ERSTATNING FOR AVLINGSSVIKT HÅNDBOK FOR SAKSBEHANDLERE

Transkript

1 ERSTATNING FOR AVLINGSSVIKT HÅNDBOK FOR SAKSBEHANDLERE Behandling av søknad om erstatning for avlingssvikt hjemlet i forskrift om erstatning ved klimabetingede skader i plante- og honningproduksjon Statens Landbruksforvaltning

2 INNHOLD 1 FORORD 2 FAGSYSTEMET FOR ERSTATNINGSORDNINGER I LANDBRUKET, ELF 2.1 Pålogging og tilgang 3 ANSVAR OG ROLLER VED SØKNAD OM ERSTATNING VED AVLINGSSVIKT 3.1 Søkeren/foretaket 3.2 Kommunen 3.3 Fylkesmannen 3.4 Statens landbruksforvaltning 4 SAKSGANG 4.1 Kommunen 4.2 Fylkesmannen 4.3 Saksbehandling Velg Ny søknad Fyll ut søknaden Saksbehandler genererer brødtekst til brev 4.4 Ny behandling av behandlet søknad (1. etterbehandling av søknaden) 4.5 Etterbehandle søknad, del Utbetaling og anvisning 5 FORETAK MED KORN OG/ELLER OLJEFRØ 5.1 Gjennomsnittsavling 5.2 Skadeårets avling 5.3 Innlegging av søknaden i ELF hos kommune eller Fylkesmannen Registrering av opplysninger Leveransedata korn Kornoppgave Kornoppgave 4 6 FORETAK MED POTETER, HAGEBRUKSVEKSTER, ENGFRØ, OG/ELLER GROVFÔRSALG 6.1 Generelt om utfylling av skjema 6.2 Foretak med grovfôr for salg 6.3 Foretak med engfrø 6.4 Hovedmetode beregning i kg/daa 6.5 Alternativ metode beregning i kr ut ifra totalsalg

3 7 EKSEMPEL PÅ BEREGNING VED SVIKT I GROVFÔRPRODUKSJON TIL EGNE DYR (bygger på vekttall og normalårsavlinger fra 2007) 7.1 Gjennomsnittsavling 7.2 Skadeåret 7.3 Erstatningsberegning 7.4 Utskrift av beregningen i ELF 8 DOKUMENTASJON AV AVLING 8.1 Generelt 8.2 Korn og/eller oljefrø Leveransetall per året etter skadeåret (Kornoppgave 3) Leveransetall i perioden året etter skadeåret (Kornoppgave 4) 8.3 Engfrø, poteter, hagebruksvekster og/eller grovfôrsalg 8.4 Grovfôr til egne husdyr Dokumentasjon bekreftet av regnskapsfører eller lignende Skjematisk oppstilling av dokumentasjonskrav 9 UTBETALING AV ERSTATNING 9.1 Eventuell forskuddsutbetaling 9.2 Sluttutbetaling 9.3 Anviser foretar utbetalingene 9.4 Skjema vedrørende klageretten 9.5 Rutinebeskrivelse, tilbakebetaling av erstatning 10 KONTROLLRUTINER 10.1 Generelt 10.2 Kontroll i vekstsesongen 10.3 Beholdning av grovfôr ved måledato om høsten 10.4 Lagerkontroll 10.5 Manuell etterkontroll 10.6 Datakontroll for korn og oljefrø Generelt Typer leveranser i Kornoppgave 3 og Leierenset såkorn Fylkesmannens oppfølging og ansvar

4 1 FORORD Denne saksbehandlerhåndboka for ordningen erstatning ved avlingssvikt bygger på forskrift om erstatning ved klimabetingede skader i plante- og honningproduksjon av Gjeldende rundskriv finnes på Statens landbruksforvaltning (SLF) sin hjemmeside, SLF lanserte i november 2007 et elektronisk søknads- og saksbehandlingssystem for erstatningsordninger i landbruket (ELF). Fra høsten 2007 blir alle søknader om erstatning behandlet i Fagsystemet for erstatning i landbruket (ELF). Saksbehandler hos kommune, fylkesmannen landbruksavdelingen (FMLA) og SLF logger seg på systemet via SLFs hjemmeside www. slf.dep.no Fra 2008 kan produsentene levere inn søknader elektronisk. Søkere må da logge seg på via (Altinn), på samme måte som for søknad om produksjonstilskudd. Produsentene kan også levere inn søknaden på papirskjema. Søknadsskjema finnes tilgjengelig på våre hjemmesider Håndboka inneholder beskrivelse av utfylling av søknaden, saksbehandling og forklaringer av beregninger ved erstatningen for de forskjellige vekstene. Det er viktig å merke seg at håndboka bare er et hjelpemiddel i forbindelse med tolking av forskrift om erstatningsordning ved klimabetingede skader i plante- og honningproduksjon. Håndboka kan ikke brukes som hjemmel ved avgjørelse av søknad om erstatning. Forvaltningen skal ved behandling av søknader bruke forskriften, og ikke håndboka, som kildehenvisning. Forslag til forbedringer av håndboka kan sendes til seksjon landbruks- og naturskadeerstatning, og mottas med takk. Oslo,

