Sak 2/15: Godkjenning av referat fra hovedstyremøte 18. november 2014 Referat fra hovedstyremøtet 18. november 2014 godkjent uten kommentarer.

Transkript

1 Hovedstyremøte Prostatakreftforeningen REFERAT Tid: Mandag 19. januar 2015, Tirsdag 20. januar 2015, Sted: Britannia Hotell, Trondheim Referent: Renate Kurszus Møtedeltakere: Rolf-Bjørn Andersen, Nils Petter Sjøholt, Arvid Haukås, Willy Adolfsen, Berith Hafnor, Toralf Paulsen, Dag Utnes, Dan Lofstad Meldt forfall: Svein Erik Andersen Gjest: Tor Tausvik Sak 1/15: Innkalling og sakliste Innkalling godkjent uten kommentarer. Sak 2/15: Godkjenning av referat fra hovedstyremøte 18. november 2014 Referat fra hovedstyremøtet 18. november 2014 godkjent uten kommentarer. Sak 3/15: Refererer møter, AU-møte, FU-møte og evalueringen av møtet med OS Styreleder oppsummerte fra fagutvalgsmøte 16. januar 2015, evalueringsmøtet med Orgservice 9. desember 2014 og arbeidsutvalgsmøtet 6. januar Alle styremedlemmer ga en rask statusoppdatering fra lokallagsvirksomhet i Bergen v/arvid Haukås: sykdom/ og reiser har bidradd til noe lav aktivitet i lokallaget. Det blir valgt nytt styre og det er forventet at aktiviteten vil ta seg opp. Sogn og Fjordane er ikke aktivt. Det skal være et avklaringsmøte i Førde i februar i forhold til videre drift av lokallaget. Arvid Haukås deltar på dette møtet. Østfold, Hedmark og Oppland v/ Willy Adolfsen: har vært i kontakt med dem, og de melder om at alt er bra. Oslo, Asker og Bærum og Romerike v/ Willy Adolfsen: har ikke vært i kontakt med/ fått tilbakemelding fra disse. Aust-Agder v/ Dag Finn Conradsen; det er vanskelig å verve medlemmer til styret. Dag Finn Conradsen tar gjenvalg. Nedre Buskerud v/ Per Morten Holmen; Per Morten Holmen trekker seg. Valgkomiteen jobber med å få på plass nytt styre. Vestfold v/ Yngve Hansen; går bra, alt er i rute i fht valg. Yngve Hansen trekker seg som leder for lokallaget. Yngve Hansen kan være vara i styret. Vest-Agder v/ Dan Lofstad; de har ikke respondert på henvendelsen. Nord-Trøndelag v/ Ivar Norøm melder om litt lite aktivitet. Sunnmøre v/ Nils Petter Sjøholt; de skal ha møte i slutten av mnd. Alt ok og de har alt klart til valg. Det var likemannskurs i Ålesund februar. 16 deltagere. Per Morten Holmen, Einar Andresen og Nils Petter Sjøholt deltok i tillegg til Daniel Ask. Et svært vellykket arrangement. Salten v/ Per Dalhaug; Kasper Lauritzen i Lofoten vil trekke seg, men det er vanskelig å finne nye til å stille. Aust-Agder 15. februar Finnmark 28. januar Troms 19. januar Lofoten 23/24. januar Helgeland 10. februar

