INNKALLING TIL ÅRSMØTE Det innkalles med dette til årsmøte i Asker rideklubb onsdag 30. mars 2015 kl. 19:00 på Bergvang.

Transkript

1 «Asker Rideklubb skal være et sted hvor alle, uavhengig av heste-/rideferdigheter, alder og hest skal følge seg velkomne, og behandles med vennlighet og respekt.» ÅRSMØTE 2015 Innkalling Årsmelding 2015 Regnskap 2015 Valg

2 INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2015 Det innkalles med dette til årsmøte i Asker rideklubb onsdag 30. mars 2015 kl. 19:00 på Bergvang. Til behandling foreligger: 1. Godkjenning av stemmeberettigede 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av dirigent (møteleder), referent og 2 medlemmer til å undertegne protokollen 4. Årsmelding for Regnskap for 2015 med budsjett og satser for Innkomne forslag 7. Vedta revidert lov for Asker Rideklubb 8. Valg Valg av leder for ett år Valg av to styremedlemmer for to år Valg av to styremedlemmer for ett år Valg av tre varamedlemmer for ett år Valg av to revisorer Valg av representanter til ting og møter Valg av valgkomité Asker, 1. mars 2016 Berit Oxholm Leder Sign. Fride Bakke Giverholt Inger Cecilie Reese Eileen Strøm Henny Bang Gro Sætersmoen 1

3 ÅRSMELDING FOR Tillitsvalgte Styrets sammensetning i perioden: Leder: Berit Oxholm På valg Nestleder: Janne Folmoe* På valg Styremedlemmer: Henny Bang På valg Inger Cecilie Reese På valg Gro Sætersmoen På valg Eileen Strøm På valg Fride Bakke Giverholt På valg Varamedlemmer: Kira Eidslott På valg Siren Svennevig På valg Nini Karine Torp På valg Revisorer: Solveig Lystad På valg Cecilie Thormodsrud På valg Valgkomité: Aase Serine Devold Pay (leder) Sven-Erik Gullbekk Hanne Vadseth *Grunnet flytting valgte Janne Folmoe å fratre styret i høst 2. Asker Rideklubb og hvordan den drives Klubben har ansvar for forvaltning og daglig drift av Asker Rideklubbs ridehus. Klubben er organisert etter de bestemmelser som følger av foreninger, og har til formål å drive ridehuset i samråd med og til beste for medlemmene. 3. Styrets arbeid Det er avholdt 12 styremøter i valgperioden. Vi har en gledelig økning i antall juniormedlemmer i forhold til tidligere år! I fjor hadde vi 17 juniormedlemmer. Vi har pr økt til 27 junior- og 94 seniormedlemmer fordelt på følgende type medlemskap: 16 junior-, 62 senior- og 13 familiemedlemskap Kjønnsfordeling er 96 kvinner og 25 menn Det er 45 nye medlemmer og 14 utmeldte av klubben i 2015 Vi har 21 lisensierte ryttere 2

4 Styret har fortsatt arbeidet med utvikling av rideklubben og ridehuset dette er styrets viktigste oppgave. Styret har også prioritert ungdomsarbeider og avholdt gratis/subsidierte sprangkurs. Nedenfor følger en mer detaljert gjennomgang av disse punktene. Se også fremlagt budsjettforslag og vedlikeholdsplan for kommende år. 3.1 Pilotklubb Kirsti Finsal fra Norges Rytterforbund avholdt styreseminar i juni. Alle klubbens medlemmer ble invitert og her kom det frem mange gode forslag vi skal jobbe videre med. NRYF s Pilotprosjekt har vært på klubbesøk med styret i november. Oppfølgingsmøte vil finne sted før sommeren nærmere beskjed kommer! 3.2 HMS og Klubbhåndbok Klubbhåndboken revideres etter årsmøtet og legges ut på hjemmesiden. 3.3 Hjemmesiden Nettsiden vår har fått ansiktsløftning dette arbeidet pågår fremdeles. Styret ønsker at medlemmene sender inn bilder og annet stoff. 3.4 Facebook Siden vår et godt besøkt. Det er tydelig at det er her medlemmene først og fremst innhenter informasjon. 3.5 Horsepro Styret har bestemt at dette stevneprogrammet innkjøpes i Representasjon Asker Idrettsråd har holdt kurs i Juss for Idrettslag: Fride og Berit har deltatt. Asker kommunes/aik møte om prioriteringer av idrettsanlegg: Siren fremmet forslag om uteridebane og rideveier. Asker kommunes Workshop om KIF planene: Berit har deltatt Asker Idrettsråds møter: Berit har deltatt på 5 møter, årsmøte og høstkonferanse Asker kommune, mottagelse i rådhuset i anledning AIK s 40 års jubileum: Berit 3

