TILSYNSRAPPORT VEDTAK

Transkript

1 Vår saksbehandler: Bente Barton Dahlberg Vår dato: Deres dato: Vår referanse: 2010/4965 Deres referanse: Stiftelsen Steinerskolen på Øvre Romerrike/Eidsvoll Furulundgutua EIDSVOLL VERK Att: Styrets leder TILSYNSRAPPORT VEDTAK S T E I N E R S K O L E N P Å Ø V R E R O M E R R I K E / E I D S V O L L O R G N R : T I L S Y N M E D P R I V A T E S K O L E R S Ø K O N O M I F O R V A L T N I N G Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Oslo Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar Telefon: Telefaks: E-post: post@utdanningsdirektoratet.no Internett: Bankgiro: Org.nr.: NO MVA

2 Side 2 av 22 1 T i l s y n m e d p r i v a t e s k o l e r - ø k o n o m i f o r v a l t n i n g O m g j e n n o m f ø r i n g e n a v t i l s y n e t I n n t a k r e g l e m e n t o g p r a k s i s... 6 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t... 6 F u n n o g v u r d e r i n g e r... 7 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t F u n n o g v u r d e r i n g e r K r a v t i l r e g n s k a p e t R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t F u n n o g v u r d e r i n g e r A n v e n d e l s e a v t i l s k u d d o g s k o l e p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t F u n n o g v u r d e r i n g e r S t y r e t s o p p g a v e r k n y t t e t t i l t i l s k u d d s f o r v a l t n i n g e n R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t F u n n o g v u r d e r i n g e r A n b e f a l i n g e r P å l e g g o m r e t t i n g... 19

3 Side 3 av 22 1 T i l s y n m e d p r i v a t e s k o l e r - ø k o n o m i f o r v a l t n i n g Privatskolene er på grunnlag av sine godkjenninger etter privatskoleloven betrodd den viktige oppgaven med å forestå barn og unge opplæring. Privatskolenes virksomhet er fullfinansiert gjennom skolepenger og statlige tilskudd. Privatskolenes individualiserte midler, i form av ovennevnte ressurser, er således beregnet på bakgrunn av hva det etter en normalberegning koster å drive en kvalitativt god skole og til å oppfylle elevenes rettigheter til en likeverdig opplæring med elevene i den offentlige skole. I 2009 ble det utbetalt ca 2,6 milliarder kroner i statstilskudd fordelt på de om lag 300 skolene som per i dag er godkjent etter privatskoleloven. Av denne grunn stiller lovgiver krav til hvordan statstilskuddet og skolepengene skal benyttes, nærmere bestemt at disse midlene skal komme elevene til gode, jf. privatskoleloven 6-3. Dette innebærer bl.a. et forbud mot kommersiell drift av private skoler og krav til at kostnader som pådras har relevans for skolevirksomheten og ligger innen for rammen av markedspris. Kontroll med privatskolenes økonomiforvaltning er av disse grunner påkrevet ut i fra samfunnsmessige hensyn. Statsforvaltningen er forpliktet til å påse at Stortingets bevilgninger og skattebetalernes penger blir benyttet i samsvar med intensjonen og derigjennom bidra til en kvalitativt god skole og opplæring for elevene. Ønsket om skjerpet kontroll med de private skolenes tilskuddsforvaltning var dessuten en vesentlig del av motivasjonen for at det operative tilsynet med de private skolene ble overført fra fylkesmennene til Utdanningsdirektoratet i august 2009.

4 Side 4 av 22 2 O m g j e n n o m f ø r i n g e n a v t i l s y n e t Temaet for tilsynet Det overordnede temaet for tilsynet med Stiftelsen Steinerskolen på Øvre Romerrike/Eidsvoll (heretter Steinerskolen Eidsvoll) har vært kontroll av skolens økonomiforvaltning. Tema for tilsynet har vært: Inntak reglement og praksis, jf. privatskoleloven 3-1 Beregning og innkreving av skolepenger, jf. privatskoleloven 6-2 Krav til regnskapet, jf. privatskoleloven 7-1 Anvendelse av tilskudd og skolepenger, jf. privatskoleloven 6-3 Styrets oppgaver knyttet til økonomiforvaltningen, jf. privatskoleloven 5-2 Steinerskolen Eidsvoll har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om innsendelse av dokumentasjon og etterfølgende anmodning om tileggsinformasjon. Denne tilsynsrapporten baserer seg således på innsendt dokumentasjon fra skolen, samt informasjon som er offentlig tilgjengelig gjennom skolens nettsider og offentlige registre (for eksempel Brønnøysundregistrene), og kontrollen er avgrenset til plikter etter privatskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne, samt forvaltningsloven av 10. februar Rettslige plikter etter annen lovgiving har ikke vært gjenstand for kontroll. Tilsynet er avgrenset av valgt metodikk og rapporten presenterer lovbrudd som ble avdekket under tilsynet. Rapporten gir dermed ingen fullstendig tilstandsvurdering av privatskolen innenfor tilsynstemaets ramme. For en nærmere angivelse av hvilke forhold som har vært gjenstand for kontroll, viser vi til vedlegg 2 til tilsynsrapporten. Gjennomføringen av tilsynet Tilsyn med Stiftelsen Steinerskolen på Øvre Romerrike ble åpnet gjennom brev Skolen ble i brevet pålagt å legge fram dokumentasjon for Utdanningsdirektoratet. Styret har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om dokumentasjon. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Utdanningsdirektoratet har ikke mottatt tilbakemelding fra styret. Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette i kapittel 9 nedenfor.

