1. INNLEDNING SKJERMBILDET TILBUD FREMLEGGE TILBUD Registrere ny fastlønn... 19

Transkript

1 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING FORUTSETNINGER FOR BRUK AV MODULEN OPPSTART AV MODULEN SKJERMBILDET TILBUD VELG FORHANDLING VELG FAGFORENING VELG UTVALG LØNNSPOTT UTVALG (ALLE RADER) SØKEFUNKSJONER FELTFORKLARINGER SØKERADEN UTVIDET SØK FREMLEGGE TILBUD REGISTRERE TILBUD PÅ FASTLØNN DIREKTE I TILBUDSBILDET KOPIERE FORSLAG TIL TILBUD REGISTRERE TILBUD VIA ZOOM RESSURS Registrere ny fastlønn Kommentar/begrunnelse til tilbud Begrunnelse for tilbud Prioritet Endring av stillingskode ENDRE PÅ EKSISTERENDE TILBUD SLETTE TILBUD REGISTRERE TILBUD PÅ TILLEGG I ZOOM Endre beløp på et eksisterende tillegg Registrere nye tillegg EVRY AS 2013 Side 1 av 69

2 Slette eksisterende tillegg REGISTRERE TILBUD FOR KUNDER MED OPPSETT HJEMLER LAGRE HISTORIKK HISTORISK TILBUD Lagre historisk tilbud HISTORISK TILBUD Lagre historisk tilbud SIMULERING AV TILBUD/MASSESIMULERING AV TILBUD FUNKSJONALITET I SKJERMBILDET TILBUD Simuler Lønn Simuler Lønnsramme/Kapittel Simuler tillegg Simuler fastlønn FUNKSJONALITET I SKJERMBILDET SIMULER TILBUD Lage ny simulering Editere/slette ulike simuleringer Lagre simulering som reelt tilbud RAPPORT FOR TILBUD TILBUD Rapporten i PDF-format Rapporten i Excel-format ARBEIDSRAPPORT TILBUD Rapporten i PDF-format Oppsummerende statistikk: Rapporten i Excel-format ENIGHETSPROTOKOLL ENIGHETSPROTOKOLL PER FAGFORENING I PDF-FORMAT ENIGHETSPROTOKOLL PER FAGFORENING I EXCEL-FORMAT ENIGHETSPROTOKOLL FOR ALLE FAGFORENINGER I PDF-FORMAT ENIGHETSPROTOKOLL FOR ALLE FAGFORENINGER I EXCEL-FORMAT EVRY AS 2013 Side 2 av 69

3 8. BRUDDPROTOKOLL ENIGHETSPROTOKOLL PER FAGFORENING I PDF-FORMAT ENIGHETSPROTOKOLL PER FAGFORENING I EXCEL-FORMAT ENIGHETSPROTOKOLL FOR ALLE FAGFORENINGER I PDF-FORMAT ENIGHETSPROTOKOLL FOR ALLE FAGFORENINGER I EXCEL-FORMAT EVRY AS 2013 Side 3 av 69

4 1. Innledning Kursdokumentasjonen er tilpasset EVRYs kurs i Lønnsforhandling. Kurset gir en grunnleggende innføring i bruk av EVRYs Lønnsforhandlingsmodul i AGRESSO for lønnsutvalg som skal legge inn tilbud for sine ansatte. Modulen er fullstendig integrert med AGRESSO Lønn Forutsetninger for bruk av modulen Den sentrale ledelsen av lønnsforhandlingen lønnsutvalget - er i hovedsak de som administrerer hele lønnsforhandlingen. Det er ofte lønnsutvalget som legger inn tilbudene med mindre de har delegert myndighet til en eller flere virksomheter som gjør dette selv. Før de som representerer lønnsutvalget kan legge inn tilbud må følgende forutsetninger være oppfylt: De som representerer lønnsutvalget må være opprettet som en brukere i AGRESSO med kobling til rollen som er laget for LØNNSUTVALG (og som følgelig gir tilgang til menypunktet Tilbud ). Dette gjøres av systemadministrator. Administrator av Lønnsforhandling må registrere en kobling mellom den enkelte brukerid og fagforening/ansvarsområde slik at representanten for lønnsutvalget får tilgang til å se de data som er aktuelle for han/henne. Administrator av Lønnsforhandling må sette status i skjermbildet Forhandlingspart til Tilbud for den aktuelle fagforening. Dette åpner opp forhandlingen for lønnsutvalget slik at tilbudene kan legges inn i systemet. Lønnsutvalget bør være informert om hvordan lønnsoppsettet er definert med tanke på bruk av lønnsrammer og alternativ. Dette er ulikt satt opp hos våre kunder og det er ikke gitt at alle parter enkelt forstår hvilke systemmessige lønnsrammer og alternativer som representerer de ulike lønnskapitler. Representant for lønnsutvalget må være informert om hvilke(n) forhandling (forhandlingsreferanse) vedkommende skal legge inn tilbud på i tillegg til virkingsdato som er definert for forhandlingen. EVRY AS 2013 Side 4 av 69

