Å lede digitalisering i Oslo kommune

Transkript

1 Å lede digitalisering i Oslo kommune ekommune sept 2015 Tron Kallum og Trine Lind, Byrådsavdeling for finans

2 Temaer 1) Litt fakta om Oslo 2) Satsingen på digitalisering Nye nettsider Nye digitale tjenester for innbyggere og næringsliv 3) Organisering og styring 4) Strategi, metode og utvikling 5) Eksempler på lanserte tjenester

3 Fakta 1) Befolkningsmengde Per Befolkningsveksten er på ca 1,8% pr år (ca innbyggere). I 2035 vil det være omtrent innbyggere (34% økning) i Oslo. 2) Parlamentarisk styrt (7 sektorer, 28 etater,15 bydeler og 4 foretak, ansatte)

4 Helhetlig satsning på digitalisering av tjenestene Byrådets ambisjonsnivå: Innbyggerfokus evne til å effektivisere og fornye seg Flere innbyggere og dermed flere henvendelser digitale tjenester skal bidra til å håndtere økningen Samhandling med innbyggere og næringsliv enklere og raskere Ambisjonsnivået er også i tråd med byrådserklæringen av 2011 og kommende kommuneplan med visjonen Smart, trygg og grønn!

5 Oslo satser på digitalisering av tjenester til innbyggere og næringsliv

6

7 Organisering av digitale tjenester Byrådet Styringsgruppen Finansbyråden Kommunaldirektører Programleder Seksjon for digitalisering i Byrådsavdelingen for finans Porteføljen Prosjektene i programmet Insentivordningen Andre digitale tjenester

8 Organisering og styring Plandokumenter som går over 4 år, rulleres årlig Styringsgruppe som består av kommunaldirektører og ledes av finansbyråden Digitale tjenester organisert som program og egen seksjon i Byrådsavdeling for finans. Seksjonsleder er da en del av ledergruppen. Månedlige styringsgruppemøter med fokus på statusrapport (fremdrift, økonomi og risiko)

9 Gjennomføringsstrategi elektroniske tjenester

10 Fra internt fokus til innbyggerfokus Behov innbyggere og næringsliv Kontinuerlig forbedring IKT-løsninger som dekker behovene Arbeidsprosesser, rutiner og organisering i kommunen

11 Digital tjenestetrapp 85 tjenester Min Side (Felles) med tjenester fra NAE og KEM SvarUT (Felles) med tjenester fra NAE, PBE og KEM Veiledet dialog (Felles) med tjenester fra NAE Eksisterende felles skjemaløsning med tjenester fra PBE Øvrige tjenester fra NAE, PBE, KOU og KEM Min Side (Felles) med tjenester fra NAE, PBE og KEM SvarUT (Felles) med tjenester fra NAE, PBE og eventuelt nye virksomheter Veiledet dialog (Felles) med tjenester fra NAE og PBE Innsynstjenester med tjenester fra PBE Øvrige tjenester fra NAE, PBE og KEM Min Side (Felles) med tjenester fra PBE og NAE SvarUT (Felles) med tjenester fra NAE, KEM og eventuelt nye virksomheter Veiledet dialog (Felles) med tjenester fra NAE og PBE Offentlig innsyn (Felles) med tjenester fra NAE Øvrige tjenester med tjenester fra NAE, PBE, KEM og KOU 31 tjenester 29 tjenester 25 tjenester + 20 nye tjenester, insentivordningen