2 Hålogaland 12. februar Telemark 17. februar Nedre Buskerud 17. februar Vestfold 23. februar Salten 26. februar Bergen 19. februar Sak 4/15: Tor Tausvik informerer om arbeidet i Europa Uomo Tor Tausvik har sittet i styret til Europa Uomo i 2 år. Styret møtes 4-5 ganger i året. Europa Uomo har møter som sammenfaller med relevante kongresser. De jobber også aktivt med fagmiljø i EU. Europa Uomo har lagd et nytt tidsskrift «Did you know?» Bladet skal videreføre innspill og nyheter fra de ulike medlemslandene. Tidsskriftet skal komme ut 4 ganger i året. Europa Uomo jobber også mot østeuropeiske land. Dette arbeidet er utfordrende. Tor Tausvik jobber for å få presentert den nordiske spørreundersøkelsen innad i Europa Uomos styre. Europa Uomo har en egen fagkomité med 18 fagpersoner. På Island finnes det ikke en egen prostatakreftforening, men en egen gruppe som ligger under den Islandske kreftforeningen. Sak 5/15: Evaluering av styrets arbeid Viser til evalueringsskjema sendt ut på mail i forkant av møtet. Se eget skjema/vedlegg for evalueringen. Sak 6/15: Sak fra fagutvalget 16. januar, utvidelse av fagutvalget Fagutvalget ønsker å utvide utvalget med radiolog og patolog. Styreleder tar plass i utvalget. Sekretariatet skal også delta på utvalgets møter som referent. Styret vedtok at fagutvalget utvides. Arbeidsutvalget jobber med å finne frem utvalgets rette sammensetning. Det er for mange med 10 stykker i utvalget. Målet er å få den endelige sammensetningen til utvalget klart til landsmøtet 17. april Sak 7/15: Regnskap Budsjett 2015 v/ Arvid Haukås Arvid Haukås gikk gjennom regnskap 2014 og budsjett Det er ønskelig at flere av postene splittes og at aktivitetene spesifiseres. Slik vil postene og summen gjenspeile den reelle utgiften for hvert enkelt prosjekt/aktivitet. Arvid Haukås og sekretariatet avtaler et møte for å jobbe med de ønskede endringene. Budsjettet skal også endres i henhold til forestående aktiviteter. Sekretariatet gjør klart et nytt utkast til budsjett som skal være klart til styremøte 13. februar. Dersom det er mulig vil det også foreligge et oppdatert regnskap for Sak 8/15: Drøfting rundt arrangement og aktiviteter i Møtet drøftet aktiviteter for Vi skal være ute i god tid med planlegging. Spesielt tok styret stilling til aktiviteter som er rettet mot Movember-kampanjen i november og prostatakreftaksjonen i september. Movember:5-6 møter (sentrale arrangement), September: 3 møter (grasrotaksjoner, lokale arrangement). Det skal også planlegges styremøter for høsten. Sekretariatet og styreleder setter opp datoer for alle aktiviteter/møter. Det legges frem forslag til aktivitetsplan for 2015 på AU-møtet 2. februar. Sak 9/15: Kongressen april 2015, Lillehammer Sekretariatet informerte kort om status på påmeldte. Det er per dags dato 65 påmeldte. Alle som vet at de skal delta må melde seg på nå. Det er viktig å få ut informasjon til lokallagene.

3 Sekretariatet sender ut en påminnelse på mail om å melde seg på. Det vil også bli sendt ut en mail til lokallag med en henstilling om å spre budskapet og informasjon om kongressen. Styret har ansvaret for å finne toastmaster til festmiddagen. Dette må avklares innen kort tid. Sosialkomiteen må legge planer for kulturelt/musikalsk innslag på fredagskvelden. Dette gjøres i samarbeid med sekretariatet. Sak 10/15: Fagdagen 2. november 2015, Oslo Sekretariatet informerte kort om status på fremdriften. Hotellet er reservert. Det jobbes med referansegruppen, målet er å ha første møte i februar/mars. Prostatakreftstiftelsen blir med på arrangementet også i år. Den nasjonale Prostatakreftdagen brukes nå videre i all omtale av arrangementet. Sekretariatet jobber med å få på plass referansegruppen. Sak 11/15: Vedtektsendring Nils Sjøholt Vi foretok en gjennomgang av forslag til endringer i vedtektene. Se vedlegg. For øvrig ble følgende vedtatt i forbindelse med 7.7 medlemskap: Det skal sendes et eget brev i posten med informasjon om at ved ikke betalt kontingent settes man som inaktiv i Prostatakreftforeningens medlemsregister. Per definisjon er man da ikke lenger medlem i foreningen. Det er ønskelig at et slikt brev erstatter ringerunde for lokallagene. Ønsker man likevel å bli medlem i foreningen må man melde seg inn på nytt på vanlig måte. Sekretariatet skriver og sender brev jmf 7.7 etter at det er godkjent av styreleder. Det gjøres omgående. Dermed settes aktuelle medlemmer som inaktive av medlemsansvarlig. Dette vil kun gjelde medlemmer som ikke har respondert på kontingentkrav og purringer i De som har registrert seg/bedt om å få medlemsfaktura tilsendt i løpet av årets 3 siste mnd vil ikke settes som inaktive, men motta et kontingentkrav for Formuleringer i forbindelse med endring i vedtektene skal være klare til styremøtet i 17. februar. Det må gjøres enkelte endringer i språket. Bruk av samme begrep i dokumentet for å få en bedre helhet. Sak 12/15: Den politiske plattformen skal revideres i forbindelse med landsmøte Rolf-Bjørn Andersen la frem forslag til revidert utgave av politisk plattform for Prostatakreftforeningen. Punkt 4 ble spesielt diskutert. Det vedrører Fagutvalgets forslag til PSA screening og hvilket standpunkt Prostatakreftforeningen skal ha i saken. Det gjenstår noe arbeid med språket og med å korte dokumentet ytterligere. Sekretariatet og styreleder legger frem endelig forslag til utkast på styremøtet 17. februar. Sak 13/15: Vedrørende opprettelse av lokallag i Spania utsettes til neste møte. I Benidorm/ Alicante - området bor det over nordmenn. Det kan være grunnlag for et lokallag i dette området. Det har vært kontakt med sykehuset der nede, og vi er informert om at folk har blitt operert i Spania. Et av sykehusene er interessert i samarbeid, og tilbakemeldingene er at de kan være behjelpelige med møtelokaler osv. Ved opprettelse av lokallag i Spania er det aktuelt med samme prosedyrer for oppstart som for norske lokallag. Forslag; vi setter inn en artikkel om Prostatakreftforeningen i lokale, men norskspråklige aviser (4 stk). Hensikten er å fortelle om vårt arbeid og gi kontaktinfo. Er interessen stor, jobber vi videre med saken. Bård Lund er en mulig kontaktperson og vi bør komme i kontakt med han. Han har tilbudt seg å ta med brosjyrer.

