Bamble kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Bamble kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Bamble kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Rådhuset, møterom Synken Steinar Syversen Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Forvaltningsrevisor Rådmann Steinar Syversen Mette Palerud Tor Lyngmo Elise Røe Anne Verdich Øystein Bergh Morten Sagli Gerd Smedsrud Mikelborg (sak 01 03/2012) Hildegunn Rafdal (sak 01 03/2012) Tore Martinsen (sak 02/2012) Innkallinga ble godkjent. Saklista ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 02, 01, 03-05/2012 Langesund, Steinar Syversen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 1/12 12/9 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /12 12/13 ORIENTERING FRA NÆRING, MILJØ OG SAMFUNNSUTVIKLING 3/12 12/14 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /12 12/12 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER /12 12/10 IKKE OFFENTLIG, OFFL 24.1 ORIENTERING FRA REVISOR Side 2 av 6

3 Sak nr. 1/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra Leder la fram protokollen fra møte til godkjenning. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra Sak nr. 2/12 ORIENTERING FRA NÆRING, MILJØ OG SAMFUNNSUTVIKLING Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Næring, miljø og samfunnsutvikling til orientering. Leder av Næring, miljø og samfunnsutvikling, rådmann Tore Marthinsen, orienterte om virksomheten. Følgende temaer ble tatt opp: Oppgaver og ressurser 2012 Planverk Samarbeidsavtaler og interkommunale selskaper Bustad og Næringsarealer Viktige oppgaver 2012 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Næring, miljø og samfunnsutvikling til orientering. Side 3 av 6

4 Sak nr. 3/12 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. 3. Kommunestyret prioriterer følgende prosjekter: A. Følgende prosjekter i prioritert rekkefølge for : 1. Skole 2. Byggesaksbehandling 3. Bamble kommune som arbeidsgiver B. Følgende prosjekter i uprioritert rekkefølge for : IT-system for helse Samhandlingsreformen Kommunikasjon og åpenhet Kommunale botilbud Tilsyn med byggesaker (fellestiltak med Porsgrunn) Forvaltningsrevisor presenterte Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Følgende tema ble tatt opp: Forvaltningsrevisjon, rammevilkår Gjennomførte prosjekter i siste valgperiode Kontrollutvalgets ansvar Arbeidsrutiner og dialogen med kontrollutvalget Forslag til prosjekter Etter kontrollutvalgets vurdering satte man opp følgene prioritering: For perioden prioriteres følgende: 1. Skole 2. Byggesaksbehandling 3. Bamble kommune som arbeidsgiver Følgende settes opp i uprioritert rekkefølge: IT-system for helse Samhandlingsreformen Kommunikasjon og åpenhet Kommunale botilbud Tilsyn med byggesaker Kontrollutvalget vil komme tilbake til prioritering av de uprioriterte prosjektene. Kontrollutvalget er innforstått med at det erfaringsmessig blir endringer i planen. I gjennomføringen av prosjektene forutsetter kontrollutvalget god dialog med utførende revisor. Side 4 av 6

5 Kontrollutvalget har mottatt kommentarer fra rådmannen ang, Overordna analyse Bamble kommune. Kontrollutvalget tar merknadene til orientering. Kommentarer fra rådmannen ang, Overordna analyse Bamble kommune: Side 2: Utfordringsnotatet er ikke kommunens formelle økonomiplan. Økonomiplan(Kommuneplanens 4-årige handlingsprogram) vedtas sammen med budsjettet i desember. Det er ikke forventet en nedgang i antall innbyggere i kommunen totalt. Her forventer vi stabilitet, og SSB's fremskrivninger viser en liten vekst. Se rådmannens budsjettgrunnlag s.18. Side 3: Skjærgårdstjenesten foretar ikke fiskerioppsyn. Knardalsstrand renseanlegg - Bamble kommune er ikke formell eier Side 4: Kommunens gjeldsgrad i KOSTRA er misvisende og vi bruker ikke disse tallene. Bamble har ikke opptatte vedtatte lån som medfører et høyere gjeldsnivå. Side 5: Kommunen har ikke balansert målstyring - men målstyring med elementer fra balansert målstyring. Kommunen har etablert rutiner for håndtering av trusler. Side 6: Avtaler med sykehusene ift. samhandlingsreformen - er under behandling. Side 7: Kommunen har finansiert støttepedagoger (over 2 årsverk) i barnehager med bruk av fond i Side 8: Byggesak er ikke en del av tekniske tjenester. "generell risiko" ved selvkostregnskaper - dette er sagt uten at våre etablerte rutiner er vurdert. Side 11: Selvkostregnskapene er definert som risikoområde uten at dette er reelt vurdert. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Side 5 av 6

6 Sak nr. 4/12 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Kontrollutvalget tar opp punkt om kriseberedskap i neste møte og kommer tilbake til de andre punktene. Følgende ble tatt opp: Kommunens beredskap ved kriser og ulykker. Flere kommuner har evaluert egen kriseberedskap etter massakren på Utøya. Kontrollutvalget ønsker orientering fra kriseteam i neste møte. Oljevern beredskapen i etterkant av Full City-forliset. Status på utstyret. Er den operativ og har den same kapasitet som før ulykken? Habilitet i kommunale selskaper. Loven er nylig endret og kontrollutvalget ønsker oversikt over situasjonen i Bamble. Uten innstilling. Sak nr. 5/12 IKKE OFFENTLIG, OFFL 24.1 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering. Oppdragsrevisor orienterte om framdriften i revisjonsarbeidet og enkeltsaker som det jobbes med. Uten innstilling. Side 6 av 6