MØTEINNKALLING. Vi ber om at forfall vert meldt til servicekontoret/utvalssekretær på telefon

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE Utvalg: Kommunestyret Møtestad: 1. etg, Samfunnshuset i Volda Dato: Tid: 14:00 MØTEINNKALLING Orientering om Fairtrade Volda/Ørsta Orientering om barnevernprosjektet Medlemar som er ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli kalla inn. Jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Vi ber om at forfall vert meldt til servicekontoret/utvalssekretær på telefon Varamedlemar får saksdokumenta førebels berre til orientering. Dei får særskilt melding når dei skal møte. B- saker er underlagt teieplikt og er unnatekne offentleg innsyn. Møtet er ope for publikum, med unnatak når b-saker vert handsama. Saksdokumenta er lagt ut til gjennomsyn på servicekontoret og på folkebiblioteket til møtet vert halde. Side1

2 VOLDA KOMMUNE SAKLISTE Saksnr. PS 18/13 PS 19/13 PS 20/13 PS 21/13 PS 22/13 PS 23/13 PS 24/13 PS 25/13 Sak Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Samanslutning av barnevern på Søre Sunnmøre. Søknad om statlege styringsmidlar 2013 Organisering av prosessar for konkretisering av kutt i tenester for perioden Planid Reguleringsplan for Volda Fjordhotell gbr 19/514, 248 m.fl. Klimaplan - Revisjon av handlingsplanen Frigjering av kommunale bustadmasse til personar som har behov som følgje av sosiale tilhøve Fullfinansiering av prosjekt: Digitalisering av byggesaksarkivet til Volda kommune PS 26/13 Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKAMR) - endring av selskapsavtale PS 27/13 PS 28/13 PS 29/13 Oppattbygging av Volda Rådhus - godkjenning av grunnlag for vidare planlegging Strategi for tilsyn og oppfølging av ulovlege byggetiltak i 2013 Den gode skuleeigar - utviklingsprogram for folkevalde og administrative skuleeigarar PS 30/13 OS 4/13 OS 5/13 ORIENTERINGSSAKER Nyhetsbrev - tall og analyse - Furene AS Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskot innanfor dei sosiale tenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen 2013 Side2

3 VOLDA KOMMUNE OS 6/13 Notat - Evaluering av prosjekt "Elektronisk meldingsutveksling søre Sunnmøre" for 2012 PS 31/13 RS 2/13 REFERATSAKER Fråsegn frå Nordfjordrådet om Tingretten PS 32/13 DELEGERTE SAKER FRÅ AVDELINGANE DS 22/13 Ferdigattest, rehab. pipe Gbr. 9/3 DS 23/13 Løyve til tiltak, tilbygg driftsbygn. Gbr. 32/1 DS 24/13 Vedtak om retting av opplysningar i matrikkelen DS 25/13 Vedtak om retting av eigedomsgrenser DS 26/13 Vedtak om retting av opplysningar i matrikkelen DS 27/13 Igangsettingsløyve, Volda kyrkje DS 28/13 Løyve til tiltak, garasje Gbr 30/391 DS 29/13 Vedtak om retting av opplysningar i matrikkelen DS 30/13 Ferdigattest, bod Gbr. 21/93 DS 31/13 Ferdigattest, rehab. pipe Gbr. 13/35 DS 32/13 Rammeløyve gbr 27/144 DS 33/13 Vedtak om retting av opplysningar i matrikkelen DS 34/13 Vedtak om retting av opplysningar i matrikkelen Gruppemøte: Måndag : KRF kl. 17:30-19:30 møterom A H kl. 19:30-21:30 møterom A SP kl. 19:30-21:30 kantina SV kl. 18:30-20:30 møterom C Tysdag : AP kl. 17:30-19:30 møterom A FRP kl. 18:15-21:00 kantina Onsdag : V kl. 20:00-22:00 møterom A Ferjelista kl. 19:00 Folkestad kulturhus, vestibyla Side3

4 PS18/13Godkjenningavinnkallingogsakliste PS19/13Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte Side4

5 VOLDA KOMMUNE SAKSDOKUMENT Sakshandsamar: Rune Sjurgard Arkivsak nr.: 2012/474 Arkivkode: 026 Utvalsaksnr Utval Møtedato 35/13 Formannskapet /13 Kommunestyret SAMANSLUTNING AV BARNEVERN PÅ SØRE SUNNMØRE. SØKNAD OM STATLEGE STYRINGSMIDLAR Handsaming: Røysting: Tilrådinga frå administrasjonen vart samrøystes vedteken. Tilråding i Formannskapet til Kommunestyret: Volda kommune sluttar seg til: På vegne av prosjektet «samanslutning av barnevern på søre Sunnmøre» søkjer Ulstein som vertskommune fylkesmannen om statlege styrkingsmidlar til tre stillingar for barnevernstenestene i Ørsta, Volda, Hareid og Ulstein; ei utviklingsstilling og to fagstillingar. Administrasjonen si tilråding: Volda kommune sluttar seg til: På vegne av prosjektet «samanslutning av barnevern på søre Sunnmøre» søkjer Ulstein som vertskommune fylkesmannen om statlege styrkingsmidlar til tre stillingar for barnevernstenestene i Ørsta, Volda, Hareid og Ulstein; ei utviklingsstilling og to fagstillingar. Uprenta saksvedlegg: Forprosjektrapporten, Prosjektdirektivet, Milepælrapportane for fase 1 og 2, samt Framdriftsplanen for 2013 finn du her: &Category.ID=592 Rundskriv Q- 31/2012. Retningslinjer for satsing på kommunalt barnevern 2013: Side5

6 evern.pdf Samandrag av saka: Prosjekt Samanslutning av Barnevern på Søre Sunnmøre har sin bakgrunn i ein Forprosjektrapport frå 2011, der også Fylkesmannen var representert. Kommunane Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta fatta deretter vedtak om å halde fram med ein samanslåingsprosess, medan Herøy, Sande og Vanylven ikkje ønska å vere med vidare. Våren 2012 fekk ein tildelt statlege styrkingsmidlar til gjennomføring av samanslutninga, og prosjektleiar vart tilsett for eitt år frå 1.april Ved at tre av dei sju kommunane bestemte seg for ikkje å gå vidare, vart sjølve premissane for prosjektet og utgangspunktet for ei samanslåing endra. Sjølv om ein stod igjen med berre fire kommunar, valde ein å gå vidare, mot ei samanslutning av barneverntenestene i desse kommunane. Strategien og planane vart naturleg nok endra, men arbeidet har jamt og trutt gått framover. Prosjektet har vore delt inn i tre fasar, der vi i første fase fokuserte på den faglege gevinsten ved ei samanslåing av barneverntenestene i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta. I Milepælrapporten for fase 1 konkluderast det at ein med ei interkommunal teneste kan profittere på fleire område, men særleg 1) Av omsyn til nye krav og arbeidsmåtar i barneverntenesta, og ei samanslåing vil gi eit solid grunnlag for å kunne tilby brukarane betre tenester enn i dag 2) Av omsyn til dei tilsette, som fagpersonar, men også på eit menneskelege plan, der ein er tilknytt eit større, meir profesjonelt og robust fagmiljø I fase 2 av prosjektet har vi konsentrert oss om spørsmål knytt til korleis ein best kan organisere ei slik teneste, og vi har søkt å finne ein balanse mellom fordelane ved å samle heile fagmiljøet på ein stad, opp mot verdien av desentraliserte kontorløysingar. Desse spørsmåla er det gjort greie for i Milepælrapporten for 2.fase. No søkjer ein altså fylkesmannen om statlege styrkingsmidlar, og ønskjer å forankre politisk søknaden om ei stilling til vidareføring av prosjekt «Samanslutning av Barnevern på Søre Sunnmøre» - prosjektleiar/ utviklingsstilling, og 2 fagstillingar for å jobbe konkret med barnevernssaker. Vurdering og konklusjon: Som det går fram i Framdriftsplanen for 2013, tek ein sikte på endeleg politisk avgjerd i dei aktuelle kommunestyra i mars og april-møta. Fram til den tid gjenstår det å drøfte kven som skal vere vertskommune og kvar den nye tenesta skal lokaliserast. Ved positive vedtak i kommunestyra, tek ein vidare sikte på at den nye barnevernleiarstillinga kan lysast ut i mars, at vedkomande kan vere på plass frå 1.september 2013, og at den nye organisasjonen kan vere operativ frå Det er framleis fleire faktorar og praktiske forhold som står igjen før endeleg samanslåing (m.a. lokalar, IKT-løysingar, vidareutvikling av organisasjonen, samordning av avtaler for dei tilsette). Til dette treng ein vidare prosjektleiing. I tillegg skal den nye organisasjonen etablerast, men også vidareutviklast, slik at ein har eit solid fundament for også å møte framtidige utfordringar og oppgåver. For å lære og for å få gode idear, har ein i framdrifta av dette prosjektet også sett til andre interkommunale barneverntenester. Mellom anna har Barneverntenesta i Midtre Namdal Samkommune (Namsos) fått statlege midlar til ei treåring utviklingsstilling ( Også for våre kommunar tenker ein seg ei stilling etter nokolunde same modell, der den utviklingsansvarlege, ilag med barnevernleiar og personalet skal - bidra til at den nye organisasjonen får ein god start Side6

