S)EI I AT)JJV. 171 OZ UIPPUT$Jy

Transkript

1 S)EI I AT)JJV 171 OZ UIPPUT$Jy

2 Innholdsfortegnelse INNLEDNING 2 DELTAKERE 2 REPRESENTANTSKAPET 2 STYRET 3 ADMINISTRASJON 4 ØKONOMI 4 PERSONALE 5 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 5 PLANER OM NYBYGG PÅ ULLANDHAUG 6 ARBEID FOR DELTAKERNE 6 Feltarbeid 6 Avleveringer 6 Elektronisk arkiv 7 Ordning og katalogisering 7 Depotbetjening 8 Arkivfaglig rådgivning 9 Kurs- og konferansevirksomhet 9 Formidling 9 Innbinding 10 Privatarkiv 10 Fotoarkiv 11 OPPSUMMERING II VEDLEGG TIL ÅRSMELDINGEN 13 Arbeid for den enkelte kommune 13 Regnskap sammenlignet med budsjett 17 Oversikt saksbehandling 18 Oversikt depot (i hyllemeter) 19 Nye privatarkiv 20 Side 1

3 INNLEDNING Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) ble dannet I. januar 1976, og er et interkommunalt selskap heleïd av 24 Rogalandskommuner og fem interkommunale samarbeidsordninger. Vi arbeidet med dokumentbehandling og oppbevaring av arkivmateriale, og er et rådgivingsorgan for deltakerne. Vi er i tillegg depot for eldre og avslutta kommunale arkiv. IKA har 5 ansatte og er samlokalisert med Statsarkivet i Stavanger i Bergelandsgaten 30 i Stavanger. I samråd med eierne i selskapet skal IKA bidra til forsvarlig ordning og oppbevaring av eldre og avslutta arkivmateriale, en rasjonell og effektiv arkivdanning og bygge opp den arkivfaglige kompetansen i kommunene. IKAs arkivdepot stod klar i 2002 og har en kapasitet på cirka hyltemeter, hvorav er brukt eller reservert ved utgangen av DELTAKERE Alle kommunene i Rogaland, Rogaland fylkeskommune og interkommunale samarbeidsordninger i fylket har anledning til å delta i selskapet. IKA hadde i alt 29 deltakere i 2014: 24 kommuner og 5 interkommunale samarbeidsordninger. Deltakerne er eiere av selskapet. følgende kommuner er deltakere: Bjerkreim, Bokn, Eigersund, finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Rå, Karmøy, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Strand, Suldal, Time, Tysvær, Utsira og Vinda1ord. følgende interkommunale samarbeidsordninger er deltakere: Dalane Milj øverk IKS, Ryfylke Miljøverk IKS, IVAR IKS, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS og Haugaland kontrotlutvalgssekretariat IKS. I løpet av året har det også vært samtaler med Rogaland fylkeskommune og Haugesund kommune om å gå inn som deltakere i selskapet. Fylkeskommunen har meddelt at de vil gå inn som deltakere fra Rogaland fylkeskommune og Rogaland brann og redning IKS har en medlemstilknytning til selskapet. Det vil si avtaler om enkelte tjenester hos IKA. REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er IKAs øverste besluttende organ, og består av en representant fra hver av eierne. Representantene oppnevnes av den enkelte eiers kommunestyre eller representantskap for den kommunale valgperioden. I meldingsåret avholdt representantskapet årsmøte 22. april i Bergelandsgaten 30 i Stavanger. Representanter for 19 av deltakere møtte. I tillegg møtte representanter fra IKAs styre og personale. Representantskapet behandlet og godkjente årsmeldingen og regnskapet for Side 2

4 Det ble valgt representanter og varamedlemmer til styret, styreleder og nestleder, og ny valgkomité. Møtet godkjente også budsjettforutsetninger og titskuddsberegning for 2015 og økonomiplan for perioden Det ble også avholdt et ekstraordinært representantskapsmøte den 11. juni angående nytt arkivsenter på Ultandhaug. Det ble her vedtatt at selskapet blir med som leietaker i nybygget som skal stå ferdig i Representanter fra 23 kommuner var til stede på møtet, i tillegg til representanter fra IKAs styre og personale. Referat fra begge møtene ble sendt deltakerne til orientering. En valgkomite ble valgt på årsmøtet, og består av: Olga Mauland (leder), Time kommune, May Britt Berg, Karmøy kommune og Arvid Håheim, Strand kommune. STYRET Styret leder organisasjonens virksomhet mellom representantskapets møter og utøver den myndighet som ikke er særskilt tillagt representantskapet. Styret består av fem representanter, fire valgt av eierne på representantskapsmøtet, og en fra de ansatte. I tillegg møter første vararepresentant fast i styret. For øvrig kan Statsarkivet i Stavanger delta med en representant med observatørstatus. Daglig leder er styrets faste sekretær og saksbehandler. Før årsmøtet bestod styret av: Terje Nysted (leder), Forsand kommune, Jon Ola Syrstad (nestleder), Strand kommune, Henny L. Bjerga, Sandnes kommune og Jan Husebø, Vindafiord kommune. Varamedlemmer ble: 1. Møyftid Johannessen, Gjesdal kom mtine 2. Elin Jara, Time kommune 3. Anette Bokneberg, Bokn kommune 4. Jostein Karlsen, IVAR IKS Etter årsmøtet bestod styret av: Terje Nysted (leder), Forsand kommune, Jon Ola Syrstad (nestleder), Strand kommune, Kenny L. Bjerga, Sandnes kommune og Jan Husebø, Vindafiord kommune. Varamedlemmer ble: 1. Møyfrid Johannessen, Gjesdal kommune 2. Elin Jara, Time kommune 3. Anette Bokneberg, Bokn kommune 4. Lisa Reime Helgeland, Rå kommune Styret har hatt 4 styremøter i 2104, og behandlet til sammen 2$ saker. En spesielt viktig sak i meldingsåret har vært arbeidet med Arkivenes hus. Side 3

