KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE. anskaffelse av. Rammeavtale snørydding og strøing. for. Omsorgsbygg Oslo KF. Saksnummer: 15/00273

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE anskaffelse av Rammeavtale snørydding og strøing for Omsorgsbygg Oslo KF Saksnummer: 15/00273

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.1 Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Forbud mot sosial dumping Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Alternative tilbud og minstekrav Deltilbud Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tildelingskriteriene Pris Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang VEDLEGG Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2

3 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/omsorgsbygg Oslo KF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av rammeavtale for snørydding og strøing på Omsorgsbygg Oslo KFs eiendommer. Porteføljen består av eiendommer vi leier ut til bydelene, Brann- og redningsetaten, Barne- og familieetaten, Rusmiddeletaten og enkelte typer eiendommer som benyttes av Legevakten og andre. Det må påregnes at eiendommer trekkes ut eller legges til i denne avtalen. Omsorgsbygg sine bygg og institusjoner kan ha vanskeligstilte beboere som i noen tilfeller kan ha problemer innenfor rus og psykiatri og ha avvikende adferd. Det vil forekomme arbeider i barnehager og andre typer institusjoner hvor ekstra sikring kan være påkrevet. Det må også påregnes at arbeidsstedene er i full drift under utførelse av oppdrag. Det forutsettes at tilbyder i gjennomføringen av arbeidet kan forholde seg til dette på en akseptabel måte mht sikkerhet, effektivitet og etisk/sosial adferd. Oppdragsgivers bygningsmasse består av sykehjem og omsorgsboliger som er betjent 24 timer, samt brannstasjoner, kultur og etatsbygg, legevakten og barnehager på omlag m2 fordelt på ca. 635 eiendommer. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Camilla Sivesind Tokvam E-postadresse : postmottak@oby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post postmottak@oby.oslo.kommune.no merket med «rammeavtale snørydding og strøing». Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Snørydding og strøing er en viktig forutsetning for stabil og effektiv drift av oppdragsgivers anlegg vinterstid. Ansvaret tilligger Omsorgsbygg i leiekontraktene. Gjennom anskaffelsen skal det sikres at det oppnås god kvalitet på snørydding og strøing av utomhusområdene som tilfredsstiller leietakernes behov. Samtidig skal det legges til rette for en kostnadseffektiv løsning av oppgavene. Snørydding og strøing er en av basistjenestene til Omsorgsbygg. Hovedytelsen skal inkludere snørydding, strøing, deponering av snø på eiendom, måking av inngangspartier, gang- og rømningsveier, brannkummer, biloppstillingsplasser og oppstillingsplasser for søppelkasser. Leverandøren skal utarbeide arbeidsinstrukser for den enkelte eiendom, og være tilgjengelig for oppdragsgiver på døgnbetjent vakttelefon. Det vil være opp til tilbydere å vurdere hvilke områder som skal håndmåkes og hvor det ligger til rette for maskinbrøyting. Hovedytelsen skal inngå i en fastpris som leverandøren gir per eiendom per sesong. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3

4 Totalt brøyteareal er kvm fordelt på 3 områder; område m2, område m2 og område m2. Arealene er markert på brøytekart med gult og/eller blått, og benevnt som adkomst og gangvei. Fargene og betegnelsene har i denne avtale lik betydning med hensyn til utførelse av tjenesten, og representerer ikke en inndeling i maskinell og manuell brøyting. I tillegg har oppdragsgiver behov for definerte tilleggsytelser. Disse skal prises utenom hovedytelsen og vil komme til utførelse etter bestilling fra oppdragsgiver. Detaljert beskrivelse fremgår av vedlegg 1 Ytelsesbeskrivelse. Konkurransegrunnlaget med vedlegg må leses i sammenheng. Eiendomsporteføljen er fordelt på 12 team, som er fordelt og følges opp av tilhørende team hos oppdragsgiver: - Team barnevern og velferd - Team omsorgsboliger - Team barnehage vest - Team barnehage nord - Team barnehage sør - Team kultur og beredskap - Team barnehage sentrum - Team innleie og næring - Team barnehage øst - Team barnehage sørøst - Team sykehjem Øst - Team sykehjem Vest For denne anskaffelsen er teamene fordelt på 3 områder som består av: Område 1: Bydelene Bjerke, Stovner, Grorud, Alna og Østensjø. Område 2: Bydelene Ullern, Vestre Aker, Frogner, Nordre Aker, St. Hanshaugen og Sagene. Område 3: Bydelene Søndre Norstrand, Norstrand, Grünerløkka og Gamle Oslo. Det er anledning til å inngi deltilbud, men ikke for mindre enn ett område. Det er mulig å gi tilbud på så mange områder som man har kapasitet til å håndtere. Oppdragsgiver ønsker at tilbyderne inngir tilbud på flest mulig områder. Leverandøren må i tilbudet tydelig angi hvilke område/r som det gis tilbud på, minimum et område. Tildeling gjøres på grunnlag av tildelingskriteriene jf. pkt Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4

