Torsken kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Torsken kommune Møteinnkalling Kommunestyret i Torsken Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset i Gryllefjord Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Det vil bli lagt fram følgende saker under møtet; Rapport finansforvaltning pr behandles i formannskapet kl Økt låneopptak utfasing av PCB holdige kondensatorer beh. i f.skap kl Klage på vedtak om servering og skjenkebevilling Torskenkrogen v/ Mette Skog Unntatt offentlighet Administrasjon v/ teknisk etat vil orientere om arbeidsområder og satsingsområder innom teknisk i Orientering om Astafjordprosjektet v/ prosjektledelsen

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Lukket Arkivsaksnr PS 14/12 Reglement for finansforvaltning 2012/145 PS 15/12 Ny hovedpumpestasjon avløp Grunnfarnes 2012/249 PS 16/12 31/86/1 - Kjøp av brannstasjon mm 2012/245 PS 17/12 Interkommunalt samarbeid om barneverntjenester 2012/165

3 Torsken kommune Arkiv: 200 Arkivsaksnr: 2012/145-4 Saksbehandler: Helga Alver Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet i Torsken 30/ Kommunestyret i Torsken 14/ Saksprotokoll i Formannskapet i Torsken Behandlingsinformasjon Enstemmig som innstilling Vedtak 1. Forslag til nytt reglement for finansforvaltning i Torsken kommune vedtas. 2. Forslagets pkt 9.1: ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finansreglementets rammer, skal slikt avvik umiddelbart lukkes. Avviket slik det har fremstått og eventuelt økonomiske konsekvenser av avviket dersom dette er større enn NOK , skal uten utgrunnet opphold rapporteres til kommunestyret sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere sannsynligheten for slikt avvik i fremtiden. 3. Forslag til rutiner for finansforvaltning tas til orientering. Reglement for finansforvaltning Rådmannens innstilling 4. Forslag til nytt reglement for finansforvaltning i Torsken kommune vedtas. 5. Forslagets pkt 9.1: ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finansreglementets rammer, skal slikt avvik umiddelbart lukkes. Avviket slik det har fremstått og eventuelt økonomiske konsekvenser av avviket dersom dette er større enn NOK , skal uten utgrunnet opphold rapporteres til kommunestyret sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere sannsynligheten for slikt avvik i fremtiden. 6. Forslag til rutiner for finansforvaltning tas til orientering.

4 Vedlagte bilag: 1. Forslag til reglement for finansforvaltning. 2. Forslag til rutiner for finansforvaltning. 3. Uavhengig attestasjonsrapport om reglement og administrative rutiner for finansforvaltningen i Torsken kommune. Utrykte bilag: 1. Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Saksopplysninger: Kommunestyret er ansvarlig for at finansforvaltningen er underlagt reglement fastsatt i samsvar med kommuneloven 52 og forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 9. Juni Reglementet skal omfatte hele kommunens virksomhet. Reglementet skal utarbeides og vedtas minst en gang i hver kommunestyreperiode og vurderes av uavhengig instans før behandling i kommunestyret. Reglementet skal inneholde bestemmelser som hindrer kommunen å ta vesentlig finansiell risiko. Administrasjonssjefen skal minst to ganger i året legge fram for kommunestyret rapporter over status for forvaltningen. Forskriften regulerer plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen i kommuner og fylkeskommuner. Det presiseres også at kommunens finansforvaltning må samsvare med egen kunnskap på feltet. Det skal etableres rutiner som skal sikre at utøvelsen av forvaltningen er i tråd med reglementet, gjeldende lover og den nye finansforskriften. Rutinene skal også sørge for at det er betryggende kontroll med forvaltningen, herunder vurdering og håndtering av finansiell risiko og identifisering av avvik fra gjeldende finansreglement. Rådmannen har utarbeidet forslag til nytt reglement i henhold til forskriften. KomRev Nord har som uavhengig instans vurdert om reglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med gjeldende lover og regler. Det er også utarbeidet forslag til rutiner for finansforvaltning som er vurdert av KomRev Nord. Vurdering Kommunestyret bes ta stilling til hva som er et akseptabelt risikonivå på låneporteføljen. Forrige kommunestyre vedtok reglement for finansforvaltning. Dette reglementet ga ikke rammer for fordeling mellom fast/flytende rente på kommunens innlånsportefølje. KomRev Nord anbefaler kommuner å ta med et slikt punkt i reglementet for å redusere renterisiko og gi forutsigbarhet og stabilitet i lånekostnader. Rådmannen foreslår derfor et nytt punkt for den nye kommunestyreperioden: Pkt. 7.6 b) Minimum 1/3 av gjeldsporteføljen skal ha flytende rente (rentebinding kortere enn ett år), minimum 1/5 skal ha fast rente.

