KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. for anskaffelse av. Møbler og løsning for åpne kontorlandskap i Helsehus

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Møbler og løsning for åpne kontorlandskap i Helsehus Saksnr. 2013/4005 Tilbudsfrist : kl

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Tilbudskonferanse Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Øvrige krav... 8 Bekrefte å ha høy etisk standard og profesjonell forretningsførsel hos ledelse og... 8 ansatte. Egenerklæring etiske krav skal leveres, skjema, vedlegg 4 skal benyttes TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFROMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming KRAVSPESIFIKASJON FOR LEVERANSEN VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Fredrikstad kommune. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Ivar Larsen Postboks 1405, 1602 Fredrikstad Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål I den nye sentrumsdelen Værste i Fredrikstad kommune bygger Værste as et helsehus som skal være driftsklart ultimo september Fredrikstad kommune vil være en av flere leietakere i bygget, og vil disponere store arealer i flere etasjer. Denne anskaffelsen omfatter konkurranse for leveranse av: - Kontormøbler og utstyr tilpasset løsning for cellekontor - Kontormøbler og utstyr tilpasset løsninger for åpne kontorlandskap - Øvrig møblering for åpne kontorlandskap og ventesoner - Møbler for møterom/konferanserom - Møbler for spiserom/kjøkken/personalrom I tillegg omfatter konkurransen interiør-løsning for de arealer som skal avsettes for åpne kontorlandskap. Det vises for øvrig til de vedlagte spesifikasjoner som gjelder for hver etasje og rom, ref. vedlegg 2 Prisskjema. Det må påregnes at den endelige bestilling/leveransen må tilpasses og justeres ift. oppdragsgivers endelige behov for møblering av de leide lokaler. Det vil derfor kunne være noe avvik ift. de antall som fremkommer i prisskjema. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3

4 1.4 Tilbudskonferanse Versjon 1 Oppdragsgiver vil holde en tilbudskonferanse hvor konkurransen blir gjennomgått. Der vil det også være muligheter for å komme med innspill til konkurransegrunnlaget slik at endringer/korrigeringer kan gjennomføres i god tid før innleveringsfrist for konkurransen. Tilbudskonferanse holdes i Fredrikstad kommune, Rådhuset, møterom Østfold fredag 15.mars kl Det er ikke krav til påmelding til konferansen. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier. Vedlegg til konkurransegrunnlaget. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Uke 10 Tilbudskonferanse Referat fra tilbudsbefaring/tilbudskonferansen Frist for å levere tilbud , kl Tilbudsåpning , kl Tilbudets vedståelsesfrist , kl Evaluering Uke Meddelelse om valg av leverandør Uke 19 Karensperiode Fastsettes i innstillingsbrev Kontraktsinngåelse Uke 21 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). 4

5 Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår stiller krav om at ansatte i virksomheter som utfører tjenester eller bygg- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. Forskriften pålegger offentlige oppdragsgivere å inkludere en kontraktsklausul i kontrakter ved anskaffelse av tjenester og bygg- og anleggsarbeider som stiller krav om arbeids- og lønnsvilkår i henhold til forskriften. Pålegget gjelder i kontrakter med en kontraktsverdi over NOK eks. mva. for statlige myndigheter eller NOK eks. mva. for andre offentlige oppdragsgivere «Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.» 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og/eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). 5

6 Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2013/4005, møbler Helsehus», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring, skjema vedlegg 3 kan benyttes 6

7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Versjon 1 Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivingen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandør skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 år. Med tilsvarende oppdrag menes leveranser som omfatter møbelleveranser og prosjektering. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig relevant miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfattes. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Minimum dokumentasjon er innholdsfortegnelse. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 7

8 3.5 Øvrige krav Bekrefte å ha høy etisk standard og profesjonell forretningsførsel hos ledelse og ansatte. Egenerklæring etiske krav skal leveres, skjema, vedlegg 4 skal benyttes. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema Løsningsforslag åpne kontorlandskap 60 % Tegninger av interiørløsninger 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFROMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Fredrikstad kommune v/ivar Larsen Adresse: Nygårdsgaten 16, Postboks 1405, 1602 Fredrikstad Eller Leveres i resepsjonen Fredrikstad kommune, Rådhuset, Nygårdsgaten 16. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 2013/4005, møbler Helsehus, v/ivar Larsen Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 8

9 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Skilleark 1/mappe 1: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrev, med opplysninger om kontaktpersoner, adresser etc., skjema vedlegg 5 skal benyttes Skilleark 2/mappe 2: Kvalifikasjonskrav, ref. pkt : Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3.1: MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 3.1: HMS-egenerklæring. 3.2: Firmaattest. 3.3: Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap.. 3.4: Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 3.4: Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. (Minimum Innholdsfortegnelse) 3.4: Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat 3.5 Signert egenerklæring etiske krav. Skilleark 3/mappe 3: Løsningsforslag åpne kontorlandskap med tegninger Svar på pkt. 6 Kravspesifikasjon/bekreftelse på at krav er oppfyllt. Skilleark 4/mappe 4: Prisskjema 9

10 6 KRAVSPESIFIKASJON FOR LEVERANSEN Produkter som tilbys skal ha en kvalitet som gir dem lang levetid. Med lang levetid forstås det at de skal dekke bruksbehovet nå og i fremtiden, ikke bli umoderne og ikke bli teknisk utslitt. Skrivebord skal ha god ergonomi, som sikres gjennom høydejusteringsmuligheter med elektrisk hev- senk-mekanisme. Kontorstol skal ha gode tilpasningsmuligheter for høyde, rygg- og setevinkel. Kontormøbler skal ikke avgi uønsket avdunsting av kjemikalier. Kontormøblene skal oppfylle Møbelfaktas krav for offentlig bruk. BORD Sikkerhetskrav etter standarden: ENV 12521:2000 Styrke og holdbarhetskrav etter: NS-EN 1730:2000 Overflatens bestandighet etter: NS-EN 12720, NS-EN 12722, NS 8057 og NS 8058 Glass i møbler testes etter: NS-EN KONTORBORD/ARBEIDSBORD Målekrav etter NS-EN 527-1:2002 Sikkerhetskrav etter NS-EN 527-2:2002 Styrke-og holdbarhetskrav etter: NS-EN 527-3:2002 Overflatens bestandighet etter: NS-EN 12720, NS-EN 12722, NS 8057 og NS 8058 SITTEMØBLER Sikkerhetskrav etter: NS-EN (offentlige møbler) Stabilitetskrav etter: NS-EN 1022 Styrke- og holdbarhetskrav etter: NS-EN 1728 Overflatens bestandighet etter: NS-EN 12720, NS-EN 12722, NS 8057 og NS 8058 Brannbestandighet etter: NS-EN OPPBEVARINGSMØBLER Sikkerhetskrav etter: EN Styrke og stabilitetskrav etter: EN Styrke- og holdbarhetskrav etter: ISO 7170 Styrke- og holdbarhetskrav etter: EN Overflaters bestandighet etter: EN 12720, NS-EN 12722, NS 8057, NS 8058 Møbelstoff skal være slitesterkt, helst i ull eller syntetiske fibre, eller en blanding av disse og skal oppfylle krav til Martinedale. Stoffer som benyttes skal ikke klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR Det kreves at tilbyder bekrefter at de krav som er fremsatt i denne kravspesifikasjon er oppfylt gjennom det tilbudte sortiment. 10

11 7 VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Vedlegg 1 Kontrakt m/bilag Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Egenerklæring HMS Vedlegg 4 Egenerklæring etiske krav Tegninger 1 5 i formatene dwg og pdf. 11