Intern kontroll på enheter, lonnsområdet Verran kommune

Transkript

1 / Kom Rev Verrankommunev/rådmannen Tronddg IKS Deres ref.: Vår ref.: Saksnr.: Arkiv: Dato: MV 15/ Intern kontroll på enheter, lonnsområdet Verran kommune Forord I denne rapporten oppsummerer KomRev Trøndelag IKS regnskapsrevisjonsprosjektet «Intern kontroll lønnsområdet». Prosjektet ble startet ved at vi i mai 2014 sendte ut kartleggingsskjema til rådmannen. Fra september og utover høsten har vi gjennomgått de returnerte kartleggingsskjema, hatt møter med enkelte enheter samt kontakt med Inn -Trøndelag Regnskap og Lønn for å teste intern kontroll. 1. Innledning KomRev Trøndelag IKS har, som en del av regnskapsrevisjon, besøkt to enheter i Verran kommune, for å teste rutinene for intern kontroll og kontrollere bokførte regnskapsopplysninger for lønnsområdet. Dette er en av to rapporter knyttet til kontroll av interne rutiner ved enheter i Verran kommune i Den andre rapporten vurderer intern kontroll på salgsområdet. Intern kontroll omfatter de retningslinjer og systemer som kommunen har iverksatt for å sikre pålitelig regnskapsrapportering, overholdelse av lover og regler, samt målrettet og kostnadseffektiv drift. 1.1 Kontroll Revisjonsprosjektet har følgende spørsmålstilling - Har Verran kommune god intern kontroll på regnskapsføring av lønn? Lønn til ansatte utgjør en vesentlig del av kommunens totale driftsutgifter. Det er derfor viktig at de har god intern kontroll på lønnsområdet. I tillegg til lønnsarbeidet og kontrollene som skjer ved Irm Trøndelag Regnskap og Lønn/Lønn er en del av lønnsarbeidet og etterkontrollene lagt til enhetene. Som grunnlag for kontrollen har vi blant annet brukt kommuneloven ledd, bokføringsloven, god kommunal regnskapsskikk og interne rutiner. God intern kontroll skal håndtere viktige eller kritiske risikoer slik at vesentlige feil eller avvik blir avdekket eller forhindret ved gjennomføringen av kontrollen. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Stjørdal, Namsos og Sør-Helgeland

2 I dette prosjektet har vi brukt følgende kriterier for god intern kontroll på regnskapsføring av lønn: Avstemming lønnssystem mot forsystem Kontroll av lønnsjournal / konteringslister Rimelighetskontroll før lønnsutbetaling Avstemming av hovedbok / lønnssystem 1.2 Metode KomRev Trøndelag IKS har på forhånd valgt ut virksomheter for revisjonsbesøk. Gjennom møter med virksomhetene har vi fått kjennskap til hvordan den interne kontrollen fungerer. Følgendevirksomheterer besøkt: Ansvar Driftsenhet 304 Sykeheimen 211 Malm Skole Vi har hatt et felles møte hvor vi intervjuet enhetslederne og sentrale medarbeidere om virksomhetenes rutiner og praksis. Med utgangspunkt i kartlagte rutiner, lønnssystemet og regnskap foretok vi tester på stikkprøve basis. Vi gjennomførte testene for å undersøke om virksomhetens praksis stemte med deres beskrivelse og om de hadde gjennomført kontrollene vi har brukt som kriterier i dette revisjonsprosjektet om god intern kontroll på regnskapsført lønn. 2. Har Verrankommunegod internkontrollpå regnskapsføringav lønn? Generelt: Felleslønningskontor Verran kommune har gjennom et samarbeid med kommunene Inderøy og Steinkjer besluttet å flytte økonomitjenesten til Straumen i Inderøy kommune. De flyttet og fikk nytt navn fra Invest regnskap og lønn til Inn-Trøndelag regnskap og lønn Tjenestene som er flyttet til Inderøy er: Regnskap, lønn og innfordring. Innenfor helsesektoren benyttes forsystemet Notus. 2.1 Blir lønnssystemetavstemtmot forsystemetved hver lønnskjøring? Når det gjelder avstemming av lønnssystem mot forsystem, bør det være en kontroll som skjer i forbindelse med lønnsavdelingens overføring av fil fra forsystemet og inn i lønnssystemet. Lønnsavdelingen må da ved lønnskjøring få tilsendt samlet timeliste fra forsystemet, og de må sammenligne denne summen med summen de får på den importerte bunken i lønnssystemet. Kontrollen dokumenteres ved signatur. Kontrollen er enkel og på overordnet nivå. Den sikrer overføring av rett antall timer til utlønning fra forsystem til lønnssystem. Fakta I Verran Kommune benyttes Notus turnusplanlegger som forsystem til lønn. Det er de ulike enhetene som har ansvar for godkjenning av timeregistreringene før overføring til lønnssystemet. Timeregistrering anvises av enhetsleder/driftsleder. Driftsleder gir beskjed til saksbehandler i sentraladministrasjonen i kommunen når de er ferdige med sin attestering og anvisning av timelistene. Saksbehandler i sentraladministrasjon går inn i Notus og tar en ekstra sjekk. Oppdages