5 Lene S. Tamburstuen har representert de ansatte i styret. ADMINISTRASJON IKA har fem ansatte: Daglig leder og fire rådgivere. Daglig leder har ansvaret for administrasjon og drift, samt det øverste arkivfaglige ansvar. Rådgiverne har hovedansvaret for den direkte kontakten med arkivpersonalet på de ulike avdelinger og kontorer i kommunene. Den enkelte rådgiver skal i utgangspunktet kunne utføre oppgaver innen alle arbeidsområder arkivet har ansvar for, men det finnes en viss spesialisering innenfor enkelte områder (f.eks. elektronisk arkiv og innbinding). Journalføring, sentratbord og betjening av lesesal er oppgaver som går på ukesvis rotasjon mellom alle ansatte. Regnskap og lønn føres av regnskapsfører Olav Mugaas, Regnsskapsservice ARF. IKA kjøper tjenester som drift av EnterNett AS. server, nettverk, webhotell og annen databistand fra ØKONOMI IKA finansieres først og fremst av et årlig tilskudd fra deltakerne og medlemmene. Tilskudd fra kommunene er basert på folketall i graderte intervaller, og med et påslag som er i samsvar med tønns- og prisstigningen i kommunene. Deltakere som er interkommunate samarbeidsordninger og medlemmer betaler en fast årlig avgift (med påslag i samsvar med lønns- og prisstigningen i kommunene). Dernest finansieres IKA av en depotleie. Denne tar utgangspunkt i antall hyllemeter med arkiv som den enkelte deltaker eller medlem har deponert hos selskapet. I tillegg er det også mindre inntekter i form av kurs, innbinding, salg av konsulenttjenester og renter på oppsparte midler. Resultatregnskapet for 2014 er gjort opp med et underskudd på. 13$ 207 kr. Underskuddet skyldes i hovedsak en regning på konsulenttjenester i forbindelse med Arkivenes hus på Ullandhaug som ikke var budsjettert. I tillegg har to foreldrepermisjoner og ett vikariat ført til høyere personalkostnader enn budsjettert, blant annet fordi pensjonsutgifter, i motsetning til lønn og arbeidsgiveravgift, ikke blir refundert av NAV. Administrasjonen er ikke fornøyd med underskuddet, men det er vanskelig å budsjettere for alle eventualiteter. Vi har i flere år gått med overskudd på grunn av stillingsvakanser og det er ikke unaturlig at det blir en mindre korreks når selskapet endelig har full bemanning. Muligheter for eventuelle ekstrainntekter må til enhver tid vurderes ut ifra hva IKA har kapasitet til å påta seg. Med fem stillinger vil eksterne oppdrag fort gå ut over tjenestene som eierne har krav på og vi er følgelig restriktive med dette. Underskuddet dekkes inn av fondsmidlene. IKA har kr i 31. desember2014. opptjent egenkapital pr. Regnskapet føres etter regnskapsloven og revideres av BDO. Side 4

