Delrapport A. Prosjekt 05-13: Felles informasjonskanal. Bilde av området Saupstad-Kolstad. Trondheim kommune Områdeløft Saupstad-Kolstad

Transkript

1 Delrapport A Bilde av området Saupstad-Kolstad Prosjekt 05-13: Felles informasjonskanal

2 1. Innledning. er statens og s felles satsing i bydelen. Satsingen skal bidra til at bydelen framstår som attraktiv og mangfoldig. Målet er at barn og unges kompetanse skal styrkes og at Saupstad-Kolstad skal være en inkluderende bydel med gode møteplasser og muligheter for deltakelse. Det skal være en bydel som fremmer livskvalitet og helse. Det er også et mål at bydelen skal ha en mer variert boligsammensetning enn i dag og at infrastruktur og offentlige rom skal ha høy kvalitet. Satsingen har en velferdspolitisk begrunnelse og skal bidra til å løse bydelens spesielle utfordringer. De største utfordringene er knyttet til levekårsmessige forhold, læringsmiljø og læringsresultater ved skolene, demografi og sosiale og fysiske forhold. Bydelen har også et svakt næringsgrunnlag. har fått tilsagn om støtte fra Husbanken til å gjennomføre prosjektet Felles informasjonskanal. Prosjektet skal bidra til å løfte et viktig tema i bydelen, og prosjektets formål var i tilsagnsbrevet fra Husbanken formulert slik: Prosjektets formål er i samarbeid med aktører i bydelen, å planlegge, utvikle og utprøve en felles informasjonskanal for å spre informasjon av interesse for befolkningen i området. Helt konkret vil dette handle om å etablere en egen hjemmeside for informasjonsspredning, med mulighet for å gi anledning til toveiskommunikasjon (eks. som kommentarinnlegg på artikler, saker, oppslag m.m.) Det å sette opp digitale oppslagstavler/informasjonsskjermer sentralt plassert i bydelen for spredning av informasjon er også en del av prosjektet. (Husbanken, ref 2012/ ) Prosjektperioden er fastlagt til Delrapport A redegjør for planlegging og igangsettingen av prosjektet, prosjektgjennomføring inkl. valg mellom tilbydere av tjenester, og de ulike strakstiltakene som er gjennomført eller som er under utvikling i første fase. Videreutvikling av informasjonskanalen i samarbeid med aktører i nærmiljøet, skal også skje etter evaluering og avsluttet prosjektperiode. Programledelsen Områdeløft tar ansvar for at dette arbeidet videreføres igjennom hele Mål og strategier Prosjektets formål er referert på Områdeløftete hjemmesider: Prosjektets formål er å planlegge, utvikle og utprøve en felles informasjonskanal for Saupstad der informasjon av interesse for befolkningen gjøres tilgjengelig på en enkel og effektiv måte. Helt konkret vil det være snakk om å etablere en egen hjemmeside, og montering av digitale informasjonstavler på sentrale plasser. En mindre pilot er under utprøving i 2013, i regi av frivilligsentralen, biblioteket og fritidsklubben. Erfaringer fra piloten vil bli lagt til grunn for prosjektet. Det er også aktuelt å utvikle en egen Saupstad-applikasjon for mobiltelefoner og lesebrett. Bakgrunn: Utvikling av en felles informasjonskanal for bydelen er et av satsingsområdene i programmet Områdeløft Saupstad Kolstad.