5 Områdene og eiendommene fremgår av vedlegg 2.2 Eiendomsliste med pris pr eiendom pr område. Kart over den enkelte eiendom fordelt på område fremgår av vedleggene 3.1 Kart område 1, 3.2 Kart område 2 og 3.3 Kart område 3. Oppdragsgiver tar forbehold om endringer i oppdraget, evt. kjøp og salg av eiendommer under kontraktsperioden. Oppdragsgiver står derfor fritt til å trekke ut eller legge til eiendommer. Endringer er regulert i kontraktsvilkårene. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 27 Kunngjøring av konkurranse kl Tilbudsfrist Uke 33 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 34 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 35 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 37 Karensperiode Uke 38 Kontraktsinngåelse Uke 42 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktens varighet er totalt 4 år. Oppdragsgiver kan til en hver tid si opp avtalen dersom det viser seg at Leverandøren ikke fungerer tilfredsstillende i henhold til de rutiner, frister og øvrige kontraktsvilkår som gjelder for denne avtalen. Oppsigelsestiden er 2 måneder fra Oppdragsgiver sender skriftlig varsel om oppsigelsen. Oppdragsgiver og Leverandøren har gjensidig rett til å si opp kontrakten med 6 måneders skriftlig varsel. Partene må ikke begrunne oppsigelsen. Fristen regnes fra det tidspunkt parten mottar skriftlig varsel om oppsigelsen. Hverken Oppdragsgiver eller Leverandøren har krav på erstatning for tap som følge av oppsigelsen Regulering av pris Prisene oppgitt i tilbudsskjema indeksreguleres årlig, første gang , jf. kontraktsformular punkt 8.3 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5

6 1.4.3 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagt kontrakt for kjøp av håndverkertjenester med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Tilleggsopplysning i konkurranse rammeavtale snørydding og strøing». Det oppfordres til at spørsmål stilles til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før tilbudsfristen. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin/TED. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er klokken Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6

7 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud på rammeavtale for snørydding og strøing. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer hvor en utgave er sladdet for det leverandøren mener er forretningshemmeligheter. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også levert elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kommune, Omsorgsbygg Oslo KF Adresse: Sommerrogata 1, 5. etg. (inngang Inkognitogata), 0255 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest og merverdiavgiftsattest, jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 8), jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, 4 jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. 5 punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, 6 jf. punkt Dokumentasjon av tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Pris 7 Ferdig utfylt prisskjema, jf. Vedlegg 2 Dokumentasjon av tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Kvalitet oppgaveforståelse, arbeidsinstruks for 2 eiendommer 8 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder fra tilbudsfristen. 2.6 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.7 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, minimum 1 område. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7

8 2.8 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.9 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Samarbeidspartnere/underleverandører Dersom leverandøren støtter seg på underleverandør/er for å oppfylle ett eller flere kvalifikasjonskrav, må det gis dokumentasjon på underleverandøren som godtgjør at kvalifikasjonskravet (for eksempel kapasitet eller kompetanse) er oppfylt. En forpliktelseserklæring på underleverandøren (se mal i vedlegg 7), eller annen dokumentasjon/samarbeidsavtale vil vise at leverandøren råder over underleverandørens ressurser. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8

