2014 Anbud - Reisebyråtjenester

Transkript

1 2014 Anbud - Reisebyråtjenester Info Version 1 Url External tender reference id 14/8253 Tender type Tender Procurement procedure Open procedure Publish date 10/24/2014 4:19 PM Bid due date 11/12/ :00 PM Change date 10/24/2014 2:54 PM Opening date 11/12/ :00 PM Buyer Company Nordland fylkeskommune Address Prinsensgate 100 Zip/city 8048 BODØ Norway Description Nordland fylkeskommune med tilsluttede kommuner og virksomheter, Finnmark fylkeskommune og Sametinget inviterer til åpen anbudskonkurranse om 2 års avtale på levering av reisebyråtjenester, med mulighet for 1+1 år prolongering. Se vedlagt virksomhetsliste. Avtalen vil omfatte: Bestilling/reiserådgivning i ordinær arbeidstid på telefon eller e-post. Reisehjelp Døgnåpen reisehjelp ved kanselleringer, forsinkelser og ombookinger (kan leveres i samarbeid med tredjepart). Nettportal for bestilling av transport og overnatting. Statistikk og rapportering Nordland fylkeskommune skal ha løsning for reisebestillere (sekretariater som bestiller på vegne av andre). Sametinget skal ha løsning for påmelding og håndtering av deltakere kurs/konferanse. Det kan også bli aktuelt for andre virksomheter å ta i bruk disse løsningene på sikt CPV codes Code Description Travel agency and similar services. Documents Name Tjenestekontrakt Regler for gjennomføring av åpen anbuds etter forskriftens del II Description Page 1 of 6

2 Products Category Description Delivery date Quantity Unit Manuell tjeneste Norge Manuell tjeneste utland 11, stk 1, stk Manuell tjeneste Bestilling, endring og avbestillig - Leiebil 1, stk Manuell tjeneste Bestilling, endring og avbestillig - Tog stk Manuell tjeneste Bestilling, endring og avbestillig - hotell 1, stk Manuell tjeneste Bestilling, endring og avbestillig - Gruppereiser utland Manuell tjeneste Bestilling, endring og avbestillig - Gruppereiser Norge Selvbetjening Selvbetjening stk stk 2, stk stk Selvbetjening Bestilling, endring og avbestillig - Leiebil stk Nødtelefon 24/7 reisehjelp - Gebyr for ombooking og omdirigering stk Page 2 of 6

3 Demands 1 Ytelser og leveranse ut over minstekrav 70.0% Følgende prinsipp legges til grunn for evalueringen. Fungerende løsninger som oppfyller tildelingskriteriene rangeres foran demoer og beskrivelser av funksjonalitet som må utvikles. I tillegg til skriftlige svar får hver tilbyder 1,5 time til å vise sine løsninger klokkeslett vil bli tildelt etter at tilbyderne har meldt fra at de ønsker å levere tilbud. 1.1 Nettportal - Ønsker ut over minstekrav -Bestilling av fly, hotell, tog og leiebil i samme grensesnitt (ingen linker til eksterne sider) -Roundtrip bestilling med multiple stopp. -Enkelt system for bestilling av møterom på våre avtalehoteller, gratis å bruke. -Servicemeldinger til brukere/bestillere fra ledelse/avtaleforvaltere direkte i bestillingsidene. 1.2 Mobil applikasjon Oppdragsgiver ønsker en applikasjon for billettbestilling og tilgang til reisedokumenter. Applikasjonen må være tilpasset for bruk på smarttelefoner og nettbrett (Apple, Android, Windows mobil) Ideelt ønskes samme funksjonalitet som i nettportalen. 1.3 Manuell Bestilling - Reiserådgivning. Oppdragsgiver ønsker å forholde seg til faste navngitte reisekonsulenter med gode kunnskaper om Nordnorsk geografi og kommunikasjoner. En slik tjeneste rangeres som bedre enn bistand fra callsenter. 1.4 Reisedokumenter og kvitteringer -God kobling mellom flown- og kredittkortkvittering. Aller helst som ett dokument. -Minst ett års arkivering av gjennomførte reiser og reisedokumenter 2 Priskriterium Beskriv i hvilken grad og hvordan tilbydde løsninger møter ønskene. Leveres som Dok 2 Besvarelse tildelingskriterier [tilbyders navn] 30.0% Gebyrene for de etterspurte tjenestene legges direkte inn i fanebladet Produkter. For alle tjenester skal det oppgis et fast, kjent honorar. Det tillates ikke noen form for tidsmålt beregning, for eksempel gjennom teletorg eller lignende. Prisene skal oppgis i NOK eks mva. Definisjoner og forutsetninger En reise defineres som bestilling av fly. Skjer bestilling av fly i kombinasjon med hotell og/eller leiebil og tog regnes det fortsatt som en reise Angitt uttaksvolumer er å anse som et regneeksempel for kunne sammenligne tilbud. Dersom en tilbyder setter 0 eller lar et felt stå åpent vil dette bli forstått som en gebyrfri tjeneste. Gebyr på flybilletter skal gjelde pr bestilling, uavhengig av antall strekninger. Gebyr for hotell skal være pr bestilling og ikke pr døgn Gebyr for leie av bil skal være pr bestilling, uavhengig av leieforholdets lengde. Antall leieforhold er stipulert som en sannsynlig andel av utleie gjennom reisebyrå. Siden hotell og tog kan bestilles gratis direkte på nettsidene til tjenesteleverandørene ønsker vi ikke gebyrer på rene hotell- og togbestillinger. Requirements Level Description 1.0 Anbudets minstekrav Yes Avsnitt 3 til 6 er minstekrav til ytelse 2.0 Målsetning Yes Information only Page 3 of 6