6 PERSONALE Personalet ved IKA har alle hovedfag/mastergrad med relevante fag som historie, samfunnsvitenskap, pedagogikk og arkivkunnskap i fagkretsen. IKAs personale har i 2014 bestått av: Tor Ingve Johannessen i full stilling som daglig leder. Beate Aasen Boe i full stilling som rådgiver (permisjon til juli). Sigve Espeland i full stilling som rådgiver. Øystein Jonassen i full stilling som rådgiver (permisjon fra august). Milena Suboticki i full stilling som rådgiver (vikar). Lene Solhom Tamburstuen i full stilling som rådgiver. I tillegg har Silje Sandness hatt en uke praksis i selskapet som del av arkivutdanning ved Universitetet i Oslo. Representasjon i styrer, komiteer og utvalg, verv og lignende: Beate Aasen Bøe er Leder for HtfO Rogaland (Den norske historiske forening avdeling Rogaland). Sigve Espeland er selskapets representant i redaksjonskorniteen for samhandlingsrommet i Arkivplan.no og i det kommunale samarbeid for elektronisk arkiv. Espeland også vært med i en nasjonal arbeidsgruppe som har kartlagt elektroniske fagsystemer i kommunal sektor. Tor Ingve Johannessen var frem til årsmøtet medlem av styret til Landslaget for Lokal- og Privatarkiv (LLP) og etter årsmøtet medlem av valgkomiteen til organisasjonen. Lene S. Tamburstuen har representert selskapet i det nasjonale prosjektet standardisering av arkivbeskrivelse. Deltakelse på konferanser, kurs, seminarer og lignende: KS Bedrifts temadag om HMS og arbeidsmiljø (Tor Ingve) LLP årsmøte og arkivformidlingskonferanse i Oslo (Lene og Tor Ingve) KDRS sine fagseminar i Trondheim (Sigve). Kommunearkivseminaret (KAI-konferansen) i Bodø (Lene, Milena, Sigve og Tor Ingve). SAMDOK-konferansen på Gardermoen (Beate og Sigve) Norsk Arkivråds høstkonferanse i Oslo (Beate og Lene) KS Bedrifts samling for interkommunale arkiv (Tor Ingve) HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Det samlede sykefraværet var på 1,2 prosent i Dette er en halvering fra året før (3,3 prosent) og betraktelig lavere enn gjennomsnittet i kommunal sektor (8,1 prosent). Det var ikke legemeldt fravær i meldingsåret. Innen HMS har IKA for øvrig et godt samarbeid med Statsarkivet i Stavanger. I 2014 deltok f.eks. IKA ansatte på førstehjelpskurs sammen med Statsarkivet. Statsarkivet har også gått til innkjøp av en hjertestarter som er plassert på lesesalen som også benyttes av IKA. Side 5

7 Ingen avvik eller uønskete hendelser er rapportert i verneombud i selskapet. løpet av Øystein Jonassen er PLANER OM NYBYGG PÅ ULLANDHAUG Det har i lengre tid vært planer om å bygge et nytt regionalt arkivsenter på Ullandhaug i Stavanger. Behovet for å oppgradere og utvide arkivlokalene, en samlokalisering med Stavanger byarkiv og andre arkivinstitusjoner, og nærhet til forskningsmiljøet ved universitet, har vært de viktigste grunnene for å bygge nytt på Ullandhaug. I 2005 opprettet Riksarkivaren en referansegruppe som skulle arbeide for å få realisert bygget. Styreleder har representert IKA her. I 2010 bevilget Universitetsfondet i Rogaland kr til et forprosjekt og i 2012 vedtok representantskapet at IKA skulle delta i det videre arbeidet med å få realisert bygget. Høsten 2013 fikk konsulentselskapet faveo oppdraget med å utarbeide anbudsinnbydelse og organisere konkurransen på arkivsenteret. To tilbydere levere inn et skisseprosjekt med en kostnadsramme når fristen gikk ut i mai I samråd med konsulentene fra FAVEO ble tilbudet til Ipark Eiendom AS valgt. Den 31. oktober signerte IKA, Statsarkivet og Stavanger byarkiv leiekontrakter med Ipark. I bygget vil IKA få moderne kontorlokaler og forskrifismessige magasiner med plass til hyllemeter arkiv, samtidig vil samdrifi av ulike fellesfunksjoner være kostnadsbesparende for leietakeme. Arkivenes Hus skal etter planen stå ferdig 30. juni ARBEID FOR DELTAKERNE I 2014 ble det som i de foregående år utarbeidet detaljerte arbeidsplaner med den enkelte kommune. Underveis er planene justert i tråd med kommunenes ønsker. I all hovedsak har de avtalte prosjektene blitt utført som planlagt, men enkelte oppgaver er også planlagt å gå over flere år og noen kan ha blitt utsatt til 2015 av ulike årsaker. Hovedmålene for 2014 har vært et fortsatt fokus på avleveringer av både papirbasert og elektronisk arkivmateriale, utviding av kurstilbudet og publisering av arkivkatalogen på Arkivportalen.no. I tillegg arbeides det mye med ordning av papirarkiv, arkivfaglig rådgivning og arkivformidling. Feltarbeid IKA utfører arbeidsoppgaver i den enkelte kommune, både i sentraladministrasjonen og de ytre virksomhetene som skoler, bamehager, helseinstitusjoner osv. Arbeidsoppgavene varierer fra opplæring, konsultasjoner og møter, til rene ordningsoppdrag. En god del arbeid er utført i form av arkivbegrensning og kassasjon av eldre materiale. I noen kommuner er det foretatt et omfattende arbeid med omorganisering, oppstilling og rydding i fjernarkivene. I fjemarkivene oppbevares arkivmaterialet frem til det skal til IKA (normalt etter år). Avleveringer IKA er arkivdepot for de 24 deltakerkommunene og Rogaland fylkeskommune. I meldingsåret har vi mottatt avleveringer fra Bjerkreim, finnøy, Gjesdal, Karmøy, Sandnes, Side 6