9 Nødvendig dokumentasjon på underleverandører som trengs for å oppfylle kvalifikasjonskrav: - Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør - Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget (funksjon/fagområde/leveranse) som skal ivaretas av underleverandør - HMS-egenerklæring og skatteattest for skatt og mva. for underleverandører, jf. pkt 3.2 Søknadsskjema for godkjenning av underleverandør/er skal benyttes etter at kontrakt er inngått, samt dersom leverandøren ønsker å ta inn nye underleverandører eller bytte en som allerede er godkjent. Se vedlegg Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (se vedlegg 8) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Signert HMS- egenerklæring som ikke er eldre enn 6 måneder. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9

10 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å verifisere ovennevnte opplysninger. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Liste over leverandørens viktigste tilsvarende leveranser de siste 3 årene. Listen skal inneholde følgende: - Type oppdrag - Verdi på oppdraget - Tidspunkt for utførelse - Navn på oppdragsgiver Det kreves at tjenesteyteren har tilstrekkelig kapasitet, egnet bemanning og utstyr tilgjengelig for oppdraget Kravet om kapasitet vurderes ut fra de områder leverandøren gir tilbud på Angivelse av leverandørens årlige gjennomsnittlige arbeidsstyrke de siste tre år Angivelse av arbeidsstyrke for tilbudte område/r Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren, særlig hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten (arbeidsleder) Redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten Gode rutiner og systemer for gjennomføring av leveranse Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/-styringssystem 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted , klokken Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10

11 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 80 % Ferdig utfylt prisskjema. Alle - Fastpris 90 % poster må utfylles, jf. vedlegg Tilleggsarbeider 5 % og Strøsand 5 % Kvalitet - Oppgaveforståelse 20 % Arbeidsinstruks for 2 eiendommer, se vedlegg 4.1 og 4.2. Maksimalt 2 A4-sider beskrivelse pr eiendom pluss kart Pris Pris vektlegges 80 %. Ved evaluering av tildelingskriteriet pris vil fastpris vektlegges 90 %, tilleggsarbeider 5 % og strøsand 5 %. Det skal oppgis enhetspriser og timepriser slik det fremgår av prisskjema. Det vil bli gitt poeng i henhold til den relative forskjellen mellom tilbudene. Beste tilbud honoreres med 10 poeng. Leverandøren skal tilby sine priser på vedlagte prisskjema jf. vedlegg 2.1 Prisskjema snørydding og strøing og 2.2 Eiendomsliste med pris pr eiendom og område i utfylt stand. Alle poster skal være utfylt. Prisskjema vedlegg 2.1 skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Prisene skal inkludere alle kostnader forbundet med oppdraget, herunder ytelsene, beskrevet i ytelsesbeskrivelsen som omfattes av oppdraget, eksklusive mva. Det er adgang til å levere deltilbud. Manglende prising kan medføre avvisning fra konkurransen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og vil bli avvist. Kvalitet Kvalitet vektlegges 20 %. Leverandøren vil bli vurdert på oppgaveforståelse. Leverandøren skal utarbeide arbeidsinstruks for eiendommene Rønningsgjordet barnehage og Solvang sykehjem jf. vedlegg 4.1 og 4.2. Ved evaluering av kvalitet vil oppdragsgiver faktisk og skjønnsmessig vurdere oppgitte opplysninger og dokumentasjon angitt over, og tildele poengscore i henhold til dette på en skala fra Tilbudet med best oppgaveforståelse vil få 10 poeng, og de andre tilbudene vil bli vurdert opp mot det beste tilbud. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11

12 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. * * * Godkjent elektronisk av: Per Morten Johansen Adm. direktør Omsorgsbygg Oslo KF VEDLEGG Vedlegg 1: Ytelsesbeskrivelse rammeavtale snørydding og strøing Vedlegg 2: 2.1 Prisskjema snørydding og strøing 2.2. Eiendomsliste med pris pr eiendom og område Vedlegg 3: 3.1 Kart område Kart område Kart område 3 Vedlegg 4: Kart for bruk til utarbeidelse av arbeidsinstrukser tildelingskriterie kvalitet 4.1 Rønningsgjordet barnehage 4.2 Solvang sykehjem Vedlegg 5: Kontraktsbestemmelser Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester Vedlegg 6: Kontraktsformular håndverkertjenester Vedlegg 7: Mal forpliktelseserklæring Vedlegg 8: HMS-egenerklæring Vedlegg 9: Søknadsskjema godkjenning av underleverandører Vedlegg 10: Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår for leverandører Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 12