12 Tjenester 2014 (31 tjenester) Realisert i 2014: MinSide for innbyggere og næringsliv SvarUt tatt i bruk Kemneren, PBE og NAE Innsynstjenester PBE Helautomatisk barnehageopptak «Veiledet dialog» inkl integrasjon med sak/journal og arkiv Chat-løsning, utprøving hos Kemneren Min Side (Felles) - Min Side for næringslivet (NAE) og innbyggere (NAE, KEM) SvarUT (Felles) - Enkeltanledning og prøvebevis (NAE) - Saksbehandlerproduserte brev til enkeltpersoner og organisasjoner (KEM) - Alle vedtak (PBE) Veiledet dialog (Felles) - Brukervennlige skjema med interaktiv veileder for søknader (NAE) - Helautomatisert saksbehandling av enkeltanledning bryllup (NAE) Eksisterende eid - Oppgradering av MeglerWEB (KEM) - Nettløsning for det kommunale inkassosystemet (Procasso) (KEM) Eksisterende Felles skjemaløsning - Endring av kontonummer for utbetaling av skatt (KEM) - Nedsettelse av utleggstrekk (KEM) - Betalingsordning for bedrifter (KEM) - Bestilling av oppstartsmøte (PBE) - Forhåndskonferanse (PBE) - Skjema for forespørsel (PBE) Øvrige tjenester - Helautomatisk kunnskaps- og etablererprøver (NAE) - efaktura for omsetningsgebyr (NAE) - Chat med sikker innlogging for saksbehandling online (KEM) - Automatisert import til DocuLive (PBE) - Plankartlag for kommune- og kommunedelplaner samt temakart i planinnsyn (PBE) - Integrasjon mellom bestillingstjenesten og øvrige kartinnsynsløsninger (PBE) - Metadata til plan tilgjengelig i Planinnsyn (PBE) - Tilpasning av nettsiden og kartkomponenten til mobile enheter (PBE) - Sikker innsyn til tegninger i nettløsning (innloggingsløsning) (PBE) - Proaktiv varsling for foreløpig svarbrev (PBE) - Digitalt hovedopptak for barnehager (KOU)

13 Tjenester i 2015 (29 tjenester) MinSide med abonnementstjeneste, lenker bla avgifts-informasjon SvarUt tatt i bruk Kemneren, PBE og NAE. Tilgjengelig for alle virksomheter. Mål at alle tar i bruk løsningen i løpet av 2016 Veiledet dialog. Fasadeendring, nabovarsel, fornyelse av salgs- service og skjenkebevilling Innsynstjenester. Flere tjenester fra PBE. Chat-løsning, Sikker pålogging og MinSide NAE. Øvrige. Flere automatiske varsler fra PBE mv

14 Insentivordning Stimulere virksomheter i modernisering og utvikling av elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv Bystyret har avsatt 123 millioner kr til insentivordningen for økonomiplanperioden Kriterier for tildeling av midler er behandlet av byrådet Prioritere prosjekter som bidrar til innovasjon og løsninger i et konsernperspektiv som sikrer gjenbruk av komponenter og utvikling av fellesfunksjonalitet til nytte for alle kommunens virksomheter. Prosjekter vedtas av styringsgruppen

15 Kriterier, insentivordningen a) Hvordan tjenesten støtter oppunder modernisering, forenkling og fornying? b) Volum på tjenesten (antall søknader/henvendelser, antall innbyggere/næringsliv) c) Gevinster for innbyggere/næringsliv og kommunen d) Integrasjon med fagsystemer og/eller bruk av nasjonale- og kommunale felleskomponenter og fellesregistre e) Beregnede kostnader til å utvikle og tilgjengliggjøre tjenesten f) Utarbeidet kost/nytteanalyse. g) Utarbeidet plan for utvikling av tjenesten som er godkjent av virksomhetsleder. h) Fra hvilket tidspunkt er den elektroniske tjenesten er planlagt tilgjengelig for innbyggere eller næringslivet.

16 Årlige evalueringer - Effekt/gevinst for innbygger/næringsliv - Effekt/gevinst for kommunen - Funksjonelle forhold - Tekniske forhold - Metode og kompetansebygging (digital modenhet) - Strategi og plan for veien videre

17 Målinger og statistikk

18 Innsendinger i Min side - alle virksomheter Antall innsendinger med status innsendt Antall Måned innsendinger Total 4976

19 Innsendinger fordelt på type hittil i år

20 Innsendinger fordelt på type hittil i år Innsending Antall innsending Omsetningsoppgave 1555 Endring av kontonummer for utbetaling av tilgodebeløp 1161 Søknad om endring av bevilling 673 Søknad om skjenkebevilling for enkeltanledning 533 Skjema for søknad om serverings- / skjenke- / salgsbevilling 509 Søknad om betalingsavtale 502 Bestilling av kontoutskrift/saldooversikt for skatt og arbeidsgiveravgift 489 Søknad om skjenkebevilling for lukket arrangement 193 Skjema for bestilling og endring av renovasjonstjenester/-abonnement for private husholdninger 186 Forespørsel om søknadsplikt for fasadeendring 176 Søknad om utvidelse av bevilling for en enkelt anledning 170 Tilskudd til frivillige og ideelle organisasjoner innen helse- og sosialsektoren - Søknad for 2016 og rapportering for Høringsskjema 106 Søknad om betalingsutsettelse ved likningsklage 73 Bestilling av oppstartsmøte 63 Forespørsel om nedsettelse eller midlertidig stans av utleggstrekk 57 Søknad om fornyelse av salgs- og skjenkebevilling 46 Søknad om betalingsavtale for bedrifter (ikke enkeltpersonforetak) 26 Søknad om skjenkebevilling for et åpent arrangement 21 Nabovarsel 15 Søknad om betalingsutsettelse ved likningsklage - bedrifter 13 Erklæring fra leietaker 1 Total 6729