3 Bydelen har et yrende organisasjonsliv og det totale aktivitetstilbudet er svært allsidig. En felles informasjonskanal vil fremme lag, organisasjoner og aktiviteter som er relevante for beboere i bydelen. Informasjon om faste aktiviteter, arrangement og fritidstilbud bør organiseres og gjøres lett tilgjengelig. Målsettinger: Prosjektets formål er å planlegge, utvikle og utprøve en felles informasjonskanal for Saupstad der informasjon av interesse for befolkningen gjøres tilgjengelig på en enkel og effektiv måte. Helt konkret vil det være snakk om å etablere en egen hjemmeside, og montering av digitale informasjonstavler på sentrale plasser. Det er også aktuelt å utvikle en egen Saupstad-applikasjon for mobiltelefoner og lesebrett. Egne løsninger utvikles for å nå den eldste andelen av befolkningen samt de fremmedspråklige. A. Effektmål (bruker/beboer-perspektivet): Det er utviklet en informasjonskanal, som gjør at befolkningen på Saupstad har enkel tilgang til informasjon om bydelen sin. Informasjonen er lett tilgjengelig, og samlet sett skal dette gi et bilde av aktiviteter og hendelser som framstår som attraktive og berikende for bydelen. Innbyggerne opplever en informasjonskanal som er løpende oppdatert og som gir hensiktsmessig informasjon tilpasset ulike målgrupper i bydelen. Bydelens lag og foreninger benytter i stor grad informasjonskanalen for å hente informasjon om arrangement og aktiviteter. Arrangører og frivillige opplever at befolkningen hyppigere gjør bruk av aktiviteter og - besøker arrangementer. Befolkningen i området får en bekreftelse på at områdeløftet er i gang. B. Resultatmål/leveranser (prosjekt-perspektivet): En mindre pilot ble utprøvd i 2013, i regi av frivilligsentralen, biblioteket og fritidsklubben. Erfaringer fra piloten er lagt til grunn for prosjektet. Det er innen oktober 2014 gjennomført møter med aktuelle eiere av en infokanal, slik at driften av infokanalen sikres etter prosjektslutt. Det er innen utgangen av oktober inngått avtaler med private tilbydere av tekniske løsninger m.m., som også skal ivareta prosjektgjennomføring i samarbeid med programledelsen for. Det er i løpet av høsten 2014 etablert en pilotprosjektgruppe, der representanter for ulike interessenter under utviklingen av tiltaket er representert. Det er vinteren 2014/våren 2015 vurdert og utviklet tekniske løsninger samt utvikling av rutiner og samarbeidsavtaler med lokale lag, organisasjoner, etater og andre potensielle samarbeidspartnere. Det er vinteren2014 gjennomført strakstiltak som f. eks etablering av facebook-side som et første steg i retning av en helhetlig informasjonskanal. Daglig drift av prosjektets kommunikasjonskanaler er i gang vinteren 2014/våren I løpet av 2015 er framtidig eierskap til infokanalen avklart og avtalt. Det utarbeides rapport. I løpet av 2015 er det etablert en felles interessegruppe for infokanalen i bydelen, som har et spesielt ansvar for oppfølgingen av tiltaket på sikt.

4 Følgende strategiske hovedgrep danner utgangspunktet for arbeidet: Igangsetting av arbeidet med infokanal vil frigjøre entusiasme og tilslutning til prosjektet. Fokus på dialog, åpenhet og bred medvirkning og involvering. Effektiv utnyttelse av fagkompetanse og ressurser både i linjeorganisasjonen og hos private og frivillige samarbeidspartnere. 3. Organisering Prosjektledelsen for Områdeløft på har planlagt og vært ansvarlig for gjennomføring av prosjektet, i samråd med private tilbydere av informasjonstjenester + kommunens informasjonstjeneste. Programledelsen har rapportert til den tverrfaglige programgruppen i, og har også mottatt innspill og synspunkter fra disse underveis i planleggingen. Følgende personer representerer programledelsen for Områdeløft: Hilde V. Markussen, (programleder, rådmannens fagstab). Ole Kristian Lundereng, (programkoordinator, rådmannens fagstab). En ressursgruppe på tre personer har hatt en rådgivende rolle, og blitt konsultert underveis i gjennomføringen: Frode Dalen (Saupstad Bibliotek) Camilla Gerhardsen (Saupstad Frivilligsentral) Kristin Tinmannsvik (rådgiver for Saupstad Ungdomsråd) + Private tilbydere av infotjenester i henhold til kommunens innkjøpsreglement. I tillegg har programledelsen søkt råd hos kommunens IT-tjeneste og hos programmet Digitalt Førstevalg i. Det vil holdes kontakt med disse under utviklingen av tiltaket. Bilde av utstilling på Saupstad bibliotek, med fysisk innspillskasse til.