5 4. Ridehus 4.1 Vedlikehold ridehus Harving og slådding er godt gjennomført hele året av Cecilie dette er nå lønnet arbeid. I tillegg har hun bestilt flis, sand og salt. Følgende er også utført i 2015: Tribune er på plass Utelys med bevegelsessensor er montert ved inngangen Nytt hindermateriell er innkjøpt. Det er søkt refusjon for innkjøp fra Rytterforbundet. 4.2 Reklamebannere/sponsoravtaler Klubben har fortsatt god avtale med Høymyr Hesteutstyr. Avtalen innebærer at klubbens medlemmer får 10% rabatt på produkter kjøpt på nett, og 15% ved kjøp i butikk. Ordningen gjelder alle produkter med unntak av saler og salgsvarer. 4.3 Tribune Etter innhenting av tilbud valgte styret å gi tribuneoppdraget til byggmester Solheim. Tribunen ble ferdig til avtalt tid og til budsjettert/tilbudt pris. 4.4 Hindermateriell. Det er innkjøpt nytt hindermateriell iflg. budsjett. Det er sendt søknad om refusjon av spillemidler gjennom NRYF. Det er innvilget refusjon til utbetaling i Utleie av ridehuset Asker Hundeklubb leide ridehuset flere kvelder i uken frem til påske Det har vært avholdt flere kurs og klubbstevner i sprang og dressur i ridehuset. For utleie av ridehuset ta kontakt med styret. 4.6 Dugnader/Fellesarealer/Fellesarrangementer Dugnad Det er i 2015 gjennomført 1 dugnad i forbindelse med oppgradering av hindermateriell Sommerfest Grunnet dårlig oppslutning ble det dessverre ikke noen sommerfest i Treningsstevne Det er avholdt klubbstevner i dressur og sprang med god oppslutning av våre yngste ryttere. 4

6 4.6.4 Juleshow Ungdomsgruppen hadde en flott forestilling med kvadrilje som de hadde laget og trent på selv. Etterpå var det sprangoppvisning av noen av de yngste. Servering av gløgg og pepperkaker og godt fremmøte den nye tribunen kom til sin rett! Semiaden Asker Rideklubb var også i år godt representert på Semiaden mange av klubbens ungdommer stilte opp og laget en fin dag for de besøkende. Mange små fikk prøve seg på hesteryggen. God stemning hele dagen! Semiaden er et årlig arrangement som avholdes i september til inntekt for NaKuHel. Det er Rotary som organiserer Semiaden Toaletter Styret vil informere om at det er anledning til å benytte toalettet på Store Berg Parkering Parkering skal fortrinnsvis skje foran kortenden på ridehuset. 4.7 Diverse Grønt Kort Flere av klubbens medlemmer har tatt eller har påbegynt Grønt Kort-kurs i Profileringstøy Etter avstemning på nettet ble det i 2015 bestilt fleecejakker i klubbens regi. Klubbvestene ble så godt mottatt i fjor at vi også måtte bestille flere av disse. Om det er flere som ønsker seg vest kan de kontakte styret Ridestier Ridestien mot Bergsåsen er ryddet for trær. Det er også ryddet mye i NM-løypen slik at det er hyggelig å ri når snøen har lagt seg på trærne Møte med grunneier for å planlegge utebane Det har vært avhold møte med grunneier Gunnar Syverud på Store Berg gård. Agenda for møte var å planlegge for utebane foran ridehuset. 5

