Vedtatt av: Dato: Endring av:

Transkript

1 VEDTEKTER HAMAR JANITSJARSKOLE STIFTET Gjeldende vedtekter er vedtatt av Representantskapet Forslag til vedtektsendringer som Årsmøtet 2016 er synliggjort med fet tekst i dette dokumentet, og alle forslag er renskrevet nederst i dokmentet Vedtatt av: Dato: Endring av: Representantskapet Endret fra «Representantskap» til «Årsmøte». Fjernet alt rundt revisjon ( 9) Nummerert om etter 8 Representantskapet Endringer i 4.2, 5.2, 5.5, 6.2, 10, 17. Flyttet 5.8 til Nye 5.8, 5.9, I henhold til krav fra NMF Representantskapet Representantskapet Representantskapet

2 2 Innhold KAPITTEL I Etablering / Formål / Medlemskap 1 Etablering 2 Formål 3 Medlemskap KAPITTEL II Organisasjonen 4 HJSK Årsmøte 4.1 Myndighetsområde 4.2 Adgang til Årsmøtet 4.3 Kunngjøring / saker til behandling Konstitueres Godkjenne årsmeldinger Godkjenne regnskaper i revidert stand Behandle innkomne forslag/saker Fastsette kontingent og størrelse på leie Velge leder-, nestleder- og sekretær i HJSK, øvrige medlemmer av driftsutvalget og valgkomite. 4.4 Valgene 4.5 Ekstraordinært Årsmøte 5 Hovedstyret 5.1 Myndighetsområde. 5.2 Sammensetning. 5.3 Økonomi. 5.4 Musikalsk oppbygging. 5.5 Ansettelse av undervisningsleder, dirigenter og instruktører. 5.6 Kontingent og leie. 5.7 Eiendeler. 5.8 Beredskapsplan. 5.9 Rapportering 5.10 Innkalling. 6 Utvalgene 6.1 Myndighetsområde. 6.2 Følgende utvalg er opprettet: Driftsutvalget Musikkutvalget Aktivitetsutvalget Materialutvalget Uniformsutvalget Økonomiutvalget Sekretærutvalget Politiattest. 7 Korpsstyrene. 7.1 Valg og stemmerett. 7.2 Myndighetsområde. 7.3 Sammensetning og funksjonstid. 7.4 Komiteer. 8 Valgkomite. KAPITTEL III Medlemmenes plikter og rettigheter 9 Medlemskontrakt.

3 10 Korpsenes/Gruppenes utøvere, øvelser, opptredener m.m. 11 Kontingent og leie. 12 Valg av instrument. 13 Deltakelse i andre korps / musikkaktiviteter. 14 Bruk av skolens eiendeler. 15 Utvisning fra korps / grupper. 16 Permisjoner. 17 Medlemsopphør. KAPITTEL IV Vedtektsendring - Utmelding av NMF 18 Vedtektsendringer. 19 Utmelding av Norges Musikkorps Forbund. KAPITTEL V Oppløsning 20 Oppløsning av HJSK. 3

4 4 KAPITTEL I Etablering / Formål / Medlemskap 1 Etablering Hamar Janitsjarskole (HJSK) er stiftet og organisasjonen er tilsluttet Norges Musikkorps Forbund (NMF). 2 Formål Hamar Janitsjarskole har som formål: - å drive musikkorps for barn og ungdom i alderen 7 til 19 år - å gi en god musikkopplæring, utvikle den enkeltes ferdigheter, øve samspill i grupper og korps, og skape bred rekruttering til byens musikkliv. - Å gi en sunn og positiv fritidsbeskjeftigelse til glede og nytte for den enkelte og samfunnet. 3 Medlemskap Medlemskap deles i 2 kategorier: 1. Utøvende medlemmet er de som spiller i korpsene/gruppene. a. A-medlem: utøvende medlemmer b. B-medlem: utøvende medlemmer som er hovedmedlem i andre korps c. C-medlem: utøvende medlem over 13 år som fortsatt får instrumentopplæring i Hamar kulturskole 2. Ikke utøvende medlemmer er foresatte til de utøvende Skolen følger til enhver tid NMFs gjeldende aldersbestemmelser KAPITTEL II Organisasjonen 4 HJSK Årsmøte 4.1 Myndighetsområde Årsmøtet i HJSK er skolens høyeste myndighet