3 feil gis tilbakemelding til driftsleder, de retter opp og anviser på nytt, elektronisk. De skriver til sist ut en logg som de anviser manuelt og sender ned til saksbehandler i sentraladministrasjon. Denne arkiveres i sentraladministrasjonen. Oppbevares der i 10 år. Når det er gitt klarsignal fra alle driftslederne sender kommunens saksbehandler alle timelistene over på fil til Agresso. Saksbehandler skriver ut en liste over overførte timer. Listen sendes på e-post til Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn slik at de kan sjekke mot overført fil som lastes opp i Agresso. Ved feil sender hm-trøndelag Regnskap og Lønn/Lønn over liste til kommunen slik at saksbehandler kan finne riktig timeliste i Notus, den sendes over til Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn/Lønn for manuell føring i Agresso. Feilmeldinger oppstår hvis det ikke er samsvar mellom ansattopplysninger i forsystemet og lønnssystemet. Timelistene oppbevares sammen med feillista, logg og samlet timeliste for hver måned i perm hos saksbehandler i kommunens sentraladministrasjon samt hos ITRL. Her er den interne kontrollen ivaretatt. Kontrollen av at antall timer sendt fra forsystem er lik antall timer innlest i agxesso og dokumentert med utskrifter av regnskapslister. 2.2 Blir det foretatt rimelighetskontroll av beløp før lønnsutbetaling? Det bør foretas en rimelighetsvurdering av utbetalingslisten før den legges til bank for utbetaling. Kan dekke alt fra at de som mottar lønn faktisk er ansatt i mindre kommuner, til størrelse på ev. variabel lønn. Noen kaller det rapport på «liten, stor og negativ netto.» Det bør signeres for utført kontroll. Fakta Rimelighetskontroll er opplyst foretatt ved hver lønnskjøring. Det utføres ved at ITRL skriver ut lister på lønnart 9998 negativ netto og lønnart 9999 store beløp. I tillegg til dette gås lister igjennom for å sjekke andre «unormale» tall. Det er opplyst at denne kontrollen utføres av den som kjører endelig lønnsbekreftelse. De gjennomgåtte listene for Verran Kommune blir ikke arkivert hos ITRL. Det anbefales at listene som benyttes i kontrollen dateres, signeres og arkiveres. 2.3 Blir lønnsjournal kontrollert etter hver lønnskjøring? Lønnsjournal bør sendes månedlig til enhetslederne der den gjennomgås ved at de gjør en rimelighetsvurdering av listen for sin enhet. Ved små enheter også ned på personnivå. De har nærhet til og kjennskap til hvordan lønnsdataene i konteringslisten skal være. Dette er en kontroll som vil kunne avdekke vesentlige feil i både fastlønn og variabel lønn. På denne måten sjekkes for eksempel personer som har endret stillingsprosent eller om lønn fortsatt løper på personer som har sluttet. For å dokumentere intern kontrollen må journalen signeres. Evt kan utskrift av journal erstattes av signering av sjekkliste.

