Leiestedsorganisering av forskningsinfrastruktur i Universitets- og høyskolesektoren

Transkript

1 1 Leiestedsorganisering av forskningsinfrastruktur i Universitets- og høyskolesektoren Lise T. Sagdahl Leder av nasjonal leiestedsgruppe Seniorrådgiver Rektor stab NTNU

2 2 Litt bakgrunn for totalkostmodell i U&H Bidrags- og oppdragsprosjekter (BOA) skal budsjetteres med totale kostnader og egeninnsats synliggjøres (krav i KDs rundskriv 20-07) Mangler verktøy/systemer U&H sektoren har utviklet nasjonal modell for budsjettering og regnskapsføring av totale kostnader i forskningsprosjekter (TDImodellen, 2012). Ambisjon om implementering fra 2014 Modell for totalkost forutsetter at det utvikles en leiestedsmodell ved hver institusjon som fordeler kostnader knyttet til laboratorier og forskningsinfrastruktur på aktiviteter og prosjekter

3 3 Mandat nasjonal leiestedsgruppe Universitets- og høgskolerådet har bedt gruppen: Utvikle og teste ut hensiktsmessige leiestedsmodell(er) Levere rapport 1. oktober 2013 Hjelpe institusjonene som ønsker det til å ta i bruk modellen Medlemmer Anita Vigstad og Kari Eidsheim UiB Per Heitmann og Simen Finne Jørgensen UiO Lise T. Sagdahl og Andreas S. Wangen NTNU

4 4 Leiested - definisjon Med leiested menes: laboratorium eller annen felles infrastruktur hvis driftskostnader synliggjøres særskilt og fordeles forholdsmessig mellom de prosjekter og aktiviteter som anvender infrastrukturen

5 5 Noen utfordringer Forskningsinfrastruktur av høy kvalitet er av avgjørende betydning for å hevde seg internasjonalt og vinne frem i konkurransen om forskningsmidler, forskere, studenter - og oppdrag Behovet for investeringer er stort etablering av nye laboratorier/infrastruktur utvikling og vedlikehold av eksisterende laboratorier De faste kostnadene knyttet til drift av forskningsinfrastruktur er ofte høye Hva koster det egentlig? Hvem skal betale for hva? Er høyere kostnadsdekning i prosjekter realistisk? Hvordan unngå at aktiviteten reduseres når brukerne må betale?

6 6

7 7 En hensiktsmessig modell for leiested bør være enkel for prosjektleder/forsker å bruke (både budsjett og regnskap) være i tråd med lover og regler (moms, statsstøtte, anskaffelser, institusjonelle regler) ikke medføre mer enn nødvendig administrativt merarbeid (registrering, fakturering) ikke legge unødvendige hindringer i veien for samarbeid med partnere (instituttsektor, industri, helseforetak, m.fl.) ikke dempe aktiviteten i laboratoriene (spesielt ikke internfinansiert forskning og utdanning)

8 8

9 9 Hvorfor totalkost? Fiancially sustainable universities: full costing: Progress and practice, February 2013: Styrke finansiell bærekraft Mer transparent økonomi Styrke institusjonenes posisjon prise aktiviteter og tjenester riktigere Styrke strategisk ledelse faktabasert informasjon konsekvenser av valg

10 10 Gulrøtter Forskningsrådet vil dekke større andel av dokumenterte direkte kostnader spesielt viktig for drift av kostbar infrastruktur Horisont 2020: forslag om å dekke alle direkte kostnader pluss % indirekte kostnader betyr høyere dekning av laboratoriekostnader hvis de kan dokumenteres som direkte kostnader Pisk De som synliggjør sine kostnader, vil - på en del prosjekter - få høyere dekningsbidrag enn de som skjuler kostnader konkurransevridning Oppdragsvirksomhet skal prises med totalkost Statsstøtteregelverket er institusjonenes ansvar

11 11 Leiested hva er det i totalkostmodellen? 1. Laboratorier / verksteder Selve arealet og kostnaden for det 2. Utstyr / maskiner / fartøy Kostnadene for avskrivinger av vitenskapelig utstyr 3. Øvrige driftsmidler Kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter, etc. 4. Teknisk støttepersonell Lønnskostnad + indirekte kostnader Tar med kun de årsverk/timer som er nødvendig for at laboratoriet skal være klar til bruk for forskere