5 Side 5 av 22 I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som lovbrudd. Lovbrudd følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter privatskoleloven 7-2a. - Med lovbrudd menes forhold som er i strid med krav som følger av privatskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. - Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp lovbruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er privatskoleloven 7-2a første ledd. Direktoratet opererer også med anbefalinger: - Med anbefaling menes et råd fra Utdanningsdirektoratet som skolen ikke er rettslig forpliktet til å følge, men som etter vår oppfatning vil kunne bidra til å forbedre skolens rutiner knyttet til økonomiforvaltningen. I egenskap av å være øverste organ etter privatskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet.

6 Side 6 av 22 3 I n n t a k r e g l e m e n t o g p r a k s i s R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Enhver privatskole skal ha et inntaksreglement, jf. privatskoleloven 3-1. Inntaksreglement skal være fastsatt av styret, tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Formålet med inntaksreglement er å sikre at vilkårene for inntak av elever til private skoler er lik som for den offentlige skolen. Dette betyr at alle elever som søker skal få plass innenfor rammen av fastsatt elevtall ved skolen. Det følger av loven at de private skolene skal ha hele landet som inntaksområde. Søkere til private skoler skal derfor gis lik rett til utdanning og rett til likebehandling i inntaksprosessen som i den offentlige skolen. Inntaksreglementet kan ikke inneholde regler som positivt avgrenser hvem som kan søke om inntak til skolen. Som en følge av åpenhetskravet kan reglementet heller ikke inneholde regler om opptakskrav, for eksempel intervju, samtaler forut for inntak, hospitering etc. Inntaksreglementet skal ikke diskriminere for eksempel ut i fra personlige forutsetninger som for eksempel engasjement hos foresatte, søkerens behov for spesialundervisning eller behov for spesiell tilrettelegging i opplæringssituasjonen. Skolen kan i forbindelse med inntaket ikke etterspørre annen informasjon enn det som er relevant for vurderingen av om eleven oppfyller kravene til grunnopplæring tilsvarende vilkårene for inntak i den offentlige skolen. Skolen kan operere med søknadsfrist, og skal da opplyse om denne. Fristen skal være lik for alle søkere. Reglementet må dessuten opplyse hvorvidt skolen åpner for fortløpende inntak slik at det gjelder et først i tid best i rett prinsipp, eller om vedtak om inntak først foretas etter søknadsfristens utløp. Videre må det informeres om eventuelle rettsvirkninger av for sent innkomne søknader, for eksempel at skolen etter søknadsfristens utløp bare tar inn elever på særskilt, objektivt og saklig grunnlag, selv om maksimum elevtall ikke er oppnådd. Dersom inntaksreglementet inneholder en slik bestemmelse, må det klart fremgå hva som er et særskilt og saklig grunnlag. Videre skal inntaksreglementet vise prioriteringen av søkerne ved oversøking (søkermassen er større enn fastsatt elevtall). I lov og forarbeider stilles det krav til saklige og objektive prioriteringsregler, for eksempel: De med rett til grunnskoleopplæring eller videregående opplæring skal prioriteres; a) Loddtrekning; b) Først i tid best i rett -prinsipp; c) Geografisk nærhet til skolen;