5 5 4.2 Adgang til Årsmøtet Medlemmer av skolen har adgang til Årsmøtet. Medlemmer som ikke har fylt 12 år, har adgang til møtet, men har ikke stemmerett og er ikke valgbare. Dirigenter og instruktører har adgang med tale- og forslagsrett. Representanter fra NMF har talerett. 4.3 Kunngjøring / saker til behandling Årsmøtet holdes innen 15.februar og innkalles av Hovedstyret med 14 dagers varsel. Regnskapsperioden går fra Årsmøtet skal: Konstitueres Godkjenne årsmeldinger - Korpsenes årsmeldinger - Hovedstyrets årsmelding Godkjenne regnskaper - Korpsenes regnskap - Hovedstyrets regnskap Vedta budsjett Behandle innkomne forslag/saker Fastsette kontingent og størrelse på leie Velge leder-, nestleder-, sekretær, kasserer og aktivitetsleder i Hovedstyret i HJSK, materialforvalter og uniformforvalter og valgkomité Saker som kreves forelagt på Årsmøtet må være Hovedstyret i hende innen 7 dager før møtet holdes. 4.4 Valgene Alle valg gjelder fortrinnsvis for to år av gangen, og gjennomføres slik at halvparten velges annethvert år. 4.5 Ekstraordinært Årsmøte Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av Hovedstyret eller når minst 1/3 av medlemmene med stemmerett (over 12 år) krever det.

6 6 5 Hovedstyret 5.1 Myndighetsområde Hovedstyret har den administrative ledelse av HJSK. Alle saker avgjøres med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har HJSKs leder dobbeltstemme. For at Hovedstyret skal være beslutningsdyktig, må minst halvparten av medlemmene være til stede. 5.2 Sammensetning HJSK ledes av et hovedstyre som består av: leder nestleder sekretær kasserer aktivitetsleder tre korpsledere Materialforvalter og uniformsforvalter har tale- og forslagsrett Musikalsk leder har tale- og forslagsrett. Medlemmer i hovedstyret skal være innmeldt som medlemmer i NMF. 5.3 Økonomi HJSKs midler skal ikke brukes til annet enn å fremme HJSKs formål. Hovedstyret gjør vedtak om økonomisk drift av skolen. Regnskapet føres av godkjent regnskapsfører og gjennomgås kvartalsvis av Hovedstyret. Regnskapet legges fram for årsmøtet i Hamar Janitsjarskole for endelig godkjennelse. 5.4 Musikalsk oppbygging Hovedstyret godkjenner, etter forslag fra dirigentforum, plan for HJSKs musikalske oppbygging. Hovedstyret sørger for instruks for den musikalske ledelse av HJSK. HJSK samarbeider med Hamar kulturskole (HKS) om individuell instrumentopplæring og kjøp av dirigenttjenester. Dette reguleres i egen samarbeidsavtale med HKS. 5.5 Ansettelser Hovedstyret ansetter musikalsk leder, dirigenter og instruktører etter behov. Dirigenter skal registreres i NMFs database. 5.6 Kontingent og leie Hovedstyret innstiller til årsmøtet størrelse på kontingent og leie.

7 7 5.7 Eiendeler Hovedstyret bestemmer hvordan eiendeler skal disponeres innen HJSK. 5.8 Beredskapsplan Hovedstyret utarbeider beredskapsplan i henhold til beredskapsplan i NMF for alle skolens medlemmer på øvelser, arrangementer og turer. 5.9 Rapportering Hamar Janitsjarskole skal hvert år sende årsrapport og medlemsopplysninger til NMF til fastsatt frist Innkalling Innkalling til Hovedstyret med vedlagt saksliste bør skje skriftlig så vidt mulig, og med minst 7 dagers varsel. 6 Utvalgene 6.1 Myndighetsområde Utvalgenes virksomhet er direkte underlagt og drives etter egne retningslinjer opptrukket av hovedstyret. 6.2 Følgende utvalg er opprettet: Dirigentforum Dirigentforum består av skolens dirigenter og ledes av musikalsk leder. Utvalget fremmer forslag til det musikalske opplegget for HJSK til Hovedstyret Aktivitetsutvalget Aktivitetsutvalget består av en representant fra hvert korpsstyre og ledes av HJSKs aktivitetsleder. Utvalget koordinerer praktiske fellesaktiviteter Materialutvalget Materialutvalget består av korpsenes materialforvaltere og ledes av HJSKs materialforvalter. Utvalget har ansvaret for instrumenter, noter og annet fellesutstyr i HJSK.