7 - kvalitetssikre og forbetre samordninga opp mot andre tenester som arbeider med barn og unge - utvikle tiltak og rutinar for førebygging - sikre eit solid politisk engasjement for barnevernet - arbeide med å betre barnevernets omdømme - kompetanseutvikling internt i organisasjonen - bidra til organisasjonsutvikling og utvikle gode rutinar for internkontroll Dette fordrar at prosjektleiarstillinga går over til ei utviklingsstilling, gjerne over ein periode på 3 år. Ei slik stilling vil utgjere eit viktig og kanskje avgjerande grunnlag for å sikre ei robust barnevernteneste, som også kan møte framtidige utfordringar og nye oppgåver. Når det gjeld forholdet mellom fagstillingar og talet på saker, var situasjonen slik i våre kommunar per august 2012: Talet på barn/ registrerte saker Fagstillingar årsverk (inkl.leiarane) Hareid 89 4,4 Ulstein 87 6,0 Volda 100 6,8 Ørsta 115 7,4 Totalt ,6 Viss ein ser på talet saker i forhold til talet på fagstillingar, og ser bort ifrå dei fire leiarane, som i liten grad driv sakshandsaming, kan vi gå ut ifrå at kvar fagtilsett har ansvar for om lag 20 saker. Dette ligg nokolunde på gjennomsnittet på landsbasis, men seier likevel ikkje så mykje om arbeidsbelastninga på kvar tilsett. Her er det slik at nokre saker krev meir arbeid og innsats enn andre, men oversikta gir likevel ein peikepinn på dimensjoneringa av tenestene per i dag. I tillegg har desse fire barneverntenestene motteke ytterlegare 141 nye meldingar berre i andre halvår av 2012: Nye meldingar 2.halvår 2012 Hareid 19 Ulstein 25 Volda 44 Ørsta 53 Totalt 141 Utover dette, opplyser barnevernleiarane at dei i januar og februar i år har fått ytterlegare nye meldingar. Med stort arbeidspress, som igjen fører til manglar, fristoverskridingar og sjukemeldingar, er det von om ei generell oppgradering og styrking av tenesta. Ettersom den interkommunale barneverntenesta endå ikkje formelt er etablert, vil vi etter ei eventuell tildeling, i samarbeid med Fylkesmannen, vurdere korleis stillingane best kan nyttast. Ulstein kommune vil halde fram som vertskommune for prosjekt «Samanslutning av barnevern på Søre Sunnmøre» inntil endelege vedtak om samanslåing (eller ikkje) er fatta i dei respektive kommunestyra i mars og april. Helse og miljøkonsekvensar: Potensielt store positive konsekvensar for born utan vern. Økonomiske konsekvensar: Viktig med statlege styrkingsmidlar for å få ei ev. samanslutning på rett spor frå starten. Side7

8 Beredskapsmessige konsekvensar: Felles barnevernsvakt vil vere ein del av ei ev. framtidig samanslutning av barnevernstrenestene i desse kommunane. Rune Sjurgard rådmann Side8

9 VOLDA KOMMUNE SAKSDOKUMENT Sakshandsamar: Rune Sjurgard Arkivsak nr.: 2013/104 Arkivkode: 151 Utvalsaksnr Utval Møtedato 27/13 Formannskapet /13 Kommunestyret ORGANISERING AV PROSESSAR FOR KONKRETISERING AV KUTT I TENESTER FOR PERIODEN Handsaming: Ordførar kom med framlegg om at alle partia skal vere representerte i arbeidsgruppa. Medlem AP - Hild Våge H Jan Heltne KRF Arild Iversen SV Gunnar Strøm FRP Roald Espset SP Odd Harald Sundal V Helge Hamre Ferjelista Odd A. Folkestad Varamedlem Jørgen Amdam Anne Britt Våge Fannemel Håvard Strand Åshild Vik Egil Berg Erling Ulvestad Jorunn Aske Sindre Kvangarsnes Røysting: Tilrådinga frå administrasjonen vart samrøystes vedteken. Tilråding i Formannskapet til Kommunestyret: 1. Kommunestyret syner til prosessane som er skildra i saka og tek desse til vitende. 2. Kommunestyret set ned ei arbeidsgruppe med følgjande medlemmer og mandat: Medlem: AP - Hild Våge H Jan Heltne Varamedlem: Jørgen Amdam Anne Britt Våge Fannemel Side9

10 KRF Arild Iversen SV Gunnar Strøm FRP Roald Espset SP Odd Harald Sundal V Helge Hamre Ferjelista Odd A. Folkestad Håvard Strand Åshild Vik Egil Berg Erling Ulvestad Jorunn Aske Sindre Kvangarsnes Kome med framlegg om: a) oppgåver/tenester som kommunen ikkje skal drive lenger (herunder kommunale vegar) b) redusert dekningsgrad og standard på tenester c) innsatsfaktorar/endringstiltak som på kort eller lengre sikt gir positiv kost/nytte 3. Arbeidsgruppa skal sjå innsatsfaktorane i ein heilskapleg samanheng og synleggjere konsekvensane av tiltaka. 4. Arbeidsgruppa får frist til å leggje fram forslag innan 1. juni d.å. Framlegget skal leggjast fram for arbeidstakarorganisasjonane og brukarorganisasjonar før det vert lagt fram for politisk handsaming. Administrasjonen stiller med sekretær/saksutgreiar Administrasjonen si tilråding: 5. Kommunestyret syner til prosessane som er skildra i saka og tek desse til vitende. 6. Kommunestyret set ned ei arbeidsgruppe med følgjande medlemmer og mandat: Medlem Varamedlem Kome med framlegg om: d) oppgåver/tenester som kommunen ikkje skal drive lenger (herunder kommunale vegar) e) redusert dekningsgrad og standard på tenester f) innsatsfaktorar/endringstiltak som på kort eller lengre sikt gir positiv kost/nytte Side10

11 7. Arbeidsgruppa skal sjå innsatsfaktorane i ein heilskapleg samanheng og synleggjere konsekvensane av tiltaka. 8. Arbeidsgruppa får frist til å leggje fram forslag innan 1. juni d.å. Framlegget skal leggjast fram for arbeidstakarorganisasjonane og brukarorganisasjonar før det vert lagt fram for politisk handsaming. 9. Administrasjonen stiller med sekretær/saksutgreiar. Vedleggsliste: Ingen Uprenta saksvedlegg: Ingen SAKSOPPLYSNINGAR: Det vert synt til K-sak 165/12 Budsjett 2013 og økonomiplan , jfr punkt 18 i vedtaket. Denne saka omhandlar politisk prosess for å utgreie avgjerdsgrunnlag for reduksjon i drifta. Budsjettet for 2013 er balansert ved konkrete tiltak for reduksjon i drifta. I perioden er det i tillegg til effekt av omstilling og eigedomsskatt lagt opp til balansering ved uspesifiserte tiltak: strukturendring kr 3 mill kutt i drifta kr 6,5 mill For heile 4-årsperioden er effekten av strukturendring kr 9 mill der nedlegging av Ulvestad skule representerer kr 6 mill (kr 1,5 mill x 4 år). Det er lagt inn effekt av ytterlegare strukturendring på kr 1,5 mill i 2015 som etter to år utgjer kr 3 mill. Ulvestad har fått godkjenning som privatskule, og dersom denne kjem i gang så vil vi ha ei balansesvikt i økonomiplanen på ca kr 4 mill. ved at kommunen får årleg trekk i rammeoverføringa frå staten. (Utrekninga er gjort med grunnlag i 15 elevar frå kommunen). Det er lagt inn kutt i drifta på kr 2 mill i 2014 (utgjer kr 6 mill akkumulert for perioden). Det er lagt inn ytterlegare kutt på kr 0,5 mill i Pleie og omsorg fekk styrka ramme i Dette dekkjer ikkje heile utgiftsbehovet, og vdelinga må gjennomføre tiltak for å redusere utgiftene med kr 3 mill for å vere i balanse dette året. Dette kjem i tillegg til dei utgiftsreduksjonane som er nemnt ovanfor. Rådmannen vil leggje fram eiga sak for forankring og prioritering av fokusområde for omstillingsprosjekt. I tillegg legg rådmannen fram eiga sak om utgreiing av innføring av eigedomsskatt frå og med 2014 slik det er lagt til grunn i balanseringa av økonomiplanen. Side11