8 Sauda, Sola, Strand og Vindaf]ord kommune. Avleveringene utgjorde 316 hyttemeter (se vedlegg for detaljer). En øking på til cirka 50 hyllemeter fra Til sammen er det nå deponert 4623 hyllemeter med arkiv i IKAs depot, i tillegg kommer 130 hyllemeter med ubenyttede reservasjoner. Depotet har plass til om lag 5000 hyllemeter med materiale, hvilket betyr at rundt 250 hyllemeter var ubenyttet ved utgangen av året. På grunn av rehabilitering av eksisterende lokaler har det blitt innført en midlertidig avleveringsstopp fra 31. desember Elektronisk arkiv IKA har også et elektronisk arkivdepot hvor vi tar imot avlevering av eldre og avslutta sak- og arkivsystemer og fagsystemer. I dette depotet oppbevarer vi også digitaliserte fotosamlinger og uttrekk av arkivplaner fra Arkivplan.no. Ved årsskiftet inneholdt det elektroniske depotet 71 godkjente uttrekk av forskjellige arkivsystemer, en tilvekst på 15 fra Helse- og sosialsektoren, hvor systemene inneholder viktig rettighetsdokumentasjon, er et prioritert område, og det er for eksempel tatt uttrekk av 4 barnevernssystem i meldingsåret. IKA har bistått Gjesdal, Randaberg, Sandnes, Suldal og Vindafjord kommune med bevaring av forskjellige systemer. I tillegg pågår det prosjekter i flere kommuner som fortsetter i Arbeidet er tidkrevende og forutsetter ofte et godt samarbeid med og mellom arkiv- og IKT tjenesten i den enkelte kommune. TKA er sammen med ni andre kommunale arkivinstitusjoner eier av KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA). Selskapet skal tilby tjenester og kompetanse til sine medlemmer og aktivt bidra til å utvikle og effektivisere langtidslagring av elektroniske arkiv innenfor kommunal og fylkeskommunal sektor. KDRS har de siste årene fått prosjektmidler fra blant annet Direktorat for forvaltning og IKT (Difi) og Norsk Kulturråd med den hensikt å få til et elektronisk sikringsdepot for sine eiere. I meldingsåret har IKA vært involvert i utviklingen av rutiner og med testing av elektronisk overføring av uttrekk til sikringsdepotet. Dette arbeidet skal etter planen ferdigstilles i løpet av I tillegg har IKA i 2014 vært med i arbeidsgruppen til et prosjekt som skal kartlegge digitalt skapt materiale i kommunal sektor i perioden 1985 til Dette er en del av SAMDOK prosjektet som startet i 2013 og som er Riksarkivets prosjekt for samla samfunnsdokumentasjon. Bakgrunnen for dette prosjektet er tanken om at arkiv fra statlige, kommunale og private virksomheter utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder, og at arbeidet med å bevare denne dokumentasjonen må samordnes. Les mer på nettsiden samdok.com (her ligger også rapporten etter kartleggingen som IKA har vært med på). Ordning og katalogisering For å gjøre arkivmaterialet på papir mer tilgjengelig for brukerne må det ordnes og katalogiseres. Dette innebærer f]erning av plastomsiag, strikker, binders og annet skadelig materiale, og arkivbegrensning og kassasjon på materialet i henhold til gjeldende regelverk. Materialet legges deretter i arkivbokser eller bindes inn som protokoller. Disse arkivstykkene Side 7

9 merkes (med arkivskapernavn, innhold og årstall) og registres i Opplysningene i Asta publiseres til slutt på Arkivportalen.no. databaseverktøyet Asta. Dette arbeidet er utført dels som feltarbeid og dels ved at materiale blir tatt inn til IKA for eksempel ved en avlevering. I løpet av 2014 er det blitt ordnet og/eller katalogisert arkivmateriale fra Bjerkreim, Eigersund, finnøy, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Karmøy, Klepp, Lund, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Strand, Suldal, Tysvær, Utsira og Vindafjord. I Strand har det for eksempel pågått et ordningsarbeid i flere år og deler av dette materialet ble avlevert til IKA i løpet av Her har også arkivleder i kommunen bidratt med arbeid. Et annet eksempel er Tysvær kommune som avleverte en stor mengde med arkiv fra ulike etater som ble ordnet ferdig av og hos IKA i meldingsåret. Arbeidet med å publisere IKAs arkivkatalog på den nasjonale Arkivportalen fortsatte i Selv om det meste av materialet hos IKA er ferdig katalogisert må registreringene kvalitetssikres før de kan publiseres på internett. Dette arbeidet har vist seg å være mer tidkrevende en først antatt og arbeidet forsetter følgelig også i Til nå har om lag 15 prosent av totalt 2964 registrerte arkiv blitt publisert på Arkivportalen. I 2014 kom Riksarkivet med nye bevarings- og kassasjonsregler for kommunal sektor. Reglene angir kun minstekrav for hva som skal tas vare på av materiale og kommunene må selv utarbeide kassasjonsfrister og eventuelt regler for merbevaring. IKA oppnevnte i løpet av meldingsåret en gruppe som skulle se på dette for eierkommunene. I denne gruppen sitter det fire fagpersoner fra kommuner og to fra IKA (prosjektleder og sekretær). Gruppen har startet med å se på skolesektoren og denne delen av prosjektet vil bli ferdig i løpet av våren Prosjektet som en helhet vil gå over flere år. Depotbetj ening IKA deler lesesalsfasiliteter med Statsarkivet i Bergelandsgaten 30. Her finner man kataloger med oversikt over arkivbestanden og her legges det til rette for bruk av arkivmaterialet. Lesesalen er til enhver tid bemannet av en lesesalsvakt enten fra Statsarkivet eller IKA. I 2014 ble det registrert 282 utlån på lesesalen. Dette er en nedgang fra året før, men på samme nivå som i Nedgangen skyldes nok at arbeidet med å skrive bygdebøker i Hå, Tysvær og Karmøy er ferdig. Samtidig ser vi at det blir mer vanlig å henvende seg til IKA pr. e-post. I 2014 ble 290 depotbetjeningssaker behandlet pr. e-post eller post (en økning på rundt 10 prosent sammenlignet med 2013). En type saker som krever særskilt behandling er innsynssaker i arkivmateriale som er underlagt taushetsplikt. De fleste av disse sakene gjelder søknader om erstatning for tapt oppvekst og/eller skolegang. Disse sakene kommer som regel via kommunene eller departementet, men i enkelte tilfeller også direkte fra personene det gjelder. I meldingsåret behandlet IKA 134 slike saker (en økning på 30 prosent sammenlignet med 2013). Det er for tiden snakk om en gjenopptaking av kommunale erstatningsordninger i fylket, dette vil føre til en solid økning av denne typen saker i årene som kommer. Side $