5 1.2. Oppstart av modulen Lønnsforhandlingsmodulen åpnes ved å logge på Agresso Self Service. Angi brukerid, firmakode og passord. Velg Lønnsforhandling i menyen til venstre i det første skjermbildet. Klikk på Utvid alle for å få oversikt over undermenypunktene. Som representant for lønnsutvalget har du mulighet til å legge inn tilbud for dine ansatte samt ta ut rapport på eksisterende tilbud. EVRY AS 2013 Side 5 av 69

6 2. Skjermbildet tilbud For å legge inn forslag må du åpne hovedskjermbildet Tilbud. Dette gjøres ved å klikke på symbolet under mappen Forhandling i menyen. Klikk på symbolet for å minimere menyen Velg forhandling Hver forhandling har en forhandlingsreferanse som består av forhandlingsbestemmelse (ofte lønnsramme). forhandlingsdato. et løpenummer. For noen kunder består forhandlingsreferansen av forhandlingsbestemmelse. forhandlingsdato. avdelingsnummer. et løpenummer. Oppbyggingen av forhandlingsreferansen avhenger av oppsettet hos de ulike kundene. Ta kontakt med administrator for å avklare oppsettet. Velg den forhandlingsreferansen du skal forhandle på. EVRY AS 2013 Side 6 av 69

7 2.2. Velg fagforening Her kan en velge en fagforening eller alle fagforeninger som er knyttet til forhandlingen i nedtrekkslisten Velg utvalg Her kan en velge Alle Ansatte med forslag (gitt at det er lagt inn forslag på noen ressurser) Ansatte med tilbud, uten krav (gitt at det er lagt inn tilbud på noen ressurser) Ansatte med krav (gitt at det er lagt inn krav på noen ressuser) Ansatte med tilbud (gitt at det er lagt inn tilbud på noen ressurser) Ansatte med historisk tilbud (gitt at det er lagret historisk tilbud på noen ressurser) Vakante stillinger (forutsetter at kunden har oppsett for å støtte HJEMLER). Vakante stillinger med tilbud (forutsetter at kunden har oppsett for å støtte HJEMLER) Dersom ingen tilbud er lagt inn enda, velg utvalg Alle og trykk Søk for å få opp alle ansatte som din bruker er gitt tilgang til. EVRY AS 2013 Side 7 av 69

8 2.4. Lønnspott Etter hvert som tilbud legges inn, oppdateres en oversikt over fordelt beløp mellom fastlønn og tillegg (tillegg dersom dette er definert i oppsettet) av forhandlingens pott. I dette eksemplet er det lagt inn tilbud på fastlønn på NOK og kun 8,04 % av forhandlingspotten er benyttet. NB! Her inkluderes alle rader i beregningen (selv om det er ansatte som har flere stillingsrader for en og samme stillingsid, eksempelvis endringer frem i tid). EVRY AS 2013 Side 8 av 69

9 2.5. Utvalg (alle rader) Etter hvert som tilbud legges inn, oppdateres også en oversikt som viser lønnsmasse (fastlønn + eventuelle faste tillegg) og den prosentvise endringen dette er i henhold til lønnsmassen samt hvordan fordelingen er mellom fastlønn og tillegg. NB! Fordelt fastlønn og tillegg kan avvike fra beløpet som fremkommer i summeringsboksen over beskrevet i forrige avsnitt. Her inkluderes kun den stillingsrad som er aktiv per virkningsdato for ansatte som har flere stillingsrader for en og samme stillingsid (eksempelvis endringer frem i tid) Søkefunksjoner Når du trykker på Søk vises antall rader i skjermbildet (default 20), og hvor mange rader som finnes totalt (her 13). Dersom totalt antall rader er flere enn det som vises det første skjermbildet kan brukeren nederst i bildet bla til neste visning. Det er mulig å overstyre visningen av maks 20 rader i skjermbildet ved å skrive inn det antall du ønsker i boksen til høyre for søkeknappen. Det ligger en begrensning på maks 99 rader. NB! Merk deg at hver person per stillingsid vises i skjermbildet. En person som har flere stillinger for det angitte tidsrom vil vises med flere rader. Dette gjelder også fremtidige endringer som er registrert i lønnssystemet for samme stillingsid. Dette betyr at ressursen kan ha flere rader dersom arbeidsforholdet er endret etter virkningsdato som er definert for forhandlingen. Stillingslinjene er spesifisert med dato fra og dato til per ressurs per stilling. EVRY AS 2013 Side 9 av 69