12 Budsjettet og økonomiplanen vert ekspedert til Fylkesmannen med dei nemnde føresetnadene for balansering. Rådmannen og formannskapet har oppdrag om å planleggje med bakgrunn i desse føresetnadene frå kommunestyret. Det har vore stilt spørsmål om inntektsoverslaget for eigedomsskatten er for høg. Dette vil verte nærare gjennomgått i samband med det bestilte oppdraget for utgreiing av innføring av innføring av eigedomsskatt. Evt lågare inntekt frå eigedomsskatt i økonomiplanen må kompenserast med ytterlegare auka kostnadskutt. VURDERING OG KONKLSUJON: Volda kommune har formidable økonomiske utfordringar. Det er nødvendig at politikarane, administrasjonen og arbeidstakarorganisasjonane samarbeider om å arbeide med dei rette grepa gjennom heile året, og at budsjettutfordringane ikkje vert avgrensa til ein politisk interessekamp nokre veker før jul. Rådmannen vil oppmode til at partane ser samanhengen i drifta, og at eit effekten av kvart tiltak vert vurdert opp mot korleis det virkar inn på heilskapen. Administrasjonen vil arbeide med styringssystem og internkontroll for å betre interne rutiner. Budsjett 2013 med rammer, mål og oppdragsvedtak er administrasjonen sitt styringsverkty for året. Vi vil arbeide med å systematisere rapporteringa med etter kvart månadsvis økonomirapportering til formannskapet, og elles tertialrapportering på fleire indikatorar. Tenestestruktur I økonomiplanperioden vert ein nødt til å gjere utgreiingar som viser høgare dekningsgrad pr krone, jfr K-sak 57/12 tiltak: Skulestrukturen Skulefritidsordninga Bibliotek Helsestasjon Tenester i omsorgsbustader i pleie- og omsorg Barnehagestrukturen Tenester som inngår i nye interkommunale samarbeid Branndepot Kommunen må primært utnytte eksisterande bygningsmasse og gjennomføre strukturendringar utan å utløyse behov for nye investeringar. Nye investeringar for å samle tenester må kunne finansierast ved reduserte driftsutgifter som følgje av strukturendringa. Utgiftsutjamninga i inntektssystemet gjer at Volda kommune må endre tenestestrukturen til eit lågare driftsnivå. Omsorgsbustadene Ved å byggje erstatningsbustadene på Mork i sentrum med samordning av personalressursar, vil ein kunne ta ut driftsmessig gevinst. Bygging av erstatningsbustadene er lagt inn i økonomiplanen. Tomteplassering, romprogram mv er forhold som må avklarast politisk. Rådmannen føreset at prosjektet vert utgreidd på vanleg måte gjennom byggjenemnda. Skulen Kommunestyret har punkt 25 i budsjettvedtaket bedt administrasjonen fremje ei sak om gjennomgang av skuledrifta. Dette er ein heilskapleg gjennomgang inkludert Side12

13 strukturutgreiing, jfr punkt b i vedtaket: Vurdering av tenestestrukturen, og framlegg til optimal tenestestruktur, basert på balanse mellom forsvarlege teneser og effektiv drift (inkludert omsynet til kapitalutgifter ved ev investeringstiltak). Barnehagen Barnehage har med barnehagereforma vorte ei vesentleg verksemd. Utbygginga fram mot full barnehagedekning har skjedd raskt og ikkje naturlegvis etter ein heilskapleg plan da det er fleire aktørar som driv barnehage. Rådmannen legg til grunn at ein i første omgang konsentrerer seg om strukturgjennomgang på skule og barnehage. Rådmannen vil leggje fram ei sak om fakta og drøfting av strategiar for struktur i skulen før det vert sett i gang formell prosess på utgreiing av strukturendringar. Tenester standard og tilbod Dette handlar om kva tenester kommunen skal drive. Vidare handlar det om tilbodet på tenestene med omsyn til fastsetting av dekningsgrad, standard og nivå. Pleie- og omsorgstenestene vert handsama som eiga sak med bakgrunn i K-sak 56/12 og Telemarkforsking sin rapport. Dette vert følgt opp gjennom eiga sak og prosess i driftsstyret. Prosessen som det vert lagt opp til i denne saka bør derfor omhandle den øvrige drifta av kommunen. Prosessen må vere grundig og sjå kommunen sine innsatsfaktorar i høve ansvaret kommunen er pålagt i høve lovverket. Ein tiltak er ikkje direkte lovpålagde. Endringar i lovgjevinga som t.d lovverket knytt til Samhandlingsreforma pålegg kommunen eit sørge for-ansvar som krev at kommunen har tilstrekkeleg kompetanse og kapasitet på særskilte område. Det er også viktig å ha fokus på tiltak utover kutt og reduksjon i standard også, jfr innsats/utgift til inntekts erverv (reduserte utgifter). Dette kan t.d vere investeringar som kan effektivisere drifta. Det er viktig å starte prosessar i god tid før budsjett- og økonomiplanprosessen Rådmannen vil foreslå at det vert sett ned to politiske arbeidsgrupper som går gjennom tenestene og kjem med framlegg til tiltak. Rådmannen foreslår at kommunestyret oppnemner ei arbeidsgruppe på 5 medlemmer. Gruppa får følgjande mandat: Kome med framlegg om: a) oppgåver/tenester som kommunen ikkje skal drive lenger (herunder kommunale vegar) b) redusert dekningsgrad og standard på tenester c) innsatsfaktorar/endringstiltak som på kort eller lengre sikt gir positiv kost/nytte Arbeidsgruppa skal sjå innsatsfaktorane i ein heilskapleg samanheng og synleggjere konsekvensane av tiltaka. Arbeidsgruppa får frist til å leggje fram sine forslag innan 1. juni d.å. Framlegget skal leggjast fram for arbeidstakarorganisasjonane og brukarorganisasjonar før det vert lagt fram for formannskapet og kommunestyret. Tiltaka som kommunestyret vedtek vert å leggje til grunn i samband med utarbeiding av komande budsjett og økonomiplan. Kommunestyret bør vurdere om ein ynskjer andre måtar å gjennomføre denne prosessen på, t.d om ein staden for eller i tillegg, ynskjer å ha ei arbeidssamling i kommunestyret. Side13

14 Økonomiske konsekvensar: Tidleg politisk forankring til dei økonomiske prosessane er forventa å gi stor effekt på løysingar for å balansere økonomien. Rune Sjurgard rådmann Utskrift av endeleg vedtak: Valde medlemmer Rådmannen si leiargruppe Dei hovudtillitsvalde Hovudverneombodet Eldrerådet Ungdomsrådet Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Side14

15 VOLDA KOMMUNE SAKSDOKUMENT Sakshandsamar: Per Heltne Arkivsak nr.: 2012/127 Arkivkode: Utvalsaksnr Utval Møtedato 22/13 Formannskapet /13 Formannskapet /13 Kommunestyret PLANID REGULERINGSPLAN FOR VOLDA FJORDHOTELL GBR 19/514, 248 M.FL. Handsaming: Roald Espset stilte spørsmål om han var ugild, jfr. Kl. 40 og fl. 6, 2. L. Han tok ikkje del i handsaming av og røysting over spørsmål om ugildskap. Då ugildskapen var kjent på førehand, var vara Lars Barstad kalla inn, og han tok sete. Røysting vedk. ugildskap: Roald Espset vart samrøystes kjent ugild. Sakshandsamar Per Heltne var tilstades og svara på spørsmål frå formannskapet. Jan Heltne kom med slikt framlegg til nytt pkt. 2: Kommunestyret ber om at det vert inngått avtale mellom byggherre og eigar av Smithsgate 2 før rammeløyve vert gjeve. Røysting: Tilrådinga frå administrasjonen vart samrøystes vedteken. Framlegget frå Jan Heltne vart samrøystes vedteke. Tilråding i Formannskapet til Kommunestyret: 1. Privat detaljreguleringsframlegg Volda Fjordhotell gnr 19/514, 248 m. fl slik det går fram av planomtale, plankart datert , og tilhøyrande føresegner-, illustrasjonsplan-, etasjeplanar og snitt datert vert godkjent i samsvar med reglane i plan og bygningslova 12-12, jf Side15

16 2. Kommunestyret ber om at det vert inngått avtale mellom byggherre og eigar av Smithsgate 2 før rammeløyve vert gjeve. Lars Barstad gjekk og Roald Espset tok sete. Handsaming: Roald Espset reiste spørsmål om han var ugild, jfr fl. 6, 2. l. Han tok ikkje del i handsaming av og røysting over spørsmål om ugildskap. Då ugildskapen var kjent på førehand, var vara Lars Barstad kalla inn, og han tok sete. Røysting vedk. ugildskap: 7 røysta for ugildskap og 1 røysta mot (Jan Henning Egset). Sakshandsamar Per Heltne var tilstades å svara på spørsmål frå formannskapet. Ordførar kom med slikt framlegg: Saka vert utsett. Administrasjonen vert beden om å vurdere reguleringsbestemmelse 7 knytt til parkering på nytt. Røysting: Utsettingsframlegget vart samrøystes vedteke. Vedtak i Formannskapet Saka vert utsett. Administrasjonen vert beden om å vurdere reguleringsbestemmelse 7 knytt til parkering på nytt. Lars Barstad gjekk og Roald Espset tok sete. Administrasjonen si tilråding: Privat detaljreguleringsframlegg Volda Fjordhotell gnr 19/514, 248 m. fl slik det går fram av planomtale, plankart datert , og tilhøyrande føresegner-, illustrasjonsplan-, etasjeplanar og snitt datert vert godkjent i samsvar med reglane i plan og bygningslova 12-12, jf Vedleggsliste: Formannskapssak 207/12 den med vedlegg Planconsult tilbakemelding i høve sak 207/12, e-post datert Justert illustrasjonsplan, etasjeplanar, snitt og fasade datert OH Invest as brev av Justerte reguleringsføresegner datert Side16

