ønsker velkommen til SUHS-konferansen 2010! Velkommen til SUHS 2010

Transkript

1 ønsker velkommen til SUHS-konferansen 2010! Velkommen til SUHS 2010

2 Hvem er vi? UNINETT FAS (Felles Administrative Systemer) Kundekoordinator og tjenesteleverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler Ikke-kommersiell formålsparagraf Eid av Kunnskapsdepartementet 2

3 UNINETT orienterer SUHS-konferansen 12. November 2010 Terje Aandalen & Bjørn-Are Lyngstad

4 Agenda Bjørn-Are Nytt bestillings- og fakturahåndteringssystem (BFS) Kostnader og Avtaler BFS Innføring efaktura Prioriteringsråd Agresso 4 Senere i dag? Hvordan lykkes med ehandel?

5 PRESENTASJON AV VALGT SYSTEMLØSNING 5

6 Hvilken prosess skal støttes? Fra anskaffelse til betaling 6 Anskaffelse Bestilling Fakturahåndtering Betaling

7 Hvilken systemstøtte gis? Fra anskaffelse til betaling Anskaffelse Bestilling Fakturahåndtering Betaling 7

8 Valgt systemløsning Kataloger PM Admin Markedsplassen ehandel.no Bestillinger Bestilling (PM) Fakturabilag 8 Fakturahåndtering (BI) Agresso Konteringsdata Elektronisk faktura Meldingssentral (BT) Tolkning Skanning Papirfaktura

9 Valgt løsning nøkkelpkt er (1) En leverandør for valgt løsning SaaS-løsning Dere kjøper tilgang Globalt oppsett og Lokalt oppsett 9 Fellesløsning m/lokale tilpasninger Ny skanningspartner Ny fakturaadresse Ny skanne/tolke prosess Forvente å bruke noe tid på å få ønsket kvalitet på skanning / tolkning

10 Valgt løsning nøkkelpkt er (2) Nytt fakturasystem (elller?) Basware Invoice = Contempus.Invoice v2009 Nytt driftsmiljø hos Basware Integrasjoner mot Agresso må settes opp på nytt 1 spesialtilpasning er valgt fjernet Periodiseringsnøkkel Må bruke standardfunksjonalitet i BI 10

11 Valgt løsning nøkkelpkt er (3) Endringer markedsplass Større ansvar på dere import av katalog Endring i mulighet for elektronisk ordrebekreftelse fra markedsplassen og til bestillingssystemet. Her skal det utvikles en bedre integrasjon i løpet av Difi støtter opprettelse av nye integrasjoner mellom ehandel.no og Basware PM Egentlig en kostnad på per UH 11

12 Valgt løsning nøkkelpkt er (4) Endringer bestillingssystem Mulig å ha en rekvirent-rolle Manuell arbeidsflyt i Basware vs automatisert arbeidsflyt i Visma Større fleksibilitet vs større ansvar hos bruker Oppsett av punch out til leverandørens nettbutikk kan gjøres av den enkelte UH Før en kostnad på ca

13 STATUS FRA AKSEPTANSETESTEN 13

14 Status akseptansetest Skal være ferdig til 18.november Vi har noen utfordringer som kan forhindrer måloppnåelse 14 Vil dette påvirke oppstart for øvrige UH-institusjoner NEI

15 TIDSPLAN FOR AVVIKLING AV DAGENS LØSNINGER 15

16 Tidsplan (fra i fjor!) CONTEMPUS.INVOICE VISMA PROCEEDO FELLES ANSKAFFELSE Publisering Kontrakt Pilot start NYTT BFS Godkjennelse

17 Hva er endret siden i fjor? Hydro Notodden har valgt å legge ned sin skannetjeneste Vi har en deadline 7. feb

18 OVERGANG FRA GAMMEL TIL NY LØSNING 18

19 Overgang CI til BI Alle grunndata og historiske fakturabilag konvertes over i ny løsning (inkl logger som viser BDM) Håndtering av dagens papirfakturaer? Det kommer en detaljert sjekkliste for overgangen fra CI til BI Nei, dere behøver ikke opplæring i BI 19

20 Tidsplan CI BI 22. november pilotene i gang forberedelser øvrige Test og informasjon ut til leverandører og internt 3. januar Øvrige starter skanning / tolkning av fakturaer i BI Avslutte gamle fakturaer i CI, innen 20. januar 7. februar CI miljø legges ned 20