10 Arkivfaglig råcigivning Konsulentbistand utgjør en viktig og omfattende tjeneste. IKA bruker stadig mer tid på besvarelser av henvendelser fra deltakerne. Dette kan være spørsmål om elektronisk arkiv eller journalføring, vurdering av bevaring/kassasjon eller hjelp til å tolke andre bestemmelser om arkiv og dokumentbehandling i sentrale lover og forskrifter. Rådgivning i kommunen kommer i tillegg. Eksempel på tema for disse besøkene er krav til arkivlokaler, arkivrutiner, overgang til elektronisk arkiv, arkivorganisering og lignende. I meldingsåret ble det registrert 119 saker med arkivfaglig rådgivning. Det er en betydelig økning fra 2013 og viser at denne tjenesten er ettertraktet blant eierne. Et viktig redskap for IKA i forbindelse med arkivfagtig rådgivning er Arkivplan.no. Alle offentlige organ skal til enhver tid ha en oppdatert arkivplan, dvs. samleplan med oversikt over arkivorganiseringen og arkivbestanden, og rutiner for arkivarbeidet i organet (jf. arkivforskriften 2-2). De fleste av IKAs deltakere har en elektronisk og offentlig arkivplan på nettstedet Arkivplan.no. Arkivplan.no er utviklet i samarbeid med de kommunale arkivinstitusjonene i Norge (deriblant IKA). Arkivplanarbeidet er sentrert rundt tre arkivplangrupper som dekker hele fylket og som møtes jevnlig. Her deltar arkivansatte i kommunene og ansatte fra IKA. Kurs- og konferansevirksomhet IKAs kurstilbud har som formål å bygge opp arkivfaglig kompetanse hos eierne og slik styrke arkivtjenesten i kommunene. I 2014 har vi gjennomført arkivkurs for pleie-, helse- og omsorgssektoren, kontaktkonferanse for arkivledere, arkivkurs for interkommunale samarbeidsordninger, og et tredagers grunnkurs i arkiv og dokumentbehandling. Til sammen var det 117 deltakere på disse kursene. Normalt er det ansatte på IKA som er kurs- eller foredragsholdere, men på kontaktkonferansen var det også foredragsholdere fra Statsarkivet i Stavanger og Datatilsynet. Det blir også avholdt kurs lokalt i kommunene, både for arkivpersonale og saksbehandlere i sentraladministrasjonen og i ytre virksomheter. Temaene varierer fra generelle grunnkurs til kurs med enkelttema som arkivbegrensning og kassasjon, K-koder og spesialarkiv. I utgangspunktet ønsker IKA at ansatte i kommunene melder seg på kursene som arrangeres sentralt, men dersom det er nødvendig med spesialtilpassete kurs, og hvis kommunene prioriterer det i arbeidsplanen, kan kurs også holdes lokalt. I metdingsåret ble det arrangert lokale kurs i Bokn, Kvitsøy, Sandnes og Time kommune. IKA har i tillegg til dette hatt foredrag om elektronisk arkiv på samlinger i regi av henholdsvis KDRS i Trondheim og folloarkivet, som er lokalisert på Kolbotn. Formidling En annen viktig oppgave for IKA er arkivformidling. Det vil si å informere om og å gjøre arkivmaterialet i vårt arkivdepot mer tilgjengelig for publikum. IKAs kanskje to viktigste arkivformidlingsverktøy er Facebook-siden og hjemmesiden. Facebook-siden har 153 «liker» eller abonnenter og IKAs ansatte la ut 40 ulike saker her i Side 9