5 4. Oversikt over gjennomførte tiltak Følgende tiltak er gjennomført i prosjektets første fase: A. Planlegging av prosjektgjennomføring. En mindre pilot med utplassering av en infotavle ved biblioteket på Saupstad ble utprøvd i 2013, i regi av frivilligsentralen, biblioteket og fritidsklubben. Erfaringer fra piloten er lagt til grunn for prosjektet. Våren 2014 begynte programledelsen å planlegge igangsetting av arbeidet med en infokanal for Saupstad-Kolstad. Det ble gjennomført en rekke møter med mulige eiere av en infokanal, men programledelsen lyktes ikke med å finne en eier av prosjektet selv om alle mente at dette var et viktig og riktig tiltak. Parallelt med planlegging av et større og mer omfattende prosjekt, har programledelsen utarbeidet diverse informasjonsmateriell som plakater, flyers og informasjonsskriv. Programledelsen har laget utstillinger, oppdatert/utviklet løpende informasjon om Områdeprogrammet på kommunens hjemmesider, og har gjennomført elektroniske medvirkningsprosesser der flere hundre mennesker har kommet med innspill til utvikling av skoleaksen i området. Innspillene er senere systematisert av programledelsen, og er blitt lagt til grunn for politiske beslutningsprosesser i kommune og fylkeskommune. Informasjonsarbeidet er for øvrig knyttet til alle kvalifiserte prosjekter under områdeløftet i området. Dette har representert et omfattende og krevende informasjonsarbeid som har tatt mye tid og krefter. Følgende tiltak er gjennomført i 2014: Utprøving av pilot er evaluert av samarbeidende parter. En rekke dialogmøter er gjennomført med mulige/aktuelle eiere av en infokanal. En rekke møter er gjennomført med samarbeidspartnere, for å kartlegge behov og mulig profil for infokanalen. Generell styrking av infoarbeidet er gjennomført av programledelsen i påvente av igangsetting av prosjektet, som nevnt over. Utarbeidet oppdragsbeskrivelse knyttet til kjøp av informasjonstjenester, for utvikling av tekniske løsninger og prosjektgjennomføring. Gjennomført anbudsprosess i henhold til kommunens innkjøpsreglement. Leverandør er valgt, og det er inngått formell avtale mellom programmet i Hanger & Myren ANS om konkrete leveranser. Illustrasjon på ungdoms medvirkning i utvikling av eget nærmiljø på Saupstad-Kolstad; Planverksted.

6 Valg av tilnærming. Erfaringene vi har gjort etter en utprøving av infotavle ved biblioteket, tilsier at vi må utvikle en infokanal som er enkel å betjene og bruke. En evt. høy brukerterskel for de som skal drifte kanalen er til hinder for at noen ønsker å ta eierskap til den. Hvis infotavlen (som ett av tiltakene i infokanalen) skal ha en viktig funksjon, må den gjøres aktuell for flere frivillige annonsører enn de som brukte den i pilot-perioden. Informasjon må trolig gjøres tilgjengelig på flere språk. Vi ønsker å plassere ut nok en infotavle i nærområdet. Programledelsen for områdeløft har så langt gjort mange forsøk på finne mulige eiere av infokanalen i lokalmiljøet på Saupstad Kolstad, men tror nå at vi uansett må starte arbeidet for å synliggjøre verdien av denne for lokalbefolkningen. Dette gjør vi best gjennom å utvikle den og drifte den i startfasen. Parallelt med at vi nå utvikler et større arbeid med utvikling av infokanalen, vil vi jobbe for å finne framtidig eier for infokanalen. Derfor har programledelsen valgt å ta eierskap til prosjektet. Et delmål blir derfor å finne eier av tiltaket under og etter prosjektslutt. Etter samtaler med programmet Digitalt Førstevalg og private tilbydere av IT-tjenester, ønsker vi å fokusere på utvikling av en Facebook-side i startfasen. Bakgrunnen for å velge dette, er at vi raskt kan få dette på plass, slik at informasjon om mye positiv aktivitet i bydelen synliggjøres raskt. Her kan de mange igangsatte Områdeløft-prosjektene omtales og løpende følges opp med omtaler. Utvikling av hjemmeside og APP må skje i samsvar med gjeldende retningslinjer for dette i Trondheim kommune, og hensikten med disse tiltakene må vurderes og sees i forhold til hvilke plattformer og løsninger som skal velges i prosjektet. For å kunne utvikle en enkel tilgjengelig infokanal som samsvarer med målsettingene for prosjektet, velger Programledelsen å søke hjelp hos profesjonelle aktører som har markedsføringskompetanse, journalistisk kompetanse og lokalkunnskap. Vi tror at dette vil bidra til å utvikle en synlig og attraktiv infokanal som vil ha stor verdi for området Saupstad-Kolstad i årene som kommer. Dette blir ytterligere omtalt under. B. Følgende oppdragsbeskrivelse ble gitt til mulige tilbydere Følgende skriftlige henvendelse ble sendt aktuelle/mulige tilbydere av informasjonstjenester: Jeg viser til e-post sendt flere reklamebyråer den og henvender meg herved til dere som har sendt positiv tilbakemelding på forespørsel fra. I hht kommunens innkjøpsreglement, har områdeløft Saupstad Kolstad tatt kontakt med flere tilbydere, og tre firma har gitt tilbakemelding om at de finner oppdraget interessant. Herved bes dere (mottakere av denne e-post) komme med et skriftlig tilbud pr. e-post 17. oktober kl Ytterligere presisering og problemstillinger som ønskes besvart i tilbudet, framgår under. Hva gjelder anskaffelsen/tjenesten som etterspørres:

7 Program Områdeløft ber om hjelp til planlegging, utvikling og utprøving av felles informasjonskanal/-er for Saupstad, der informasjon av interesse for befolkningen gjøres tilgjengelig på en enkel og effektiv måte. Krav til tilbyder i tilknytning til anskaffelsen/tjenesten: Ulike informasjonskanaler skal vurderes, og konklusjon/valg av kanaler tas underveis i prosessen i samråd med program områdeløft. En egen hjemmeside skal etableres, form og omfang kan vurderes i samråd med program Områdeløft. Prøveprosjekt med digitale informasjonstavler i 2013, skal videreutvikles med tanke på form, innhold og ytterligere plassering av en eller flere tavler. En egen Saupstad-applikasjon for mobiltelefoner og lesebrett er utviklet og etablert som webbasert (ASP) tjeneste. En egen facebook side skal vurderes etablert som en av flere mulige kanaler. Tilbyder skal legge til rette for at økt andel av befolkningen har bidratt til å informere om aktiviteter i bydelen sin i en deltakende prosess sammen med andre aktører i bydelen. Tilbyder må samarbeide med sentrale aktører som f.eks bibliotek, frivilligsentral, skoler og kultursenter i området, slik at infokanalen som utvikles skjer i samråd med disse. De nye infokanalene skal utvikles slik at de tilpasses ulike målgrupper, og det skal tilbys informasjon om flere aktiviteter enn tidligere. Egne løsninger skal være utviklet for å nå den eldste andelen av befolkningen samt de fremmedspråklige. Via digitale flater skal Det skal legges til rette for at befolkningen i bydelen skal få enkel tilgang til en ryddig og relevant framstilling av kultur- og organisasjonslivet i området. Informasjon er ferskvare og det vil vektlegges at alle flater er oppdaterte og aktuelle. Formidling av informasjon er en selvfølge i informasjonskanalen som utvikles, men det vil også ligge et journalistisk ansvar på reklamebyrået knyttet til hvor aktiviteter og suksesshistorier skal dokumenteres, publiseres og dermed øke oppmerksomheten rundt aktiviteter i bydelen. Krysspublisering hos andre aktører (som bydelsavis) er også interessant. Hvor lang tid har tilbyder til rådighet: Prosjektet skal startes så snart som praktisk mulig. Prosjektet må være ferdig i løpet av 2015, og prosjektet eies av program Områdeløft. Det skal skrives sluttrapport fra tilbyder, som beskriver arbeidsprosess, valg av løsninger og foreløpige erfaringer med dette. Informasjonskanalen skal lett kunne betjenes av den som utpekes som framtidig eier/forvalter av tiltaket. Tiltakseier utpekes av program områdeløft i løpet av prosjektperioden, og innlemmes i utviklingsarbeidet sammen med tilbyder så langt dette er mulig. Det bes om at tilbyder spesifiserer følgende: Innenfor en ramme på totalt kr , ser tilbyder for seg følgende tilnærming og løsning: X Det presiseres konkret hva tilbyder leverer av timeinnsats og konkrete leveranser til program Områdeløft: X Det spesifiseres hva slags kompetanse firmaet besitter, og som prosjektet vil dra nytte av: X Det er krav om at attest for merverdiavgift og skatt skal vedlegges tilbudene.