8 Uniformutvalget Uniformutvalget består av korpsenes uniformforvaltere og ledes av HJSKs uniformforvalter. Utvalget har ansvaret for HJSKs uniformer med tilbehør Økonomiutvalget Økonomiutvalget består av korpsenes kasserere og ledes av HJSKs kasserer. Utvalget har ansvar for budsjett og regnskap Sekretærutvalget Sekretærutvalget består av korpsenes sekretærer og ledes av HJSKs sekretær. Utvalget har ansvar for korrespondanse og arkivering innen HJSK Politiattest Nestleder er ansvarlig for at alle tillitsvalgte, dirigenter og instruktører innhenter og har godkjent politiattest Godkjente politiattester arkiveres. 7 Korpsstyrene 7.1 Valg og stemmerett Korpsstyrerepresentanter velges blant foreldre/foresatte på korpsårsmøte i hvert enkelt korps. Korpsårsmøtene skal være avholdt innen 10.september. Stemmerett på korpsårsmøtene har medlemmer over 12 år og foreldre/foresatte til utøvere i de respektive korps. 7.2 Myndighetsområde Korpsstyrenes virksomhet drives etter retningslinjer opptrukket av Hovedstyret. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Alle saker avgjøres ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet har korpsleder dobbeltstemme. Styret kan ikke gjøre vedtak som går utover korpsets egne økonomiske rammer, uten Hovedstyrets godkjenning. 7.3 Sammensetning og funksjonstid Korpsstyrene skal bestå av: - Leder - Nestleder/sekretær

9 9 - Kasserer - Aktivitetsansvarlig - Korpstillitsvalgt og varamedlem, velges av og blant medlemmene i HUK Korpsårmøtet bør også velge - Materialansvarlig - Uniformansvarlig Juniorstyret er ansvarlig for at det rekrutteres 1-2 foresatte fra aspirant innen medio oktober. 7.4 Komiteer Styrene oppnevner nødvendige komiteer. 8 Valgkomite Årsmøtet velger 2 medlemmer til valgkomiteen. Valgkomiteen ledes av HJSKs sekretær. Valgkomiteen innstiller overfor Årsmøtet kandidater til Hovedstyret. Sittende korpsstyre i hvert enkelt korps er valgkomite, og innstiller kandidater til nytt korpsstyre overfor korpsårsmøtet. KAPITTEL III Medlemmenes plikter og rettigheter 9 Medlemskontrakt Barn og ungdom bosatt i Hamar kommune har fortrinnsrett som utøvende medlemmer. Medlemskontrakten, for medlemmer som ikke er myndige, skal underskrives av foresatte. Medlemmene plikter å følge janitsjarskolens og NMFs vedtekter. Ved innmelding i Hamar Janitsjarskole blir man automatisk innmeldt som medlem i NMF. 10 Korpsenes/Gruppenes utøvere, øvelser, opptredener m.m. De utøvende medlemmene deltar på øvelser og opptredener såfremt medlemmet ikke er forhindret av særlige grunner. I forbindelse med korpsets forskjellige aktiviteter skal medlemmene følge beskjeder fra ledelsen og instruktørene. 11 Kontingent og leie Kontingent og leie skal betales innen fastsatte frister. Dersom et medlem står til rest med kontingent/leie etter en sesong, kan medlemmet bli nektet å starte opp igjen neste sesong.

