STYRINGSDOKUMENT KLINISK RELEVANT TILBAKEMELDING FRA NPR

Transkript

1 STYRINGSDOKUMENT KLINISK RELEVANT TILBAKEMELDING FRA NPR Saksnummer i 360: Versjonsnummer: 1.2 Godkjent dato: Godkjent av Prosjekteier: Utarbeidet av: Tom Christensen Sven Olav Wold 1

2 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Nåværende situasjon Fremtidig situasjon Situasjon hvis prosjektet ikke gjennomføres Prosjektets formål Mål Overordnede mål Effektmål Resultatmål Rammebetingelser Prosjektets leveranser beskrivelse Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Avgrensninger Avhengigheter Interessenter/målgrupper Interessenter Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Rollebeskrivelse Status- og avviksrapportering fra prosjektet Tidsplan og milepæler Vurdering av prosjektets usikkerheter Kost-/Nytte-vurderinger Kommunikasjonsstrategi/-plan Mål for kommunikasjonen om prosjektet: Målgrupper for kommunikasjon Tiltak Strategi og Metode for gjennomføring / prosjekttilnærming Anskaffelsesstrategi Utviklingsstrategi/valg av metode Gjennomføringsstrategi Budsjett og finansiering Finansiering Planlagte prosjektkostnader Toleranser Vedlegg

3 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Norsk pasientregister (NPR) mottar data fra offentlig spesialisthelsetjeneste og private som har avtale med den offentlige tjenesten innen somatikk, psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling, rehabilitering og prehospitale tjenester, inklusive avtalespesialister. Prosjektet «Klinisk relevant tilbakemelding fra NPR» skal bidra til å oppgradere og videreutvikle NPR som et tiltak i den Nasjonale helseregisterstrategiens handlingsplan og som del av NPRs kvalitetsstrategi. Prosjektet gjennomføres i tidsperioden etter anbefalingene fra NPRs utredninger utført i 2013 og Prosjektet er i tråd med regjeringens signal om at oppdaterte data skal være tilgjengelige for å kunne følge med på utviklingen i helsetilstanden i befolkningen, og for systematisk å vurdere tjenestetilbudet. Gode data skal være grunnlag for styring, kvalitetsforbedring og forskning. Funnene i utredningene viser at det er tydelige ønsker om at det etableres en løsning for klinisk relevant tilbakemelding fra NPR med indikatorer for medisinsk kodingskvalitet. Ønske om åpenhet om hvordan NPR kvalitetssikrer og aggregerer data samt enklere rapportering via NPRs nøkkelregisterfunksjon, var andre funn i utredningene. Målgruppen for tilbakemeldingen er i første rekke klinikk- og avdelingssjefer, klinikere, analytikere og forskere hos de virksomheter som rapporterer til NPR, men slik tilbakemelding kan være aktuell også for andre målgrupper. Det er et mål at data fra NPR enklere kan benyttes i spesialisthelsetjenesten for å følge egen enhets utvikling over tid, sammenligne egen praksis med andre relevante enheter, samt kvalitetssikre og videreutvikle tjenestene. Tilgjengeliggjøring av slike data forventes å kunne bidra til å avdekke varierende praksis og ressursbruk i behandlingsforløp, og stimulere til bedre kodingskvalitet ved å avdekke feil. Prosjektet skal resultere i kvalitetssløyfer som gir mulighet for tilbakemelding til NPR om datakvalitet. Riktig medisinsk koding er en nødvendig forutsetning for god dokumentasjon og rapportering av virksomheten i helsetjenesten. God primær kodingskvalitet er avgjørende for den videre bearbeidelsen av helseregisterdata, og er en nødvendig forutsetning for kvalitetsindikatorer for medisinsk behandling. Den medisinske kodingen gir grunnlag for kvalitetsutvikling, forskning og styring. Prosjektet samarbeider derfor med Avdeling statistikk og kodeverk om å analysere og publisere korrekthet ved hjelp av et indikatorsett for medisinsk kodingskvalitet i tillegg til kompletthet for viktige obligatoriske felter i datagrunnlaget. God datakvalitet og god sammenlignende oversikt er forutsetninger for gode kvalitetsindikatorer for medisinsk behandling, og tilbakemeldingen kan derved også bidra til å heve kvalitet og effektivitet i pasientbehandlingen. Bedre oversikt over ressursbruk kan gi bedre grunnlag for mer effektiv og lik bruk av helseressurser. Likeverdige helse- og omsorgstjenester er ett av målene i Nasjonal strategi for utjevning av sosiale helseforskjeller, jfr. Folkehelsemeldingen Meld. St. 34 ( ) Nåværende situasjon Data fra NPR utleveres regelmessig på forespørsel etter gjeldende regelverk, og er tilgjengelig på aggregert nivå i en rapportgenerator for somatikk. Virksomhetene har også tilgang til egne data i egne systemer og via NPR melding, men mangler enkel tilgang til NPRs data på mer detaljert nivå for å følge NPRs data og sammenligne med andre relevante enheter. Flere revisjoner har vist for lav kvalitet på koding av medisinsk hovedtilstand under innleggelse og av enkelte prosedyrer (Jfr. Nasjonal internrevisjon av medisinsk kodepraksis, oktober 2011). Klinikere, ledere og andre mangler systemer som gir mer fullstendig oversikt over kodingen og dens kvalitet. 3