17 Uprenta saksvedlegg: Gjeldande reguleringsplan Kommunedelplan Volda sentrum Merknader ved offentleg ettersyn Saksopplysningar: Det er utarbeidd privat framlegg til detaljreguleringsplan for eit område i Volda sentrum- Storgata 1-3, Volda Fjordhotell gnr 19/514, 248 m.fl. Tiltakshavar er OH Invest as v/ Otto Holte. Planframlegget medfører endring av del av reguleringsplan for Volda sentrum, plan godkjent Planconsult -v/rolf Angell Simonsen har hatt det faglege ansvar for planarbeidet, saman med arkitektfirma Jappe Nilsen arkitekter as. Planarbeidet er så langt gjennomført i samsvar med gjeldande reglar og retningsliner. (Jamfør referat frå gjennomført førehandskonferanse ). Vedtak om utlegging til offentleg ettersyn vart gjort i formannskapsak 80/12, den Offentleg ettersyn er gjennomført i samsvar med gjeldande reglar. Det ligg ikkje føre motsegner frå faginstansar i høve planframlegget. Det ligg føre fleire merknader/innspel frå private partar og naboar til området. Desse låg også ved saka ved handsaming i møte den , sak 207/12, og eg viser til saksdokumentet som ligg ved som vedlegg til denne saka. Merknadane var i den saka også kommentert i eige skriv frå plankonsulent, og var gjennomgått av kommuneadministrasjonen. Administrasjonen fann i hovudsak å kunne gje tilslutning til dei vurderingar som plankonsulenten har gjort i saka, med mindre unntak som vart nærare kommentert i saksutgreiinga. Med grunnlag i den gjennomgangen som då vart gjort vart det i dialog med plankonsulent /tiltakshavar gjort justeringar i plan for å imøtekome enkelte punkt i merknadane knytt til gateutforming i og omkring planområdet. Endringane gjekk fram av justert planbeskrivelse-, plankart -, føresegner og illustrasjonsplan datert Endringane var vurderte til å liggje innanfor ramma av mindre vesentlege endringar, og planen vart såleis tilrådd godkjent utan ny utlegging til offentleg ettersyn. Planen vart tilrådd fremja med dei nemnde justeringar. Det vart i samband med møte i Formannskapet den gjennomført synfaring i området, der både tiltakshavar, plankonsulent og naboar var innkalla og møtte og fekk uttale seg i saka. Ved handsaming i sak 207/12 vart det vist til fylgjande justeringar i plan innarbeidd med sikte på å imøtekome merknader og innspel, jf. justert planbeskrivelse-, plankart -, føresegner og illustrasjonsplan datert : 1. Halkjelsgata mot kryss Smithsgate vert endra og retta opp slik at minste avstand mellom fortauskant langs sørsida av Halkjelsgt til gatekant (parkering/-fortauskant) på nordsida av gata vert min.6m. 2. Gatebreidda i Smithsgt, frå innkøyring i Halkjelsgt til innkøyring til parkeringskjellar, vert utvida til min 6m målt frå fortauskant på vestsida av Smithsgt. 3. Reguleringsføresegnene 4 vert endra ved at fylgjande tillegg vert teke med (jf. Notat datert ): Side17

18 For leiligheter skal det etableres uteareal på minimum 20m2 per leilighet inklusive balkonger /terrasser. Felles uteareal for barns lek skal anlegges over tak og skal angis på utomhusplan jfr. 8. I felles uteareal for lek skal barns frie lek gis høyeste prioritet. Lekearealet skal være opparbeidet med lekeutstyr/sandkasse før det gis brukstillatelse. Ved handsaminga i møte den , sak 207/12 vart det gjort slikt vedtak: Formannskapet utset saka og ber administrasjonen å avklare følgjande forhold med utbyggjar: Inntrekk av overbygg utover byggjeline mot Storgata. Gateutforming mot Halkjelsgata Integrering av bygget/smith s gate 2 i prosjektet Sakutgreiinga i sak 207/12 ligg ved. Vedtaket er sendt over til plankonsulent/tiltakshavar med vising til intensjonar gitt i planbeskrivelse og i korrespondanse knytt til kontakt med partar i saka. Vi har med e-post datert motteke tiltakshavar sine kommentarar til dei moment som er nemnde og med framlegg til planjusteringar for å imøtekome vedtak i sak 207/12. Her ligg og ved illustrasjon knytt til justering av gateløp for Halkjellsgate/Smitsgate. Revidert illustrasjonsplan datert , med reviderte etasjeplanar og skisser for fasade mot Storgata og brev datert frå 0 H Invest AS- vedrørande forholdet til Smithsgt. 2. Tiltakshavar meiner at Pkt 2. i vedtaket er avklara gjennom det forslag til vedtak som låg ved sak 207/12, jf. endra illustrasjonsplan datert I sak 207/12 stod det fylgjande: Endringane går fram av justert planbeskrivelse-, plankart føresegner og illustrasjonsplan datert , og består i fylgjande: 1. Halkjelsgata mot kryss Smithsgate vert endra og retta opp slik at minste avstand mellom fortauskant langs sørsida av Halkjelsgt til gatekant (parkering/-fortauskant) på nordsida av gata vert min.6m. 2. Gatebreidda i Smithsgt, frå innkøyring i Halkjelsgt til innkøyring til parkeringskjellar, vert utvida til min 6m målt frå fortauskant på vestsida av Smithsgt. Dette er i samsvar med administrasjonen si vurdering og tilråding i sak 207/12 og eg finn at dette gir tilfredsstillande løysing. Dette inngår no også i forslag til plankart og justert illustrasjonsplan datert som ligg ved saka. Inntrekk av overbygg utover byggjeline mot Storgata. Tiltakshaver/Plankonsulent har her gitt fylgjande tilbakemelding: Hotellet er planlagt å ligge parallelt med gata og bebyggelsen på motsatt side. Samtidig i tråd med oppstartsmøtet å gi et overdekket fortau langs Storgata for å gi kvalitet. Siden Holtegården ligger skjevt i forhold til gata foreslår tiltakshaver at man ikke følger denne skjeve byggelinjen men opprettholder fasade parallelt med gata samtidig som man trekker 2. og 3. etasje tilbake slik at hotellet flukter med hjørnet til Holtegården et stykke nedover fasaden mot Storgata som vist på arkitektens vedlagte skisser. På denne måten oppleves nybygget å flukte med Holtegården samtidig som man opprettholder overdekket fortau og oppbrudt fasade. Arkitekt Jappe Nielsen beskriver endringene på tegningene som følger: 1. Illustrasjonsplan: Her har jeg vist utkraget parti med "skravur". 2. Plan 1. etasje: Her blir det ingen endringer 3. Plan 2 og 3: 2 stk. hotellrom i hver av etasjene blir litt mindre i dybden. Side18

19 4. Plan 4: 2 stk. leiligheter utvides noe ved at yttervegg trekkes ut i liv med utkraging førøvrig! 2 stk. leiligeheter blir minimalt forminsket ved at yttervegg justeres ihht tilbaketrukket fasadeliv i underliggende etasjer. 5. Plan 5: Forblir uendret, bortsett fra at linjen som markerer tilbaketrukket fasadeliv utgår! 6. Fasade mot Storgata: Utkraget fasadeparti justert ihht. plantegninger. Endringane går no fram av Illustrasjonsplan og plan-, snitt og fasadeteikningar som ligg ved saka. Teikningar datert Integrering av bygget/smith's gate 2 i prosjektet: Tiltakshavar sin kommentar: Det vises her til tiltakshaver Holte Invest AS sitt brev datert , der det heiter:. Det vises til tidligere sak i Volda formannskap (Planutvalget) i anledning godkjenning av planene for utbygging av Volda Fjordhotell der man ønsker utdypende informasjon i anledning Smithsgate 2 i Volda. I anledning synfaring på eigedomen Smithsgate 2 i Volda for en tid tilbake der en representant for Fylkeskommunen, En Representant for Smithgate 2 og to Representanter for Volda Fjordhotell var tilstades, vart konklusjonen frå Fylkeskommunen at Smithgate 2 har stor værneverdig verdi. Dette faktum vil representantene for utbyggingen av Volda Fjordhotell legge stor vekt på i anledning områdereguleringen og seinere evt. utbyggingen av Volda Fjordhotell. I anledning driften av Volda Fjordhotell ser man føre seg at Smithsgate 2 vil kunne ominnredes med historiske bilder og generell innredning med eldre gjenstander med historisk og kulturell verdi og lignende fra Volda`s eldre og nyere tid og som vil gi et historisk særpreg på eigedomen som vil/kan benyttes til private selskaper i ulike anledninger, konfirmasjon, bryllaup, begravelser,åremålslag, firmasammenkomster, julebord, div. utstillinger osv, osv. Man vil på denne måten kunne dekke et behov som er der, men som i dag ikke er tatt i vare på en god nok måte. Ved arrangement av fleire tilstellinger på same tid vil Smithgate 2 gjære det lettere å gjennomføre ved at man har både resturant, konferanserom og Smithgate 2 som alternativer. Grøntarealet rundt huset vil også gi et positivt tilskudd til slike arrangement som gitt ovanfor. Hotellets kjøkken er i nær tilknytning til Smithgate 2 og vil lett kunne ta i vare alle behov i den anledning. På denne måten vil man kunne ta i vare værneverdien i Smithsgate 2 og man vil gi et rikere og bedre tilbud til publikum i sosial, offentlig og privat sammenheng. I anledning synfaringen på eigedomen Smithgate 2 for en tid tilbake som vist til ovenfor, vart det mellom partene for Volda Fjordhotell og Smithgate 2 enighet om å møtes ved en seinere og passende anledning for å diskutere ulike modeller i anledning evt innløsning av eigedomen. Man har så langt ikke nådd dette tidspunktet og ser det føre seg når omreguleringen/-reguleringssøknaden for Volda Fjordhotell er godkjent. Dette er i samsvar med det som er sagt i planbeskrivelse/intensjon tidlegare og ein har ein viss forståing av at det kan vere greit å få reguleringsplan på plass før ein går vidare i avtale/forhandlingar. Slik ein ser saka er både tiltakshavar og huseigar i Smitsgt 2 innstilt på ei slik løysing som tiltakshavar legg opp til i sitt brev av Reguleringsmessig er dette lagt til rette for. For å gjere dette klarare vert det foreslått ei justering av reguleringsføresegnene 5, der fylgjande tillegg vert teke inn (jf. planbeskrivelse og intensjon i brev av ): Eksisterande hus, angitt på plankartet, skal bevares og skal inngå som del av hotell/leiligheitsprosjektet, og ha bruksfunksjonar knytt til dette. Justerte framlegg til reguleringsføresegner er datert som øvrige plandokument til Helse og miljøkonsekvensar: Side19