10 All informasjon som vises i skjermbildet er lønnsdata som gjelder per virkningsdato og frem til i dag Feltforklaringer Oversikt over felter/funksjonsknapper i skjermbildet Tilbud : Felt Forhandling Fagforening Utvalg Beskrivelse Forhandlingsreferanse for den aktuelle forhandlingen. Fagforeningen som er knyttet til forhandlingen. Velg en eller alle. Brukeren avgjør hvilke data som skal vises. Vis utvidet søk Søk Antall rader Slett merkede Kopier forslag Navn Funksjonalitet som gir brukeren flere søkemuligheter og avgrensninger (se egen beskrivelse senere i dokumentasjonen). Klikk en gang til for å åpne utvidet søk. Henter frem resultat med X antall rader (basert på antall rader tilgjengelig for forhandlingen og fagforeningen) og viser resultatet over flere sider dersom det er flere treff enn 20 rader som er default maksgrense per side. Hvor mange rader som skal vises i skjermbildet. 20 rader er default verdi. Tilbud som er lagt inn for den markerte raden blir slettet. Funksjonalitet for å kopiere forslag for den markerte raden over til tilbud. Navn på ressurs. Tips! Dersom det er flere ressurser med samme navn, dra musepekeren over navnet for å få frem fødselsnummeret: St.kode Stillingskode. Stillnr. Stillingsid som er knyttet til ressursen. Dato fra Stillingsnummer dato fra. Dato til Stillingsnummer dato til. Ans./Vir. Konteringsdimensjon. Hva som vises er avhengig av kundens oppsett. Tje./Fun. Konteringsdimensjon. Hva som vises er avhengig av kundens oppsett. % Ressursens utlønningsprosent i aktuell stilling. Ans. % Ressursens ansettelsesprosent i aktuell stilling (avhenger av bruken av EVRY AS 2013 Side 10 av 69

11 Type feltet hos kunde). Ansettelsestype for den aktuelle stillingen. Verdier avhenger av kundens oppsett. LR Dette tilsvarer Lønnsramme/kapittel. Kapittel/lønnsramme som er gjeldende for stillingen (basert på profesjon/stilling/med mer). Alt. Års./Løn. Løns.ans. Virkningsdato minus 1 dag Lønn(F) Lønn Sum til. Lønnsalternativ gjeldende for stillingen. Personens årslønn (fastlønn) gjeldende for stillingen. Ressursens lønnsansiennitet gjeldende for stillingen. Dersom lønnsansiennitetdato mangler i lønnssystemet vil systemet vise en default dato Ressursens lønn FØR forhandlingens virkningsdato. Ressursens årslønn (fastlønn) i kroner i 100 % stilling. Denne kolonnen kan være skjult avhenger av kundens oppsett. Ressursens årslønn (fastlønn) i kroner i reell stillingsprosent. Sum av alle tillegg som ressursen innehar (årsbeløp) i 100 %. Gjelder kun de tillegg som er lagt til grunn for forhandling. Sum til.% LR Alt. Års./løn. Oppdater hjemmel Sum av alle tillegg som ressursen innehar (årsbeløp) i reell stillingsprosent. Gjelder kun de tillegg som er lagt til grunn for forhandling. Her registreres lønnsramme/kapittel for forslaget. Denne kolonnen kan være skjult avhenger av kundens oppsett. Her registreres alternativet i lønnsrammen/kapittelet for forslaget. Her registreres ny årslønn/lønnstrinn. Feltet kan være låst (systemet beregner årslønn/lønnstrinn basert på lønnsansiennitet) avhenger av kundens oppsett. Denne kolonnen vises kun for kunder som har oppsett HJEMLER. Sett kryss dersom hjemmelen skal oppdateres med ny lønn Krav(F) Krav Forslag Åpner et nytt skjermbilde zoom hjemmel for hver ansettelse. Zoom må benyttes for å legge inn tilbud på hjemmelen som ikke skal være likt tilbudet gitt til ressurs. Viser hvor mye kravet utgjør i fastlønn (uten tillegg) i 100 % stilling. Viser hvor mye kravet utgjør i fastlønn (uten tillegg) i reell stillingsprosent. Denne kolonnen kan være skjult avhenger av kundens oppsett. Viser ikke data. EVRY AS 2013 Side 11 av 69