4 Prostatakreftforeningen utarbeider et avisinnlegg som settes inn i de lokale aviser. Nils Petter Sjøholt jobber videre med saken. Sak 14/15 Avklare prosess/retningslinjer i forbindelse med oppstart av lokallag i Vesterålen. Styret er kontaktet av Knut Nyborg som ønsker å starte opp lokallag i Vesterålen. Prosedyre ved oppstart av nye lokallag: 1) Interimsstyret dannes etter avtale med hovedstyret. 2) Styret i det nye lokallaget må få medlemslister for området de skal dekke. 3) Det arbeides for eventuelt å verve flere medlemmer for å få et rimelig antall medlemmer. 4) Innkalling til formelt stiftelsesmøte i tråd med våre vedtekter. 5) Deretter utbetales driftstilskudd når protokoll fra stiftelsesmøtet er mottatt. Eventuelle lag som startes opp vinteren 2015 kan møte på Landsmøtet 17. april 2015 og Kongressen med 1 representant som får observatørstatus og hvor Prostatakreftforeningen dekker utgiftene på linje med øvrige lag. Sak 15/15 Medlemsverving/ansvar i lokallagene Noen lokallag er flinke til å distribuere materiale, mens andre er ikke like flinke til å følge opp. Det skal være brosjyrer på alle sykehus. Sekretariatet sender ut skriv til alle lokallag med henstilling om å ta en runde på alle sykehus for å sjekke at det er brosjyrer og materiell ute. Vi ber også om at lokallagene sørge for at det er rutiner for dette arbeidet. Styret/sekretariatet ønsker en oversikt over hvilke sykehus som gir ut informasjonskonvolutt til pasienter ved diagnostisering. Dersom noen sykehus ikke vil samarbeide om å dele ut dette vil hovedstyret ha beskjed om det. Sak 16/15: Eventuelt Kreftforeningens representantskap: Nils Petter Sjøholt går inn i stedet for Ulf Lunde i valgkomitéen for representantskapet. Vedtatt. Sekretariatet melder ifra til Kreftforeningen. Frist 26. januar. NOU 2014:12 «Åpent og rettferdig prioriteringer i helsevesenet»: NOU en er sendt på høring med høringsfrist 15.februar Prostatakreftforeningen v/ styreleder/sekretariatet skriver en uttalelse. Dette sendes til departementet med kopi til FFO og KF. Endringer i materiell: Noen av materialet må oppdateres/revideres. Noe skal ut av produksjon. Styret ønsker å se på muligheten for å bestille trenings T-skjorter. Eventuelt se på mulighet for salg med fortjeneste. Prostatakreftforeningen slutter å produsere det lille kortet med kontakttelefoninfo. Reviderer den lille lommebrosjyren. Sekretariatet undersøker priser på trenings T-skjorter.

5 Hovedstyret avsluttet møtet til kl for å få omvisning på St.Olav. Karol Axcrona sto for omvisningen hvor vi fikk se MR og fikk informasjon av de som jobbet der om situasjonen. Vi fikk også en tur innom operasjonsstue med robot hvor Karol Axcrona forklarte hvordan den blei brukt. Besøket på St.Olav avsluttet kl Merk dato for neste møte i hovedstyret: Tirsdag 13. februar kl Sted: Garder Kurs og konferanse Hotell Renate Kurszus, sekretariatet, Oslo