7 Side 7 av 22 d) Søkerens karakterer; e) Søker har søsken ved skolen; f) Søker er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen; g) Søker er barn av ansatt ved skolen Søknadsskjemaet skal ivareta de samme interessene som inntaksreglementet. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder alle relevante aktiviteter i forbindelse med inntak. Det kan derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet som er i strid med eller i uoverensstemmelse med inntaksreglementet. Beslutning om inntak/avslag er et enkeltvedtak, jf. privatskoleloven 3-1 sjette ledd. Dette innebærer at forvaltningslovens saksbehandlingsregler kommer til anvendelse. Inntaksreglementet skal sikre forutberegnelighet og skal derfor gjøres kjent for elever/foresatte. Publisering på skolens hjemmeside, at reglementet følger som vedlegg til søknadsskjemaet, eller at skolen utsteder kopi på forespørsel fra elev/foresatte, vil alle være hensiktsmessige fremgangsmåter i denne sammenheng. F u n n o g v u r d e r i n g e r Inntaksreglementet til Steinerskolen på Øvre Romerrike/Eidsvoll (heretter Steinerskolen på Eidsvoll) ble behandlet og vedtatt av styret senest den Informasjonskrav ved inntak Skolens inntakssystem bygger på en forutsetning om at skolen avkrever potensielle søkere opplysninger som går utenfor det skolen har anledning til å vektlegge ved inntak. For eksempel sier skolens inntaksreglement 2 at det ved inntak til eksisterende klasser forut for inntak blir gjennomført samtaler med foreldre/potensiell elev og skolen. Videre bygger inntaksrutinene til skolen 3 på en forutsetning om at skolen har opplysninger om for eksempel spesialpedagogiske tiltak forut for inntak. Dette er i strid med åpenhetskravet i psl Skolens inntaksrutiner og reglement må derfor endres slik at inntaksvurderingen ikke vektlegger opplysninger utover det som er relevant etter privatskoleloven 3-1 for å vurdere om eleven har rett til plass ved skolen. Dette innebærer at skolen for eksempel i sitt nåværende søknadsskjema ikke kan be potensielle søkere om: 4 Opplysninger om hvorfor barnet ønskes som elev ved steinerskolen 1 Se styrereferat sak nr 01/06 2 Se Inntaksreglement for Steinerskolen på Eidsvoll 3 Interne rutiner for inntak av elever 4 Se søknad om plass ved Steinerskolen Eidsvoll

8 Side 8 av 22 Andre opplysninger om barnet som kan være relevant for skolen Skolen kan således i sitt nåværende søknadsskjema kun be potensielle søkere om: Navn på barnet og foresatte Fødselsdato Kontaktinformasjon til foresatte Evt. prioritet i henhold til inntaksreglement Ønsket oppstartsdato Ønsket klassetrinn Inntaksreglementets prioritetsregler Inntaksreglementet angir prioritetsregler og intern prioritering mellom søknadene, slik privatskoleloven krever. Prioritetsreglene synes dessuten både saklige og relevante i forhold til psl 3-1. Skolens praksis ved innvilgelse av eller avslag på inntak Det følger av privatskoleloven 3-1 sjette ledd at en avgjørelse om inntak er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Dette innebærer at avgjørelsen om innvilgelse eller avslag om inntak skal følge reglene i forvaltningsloven kapittel IV-VI. Avgjørelsen om inntak skal dermed: Uttrykkes skriftlig (jf. fvl. 23) Angi hva avgjørelsen går ut på, (jf. fvl. 24) Begrunnes dersom det er et avslag, (jf. fvl. 24 og 25) Vise til hvilke bestemmelser i inntaksreglementet som er vurdert, (jf. fvl. 24) Inneholde informasjon om klage, dvs. klageadgang, klagefrist, klageinstans og hvor klagen skal sendes, (jf. fvl. kap. VI) Skolens vedtak om tildeling av skoleplass oppfyller, slik de er oppstilt, kravene som stilles i forvaltningsloven. Skolen redegjør for at de ikke sender ut avslagsbrev til søkere fordi ingen søkere avvises, men settes på venteliste. 5 Denne praksis er i strid med forvaltningslovens regler. I alle tilfeller hvor skolen treffer en beslutning som påvirker søkerens situasjon skal forvaltningslovens regler følges. En beslutning om å bli satt på venteliste er i praksis et avslag inntil det blir en ledig plass ved skolen. Skolen må derfor følge samtlige punkter som angitt ovenfor om enkeltvedtak når elever ikke innvilges plass direkte etter søknad. Skolen viser dessuten til et konkret avslag på skoleplass 6. Avslaget er ikke i samsvar med forvaltningslovens krav. For det første gir ikke avslaget informasjon om klage. Videre er avslaget begrunnet i at skolen ikke har tilstrekkelig eller nødvendig kompetanse til å ivareta elevens behov. Skolen har ikke anledning til å avvise elever med denne begrunnelsen. Loven og 5 Se notat ang. avslag på skoleplass ved Steinerskolen Eidsvoll 6 Se redegjørelse for avslag om skoleplass for elev datert

9 Side 9 av 22 forarbeidene tillater ikke at skolen avviser en elev med begrunnelsen at eleven har behov for kompetanse som skolen ikke selv besitter. Det er dessuten hjemkommunen som dekker skolens utgifter til spesialundervisning, jf. privatskoleloven 3-6. For øvrig vises det til vedlagte kontrollskjema for en uttømmende oversikt over samtlige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet.