12 Tilbud(F) Tilbud Hist.til.2 Hist.til. Diff.tilbud Diff. Tilbud til. Sum tilbud Sum Diff Sum prosent Diff prosent Zoom Diff Viser hvor mye tilbudet utgjør i fastlønn (uten tillegg) i 100 % stilling. Viser hvor mye tilbudet utgjør i fastlønn (uten tillegg) i reell stillingsprosent. Viser historisk tilbud runde 1 og hvor mye dette tilbudet utgjør i fastlønn (uten tillegg) i 100 % stilling. Viser historisk tilbud runde 2 og hvor mye dette tilbudet utgjør i fastlønn (uten tillegg) i 100 % stilling. Viser differansen mellom historisk tilbud og eksisterende tilbud. Viser differansen mellom dagens fastlønn og tilbud fastlønn (beregnet utfra reell stillingsprosent). Viser tilbud for eventuelle tillegg for den enkelte ressurs. Viser sum av tilbud for både fastlønn og tillegg. Viser sum av differanse mellom dagens fastlønn + tillegg og tilbud for fastlønn + tillegg. Viser sum av differanse mellom dagens fastlønn + tillegg og tilbud for fastlønn + tillegg. Viser den prosentvise endringen i fastlønn. Åpner et nytt skjermbilde zoom ressurs for hver rad. Zoom må benyttes for å legge inn tillegg, begrunnelseskoder og kommentarer samt for å endre stillingskode for ressursen Søkeraden Søkeraden er den blå raden som vises i skjermbildet Tilbud. Her kan brukeren spesifisere og avgrense søket i de feltene som er hvite. Trykk på knappen Søk for å hente frem resultatet i skjermbildet. Felt Navn St.kode Beskrivelse Her kan det søkes på Navn. Angis Hansen* hentes alle ressurser som heter noe med Hansen i etternavnet. Angis *kari* hentes alle ressurser som har kari som en del av navnet (fornavn, mellomnavn, etternavn). Angi stillingskode (henter alle ressurser og stillinger som har denne stillingskoden) eller bruk felthjelp. EVRY AS 2013 Side 12 av 69

13 Stillnr. Ans./Vir. Tje./Fun. Type LR Alt. Angi stillingsid (henter alle ressurser som er knyttet til denne stillingsid) eller bruk felthjelp. Konteringsdimensjon. Definer verdi for å hente alle ressurser og stillinger som er knyttet til denne dimensjonen eller bruk felthjelp. Konteringsdimensjon. Definer verdi for å hente alle ressurser og stillinger som er knyttet til denne dimensjonen eller bruk felthjelp. Angi ansettelsestype for å hente alle ressurser som har stillinger for den aktuelle typen. Angi lønnsramme/kapittel for å hente alle ressurser og stillinger som er avlønnet i henhold til valgt verdi. Angi lønnsalternativ for å hente alle ressurser og stillinger som er avlønnet i henhold til valgt alternativ. Feltene i skjermbildet fungerer som i Excel og AGRESSO for øvrig så du kan flytte markøren mellom feltene ved å trykke TAB-tasten på tastaturet Utvidet søk For å få flere søke- og avgrensningsmuligheter kan du benytte deg av funksjonalitet tilgjengelig i utvidet søk. Velg Vis utvidet søk som ligger over knappen Søk. EVRY AS 2013 Side 13 av 69

14 I utvidet søk kan du gjøre avgrensing på: NB! Ressurstype Arbeidstidsordning Stillingsnummer fra og til Stillingskode fra og til o Intervall søk på stillingskode er alfanumerisk (i motsetning til numerisk) slik at et søk fra 66 til 67 inkluderer stillingskode Stillingsprosent fra og til Lønnstrinn fra og til Fastlønn fra og til Lønnart(er) som er faste tillegg (dersom dette er definert i oppsettet) Kjønn Fødselsdato fra og til Ansiennitetsdato fra og til Ansatt fra og til Søkekriterier kan gå på på bekostning av ytelse. Hvis noen kriterier gir spesielt stort tap av ytelse, bør du vurdere om det er verdt å benytte dette søkekriteriet for avgrensningen (og heller vurdere andre kriterier for avgrensning). EVRY AS 2013 Side 14 av 69