4 1.2. Fremtidig situasjon NPR-data fra klinisk relevant tilbakemelding skal benyttes av klinisk ledelse for å følge egen enhets utvikling over tid, sammenligne egen praksis med andre relevante enheter, og for kvalitetssikring og forbedring av tjenestene. NPR skal publisere statistikk over kompletthet og medisinsk kodingskvalitet som del av løsningen, med mulighet for rapportering tilbake til NPR om opplevd datakvalitet. Synliggjøring av og økt oppmerksomhet rundt feil i data som rapporteres til NPR skal bidra til at kvaliteten på og tillit til data som rapporteres til NPR heves. Dette vil gi et mer pålitelig utgangspunkt for styring og analyse av helsetjenesten. Ettersom NPR er datagrunnlag for flere registre, vil disse registrene også oppleve bedre kvalitet i sine data Situasjon hvis prosjektet ikke gjennomføres Dersom prosjektet ikke gjennomføres vil NPR-data brukes i begrenset omfang i kliniske sammenhenger, og forventet økt nytteverdi av NPRs datagrunnlag vil ikke bli realisert. Den økte motivasjonen til å rapportere nøyaktig som kan forventes dersom klinikere opplever økt bruk og nytteverdi av sine data, vil utebli dersom prosjektet ikke gjennomføres. En manglende forbedring av datakvalitet vil på sikt kunne bidra til å minske tilliten til kompletthet og korrekthet i NPRs datagrunnlag. Løsningen innebærer også en forbedret mulighet til å kvalitetssikre spesialisthelsetjenester, og en manglende gjennomføring vil svekke NPRs evne til å innfri denne delen av sitt formål Prosjektets formål Prosjektets formål er økt bruk og nytte av NPRs datagrunnlag i klinikken, forbedring av datagrunnlagets kvalitet og kompletthet, og at det gis et bedre grunnlag for kvalitetssikring av spesialisthelsetjenester. Etablering av klinisk relevant tilbakemelding til klinikere og virksomheter gir et nytt datagrunnlag for å følge, sammenligne, kvalitetssikre og forbedre tjenestene. 2. MÅL 2.1. Overordnede mål Hovedprosjektet skal ferdigstille en publiseringsløsning (modul) for klinisk relevant tilbakemelding for fagområdet revmatologi, og deretter utvide løsningen til å inkludere øvrige enheter som rapporterer til data til NPR. Dette inkluderer øvrige somatiske spesialiteter, psykisk helsevern og rus, rehabilitering og prehospitale tjenester. Avtalespesialister inkluderes i de enkelte fagområdene. Modulen skal gi faste og variable rapporter for alle fagområder basert på identifiserte behov, og er i første rekke innrettet mot ledelse, klinikk, analyse og klinikknær kunnskapsutvikling og forskning Effektmål Mål Rasjonale Målemetode Krav Bedre datakvalitet - Økt kompletthet og korrekthet i mottatte NPR-filer. Synliggjøring av og økt oppmerksomhet rundt feil i data som rapporteres til NPR igjennom statistikk, herunder kvalitetsindikatorer for medisinsk koding og tilbakemelding på NPR melding, skal bidra til økt datakvalitet og økt tillit til NPRs data. Statistikk over kompletthet og korrekthet basert på indikatorer for medisinsk kodingskvalitet. Statistikk over grad av ensartet koding for utvalgte diagnoser og prosedyrer. Baseline og utvikling. Vurdere samarbeid NTNU. Kvalitetsindikatorsettet for medisinsk koding er tilstrekkelig utviklet til å fange opp feil. Samarbeid med klinikere om utvalg for måling av ensartethet. 4