5 Kommunen har i dag kun flytende rente på sine lån. Dette har de siste årene vært gunstig i og med at flytende rente har vært lav. Avvikshåndtering Rådmannen foreslår at avvik større enn NOK uten ugrunnet opphold skal rapporteres til kommunestyret sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere sannsynligheten for slikt avvik i framtiden. KomRev Nord har ikke tatt stilling til beløpets størrelse i punkt 9.1 vedrørende rapportering og anbefaler at kommunestyret selv drøfter dette nærmere.

6 Torsken kommune Arkiv: M37 Arkivsaksnr: 2012/249-1 Saksbehandler: Bengt Richardsen Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet i Torsken 23/ Kommunestyret i Torsken 15/ Ny hovedpumpestasjon avløp Grunnfarnes Saksprotokoll i Formannskapet i Torsken Behandlingsinformasjon Enstemmig som innstilling. Vedtak Kommunestyret vedtar igangsetting for etablering av ny hovedpumpestasjon på Grunnfarnes avløpsanlegg, så snart låneopptak er godkjent og lån er tatt opp, etter følgende kostnader og finansiering: 1. Kostnader - Netto kr Finansiering - Kostnadene dekkes i sin helhet av avgifter. Det vedtas å oppta byggelån med øvre ramme på kr ,-. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar igangsetting for etablering av ny hovedpumpestasjon på Grunnfarnes avløpsanlegg, så snart låneopptak er godkjent og lån er tatt opp, etter følgende kostnader og finansiering: 1. Kostnader - Netto kr

7 2. Finansiering - Kostnadene dekkes i sin helhet av avgifter. Det vedtas å oppta byggelån med øvre ramme på kr ,-. Saksopplysninger Grunnfarnes avløpsanlegg med 5 pumpestasjoner, herunder en hovedpumpestasjon, og utslipp på ytre Grunnfarnes ble etablert i Det er bare hovedpumpestasjonen som har overbygg. Dessuten er det her nødstrømsaggregat. I 1999 ble det oppført nok en pumpestasjon i tilknytning til fiskebruk og butikk. Alle pumpestasjonene er utstyrt med nedsenkbare pumper. De siste årene har det vært store driftsmessige problemer, særlig med hovedpumpestasjonen. En har bl.a. vært nødt til å skifte ut pumper og en del rustne rør. I tillegg er de elektriske komponentene og det elektroniske styringssystemet i meget dårlig stand, med stadig utbedringer. Vurdering Tilstanden til hovedpumpestasjonen er nå på et slikt nivå, at det er stor risiko for at meget tidkrevende og kostbare reparasjoner må foretas på kort varsel. Og det kan bli store utfordringer med driften hvis dette skjer. Det anbefales derfor å sanere eksisterende pumpestasjon så snart som mulig, og etablere en ny. Både av sikkerhetsmessige og driftsmessige årsaker blir nedsenkbare pumper ikke lenger brukt ved bygging av nye pumpestasjoner. Pumpene er tørroppstilte, noe som gir store gevinster vedr sikkerhet og drift. Utbyggingen er ikke prosjektert, men det legges inn utgifter til dette i kostnadsoverslaget: 1. Rigg og drift RS kr ,- 2. Fjerning eksisterende pumpestasjon RS kr ,- 3. Grunnarbeider RS kr ,- 4. Pumpestasjon komplett RS kr ,- 5. Prosjektering RS kr ,- 6. Byggeledelse RS kr ,- 7. Uforutsett ca 10% RS kr ,- 8. Finanskostnader RS kr ,- Totalt eks. avgift kr ,- Nettokostnad på kr ,- fører til følgende endringer av avløpsavgift: Avgiften vil øke med ca 20%, fra kr.3,22 pr. m3 til kr.3,85 pr. m3 (+ kr.0,63). Til sammenlikning er vannavgiften kr.7,12 m3. Økningen i avløpsavgift anslås å bli gjeldende fra 2013.