5 2 FAGSYSTEMET FOR ERSTATNINGSORDNINGER I LANDBRUKET, ELF Hensikten med fagsystemet for erstatningsordninger i landbruket (ELF) er å dekke behovet for elektronisk saksbehandling av søknader, klager og rapportering samt å sende inn søknader via internett. ELF dekker erstatningsordninger etter følgende forskrifter: Erstatning etter offentlige pålegg og restriksjoner i plante- og husdyrproduksjon Erstatningsordninger ved klimabetingede skader i plante- og honningproduksjon Erstatning ved tap av sau på beite I denne håndbok blir kun den delen av ELF som har å gjøre med ordningen erstatning ved avlingssvikt beskrevet. ELF består av en søkerkomponent og en saksbehandlerkomponent. Søkerkomponenten er tilgjengelig for alle landbruksprodusenter som mener å oppfylle de vilkår for å kreve erstatning i henhold til de tilhørende forskriftene. Søkerkomponentens hensikt er å tilby søker mulighet til å registrere søknader om erstatning i henhold til de tilbudte ordningene, og gi vedkommende en oversikt over tidligere leverte søknader. I forskjell til papirbaserte søknader er de elektroniske søknadene til dels preutfylt for søker, samt at den maskinelle kontrollen av søknadene hever informasjonskvaliteten i systemet. Dette vil igjen resultere i raskere saksbehandling. Saksbehandlerkomponenten er tilgjengelig for saksbehandlere i kommune, hos fylkesmennene (FMLA) og Statens landbruksforvaltning (SLF). I tillegg til å behandle søknader (inklusive etterbehandling ved klagesaker), kan saksbehandler registre søknader på vegne av søker basert på innsendt papirsøknad. Saksbehandlerkomponenten består av søknadsoversikt med avansert søk og registreringsfunksjonalitet for søknader som er sendt inn. Fra søknadsoversikten kan saksbehandler åpne en søknad for behandling, se på historikk for søknaden og åpne brevtekst for henholdsvis mottaksvedtaks- og oversendelsesbrev. Videre er det tilgang til rapportmodulen fra søknadsoversikten. Saksbehandler kommune og FMLA kan behandle søknader i eget fylke og se på behandlede søknader fra hele landet. Saksbehandler SLF kan behandle og se på søknader fra hele landet. For FMLA og SLF skilles det mellom saksbehandlere med og uten anvisningsmyndighet. 2.1 Pålogging og tilgang: Pålogging for Kommune- FMLA og SLFs saksbehandlere skal ligge i Administrator på fylkesnivå gis mulighet til å administrere tilgang for saksbehandlere for kommune, FMLA og anvisere hos FMLA.

6 For mer utfyllende informasjon om ELF oppfordres saksbehandlere til å lese gjennom brukerdokumentasjonen som finnes på arbeidsbenken inne i ELF. 3 ANSVAR OG ROLLER VED SØKNAD OM ERSTATNING VED AVLINGSSVIKT 3.1 Søkeren/foretak Gir melding til kommunen når avlingssvikt oppstår eller det er grunn til å anta at slik svikt vil oppstå. Sender søknad om erstatning enten elektronisk eller på fastlagt skjema til kommunen innen Kommunen Foretar stedlig kontroll på foretak som har meldt om avlingssvikt Kontrollerer oppmålingen av grovfôrbeholdningen om høsten ved søknad om avlingssvikt i vekstgruppe grovfôr. Mottar søknad enten elektronisk i ELF eller på papirskjema. Kommunen kontroller innsendte søknader og dokumentasjon. Dersom opplysninger i søknaden ikke er i samsvar med de preutfylte opplysningene om produksjonstilskudd skal kommune kontrollere dem. Gir uttalelse til søknaden/klagen 3.3 Fylkesmannen Behandler og avgjør søknaden. Kan omgjøre sitt vedtak ved eventuelle klager på FMLAs vedtak. Gir uttalelse til klager og søknad om dispensasjon som skal videresendes til SLF. Saksbehandlere med anvisningsmyndighet godkjenner utbetalinger og krav om tilbakebetaling. 3.4 Statens landbruksforvaltning Behandler og avgjør klager. Behandler søknader om dispensasjon. Gir uttalelse ved klager på vedtak om dispensasjon før saken oversendes til Landbruks- og matdepartementet for endelig avgjørelse.

7 Saksbehandlere med anvisningsmyndighet godkjenner utbetalinger og krav om tilbakebetaling. 4 SAKSGANG Saksbehandler kommune/fmla mottar søknaden enten via ELF eller ved papir søknad. 4.1 Kommunen Saksbehandler kommune logger seg på ELF via SLFs hjemmeside Logg inn, deretter saksbehandler. Administrator på fylkesnivå gir systemtilgang til kommunesaksbehandlere og utfører oppdateringer/endringer i tilgang. Når kommune mottar søknaden på papirsøknad kan kommune registrere den i ELF eller behandle søknaden på papir før denne oversendes til FMLA. Elektroniske søknader utløser at det sendes en e-post fra ELF til kommunens postmottak. Postmottaket mottar e-post med vedlegg. Dokumentene arkiveres og fordeles via kommunens arkivsystem i henhold til lokale rutiner. Saksbehandler kommune mottar saken i arkivsystemet og vet da at det ligger en søknad i ELF for attestering. Saksbehandler logger seg inn i ELF og attesterer søknaden. For å registrere søknaden i ELF, logger saksbehandler seg på som saksbehandler kommune. Kommunen sender søknaden til seg selv. Deretter hentes saken fram, og kommunen attesterer søknaden. Ettersendte papirvedlegg skal følge saken og videresendes FMLA. ELF erstatter ikke lokale arkivrutiner eller fordelingsprosesser. 4.2 Fylkesmannen Saksbehandler fylke logger seg på ELF via SLFs hjemmeside Logg inn, deretter saksbehandler. Administrator på fylkesnivå gir tilgang til fylkessaksbehandlere og utfører oppdateringer/endringer i tilgang. Saksbehandler FMLA behandler alle søknader i ELF. Søknader som kommer inn til FMLA på papir skal legges inn i ELF. For å registrere søknaden i ELF, logger saksbehandler seg inn som saksbehandler fylke. Deretter hentes saken fram, og fylke attesterer, tilrår, osv.

8 4.3 Saksbehandling: Saksbehandler mottar søknaden på papir. Saksbehandler åpner ny søknad og registrerer søknad på vegne av søker: Velg Ny søknad Saksbehandler registrerer organisasjonsnummer, fødselsnummer til ansvarlig søker og søknadstypen. Trykk på Hent (Se figur 1). Figur 1 Ny søknad Angi skadeår, år det har blitt utbetalt erstatning. Trykk Åpne for å åpne søknaden (Se figur 2). Figur 2 Fortsett utfylling av opplysninger