15 3. Fremlegge tilbud Du kan registrere tilbud på to måter: direkte i tilbudsbildet eller i zoom ressurs Kurset viser eksempler på bruk av begge metodene Registrere tilbud på fastlønn direkte i tilbudsbildet Hent frem ønsket utvalg som du skal legge inn tilbud på. Du kan enkelt legge inn tilbud til ny fastlønn for ansatte ved å skrive inn lønnsramme/kapittel, alternativ/underkapittel og lønnstrinn direkte i de hvite feltene. Lagre tilbudet ved å trykke på lagreknappen øverst til venstre i skjermbildet. NB! For kunder som kun forhandler på alternativ er det ikke mulig å legge inn lønnsramme/kapittel og lønnstrinn. EVRY AS 2013 Side 15 av 69

16 3.2. Kopiere forslag til tilbud Det er mulig å kopiere registrerte forslag (fremkommer i kolonnen Forslag ) til tilbud. Velg utvalg Ansatte med forslag. Marker aktuelle rader og velg Kopier forslag. Du får spørsmål om du er sikker på om du vil kopiere forslag: Velg OK. Nå er forslagene kopiert og lagret (og du kan fritt editere). EVRY AS 2013 Side 16 av 69

17 Tips! Det kan være greit å kopiere forslaget for å lette jobben i tilbudsbildet eksempelvis at en da ikke behøver å endre lønnsramme/kapittel og alternativ, men kun beløpet som skal gjelde for tilbud Registrere tilbud via zoom ressurs Klikk på Zoom lengst til venstre på raden til ressursen du skal fremme tilbud på. Et pop-up boks fremkommer med detaljert informasjon for den valgte ressurs og stilling: I zoom ressurs har du følgende muligheter: registrere ny fastlønn endre stillingskode (avhenger av kundeoppsett) definere begrunnelseskoder for tilbud gi endringene prioritet EVRY AS 2013 Side 17 av 69

18 skrive kommentar til tilbud skrive kommentar til begrunnelse registrere nye/endre tillegg (avhenger av kundeoppsett) Husk å lagre alle endringene. Systemet gir brukeren en bekreftelse på at endringene er lagret. Etter vellykket lagring av endringer er det bare lukke zoom-bildet ved å klikke på krysset øverst til høyre i skjermbildet. Tilbud vedr. fastlønn og tillegg er deretter synlig i hovedskjermbildet. EVRY AS 2013 Side 18 av 69

19 Registrere ny fastlønn Registrer ny fastlønn for en ressurs ved å fylle ut feltene Lønnsr. (kapittel), Alt. (lønnsalternativ) og Lønnstr. (årslønn) Kommentar/begrunnelse til tilbud Det er også mulig å legge til en kommentar til tilbud (maks 250 tegn) i tekstboksen Kommentar til krav. Kommentar vil være synlig i tilbudsrapporten dersom dette er ønskelig Begrunnelse for tilbud Begrunnelsen for en lønnsjustering hentes ut fra avviket mellom dagens situasjon og virksomhetens målsetting. Dette gir grunnlag for felles begrunnelseskoder som må defineres før forhandlingsstart, og distribueres til partene i forhandlingen. Begrunnelseskoder for forhandlingene kan registreres i feltene Begr. og Begr.2. Det er også mulig å legge til en kommentar til begrunnelse (maks 250 tegn) i tekstboksen Kommentar til begrunnelse. Kommentar vil være synlig i tilbudsrapporten dersom dette er ønskelig. EVRY AS 2013 Side 19 av 69

20 Eksempler på begrunnelseskoder: Begrunnelses- Beskrivelse kode R L M O E D A V B I G K H F X S Oppnådd resultat for virksomheten Utøvelse av lederskap Måloppnåelse Betydelig organisatorisk endring Betydelige endringer i en stillings-, arbeids- og ansvarsområde Leveringsdyktighet Mestring av oppgaver/ansvar Endringsvillig/orientert Bidrag til effektivisering Resultatoppnåelse/arbeidsinnsats Generell samarbeidsevne (tverrfaglighet) Kompetanseheving etter- og videreutdanning Rekruttere og beholde arbeidstakere Spesialfunksjoner (prosjekt/funksjonstillegg) Sammenlignbare stillinger Seniortiltak Prioritet I feltet Pri kan du foreta en prioritering av de tilbud som legges inn. Systemet tar ikke hensyn til denne prioriteringen for beregning eller overføring. Dette feltet er kun for egen informasjon. EVRY AS 2013 Side 20 av 69