8 Ut fra ovenstående anbefales at kommunen vedtar etablering av ny hovedpumpestasjon. Vedlegg: Kartutsnitt

9 Torsken kommune Arkiv: 233 Arkivsaksnr: 2012/245-2 Saksbehandler: Bengt Richardsen Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet i Torsken 24/ Kommunestyret i Torsken 16/ /86/1 - Kjøp av brannstasjon mm Saksprotokoll i Formannskapet i Torsken Behandlingsinformasjon Enstemmig som innstilling. Vedtak Torsken kommune kjøper, under forutsetning av Fylkesmannen godkjenning, eiendommene 31/86 og 31/86/1 m/påstående bygg (festetomt) fra Edro AS for kr ,-. Omkostninger vedr. overskjøting, kr ,-, dekkes av kommunen. Kjøpet dekkes ved opptak av lån. Rådmannens innstilling Torsken kommune kjøper, under forutsetning av Fylkesmannen godkjenning, eiendommene 31/86 og 31/86/1 m/påstående bygg (festetomt) fra Edro AS for kr ,-. Omkostninger vedr. overskjøting, kr ,-, dekkes av kommunen. Kjøpet dekkes ved opptak av lån.

10 Saksopplysninger Eiendommene 31/86 og 31/86/1 (påstående bygg) ble etablert henholdsvis og Edro AS overtok 31/86 den og 31/86/1 den Kjøpesummene var henholdsvis kr ,- og kr ,-. Det foreligger ikke takst. Kommunen har i mange år leid lokaler til brannstasjon, lager og oppholdsrom uteseksjon. De siste årene har årlig leie vært kr ,-. Utleier Edro AS ønsker å selge eiendommene, og rådmann/ordfører har vært i kontakt med selger for å diskutere evnt. kjøp. Vurdering En har blitt enig om å foreslå overfor formannskap/kommunestyre kjøp av 31/86 og 31/86/1 for kr ,-. Kjøpesummen gjenspeiler kjøp i 2009 med tillegg av prisstigning. Det er ingen pengeheftelser i eiendommene. Låneopptak må godkjennes av Fylkesmannen. Dersom en låner kjøpesummen med tillegg av dokumentavgift, totalt kr ,-, vil årlige kostnader ved 4% rente og 20 års avdragstid variere fra kr ,- og til ca kr ,- (serielån). Tilsvarende ved 4% rente og 15 års avdragstid, fra ca kr ,- til ca kr ,-. En ser på det som en stor fordel å kunne eie bygget som brannstasjonen og lager/oppholdsrom er lokalisert i. Dessuten har kommunen organisert grovavfalls-/restavfallsmottak på eiendommene her med div containere. For øvrig har kommunen i tilknytning til vannverket etablert kummer/ledninger over eiendommene. Det er ledige lokaler i bygget som eier har mulighet til å leie ut, samt kontorlokaler til prosjekt med arbeid/omstilling. Viktig å gi samme tilbud til etablerere i begge deler av kommunen med mulighet for å leie ut til nye grundere/etablerere, til en subsidiert pris. I tillegg kan kommunen bruke noe av bygget til lagring av matriell, som np oppbevares på brygga i Sifjord. En kan da frigjøre brygga, og selge den til evnt. interesserte. Ut fra ovennevnte anbefales kjøp.

