontrollere at disposisjonsretten over klubbens bankkonti er overført til seg fra den forrige kassereren. ha satt seg inn i Håndbok for klubbkasserer, som ligger på våre nettsider. Forrige års president vil vanligvis inngå i klubbens styre. Denne vil ha godt kjennskap til klubben og til klubbens virksomhet, og vil kunne være en god støttespiller for årets president. Forrige års president vil ha naturlige oppgaver i valgkomité, medlemskomité og budsjettkomité. Det er imidlertid viktig at forrige års 14 president ikke blir dominerende i klubb og styre. Det er årets president som skal lede klubben og som også sitter med ansvaret for at klubben drives på rett måte. Klubbmesteren har gjerne ansvar for bevertningen på klubbmøtene. Dersom klubbmester også er med i programkomiteen eller annen komité som har med trivsel og hygge på møtene å gjøre, vil det være naturlig å ha denne med i styret også. Redaktøren av klubbavisen (dersom klubben har slik) vil ha behov for å være godt informert om det som foregår i klubben. Det vil derfor være ønskelig at vedkommende er knyttet til styret og klubbledelsen, enten ved å ha status som styremedlem eller ved at redaktøren inviteres til styremøtene. IT-kontakt er en ny funksjon som følge av den utvikling som har funnet sted i de senere år. Denne kontaktpersonen, som skal ta seg av klubbens korrespondanse og oppgaver med hjelp av informasjonsteknologi, behøver ikke være medlem av klubbstyret, men i mange tilfelle vil det være naturlig å innkalle denne kontakten til styremøtene. IT-kontakten bør kunne være webredaktør for klubbens hjemmesider. I tillegg ansvarlig for å åpne klubbens mailboks under domenet lions.no, og ajourhold av medlemssystemene (kan også være sekretærens oppgave) 3.5 LITT MER OM STYREOPPGAVER Medlemsrapporten til Oak Brook bør sendes elektronisk. Selv om det ikke har vært endringer, skal man gå inn i systemet og merke av at det ikke er endringer for x- måned. Dersom klubben fortsatt sender papirversjonene, skal dette gjøres senest 20. i påfølgende måned. Enkelte distrikter har også egne rutiner for rapportering. BrukerID til det nye systemet i Oak Brook er det internasjonale medlemsnummeret. President og sekretær får ved Lionsårets begynnelse skriftlig informasjon om passordet som skal brukes. Passordet skiftes hvert år.

15 Det finnes også et gammelt medlemssystem i Oak Brook, men vi anbefaler at klubbene ikke bruker dette. Det arbeides nå (januar 2006) med at klubbene skal slippe å oppdatere systemet i Oak Brook. Tidspunktet for denne endringen blir sendt direkte til klubben. PU 101-skjemaet Skjemaet brukes ikke lenger i Norge. Klubbene bes innen 30. april hvert år å gå inn i det norske medlemssystemet og registrere det nye styret. Lionskontoret er ansvarlig for at denne informasjonen sendes over til Oak Brook Medlemsregistere er lagt ut på internett. Klubbene er nå selv ansvarlige for å holde medlemsregisteret à jour. Lionskontoret har gitt melding til alle klubbene om brukernavn og passord for å kunne gjøre bruk av registeret. Medlemsregisteret nås lettest ved å går inn på og klikke på medlemsregister Norge på venstre side. For å kunne lese informasjoner er brukernavnet almed. Passordet får du oppgitt i første utgave av The Lion ved begynnelsen av Lionsåret. Passordet skiftes hver år. For å oppdatere registeret for egen klubb, er brukeren klubbens internasjonale nummer (5 siffer) + B. Passordet har klubbens president og sekretær fått oppgitt. Dersom det er tvil om passordet, kan president eller sekretær sende en mail til post@lions.no, så vil du få det tilsendt på nytt. Det er som nevnt klubbens ansvar å holde medlemsregistrene à jour. Dersom ingen i klubben har mulighet for å oppdatere elektronisk, har distriktene laget egne rutiner for ajourhold. Klubbene vil bli fakturert medlemsavgifter basert på antall medlemmer pr. 15. august og 15. januar. Feil i faktureringen på grunn av manglende vedlikehold av medlemsregisteret, vil ikke bli kreditert. Henvendelser