21 Overgang Visma - PM BDM må dokumenteres manuelt Rapporter i Visma Det kommer en detaljert sjekkliste for overgangen fra Visma til PM Ja, dere behøver forberedelser og opplæring i PM 3 Utrullingspuljer vi starter forberedelser ca 2 mnd før go-live 21

22 HVA SKAL VI JOBBE MED I 2011? 22

23 Oppgaver 2011 Utrulling av PM 20 institusjoner (3 puljer) Kvalitetsheving skanning / tolkning papirfaktura (ny leverandør) Flytte volum fra papir til elektronisk faktura Endringsønsker 23 Eget endringsønskeskjema Dokumentasjon Eget nettsted

24 Prioriteringsråd for BFS Medlemmer i prioriteringsrådene skal sitte i 2 år Vi har nå kommet til en ny valgperiode, hvor 2 medlemmer skal byttes ut Det er mulig å ta gjenvalg Vi sender ut invitasjon men start å tenkt på dette nå Vi ønsker 1 økonomidirektør og 1 innkjøpsleder 24

25 KOSTNADER OG AVTALER 25

26 Kostnader 2011 Forvarsel om tjenesteavgift sendt ut for alle UNINETT FAS sine tjenester Detaljert oversikt kostnader for Basware BFS sendt ut av meg Denne inkluderer den samme tjenesteavgiften som i forvarsel Vi har fortsatt noen kostnadselementer som kan endre seg det kan komme endringer 26

27 Avtalehierarki 27

28 STATUS E-FAKTURA 28

29 Elektronisk meldingssentral Status per 12. november av 29 høgskoler i produksjon Cirka 15 høgskoler er aktivt på saken 600 fakturaer fra 6 leverandører i produksjon Dette skal vi arbeide mer med i Alle 29 høgskoler/universiteter som er med på rammeavtalene gjennom UNINETT FAS er klare til å ta i mot elektroniske fakturaer; statens krav er oppfylt i god tid før 1. juli 2011.

30 AGRESSO PRIORITERINGSRÅD 30

31 Bakgrunn for Prio.råd Agresso KD er kontraktseier, og har gitt UNINETT FAS i oppdrag å sikre godt driftstilbud og en videreutvikling av systemet Prio.råd skal være sektorens organ for styring og medvirkning i det arbeidet som gjøres for å koordinere kundesidens fellesaktiviteter for forbedring og videreutvikling av systemet. Det er ønskelig med forankring og samordning med UHRs økonomigruppe 31

32 Samordningstiltak - UHR Et av Prio.rådsmedlemmene rekrutteres fra UHRs Øk.gruppe Referat fra prio.rådsmøter i Agresso sendes til info for UHRs Øk.gr. UNINETT FAS er representert som observatør i UHRs Øk.gr og som sekretær i Prio.råd. 32

33 Samordningstiltak Øvrige Agresso brukere UMB, UiT og NHH har egne driftsmiljøer på Agresso Vi ønsker samarbeid på tvers av system og driftsmiljøer UMB, UiT og NHH vil få invitasjon til å ha en felles representant i TROFAST-samarbeidets prioriteringsråd. 33

34 Mandat og valg Mandat er godkjent av UNINETT FAS sitt styre, og følger policy for øvrige prioriteringsråd i FAS-regi Mandat forankret hos UHR og KD Øvrige detaljer blir sendt ut i invitasjon til å stille som medlem Invitasjon kommer om kun kort tid! Utnevnelse gjøres av FAS-styret 34

35 AGRESSO BRUKERSTØTTE 35

36 Agresso Brukerstøtte Brukerstøtteavtalen med Ergo er gjenstand for en årlig fornyelse Vi nærmer oss en ny avtaleperiode? Skal UNINETT ta et større ansvar krever det duplisering av kompetanse. Er det ønskelig at vi gjennomfører en undersøkelse i sektoren i forhold til hva man ønsker på dette området? 36

37 Spørsmål? Takk for oppmerksomheten! 37

38 HVORDAN LYKKES MED EHANDEL? 38

39 Bakgrunn for saken UNINETT FAS anskaffer i samarbeid med UH-institusjonene nye systemer U-FAS har ikke kapasitet eller kompetanse til å bistå ved implementering lokalt av nytt system Vi opplever at ikke alle UH-institusjoner har tilstrekkelig med ressurser eller kompetanse om hvordan gjennomføre endringsprosesser internt. 39