11 Torsken kommune Arkiv: F47 Arkivsaksnr: 2012/165-1 Saksbehandler: Hege Rudi Grande Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret i Torsken 17/ Interkommunalt samarbeid om barneverntjenester Rådmannens innstilling Saksbehandlers innstilling : 1. Torsken kommune inngår avtale om vertskommunesamarbeid om barnevern med Lenvik kommune som skissert i modell Samarbeidet etableres fra Rådmannen delegeres myndighet til å avtale enkelthetene i oppstarten av samarbeidet. 4. Rådmannen reviderer samarbeidsavtalen mellom Torsken kommune og NAV Troms. Saksopplysninger Bakgrunn Torsken barneverntjeneste har over lengre tid overfor administrativ og politisk ledelse pekt på at det er behov for å endre organiseringen av barneverntjenesten. Barneverntjenesten i kommunen er en egen enhet samlokalisert med NAV Torsken, og NAV leder er også leder for kommunens barneverntjeneste. Ved etableringen av NAV Torsken var det enighet om at barnevernleder tok med seg sine oppgaver innen barnevern til sin nye funksjon som leder av NAV. Selv om Fylkesmannen i Troms ikke anbefalte en slik løsning og den heller ikke var i tråd med NAV Troms sitt ønske, ville vi likevel prøve ut dette i vår kommune.

12 Ved etableringen av NAV kontoret la kommunen inn en personalressurs på 1,6 årsverk. Dette er budsjettmessig likt fordelt på ansvar 311 sosialtjenesten og 313 barneverntjenesten. Det kan derfor sies at ressurs tilknyttet fagpersonell i barneverntjenesten er 0,8 årsverk, noe som anses å være tilstrekkelig ut fra omfang av saker i kommunen. Budsjett og regnskap for barneverntjenesten 3 siste år viser følgende: I 2011 ble det gjennomført tiltak for 15 barn. Dette gjelder omsorgsovertagelse, hjelpetiltak i hjemmet og undersøkelsessaker. År Budsjett totalt Netto lønnsutgifter 0,8 årsv., samt noe overtid *) Årsregnskap ,- Netto ,- Kr , ,- Netto ,- Kr , ,- Netto ,- Kr ,- *) I tillegg til netto lønnsutgifter kommer sosiale utgifter Fosterhjemsplassering koster pr. år kr ,- i arbeids- og utgiftsgodtgjøring. Det er brukt minimalt på forebyggende hjelpetiltak. Kostnader forbundet med omsorgs- og hjelpetiltak for kommunens innbyggere vil variere, men er Torsken kommunes ansvar uavhengig av organisering. Ut fra de erfaringer som er gjort i tiden etter samlokalisering ved etablering av NAV Torsken, ser leder for barneverntjenesten et klart behov for å vurdere endret organiseringen av kommunens barneverntjeneste. Vurdering av dagens modell Bl.a. på grunn av behovet for et større faglig miljø, manglende muligheter for tilstrekkelig faglig oppdatering og sårbarhet i forhold til ferier og ikke planlagt fravær, gir dagens organisatoriske løsning faglig sett ikke en god nok barneverntjeneste for kommunens innbyggere. For den enkelte innbygger er det i seg selv i mange tilfeller belastende å motta hjelp fra barneverntjenesten. Selv om de ansatte er tydelig mht hvilken tjeneste de representerer, kan det likevel være forvirrende, og ikke minst utrygt for de som skal motta barnevernstjenester å måtte forholde til de samme ansatte som de også møter ved behov for andre tjenester som NAV gir. De to ansatte innenfor barneverntjenesten opplever arbeidsoppgavene som belastende på grunn av nærheten i en liten kommune til de som skal ivaretas. Vi treffer ofte de samme brukerne både i barneverntjenesten og i tjenesteyting på NAV sine ansvarsområder, og det er vanskelig å skulle ivareta så vidt forskjellige tjenester og fagområder. Den totale belastningen ved dette er nå så stor at det må anses å være et arbeidsmiljøproblem. NAV leder, som også er leder for barneverntjenesten, finner situasjonen uholdbar ved å ha ansvar for å holde seg oppdatert på så mange og så ulike fagområder, og anser at det ikke er mulig å gjøre en faglig forsvarlig og kvalitetsmessig god nok jobb ved dagens organisering. NAV leder ønske derfor å bli fritatt for oppgavene etter Lov om barneverntjenester. I forhold til tjenestens samarbeidspartnere, både de kommunale og de eksterne, er det påpekt at det er uheldig at en og samme person ivaretar så ulike ansvarsområder. Det er funnet og påpekt flere mangler og problemområder under systemrevisjon utført av KomRev Nord \ K- sekretariatet i Dette gjaldt bl.a. system- og rutinesvikt, mangler ved internkontroll samt samarbeidsproblemer med andre kommunale enheter.