om medlemsystemet. Dersom du får problemer med medlemsystemet, kan du sende e-post til support@lions.no Du kan også henvende deg til distriktets ITkontakt. Internasjonal matrikkel er lagt ut på nettet med informasjon om klubbenes presidenter. Klikk deg inn på Hovedkontorets hjemmeside under På venstre side finner du Hitta en klubb. Klikk deg via Land og Klubb. Årlig aktivitetsrapport (Formular A-1) skal også inn til Hovedkontoret. Dersom du vil sende rapporten elektronisk, finner du den på Rapporten skal også sendes til din distriktsguvernør. Sekretæren har også fått tilsendt en papirversjon. Det er gitt instruksjoner på baksiden av skjemaet for utfyllingen. Sekretæren kan altså velge om rapporten skal gå elektronisk eller pr post. Overførsel til annen lionsklubb. Overførsel til ny klubb skjer via det norske medlemssystemet. Det er den klubben medlemmet kommer fra som har ansvaret for oppdateringen. Så snart det medlemmet som skal overføres er tatt opp i den nye klubben, skal sekretæren i klubben medlemmet kommer fra, endre klubbnummeret på medlemmet til den nye klubbens klubbnummer. Dersom medlemmet er meldt ut fra gammel klubb, og det har gått mindre enn 6 måneder, vennligst ta kontakt med Lionskontoret som vil hjelpe til med oppdateringen. Dersom det har gått mer enn 6 måneder fra utmeldingen, er rutinene som for nye medlemmer. 15

16 Rulleblad for hvert av medlemmene bør finnes i alle klubber. Det vil i alle fall ha litt historisk interesse i klubben å vite hvilke funksjoner og verv de enkelte medlemmer har hatt opp gjennom årene. Hvis ønskelig kan formularene M-33-SA og M-33-F benyttes. I større mengder fås det kjøpt fra lionskontoret i Stockholm. Det norske medlemsregisteret kan også benyttes til å få ajourført medlemmenes rulleblad. Innbetalinger til Oak Brook. Hovedkontoret i Oak Brook har en egen konto i Nordea Alle innbetalinger til Hovedkontoret SKAL skje til denne kontoen via giroblankett eller nettbank under adresse: The International Association of Lions Clubs Oak Brook Account Ensjøveien 18, 0661 Oslo. Betalingene skal være i norske kroner og til den kurs som står på kontoutdraget. Det er utrolig viktig at klubbens navn er skrevet riktig og at identitetsnummer er påført. Ikke send sjekker til Hovedkontoret. Kontingent til Hovedkontoret. Omkring 1. juli og 1. januar hvert år får kassereren tilsendt krav om kontingent til Hovedkontoret på hva vi kaller Statement. Kontingenten er forskuddbetaling, basert på medlemstallet pr. 1. juni og 1. desember HK fastsetter den kursen som skal benyttes hver måned og denne er påført Statement. Med kravet følger også en medlemsfortegnelse. Denne må kassereren kontrollere og om nødvendig samarbeide med sekretæren for å få listen ajourført ved hjelp av månedsrapporten. Hvert medlem har eget medlemsnummer i Hovedkontorets register, og dette medlemsnummeret finnes på denne listen. Hovedkontoret registrerer innbetalinger fra Europa den 20. i hver måned. Hvis en innbetaling ikke er registret pr denne datoen, sender Hovedkontoret ut en ny Statement. Første linje på denne er Balance Forward som vi kan oversette med Gammel saldo. Det er altså ikke noe nytt krav. Kronebeløpet kan ha forandret seg på grunn av dollarkursen. Pass derfor på at et krav ikke betales to ganger. Står det CR eller et minus ved beløpet, betyr det kredit og at dere har penger til gode. Det er også tre små rubrikker nederst: Antall medlemmer som Hovedkontoret har registrert. Antall medlemmer som klubben har på månedsrapporten. Måneden for sist mottatte månedsrapport. Dersom det er uoverensstemmelser her, bør kassereren ta kontakt med sekretær og få dette brakt i orden Krav som ikke er betalt innen 90 dager fører til en strafferente på 1% hver måned. Andre innbetalinger til Hovedkontoret. Når klubben tar inn nye medlemmer, blir klubben belastet med en innmeldingsavgift og kontingent for gjenværende del av halvåret. Når medlemmer slutter, blir klubben godskrevet for mye innbetalt kontingent for