11 løpet av Statistikken viser at vi har nådd over personer på Facebook. På hjemmesiden ble det lagt ut 22 nyheter i løpet av året. Siden hadde i gjennomsnitt 76 besøk daglig, en solid økning sammenlignet med året før. Totalt hadde hjemmesiden rundt besøk hvorav var såkalte unike gjester. IKA mottar stadig nytt materiale som blir ordnet og katalogisert, og dette fører igjen til at det blir nødvendig å oppdatere arkivkatalogen på nett. IKAs egenproduserte nettkatalog vil bli fjernet og erstattet med Arkivportalen når kvalitetssikringsarbeidet av allerede registrerte katalogopplysninger er fullført. Informasjonsbladet Arkheion er et eksempel på samarbeid om arkivformidling med de andre kommunale arkivinstitusjonene i landet. IKA bidrar her både med en informasjonsspalte om vår virksomhet og arkivfaglige artikler. Vårt bidrag i 2014 var en artikkel om bevaring av elektroniske fagsystem i kommunene. Arkheion kommer ut 2 ganger i året og distribueres gratis til deltakerne i IKA. Bladet er også tilgjengelig på Internett på I meldingsåret er det også utarbeidet tre forskjellige informasjonsbrosjyrer. En om slektsforskning og kommunale arkiv, en om kommunale arkiv generelt og en om IKA. Brosjyrene blir lagt ut på lesesalen og tatt med og delt ut på ulike arrangementer. IKA skal være medarrangør til Norske historiedager i Stavanger i 2015 sammen med HIFO Rogaland, Universitetet i Stavanger, Statsarkivet i Stavanger, Jærmuseet og Museum Stavanger. Planleggingsarbeidet startet i Andre formidlingstiltak i 2014: Foredrag for mastergradsstudenter ved Universitet i Stavanger den 29. september. Stand på slektsgranskerdagen i Sola kulturhus den 25. oktober. Arrangement med foredrag og stand på arkivdagen på Søtvberget i Stavanger den 8. november. Foredrag om slektsgransking i kommunale arkiver for DIS Eigersund den 12. november. lnnbinding Ifølge 3-14 i arkivforskrifien skal alle offentlige organ binde inn møtebøker, kopibøker og papirbasertejournaler. IKA har i lengre tid tilbudt innbinding som en tjeneste for deltakerne. I 2014 ble totalt 317 protokoller bundet inn av IKA, en økning på cirka 100 sammenlignet med 2013, men på samme nivå som Antallet varier noe fra år til år, men generelt har behovet avtatt de siste årene ettersom de fleste kommunene har sluttet å føre kopibok og journal på papir. Privatarkiv IKA har registrert 711 privatarkiv fra samtlige av deltakerkommunene og Rogaland fylkeskommune. Det er en økning på 25 fra 2013 (for detaljer, se vedlegg). De fleste av privatarkivene er søkbare i arkivkatalogen på IKAs hjemmeside. Side 10

12 Privatarkivene som IKA har registrert er først og fremst arkiv etter lokale lag og foreninger. I tillegg finnes det enkelte arkiv efter kommunale foretak og privatpersoner. Felles for dem alle er deres tette tilknytning til lokalpolitikk, forvaltning og samfunnsliv. Om lag 250 av de registrerte privatarkivene er avlevert til IKA, resten oppbevares fortsatt i kommunene. Fotoarkiv IKA er med i fylkesfotonettverket i Rogaland som er et samarbeidsprosjekt om fotobevaring mellom alle arkivinstitusjonene og større museum i fylket. for mer om nettverket vises det til prosjektets hj emmeside: IKA har utviklet en database for registrering av fotosamlinger. Denne er tatt i bruk i Karmøy, Klepp og Vindafjord kommune. Nasjonalbiblioteket har startet et prosjekt med å digitalisere og tilgjengeliggjøre flyfoto fra landets kommuner. IKA har bistått flere kommuner i fylket med overføring av materialet. OPPSUMMERING Målene for 2014 var fortsatt fokus på avleveringer av både papirarkiv og elektronisk arkiv. I forbindelse med papirarkiv er det spesielt viktig å fi utvidet depotkapasiteten. Utviklingen av elektronisk depot skjer i nært samarbeid med Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS). Videreutviklingen av selskapets kurs- og konferanse virksomhet har vært en annen prioritert oppgave i meldingsåret. I løpet av 2014 ble det avlevert 316 hyllemeter med arkiv fra kommunene til IKA. Cirka 600 depotsaker (lesesal, partsinnsyn og annen depotbetjening) i gjennomsnitt de siste årene viser at materialet og IKAs depotfunksjon er ettertraktet. IKAs depot er snart fult, men i løpet av året ble et nybygg på Ullandhaug godkjent av representantskapet. Selskapet vil her gå inn som langsiktig leietaker sammen med Statsarkivet i Stavanger og Stavanger kommune. Det er også registrert en solid tilvekst av elektronisk arkivmateriate. Til sammen er det nå 71 godkjente uftrekk av elektroniske arkivsystem i vårt elektroniske depot. Samarbeidet med KDRS og andre arkivinstitusjoner har vært fruktbart: I løpet av 2015 vil et digitalt sikringsdepot være på plass. I 2014 ble mye av forarbeidet til dette gjort. Kurspakken ble utvidet med to nye kurs: Et arkivkurs for pleie-, helse- og omsorgssektoren og et for interkommunale samarbeidsorgan. Vi får gode tilbakemeldinger på kursene vi arrangerer og ser at interessen for dem er generelt stor. Eierne ønsker flere kurs, men dette er vanskelig å ft til med kun fem ansatte (som også har andre arbeidsoppgaver). I meldingsåret er det i tillegg registrert en stor økning i antall rådgivningssaker. Det er ingen tvil om at selskapet er et kompetansesenter for eierne. Totalt sett er tendensen positiv: De fleste pilene peker oppover. Driften gikk med et mindre underskudd, men selskapet har en solid egenkapital som buffer. I 2015 og videre vil fokus Side 11