9 4.3.2 Fyll ut søknaden Saksbehandler fyller ut søknaden. Saksbehandler skal registrere når han mottok søknaden fra søker i feltet Mottatt dato (se figur 3). Figur 3 Fyll ut søknaden Innlegging av opplysninger om areal, avling, osv. for tidligere år og skadeåret for de enkelte vekstgruppene blir beskrevet under hver enkelte vekstgruppe Saksbehandler genererer brødtekst til brev Etter at søknaden er innsendt kan saksbehandlere generere brev i henhold til lokale rutiner. Brødtekst i ELF er en funksjon som tilgjengeliggjør tekst til bruk i brev. Brødteksten presenteres slik at man kan klippe ut den teksten man trenger og lime den inn i et dokument med støtte fra det lokale arkiveringssystemet. Dette løses med lokale arkivrutiner for generering, sending og arkivering av dokumenter. ELF tilbyr saksbehandler brødtekst til følgende brev på begge målformer. 1. Mottatt søknad (sendes når søknad kommer inn på papir)

10 2. Oversendelsesbrev (sendes til FMLA når søknad er ferdig behandlet av kommune) Fremgangsmøte: 1. Velg riktig søknad (se figur 4) 2. For å generere brev, funksjonstasten Brev (se figur 4) Figur 4 Velg søknad for å skrive ut brev 3. Velg brevtype, Mottatt søknad/oversendelsesbrev (se figur 5) 4. Brev genereres. Dersom du ønsker brevet på nynorsk, trykk Nynorsk 5. Trykk Fortsett Figur 5 Velg brevtype

11 Saksbehandler søker frem søknad via arkiv i henhold til lokale rutiner. Saksbehandler har to ulike arkfaner for søk i ELF, Søknadsoversikt og Avanserte søk. Figur 6 saksbehandler søker frem søknad Søknad kommer opp med preutfylte grunnlagsopplysninger hentet fra landbruksregisteret (LReg) og landbrukets informasjonsbase (LIB). Saksbehandleren skal sammenligne preutfylte tall med søkers tall. Der det ikke er samsvar må saksbehandler undersøke avviket nærmere.. Status i arbeidsbenk: Saken er opprettet av søker eller saksbehandler: Opprettet Sakens opplysninger er delvis registrert og mellomlagret. Mellomlagret Saken er ferdig registrert av søker eller saksbehandler og sendt: Innsendt Kommunen har gått gjennom saken uten å bli ferdig med å attestere. Under attestering Kommunen har gått gjennom saken og tilrådd: Attestert FMLA har behandlet saken uten å bli ferdig med behandlingen: Under behandling FMLA har behandlet saken og godkjent erstatningen: Behandlet FMLA har behandlet saken, godkjent erstatningen og sendt saken: Til Anvisning Anviser har behandlet saken uten å foreta noen utbetaling: Under anvisning Anviser har behandlet saken og foretat utbetalingen: Anvist FMLA går inn på nytt i en ferdig behandlet sak og behandler saken på nytt: Under etter behandling FMLA er ferdig med etterbehandlingen: Etterbehandlet 4.4 Ny behandling av behandlet søknad (1. etterbehandling av søknaden) Etter at det er fattet vedtak i en sak kan det være grunn for å behandle saken på nytt. Det kan komme inn en klage eller saksbehandler kan ta opp saken av eget tiltak (for eksempel oppdaget feil). Alle endringer som skjer i en sak etter at saken er ferdig behandlet definerer vi som etterbehandlinger. Man kan ha inntil fem etterbehandlinger på en sak.

12 Fremgangsmøte: 1. Gå inn som saksbehandler 2. Velg aktuell søknad. (Se figur 7) Figur 7 Velg aktuell søknad 3. Velg oppgave Etterbehandle i fane oppe til venstre og trykk Åpne. Etterbehandlingsversjonen av søknaden er en kopi av forrige versjon. I denne versjonen kan saksbehandler gjøre endringer og kjøre nye beregninger. 4. Ny versjon får tildelt nytt søknadsnummer. Gammel versjon lagres. Av overskriften fremgår det at dette er 1. etterbehandling av søknaden (Se figur 8). Følgende skjer: Det åpnes sak med nytt søknadsnummer der saksbehandler kan legge inn nye opplysninger og fatte nytt vedtak. Den opprinnelige saken låses for videre behandling, og står med status Til etterbehandling i arbeidsbenken. Klagesaken står i arbeidsbenken med status 1. etterbehandling. NB: Saker som er under etterbehandling/ferdig etterbehandlet har samme status i arbeidsbenk

13 Figur etterbehandling av søknaden 5. Velg Beregninger I tabellen Erstatningsutbetaling på beregningssiden er Tilkjent erstatning beregnet beløp (totalt, inklusive tidligere utbetalinger) minus det som tidligere er utbetalt. Beregnet beløp skal aldri overstige en eventuell maksimumsgrense for utbetaling for ordningen (se figur 9).

14 Figur 9. Beregninger (1. etterbehandling) 4.5 Etterbehandle søknad, del 2 En søknad som er etterbehandlet vil presenteres i søknadsoversikten på to linjer. Linjene vil opptre under hverandre som vist i Figur 10. Antall versjoner som eksisterer på en søknad vil fremgå av kolonnen Etterbehandling versjoner i søknadsoversikten.

15 Figur 10. Søknadsoversikt med etterbehandlinger 4.6 Utbetaling og Anvisning Saksbehandler ferdigstillersaken og kontrollerer saldo. Dersom det er dekning på konto, legges saken til anvisning. Anvisningsbilaget blir produsert og kan skrives ut for manuell undertegning av anviser. Økonomireglementet krever imidlertid ikke manuell underskrift. Anviser kan derfor anvise saken bare elektronisk. Anvisning: 1. Gå inn som anviser (rolle) 2. Søk opp saker med status til anvisning (se avansert søk) 3. Klikk Vis saldo 5 FORETAK MED KORN OG/ELLER OLJEFRØ Når søknaden behandles på papir skal kommunen kontrollerer søkerens arealoppgaver mot søknad om produksjonstilskudd. Deretter sender kommunen skjemaet SLF-272 til FMLA. 5.1 Gjennomsnittsavling Normalårsavling for korn i regionen er definert som normalårsavling for bygg i regionen. Foretakets gjennomsnittsavling for korn beregnes felles for alle kornarter på foretaket. Foretakets avlingsnivå for korn beregnes som forholdet mellom beregnet gjennomsnittsavling av korn for foretaket og normalårsavling av bygg i regionen. 5.2 Skadeårets avling Avlingsprosenten for den enkelte kornart på foretaket i skadeåret, beregnes i forhold til foretakets gjennomsnittsavling for korn. Etter at søknader med korn og/eller oljefrø er registrert, vil SLF innhente leveransetall for skadeårets avling.