10 Side 10 av 22 4 B e r e g n i n g o g i n n k r e v i n g a v s k o l e p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Private skoler godkjent etter privatskoleloven mottar tilskudd til godkjent opplæring med 85 % av et nærmere fastsatt tilskuddsgrunnlag per elev, jf. privatskoleloven 6-1 første ledd. I privatskoleloven 6-2 første ledd åpnes det for at skolene kan kreve at elevene dekker restbeløpet, altså inntil 15 % av tilskuddsgrunnlaget, i form av skolepenger. I tillegg åpner loven for at skolene kan kreve et tilleggsbeløp til dekning av utgifter til husleie/kapitalkostnader. Størrelsen på dette tilleggsbeløpet er fastsatt i forskrift til privatskoleloven 13-1, og utgjør per i dag kr for grunnskoler, og kr for videregående skoler per år. Beregningen av størrelsen på skolepengene skal skje med utgangspunkt i det fastsatte tilskuddsgrunnlaget. Tilskuddsgrunnlaget beregnes årlig, og det gjelder egne satser for henholdsvis barnetrinnet (1. til 7. klasse), ungdomstrinnet (8. til 10. klasse), samt de ulike utdanningsprogrammene i den videregående skolen, jf. privatskoleloven 6-1. Eksempel på beregning av skolepenger For 2010 er høyeste tilskuddssats for barnetrinnet kr per elev. Beregningen av høyeste tillatte skolepengesats blir dermed som følger: 15 % av tilskuddsgrunnlag barnetrinnet, høyeste sats kr Forskriftsfestet tillegg kr = Maksimale skolepenger per elev per år kr Privatskoleloven 6-2 er uttømmende med hensyn til hvilken betaling skolen kan kreve fra elever/foresatte, jf. bestemmelsens tredje ledd. Dette innebærer at skolen ikke kan kreve noen annen form for tilleggsbetaling ved siden av skolepengene, og eventuelt egenandel til pc. I den grad skolen opererer med for eksempel innmeldings- eller administrasjonsgebyr i forbindelse med inntaksprosessen, må det fremgå klart av informasjonen fra skolen at dette er kostnader som kommer til fradrag i de ordinære skolepengene når eleven starter ved skolen, og totalbeløpet må dessuten ligge innenfor den absolutte beløpsgrensen på 15 % av beregningsgrunnlaget med tillegg av det forskriftsfestede beløpet til dekning av husleie/kapitalkostnader.

11 Side 11 av 22 F u n n o g v u r d e r i n g e r Skolen har en sosial tilnærming til skolepengesatsene. Dette innebærer at de har lagt seg på en moderat linje med blant annet søskenmoderasjon. 7 Juli er betalingsfri måned. Vedtak om skolepenger og matpenger (inkludert betaling for vask) er fattet av styret. 8 Skoleåret 2010/2011 er skolepengesatsen kr pr måned. 9 Ved aksept av skoleplass kreves kr kr i depositum. Skolen krever i tillegg kr 250 pr. måned i matpenger. 10 Skolepengene og depositum ligger, sammenholdt med matpengene, innenfor rammen av lovlige skolepenger. 11 Det fremgår av prisinformasjonen på hjemmesiden at matpengene er på kr 200 per måned og vaskepenger er på kr 100. Dette samsvarer ikke med vedtak om matpenger gjort av styret eller informasjon om matpenger i Foreldreavtalen. Av hensyn til forutberegnelighet for foreldre og foresatte i forhold til betalinger, bør informasjon om priser på skolens hjemmeside være korrekt. For øvrig vises det til vedlagte kontrollskjema for en uttømmende oversikt over samtlige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet. 7 Se Informasjon til foreldre og foresatte 8 Se hhv. styreprotokoll sak nr 06/02 og styreprotokoll sak nr 05/01 9 Se foreldreavtale, Steinerskolen Eidsvoll 10 Jf. praktiske opplysninger - andre utgifter 11 For Utdanningsdirektorats tilskuddssatser for 2010, se