13 Som nevnt ovenfor budsjetteres det barneverntjenesten med 0,8 årsverk. Ved etablering av NAV Torsken ble det ikke tatt høyde for at NAV leder fikk flere oppgaver, noe som medfører ytterligere belastning. Målsetting ved å omorganisere barneverntjenesten er bl.a. : En faglig og kvalitetsmessig bedre tjeneste til beste for brukerne Bedre rekruttering Mer kontinuitet i ledelse og utvikling av tjenesten Mulighet for økt bredde i tilgjengelig kompetanse Mindre sårbarhet i forbindelse med ikke planlagt fravær og ferier Økt tyngde i forhold til regionale samarbeidspartnere og hjelpeinstanser Bedre arbeidsmiljø Drøfting av 2 aktuelle organisasjonsmodeller Modell 1: Annen lokalisering av barneverntjenesten i kommunen En modell der barneverntjenesten fysisk er plassert i annet lokale med egne ansatte er ikke prøvd. Dette kan eventuelt organiseres gjennom ansettelse av to nye fagpersoner i deltidsstillinger og mulig kombinert med annen deltidsstilling. Fordelen med en slik løsning er at det bevares arbeidsplasser i kommunen. Med en slik løsning vil imidlertid de samme problemene være gjeldende som ved dagens løsning i forhold til faglig kvalitet og utvikling, samt sårbarhet og nærhet til mottakerne av barnevernets tjenester. Utfordringene med rekruttering av faglig personell vil ikke være vesentlig endret i f.t. dagens organisering. Nav leder er ikke aktuell til å inngå i en slik organisasjonsmodell. Det er vanskelig å skulle ivareta to ulike enheter på en tilfredsstillende måte, samt at arbeidsoppgavene innen barnevernet i kombinasjon med rolle som NAV leder som tidligere nevnt er en belastning både for den ansatte og for kommunens innbyggere. Fra NAV Troms side er det ikke aktuelt med en deltidsansatt NAV leder. En slik organisering forutsetter en bemanning på ett årsverk. I forhold til hvilke ressurser som kan trekkes ut av NAV Torsken (jf. drøfting under modell 2), forutsetter en slik modell økte lønnsutgifter på ca. kr ekskl. sosiale utgifter, tilsvarende 40 % stilling. Modell 2: Inngåelse av interkommunalt samarbeid om barneverntjenesten med Lenvik kommune. Lenvik kommune har en barneverntjeneste med mange ansatte, og umiddelbar nærhet til andre faglige instanser. De har et godt utbygd faglig miljø. Praksis og rutiner er etablert. Barnevern er i utgangspunktet et belastende område for de involverte, og det kan føles lettere å forholde seg til fremmede mennesker. Dette gjelder både for de som er direkte involvert og for de som ønsker å melde bekymring, og for de ansatte i tjenesten. Lenvik kommune er villig til å inngå samarbeidsavtale med Torsken kommune. I samtale med dem er det antydet overføring av lønnskostnader tilsvarende 0,8 årsverk, samt en årlig administrasjonskostnad som fordeles på de deltakende kommuner med utgangspunkt i folketall pr. januar avtaleåret. For 2011 beløp dette seg til kr ,- for sammenlignbar kommune. Kostnader i forbindelse med omsorgs- og hjelpetiltak som blir satt i verk for kommunens innbyggere dekkes av den enkelte kommune.