20 Er vurderte og teke omsyn til gjennom planprosessen Økonomiske konsekvensar: Er vurderte og teke omsyn til gjennom planprosessen Beredskapsmessige konsekvensar: Er vurderte og teke omsyn til gjennom planprosessen Vurdering og konklusjon: Administrasjonen finn at dei spørsmål som vart reist i sak 207/12 i hovudsak er gitt tilfredsstillande tilbakemelding på gjennom dei endringar som no ligg i plan, jf endra illustrasjonsplan og teikningar for etasjeplan, snitt og fasadar datert , og med den presisering som er teke inn i føresegnene pkt 5 (jf 3) for intensjon/bruk av eigedomen Smitsgt 2. Jf Tiltakshavar sitt brev av Ein rår til at plan vert godkjent med dei endringar som her er lagt til. Rune Sjurgard rådmann Utskrift av endeleg vedtak: Til Planseksjonen for kunngjering av planvedtak. Jf PBL Kopi: Planconsult AS v/rolf A. Simonsen, Dalsbergstien 22 D, 0170 OSLO ( ras@planconsult-as.no) Otto Holte Professor Kohts vei 60 A 1368 STABEKK Side20

21 VOLDA KOMMUNE Administrasjonen viser til vedtak i Formannskapet den , sak PS 22/13, der det vart gjort slikt vedtak: Saka vert utsett. Administrasjonen vert beden om å vurdere reguleringsbestemmelse 7 knytt til parkering på nytt. Vi har gått gjennom saka og sett på formuleringa i høve til gjeldande parkeringsnorm for Volda sentrum. VOLDA KOMMUNE VEDTEKTER TIL PLAN- OG BYGNINGSLOVA 69 NR. 4 OG 5 k.styret den sak 0040/06, Kopi ligg ved til orientering. Framlegg til reguleringsplaner for Volda Fjordhotell er heilt i samsvar med gjeldande vedtekter vedkomande bilparkering. Vidare er det teke inn føresegn om sykkelparkering, og tilrettelegging av p-plassar for funksjonshemma. I Fsk.møtet vart det vist til kommunedelplanen sitt krav til tal parkeringsplassar. Kommunedelplanen har ikkje slike konkrete krav til parkeringsdekning. Det vert vist til ein underdekning for parkering i sentrumsområde. Det vart også vist til andre utbyggingar i sentrum og andre krav sett der. Dette er dels rett. Krav til parkeringsdekning er generelt nedfelt gjennom vedtektene nemnd ovanfor, men kan og skal også gjerast juridisk bindande gjennom reguleringsvedtak. I ein del andre planområde er det ut frå ynskje frå planfremjar (private planar) og/eller annan konkret vurdering sett litt andre rammer for bustader, varierande ut frå beliggenheit-, storleik mv. Alle desse planane er handsama gjennom ordinære prosessar og godkjent av kommunestyret. Vurdering av eigendekning i eit byggeprosjekt skjer fyrst ved byggesøknad/rammeløyve. m.vh Volda kommune Planseksjonen Per Heltne Sakshandsamar Side21

22 Side22

23 Side23

24 Side24

25 Side25

26 3 V-Servicekontor Fra: Per Heltne Sendt: 23. januar :54 Til: V-Postmottak Emne: VS: VOLDA FJORDHOTEL- Tiltakshavers kommentar til formannskapsvedtakets 3. punkter Vedlegg: justering gateløp forslag Per Heltne pdf; Revisjon av fasade mot Storgata jfr. f-skapsvedtak.pdf; 0 H Invest AS- brev vedr. forholdet til Smithsgt.2 den 01_17_13.pdf Reg inn på sak 2012/127 Fra: Rolf Simonsen [mailto:ras@planconsult-as.no] Sendt: 22. januar :08 Til: Per Heltne Kopi: Otto Arne Holte; noho50@msn.com; jappe@arkitekter.org Emne: VOLDA FJORDHOTEL- Tiltakshavers kommentar til formannskapsvedtakets 3. punkter Hei Per Viser til din epost av 3.januar og bakgrunnen gitt i din epost under. Beklager at dette har tatt tid. Jeg har beskrevet tiltakshavers vurdering av formannskapets tre vedtakspunkter som kommentar i rødt å din e ost under av 17.desember. Håper at denne grundige gjennomgang av problemstillingen kan gi grunnlag for endelig avklaring, og imøteser dine kommentarer til dette. Med håp om snarlig svar. Mvh rolf Rolf Angell Simonsen Planconsult AS Niels Juels Gt. 33 A 0257 OSLO VOLDA KOMMUNE SaksnZoilic: Løpenr Arkw. KlEsSen K.14$win S: 23 JAN 2013 A,,, www. lanconsult-as.no epost: ras lanconsult-as.no Fra: Per Heltne [mailto:per.heltne volda.kommune.no] Sendt: 17. desember :56 Til: Rolf Simonsen Kopi: Otto Arne Holte;»a e arkitekter.or Emne: SV: VOLDA FJORDHOTEL KOMMUNESTYREBEHANDLINGEN I DESEMBER Hei Ein liten missforståelse har oppstått i det ekspederinga på sak 207/12 den ikkje har blitt ekspedert til dykk. (bakgrunn for det er at ekspedering var basert på at saka skulle vidare til k-styre for endeleg vedtak). Eg legg ved kopi av saka. Som nemnt pr telefon er det tre pkt som er ønskt vurdert nærare før vidare handsaming. Side26

27 1. Inntrekk av overbygg utover byggjeline mot Storgata. 2. Gateutforming mot Halkjelsgata 3 Integrering av bygget/smith's gate 2 i prosjektet Pkt 2. er etter mi vurdering avklara gjennom det forslag til vedtak som låg i saka og den endra illustrasjonsplan datert som låg ved saka, der det heiter: Endringane går fram av justert planbeskrivelse-, plankart føresegner og illustrasjonsplan datert , og består 1. Halkjelsgata mot kryss Smithsgate vert endra og retta opp slik at minste avstand mellom fortauskant langs sørsida av Halkjelsgt til gatekant (parkering/-fortauskant) på nordsida av gata vert min.6m. 2. Gatebreidda i Smithsgt, frå innkøyring i Halkjelsgt til innkøyring til parkeringskjellar, vert utvida til min 6m målt frå fortauskant på vestsida av Smithsgt. TILTAKSHAVERS KOMMENTAR : Tiltakshaver støtter din vurderin o vedle er for ordens sk Id det dokumentet fra kommunen som har li et til runn for revis-on 1. o 2 over. Pkt. 1- Inntrekk av overbygg utover byggjeline mot Storgata: Ved utsetting av byggeline i terreng kom det klarare fram korleis bygget ville framstå i gaterommet mot Storgata. Overbygget i del av 2.etg, 3. og 4. etg vil kome 2 m lenger fram i gaterommet i storgata enn i 1.etg, og ca 1.5 m lenger inn mot gata enn dagens bygg i Holtegården. Fskapet ynskjer ei ny vurdering av dette for om mogeleg å oppretthalde dagens byggelinje mot Storgata i flukt med byggelinja for Holtegården. Vi ber om dykkar tilbakemelding i høve til ei slik tilpassing. TILTAKSHAVERS KOMMENTAR Hotellet er lanla t å li e arallellt med ata o beb elsen å motsatt side. Samtidi i tråd med o startsmøtet å i et overdekket fortau lan s Stor ata for å i kvalitet. Siden Holte ården li er sk"evt i forhold til ata foreslår tiltakshaver at man ikk"e føl er denne sk-eve b elin-en men o rettholder fasade aralellt med ata samtidi som man trekker 2-3 etas"e tilbake slik at hotellet flukter med h"ørnet til Holte ården et st kke nedover fasaden mot Stor ata som vist å arkitektens vedla te skisser. På denne måten o leves n b et å flukte med Holte ården samtidi som man o rettholder overdekket fortau o o brudt fasade. Arkitekt Ja e Nielsen beskriver endrin ene å te nin ene som føl er: 1. Illustrasjonsplan: Her har jeg vist utkraget parti med "skravur". 2. Plan 1. etasje: Her blir det ingen endringer 3. Plan 2 og 3: 2 stk. hotellrom i hver av etasjene blir litt mindre i dybden. 4. Plan 4: 2 stk. leiligheter utvides noe ved at yttervegg trekkes ut i liv med utkraging førøvrig! 2 stk. leiligeheter blir minimalt forminsket ved at yttervegg justeres ihht. Tilbaketrukket fasadeliv i underliggende etasjer. 5. Plan 5: Forblir uendret, bortsett fra at linjen som markerer tilbaketrukket fasadeliv utgår! 6. Fasade mot Storgata: Utkraget fasadeparti justert ihht. plantegninger. VI AVVENTER REVISJON AV PLANKART OG UTARBEIDELSE AV SOSI DATA TIL ENDRINGEN ER AVKLART MED DEM Pkt 3 Integrering av bygget/smith's gate 2 i prosjektet: Fra planbeskrivelsen utarbeidd av plankonsulent/tiltakshavar har eg henta fylgjande vurderingar knytt til eigedomen Smitsgt 2: Naboeiendommen Smithsgate 2 er dessuten etter anbefaling fra kommunen i oppstartsmote tatt med i planforslaget for å gi kommunen reguleringsmessig helhet i denne delen av sentrumskvartalet. Kommunen mener at dagens bruk av Smiths gt. 2 til bolig er lite yenelig. Tiltakshavers arbeider parallelt for at den fremtidige bruken av Smiths gt. 2 tilpasses den for Storgt. 1-3 enten ved overtakelse eller samarbeide. 2 Side27