8 Merknad: det er mulig for å frigjøre arbeidsplass ved Saupstad Bibliotek/programkontoret i løpet av prosjektperioden. Etter fristen vil program Områdeløft gjøre en vurdering av tilbudet, der innhold og kvalitet på konkrete leveranser vurderes opp mot kostnadsrammen som er gitt. Firmaets service overfor samarbeidspartnere i lokalmiljøet blir også tillagt vekt. Ytterligere informasjon om, kan leses på s hjemmesider: (Signert programleder H V Markussen) C. Valg av løsning Valgt tilnærming og løsning leveres av Hanger & Myren Kommunikasjon ANS: Nettverksbygging i nærmiljøet. Tette relasjoner med nøkkelpersoner må sikres. Utvikle enkle og effektive lavterskelrutiner for innhenting og deling av informasjon. Ta i bruk eksisterende kanaler hvor høy bruk allerede er etablert (web, sosiale medier, app). Kartlegging av prefererte infokanaler Utvikling og produksjon av responsiv hjemmeside Drift av hjemmeside/app (administrasjon og oppdatering av innkommende) Redaksjonelt innhold (produksjon og publisering) Oppdatering av infoskjermer (ukentlig) Utvikle og drifte Facebook-side Utvikle samarbeidsrutiner med lokale aktører Transport og logistikk, datamaskiner og programvare samt foto- og videoutstyr inngår. Det er utarbeidet forpliktende samarbeidsavtale mellom programledelsen for Områdeløft og Hanger & Myren Kommunikasjon med utgangspunkt i det tilbudet de har kommet med, og som er akseptert av v/områdeløftet. Avtalen er inngått og signert av begge parter i oktober Regnskap fikk i 2012 innvilget kr fra Husbanken for å starte opp dette prosjektet (ref: ref 2012/ ). Pengene er brukt til planlegging og igangsetting av prosjektet. For at det skal være mulig å gjennomføre et kvalitativt godt prosjekt for å etablere en informasjonskanal, fant programledelsen det nødvendig å involvere profesjonelle tilbydere av informasjonstjenester. I tillegg forutsettes det betydelige bidrag fra frivillige lag og foreninger samt offentlige aktører i bydelen. I det videre arbeidet skal prosjektet avklare og konkretisere slike bidrag, og programledelsen skal arbeide aktivt for å utpeke permanent eier av informasjonskanalen.

9 vil i 2015 søke Husbanken om ytterligere tilskudd til dette prosjektet knyttet til det tilsagn vi fikk i Forprosjektet inkl. igangsetting av prosjektet vil dermed være på kr i Av dette går kr til møtevirksomhet inkl. nødvendige avklaringer. Kr vil gå til prosjektledelse for forprosjektet (90 timer á kr ). Avtaleinngåelse med Hanger & Myren Kommunikasjon ANS er allerede inngått. Tilskuddsbeløp fra Husbanken på kr er benyttet til dette. Detaljregnskap, godkjent av kommunerevisjonen, vil foreligge vinteren Under følger prosjektets budsjett for UTGIFTER Prosjektledelse (forprosjekt 90 timer) Møteutgifter inkl bevertning Delutbetaling til Hanger & Myren ANS ihht kontrakt med Områdeløftet. SUM INNTEKTER Egne midler/arbeidstimer ,00 Egne midler/møteutgifter ,00 Innvilget tilskudd fra HB ( ref 2012/ ) SUM Det understrekes at dette er en foreløpig rapport knyttet til utbetaling av tilskudd fra Husbanken. Husbanken har gitt tilsagn om støtte til prosjektet Felles Informasjonskanal i 2012 og tilsagn om støtte til samme prosjekt i Områdeløft Saupstad vil søke om resterende beløp til dette prosjektet ved prosjektslutt, og det vil da skrives en sluttrapport inkl. regnskap. Sluttrapporten inkl. regnskap vil beskrive den betydelige egeninnsats som legges inn (i tillegg til det som framgår i regnskapet over) av prosjekteiere og under prosjektgjennomføringen fram mot utgangen av På grunnlag av dette, søkes det i 2014 om å få utbetalt kr (tilsagn fra Husbanken ref 2012/ ) knyttet til gjennomført forprosjekt, igangsatt prosjekt inkl. forpliktende avtaler der tiltakene iverksettes i henhold til plan. Hilde Våbenø Markussen TRONDHEIM KOMMUNE Programleder, rådmannens fagstab

10 6. Vedlegg, bilder av aktiviteter i nærmiljøet Områdeløftets folkemøte 12. februar 2014: Et hundretalls frammøtte viste stor interesse for mulighetsstudiene knyttet til nye skoler og hadde mange spørsmål og innspill. FOTO: Ole Kr. Lundereng Aktivitet på Saupstad Frivilligsentral i Foto: Frivilligsentralen.

11 Frivilligsentralens aktiviteter 2014, Foto: Frivilligsentralen. Fra Blokkrock i Husebyhallen 2014, Foto; Hilde V Markussen. Plakat: Familiedagen på Blokkrock, Utarbeidet av Kolstad Fotball.