10 10 12 Valg av instrument Musikalsk leder anbefaler hvilket instrument et utøvende medlem skal spille i samråd med dirigent, utøver og foresatte. 14 Bruk av skolens eiendeler Medlemmet skal ta godt vare på instrumenter og de eiendeler skolen stiller til disposisjon. Foresatte kan gjøres økonomisk ansvarlig for skjødesløs behandling av skolens eiendeler. Medlemmer av HJSK plikter å følge NMFs uniformsreglement. 15 Utvisning fra korps/grupper Utøvende medlem som viser liten interesse, har stort fravær, dårlig oppførsel eller som av andre grunner ødelegger for gruppen/korpset, kan av Hovedstyret utvises for kortere eller lengre tidsrom. Utvisningen kan først skje etter at medlemmet og foresatte er skriftlig underrettet om forholdet. 16 Permisjoner Utøvende medlemmer kan av velferdsgrunner innvilges permisjon. I permisjonsperioden betaler medlemmet kontingent fastsatt av årsmøtet. Skolens eiendeler innleveres om det ikke blir gjort spesiell avtale. Rettigheter og plikter for dugnad, reiselotteri, innbetaling til turkasse og lignende for medlemmer i permisjon avtales med det respektive korpsstyret. 17 Medlemsopphør Utmelding bør ikke forekomme i løpet av korpssesongen. Utøvende medlem som vil tre ut av skolen, skal sende skriftlig melding om dette, underskrevet av foresatte. Utestående fordringer skal være innbetalt og alle effekter være innlevert før medlemmet kan registreres som utmeldt. Medlemmer som ikke skriftlig har meddelt at de ønsker å slutte innen 15. september / 15. januar, må betale kontingent for halvåret. KAPITTEL IV Vedtektsendring - Utmelding av NMF 18 Vedtektsendringer Vedtektsendringer kan bare foretas av Årsmøtet i HJSKs med 2/3 flertall. Frist for å fremme forslag til vedtektsendringer settes til 4 uker før årsmøtet.

11 11 19 Utmelding av Norges Musikkorps Forbund Ved utmelding av krets og forbund må det gjøres vedtak på to påfølgende møter i Årsmøtet med minst en måneds mellomrom. Gyldig vedtak krever 2/3 flertall. KAPITTEL V Oppløsning 20 Oppløsning av HJSK Oppløsning av HJSK kan kun vedtas av to påfølgende ordinære møter i Årsmøtet. Vedtaket krever 2/3 flertall.

12 12 Hovedstyret sine forslag til endringer av vedtektene Hovedstyret fremmer følgende vedtektsendringer for HJSKs Årsmøte 2016: 1 Etablering Tillegg: (HJSK) etter Hamar Janitsjarskole 2 Formål Endre barn i alderen opp til 19 år til barn og ungdom i alderen (6) 7 til 19 år) Endre gi barn og ungdom god musikkopplæring til gi en god musikkopplæring Stryk ungdommen 3 Medlemskap Legge til tre underkategorier under utøvende medlemmer Utøvende medlemmer (A-medlem), Utøvende medlemmer som er hovedmedlem i andre korps (B-medlem) og Utøvende medlem over 13 år som fortsatt får instrumentopplæring i Hamar kulturskole 4.2 Adgang til Årsmøtet Stryk Undervisningsleder Godkjenne regnskaper i revidert stand (HJSK Årsmøte) Endre tittel til Godkjenne regnskaper - Årsmøtet 2014 endret alt om revisjon, men glemte dette punktet) Ny Vedta budsjett Velge leder-, nestleder- og sekretær i HJSK, øvrige medlemmer av driftsutvalget og valgkomité Legge til: kasserer og aktivitetsleder i Hovedstyret i HJSK Legge til materialforvalter og uniformsforvalter 4.4 Valgene Endre Alle valg gjelder for ett år til alle valg gjelder fortrinnsvis for to år av gangen, og gjennomføres slik at halvparten velges annethvert år. Stryk Styremedlemmer kan nekte gjenvalg, men ikke for lengre tid enn en periode 5.1 Myndighetsområde (Hovestyret) Endre minst fem av medlemmene til minst halvparten av medlemmene Stryk Hovedstyrets medlemmer har tale- og forslagsrett i alle møter som holdes i styrene. 5.2 Sammensetning (Hovedstyret) Endre sammensetningen av hovedstyret slik at det består av - leder (ny ordlyd) - nestleder (ny ordlyd) - sekretær (ny ordlyd)