28 Planområdet er på ca. 1,8 daa og.forutsettes regulert til " hotell / bolig / bevertning / forretning / kontor / tjenesteyting" som tilsvarer gjeldende områdeplan for sentrum. I henhold tilftlkeskommunens konklusjon etter syr?faring på stedet 8. fibruar i år, reguleres bebyggelsen i Smiths gate 2 til hensynssone bevaring. Bjorn Kåre Jensen er eier av huset medfesterett til sistnevnte. MR.Fylkeskommune: Smitsgt 2 - bustadhus, bygt som bedehus i Bjorkedalerr,flytta hit Denne bygninga har eit mindre endra eksterior som gjer bygninga verneverdig som eksempel på sveitserstilbygningfrå slutten av 1800-talet. Det har også interessant historietilknytingfrå tidlegare bruk som bedehus på Kile og skredderverkgad. Bygninga har også verdi som del av bygningsmiljoet i "Tausaklerringgata" i Volda sentrum. Bygninga bor få ein hoveleg plass i den nye planen markerast på kartet med eit hoveleg areal rundt som hensynssone og få reguleringsfiresegner som gir vern av bygninga sitt eksterior. Ny bebyggelse på området må tilpassast slik at ein tek i vare opplevinga av den gamle bygninga i Smithsgate 2 og nybygg på området må utformast slik at dei fingerer godt saman med kringliggande Tiltakshavers kommentar: Tillakshaver tar ffikeskonservatorens synspunkter til folge som Huset i Smithsgt.2 innreguleres med hensynssone/bevaring med tilhorende bestemmelser. Advokat Lars E. Sande Advokaten sier filgende: "Eg representerer Bjorn Kåre Jensen, eigar av hus med festerett til gnr. 19 bnr. 534, Smithsgt. 2 i Volda. Bjorn Kare Jensen motset seg,forslaget til detaljert reguleringsplan slik dette går fram av forelopige skisser. Detaljregulering slikforeslått, vil totall oydelegge eigedomen hans som bustadeigedom og vil medfore ytterlegare merknader, klager og i tilfelle også krav pa okonomisk kompensasjon i medhald av grannelova sine foresegner. Bjorn Kåre Jensen kan imidlertid være interessert i å innleie ein dialog med utbyggar med tanke på å undersoke mulegheitene fir om det skulle ligge fore grunnlagfor å kome fram til ei minneleg ordning, eksempelvis i firm av innloysing av hans eigedom. Dersom det skulle vere av interesse for utbyggar å gå, inn i ein slik diskusjon, hoyrer eg i tilfelle gjerne frå Dykk. Tikakshavers kommentar: Tiltakshaver avtaler,farhandling om forholdet til bygslingsrettighetene med Sande. Kommunen har fått tilbakemeldingar frå huseigar og Sande om at slike drøftingar eller avtalemessig avklaring ikkje er teke initiativ til, og at slik kontakt er forventa. I dei vurderingar og samtalar som har vore mellom kommuneadministrasjonen og arkitekt/plankonsulent er det gitt utrykk for at denne eigedomen blir svært lite eigna som framtidig bustad, og at den skal kunne inngå som mogeleg delelement i utvikling av hotellkomplekset i kvartalet. Dette synest framleis som den beste løysinga- sett i høve til den verneverdi som er lagt til bygget. Ved ein slik knyting mot hotell/leiligheitkomplekset ville også bygget og arealet rundt kunne gi positive mulegheiter for både hotellfunksjon og for dei som skal bu i området. Ei betre avklaring av dette i avtalar eller reguleringsføresegner/planomtale ville vere positivt. Vi ber om ei tilbakemelding knytt til dette. T1LTAKSHAVERS KOMMENTAR : Det vises her til tiltakshaver Holte Invest AS sitt vedla te brev. Om ønskjeleg kan vi få til eit møte der desse spørsmåla vert drøfta nærare. Eg ber om tilbakemelding. Beklagar at dette har teke noko tid. Mvh Per Heltne 3 Side28

29 This has been scanned by the Symantec Security.cloud service. For more information please visit htt :// Tmanteccloud.com Side29

30 O H Invest AS Pobox 369, 1326 Lysaker. Tlf: Fax Til Volda Kommune Dato: ATT: Saksbehandler for Volda Fjordhotell m.fl. - Regulering av nødvendig område for utbyggingen av Volda Fjordhotell i Volda Sentrum. Det vises til tidligere sak i Volda formannskap (Planutvalget) i anledning godkjenning av planene for utbygging av Volda Fjordhotell der man ønsker utdypende informasjon i anledning Smithsgate 2 i Volda. I anledning synfaring på eigedomen Smithsgate 2 i Volda for en tid tilbake der en representant for Fylkeskommunen,En Representant for Smithgate 2 og to Representanter for Volda Fjordhotell var tilstades, vart konklusjonen frå Fylkeskommunen at Smithgate 2 har stor værneverdig verdi. Dette faktum vil representantene for utbyggingen av Volda Fjordhotell legge stor vekt på i anledning områdereguleringen og seinere evt. utbyggingen av Volda Fjordhotell. I anledning driften av Volda Fjordhotell ser man føre seg at Smithsgate 2 vil kunne ominnredes med historiske bilder og generell innredning med eldre gjenstander med historisk og kulturell verdi og lignende fra Volda`s eldre og nyere tid og som vil gi et historisk særpreg på eigedomen som vil/kan benyttes til pvt selskaper i ulike anledninger, konfirmasjon, bryllaup, begravelser,åremålslag, firmasammenkomster,julebord,div. utstillinger osv, osv. Man vil på denne måten kunne dekke et behov som er der, men som i dag ikke er tatt i vare på en god nok måte.ved arrangemang av fleire tilstelninger på same tid vil Smithgate 2 gjære det lettere å gjennomføre ved at man har både resturang,konferanserom og Smithgate 2 som alternativer. Grøntarealet rundt huset vil også gi et positivt tilskudd til slike arrangement som gitt ovanfor. Hotellets kjøkken er i nær tilknytning til Smithgate 2 og vil lett kunne ta i hvare alle behov i den anledning. På denne måten vil man kunne ta i vare værneverdien i Smithsgate 2 og man vil gi et rikere og bedre tilbud til publikum i sosial, offentleg og pvt sammenheng. I anledning synfaringen på eigedomen Smithgate 2 for en tid tilbake som vist til ovenfor, vart det mellom partene for Volda Fjordhotell og Smithgate 2 enighet om å møtes ved en seinere og passende anledning for å diskutere ulike modeller i anledning evt innløsning av eigedomen. Man har så langt ikke nådd dette tidspunktet og ser det føre seg når omreguleringen/reguleringssøknaden for Volda Fjordhotell er godkjend. Med hilsen, Volda Fjordhotell og dets Partnere Side30