21 Søknad om skjenkebevilling for et enkelt arrangement- fordelt på status - denne måned

22 Innsendt status historikk Søknad om skjenkebevilling lukket arrangement, enkeltanledning antall pr måned

23 Antall forsendelser i SvarUt Det ble sendt 9981 forsendelser gjennom SvarUt fra Oslo kommune i august Vi har nå sendt digitale forsendelser hittil i år.

24 Antall forsendelser UDE sendte 1355, NAE 293, PBE 3831 og KEM 4502.

25 Hvilke mottakere sender vi til? Mens vi i 2014 sendte omtrent like mange brev til virksomheter som til privatpersoner ser vi at bilde har forandret seg noe i 2015 vi sender nå klart flere brev til personer enn til virksomheter.

26 Hvor mange leser digitalt? Så langt i år har 31 % av mottakerne lest brevet digitalt før print. Vi har spart porto og print på forsendelser, noe som med PBEs beregningsmodell tilsvarer kr ,57.

27 Hvor mange leste digitalt i august?

28 SKATE veikartarbeidet Tenke digitalt utvikle nasjonalt gjennomføre lokalt «Din søknad er behandlet» Nasjonale registerkomponenter KR R Felles offentlig rammeverk for digitalisering Nasjonale løsningskomponenter SDP «Jeg vil søke.» Lokale fagsystemer Oslo kommune deltar sammen med KS Kommit i SKATEs arbeid med nasjonale felleskomponenter

29 Årshjul budsjett og digitale tjenester Budsjettvedtak bystyret Startkonferansen Styringsdokument Årlig tiltaksplan Evalueringsrapport Insentiv ordningen Tilleggsinnstilling Månedlig: Statusrapport Statistikk Rammekonferansen Tjenestetrapp

30 Vi leder digitaliseringen gjennom fokus på årlige planer som skaper forankring og forutsigbarhet månedlig oppfølging politisk og administrativt forankret på tvers av sektorer (konsernperspektiv) gevinster for innbyggere, næringsliv og kommunen internt lansere tjenester raskt for å teste, justere og lære

31 Realiseringsstrategi, metode og tjenestedesign

32 Prinsipper for utvikling av digitale tjenester 1) Når jeg trenger informasjon eller en tjeneste fra Oslo kommune, velger jeg de digitale kanalene 2) Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, klarer jeg raskt og enkelt å gjennomføre hele prosessen digitalt, og ved hvert steg veiledes jeg med støtte, status og veien videre 3) Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, oppleves informasjon og tjenester oppdaterte, etterrettelige, konsistente og forståelige 4) Når jeg trenger eller velger det, oppdaterer og veileder Oslo kommune meg med proaktive digitale tjenester 5) Når jeg trenger informasjon eller tjenester fra Oslo kommune, tilbyr kommunen digitale løsninger som er optimalisert for meg, hvor jeg er og det digitale mediet jeg har tilgjengelig 6) Når jeg har behov utover Oslo kommunes tjenestetilbud, kan andre utvikle løsninger og skape innovasjon i markedet basert på kommunens åpne data og grensesnitt

33 Brukerreise - helhetlig sammenheng (innbygger/næringsliv, saksbehandler, andre aktører, IKT-løsninger og informasjon kommunalt og nasjonalt)

34 Formålet med metoden Metoden brukes som et virkemiddel for forbedre digitale tjenester til innbyggere og næringsliv å starte en modenhetsutvikling i virksomhetene. Brukerreisene er et målbilde som viser hvordan innbyggere og næringslivets samhandling forenkles og forbedres Vise hvordan brukerreisene vil forenkle/effektivisere saksbehandling, arbeidsprosesser og rutiner for virksomhetene, og på tvers av virksomhetene og tjenesteområder Vise hvordan nåværende og mulig fremtidige felles komponenter kan støtte forbedrede tjenester Vise hvordan kommunens arkitektur og infrastruktur blir påvirket.