13 være særlig rettet mot elektronisk arkiv, kurs og rådgiving. Planleggingen av nytt arkivbygg og flytting til dette vil også være en prioritert oppgave. Stavanger, 12. mars 2015 Styret ved Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Terje Nysted styrets leder styrets nestleder iny L. Bjerga Lene 5. Tamburstuen ansattes representant Tor I. Johannessen daglig leder Side 12

14 VEDLEGG TIL ÅRSMELDINGEN Arbeid for den enkelte kommune Bjerkreim: Bistand med avlevering. Bistand med bevaring av pasientjournalsystemet WinMed. Arbeidet er ikke ferdig og fortsetter i Ordning av arkiv i kommunen. Bokn: Kurs i arkiv og offentlighetsioven for saksbehandlerne. Eigersund: Katatogisering og publisering av arkiv på Arkivportalen.no. Ordning av arkiv i kommunen (bl.a. havnestyret). Finnøy: Arkivfaglig rådgivning (bl.a. hjelp/opplæring arkivplan.no). Innbinding av protokoller (møtebøker, journaler, kopibøker osv.). Ordning av arkivet til den tidligere helse- og sosialetaten i kommunen. Forsand: Arkivfaglig rådgivning (bl.a. møter med forsandheimen og barnehagen i kommunen). Gj esdal: Bistand med uttrekk fra Unique BVPro (fagsystem for barnevernet) og Unique Oskar (fagsystem for sosialkontoret). Innbinding av protokoller (møtebøker,journaler, kopibøker osv.). Ordning av diverse arkiv i kommunen (og bistand med avtevering av privatarkiv til Statsarkivet). Kjelmetand: Katalogisering og publisering av arkiv på Arkivportalen.no. Side 13

15 Hå: Katalogisering av arkiv deponert hos IKA. Ordning av arkiv fra den tidligere helse- og sosialetaten i kommunen. Karmøy: Bistand med bevaring fagsystemet Visma Profil brukt i pleie- og omsorgssektoren i kommunen. Arbeidet er ikke ferdig og fortsetter i Ordning og katalogisering av diverse eldre og avslutta arkiv hos IKA. Publisering av arkiv på Arkivportalen.no. Ordning av arkiv i kommunen. Klepp: Bistand med digitalisering av foto. IKA har utviklet en database som kommunen kan registrere foto i. Katalogisering og publisering av arkiv på Arkivportalen. Det gjelder både materiale hos IKA og i kommunens fiernarkiv. Samt produksjon av papirkatalog for intern bruk i kommunen. Kvitsøy: Arkivkurs for ansatte i kommunen. Lund: Arkivfaglig rådgivning (bl.a. bistand med oppdatering av arkivplanen). Katalogisering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Innbinding av protokoller (møtebøker,journaler, kopibøker osv.). Ordning av diverse arkiv i kommunen. Randaberg: Arkivfaglig rådgivning (bl.a. bistand med sektorinnrettet arkivplanlegging og elektronisk arkiv). Bistand med uttrekk av barnevernssystemet Unique BVPro. Rennesøy: Arkivfaglig rådgivning (bl.a. bistand med oppdatering av arkivplanen). Bistand med overføring av Widerøe-flyfoto til Nasjonalbiblioteket. Innbinding av protokoller (møtebøker, journaler, kopibøker osv.). Etikettering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Side 14

16 Sandnes: Arkivfagtig rådgivning. Arkivkurs for barnehagene i kommunen. Bistand med uttrekk av Unique Marthe (barnevernsystem), Unique Oskar (sosialklientsystem) og Unique omsorg (fagsystem for pleie- og ornsorgssektoren). Bistand med testing av funksjonalitet for Noark-5 uttrekk fra sak- og arkivsystemet Public 360. Ordning og katalogisering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Samt publisering av arkivet til Høyland kommune på Arkivportalen.no. Sauda: Bistand med overføring av helserådsarkiv til Statsarkivet. Katalogisering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Ordning av diverse arkiv i kommunen. Bistand med avtevering av arkiv til IKA. Sokndal: Arkivfaglig rådgivning (bl.a. bistand med arkivplanen) Bistand med overføring av Widerøe-flyfoto til Nasjonalbiblioteket. Katalogisering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Depotbetjening Sola: Katalogisering og etikettering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Strand: Ordning av diverse arkiv fra teknisk og skolekontoret. Suldal: Bistand med uttrekk fra Unique BVPro (fagsystem for barnevern) og Unique Oskar (fagsystem for sosialkontor/nav). Katalogisering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Ordning av helse-/legekontorarkiv i kommunen. Time: Arkivfaglig rådgivning (inkl, diverse møter). Arkivkurs for barnehagene i kommunen. Side 15 -