gjenværende del av halvåret. Ved kjøp fra Supply-katalogen fra Oak Brook eller Stockholm blir klubben fakturert. Innbetalinger til Lionskontoret. Lionskontoret i Oslo sender ut kontingentkrav til multippeldistriktet omkring 15. august og 15. januar, basert på medlemstallet den dagen fakturaen produseres. Sammen med kravet om sommeren følger også distriktskontingentandelen for hele året. All kontingent gjelder forskuddsbetaling. Kontingenten skjer til konto i Nordea. Lionskontoret sender også ut fakturaer for andre forhold som vedrører multippeldistriktet, så som rekvisita kjøpt ved lionskontoret, reisefordeling til riksmøtene, etc. Bidrag fra klubbenes aktivitetskasser innbetales lettest ved å bruke de giroer som sendes ut ca. 15. august hvert år. Det vil lette arbeidet ved lionskontoret dersom klubben bruker den KID som står på giroen. Adresse er: Lions Clubs International Ensjøveien 18, 0661 Oslo 16

17 3.6 HÅNDBØKER FOR TILLITS- VALGTE Håndbøkene for tillitsvalgte er lagt ut på Lions hjemmeside: Gå til FOR MEDLEMMER, og klikk på les hele menyen øverst. Da kommer du til oversikten som bl.a inneholder håndbøker Nettversjonen oppdateres nå fortløpende. 3.7 INTERNASJONALE FORPLIKTEL- SER. Våre internasjonale lover sier at enhver godkjent lionsklubb plikter å innkassere kontingent fra medlemmene, som er stor nok til å dekke internasjonale kontingenter og kontingent til multippeldistrikt og eget distrikt, samt å dekke de administrative utgiftene i klubben å sende inn de vanlige rapportene til Hovedkontoret som Det internasjonale styret har bestemt; å rette seg etter Lov og arbeidsordning og de bestemmelser som Det internasjonale styret har vedtatt; å forsøke å løse eventuelle tvister som måtte oppstå i klubben på en tilfredsstillende måte. 17

18 KAPITTEL IV Klubbmiljø- møter og aktiviteter 4.1 KLUBBMØTER Gode sosiale forhold i klubben skaper trivsel. Trivsel er grunnlaget for å få aktive medlemmer. Det skal være lystbetont å være lionsmedlem. For å oppnå dette er det viktig å ha et godt og forberedt møteprogram; korte og velorganiserte møter; god bespisning til en rimelig pris. Dersom styret bearbeider sakene grundig, bidrar dette til at klubbmøtene blir både hyggeligere og mer effektive. Klubbmøtene må ikke alltid være rene arbeidsmøter. Arbeidet bør helst foregå i komiteer og i styret. Når forberedelsene er avsluttet i komiteer og i styret, kan fordeling av oppgaver for gjennomføringen bli tatt opp i klubben. Dagsorden for et klubbmøte kan eksempelvis se slik ut: Velkommen v/ presidenten Navneopprop v/ sekretæren Ord for dagen eller Lions etiske Norm Gratulasjoner til medlemmer som fyller år denne måneden Referat fra forrige klubbmøte Klubbens økonomiske situasjon v/ kassereren Rapporter fra komiteer/kontaktpersoner Saker til behandling Kåseri / Innledning til debatt Bespisning og sosialt samvær Avslutning v/ presidenten 4.2 KLUBBENS VIRKSOMHET. Ingen klubb er så bra at den ikke kan bli bedre. Men det forutsetter at samtlige medlemmer er villige til å samarbeide: Det første tiltaket må være at medlemmene setter seg ned og diskuterer klubbens tilstand. Hvor står vi? Hvor går vi? Lag gjerne grupper der man kan diskutere klubbens aktiviteter, klubbmøter, medlemspleie, klubbmiljø og medlemsutvikling. På grunnlag av den konstruktive kritikken eller de forslag medlemmene legger frem, kan man så utarbeide en handlingsplan som går ut på å kvalitetsikre miljø og trivsel i klubben. 4.3 HÅNDBOK FOR KLUBBENS MEDLEMSKOMITÉ. Det er utarbeidet Håndbok for klubbens medlemskomité, som er sendt til klubbene. Håndboken kan også kjøpes ved henvendelse til lionskontoret i Oslo. 4.4 FREMMØTE. Det er et krav at aktive medlemmer har møteplikt på medlemsmøtene. Og medlemmer i de mer passive kategoriene skal møte frem så ofte de kan. Imidlertid er det slik at man kan bli lovlig forhindret i å møte. Det minste man da kan gjøre er å underrette presidenten eller klubbmester på forhånd. Et medlem som bare skofter et klubbmøte bidrar til minusfaktorer i en klubb. Hva er så lovlig fravær? Jo, blant annet - sykdom; pålagt eller selvpålagt arbeid i jobbsammenheng feriereise deltakelse i møter som følge av offentlige verv. Under utøvelse av aktiviteter er det absolutt nødvendig at medlemmer stiller til de pålagte jobbene. Ved fravær må de selv skaffe stedfortreder. 