14 Forutsetningen for en slik organisering er at 0,6 årsverk tas ut av NAV Torsken og at i en overføring av årsverk til Lenvik må finnes dekning for 0,2 årsverk. Lenvik har antydet lønnsmessig plassering som kurator som pr. i dag har en årslønn på kr ,- i 100 % stilling med full opptjening, ekskl. sosiale utgifter. Leder av barneverntjenesten i Lenvik har fokus på av hvor nødvendig det er med tett dialog med kommunene i samarbeidet og tjenesten er tildelt en stilling fra Fylkesmannen i Troms for å sikre at barnevernet er forankret lokalt i den enkelte kommune. Med samarbeid i kommunene menes god og tett dialog med oppvekstsentrene, helsesøster og andre kommunale tjenesteinstanser. Han mener at om vi skal få til et godt barnevern, er vi helt avhengig av å utvikle de lokale tiltakene i kommunene. Lenvik barnevern ønsker et stedlig kontor for avtaler med de av kommunens innbyggere som ønsker dette. I forhold til IKT har vi allerede det systemet som kreves. Tilbakemeldinger fra kommuner som har inngått samarbeid er positive. Det vises til større faglig miljø, mindre sårbarhet ved sykdom og like prosedyrer for alle innbyggerne i regionen. Etter sammenslåing av barnevernskontor opplever noen kontorer økning i antall bekymringsmeldinger. Dette kan vise at det er lettere å melde bekymring når forholdene blir større, og flere barn får hjelp. At de barna som har behov for det får den hjelpen de trenger, må være det aller viktigste å legge vekt på når fremtidig organisasjonsmodell velges. Flere kommuner i Troms har god erfaring med interkommunalt samarbeid. Her viser vi til interkommunalt samarbeid i Lenvik \ Tranøy og Berg, Salangen \ Lavangen og Gratangen samt Dyrøy og Sørreisa. Fylkesmannen i Troms er tydelig når han anbefaler interkommunale løsninger for barnevernet i Troms. For de som pr. i dag er ansatt \ lønnet i barneverntjenesten er det ikke aktuelt å følge tjenesten til Lenvik kommune. Det vil derfor være aktuelt at NAV leder blir 100 % i NAV samt at årsverk for konsulent på 0,6 årsverk blir overtallig \ brukes i annen enhet i kommunen. De ansatte er inneforstått med dette. Kostnader og konsekvens ved å inngå i interkommunalt samarbeid blir administrasjonsutgift på ca. kr ,- pr. år. På grunn av forskjeller i avlønning vil lønnsutgifter bli noe lavere enn dagens ved overføring av 0,8 årsverk. Kostnader til fosterhjem og forebyggende tiltak er Torsken kommunes ansvar og vil være som ved dagens organisering for kommunens innbyggere. Vurdering Saksbehandler vurderer at det ikke er store kostnadsforskjeller på å ha barneverntjeneste i kommunen i forhold til å inngå interkommunalt samarbeid. Utgifter forbundet med omsorgs- og hjelpetiltak vil være Torsken kommunes ansvar uavhengig av hvem som administrerer og utfører tjenesten. Torsken kommune vil i et større samarbeid på barnevernområdet få et bedre og mer stabilt tilbud og en bedre ivaretakelse av de mest sårbare innbyggerne.