17 Tysvær: Bl.a. diverse møter med ulike avdelinger og ytre etater i kommunen. Opplæring/oppfølging av IKT-arkivar som kommunen har ansatt i engasjement fra høsten Arbeidet fortsetter og produksjon av uttrekk vil komme i gang i løpet av Ordning, katalogisering og etikettering av eldre og avslutta arkiv hos IKA (bl.a. fra sentraladministrasjonen, skolekontoret, helse- og sosialetaten og barnevernet). Utsira: Arkivfaglig rådgivning (inkl, møte/befaring i kommunen). Innbinding av protokoller (møtebøker, journaler, kopiboker osv.). Katalogisering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. Vindafjord: Arkivfaglig rådgivning (inkl, møte/befaring i kommunen). Bistand med uttrekk fra fagsystemet PPI (brukt av PP-tjenesten i kommunen). Innbinding av protokoller (møtebøker, journaler, kopibøker osv.). Listeføring, pakking og avlevering av arkiv etter kommunekassereren m.m. til IKA. Katalogisering av eldre og avslutta arkiv hos IKA. IKS-eier/andre: Arkivfaglig rådgivning til IVAR IKS, Haugaland kontrollutvalgssekretariat, Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Rogaland Brann og Redning og Ryfylke IKS. Arkivfaglig konsulentoppdrag for Universitetet i Stavanger. Depotbetjening for Rogaland fylkeskommune. Innbinding av protokoller (møtebøker, journaler, kopiboker osv.) for Bufetat. Side 16

18 Regnskap sammenlignet med budsjett Budsjett Regnskap Inntekter Tilskudd Depotinntekter I Kursinntekter Innbinding Salg rekvisita Finansinntekter Andre inntekter 0 I 600 Inntekter totalt Utgifter Lønn og sosiale utgifter finansutgifter (avskrivninger) Andre driftsutgifter fordeling andre drfisutgfier: Husleie kontorlokaler Husleie depotlokaler Strøm, renhold, alarm og andre lokalkostnader Inventar og utstyr Regnskap, revisjon og andre honorarer $ 000 Kontorrekvisita Arkivmateriell $ 026 Kontingenter, abonnementer, gaver o.a Telefon Nettverk og andre it-kostnader Porto og bankgebyrer Reiseutgifter Annonserogreklame Interne møter Kurs og seminarer for ansatte Kurs og seminarer for eierne forsikringer KDRS Diverse Utgifter totalt Resultat -13$ 207 Side 17

19 -1 0 r i G) E 00 -I G) (i,, -.

20 Oversikt ciepot (i hyllerneter) Kommune Tilvekst Deponert Bjerkreim 4,5 44,50 Bokn 0,0 52,50 Eigersund 0,0 203,50 finnøy 4,5 61,00 Forsand 0,0 34,50 Gjesdal 19,0 127,00 Hjelmeland 0,0 $8,00 Rå 0,0 180,50 Karmøy 21,0 455,50 Klepp 0,0 208,00 Kvitsøy 0,0 28,00 Lund 0,0 $4,50 Randaberg 0,0 213,00 Rennesøy 0,0 109,50 Sandnes 39,5 749,50 Sauda 26,5 140,00 Sokndal 0,0 119,50 Sola 164,0 453,50 Strand 9,0 48,50 Suldal 0,0 190,50 Time 0,0 254,00 Tysvær 0,0 132,00 Utsira 0,0 12,00 Vindafjord 28,0 244,00 Rogaland fylkeskommune 0 389,50 Totalt 316,0 4623,00 Side 19

21 Nye privatarkiv Nr. Kommune Arkiv Omfang 687 Karmøy Åkra Sykepleielag i protokoll og I legg 688 Karmøy Lars Svendsen 9 bokser 689 Karmøy Stangaland Venstrelag I protokoll 690 Klepp Orre idreftslag i boks 691 Klepp Feistein Dykkerklubb I boks 692 Klepp Klebe SK I boks 693 Klepp Klepp innebandy i boks 694 Klepp Klepp Karting Klubb I boks 695 Klepp Klepp Svømme- og Stupeklubb i boks 696 Klepp Klepp Sykkelcross i boks 697 Klepp Klepp Volleyball i boks 698 Klepp Laland rideklubb 1 boks 699 Klepp Orstad BMX i boks 700 Klepp Orstad Idrettsiag i boks 701 Klepp Verdalen Ride- og kjøreklubb 1 boks 702 Klepp Bore skulekorps 1 boks 703 Klepp Engelsvoll/Orstad skulekorps i boks 704 Klepp Orstad Ungdomslag/Storband i boks 705 Klepp Bore Bondekvinnelag I boks 706 Klepp Orre Bygdeungdomslag I boks 707 Klepp Norsk Folkehjelp Jæren i boks 708 Klepp Losje Calluna Bryne 2 protokoller og 3 bokser 709 Klepp Det Nye Folkeparti i boks 710 Sandnes Berit Garvik i legg 711 Tysvær Torbjørn Dale i boks Side 20