7 5. Aktiviteter Flere av klubbens medlemmer har vært ute og startet i sprang, dressur og distanseritt i året som er gått. Her er et lite utvalg: Lag-NM Asker Rideklubb stilte med følgende lag: Anne-Maria Håndstad - Romanova Cecilie Kaas Iversen - Mr. Laurentino Siri Skahjem Confidence De endte på en strålende 16. plass! Officersrittet Gardermoen 23. mai 2015 Eva og Gro Sætersmoen deltok for andre gang i Offisersrittet. De red til godkjent tid og fikk sløyfe i Lett D, 20 kilometer, med Omega og Kylie. Ponniene gikk fint gjennom veterinærkontroll før og etter rittet. En strålende dag som ga mersmak! Siren og Lysandros Siren Svennevig og Lysandros deltok på distriktsstevner i dressur og vant i LC på Vestre Bærum og i LB på Hurum. De deltok også i kvalifisering til Comeback-cup og kom på 3. plass i Oslo - og Akershus krets. 6

8 6. Honorarer Utover honorar for harving og slådding av ridehuset er det kun utbetalt honorarer til sprangkurs for ungdom med Eva Cappelen i Likviditet og gjeldsforhold I 2015 ble vårt lån i Kommunalbanken nedbetalt med kr og er pr på ref. note 2 i regnskapet. Nominell rente pr er 2,65%. 8. Disponering av årets resultat (endring av disponible midler) Resultatet for år 2015 er et underskudd på kr Styret foreslår at underskuddet overføres annen egenkapital. Asker rideklubb har et Ridehusfond på kr og et Fond for materiell kr og ingen av disse fondene berøres av underskuddet. Fondene er med på å sikre klubben egenkapital. 9. Redegjørelse for fortsatt drift Etter styrets mening viser regnskapet et rettvisende bilde av utvikling, resultat og stilling. Styret bekrefter at fortsatt drift er lagt til grunn for regnskapet. 10. Redegjørelse for arbeidsmiljø og ytre miljø Arbeidsmiljø: Foreningen har ingen fast ansatte. Arbeidsmiljøet har vært godt for styre- og varamedlemmene. Ytre miljø: Styret er ikke kjent med at klubbens virksomhet påvirker det ytre miljø i negativ retning. 7

9 ÅRSREGNSKAP 2015 Rapporteringen består av: - Resultatregnskap (driftsoversikt) - Balanse (oversikt over eiendeler og gjeld) - Noter - Revisjonsberetning - Budsjett

10 Resultatregnskap Inntekter og kostnader Note Inntekter Kontingenter seniorer Kontingenter juniorer Kontingenter familie Ridehusleie medlemmer Ridehusleie ikke-medlemmer Ridehusleie Asker Hundeklubb Innbetalt klær medl Mva kompensasjon Tilskudd og andre inntekter Sum inntekter Driftskostnader Avskrivninger bygg og driftsmidler Bygsling ridehustomt Ridehus - drift og utbedringer IT-kostnader web og regnskap Hindermateriell og utstyr Reklame Forsikringer Abonnement Hestesport Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Finansposter Renteinntekter bankinnskudd Rentekostnader lån Andre finansposter Sum finansposter Ordinært resultat Overføringer Overført til/fra annen egenkapital Sum overføringer

11 Balanse pr Eiendeler Note Anleggsmidler Varige driftsmidler Ridehus Ridebaneharv Tribune Ridehus Sum varige driftsmidler Omløpsmidler Fordringer Andre kortsiktige fordringer Sum fordringer Bankinnskudd og kontanter Bankinnskudd og kontanter Sum bankinnskudd og kontanter Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital og gjeld Egenkapital Annen egenkapital Fond materiell Fond Ridehus Sum egenkapital Gjeld Gjeld Kommunalbanken Sum langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Forskuddsbetalte inntekter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum gjeld og egenkapital