35 Selvbetjening Korrespondanse og saksinformasjon Automatisk oppdatering

36 Realiseringsstrategi: Bygge på «ITAS» Hva er ITAS? - En integrasjonsplattform - En utviklingsplattform med frihet til å velge programmeringsspråk og utviklingsmiljø - En løsning for å støtte automatisert oppsett av servere, installasjon av programvare, produksjonssettig av ny kode, oppsett av overvåking, logging m.m. - En operasjonalisering av målet om tjenesteorientert arkitektur med løse koblinger - En «intern sky» - En samling verktøy, skript, rutiner, dokumentasjon

37 Historikk Utviklet over tid med utgangspunkt i et produkt for web-applikasjoner og integrasjon som ble anskaffet i 2003 For mer om historikken og de teknologiske veivalgene, se foredrag av Jan Henrik Gundelsby (KnowIT) Frem til 2014 ble alle tjenester på ITAS utviklet av ett team bl.a. mye tjenester for integrasjoner f.eks. mellom fagsystem og eksterne tjenester men også web-applikasjoner både interne og eksterne Fra 2014 skalert opp med ett team i tillegg for felles funksjonalitet Overordnede tall i produksjon: 164 mikrotjenester dvs komponenter som kjører som egne applikasjoner To instanser av hver tjeneste for å kunne produksjonssette uten nedetid Antall endringer som rulles ut (produksjonssettes): Ca 200 pr måned

38 Fellesfunksjonalitet Mange ulike tjenesteområder like funksjonelle behov Helhetlig design Gjenbruk Mål å gjenbruke fremfor å lage ting selv Bedre og helhetlig brukeropplevelse på tvers av offentlig sektor Inkludert konsernperspektiv Fleksibilitet i forhold til når ny funksjonalitet blir tilgjengelig Kan utfordre nasjonale felleskomponentenes leveransemodell

39 Funksjonelt målbilde - kommunale og nasjonale komponenter

40 Nye er portalen til de digitale tjenestene Fra til sider Universelt utformet Fra virksomhetsfokus til innbyggerfokus inkl universielt utformet Tilgjengelig på ulike medier Fra til 20 publisister

41 «MinSide» for innbyggere og næringsliv

42 «MinSide» enklere hverdag med kommunal og statlig informasjon samlet på ett sted

43 Kontaktinformasjonen er en integrert del av MinSide

44 MinSide - abonnement

45 Vis eiendomsinformasjon

46 Personrolle Se reguleringskart

47 Veiledet dialog Hovedprinsipper Stegvis og veiledning i prosessen Preutfylling (default verdier) Gjenbruk av informasjon Automatisering av arbeidsprosesser Universelt utformet og tilgjengelig Effekter: Halvert saksbehandlingstid for enkelte bevillinger I noen tilfeller automatisert saksbehandling svar på sekunder

48 Veiledet dialog Steg 1

49

50

51 Nabovarsel - Informasjon om eiendommen 1 (øverste del)

52 Informasjon om eiendommen 2 (nederste del)

53 Hva skal du gjøre? - 1

54 Kontaktinformasjon og antall vedlegg

55 Velg hvem som skal varsles Før klikk i kartet

56 Velg hvem som skal varsles Etter klikk i kartet

57 Velg hvem som skal varsles Finn eiere

58 Min side med genererte dokumenter

59 Felleskomponenten Svar ut Pga systemporteføljen - ulike integrasjoner via KOS/ITAS

60 Gjennomføringsstrategi elektroniske tjenester Kombinere: politisk forankring, forutsigbarhet og styring ihht årlige budsjetter smidig utvikling, kontinuerlig leveranser og forbedring

61 Oppsummering Vi realiserer digitale tjenester ved å: Forstå innbyggerbehovene Brukerreisemetodikk og kontinuerlig forbedring Øke den digitale modenhet Fokus på muligheter og behov for endring av arbeidsprosessene Smidig utvikling og kontinuerlige leveranser fokus på fellesfunksjonalitet Målet er klart reisen er startet kontinuerlig forbedring - stabil kurs!