5 Mål Rasjonale Målemetode Krav Synliggjøre ulikheter som kan ha betydning for mål om likeverdige tjenester. Løsningen bidrar til å synliggjøre ulikheter i tjenesten, og gir grunnlag for iverksetting av målrettede tiltak. Statistikk basert på et utvalg av variabler. Samarbeid med klinikere og interne fagressurser for å definere variabler, etablere baseline og måle utvikling. Vurdere samarbeid NTNU. Mål Rasjonale Målemetode Krav NPR-data benyttes av klinisk ledelse til forbedringsformål, ved å sammenligne egen praksis med andre sammenlignbare enheter, og følge egen enhets utvikling over tid. Tilgjengeliggjøring av Klinisk relevante NPR-data for analyse og sammenligningsformål skal bidra til økt kodingskvalitet, harmonisere kodingspraksis og bidra til å avdekke varierende praksis i behandlingsforløp. Måle bruk av rapporteringsløsning/kuber (antall oppslag/survey) av egne data og til sammenligningsformål, samt opplevd nytteverdi av løsningen. Vurdere samarbeid med NTNU for survey med baseline. Hvert fagområde analyseres Resultatmål Mål Rasjonale Målemetode Krav Data som rapporteres til NPR fra fagområder anonymiseres og gjøres tilgjengelig i en modul. Modulen gir mulighet til å sette sammen variable rapporter, og gir tilgang til faste rapporter for hvert fagområde. Ulike medisinske fagområder har interesse for presentasjon av klinisk relevante data innenfor sitt fagområde. Oversikt og bruk av relevante data vil gi kunne et forbedret grunnlag for ledelse, klinikk, analyse og forskning. Pilotgruppen har akseptert aktuell versjon av løsningen for publikasjon. Det gjennomføres brukeraksepteringstester (UAT) for de ulike fagområder som rapporterer til NPR. 3. RAMMEBETINGELSER 1. Strategiske føringer Nasjonal helseregisterstrategi, med handlingsplan Nasjonal handlingsplan for e-helse NPRs strategier Strategisk plan i Helsedirektoratet 2. Krav til løsningen Åpenhetskrav fra HOD Klart språk i staten Offentlighetsloven Personvernloven Pasientrettighetsloven Helsedirektoratets publiseringsveiledninger 5

6 3. Tekniske rammebetingelser Helsedirektoratets prosjektmodell Helsedirektoratets rammebetingelser for publiseringsløsninger Krav til universell utforming Difis kvalitetskriterier for vurdering av offentlige nettsteder NPRs prinsipper for utvikling og forvaltning av kuber og presentasjonsløsninger 4. Økonomisk ramme Midler fra HOD gjennom Nasjonalt helseregisterprosjekt Interne midler 4. PROSJEKTETS LEVERANSER BESKRIVELSE A. Videreutvikle pilotmodul for klinisk relevant tilbakemelding fra NPR for fagområdet revmatologi Rapporter etter fast og variabelt oppsett for klinisk ledelse og klinikere Eksportfunksjon for analyse og kunnskapsutvikling (klinikknær forskning) Angivelse av datakvalitet i form av kompletthet og korrekthet (Statistikk fra kodingskvalitetsindikatorsett) B. Utrede behov, utvikle og teste pilotmodulen for rapporterende fagområder Utvikle faste og variable rapporter for hvert fagområde etter prioritering 1. Urologi 2. Psykisk helsevern og rus 3. Øvrige somatiske fagområder 4. Rehabilitering og habilitering 5. Prehospitale tjenester C. Videreutvikle pilotmodulen til en robust webløsning for presentasjon av klinisk relevante data på detaljert nivå Etablere relevante grupper for publisering Utforme publisering i åpen sone i tråd med myndighetenes og brukernes behov Utvikle et brukergrensesnitt for definisjon av nye kodingskvalitetsindikatorer som automatisk oversetter definisjoner til nødvendige spørringer i NPR-databasen med automatisk beregning og presentasjon av statistikk for kodingskvalitet. Kvalitetssikre, evaluere og ferdigstille Utvikle en modell for forvaltning av webløsningen, herunder hvordan understøtte videreutvikling for de relevante fagområder Mulig langsiktig mål: Utvikle tilgangskontroll for egne personentydige data D. Andre oppgaver, herunder kvalitetssikre løsningen og systematisere tilbakemeldinger Prosess for endringsstyring av pilotmodul og webløsning 6