4 Fakta Det er opplyst i møtet med de avdelinger vi besøkte at det ikke foretas en formell etterkontroll etter at lønnen er kjørt, men at det etter lønnskjøring foretas kontroll på at en mottar sykepengerefusjoner samt at enheten ikke belastes med lønn til arbeidstakere som tilhører andre avdelinger. Det finnes et ferdig verktøysett i Agresso som kan brukes. Rapporten: «Ansatte pr Arbeidssted» Konto (Konto (T) Funksjon Ressursnr (Ressursnr T) Beløp Det anbefales å ta i bruk de ferdige rapportene for oppfølging av lønn i Agresso web i tillegg til de kontrollene som utføres. Dette er en kontroll opp mot faktisk utbetalte lønnskostnader som vil kunne avdekke vesentlige feil i både fastlønn og variabel lønn. På denne måten sjekkes for eksempel personer som har endret stillingsprosent eller om lønn fortsatt løper på personer som har sluttet. Lønnsrapportene bør gjennomgås av tjenesteenhetsledere med budsjettansvar. Kontrollen dokumenteres ved at rapportene dateres, signeres og arkiveres. 2.4 Blir hovedbokakontrollertmot lønnssystemetetterhver overføringtil kommuneregnskapet? Avstemming av lønnssystem mot hovedbok bør gjøres jevnlig. Eventuelle avvik må følges opp (f.eks. manuelle transaksjoner direkte på lønnsarter i regnskapet). Det bør alltid signeres for utført kontroll. Ved å gjøre denne kontrollen gjennom året, vil kommunen sikre at det er overensstemmelse mellom lønnssystemet og kommuneregnskapets lønnsarter. Kontrollen vil avdekke dersom overvelting fra lønnssystemet ikke er fullstendig eller det er feil i sammenhengene mellom systemene, og om det foretas posteringer direkte på lønnsarter i kommuneregnskapet uten å gå via lønnssystemet. Denne kontrollen vil sikre at lønn ikke blir utbetalt og bokført uten at dette blir oppgitt til ligningsmyndighetene. Dette vil også forenkle oppsett av kontrolloppstillingen i årsoppgjøret. Fakta Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn/Lønn foretar kvartalsvis avstemming av lønnskonti mot regnskap. For å avstemme hovedbok/lønnssystem skrives kvartalsvis ut lønnstranser på konto nivå og spørring saldotabell på konto Eventuelle differanser avklares og rettes i senere periode. Det signeres ikke for utført kontroll på området. Det anbefales å signere og datere listene etter gjennomgang. 3. Oppsummeringog Konklusjon Vi har på forhånd definert viktige lønnskontroller som kriterier for god intern kontroll på regnskapsføring av lønn, jf. pkt. 1.1.

5 Oppsummering: Lønnskontrollersomnaturlighørertil ved Inn-TrøndelagRegnskapog Lønn/Lønn: Avstemmingav lønnssystemmot forsystemlønn Kontrollen dokumenteres med at det tas ut rapporter fra både Notus Turnusplanlegger og Agresso Lønn. Dokumentasjon settes i egen perm sammen med timelister som er innlagt manuelt etter oppstått differanse mellom data avgitt fra Notus og data innlest i Agresso. Rimelighetskontrollav beløpfør lønnsutbetaling Det foretas en rimelighetskontroll før lønn utbetales. Det foretas kontroll av store og små beløp for netto lønn. Samt kontroll av negativ netto lønn. Kontrollen utføres av den som kjører endelig lønnsbekreftelse. Liste med lønnart 9998 negativ netto og lønnart 9999 store beløp gjennomgås. Listene for Verran blir ikke oppbevart, signert og datert. Avstemmingav regnskap/hovedbokmotlønnssystemet Det foretas kvartalsvis avstemming, samt avstemming ved årsskiftet. For å avstemme hovedbok/lønnssystem skrives kvartalsvis ut lønnstranser på konto nivå og spørring saldotabell på konto Listene blir ikke oppbevart, datert og signert. Lønnskontrollsomforetasav enhetene: Kontrollav lønnsjournal Det foretas ingen systematisk/månedlig kontroll av lønnsjournal ute på enhetene. Konklusjon: Utfra våre kontroller mener vi at Verran Kommune har god intern kontroll på regnskapsføring av lønn. Vi har allikevel noen anbefalinger å komme med: Vi anbefaler at kommunen etablerer en rutine for etterkontroll av lønnsjournal etter hver lønnskjøring. Dette er en kontroll som vil kunne avdekke vesentlige feil i både fastlønn og variabel lønn. Vi anbefaler at etablert rutine for rimelighetskontroll før lønnsutbetaling videreføres. Vi anbefaler at de jevnlige kontrollene som gjøres mht avstemming av lønnssystem mot hovedbok videreføres. Eventuelle avvik følges opp gjennom året. Generelt vil vi anbefale at det innføres rutiner for signering/datering på utført intern kontroll.

6 Med vennlig hilsen KomRev Trøndelag IKS Heidi Galguften/ Oppdragsansvarlig revisor \(, \J M1V\i, rit Vuttudal Revisor, L1 4 1 (AMU(kOk Kopi: Kontrollutvalget for Verran Kommune v/komsek Trøndelag IKS Økonornisjefen i Verran Kommune og lønnsansvarlig hos ITRL/L