40 Ehandel i UH-sektoren (1) Styringsgruppen vurderer at følgende 2 punkter vil være viktige å håndtere på en god måte for å lykkes med ehandel: 1) En endring i oppgaveutføring og kompetanse i forhold til dagens situasjon. Hypotesen er at Dagens innkjøpere vil flytte fokus fra bestillinger til anskaffelser, regelverk, kontraktsforvaltning og kompetanseoppbygging internt Dagens økonomi/regnskapsavdeling vil flytte fokus fra fakturabehandling og til bestillingstidspunktet Arbeidsflyten endres slik at attestasjon og budsjettdisponeringsmyndigheten utøves på anskaffelsestidspunktet i stedet for på betalingstidspunktet 40

41 Ehandel i UH-sektoren (2) Styringsgruppen vurderer at følgende 2 punkter vil være viktige å håndtere på en god måte for å lykkes med ehandel: 2) Det er begrenset med ressurs for å løse oppgavene. Det vil si at nye oppgaver ikke kan legges til uten at eksisterende oppgaver automatiseres eller avvikles. Det er spesielt på dette området hvor samarbeid på tvers av institusjoner kan bidra til å realisere flere ressurser eller tilgang til ressurser gjennom oppgavedeling eller fellestjenester 41

42 Samarbeid med Difi I forbindelse med nytt BFS har Difi kommet med forslag til samarbeid. Samarbeidet knytter seg til bistand rundt modeller og verktøy for implementering av organisatoriske endringer knyttet til e-handel OG samarbeidsmodeller på tvers av UH-institusjoner Pilotene for nytt BFS har sagt seg villige til å prøve ut opplegget fra Difi 42

43 Kort om samarbeid m/difi Oppdraget til Difi: Bistå UH-sektoren med Metoder, Verktøy, Støtte, 43 som kan bidra til at UHinstitusjonene lykkes med ehandel

44 Målsetting for samarbeid Når vi er ferdig bør deltakerne: Ha fått god forståelse for de organisatoriske forutsetningene for å lykkes med ehandel Identifisert egne utfordringer, kritiske suksessfaktorer og mulige måter å løse disse på enten alene eller i samarbeid Være kjent med og fått tilgang til ulike metoder og verktøy som kan benyttes i analyser, planlegging og presentasjoner Utvikle ferdigheter Tilgang til andres kunnskaper og erfaringer Ha fått støtte og veiledning hvis behov for det Motivasjon for å ta ufordringen alene eller sammen 44

45 Programinndeling Identifisere behov Identifisere og prioritere behov og forutsetninger for endring/utvikling Finne løsning Finne, prioritere og utvikle løsninger 45 Planlegge Planlegge hvordan løsning skal implementeres Gjennomføre Gjennomføre plan Følge opp Evaluere resultater. Løse problemer. Feire suksess. Sikre varige resultater

46 2 Organisering og ledelse av ehandel 3 Ehandelsstrategi og policy 7 Ehandelsprosesser 8 Resultater av ehandel Modell for suksess med ehandel (NB! Det arbeides for tiden med utvikling av ny modell for ehandel. Dette er den siste, og mest sannsynlig endelige, versjonen) 1 Rammevilkår for ehandel 4 Mennesker 5 Leverandører og partnere 46 6 Systemer og teknologi 9 Kontroll, Læring og utvikling

47 Omfang av samarbeid Endringsprogram bør tilbys alle UHinstitusjoner som skal i gang med nytt BFS, SAMT øvrige UH-virksomheter som ønsker det. Frivillig, men forpliktende Difi dekker egne kostnader (selvfinansiert), og får bistand til utvikling av verktøy, modell og opplegg fra UH-sektoren 47

48 Ledelsesforankring For å lykkes med ehandel kreves det i god forankring av endringsarbeidet hos øverste ledelse (Direktør og Rektor) I tillegg til har man behov for kompetanse, verktøy og modell for å gjennomføre endringsarbeidet internt. UHR vil spille inn dette samarbeidsprosjektet til UHRs administrasjonsutvalg for forankring KD er også invitert med i den første workshopen med pilotene. 48