4 Oppdragsgiver ønsker bestillingsløsninger som på en enkel og effektiv måte sikrer tilgang til inngåtte og fremtidige ramme- og rabattavtaler med reise og overnattingsleverandører. Bestillingsløsningene må også gi tilgang til generelle markedsplasser for reisebestilling der egne avtaler ikke dekker behovene. En viktig del av avtalen vil være statistikk og rapportering av oppdragsgivers reiseaktivitet. Bestillingsløsningene må utformes slik at kjøp av reiser og overnatting skjer i henhold til den enkelte deltakers reisepolicy. 3.0 Funksjonsbeskrivelse. Yes 3.1 Manuell bestilling - Reiserådgivning No Billettbestilling via telefon og mail hos reisebyrå. Reisekonsulenten må kunne selge billetter for enkeltpersoner eller grupper i inn og utland i henhold til oppdragsgivers kontraktsvilkår og rabatter med leverandører av leiebil, overnatting og fly. For eksempel leveringsplikt på leiebiler, rangering av hotelleverandører (se vedlagt informasjon om hotellavtalen) og spesielle rabatter på fly. Rådgivning om valg av transportmiddel og reiserute i henhold til reisepolicy (tid pris miljø). Dersom bestilleren velger å avvike fra gjeldende reisepolicy, må dette registres som avvik slik at det kan rapporteres tilbake til oppdragsgiver. Det må også være mulig å bestille billettering utenfor Amadeus (for eksempel fly, helikopter og tog). 3.2 Nettportal No Intuitivt grensesnitt for bestilling av transport og overnatting, med vilkår og priser i samsvar med oppdragsgivers avtaler. Må håndtere oppdragsgivers kontraktsvilkår og rabatter med leverandører av leiebil, overnatting (se vedlagt informasjon om hotellavtalen) og fly. Løsningen må inkludere Car+ for håndtering av leiebilvilkår, rangering av hotelleverandører og spesielle rabatter på fly. Dersom bestilleren velger å avvike fra gjeldende reisepolicy, må dette registres som avvik slik at det kan rapporteres tilbake til oppdragsgiver. Brukerne må gjennom nettportalen få tydelig beskjed om hvem de må kontakte i tilfellene nettportalen ikke klarer å fange opp et særvilkår. 3.3 Reisedokumenter og reiseregningsbilag. No Uansett bestillingsmåte må den reisende som et minimum få følgende reisedokumenter og rapporter. -Reisedokumenter på mail. -Kreditkortkvittering /faktura (avhengig av reisepolicy) -Bekreftelse på gjennomført reise (reiseregningsbilag) -Oversikt over de siste 12 måneders bestilte og gjennomførte reiser med arkiverte dokumenter. Faktura/kredittkortkvittering og bekreftelse på gjennomført reise må som et minimum til sammen inneholde følgende opplysninger: -foretatte reiser -arbeidstakers navn og adresse -tid og sted for avreise og ankomst -pris på reisen For øvrig må dokumentasjonen tilfredsstille skatterettslige krav. 3.4 Rapportering og statistikk No Page 4 of 6