16 5.3 Innlegging av søknaden i ELF hos kommune eller Fylkesmannen Saksbehandler kommune/fmla logger seg inn i ELF Registrering av opplysninger Opplysninger i skjemaet SLF-272, Søknad om erstatning for avlingssvikt. Vekstgruppe korn (inkl. annet frø til modning), skal være grunnlag for registreringen. Når saksbehandler mottar søknaden elektronisk eller legger søknaden inn i ELF blir kornleveransen for fem tidligere år (år uten erstatningsberettiget avlingssvikt) og arealopplysninger fra søknad om produksjonstilskudd automatisk preutfylt i ELF. Felt 2 i skjema SLF-272 er søkerens oppgave over korn- og oljefrøareal i de 5 foregående skadefrie årene før skadeåret. Disse opplysningene legges inn i tabellen Fem siste år uten erstatning for avlingssvikt korn i punktet 2. Korn og oljefrø i ELF Felt 3 og 4 i skjema SLF 272 er søkerens oppgave over skadeårets avling og areal av korn og oljefrø. Disse opplysningene legges inn i tabellen Skadeåret korn og oljefrø i punkt 2. Korn og oljefrø i ELF. Felt 5 i skjema SLF-272 er kommunens oppgave over areal av hvete, rug og rughvete, bygg, havre og oljefrø i skadeåret. Disse opplysningene legges inn i tabellen Skadeåret korn og oljefrø i punkt 2. Korn og oljefrø i ELF. Saksbehandlers tall overstyrer søkerens tall når erstatning beregnes. Felt 6a 6b i skjema SLF-272 fylles ut av de som har produksjon av annet frø til modning som engfrø, erter og bønner, samt korn til krossing. Disse opplysningene legges inn i tabellen Opplysninger om totalt areal, uhøstet areal, totalavling og totalsalg av veksten i punkt 3. Produksjon av annet frø til modning i ELF. Felt 7 i skjema SLF-272 fylles ut av alle søkere. Søkerens vurdering av skadeårsak må fylles ut (saksbehandler må kontrollere at dette blir gjort). Disse opplysningene legges inn i feltet beskrivelse av skadeårsak i punkt 4. Merknader i ELF. Felt 8 i skjema SLF-272 fylles ut av regnskapskontoret og legges inn i ELF på side 4. Merknader. Felt 9 i skjema SLF-272 fylles ut av kommunen og legges inn i ELF på side 4. Merknader Leveransedata korn Saksbehandler genererer kornoppgave 3 for utsending og lager rapport kornoppgave 4 for avvikssjekk Etter at søknad om erstatning ved avlingssvikt korn er levert, skal søknaden oppdateres med skadeårets tall på kornleveranser fra PRIS (Fagsystemet for norsk korn). Dette gjøres når PRIS har oppdatert alle sine tall fra kornmottakene. Slik det er i dag betyr det omtrent et par uker etter henholdsvis (kornoppgave 2) i skadeåret og (kornoppgave 3) og (kornoppgave 4) påfølgende år.

17 Kornoppgave 3 Kornoppgaven 3 skal sendes til søkere av erstatning i vekstgruppe korn i april etter skadeåret. SLF vil varsle FMLA når tallene er klare. FMLA kjører ut kornoppgaven 3 til alle søkere i sitt fylke og sender dem pr. post. Fremgangsmøte: Velg Kornoppgave Velg linken Kornoppgave i portalsiden til ELF Trykk fortsett i skjermbilde for kornoppgave 3 Figur 11. Kjøre ut kornoppgave Kornoppgave 4 Leveransetall i perioden året etter skadeåret kjøres ut av FMLA. Saksbehandler genererer rapport kornoppgave 4 for avvikssjekk. FMLA kjører året etter skadeåret ut totale registrerte leveranser for skadeåret. Disse samles i en rapport, kornoppgave 4 (K04). Denne rapporten inneholder registrerte leveranser i perioden året etter skadeåret («lagerbeholdning») og totale registrerte leveranser for skadeåret. Fremgangsmøte: 1. I arbeidsbenken i ELF; velg Rapporter oppe til høyre i skjermbildet. Oracle Discoverer vil nå åpnes i et nytt vindu (se figur 12) 2. Velg Leveransedata korn (se figur 13) 3. Velg Kornoppgave 4 (se figur 14)

18 4. Angi avlings år og fylke. Det er lurt å velge fylke ved å trykke på lommelykta til høyre for feltet, da Oracle er følsom for at parametere angis nøyaktig slik den forventer (se figur 15). 5. I rapporten vil det i kolonnene med tittel Differanse framgå om det er endringer i forhold til leveranse pr Rapporten kan eksporteres til Excel eller skrives ut i pdf-format. Dersom den skrives ut i pdf er det lurt å gå inn på utskriftsvennlig versjon og justere ark til liggende format og justere ned kolonnebreddene, slik at dere får alle kolonner innenfor en arkbredde. Figur 12. Velg Rapporter Figur 13. Velg Leveransedata korn