4.5 KOMPENSASJON FOR FRAVÆR. Mange medlemmer setter sin ære i å få registrert 100% fremmøte gjennom året. Ved fravær kan dette i så fall kompenseres ( make-up ) ved at man innen 13 dager før eller 13 dager etter eget medlemsmøte - deltar i møter i annen lionsklubb styre- eller komitémøte i egen klubb; aktivitet i egen klubb; sone- distrikts- eller riksmøte. 18

19 4.6 MUNTRASJONSRÅD ( Tail Twister ) Enkelte mennesker har lettere enn andre til å få fram smilet og munterheten i en forsamling. Slike personer bør med fordel kunne brukes til muntrasjonsråd i klubben. Gode historier og gode replikker skaper trivsel og hygge. Tail Twister kan også komme med andre innspill, men det er viktig å beregne sitt publikum, så ingen blir såret eller fornærmet av det som blir sagt eller gjort. 4.7 DE SEKS TRINN I KLUBBVIRKSOMHETEN En HOVEDAKTIVITET som alle medlemmene kan engasjere seg i En større INNSAMLINGSAKTIVITET som har god støtte i lokalmiljøet Et godt PR-PROGRAM som informerer både klubbens medlemmer og lokalmiljøet om klubbens virksomhet Godt PLANLAGTE KLUBBMØTER med interessante, informative og underholdende program SAMHOLD og VENNSKAP gir godt klubbmiljø, der medlemmene føler at de har meningsfylte oppgaver Spør medlemmet hva de ønsker å engasjere seg i. De fleste ønsker å være i en komité over en lengre periode ikke skift hvert år. Et godt MEDLEMSUTVIKLINGS- PROGRAM som sikrer god tilgang på nye medlemmer og sørger for at disse umiddelbart får god informasjon og engasjeres i klubbvirksomheten, samt at etablerte medlemmer fortsetter å være aktive. 4.8 MEDLEMSPLEIE Alle klubber bør ha en medlemskomité, som kan medvirke til at klubben tar godt vare på sine medlemmer, og særlig følger opp nye medlemmer spesiell innsats for klubben blir rost og hedret på en behørig måte fraværårsaker og vanskelige situasjoner blir fulgt opp oppmerksomheter blir gitt ved merkedager og spesielle anledninger MEDLEMSREKRUTTERING Dette er alle medlemmenes ansvar, men medlemskomiteen skal være pådriver i dette arbeidet. Nye medlemmer øker klubbens muligheter til effektiv innsats og til rekruttering av fremtidige ledere. Hvem bør vi så rekruttere? Arbeidskolleger: Inntil 1986 var bare 8% av medlemmene rekruttert av arbeidskamerater. Her ligger et stort potensial for nyverving. Begrepet arbeidskolleger innebærer at vi prøver å rekruttere engasjerte mennesker fra mange skikt og posisjoner i bedriftsorganisasjonen. Ungdomsledere: I alle miljøer finnes det dyktige og aktive ungdomsledere; i idrettslag og i speiderbevegelsen, i skolekorps, i humanitære organisasjoner som for eksempel Junior Chamber, osv. Naboer i lokalmiljøet har i alle år vært og vil fortsatt være en naturlig rekrutteringskilde. Egne barn og svigerbarn. Det burde være en naturlig sak å få nære slektninger inn i Lions. Tidligere lionsmedlemmer. Det er mange tidligere medlemmer som har flyttet, men som aldri fikk sjansen til å forlenge sitt medlemskap på det nye stedet. For slike personer vil det også være en gylden anledning til å komme inn i miljøet på det nye stedet. Kursdeltakere fra Det er mitt valg. De fleste som har gjennomgått Det er mitt valg -kurs har fått en positiv og større forståelse for lionsbevegelsen. Fjernanbefaling. De fleste lions har venner og positive bekjente utover landet som ikke er lionsmedlemmer. Det bør etableres ordninger som gjør at enhver lion kan anbefale en god venn, bekjent, arbeidskamerat, barn/svigerbarn til opptak i annen lionsklubb i landet. Dette vil trolig være et positivt bidrag til tilgangen på potensielle medlemmer i tillegg til vår transfer -ordning. Men husk: Alle skal ha en fadder i klubben de blir medlem av.