7 Prosess for tilpassing og utvidelse av datagrunnlag for hvert fagområde (NPR-melding og kobling til andre relevant registre) Prioritere ferdigstilling for somatikk. Formalisere samarbeidet om NPR melding og administrative registre Formalisere samarbeid om etablering av Nasjonal kodingsmodul Vurdere behov for et utvidet datagrunnlag 5. PROSJEKTETS AVGRENSNINGER OG AVHENGIGHETER 5.1. Avgrensninger Avgrensning Etablering av publiseringsplattform Prinsipper for kuber og presentasjonsløsninger Begrunnelse for avgrensning Eksisterende publiseringsplattform i Helsedirektoratet (Dundas) benyttes Prosjektet benytter NPRs prinsipper for kuber og presentasjonsløsninger 5.2. Avhengigheter Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ systemeier Nytt datamottak Nytt datamottak i NPR skal NPR ferdigstilles Åpning fra forvaltningssonen Oppdatering og forvaltning av kodeverk Produksjonslikt testmiljø Bygging av datavarehus for bruk til klinisk relevant tilbakemelding Det skal etableres åpning ut fra NPRs forvaltningssone for publisering Kodeverk som benyttes (RESH, NCMP/NCSP, ICD-10) må ha fullstendig struktur/hierarki For korrekt bruk av NPRs meldingsregime skal det implementeres et produksjonslikt testmiljø med tilbakemeldinger Datavarehus må tilfredsstille nødvendige dimensjoner eller datagrunnlag for planlagt publisering Helsedir. Flere NPR NPR Håndtering av avhengighet Oppfølging av ROS, prosjektrapportering i Moderniseringsprogrammet Oppfølging av ROS Oppfølging av ROS, oppfølging av RESH Oppfølging av ROS, prosjektrapportering i Moderniseringsprogrammet Oppfølging av ROS, prosjektrapportering i Moderniseringsprogrammet 7

8 6. INTERESSENTER/MÅLGRUPPER 6.1. Interessenter Interessent Begrunnelse Klinikksjefer / avdelingsoverleger Klinikere Analytikere og forskere Ledelse ved RHF/helseforetakene Kontaktpersoner ved rapporterende enheter Ansvarlige for andre registre Øvrige relevante avdelinger i Helsedirektoratet Brukere av data. Inngår i prosjektets referansegruppe, arbeids- og pilotgrupper Sentrale for rapporteringen. Brukere av data. Inngår i intervjugrupper og delvis i arbeidsgrupper. Brukere av data. Inngår i referansegruppe på sjefsnivå. Brukere av data Sentrale for rapportering, vesentlige aktører for å oppnå prosjektets mål om økt datakvalitet Prosjektet har potensielt stor betydning for andre registre, ved overføringsverdi for målbildearbeid og nye løsninger for «Data ut» Bidrar med faglig kompetanse i arbeidsgrupper 7. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 7.1. Prosjektorganisering «Klinisk relevant tilbakemelding fra NPR» er organisert som et hovedprosjekt uten underliggende delprosjekter. Prosjektet har en fast prosjektgruppe og prosjektledelse som fungerer i alle prosjektets faser, og som er ansvarlig for prosjektets gjennomføring, derunder oppfølging av prosjektets planer. I tillegg til prosjektgruppen har Klinisk relevant tilbakemelding ulike arbeidsgrupper. Arbeidsgruppene består av interne ressurser som involveres i prosjektet ved behov, med faglige avklaringer samt deltakelse på statusmøter og i piloteringsmøter. Prosjektet har også en gjennomgående referansegruppe, som utvides i tråd med prosjektets utvikling. De ulike varianter av referansegruppen skal gi innspill og kvalitetssikre at publiseringsløsningene med variable og faste rapporter så vel som indikatorer for medisinsk kodingskvalitet oppfattes å være i tråd med ønsket utvikling. Pilotgruppene består av et utvalg avdelingsoverleger og andre fra klinikk, som har som oppgave å teste ut løsningene for de ulike områder og gi innspill til forbedringer. Deltakere i pilotgruppene kan også fungere som eksterne faglige ressurser ved behov. 8

9 Figur 1: Prosjektstruktur Prosjekteier, Prosjektdirektør NPR Prosjektleder Prosjektgruppe Referansegruppe Fagspesifikke arbeidsgrupper Pilotgrupper per fagområde Kravspesifikasjoner, spesifisert datagrunnlag Interaksjonsdesign, utvikling, og datasikkerhet Teknisk test, brukertest og Godkjenning Prosjektforløp 7.2. Rollebeskrivelse Prosjekteier er NPRs prosjektdirektør Tom Christensen, som er ansvarlig for å rapportere prosjektets fremdrift til NPRs ledelse. Prosjektets leder er Bente Irene Løkken. Prosjektgruppen består i sin helhet av interne ressurser i NPR. De ulike rollenes ansvar følger av Helsedirektoratets prosjektmodell se denne Prosjektgruppe 1 Rolle Navn Prosentandel av stilling Prosjekteier og fagansvarlig Tom Christensen 40 % Prosjektleder Bente Irene Løkken 100 % 1 Prosjektgruppen har behov for deltaker som jobber særskilt med datafangst i NPR og har kunnskap om avtalespesialister. Ressursen inngår i team for datakvalitet sammen med ressursen fra analyse og leveranse, og bistår med produksjon av relevant statistikk for ulike effektmål. Deltakelsen fra seksjon datafangst, analyse og leveranse forutsettes å økes til 20% i 2016, i tråd med prosjektets plan om gradvis utrulling av publiseringsløsninger innen ulike fagområder, i tillegg til at nødvendig kompetanse blir stilt til rådighet for konsultasjon ved behov. 9