12 Side 12 av 22 5 K r a v t i l r e g n s k a p e t R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Privatskoleloven stiller krav til at skolene skal følge regnskapsloven, bokføringsloven og ha revisjon i samsvar med revisjonsloven. Privatskoler plikter også å legge frem revidert regnskap etter forskrift fastsatt av departementet. Det rettslige utgangspunktet for denne delen av tilsynet finnes i privatskoleloven 7-1 og økonomiforskriftens kapittel 2. For at en privatskole skal være omhandlet av kravene i privatskolelovens 7-1 og forskriftene til denne, er det en forutsetning at skolen mottar statstilskudd. Formålet med disse kravene i privatskoleloven er å sikre at grunnlaget for beregningen av statstilskuddet til den enkelte skole er korrekt, og at skolen anvender det offentlige tilskuddet og skolepengene i samsvar med loven og forutsetningene for godkjenningen. Regnskapet skal inneholde alle transaksjoner som er relevante for skolevirksomheten. I den grad skolen driver annen virksomhet etter privatskoleloven 2-2, skal regnskapet inneholde inntekter og utgifter knyttet til denne virksomheten. Ved skoler som driver slik annen virksomhet skal skoledriften føres på egen avdeling i regnskapet, jf. økonomiforskriften 3 andre ledd. Et regnskap som blir ført med bruk av flere avdelinger skal vise interne transaksjoner mellom avdelingene, og transaksjonene skal være tilfredsstillende dokumentert. Videre stilles det i økonomiforskriftens 4 visse krav til innholdet i notene til skolens årsregnskap: Offentlige finansieringskilder skal spesifiseres. Spesifikasjonen skal vise hvem som har ytt midlene, og hva som var formålet med ytelsen. Både statlige og eventuelle kommunale tilskudd er omfattet. Skolepengesatsene vedtatt av styret skal spesifiseres. Det skal fremgå hvilken sats som er brukt per elev, og ikke en angivelse av det totale beløpet skolen har krevd i skolepenger. Notene skal angi hvilke formål et eventuelt investeringsfond skal kunne benyttes til, og hvordan grunnlaget for fondsavsetningen er regnet ut. Dersom skolen har benyttet fondsmidlene, skal det i note til årsregnskapet stå hva de ble benyttet til. Det samme gjelder for de tilfeller hvor fondsmidlene er benyttet til noe annet enn det som opprinnelig planlagt. Dersom skolen driver annen virksomhet, jf. privatskoleloven 2-2, skal det i notene opplyses om avdelingsvis fordeling av fellesutgifter. Det skal videre opplyses hva som ligger til grunn for fordelingen mellom avdelingene, og hvilken fordelingsnøkkel som er benyttet, herunder grunnlaget for denne.

13 Side 13 av 22 F u n n o g v u r d e r i n g e r I henhold til elevtelling hadde skolen 59 elever, 42 på barnetrinnet og 17 på ungdomstrinnet. Statstilskuddet er inntektsført i skolens regnskap. 12 Tilskuddet er imidlertid ikke riktig ført i henhold til krav om notespesifisering i økonomiforskriften 4, da det ikke kommer klart frem hvem som har ytt midlene eller hva som er formålet med tilskuddet. 13 Skolepengesatsene er heller ikke spesifisert i note til regnskapet slik økonomiforskriften 4 første ledd bokstav b) krever. Notene til regnskapet gir heller ikke særskilt opplysning om avdelingsvis fordeling av fellesutgifter mellom SFO og skolen, slik økonomiforskriften krever, jf 4 annet ledd. For øvrig vises det til vedlagte kontrollskjema for en uttømmende oversikt over samtlige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet. 12 Se Resultatregnskap Stiftelsen steinerskolen på Øvre Romerike/Eidsvoll annen driftsinntekt 13 Se Note 1- Regnskapsprinsipper til årsregnskapet 2009

14 Side 14 av 22 6 A n v e n d e l s e a v t i l s k u d d o g s k o l e p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Hovedbestemmelsen om anvendelse av statsstøtte og skolepenger er privatskoleloven 6-3, hvor det heter at: Alle offentlege tilskot og skolepengar skal kome elevane til gode. Dette inneber mellom anna at skolen ikkje kan a) gi utbytte eller på annan måte overføre overskot til eigarane eller deira nærståande, verken når skolen er i drift eller om drifta blir nedlagd b) pådra seg kostnader i form av leigeutgifter for eigedom eller lokale som tilhører skolens eigarar eller deira nærståande eller på anna måte pådra seg kostnader som kan innebere at alle offentlege tilskot eller eigendelar frå elevane ikkje kjem elevane til gode. Disse eksemplene nedfelt i bestemmelsens bokstav a) og b) gir holdepunkter og retning for de konkrete vurderingene som må foretas av skolens forvaltning av tilskudd og skolepenger. Med forankring i formålsbetraktninger sorteres kriteriene for lovlig anvendelse av statstilskudd og skolepenger i to kategorier: 1. Relevans type og omfang av kostnader Alle kostnader som skolen pådrar seg skal være relevante vurdert opp i mot skolens godkjenning etter privatskoleloven, det være seg både i type/art og omfang. Normalkostnader knyttet til drift av offentlige skoler er den generelle referanserammen for denne vurderingen, korrigert for eventuelle særegenheter som følger av privatskoleloven eller av skolens godkjenning. Skolen skal med andre ord ikke pådra seg kostnader til annet enn det som tilgodeser skolens virksomhet etter privatskoleloven og godkjenningen gitt med hjemmel i denne. Kostnadene skal foruten å være relevante i alminnelighet sett opp i mot virksomhetens formål også være nødvendige for den konkrete skoledriften vurdert opp i mot godkjenningen. Eksempelvis vil kjøp av skrivemateriell åpenbart være en relevant kostnad for en skole, men ikke være nødvendig utover et visst omfang. Tilsvarende vil kostnader knyttet til ansettelser og markedsføring kunne være relevante kostnader for en virksomhet som skal rekruttere elever og lærere, men ikke i større utstrekning enn hva behovet tilsier. For øvrig bør en skole alltid kunne begrunne hvorfor det er nyttig eller nødvendig for skolen å pådra seg kostnader som er atypiske i art eller omfang. 2. Prising