21 Endring av stillingskode I zoom ressurs er det også mulig å endre stillingskoden for den ansatte (dersom dette er definert i kundens oppsett). Dette gjøres ved å velge ny stillingskode fra nedtrekksmenyen i feltet Stillingskode. De stillingskoder som er tilgjengelig er de koder som er definert i lønnssystemet Endre på eksisterende tilbud Dersom du ønsker å endre på tilbud som allerede er registrert og lagret gjør du dette ved å overskrive det eksisterende og lagre på nytt. Det er mulig å lagre registrerte tilbud som historikk 1 og 2. Dette beskrives senere i kurset. Dersom det er behov for å dokumentere flere runder med tilbud kan dette gjøres ved å ta ut rapporter for tilbud. Rapportene kan også eksporteres til Excel. Lagre dokumentet i ønsket format, og gi hver enkelt rapport en navnbeskrivelse som gir informasjon om dato for tilbud og eventuelt hvilken type tilbud det er (tilbud 1, tilbud 2 osv.). Se eget kapittel for nærmere beskrivelse av funksjonalitet omkring rapporter Slette tilbud Du kan enkelt slette et tilbud som er registrert på en ressurs. Dette gjøres ved å markere/huke av i avkrysningsboksen til venstre for zoom og deretter trykke på knappen Slett merkede.. EVRY AS 2013 Side 21 av 69

22 Du vil få spørsmål om du virkelig ønsker å slette. Endelig sletting skjer ved å svare OK på spørsmålet i pop-up boksen Registrere tilbud på tillegg i zoom Kunder som ikke benytter lønnsforhandlingsmodulen for faste tillegg kan se bort i fra dette delkapittelet. Registrere tilbud på nye tillegg, endring eller sletting av eksisterende tilegg gjøres i zoom ressurs. Det er også mulig å endre beløp for eksisterende tillegg ved hjelp av simuleringsfunksjonen som blir nærmere beskrevet i neste kapittel. Det er mulighet for å legge inn tillegg som alltid beregnes i 100% og tillegg som er avhengig av ressursens stillingsprosent. Hva som benyttes av tillegg i din organisasjon må du få informasjon om fra den/de som er ansvarlige for lønnsforhandlingen Endre beløp på et eksisterende tillegg For å endre på beløpet på et eksisterende tillegg må brukeren overskrive det eksisterende beløpet med et nytt årsbeløp. Eksempel: Vedkommende har i dag et tillegg på NOK og dette skal økes til NOK Det eksisterende tillegget fremkommer i zoom bildet. Til å begynne med er feltverdi for gammelt beløp og nytt beløp likt. Legg merke til at du kun har anledning til å registrere i feltet for Nytt beløp : EVRY AS 2013 Side 22 av 69

23 Endre beløp ved å legge inn NOK i feltet Nytt beløp. Husk å lagre Registrere nye tillegg Du legger inn nytt tillegg for en ressurs ved å trykke på knappen Nytt tillegg. I nedtrekksmenyen ser du hvilke tillegg som er tilgjengelige. EVRY AS 2013 Side 23 av 69

24 Velg aktuelle tillegg og definer årsbeløp som vedkommende skal ha. Dato fra settes automatisk lik virkningsdato for forhandlingen og med stoppdato lik (systemets uendelige dato) Slette eksisterende tillegg Det er mulig å fjerne et eksisterende tillegg fra lønnsforhandlingsmodulen. Tillegget vil opphøre fra og med virkningsdato. Vi anbefaler likevel på det sterkeste at dette gjøres fra lønnssystemet. Imidlertid kan du enkelt fjerne tillegg som er gitt under forhandlingene. De tillegg som er gitt under forhandlingene har startdato lik virkningsdato for forhandlingen. Disse har heller ikke noe beløp i kolonnen Gammelt beløp. For å slette setter du et kryss til venstre for det tillegget som skal fjernes og deretter å trykke på knappen Slett merkede tillegg. Etter lagring blir tillegget strøket og en ny knapp Angre er synlig i skjermbildet. EVRY AS 2013 Side 24 av 69

25 Du kan når som helst gi vedkommende det slettede tillegget tilbake ved å trykke på angreknappen. Tillegget blir så aktivt igjen Registrere tilbud for kunder med oppsett hjemler Kunder med oppsett hjemler kan velge om ny lønn for ressurs også skal gjelde for hjemmelen. Det er fullt mulig å registrere avvikende lønnsjustering mellom ansettelsen og hjemmelen. I skjermbildet tilbud definerer brukeren om økning på ressurs også skal gis på hjemmelen ved å huke av kolonnen Oppdater hjemmel. NB! Denne funksjonaliteten fungerer kun for rader i skjermbildet tilbud der ansettelsen følger en lønnsansiennitetsstige. Det er ikke mulig å oppdatere hjemmelen dersom ressursen er gitt en direkteplassert avlønning. Etter lagring vil systemet beregne hvilket lønnstrinn vedkommende skal ha i henhold til lønnsansiennitet. Zoom-knappen viser detaljer om hjemmelen: EVRY AS 2013 Side 25 av 69