5 Tilbyder må gi statistikk på bestillinger, endringer og avbestillinger av billetter, overnattinger, bilutleie og andre tjenester levert inn under avtalen Det skal minimum rapporteres på følgende nivå: Avtalenivå Virksomhetsnivå (organisasjonsnummer) Avdelingsnivå Brukersted Bruker/bestiller, navn, telefonnummer og e-postadresse Fakturareferanse: ressursnummer eller liknende Rapportering skal som minimum skje hvert halvår, for øvrig på forespørsel. Det skal leveres egne rapporter over registrerte avvik fra reisepolicy, både manuelle bestillinger og bestillinger foretatt gjennom nettportal. Rapportering skal kunne gjøres på samme nivå som skissert overfor. All rapportering skal skje uten ekstra omkostninger for oppdragsgiver. 3.5 Administrasjon av kurs og konferanse No Portal for påmelding til møter, kurs og konferanser. Oppdragsgiver ønsker en portalløsning der deltakere til møter kurs og konferanser kan få informasjon om arrangementet og melde seg på. Ønsket funksjonalitet: Mulighet for oppdragsgiver direkte eller via konsulent å opprette et arrangement med all nødvendig informasjon om tid, sted, overnattingsmuligheter, reisemuligheter og program. Mulig for deltakere å melde seg på. Påmeldingsbekreftelse til deltaker og oppdragsgiver via e-post/sms E-post/sms melding til påmeldte ved endringer i arrangementet. Avbestilling/endring av deltaker 3.6 Reisebestillere - sekretariater No Som en integrert del av nettportalen er det behov for en løsning til reisebestillere (sekretariat) som bestiller billetter på vegne av andre. En del ledere og politisk valgte lar på grunn av et omfattende reiseprogram sekretariater håndtere reisebestillingene. Disse sekretariatene må på en enkel måte kunne planlegge, bestille eller endre reiser for flere personer. Det må være mulig å begrense bestilleradgangen til navngitte kontoer eller kredittkort. 3.7 Reisehjelp No Tilbyder må selv, eller gjennom samarbeidspartner tilby Døgnbemannet servicetelefon for reisehjelp ved uforutsette hendelser som kanselleringer, forsinkelser og liknende. 4.0 Betaling og fakturering. No Som hovedregel skal det benyttes kredittkort til betaling av reiser og overnatting. Unntaksvis vil det bli foretatt bestillinger mot faktura. Det er aktuelt å benytte faktura ved gruppereiser, bestilling av kurs og konferanser og kompliserte reiser. Ved fakturering gjelder følgende: betalingsfrist 30 dager netto. Det skal ikke beregnes noen former for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes i henhold til gjeldende lovverk. Faktura skal fylle bokføringsforskriftens formelle krav til dokumentasjon. Faktura skal leveres på EHF format til de virksomhetene som krever dette. For alle tjenester skal det oppgis et fast, kjent honorar. Det tillates ikke noen form for tidsmålt beregning, for eksempel gjennom teletorg eller lignende. 5.0 Implementering og vedlikehold No Page 5 of 6

6 Tilbyder må kunne opprette brukere ut fra virksomhetenes personalfil. med logoer og informasjon som gjør siden lett gjenkjennelig for brukerne. Portalen må kunne tilpasses for her virksomhet (foretaksnummer) slik at logo og informasjon tydelig viser brukerne at de er på riktig side. Funksjonaliteten må også tilpasses den enkeltes reisepolicy som, danner grunnlaget for bestillinger. Se vedlagt virksomhetsliste. Tilbyder må kunne levere single sign on koblet opp mot Microsoft Active Directory. 6.0 Miljørettede tiltak No Tilrettelegging for bruk av alternativer til fly og leiebil (buss, tog og båt) vil være viktig som miljøtiltak Tilbyder må kunne tilby håndtering av klimakvoter i forbindelse med flyreiser for de virksomheter som ønsker dette. Page 6 of 6