15 Side 15 av 22 Skolen kan ikke pådra seg kostnader for en ytelse som er større enn dens verdi. Dette vilkåret omtales normalt som et krav om at vederlaget for en ytelse ikke må overstige markedspris. Vurderingstemaet i denne sammenhengen er følgelig hva en alminnelig fornuftig forretningsdrivende ville ha gitt for den konkrete ytelsen på det aktuelle tidspunkt og sted. Overføringer av midler mellom regnskapsår og fondsavsetninger Statstilskuddet til private grunnskoler beregnes årlig, ut i fra skolens elevantall. Utgangspunktet er derfor at de pengene som tilføres skolen i form av statsstøtte og elevbetalinger skal brukes det året midlene mottas, jf økonomiforskriften 5 første ledd. Av hensyn til skolens behov for langsiktig planlegging av drift og fremtidige investeringer har imidlertid lovgiver lempet noe på dette kravet. For det første er det i økonomiforskriften 7 åpnet for at styret kan vedta å overføre inntil 10 % av den mottatte statsstøtten fra ett regnskapsår til det neste. Forutsetningen for et slikt vedtak er at regnskapet viser overskudd, og at elevene har fått opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i skolens godkjenning for øvrig. For det andre gis styret i økonomiforskriften 8 adgang til å vedta at inntil 15 % av statstilskuddet skal settes av i et investeringsfond. Investeringsfondet skal brukes til innkjøp av driftsmidler som kommer elevene til gode, og som har en levetid på minst tre år. Styrets vedtak om avsetning i fond skal i tillegg inneholde beslutning om hva investeringsfondet skal kunne brukes til, og når investeringene skal være gjennomført. I særlige tilfeller kan styret i etterkant gjøre vedtak om at fondsmidlene skal brukes til andre formål enn det opprinnelige, jf. økonomiforskriften 10. Ved avsetning til investeringsfond er det et absolutt vilkår at elevene, i hele fondets levetid, får opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i godkjenningen for øvrig, og at fondsmidlene kommer elevene til gode, jf. økonomiforskriften 12 første ledd. F u n n o g v u r d e r i n g e r Utdanningsdirektoratets kontroll har ikke avdekket bruk av statstilskudd og skolepenger i strid med psl. 6-3 første ledd.

16 Side 16 av 22 7 S t y r e t s o p p g a v e r k n y t t e t t i l t i l s k u d d s f o r v a l t n i n g e n R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Privatskolens styre skal i egenskap av å være privatskolens øverste organ sørge for at skolen drives i samsvar med privatskolelovens og økonomiforskriftens krav til regnskap, bokføring og revisjon. Dette gjelder selv om styret har sørget for regnskaps- og revisor bistand. Det rettslige utgangspunktet for dette kravet er privatskoleloven 5-2 og økonomiforskriften. Privatskolelovens 5-2 annet ledd stiller særskilte krav til styrets økonomi og regnskapsforvaltning. Disse oppgavene tilligger styret og kan ikke delegeres bort, jf. 5-2 fjerde ledd. I bestemmelsen følger det at styret skal [s]ørge for at skolen har en forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning. Konkret innebærer dette at styret skal: fastsette størrelsen på skolepengene vedta budsjett og regnskap for skolen påse at offentlige tilskudd og skolepenger kommer elevene til gode Foruten å pålegge styret konkrete plikter, gir bestemmelsen i 5-2 visse føringer på hvilke saker som skal behandles i styrets møter. Styret skal behandle skolens økonomiske stilling og regnskapsforvaltningen for øvrig, og det må fremkomme av styreprotokoller at skolens økonomiske situasjon er fremlagt og drøftet. I kravet om forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning ligger det videre en forutsetning om at skolen har et administrativt system som synliggjør hvordan styret har sørget for arbeidsfordeling knyttet til økonomiforvaltning, herunder rutiner ved anskaffelser. De instrukser, delegasjoner og rutiner mv. som ligger i systemet må dessuten gjennomføres i praksis. Styret står relativt fritt ved utformingen av sitt eget administrative system for økonomiforvaltningen slik at det skal være tilpasset forholdene ved skolen. Instruksene, rutinene mv. må imidlertid vise hvilke oppgaver som skal utføres, når de skal utføres, samt hvem som har ansvaret for at oppgavene utføres. Videre må rutinebeskrivelser ol. være klare med hensyn til kravene til kommunikasjon, informasjon, rapportering, oppfølging og samhandling mellom styret og henholdsvis daglig leder/rektor og andre i skolens administrasjon som er tildelt oppgaver innenfor økonomi- og regnskapsforvaltningen. Det er dessuten et krav at instruksene, rutinene mv. er nedfelt skriftlig slik at de er etterprøvbare og robuste mot personelle og organisatoriske endringer i styret og skolens administrasjon for øvrig. Systemet i seg selv må dessuten revideres jevnlig for å sikre at det hele tiden fungerer etter intensjonen.