26 Systemet gir default samme lønnsøkning på hjemmelen som for ressursen. Legg merke til at lønnstrinn alltid vil være minstelønn på hjemmelen da det ikke registreres lønnsansiennitetsdato på hjemmelen. Her kan brukeren velge avvikende lønnsjustering på ansettelse og på hjemmelen. Økningen på hjemmelen kan være lik eller mindre enn det som er gitt til ressursen. Husk å lagre endringene. Derimot kan ikke hjemmelsøkningen være større enn det som er gitt til ressursen. Her vil brukeren få en feilmelding ved lagring: Dersom det senere i forhandlingen gis et nytt tilbud til ressursen så vil ikke økningen i hjemmelen automatisk bli oppdatert: Her ser vi forrige tilbud som ble lagret for hjemmelen: Brukeren kan her manuelt velge å endre tilbud på hjemmelen. EVRY AS 2013 Side 26 av 69

27 Alternativt må tidligere tilbud slettes og nytt tilbud lagres på nytt med kryss for Oppdatering av hjemmel dersom brukeren ønsker at systemet default skal tildele samme økning til begge. EVRY AS 2013 Side 27 av 69

28 4. Lagre historikk For å beholde historikk for registrerte tilbud må disse lagres som historisk tilbud. Du kan lagre opp til to historiske tilbud. NB! Bli enige om hvilke tilbud som skal lagres som historisk tilbud 2 og historisk tilbud før forhandlingene starter Historisk tilbud 2 Historisk tilbud 2 kan være det første tilbudet kunden ønsker å lagre i systemet. Mange bruker historisk tilbud 2 til å lagre det første reelle tilbudet som gis Lagre historisk tilbud 2 Merk aktuelle rader og velg Lagre historikk 2. EVRY AS 2013 Side 28 av 69

29 Du vil få spørsmål om du vil lagre historikk 2 for merkede ressurser. Dersom du svarer OK vil det eksisterende tilbudet lagres og fremkomme i kolonnen Hist.til.2. Tilbud som fremkommer i kolonner Hist.til.2 vil være det samme som eksisterende tilbud og du er nå klar til å bearbeide det eksisterende tilbudet videre Historisk tilbud Historisk tilbud kan være det neste tilbudet kunden ønsker å lagre. Mange bruker historisk tilbud til å lagre det tilbud som er gitt før eksisterende tilbud. EVRY AS 2013 Side 29 av 69

30 Lagre historisk tilbud Merk aktuelle rader og velg Lagre historikk. Du vil få spørsmål om du vil lagre historikk for merkede ressurser. Dersom du svarer OK vil det eksisterende tilbudet lagres og fremkomme i kolonnen Hist.til. Tilbud som fremkommer i kolonner Hist.til. vil være det samme som eksisterende tilbud og du er nå klar til å bearbeide det eksisterende tilbudet videre. EVRY AS 2013 Side 30 av 69

31 Når du legger inn nye tilbud vil du se at kolonnen Diff Tilbud viser endringen mellom historisk tilbud og eksisterende tilbud. EVRY AS 2013 Side 31 av 69

32 5. Simulering av tilbud/massesimulering av tilbud Simulering av tilbud kan gjøres på to ulike måter. Det kan gjøres i skjermbildet Tilbud under menypunktet Forhandling og i skjermbildet Simuler Tilbud som ligger under under menypunktet Simulering. Hovedforskjellen mellom funksjonaliteten i skjermbildene er at man i skjermbildet Simuler tilbud under menypunktet Simulering kan mellomlagre en eller flere simuleringer og senere hente opp ønsket simulering som overføres til tilbud. I skjermbildet Tilbud gjøres simuleringen til et tilbud i det øyeblikk brukeren lagrer simulert verdi. Begge simuleringsmuligheter blir nærmere beskrevet i dette kurset Funksjonalitet i skjermbildet TILBUD I hovedskjermbildet er det en simuleringsboks bestående av fire faner. Det er mulig å simulere lønn, lønnsramme/lønnsalternativ, faste tillegg og fastlønn (tilgjengelige faner avhenger av kundens oppsett). EVRY AS 2013 Side 32 av 69