20 5.1 KRITERIER FOR MEDLEMSKAP En hver person med god vandel og som har nådd myndighetsalderen, kan bli medlem i en lionsklubb. Medlemskap oppnås bare gjennom invitasjon. Det kan være naturlig å føye til at et potensielt medlem bør være litt utadvendt og villig til å bruke sin fritid på mennesker som har det litt verre enn oss selv. Lions etiske norm og Lions mål er rettesnorer for enhver som tilbys medlemskap. Klubben bør også ta hensyn til fordeling på yrkesgrupper, ulike sosiale lag og interessefelter i valg av medlemmer. Dette vil kunne gi klubben et mangfold. Alder spiller en rolle. Dersom en klubb skal kunne være en aktiv og dynamisk klubb, må det være en naturlig aldersfordeling i klubben. Det setter oss i stand til å utføre ulike aktiviteter og det setter oss i stand til å rekruttere medlemmer fra de ulike alderstrinn når vi har en blanding av yngre og eldre medlemmer. Verdenskongressen på Taiwan i 1987 åpnet lions for kvinner. Det største potensialet for medlemsrekruttering, der så vel kvalitet som kvantitet ivaretas, ligger i arbeidet med å invitere kvinner til medlemskap. Kvinner har i alle år utført skapende og meningsfylt sosialt og humanitært arbeid på alle plan i organisasjoner og foreninger. Med kvinner i lions åpner det seg nye dimensjoner og muligheter for inspirerende samarbeid. 5.2 BEHANDLING AV FORSLAG TIL MEDLEMSKAP I noen sammenhenger sier de internasjonale lovverket at man må ha vært medlem i organisasjonen i minst ett år og en dag for å være med i sammendraget. Det ville kanskje være naturlig at man har vært medlem i en klubb noen tid før man fremmer forslag om nye kandidater til medlemskap, slik at man selv kjenner klubben og organisasjonen noe bedre. Kapittel V Medlemskap Men det er et hvert medlems privilegium å komme med forslag til nye medlemmer. Som en rettesnor er følgende fremgangsmåte skissert: Et lionsmedlem fremmer forslag på kandidat med nødvendige opplysninger om kandidaten overfor klubbens styre eller medlemskomité, slik det bør fremgå av klubbens lover. Forslagstilleren tilkjennegir med dette å være villig til å være kandidatens fadder. Styret / medlemskomiteen undersøker, om nødvendig, kandidatens referanser og legger sin innstilling frem for klubbmøtet såfremt denne er positiv. Dersom innstillingen er negativ, skal dette begrunnes overfor fadderen. Når navnet på et potensielt medlem presenteres for klubbmøtet, bør klubbens medlemmer ha eksempelvis 10 dager på seg til eventuell innsigelse overfor presidenten. Dersom det ikke innkommer noe slikt, skal fadderen kunne invitere kandidaten til neste klubbmøte. Kandidaten bør gis anledning til å delta i noen møter og kanskje også aktiviteter før vedkommende sier ja til medlemskap. Det nye medlemmet opptas under litt mer høytidelige former, eventuelt med en enkel seremoni, der ledsagerne deltar. Dersom et eller flere medlemmer går imot et kandidatur, har klubben fått en utfordring. Et avslag om medlemskap må derfor være meget sterkt begrunnet. Ingen klubb kan for eksempel ha i sine lover at klubben bare tar inn medlemmer av ett kjønn. Dette er i strid med de internasjonale lover. Ved avslag, som skyldes at et medlem har personlige, negative opplevelser overfor kandidaten, må klubben vurdere hvem den er mest tjent med å ha med i fortsettelsen. Dyptgripende uoverensstemmelser i en klubb bidrar til at klubbmiljøet blir dårligere. 20