10 Prosjektmedarbeider, Line Hammeren 100 % testansvarlig Prosjektmedarbeider, teknisk Marcus Morgenstierne 40 % ansvarlig Prosjektmedarbeider Mette Ertsgaard 10 % Prosjektmedarbeider Lotte Strandjord 10 % Prosjektmedarbeider Lillian Leistad 10 % Prosjektmedarbeider Bente Urfjell 10 % Arbeidsgrupper Prosjektet har på ulike fagområder definert interne ressurser som kan benyttes i arbeidsgrupper. Ved behov vil disse arbeidsgruppene kunne bli utvidet med eksterne eller interne fagpersoner. Arbeidsgruppene skal bistå med faglige avklaringer ved behov, inkludert innen tema som omhandler kobling mot andre registre. Prosjektet anbefaler at det sommeren / høsten 2015 etableres en egen arbeidsgruppe for datakvalitet, med deltakelse fra NPRs seksjoner, som kan ta utgangspunkt i prosjektgruppens arbeid med effektmål på dette området. Denne arbeidsgruppen skal arbeide særskilt med datakvalitet og publisering av dette, både i prosjektet Klinisk relevant tilbakemelding og i andre relevante publiseringslinjer i NPR. Oppgavespesifikke arbeidsgrupper Kravspesifisering og test Kravspesifisering og test Kravspesifisering og test Kravspesifisering og test Kravspesifisering og test Kravspesifisering og test Teknisk utvikling Teknisk utvikling Teknisk utvikling Teknisk utvikling Informasjonssikkerhet og jus Informasjonssikkerhet og jus Navn Bente Irene Løkken Line Hammeren Lillian Leistad Lotte Strandjord Bente Urfjell Frank Krogh Marcus Morgenstierne Lars Foss Karl Hammer Knut Fredrik Torp Arnstein Leonardsen Even Gunnarson Anderssen (fra juni) Fagspesifikke arbeidsgrupper Revmatologi Revmatologi Urologi Urologi Navn Bente Irene Løkken Lillian Leistad Bente Irene Løkken Lotte Strandjord 10

11 Psykisk helsevern Psykisk helsevern Psykisk helsevern Psykisk helsevern barn og unge Psykisk helsevern barn og unge Psykisk helsevern barn og unge TSB TSB TSB Rehabilitering og habilitering Rehabilitering og habilitering Rehabilitering og habilitering Rehabilitering og habilitering Bente Irene Løkken Line Hammeren Bente Urfjell Bente Irene Løkken Line Hammeren Frank Krogh Bente Irene Løkken Line Hammeren Bente Urfjell Bente Irene Løkken Line Hammeren Tor Gunnar Haaland Krokan Lotte Strandjord 7.3. Status- og avviksrapportering fra prosjektet Styringsgruppen ved prosjektleder rapporterer månedlig til NPRs ledelse innen områdene fremdrift, risikohåndtering og økonomi. Prosjektleder holder prosjekteier løpende orientert om faktorer som er av vesentlig betydning for prosjektets planer. Innen den 31. januar hvert år i prosjektperioden rapporterer prosjektet fremdrift, planer, regnskap og budsjett til Nasjonalt Folkehelseinstitutt. I tillegg leveres det halvårlig statusrapportering til FHI. 8. TIDSPLAN OG MILEPÆLER Det er utarbeidet en milepælsplan etter Helsedirektoratets mal. De mest sentrale milepælene for prosjektet i 2015 er: Nr. Aktivitet Frist 1 Utredningsrapport Psykisk helsevern og rus publisert 14. mai 2 Publiseringsløsning revmatologi testet 29. mai 3 Revmatologi versjon 1 publisert 26. juni 4 Urologi versjon 1 publisert 15. oktober 6 Psykisk helsevern voksne versjon 1 publisert 1. desember 7 TSB versjon 1 publisert 15. desember planlagt 15. desember Prosjektperioden strekker seg til og med 2017, og forløpet for de ulike områdene i prosjektet er illustrert på neste side: 11