13 13 - kasserer (ny) - aktivitetsleder (ny) - tre korpsledere (ny ordlyd) Endre HJSKs undervisningsleder har møte-, tale- og forslagsrett til Musikalsk leder har tale- og forslagsrett 5.4 Musikalsk oppbygging Endre etter innstilling fra undervisningsleder til etter forslag fra dirigentforum Tillegg HJSK samarbeider med Hamar kulturskole (HKS) om individuell instrumentopplæring og kjøp av dirigenttjenester. Dette reguleres i egen samarbeidsavtale med HKS. 5.5 Ansettelse av undervisningsleder, dirigenter og instruktører Endre navn til Ansettelser Endre undervisningsleder til musikalsk leder, dirigenter og instruktører ved behov Stryk Etter innstilling fra undervisningsleder ansetter Hovedstyret dirigenter og instruktører. Undervisningsleder og Driftsutvalget Hele paragrafen strykes og utvalget legges ned/føres inn i hovedstyret Musikkutvalget Endre navn til Dirigentforum Endre Musikkutvalget til Dirigentforum Endre ledes av undervisningsleder til ledes av musikalsk leder Politiattest (Følgende utvalg er opprettet) Endre Driftsutvalget til Nestleder Endre å innhente politiattest for til at alle innhenter og har godkjente politiattest Stryk undervisningsleder Tillegg: Godkjente politiattester arkiveres. 7.1 Valg og stemmerett (Korpsstyrene) Stryke av og og med funksjonstid til og med (medlemmer over 12 år har stemmerett på årsmøtene, og funksjonstida er naturlig nok til neste årsmøte holdes) Tillegg medlemmer over 12 år (Dette står i andre, men skal også gjelde korpsårsmøtene) Stryk de som er 7.3 Sammensetning og funksjonstid (Korpsstyrene) Endre sammensetningen for korpsstyrene til et minimum, der korpsårsmøtene kan velge større styrer dersom det er ønskelig, der leder, nestleder/sekretær, kasserer, aktivitetsansvarlig og korpstillitsvalgt skal være representert Endre Styremedlem til aktivitetsutvalget til Aktivitetsansvarlig Endre over 15 år til over 12 år (som er alderen på medlemmene i HUK

14 14 Korpstillitsvalgt og varamedlem, velges av og blant medlemmene i HUK Tillegg: Korpsårsmøtet bør også velge: Endre Materialforvalter til Materialansvarlig Endre Uniformsforvalter til Uniformsansvarlig Stryk Styremedlem Endre Hovedstyret er ansvarlig for at det velges et styre fra Aspirant 1- foresatte til Juniorstyret er ansvarlig for at det rekrutteres 1-2 foresatte fra aspirant. 8 Valgkomite Endre Driftsutvalget til Hovedstyret. 12 Valg av instrument Endre Undervisningsleder/dirigent bestemmer til Musikalsk leder anbefaler Legge til dirigent for valg av instrument... i samråd med dirigent, utøver og foresatt. 13 Deltakelse i andre korps/musikkaktiviteter Stryk hele paragrafen. (A-medlemskap sier seg sjøl, andre musikkaktiviteter avklares i dag med dirigenter) Alternativt endre til Ved deltakelse i andre korps skal forpliktelser overfor HJSK oppfylles i tilfelle arrangementskollisjoner (A-medlem). Ved andre musikkaktiviteter skal deltakelse avklares med dirigent. 16 Permisjoner Fjerne av hovedstyret (da det ikke gjøres i praksis, elevene/foresatte tar permisjon) Endre hovedstyret til årsmøtet (da det er årsmøtet som fastsetter kontingent både for alle typer medlemskap) Tillegg: Rettigheter og plikter ifht dugdnad, reiselotteri, innbetaling til turkasse mm for medlemmer i permisjon avtales med det respektive korpsstyret. 17 Medlemsopphør Endre Kontingent og leie til Utestående fordringer. 18 Vedtektsendringer Tillegg: Frist for å fremme forslag til vedtektsendringer settes til 4 uker før årsmøtet.