12 Noter til regnskapet 2015 Note 1 Reklame Denne posten dekker innkjøp av fleecejakker og klubbvester. Egenandelen for salget av vestene er inntektsført. Note 2 Lån Kommunalbanken Restlån per : Rentesats: 2,65 % Påløpne renter per : kr Løpetid: 33 år, 2 års avdragsfrihet ved oppstart Type lån: Annuitet med halvårlige terminer Note 3 Anleggsmidler Ridehus Harv Tribune Sum Anskaffelsesverdi Investeringer Anskaffelsesverdi Akk. avskrivninger Bokført verdi Årets ordinære avskrivninger Avskrivningsplan 4 % saldo 5 års levetid 10 års levetid Note 4 Bygsling tomt Det avsatt bygslingsavgift i henhold til avtale med kr for året Denne avgiften justeres hvert 5 år. Note 5 Egenkapital Egenkapitalendring for 2015 er kun årets resultat ført mot annen egenkapital. Det er ikke benyttet fond for ridehus eller fond for materiell. 11

13 Revisjonsberetning

14 Budsjett 2016 Inntekter Medlemsinntekter Sum Antall Kontingent Junior Senior Familie Ridehuskontrakt Stevneinntekter/Kurs Sprang Dressur Treninger Juleshow Reglementskurs Tilskudd Mottatt Utebane (Asker kommune) Ridevei (Asker kommune) Driftstilskudd (Asker kommune) Hindermateriell (NRYF) Ungdomsmidler (LAM) Momskompensasjon (NIF) Grasrotandel (Norsk Tipping) Utgifter Ridehus Harving Flis Salt Bortkjøring møkk Snemåking Strøm Bygslingsavgift Forsikring Vanningsanlegg Utebane Øvrige utgifter Rideveiutbedring Stevneutgifter Kurs ungdomsgruppen HorsePro Revisjon og regnskap Kontorrekvisita IT-utgifter Medlemsarrangementer Møter osv Leie møtelokaler Hestesport Kontingenter Rytterstøtte Bank-/postgebyr

15 Innkomne forslag 1. Forslag om binding av renten Styret vil fremme forslag om å binde renten på lån i Kommunalbanken Renteregulering 3 ÅR 4 ÅR 5 ÅR Nominell rente: 1,45% 1,59% 1,74% Effektiv rente: 1,45% 1,59% 1,75% Styrets forslag er å binde renten i 3 år. 2. Fullmakt til finansiering av utebane Vi må finne en god økonomisk finansiering på fremtidig utebane. Styret ber om fullmakt for avsetting av inntil kr av egenkapitalen til finansiering av utebane. Videre ber styret om fullmakt til lånopptak til utebane, begrenset oppad til kr Ridehusreglene Det er bedt om gjennomgang av ridehusreglene på årsmøtet. 14

16 Valg Valgkomiteens innstilling til kandidater for verv i perioden Valgkomiteen har oversendt følgende innstilling til valg av styre i Asker Rideklubb for perioden Alle foreslåtte kandidater er kontaktet og har takket ja. Valgkomiteen er glad for å kunne foreslå kandidater med bred erfaring og stort nettverk i tillegg til at de representerer ulike staller og miljøer tilknyttet klubben. Leder: Berit Oxholm Gjenvalg 1 år Nestleder: Cecilie Reese Gjenvalg* 2 år Kasserer: Eileen Strøm Gjenvalg 1 år Styremedlem: Ingrid H. Rotvelt Ny Styremedlem: Gry Cathinka Vold Ny Styremedlem: Kikki Bentzen Ny Styremedlem: Gro Sætersmoen Gjenvalg Ungdomsrepresentant: Ina Torp Bie Ny 1 år Vararepresentant: Stine Skillebekk Ny 1 år Vararepresentant: Kira Eidsslott Gjenvalg 1 år Revisor: Solveig Lystad Gjenvalg 1 år Revisor: Mona Hauge Ny 1 år *Ny som nestleder Asker, 1. mars 2016, Aase Devold Pay Sven-Erik Gullbekk Hanne Vadseth sign. sign. sign. leder valgkomiteen medlem valgkomiteen varamedlem valgkomiteen 15

17 NAVNESEDDEL Skriv navne på denne navneseddelen og lever den ved inngangen til møtelokalet. VENNLIGST BRUK BLOKKBOKSTAVER Navn:..... På årsmøtet kan medlemmer møte, men kun de over 15 år har stemmerett. 16