12 Figur 2: Prosjektforløp Figur 2: Prosjektløp I prosjektet opereres det med et grovt skille mellom en utredningsfase og en publiseringsfase. Hver utredningsfase resulterer i en rapport for det angitte fagområde, hvor fagområdets behov for klinisk relevant tilbakemelding fra NPR beskrives. Hver publiseringsfase resulterer i en utvidelse av publiseringsmodulen med et nytt fagområde. «Publisering øvrig somatikk» vil skje pr. fagområde, etter en plan for utrulling som vil bli utarbeidet i løpet av Se for øvrig prosjektets milepælsplan. 9. VURDERING AV PROSJEKTETS USIKKERHETER Det er utarbeidet en egen risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for prosjektet. I analysen er sannsynlighet og konsekvens for de ulike risikoelementene vurdert. Risikoer over akseptabelt risikonivå skal prioriteres, ved at det skal planlegges, gjennomføres og følges opp tiltak med det formål å bringe risikoene ned på akseptabelt nivå. Følgende risikoer er identifisert som å være over akseptabelt risikonivå: Risikoprodukt Risiko 20 Prosjektet blir forsinket eller hemmet av at Ny publiseringsløsning ikke er ferdig eller blir forsinket 16 Prosjektet blir forsinket eller hemmet av at Kodeverk (prosedyrer, diagnoser etc.) i NPR ikke er komplette eller ikke gir fullstendig struktur/hierarki 16 Prosjektet blir forsinket eller hemmet av at Nytt datamottak ikke er ferdig eller blir forsinket 12

13 Prosjektet blir forsinket eller hemmet av at NPRs meldingsregime ikke 16 benyttes korrekt av rapporterende enheter (og/eller av deres systemer/leverandører) 16 Prosjektet blir forsinket eller hemmet av manglende og/eller lite tilgjengelig planer fra andre prosjekter eller initiativer som prosjektet er avhengig av 16 Prosjektets finansiering er usikker 16 Prosjektet blir hemmet eller forsinket av at Datavarehuset ikke tilfredsstiller nødvendige dimensjoner eller datagrunnlag for planlagt publisering 12 Prosjektets ressurs- og kompetansetilgang er usikker 12 Det er usikkerhet rundt overføring av løsningen til forvaltning og etablering av forvaltningsmodell 12 Krav til informasjonssikkerhet er ikke godt nok ivaretatt i prosjektet 12 Løsningen som utvikles av prosjektet inneholder kritiske feil eller sårbarheter 12 Løsningen som utvikles i prosjektet bearbeider og/eller presenterer inkonsistente eller feil data 12 Det blir utfordrende å måle eventuell gevinstrealisering etter at prosjekt / program er gjennomført 12 Det finnes i dag ingen god måte å maskinelt følge opp eller beskrive komplette pasient/behandlingsforløp i NPR 12 Prosjektet blir nedprioritert (forankrings-, budsjett- eller ressursmessig) sett opp mot andre NPR-prosjekter Se for øvrig eget dokument for fullstendig ROS-analyse. 10. KOST-/NYTTE-VURDERINGER Prosjektets utgifter er planlagt som følger: Prosjektutgifter Økonomiske gevinster Klinisk relevant tilbakemelding skal gi økt bruk av NPRs data, noe som forventes å resultere i bedre kvalitet på de data som innrapporteres. Den økonomiske gevinsten av bedre styringsdata er vanskelig å anslå presist, men det er grunn til å anta at det vil ligge betydelige samfunnsøkonomiske besparelser i at beslutningstakere får et sikrere grunnlag for fremtidige helseøkonomiske prioriteringer og strategier, ved: Høyere kvalitet på data som grunnlag for sammenligning Mer lik behandling uavhengig av sykehus og bosted Raskere utbredelse av effektiv diagnostikk og behandling (beste praksis) Den nytteverdi som skapes av Klinisk relevant tilbakemelding, strekker seg samtidig ut over selve prosjektets rammer. Utviklingsarbeidet som gjøres for prosjektets ressurser bidrar til nødvendig utvikling av NPR på sentrale områder. Av disse kan nevnes: 2 Beløpet forutsetter at det ikke utvikles nye versjoner i 2017, jfr. fremdriftsplan. Prosjektdirektivet vil bli justert dersom det skal utvikles nye versjoner i 2017, i tråd med behov som er avdekket. 13