19 Figur 14. Velg Kornoppgave 4 Figur 15. Angi avlings år og fylke

20 6 FORETAK MED POTETER, HAGEBRUKSVEKSTER, ENGFRØ ELLER GROVFÔRSALG Aktuelt skjema for den vekstgruppen der avlingssvikten har oppstått, skal fylles ut: SLF-271 Søknad om erstatning, avlingssvikt, vekstgruppe potet SLF-273 Søknad om erstatning, avlingssvikt, vekstgruppe grønnsaker SLF-274 Søknad om erstatning, avlingssvikt, vekstgruppe grovfôr, foretak med husdyrhold SLF-275 Søknad om erstatning, avlingssvikt, vekstgruppe grovfôr, foretak uten husdyr SLF-276 Søknad om erstatning, avlingssvikt, vekstgruppe bær SLF-277 Søknad omerstatning, avlingssvikt, vekstgruppe frukt 6.1 Generelt om utfylling av skjema Gjennomsnittsavlingen for alle vekster, unntatt grovfôr til egne husdyr bygger på gjennomsnittet av avlingen i de 5 foregående årene uten avlingssvikt før skadeåret. Årene skal settes opp i stigende rekkefølge etter årstall, slik at det femte året før skadeåret føres opp først. Se for øvrig forskriftens 4 med tilhørende rundskriv pkt og Søkeren skal oppgi summen av eget og leid areal pr i hvert produksjonsår for de aktuelle vekstene. Gjenleggsarealer uten dekkvekst til fôr og/eller frø skal oppgis. For nyplanta og unge frukttrefelt (felt som ikke er i full bæring), skal søkeren oppgi planteåret. Kommunen skal kontrollere arealtallene mot søknad om produksjonstilskudd Søkeren skal oppgi totalavling i kg og i kg pr. dekar for hvert produksjonsår. Summen av all solgt vare, alle settepoteter/avrens skal inngå i avlingstallene. Søkeren kan oppgi totalsalg i kroner og i kroner pr. kg for hvert produksjonsår. 6.2 Foretak med grovfôr for salg For foretak med grovfôr til egne husdyr skal gjennomsnittsavling for eng i regionen benyttes for alt grovfôr som er produsert på foretaket. For foretak med grovfôr for salg legges nettoavling til grunn ved beregning av skadeårets avling. For foretak med grovfôr til egne husdyr legges derimot bruttoavling til grunn ved beregning av skadeårets avling. 6.3 Foretak med engfrø I vekttalltabellen er vekstkode 17 engfrø, et beregnet gjennomsnitt av alle arter og sorter av engfrø. Frøprisen blir innhentet fra Norsk Frøavlerlag. Prisene i skadeåret for de ulike frøsortene blir veid sammen med totalt antall kg godkjent vare som ble dyrket av frøsortene i landet i sesongen forut for skadeåret. For foretak med engfrø kan det være enklest å benytte beregning i kr utfra totalsalg (jfr. pkt. 3.5). Da legges salg i kr og areal i dekar inn for gjennomsnittsår og skadeår.

21 Dersom foretaket i tillegg har andre vekster i vekstgruppen korn og annet frø til modning, der beregning i kg/daa skal benyttes (jfr. pkt. 3.4), kan avling i kg for den enkelte art og sort av engfrø omregnes til kg «engfrø» for gjennomsnittsår og skadeår. Dette gjøres ved å benytte fastsatt pris for den enkelte art og sort, og beregningspris i vekttalltabellen. For å lette saksbehandlingen bør derfor søkere med engfrø i driftsopplegget oppgi art, sort, areal i dekar, avling i kg/daa og salg i kr for gjennomsnittsår og skadeår Hovedmetode - beregning i kg/daa Gjennomsnittsavling: Gjennomsnittsavling beregnes i kg pr. dekar for hver enkelt vekst. Avlingsnivå for hver vekst utregnes i prosent av normalårsavling for den enkelte vekst i regionen. Skadeårets avling: Skadeårets avling beregnes i kg pr. dekar for hver enkelt vekst. Eventuelt uhøstet areal i skadeåret skal oppgis for hver enkelt vekst. Sparte høstekostnader legges evt. inn, og det gir økt avlingsprosent og redusert erstatning. Avlingsprosent for hver vekst (%) = Skadeårets avling for hver vekst (kg/daa)x100/gjennomsnittsavling for hver vekst (kg/daa) 6.5. Alternativ metode - beregning i kr ut fra totalsalg Denne metoden skal bare benyttes dersom søker ikke kan skaffe dokumentasjon om avlingsmengde i kg, eller dersom FMLA i den enkelte sak, i vekstgruppe bær og vekstgruppe frukt, har fattet vedtak om at klimabetinget kvalitetsforringelse kan regnes som avlingssvikt. Gjennomsnittsavling: Alle vekster innenfor vekstgruppen som er dyrket både i skadeåret og i ett eller flere av de foregående årene, må føres opp. Metoden beregner gjennomsnittsavlingen på samme måte som ellers med den forskjell at avlingen uttrykkes i kr/daa. Skadeårets avling: Skadeårets avling beregnes i kr pr. dekar ut fra totalsalg Eventuelt uhøstet areal i skadeåret skal oppgis for hver enkelt vekst. Sparte høstekostnader skal legges inn som kroner. Dette gir økt avlingsprosent.

22 7 EKSEMPEL PÅ BEREGNING VED SVIKT I GROVFÔRPRODUKSJON TIL EGNE DYR OBS! Eksempelet bygger på vekttall, fôrnormer, normalårsavlinger osv. fra Gjennomsnittsavling Eksempelet tar utgangspunkt i et foretak i Nord-Norge med 120 dekar grovfôr i gjennomsnittsår og en gjennomsnittsbesetning på 100 voksne sau over ett år. Det kjøpes årlig i gjennomsnitt kg kraftfôr og sauene er 95 dager i året på utmarksbeite. Det er ikke kjøpt eller solgt fôr i gjennomsnittsårene. Fôrnormer og vekttall for Nord-Norge i 2004 benyttes. For Nordland har fulldyrket og overflatedyrket eng en bruttoavling på 235 FEm pr daa. Netto avlingen blir da 205 FEm pr daa (bruttoavling minus 13 % fôrsvinn). Beregnet fôrbehov (netto) FEm - grovfôropptak på utmarksbeite FEm -kraftfôr (netto) FEm = Gjennomsnittsavling (netto) FEm Dette gir en gjennomsnittsavling på 286 FEm/daa. Netto normalårsavling for grovfôr i Nord-Norge er 205 FEm. Avlingsnivå 286 FEm/daa x 100 = 139 % 205 FEm/daa 7.2 Skadeåret I skadeåret er det også 120 dekar grovfôr, og besetning og bruk av utmark er som i gjennomsnittsår. Ved måledato blir fôrlageret av rundballer oppmålt og omregnet til FEm, videre blir fôropptak fra egen innmark i skadeåret fram til måledato beregnet til FEm når fôropptak fra utmark holdes utenfor. Det er ikke kjøpt ekstra fôr hittil i skadeåret. Fôrlager (brutto) FEm -Fôrsvinn (13 %) FEm + fôropptak fra innmark FEm = Fôravling i skadeåret (netto) FEm Dette gir en fôravling i skadeåret på 127 FEm/daa Avlingsprosenten for grovfôr i skadeåret blir 127 FEm/daa x 100 = 44.4 % 286 FEm/daa