31 Side31

32 Side32

33 Side33

34 Side34

35 Side35

36 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Side40

41 V-Servicekontor Fra: Per Heltne Sendt: 28. januar :53 Til: V-Postmottak Emne: VS: VOLDA FJORDHOTEL- Tiltakshavers kom 3. punkter Vedlegg: Volda Fjordhotell-Justering av snitt og f Legg inn på sak 2012/127 Fra: Rolf Simonsen [mailto:ras@planconsult-as.no] Sendt: 23. januar :26 Arkiv ' Til: Per Heltne KlasseringP OG - Kopi: Otto Arne Holte; noho50@msn.com; jappe@arkitekter.org Klasserin S: Emne: SV: VOLDA FJORDHOTEL- Tiltakshavers kommentar til formannskapsvedta e s. pun er Hei Per Har snakket med vår arkitekt Jappe Nielsen som sier følgende til din epost under: "Som svar på Per Heltne sine spørsmål, sender jeg fasade/oppriss og langsnitt, der jeg har påført frihøydemål under utkraget del av fasaden mot Storgaten. På det laveste, merket på fasadetegning med B, er den frie høyden fra fortau til UK utkraget bygningsdel 2,8 meter. På det høyeste langs Storgaten, i punkt A, er frihøyden hele 4,2 meter. Viktig å merke seg at det utkragede fasadepartiet mot Storgaten kun stikker 1 meter ut over fasadeliv på fortausnivå! a snr, Løpenr._ VOLDA KOMMUNE 2 JAN 2013 Universell utforming i forhold til hotellinngang: På plan av 1.etasje (inngangsplan) og på Illustrasjonsplanen er det inntegnet både rampe og trapp. I tillegg til trapp og rampe ved hovedinngang, har hotellet også direkte inngang fra Storgaten, til lobby/resepsjonsnivå, med heisadkomst videre til øvrige etasjer i bygget, i tillegg til p-kjeller. Fra denne adkomsten vil man også nå hotellets restaurant direkte! Vi håper denne redegjørelse, sammen med vedlagte tegninger, er utfyllende i forhold til ønsket informasjon!" Mvh rolf Rolf Angell Simonsen Planconsult AS Niels Juels Gt. 33 A 0257 OSLO www. Ianconsult-as.no epost: ras lanconsult-as.no Telefon: (+47) Mobil: (+47) Fra: Per Heltne [mailto:per.heltne volda.kommune.no] Sendt: 23. januar :35 Side41

42 Til: Rolf Simonsen Emne: SV: VOLDA FJORDHOTEL- Tiltakshavers kommentar til formannskapsvedtakets 3. punkter Takk for oversending I illustrasjonsplan er det vist til to snitt, dei låg ikkje med er dei uendra eller? Det er ikkje målestokkanvising på fasadeteikninga kva er no min. høgda frå fortau til utkraga 2.etg? Eit spørmål (mest knytt til byggesak men- ) Hovudinngang universell utforming får vi til det? har det vore drøfta med arkitekt? Mvh Per heltne Fra: Rolf Simonsen [mailto:ras lanconsult-as.no] Sendt: 22. januar :08 Til: Per Heltne Kopi: Otto Arne Holte; noho50 msn.com; "a e arkitekter.or Emne: VOLDA FJORDHOTEL- Tiltakshavers kommentar til formannskapsvedtakets 3. punkter Hei Per Viser til din epost av 3.januar og bakgrunnen gitt i din epost under. Beklager at dette har tatt tid. Jeg har beskrevet tiltakshavers vurdering av formannskapets tre vedtakspunkter som kommentar i rødt å din e ost under av 17.desember. Håper at denne grundige gjennomgang av problemstillingen kan gi grunnlag for endelig avklaring, og imøteser dine kommentarer til dette. Med håp om snarlig svar. Mvh rolf Rolf Angell Simonsen Planconsult AS Niels Juels Gt. 33 A 0257 OSLO www. lanconsult-as.no epost: ras lanconsult-as.no Fra: Per Heltne [mailto:per.heltne volda.kommune.no] Sendt: 17. desember :56 Til: Rolf Simonsen Kopi: Otto Arne Holte; "a e arkitekter.or Emne: SV: VOLDA FJORDHOTEL- KOMMUNESTYREBEHANDLINGEN I DESEMBER Hei Ein liten missforståelse har oppstått i det ekspederinga på sak 207/12 den ikkje har blitt ekspedert til dykk. (bakgrunn for det er at ekspedering var basert på at saka skulle vidare til k-styre for endeleg vedtak). Eg legg ved kopi av saka. Som nemnt pr telefon er det tre pkt som er ønskt vurdert nærare før vidare handsaming. 1. Inntrekk av overbygg utover byggjeline mot Storgata. 2 Side42

43 2. Gateutforming mot Halkjelsgata 3 Integrering av bygget/smith's gate 2 i prosjektet Pkt 2. er etter mi vurdering avklara gjennom det forslag til vedtak som låg i saka og den endra illustrasjonsplan datert som låg ved saka, der det heiter: Endringane går fram av justert planbeskrivelse-, plankart føresegner og illustrasjonsplan datert , og består 1. Halkjelsgata mot kryss Smithsgate vert endra og retta opp slik at minste avstand mellom fortauskant langs sørsida av Halkjelsgt til gatekant (parkering/-fortauskant) på nordsida av gata vert min.6m. 2. Gatebreidda i Smithsgt, frå innkøyring i Halkjelsgt til innkøyring til parkeringskjellar, vert utvida til min 6m målt frå fortauskant på vestsida av Smithsgt. T1LTAKSHAVERS KOMMENTAR : Tiltakshaver støtter din vurderin o vedle er for ordens sk 1d det dokumentet fra kommunen som har li et til runn for revisbn 1. o 2 over. Pkt. 1- Inntrekk av overbygg utover byggjeline mot Storgata: Ved utsetting av byggeline i terreng kom det klarare fram korleis bygget ville framstå i gaterommet mot Storgata. Overbygget i del av 2.etg, 3. og 4. etg vil kome 2 m lenger fram i gaterommet i storgata enn i 1.etg, og ca 1.5 m lenger inn mot gata enn dagens bygg i Holtegården. Fskapet ynskjer ei ny vurdering av dette for om mogeleg å oppretthalde dagens byggelinje mot Storgata i flukt med byggelinja for Holtegården. Vi ber om dykkar tilbakemelding i høve til ei slik tilpassing. T1LTAKSHAVERS KOMMENTAR : Hotellet er lanla t å li e arallellt med ata o beb elsen å motsatt side. Samtidi i tråd med o startsmøtet å i et overdekket fortau lan s Stor ata for å i kvalitet. Siden Holte ården li er sk"evt i forhold til ata foreslår tiltakshaver at man ikk"e føl er denne sk"eve b elin-en men o rettholder fasade aralellt med ata samtidi som man trekker 2-3 etas"e tilbake slik at hotellet flukter med h"ornet til Holte ården et st kke nedover fasaden mot Stor ata som vist å arkitektens vedla te skisser. På denne måten o leves n b et å flukte med Holte ården samtidi som man o rettholder overdekket fortau o o brudt fasade. Arkitekt Ja e Nielsen beskriver endrin ene å te nin ene som føl er: 1. Illustrasjonsplan: Her har jeg vist utkraget parti med "skravur". 2, Plan 1. etasje: Her blir det ingen endringer 3. Plan 2 og 3: 2 stk, hotellrom i hver av etasjene blir litt mindre i dybden. 4. Plan 4: 2 stk. leiligheter utvides noe ved at yttervegg trekkes ut i liv med utkraging førøvrig! 2 stk. leiligeheter blir minimalt forminsket ved at yttervegg justeres ihht. Tilbaketrukket fasadeliv i underliggende etasjer. 5. Plan 5: Forblir uendret, bortsett fra at linjen som markerer tilbaketrukket fasadeliv utgår! 6. Fasade mot Storgata: Utkraget fasadeparti justert ihht. plantegninger. VI AVVENTER REVISJON AV PLANKART OG UTARBEIDELSE AV SOSI DATA TIL ENDRINGEN ER AVKLART MED DEM Pkt 3 Integrering av bygget/smith's gate 2 i prosjektet: Fra planbeskrivelsen utarbeidd av plankonsulent/tiltakshavar har eg henta fylgjande vurderingar knytt til eigedomen Smitsgt 2: Naboeiendommen Smithsgate 2 er dessuten etter anbefaling fra kommunen i oppstartsmote tatt med i planforslaget fir å gi kommunen reguleringsmessig helhet i denne delen av sentrumskvartalet. Kommunen mener at dagens bruk av Smiths gt. 2 til bolig er lite tjenelig. Tiltakshavers arbeider parallelt for al den fremtidige bruken av Smiths gt. 2 tilpasses den for Siorgi. 1-3 enien ved overtakeise eller samarbeide. 3 Side43