14 Utvikling og utprøving av arbeidsmetodikk for prosjektarbeid i NPR Bidrag til utvikling av mal for publisering Teknisk utviklingsarbeid som legger grunnlag for fullautomatisering i et fullverdig spesialisert mottak Avklaringer av innhold i felles mottak og kodeverk Bidrag til utvikling av valideringsregime for NPR melding Støttearbeid ved bygging av datavarehus På alle disse områdene vil arbeid gjort i prosjektet bidra til å skape enklere og mer hensiktsmessige arbeidsprosesser og tekniske løsninger for NPR som helhet. Klinisk relevant tilbakemelding har i tillegg bidratt til å synliggjøre behov i sektoren som har resultert i øvrige prosjekter blant dem realisering av NPRs nøkkelregisterfunksjon. Besparelser kan oppnås ved at nåværende dobbeltregistrering reduseres, ved å erstatte andre innrapporteringsmeldinger med NPRmelding slik dette allerede gjøres for Hjerte og kar-registeret. Prosjektet anbefaler at NPR formaliserer arbeidet med å måle og synliggjøre de gevinster som følger av prosjektet Klinisk relevant tilbakemelding, samt av øvrige prosjekter og tiltak i NPRs regi. Prosjektet foreslår derfor at det innen sommeren 2015 etableres en egen arbeidsgruppe med dette som formål. Kvalitative gevinster En modul for klinisk relevant tilbakemelding med statistikk over kodingskvalitet vil gi ulike brukere god og umiddelbar nasjonal, regional og lokal oversikt med mulighet for benchmarking, sammenligning og utvikling av tjenesten. Det forventes at interessen for data fra NPR vil øke med dette, og at rapporterende enheter vil oppleve økt egeninteresse av korrekt medisinsk registering og innrapportering til NPR. Åpenhet og bruk av innrapporterte data vil i seg selv bidra til høyere kvalitet, idet enhetene vil søke å rette opp egne feil og påpeke andre mulige feil med hensyn til kompletthet og korrekthet i NPR. Det forventes at sammenlignende statistikk over medisinsk kodingskvalitet vil bidra til ytterligere forbedring. Kliniske og administrative data gir grunnlag for DRG-basert finansering, og mer korrekt koding og rapportering vil medføre mer korrekt og rettferdig finansiering. Det forventes at en slik modul vil gi et bedre grunnlag for avansert sammenlignende analyse og forskning, gi oversikt over ulike enheters ressursbruk for sammenliknbare tilstander, samt bidra til videre utvikling av fag og tjenester i virksomhetene. Jfr. Strategisk plan for Helsedirektoratet Fremme kvalitet og pasientsikkerhet: «Vi skal bidra med grunnlag for kunnskapsutvikling og styringsinformasjon». Tiltaket forventes også å kunne bidra til gevinster ved å gi et bedre grunnlag for korrekte kvalitetsindikatorer for behandling, noe som igjen kan bidra til bedre overvåkning, effektivitet og kvalitet på ulike helsetjenester. Bedring av kvalitet forventes ved at kvalitetsindikatorene objektivt identifiserer de behandlingsmetodene som gir best effekt hos pasientene. 11. KOMMUNIKASJONSSTRATEGI/-PLAN Mål for kommunikasjonen om prosjektet: God forståelse av prosjektets betydning i spesialisthelsetjenesten, offentlig forvaltning, blant politiske beslutningstakere og hos pasienter / pasientorganisasjoner. 14

15 Interesse for bruk av klinisk relevante data fra NPR. Økt bruk av modulen etter hvert som den fylles med data fra flere områder Målgrupper for kommunikasjon Klinikksjefer / avdelingsoverleger Ledelse ved helseforetakene Klinikere Forskere Systemeiere ved rapporterende enheter Ansvarlige for andre registre Helse- og omsorgsdepartementet Helsedirektoratet NPR Se også egen interessentanalyse (under utarbeidelse) Tiltak Kommunikasjon med relevante målgrupper via E-post Deltakelse på møter i relevante fagmedisinske foreninger Deltakelse på fagmøter i helseforetakene Bruke kommunikasjonsavdelinger i RHF og HF Formulere nettartikler til bruk internt og eksternt Se også egen kommunikasjonsplan (under utarbeidelse). 12. STRATEGI OG METODE FOR GJENNOMFØRING / PROSJEKTTILNÆRMING Anskaffelsesstrategi Prosjektet er avhengig av teknisk bistand fra eksterne konsulenter, særlig innen teknisk utvikling og design av løsninger. Anskaffelser til prosjektet gjennomføres i tråd med Helsedirektoratets rammeavtaler Utviklingsstrategi/valg av metode Utredning av de ulike fagspesialitetene gjøres ved hjelp av intervjuer og pilotgruppemøter, og deles i en intervjufase og en piloteringsfase. Intervjufasen består i å kartlegge sektorens behov for klinisk relevante data fra NPR, og blir gjennomført ved å intervjue klinikere, ledere, analytikere og forskere i spesialisthelsetjenesten. Funnene fra intervjufasen danner grunnlaget for utvikling av skisser til en publiseringsløsning, og piloteringsfasen går ut på å presentere og motta tilbakemeldinger på disse skissene. Utviklingen av publiseringsløsningen gjøres gjennom innsamling av krav fra brukerne, foredling av disse kravene til brukerhistorier, som igjen leder frem til en endelig kravspesifikasjon som benyttes i systemutviklingsarbeidet. 15