17 Side 17 av 22 Også andre bestemmelser i privatskoleregelverket pålegger styret plikter som har sammenheng med økonomiforvaltningen. I forbindelse med vedtakelsen av årsregnskapet pålegges for eksempel styret å fatte særskilt vedtak dersom et eventuelt overskudd skal avsettes til investeringsfond, jf. økonomiforskriften 8 flg. Styrets myndighet til å fatte vedtak om avsetning til investeringsfond kan ikke delegeres, jf økonomiforskriften 12 annet ledd. Videre er det slått fast i økonomiforskriften 18 at styret har en selvstendig plikt til å gjøre revisor kjent med relevante regler i privatskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i loven, forutsetningene for godkjenningen, samt det årlige tilskuddsbrevet fra Utdanningsdirektoratet. F u n n o g v u r d e r i n g e r Styrets sammensetning I Enhetsregisteret fremgår en annen styresammensetning enn den som følger av opplysningene fra skolen. Utdanningsdirektoratet gjør oppmerksom på at utskiftninger i styret skal meldes til Brønnøysundregisterene gjennom samordnet registermelding med vedlegg av styreprotokoll som viser gyldig valg, samt styremedlemmets bekreftelse på at vedkommende mottar valget. Endringen i styrets sammensetning har imidlertid ikke hatt betydning for de disponeringer styret har foretatt og som er undersøkt i forbindelse med dette tilsynet. Orientering til revisor om regelverket Det fremgår av redegjørelse fra skolen at styret gjennomgikk reglene i privatskoleloven med revisor i Det er ikke fremkommet opplysninger om at styret etter dette tidspunkt har orientert revisor om relevante regler i loven eller at styret har orientert revisor om øvrige deler av det rettslige grunnlaget som skolen er pliktig å følge. Dette er i strid med økonomiforskriften 18 som sier at styret plikter å gjere revisor kjend med privatskolelova, forskrifter gitt med heimel i lova, føresetnadene for godkjenninga og det årlege tilskottsbrevet frå Utdanningsdirektoratet. Bestemmelsen innebærer at styret må orientere revisor om de til enhver tid gjeldende regler eller føringer som følger av ovenfornevnte grunnlag. Husleieavtaler Steinerskolen Eidsvoll har to leiekontrakter. Den ene omhandler leie av Furulundgutua 4, Fagerhøy 1. og 2. etg samt kjeller. Denne kontrakten gjelder for perioden Kontrakten er ikke undertegnet. I tillegg har skolen inngått avtale med Eidsvoll kommune om leie av Eidsvoll Verk gamle skole. Per i dag gjelder denne leieavtalen deler av 2.etg. Leieavtalen som er sendt inn som dokumentasjon for dette forholdet omhandler hele 2.etg og var en tidsavgrenset avtale frem til Det er ikke fremkommet opplysninger eller dokumentasjon som viser at skolen har inngått en ny avtale med kommunen.

18 Side 18 av 22 Mangel på underskrift og manglende inngåelse av avtale for leieforhold som skolen har, representerer en potensiell utgift for skolen. Ved tvist i forbindelse med leieforholdet står skolen dårligere stilt enn hvis det var inngått kontrakter som klart viser hva som er avtalt. Manglende notoritet for hva som er avklart mellom leiepartene kan ved tvist føre til tap av midler som stammer fra statstilskudd og skulle ha kommet elevene til gode. Mangel på undertegning og manglende inngåelse av avtale for leieforhold representerer således også et brudd på privatskoleloven 5-2 annet ledd bokstav f) som pålegger styret å ha en forsvarleg økonomi- og rekneskapsforvaltning. For øvrig vises det til vedlagte kontrollskjema for en uttømmende oversikt over samtlige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet.