23 7.3 Erstatningsberegning Erstatningsprosent = 100 % - egenandel avlingsprosent = 100 % - 30 % - 44 % = 26 % Erstatning = Verdi pr daa x areal x erstatningsprosent x vekstgruppens avlingsnivå Produktverdi for fulldyrket/overflatedyrket eng, Nord-Norge 2008: 509 kr/daa Erstatning = 509 kr/daa x 120 daa x 26 % x 139 % = kr 7.4 Utskrift av beregningen i ELF Nedenfor vises en utskrift av beregningen fra ELF for Beregninger Gjennomsnittsår Fôrbehov husdyr, A+E Normalavling i landsdelen Utmarksbeite, G Gjennomsnittsavling Kraftfôr, netto C 3762 Brukets avlingsnivå Grovfôr, kjøpt eller fått, B 0 + Grovfôr solgt, D 0 = Eget grovfôr Skadeåret Lagret grovfôr, netto K Avling pr. dekar Nullbeite og beite på innmark, I 2160 Avlingsprosent 44 - Innkjøpt grovfôr, H 0 = Fôravling i skadeåret Avkorting Beskrivelse Beløp Erstatningsprosent: 26 Erstatning: SUM 0 Erstatningsutbetaling Godkjent dato Erstatning i kroner Beregnet beløp Tilkjent beløp Forskudd Utbetalingsstatus Ordrenummer

24 Sluttutbetaling 12: Erstatningsprosent = 100 % - egenandel - avlingsprosent 100 % - 30% - 44% Erstatning = Verdi pr daa * areal * Erstatnings-% * avlingsnivå = * 120 * ( 26/100) * (139.67/100) Godkjent utbetaling DOKUMENTASJON AV AVLING 8.1 Generelt Søkeren er ansvarlig for at korrekt søknad leveres innen søknadsfristen, som dersom ikke annet er bestemt er 31. oktober, og at aktuelle vedlegg med dokumentasjon foreligger. Det er søkerens ansvar at aktuelle vedlegg med dokumentasjon er fullstendige og korrekte. Ved oversittelse av gitte frister og/eller ved særlig grove feil, skal FMLA avvise søknaden. All avling som er høstet på foretakets areal i den vekstgruppen det søkes om erstatning i, skal oppgis. For salgsprodukter skal salget dokumenteres, dvs. at søkeren må bevise at gitte oppgaver er riktige. Dette kan være kvitteringer fra mottaker av varer, oppgaver fra regnskapsfører og næringsoppgaver. Søkerens oppgitte opplysninger skal samsvare med oppgaver gitt i andre tilskudds søknader og i næringsoppgaven, og eventuelle avvik må begrunnes av søkeren. 8.2 Korn og/eller oljefrø Erstatningssøknader i vekstgruppen korn blir preutfylt med informasjon over areal og kornleveranser i de tidligere fem skadefrie år. ELF henter disse opplysningene fra LIB (Landbruksforvaltningens informasjonsbase) og PRIS. Etter at søknaden for avlingssvikt i vekstgruppen korn er levert, skal søknaden oppdateres med nye tall på kornleveranse fra PRIS. Dette gjøres når PRIS har oppdatert alle sine tall om kornleveranse på kornmottakene. Slik det er i dag betyr det omtrent et par uker etter henholdsvis (kornoppgave 2) i skadeåret og (kornoppgave 3) og (kornoppgave 4) i påfølgende år. Overføring av data fra database til søknader utføres ved å kjøre en batchjob for kornoppgaver. Denne oppgaven utføres av SLF saksbehandler. Dersom feltene er blanke etter batchjobben er det mulig at det ikke er levert korn eller at data ikke er overført til ELF. I slike tilfeller kan fylkessaksbehandler ta kontant med SLF (for å finne ut om databasen er oppdatert eller ikke) Leveransetall per året etter skadeåret (Kornoppgave 3) Leveransetall for korn og oljefrø pr (kornoppgave 3) kjøres ut av fylkesmenn. Rutinen er beskrevet under punktet Leveransedata korn Saksbehandler genererer kornoppgave 3 for

25 utsending og lager rapport kornoppgave 4 for avvikssjekk punkt side 16. Leierenset og kontraktdyrket såkorn inngår ikke i denne leveranseoppgaven. FMLA sender oppgaven til alle søkere i sitt fylke. Søkerne har én ukes frist på seg til å returnere K03 i underskrevet stand til kommunen, med utfylte tall for alt korn og oljefrø som er produsert på foretaket i skadeåret. Det vil si at søker skal bekrefte totalavlingen av korn og oljefrø produsert i skadeåret, inklusiv korn og oljefrø på lager pr. dags dato for søkerens utfylling av K Leveransetall i perioden året etter skadeåret (Kornoppgave 4) Kjøres ut av FMLA. Rutinen er beskrevet under punktet Leveransedata korn Saksbehandler genererer kornoppgave 3 for utsending og lager rapport kornoppgave 4 for avvikssjekk. FMLA kjører året etter skadeåret ut totale registrerte leveranser for skadeåret. Disse samles i en rapport, kornoppgave 4 (K04). Denne rapporten inneholder registrerte leveranser i perioden året etter skadeåret («lagerbeholdning») og totale registrerte leveranser for skadeåret. FMLA skal kontrollere at leveransene i perioden året etter skadeåret er tatt med i beregning av endelig erstatning, og FMLA skal eventuelt beregne nytt erstatningsbeløp, se pkt Engfrø, poteter, hagebruksvekster og/eller grovfôrsalg Avlingstallene skal dokumenteres gjennom leveranseoppgaver. Regnskapsføreren skal attestere opplysningene om totalavling og eventuelt totalsalg. Søkere som fører regnskapet sitt selv, kan dokumentere totalavling i kg og totalsalg i kr i form av regnskapsutskrifter og/eller kopi av kvitteringer. Der det anses nødvendig, må søkeren etter anmodning legge fram kopi av næringsoppgaver for skadeåret og de foregående årene. Kommunen skal påse at nødvendig dokumentasjon følger søknaden. Kommunen og FMLA har et overordnet ansvar med hensyn til dokumentasjon, dvs. at kommunen og FMLA kan overprøve regnskapsføreren. For all vare som ligger på lager pr i skadeåret, må søker ettersende dokumentasjon for skadeårets avling etter at avlingen er levert og oppgjør er mottatt (se pkt. 7.5). 8.4 Grovfôr til egne husdyr Dokumentasjon bekreftet av regnskapsfører e.l. Dokumentasjon av melkeleveranse og kjøp og salg av fôr i skjemaet SLF-274, bør benyttes. Nærmere om utfylling av skjema står i skjemaene.