16 12.3. Gjennomføringsstrategi Prosjektet vil jobbe etter et leveransekonsept som kan gjennomføres på alle fagområdene. 1. Definere fagområde og arbeidsgrupper 5. Evaluere klinisk relevans og nytteverdi 2. Kartlegge behov for faste rapporter 4. Implementere og publisere løsning for fagområdet 3. Analysere behov, utvikle, teste og pilotere løsning Figur 3: Leveranse 1. I første fase defineres fagområde og de ulike interessentene og arbeidsgruppene som skal høres og delta i kartlegging, analyse, implementering og evaluering av resultatene underveis. 2. I fase to kartlegges dagens kodingskvalitetsstatus og relevante indikatorer for det gitte fagområdet. 3. I fase tre må mottakerne ta en beslutning om hvilke indikatorer en skal måle på for å sikre at data blir mest mulig klinisk relevant og kan brukes til å styre i ønsket helsepolitisk retning 4. I fase fire vil indikatorene implementeres i data som rapporteres inn via NPR melding, og dataene gjøres tilgjengelig for klinikerne innen det gitte fagområdet 5. I fase fem vil en innhente erfaringer og evaluere relevans av tilbakemeldingen Kvalitetsstrategi Publisering av de ulike fagspesialitetene skjer på basis av kravspesifikasjoner, og prosjektets referansegruppe gir innspill til om publiseringsløsningene er i tråd med ønsket utvikling. Kvalitet på løsningen måles deretter ut fra kriterier om bruk og brukertilfredshet. Usikkerhetsstrategi Usikkerheter i prosjektet håndteres ved hjelp av en egen risiko- og sårbarhetsanalyse, som ivaretas av prosjektgruppen. Se pkt. 9. Forvaltningsstrategi 16

17 Avslutningen av prosjektet og overlevering til linjeorganisasjonen beskrives i en egen forvaltningsstrategi. Denne inkluderer plan for evaluering, drift av løsningen inkludert brukerstøtte, kvalitetssløyfer, og videreutvikling. 13. BUDSJETT OG FINANSIERING Finansiering Prosjektet har i 2014 blitt finansiert dels med midler fra Nasjonalt folkehelseinstitutt bevilget i forbindelse med Nasjonalt helseregisterprosjekt, og dels med interne midler fra Helsedirektoratet. Av de NOK som har blitt benyttet i prosjektet i 2014, har NOK vært finansiert med midler fra FHI, og NOK med midler fra Helsedirektoratet. Midler knyttet til Nasjonalt helseregisterprosjekt vil også i den resterende prosjektperioden være prosjektet viktigste kilde til finansiering Planlagte prosjektkostnader Utgift Stillinger / engasjement Konsulenter / kjøpte tjenester Materiell / investeringer Overhead Reiser, praksiskompensasjon Møter, kurs og seminarer Totalt Se for øvrig eget budsjettdokument. 14. TOLERANSER Toleranse Tid Avvik som rapporteres særskilt til prosjektansvarlig Ved tidsforsinkelse kategori 4, «Påvirker leveranse». Kostnad Ved kostnadsoverskridelse på mer enn 10 %. Kvalitet Dersom løsningen ikke kan godkjennes for publisering. Usikkerhet Ved risikoverdi høyere enn 12. Gevinster / resultater Dersom gevinster er 25 % under estimat. Estimerte gevinster beregnes ut fra bruk av løsningen samt brukertilfredshet. 15. VEDLEGG Risiko- og sårbarhetsanalyse Budsjettdokument Milepælsplan Gevinstrealiseringsplan (under utarbeidelse) Forvaltningsstrategi (under utarbeidelse) Interessentanalyse (under utarbeidelse) Kommunikasjonsplan (under utarbeidelse) 17

18 Forprosjektrapport 18