12 12 Forslag modell Inngangspris per time til leiested (lab/verksted område) Inngangspris per time: Inngangspris = inkluderte leiestedskostnader samtidige aktiviteter x timer Fri bruk (blå) Tilleggspriser per time: Lønn teknisk støttepersonell/operatør (personell ikke inkludert i inngangspris) Pristillegg for bruk (rød) Påslag for utstyr som er ekstra kostbart i drift Tilleggspris = Pristillegg for ekstra teknisk bistand (timepriser) avskrivninger + driftsmidler + operatør timer

13 13 Timepris påvirker aktivitet Totakost timepris = Mulighetsrom: totale kostnader leiested antall brukertimer per år Brukertimer kan maksimalt være lik antall samtidige aktiviteter multiplisert med antall timer i året (8760) antar drift av alt 24/7 Av hensyn til momsregler og statsstøtteregler, må faktisk bruk eller reell «åpningstid» vurderes som nevner (som kommersielle aktører) Kapasitetsrisiko (kostnad for ledig tid) kan tas av eier, men det tjener ikke alltid virksomheten Prisene kan bli langt høyere enn dagens!

14 14 Oppdragsvirksomhet For oppdrag og utleie av infrastruktur til eksterne skal totale kostnader inkludere kapitalkostnader og renter på bygg (kapitalkostnad) avskrivninger på statlig finansiert utstyr (inkl. Forskningsrådet, EU) Ingen ulovlig statsstøtte med fullkost + 5 % margin Markedspris («markedsmessig vederlag») kan bare brukes der det kan dokumenteres at flere tilbyr samme tjeneste (finnes et marked) må evt. sammenligne kommersielle priser (utfordring)

15 15 Forskjellige laboratorier - prisfastsettelse Med timeregistrering loggføring/booking lab/instrumenter Fordeler kostnader på brukertimer Leiestedskostnader belastes prosjektene etter bruk Uten timeregistrering laboratorier der folk går inn og ut hele dagen Fordeler kostnader på antatt antall brukere som disponerer lab x antatt gjennomsnittlig antall timer per bruker Leiestedskostnader belastes prosjektene med timepris per forsker- og teknikertime i alle prosjekter der tilgang til lab er nødvendig

16 16 Noen utfordringer vi jobber med i piloter Prisfastsettelse «Det krever god moral å selge strikk i metervis!» Smertegrense markedspris? Prislister enklest mulig (to: bidrag og oppdrag) Fastpriser basert på pris x timer Pengestrømmer internt ved institusjonen: Hvem betaler for bruk når prisen er satt? (egeninnsats og eksterne midler) Samarbeid med andre Nasjonale infrastrukturer moms for eksterne hvis NFR ikke bevilger penger til brukere, jf, Norfab Sameie, bruksrett = eierandel Reduserer moms, men universitetene kan ikke handle fritt av eksterne partnere Utredes pilot NTNU/SINTEF Hvem anskaffer og eier utstyr?

17 17 Takk for alle innspill og for alle diskusjoner så langt! Har dere kommentarer og spørsmål, ta gjerne kontakt: Lise T. Sagdahl

18 18

19 19 Ekstra: Markedspris - EØS-avtalens regler om offentlig støtte Klipp fra kap Offentlig finansiert infrastruktur Ikke statsstøtte til et foretak ved bruk av infrastruktur hvis «alle potensielle brukere av infrastrukturen får mulighet til å nyte godt av den på en ikke-diskriminerende måte» «de betaler markedspris for tilgangen til infrastrukturen. Det blir altså et spørsmål om prissetting. Prisen brukerne må betale for infrastrukturen beregnes ut fra de samme kriteriene for alle brukere, og prisen må dekke alle kostnadene ved opprettelsen og driften av infrastrukturen som tilbys. (Beregningen av hva som er markedspris må ta utgangspunkt i objektive kriterier jf. Kommisjonens vedtak 2000/389/EF avsnitt 53.)» s. 19 «Markedsprisen på en offentlig ytelse kan kartlegges ved å benytte budrunder eller taksering av uavhengige eksperter. Hvis det ikke finnes noe regulært marked eller normale markedsforhold for den varen eller tjenesten det offentlige selger til et foretak, oppstår spørsmålet om hvordan støttegiver skal kunne fastsette hva som er markedsmessig vederlag. Det kan da være nødvendig med en analyse av kostnadene ved å produsere den aktuelle varen eller tjenesten. I tillegg må det stilles krav til normal avkastning på kapitalen.»

20 20 KOSTNADS- DRIVER Ny fullkost modell: TDI-modellen KOSTNADSTYPER DIREKTE KOSTNADER INDIREKTE KOSTNADER TID Vitenskapelig lønn Arbeidsplassats Aktivitetsspesifikk sats - Forskning, utdanning og museer Prosjektansatte teknisk-adm. Leiested Andre driftskostnader