44 Planområdet er på ca. 1,8 daa og forutsettes regulert til " hotell / bolig / bevertning /.forretning / kontor / tjenesteyting" som tilsvarer gjeldende områdeplan for sentrum. I henhold til fylkeskommunens konklusjon etter synfaring på stedet 8..februar i år, reguleres bebyggelsen i Smiths gate 2 til hensynssone bevaring. Bjorn Kåre Jensen er eier av huset med festerett til sistnevnte. MR.Fylkeskommune: Smitsgt 2 - bustadhus, bygt som bedehus i Bjorkedalen,.flytta hit Denne bygninga har eit mindre endra eksterior som gjer bygninga verneverdig som eksempel på sveitserstilbygningli-å slutten av 1800-talet. Det har også interessant historietilknytingfrå tidlegare bruk som bedehus på Kile og skredderverkstad. Bygninga har også verdi som del av bygningsmiljoet i "Tausakjerringgata" i Volda sentrum. Bygninga bor få ein hoveleg plass i den nye planen, markerast på kartet med hoveleg areal rundt som hensynssone og få reguleringsforesegner som gir vern av bygninga sitt eksterior. Ny bebyggelse på området må tilpassast slik at ein tek i vare opplevinga av den gamle bygninga i Smithsgate 2 og nybygg på området må utformast slik at dei liingerer godt saman med kringliggande Tiltakshavers kommentar: Tiltakshaver tar.ffikeskonservatorens synspunkter til.folge som folger: Huset i Smithsgt.2 innreguleres med hensynssone/bevaring med tilhorende bestemmelser. Advokat Lars E. Sande Advokaten sier folgende: "Eg representerer Bjorn Kåre Jensen, eigar av hus med festerett til gnr. 19 bnr. 534, Smithsgt. 2 i Volda. Bjorn Kare Jensen molset seg Ibrslaget til detaljert reguleringsplan slik dene går ji-am av fbrelopige skisser. Detalfregulering slikforeslått, vil totalt oydelegge eigedomen hans som bustadeigedom og vil medlbre ylterlegare merknader, klager og i tilfelle også krav på okonomisk kompensas.jon i medhald av grannelova sine foresegner. Bjorn Kåre Jensen kan imidlertid være interessert i å innleie ein dialog med utbyggar med tanke på å undersoke mulegheitene for om det skulle ligge.fore grunnlag.for å kome.fram til ei minneleg ordning eksempelvis i.form av innloysing av hans eigedom. Dersom det skulle vere av interesse fbr utbyggar å gå, inn i ein slik diskusjon, hoyrer eg i iilftlle gjerne.f»å Dykk. Tiltakshavers kommentar: Tiltakshaver avtaler forhandling om.fbrholdet til bygslingsrettighetene med Sande. Kommunen har fått tilbakemeldingar frå huseigar og Sande om at slike drøftingar eller avtalemessig avklaring ikkje er teke initiativ til, og at slik kontakt er forventa. I dei vurderingar og samtalar som har vore mellom kommuneadministrasjonen og arkitekt/plankonsulent er det gitt utrykk for at denne eigedomen blir svært lite eigna som framtidig bustad, og at den skal kunne inngå som mogeleg delelement i utvikling av hotellkomplekset i kvartalet. Dette synest framleis som den beste løysinga- sett i høve til den verneverdi som er lagt til bygget. Ved ein slik knyting mot hotell/leiligheitkomplekset ville også bygget og arealet rundt kunne gi positive mulegheiter for både hotellfunksjon og for dei som skal bu i området. Ei betre avklaring av dette i avtalar eller reguleringsføresegner/planomtale ville vere positivt. Vi ber om ei tilbakemelding knytt til dette. TILTAKSHAVERS KOMMENTAR : Det vises her til tiltakshaver Holte Invest AS sitt vedla te brev. Om ønskjeleg kan vi få til eit møte der desse spørsmåla vert drøfta nærare. Eg ber om tilbakemelding. Beklagar at dette har teke noko tid. Mvh Per Heltne 4 Side44

45 This has been scanned by the Symantec Security.cloud service. For more information please visit htt :// manteccloud.com This has been scanned by the Symantec Security.cloud service. For more information please visit htt :// manteccloud.com Side45

46 Volda Kommune Reguleringsplan VOLDA FJORDHOTELL Storgata 1-3, Gnr. 19 bnr. 514, 248 m.fl Planident Reguleringsplan VOLDA FJORDHOTELL, Storgata 1-3, gnr 19 bnr 514,248 m.fl. Reguleringsbestemmelser Godkjent av Volda kommunestyre, sak /13, den Volda den ef. Per Heltne planleggar 1. Formål Formålet med reguleringsplanen er: Å erstatte gjeldende regulering for Volda Sentrum (1987) for angjeldende område. Å legge til rette for etablering av nytt hotell, boliger med mer. 2. Generellt Disse bestemmelsene gjelder for området som ligger innenfor planavgrensingen på plankartet, planident Reguleringsformål Området reguleres til følgende formål jfr. Pbl 12-5: 1. Kombinert bebyggelse og anleggsformål: -Hotell / bolig / bevertning / forretning / kontor / tjenesteyting (SOSI kode 1800) 2. Samferdsel og infrastruktur: -veg (SOSI kode 2010) -fortau (SOSI kode 2012) 3. Pbl 12-6, Hensynssoner: -Bevaring av kulturminne (SOSI kode 570) 4. Felt K1 Kombinerte formål Tillatt arealbruk er i henhold til 3. Boligformål utover atkomst, tillates ikke etablert i nivå med gate. Bebyggelsen skal plasseres innenfor byggegrense vist på plankartet. Maksimal gesimshøyde er angitt med kotehøyde på plankartet. Over maksimal gesimshøyde tillates etablert nødvendig mindre tekniske anlegg under forutsetning at disse utføres på en estetisk god måte. Tillatt grad av utnytting er %-BRA = 390 % Ved beregning av grad av utnytting skal faktisk gulvareal uavhengig av etasjehøyde legges til grunn, og bruksareal -BRAm2 under terreng ikke medregnes. For leiligheter skal det etableres uteareal på minimum 20m2 per leilighet inklusive balkonger /terrasser. Felles uteareal for barns lek skal anlegges over tak og skal angis på utomhusplan jfr. 8. I felles uteareal for lek skal barns frie lek gis høyeste prioritet. Lekearealet skal være opparbeidet med lekeutstyr/sandkasse og andre fasiliteter som sikrer tilrettelegging av areala for ulike alder/bruker-grupper blant beboerne. Lekearealet skal være opparbeidet med lekeutstyr/sandkasse og andre fasiliteter for ulike aldersgrupper sin bruk av areala før det gis brukstillatelse. 1 Side46

47 Volda Kommune Reguleringsplan VOLDA FJORDHOTELL Storgata 1-3, Gnr. 19 bnr. 514, 248 m.fl Planident Felt HK1 - Hensynssone Bevaring / Kombinerte formål Tillatt arealbruk er i henhold til 3. Eksisterende hus, angitt på plankartet, skal bevares og skal inngå som element knytt til hotellfunksjonen på området. Ved restaurering og / eller reparasjon av selve huset tillates dette ombygd eller utbedret under forutsetning av at hovedeksteriøret beholdes uendret eller føres tilbake til det opprinnelige utseendet. Det kan tillates mindre tilbygg under forutsetning at dette utføres på en måte som ivaretar vernehensynet. Ved brann eller annen ødeleggelse som medfører krav om riving, skal fylkeskommunen kontaktes. Søknadspliktige tiltak forelegges fylkeskommunen til uttalelse. 6. Atkomst Kjøreatkomst er angitt med pil på plankartet. Den eksakte plassering og utforming av avkjørsel fastlegges ved behandling av søknad om rammetillatelse. 7. Parkering Det skal anlegges parkering i henhold til følgende: Hotell: 2/3 p-plass per rom. Bolig: 1-10 leiligheter: 1,5 p-plass / leilighet, 11+ leiligheter: 1,25 p-plass / leilighet Sykkelparkering: 0,5 p-plass / leilighet For annen arealbruk jfr. 3, skal kommunens til en hver tid gjeldende parkeringsnormer legges til grunn. Minimum 5% av parkeringsplassene skal anlegges og utformes i tråd med prinsippene for universell utforming, 8. Utomhusplan Ved søknad om rammetillatelse skal det foreligge: - utomhusplan i målestokk 1:500.som skal inneholde følgende elementer: o Bebyggelsens plassering o Atkomst-, kjøre-, parkerings- og gangarealer o Håndtering av avfall o Terrengbearbeiding o Utearealer / lekeareal med plassering av lekeapparater og annen tilrettelegging for ulike aldersgrupper sin bruk av arealet. o Markdekke / belegg / beplantning o utbyggingsavtale som definerer ansvar for etablering av kommunaltekniske anlegg 9. Rekkefølgekrav Før brukstillatelse gis skal fortau og parkeringsanlegg rundt hotellet være etablert jfr. utbyggingsavtale med Volda kommune. Lekearealet skal være opparbeidet med lekeutstyr/sandkasse og andre fasiliteter for ulike aldersgrupper sin bruk av areala før det gis brukstillatelse Side47

48 VOLDA KOMMUNE NOTAT Frå: Til: Sak: Sonja Håvik Samordnings- og utviklingsstaben Planid Reguleringsplan for Volda Fjordhotell gbr 19/514, 248 m.fl. Arkivsak nr. Løpenr. Arkivkode Avd/Sakshandsamar Dato 2012/ / SVK/SOH MELDING OM POLITISK VEDTAK - PLANID REGULERINGSPLAN FOR VOLDA FJORDHOTELL GBR 19/514, 248 M.FL. Vi melder med dette frå at formannskapet den , hadde føre ovannemnde som sak PS 207/12, der det vart gjort slikt vedtak: Formannskapet utset saka og ber administrasjonen å avklare følgjande forhold med utbyggjar: - Inntrekk av overbygg utover byggjeline mot Storgata. - Gateutforming mot Halkjelsgata - Integrering av bygget/smith s gate 2 i prosjektet Sakutgreiinga følgjer vedlagt. Volda kommune, servicekontoret Sonja Håvik konsulent Kopi til: Per Heltne Side48