26 Søker sørger for at skjemaet fylles ut av regnskapsfører som henter tallene fra regnskapene de siste 3 skadefrie år. Regnskapsfører bekrefter med sin underskrift at tallene er riktige og er hentet fra godkjent regnskap. Om dette skjemaet er fullstendig utfylt trengs det ikke annen dokumentasjon av mjølkeleveranser eller fôrkjøp/salg Skjematisk oppstilling av dokumentasjonskrav Hva som skal dokumenteres (jfr. SLF-274) Type dokumentasjon A Melkeleveranse SLF-274 e.l. B Kjøpt/fått grovfôr SLF-274 e.l. C Kraftfôr SLF-274 e.l. D Solgt grovfôr SLF-274, 275, E Husdyr SLF-274 F Grovfôrareal SLF- 274, 275 G Beitedyr på utmarksbeite Brukerens egne tall kontrollert og sannsynliggjort mot SLF-274 H Kjøpt/fått grovfôr fra 1. juni til SLF-274 måledato I Husdyr i skadeåret LF-274 K Beholdning av grovfôr ved Søker skal måle opp fôr på lager Måledato sammen med saksbehandler i kommunen eller den som har fått delegert kontroll med oppmålingen. J Grovfôrareal i skadeåret SLF-274, UTBETALING AV ERSTATNING 9.1 Eventuell forskuddsutbetaling Jf. 7 i forskrift og rundskriv. 9.2 Sluttbetaling Jf 7 i forskrift og rundskriv.

27 9.3 Anviser foretar utbetalingene Anvisere hos FMLA og SLF foretar utbetalingene. Rutinene er beskrevet under punktet 4.6 side Skjema vedrørende klageretten Skjema vedrørende klageretten, «Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak», X-0073, kan bestilles fra Grytting AS faks I brev til søker, som regnearket produserer, henvises det til vedlagte skjema vedrørende klageretten. Klageskjemaet bør legges ved vedtaksbrevet. 9.5 Rutinebeskrivelse, tilbakebetaling av erstatning o Saker som gjelder for mye utbetalt erstatning gjennom ELF, og der søknaden er ferdigbehandlet (søknad er sluttutbetalt og søknad har status Behandlet i ELF): FMLA oppretter etterbehandling i ELF og legger inn korrekte opplysninger. ELF vil da beregne et korrekt erstatningsbeløp for søknaden. Når beregnet erstatning er mindre enn det som allerede er utbetalt i saken vil ELF beregne et negativt beløp til utbetaling. Saksbehandler sjekker saldo, godkjenner beløpet og legger saken til anvisning på vanlig måte. Det er ikke nødvendig med manuell tilbakekreving via Agresso. Saksbehandler sender brev til søker med vedtak om at beløpet kreves tilbakebetalt. Det skal gis tre uker klagefrist på vedtaket. Kopi av brevet sendes til SLF. Når klagefristen er ute, anviser FMLA kravet om tilbakebetaling i ELF og giro genereres til søker fra Agresso. o Saker som gjelder for mye utbetalt erstatning gjennom ELF, der det er gitt for mye utbetalt som forskudd eller delutbetaling (søknaden har status Anvist i ELF): FMLA åpner den eksisterende søknaden for videre behandling og legger inn korrekte opplysninger. ELF vil da beregne et korrekt erstatningsbeløp for søknaden. Når beregnet erstatning er mindre enn det som allerede er utbetalt i saken vil ELF beregne et negativt beløp til utbetaling. Saksbehandler sjekker saldo, godkjenner beløpet og legger saken til anvisning på vanlig måte. Det er ikke nødvendig med manuell tilbakekreving via Agresso. Saksbehandler sender brev til søker med vedtak om at beløpet kreves tilbakebetalt. Det skal gis tre uker klagefrist på vedtaket. Kopi av brevet sendes til SLF. Når klagefristen er ute, anviser FMLA kravet om tilbakebetaling i ELF og giro genereres til søker fra Agresso. o Saker som gjelder utbetaling til feil konto/feil foretak FMLA skriver brev til foretaket med krav om tilbakebetaling. Det skal være tre uker klagefrist på vedtaket. Kopi av vedtaket sendes SLF sammen med et brev som forklarer omstendighetene rundt feilutbetalingen. I brevet må det oppgis navn, adresse, org.nr, pers.nr og kontonummer til involverte personer. SLF vil håndtere saken videre.

28 10 KONTROLLRUTINER Generelt Kommunens ansvar: Kommunen skal jf. forskriften og rundskrivets 10 kontrollere innsendte søknader og dokumentasjon, foreta feltkontroll på en del av foretakene som det er sendt inn søknad fra. Omtale til 4, 5 og 6 gir detaljerte krav om kontroll for de ulike erstatningsordningene. For alle foretak med grovfôr skal søker måle opp grovfôrlager sammen med saksbehandler fra kommunen, eller den kommunen gir myndighet til å kontrollere oppmålingen. Følgende feltkontroller er aktuelle: 1. Kontroll i vekstsesongen. 2. Beholdning av grovfôr ved måledato om høsten. 3. Lagerkontroll Kontroll i vekstsesongen På grunnlag av melding om avlingssvikt fra foretaket skal kommunen foreta feltkontroll i vekstsesongen. For å kontrollere at skaden er klimabetinget og skyldes forhold som brukeren ikke kan kontrollere, er det viktig at denne feltkontrollen utføres i god tid før innhøsting starter. Dersom det bare er enkelte spredt beliggende foretak som har meldt fra om avlingssvikt, bør kommunen foreta vekstkontroll på de fleste foretakene. Hvis derimot foretak fra et sammenhengende geografisk område har meldt fra om skade på grunn av for eksempel tørke, uvanlige store nedbørsmengder, frost, mv., bør det være tilstrekkelig at kommunen foretar vekstkontroll på bare noen av foretakene Beholdning av grovfôr ved måledato om høsten For alle foretak med grovfôretende husdyr skal søker måle opp grovfôrbeholdningen om høsten sammen med kommunen eller den kommunen gir myndighet til å kontrollere oppmålingen. Kommunen kan etter behov delegere kontroll med oppmålingen til husdyrkontrollen eller forsøksringen. Imidlertid har kommunen det overordnede ansvaret for kontroll med oppmålingen. Den som foretar oppmålingen skal bekrefte at opplysningene om grovfôr ved måledato er fullstendige og korrekte, og at alt fôr på lager, inkludert kjøpt/fått fôr, er tatt med i beholdningen. Det er viktig at også kjøpt/fått grovfôr fra 1. juni til måledato og egen/fått halm tas med i grovfôrbeholdningen på foretaket ved måledato (i tillegg til at egen grovfôravling skal tas med). Måling av grovfôr på lager kan tidligst skje etter at skadeårets høste- og beitesesong