19 Side 19 av 22 8 A n b e f a l i n g e r Innkreving og anvendelse av skolepenger Direktoratet anbefaler styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll å oppdatere informasjon om priser ved skolen (skolepenge- og matpengesats)på skolens hjemmeside, slik at prisene som fremgår av hjemmesiden er de faktiske skole- og matpengesatsene som gjelder. 9 P å l e g g o m r e t t i n g Det er styret som er ansvarlig for å sjå til at offentlege krav og føresetnader for verksemda blir oppfylte, jf. privatskoleloven 5-2 annet ledd bokstav h). På bakgrunn av det som fremgår av kapitlene 2 til og med 7 gir Utdanningsdirektoratet følgende pålegg til styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll: Inntak reglement og praksis 1. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å endre inntaksreglementet slik at det kun inneholder kriterier som tilsvarer vilkårene for inntak til offentlig grunnopplæring. Dette innebærer at regel om samtale i forkant av inntaket, jf. psl 3-1 første ledd. 2. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å fjerne rubrikkene hvorfor barnet ønskes som elev ved steinerskolen og andre opplysninger om barnet som kan være relevant for skolen fra skolens søknadsskjema, jf. psl. 3-1 første ledd. 3. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å endre inntaksrutinene til skolen i samsvar med de endringer som gjøres i inntaksreglement og søknadsskjema. Dette innebærer at skolens inntaksrutiner ikke kan ha prosedyrer som forutsetter at skolen har informasjon om for eksempel elevens pedagogiske forutsetninger eller egnethet, jf. psl 3-1 første ledd. 4. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å sørge for at alle inntaksavgjørelser hvor elever settes på venteliste eller ikke får plass, følger forvaltningslovens regler for enkeltvedtak, jf. psl 3-1 sjette ledd.

20 Side 20 av 22 Krav til regnskapet 5. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å påse at fremtidige årsregnskap føres i samsvar med notekravene i økonomiforskriften 4 første ledd, herunder at notene til regnskapet skal spesifisere a) Hvilke offentlige instanser som har ytt tilskudd/finansieringmidler b) Formålet med tilskuddene c) Skolepengesatsen 6. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å sørge for at fremtidige årsregnskap føres med noteopplysning om avdelingsvis fordeling av fellesutgifter mellom SFO og skolen, jf. økonomiforskriften 4 annet ledd. Styrets forsvarlige økonomiforvaltning 7. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å sørge for at leieavtalen for leie av Fagerhøy, Furulundgutua 4, 2074 Eidsvoll Verk undertegnes av begge parter, jf psl. 5-2 annet ledd bokstav f) og 6-3 annet ledd bokstav b). 8. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges å påse at nåværende leieavtale vedrørende leie av Eidsvoll Verk gamle skole, Sundbyvegen, 2074 Eidsvoll Verk skriftliggjøres og undertegnes av begge parter, jf psl. 5-2 annet ledd bokstav f) og 6-3 annet ledd bokstav b). 9. Styret i Stiftelsen Steinerskolen Øvre Romerrike/Eidsvoll pålegges, jf. økonomiforskriften 18, å gjøre revisor kjent med de til enhver tid gjeldende reglene i: a) Privatskoleloven b) Forskrift til privatskoleloven c) Økonomiforskriften d) Forutsetningene for godkjenningen til å drive privatskole gitt av Utdanningsdirektoratet e) Det årlige tilskuddsbrevet fra Utdanningsdirektoratet Bekreftelse på at lovbruddene er rettet Tiltak for å rette lovbruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er rettet skal styret inngi en skriftlig erklæring som bekrefter rettingen. Frist for innsendelse av slik erklæring er Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, kan Utdanningsdirektoratet anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse.

21 Side 21 av 22 Klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Med hilsen Clara Hasselberg fungerende avdelingsdirektør Bente Barton Dahlberg seniorrådgiver Vedlegg: 1. Oversikt over innsendt dokumentasjon 2. Kontrollpunktliste

22 Side 22 av 22 Vedlegg 1 til tilsynsrapport Oversikt over mottatt dokumentasjon: Inntaksreglement Søknadsskjema Skriftliggjorte rutiner ved inntak Eksempel på tre vedtak om tildeling av skoleplass Notat angående avslag på skoleplass Redegjørelse for avslag på skoleplass Elevkontrakt Foreldreavtale Inntaksbrev Brosjyremateriell for skolen Notat om elver/foresattes betaling utover skolepenger Revisjonsberetning 2007 og 2008 Årsregnskap 2007 og 2008 Revisjonsnotat 3 Nummererte brev 4 Nummererte brev 5 Oversikt over skolens leverandører Redegjørelse fra skolen vedrørende leverandører Kopi av skolens fem største avtaler Saldobalanse årene Opplysninger om hvorvidt skolen har ytt lån Husleieavtaler Redegjørelse for husleieavtaler Arbeidsavtale mellom skole og daglig leder inkludert stillingsinstruks Arbeidsavtaler skolens øvrige personell Stillingsinstruks øvrig personell Notat om hvorvidt skolen har inngått avtale med nærstående parter Styreprotokoll for de siste 12 måneder Styreinstruks Redegjørelse for skolens økonomiforvaltning Henvisning til relevante vedtak i styreprotokollene Innkjøpsrutiner Informasjon til revisor om lovverket