29 er avsluttet. Målingen må skje så snart som mulig etter innsett av dyra Lagerkontroll For alle vekstgrupper skal det tas stikkprøvekontroll av lageret i lagringssesongen Manuell etterkontroll Kommunen må prioritere arbeidet med etterkontroll av skadeårets avling for samtlige vekstgrupper. Etterkontroll vil si at søkerne bes legge fram fullstendige salgsoppgaver som dokumenteres gjennom næringsoppgaver. Kontrollen kan gjøres ved sammenligning med opplysninger fra likningskontoret. Søknader med engfrø, poteter, hagebruksvekster og/eller grovfôrsalg bør normalt ikke sluttbehandles før all avling som er produsert i skadeåret, er levert. Dersom søknadene er sluttbehandlet på grunnlag av lagerbeholdninger, skal kommunen etterkontrollere noen av disse søknadene Datakontroll for korn og oljefrø Generelt Alle kornmottakerer i landet overfører leveransetallene til PRIS. ELF henter disse tallene fra PRIS og bruker dem til preutfylling av erstatningssøknader og til å generere rapporter. Kontroll av korn- og oljefrøleveranser skjer ved hjelp av Kornoppgave 4. I Kornoppgave 4 blir det registrert søkers kornleveranser på kornmottakeren i perioden året etter skadeåret («lagerbeholdning»). For disse søkerne blir også totale registrerte leveranser for skadeåret oppgitt i kornoppgave 4. Kornoppgave 4 skrives ut med totale registrerte leveranser på grunnlag av leveransetallene fra ELF i Kornoppgave 3. Rapporten skal være klar i ELF i august året etter skadeåret. Det må undersøkes hvorvidt avlingstallene som lå til grunn for beregning av erstatningen (de opplysningene som søkeren skrev under på i K03) er lavere enn de totale registrerte leveranseopplysningene fra PRIS Typer leveranser i Kornoppgave 3 og 4 K03 består av korn omsatt gjennom markedsordningen i perioden i skadeåret året etter skadeåret. K04 omfattes av korn omsatt gjennom markedsordningen i perioden året etter skadeåret (skadeårets kornår slutter året etter skadeåret), samt alt korn levert til leiemaling og alt kontraktdyrket og leierenset såkorn for aktuelt skadeår. Årsaken til disse forskjellene i hvilke typer leveranser som inngår i de ulike oppgavene og rapporten, er at korn omsatt gjennom markedsordningen blir

30 registrert fortløpende i sesongen, mens kontraktdyrket og leierenset såkorn samt korn levert til leiemaling blir registrert i juni året etter produksjonsåret Leierenset såkorn For såkorn som er leierenset før ca 1. april, er avrensen med i K03 som leveranse av korn omsatt gjennom markedsordningen. Avrensen utgjør ca % av partiet. Resterende ca % av partiet, som er leierenset såkorn, er ikke med i K03 fra SLF. Dette skal søker selv sørge for å ha oppført i K03. Det er grunn til å være oppmerksom på at søkerne skal ha tatt med leierenset såkorn i K03, ellers vil det bli avvik i forhold til K04, hvor leierenset såkorn inngår. Det er to feilkilder: 1. Søkerne glemmer å ta med leierenset såkorn i K Søkerne tar med avrensen to ganger (oppført både som salgskorn og leierenset såkorn i K03) FMLAs oppfølging og ansvar FMLAs landbruksavdeling (FMLA) er ansvarlig for at hver søknad tilknyttet K04 blir gjennomgått for å sammenlikne K04 med oppgaver gitt av søker i K03. Følgende oppfølgingsrutiner gjelder: 1. Dersom leveransetallene fra ELF i K04 overstiger søkerens tilsvarende oppgaver i K03 med mer enn 20 %, eller differansen utgjør mer enn kg, skal forholdet undersøkes. FMLA skal foreta ny beregning av erstatning etter faktiske leveransetall. 2. Ved avkorting av erstatning ved feilopplysninger skal FMLA følge retningslinjer til forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket i det til enhver tid gjeldende rundskriv. 3. Av og til viser K04 at søker har oppgitt for høy avling i K03, slik at søker har fått utbetalt for lite i erstatning i forhold til avlingen i K04. Søker har underskrevet på oppgitt avling i K03, og utbetaling har skjedd på grunnlag av søkers oppgaver i K03. Søker har fått tre ukers klagefrist på denne utbetalingen. Hensikten med K04 er kontroll av at søker ikke har fått for mye erstatning i forhold til søkers oppgave i K03. Prinsippet skal være at søker ikke skal få utbetalt økt erstatning med K04 som grunnlag. Dersom søker skal være berettiget til økt erstatning etter utbetaling som er basert på K03, må det foreligge en klage fra søker etter at utbetalingsvedtaket basert på K03 er mottatt. 4. Søkere uten registrerte leveranser/lagerbeholdning i perioden året etter skadeåret er ikke med i K04. Dersom kontroll ikke er foretatt tidligere, må FMLA foreta en kontroll mot K03 for disse søkerne.