33 For å kunne aktivisere simuleringsfunksjonen må forhandling, fagforening (alle eller kun en) og utvalg være valgt for å kunne få opp et resultat som det kan simuleres på. Felles for alle simuleringsfunksjonene er at du må markere de ressurser som du ønsker skal inkluderes i simuleringen og deretter trykke på knappen Kalkuler. Dersom du vil simulere på hele utvalget (dvs. ikke bare de ressurser som er synlig i skjermbildet) er det ikke nødvendig å huke av alle radene i forkant. Du trykker i stedet på knappen Kalkuler alle. Det er verdt å merke seg at funksjonalitet for Kalkuler alle forutsetter at det faktisk er mulig å beregne den simulering som brukeren ønsker å gjennomføre. Dersom det er avvik på mer enn 1 rad avbrytes simuleringen. En pop-up genereres i skjermbildet med oversikt over hva som er årsaken til at simuleringen avbrytes og hvilke ressurser dette gjelder. Det er også mulig å eksportere listen til Excel ved å trykke på ikonet Eksporter. EVRY AS 2013 Side 33 av 69

34 Uavhengig om brukeren har trykket Kalkuler eller Kalkuler alle, gjør systemet en beregning av hva økningen i fastlønn og/eller tillegg vil koste og resultatet fremkommer øverst i skjermbilde til venstre for simuleringsboksen. Du lagrer simuleringen ved å trykke på knappen Lagre i simuleringsboksen. Når du lagrer oppdateres summeringsboksen Totalt for hele forhandlingen. Dette beløpet justeres etter stillingsprosenten til ressursene. Tilbudsbeløpet og differansen mellom lønn i dag og tilbud beregnes i kolonnene Tilbud og Diff Simuler Lønn For kunder som ikke har oppsett lønnstrinn ser fane Simuler lønn slik ut: EVRY AS 2013 Side 34 av 69

35 Feltforklaring: Felt Beløp Beskrivelse Legg inn beløp som du ønsker å simulere på i feltet Beløp. Alle merkede rader eller alle rader skal ha NOK X mer i fastlønn. Det må angis beløp eller prosent. Ikke begge deler i en og samme simulering. % Definer prosentvis økning i feltet %. Ved kommatall må heltall og desimaltall skilles med kommategn. Eksempelvis 3,50. Simuler lønn i dag på Alle merkede rader eller alle rader skal ha X% økning av fastlønn. Det må angis beløp eller prosent. Ikke begge deler i en og samme simulering. Ved kryss beregnes økningen ut i fra dagens fastlønn. Dersom det ikke settes kryss, kan du fortsette å simulere på topp av allerede eksisterende tilbud. For kunder som kun forhandler på alternativ ser fanen slik ut: Feltforklaring: Felt Ant.Alternativ økning Simuler på lønn i dag Beskrivelse Legg inn antall lønnsalternativ opp som du ønsker å simulere på i feltet Ant.alternativ økning. Alle merkede rader eller alle rader skal ha X antall lønnsalternativ økning. Ved kryss beregnes økningen ut i fra dagens fastlønn. Dersom det ikke settes kryss, kan du fortsette å simulere på topp av allerede eksisterende tilbud. EVRY AS 2013 Side 35 av 69

36 Simuler Lønnsramme/Kapittel Feltforklaring: Felt Lønnsramme Alternativ Beskrivelse Legg inn ny lønnsramme for utvalgte rader eller alle. Legg inn nytt lønnsalternativ for lønnsramme for utvalgte rader eller alle Simuler tillegg For å kunne simulere på tillegg MÅ utvalget i simuleringen allerede ha dette tillegget. Dersom ressursen ikke har tillegget fra før gir systemet melding om dette og all simulering avbrytes (likt som ved simulering av lønn). NB! I de tilfeller der ressursen har flere tillegg (ulikt beløp) på samme lønnart skal begge tilleggene inngå i simuleringen. Ressursen blir dermed tildelt det dobbelte eller mer av angitt beløp. Feltforklaring: Felt Beløp Lønnart(er) Beskrivelse Legg inn et årsbeløp for et eller flere tillegg. Velg tillegg fra nedtrekkslisten. Det er fullt mulig å velge flere tillegg og simulere på disse i en og samme operasjon Simuler fastlønn Du har også mulighet for å simulere på fastlønn. EVRY AS 2013 Side 36 av 69

37 Feltforklaring: Felt Full lønn Beskrivelse Legg inn nytt årsbeløp (fastlønn) for markerte ressurser eller alle. EVRY AS 2013 Side 37 av 69

38 5.2. Funksjonalitet i skjermbildet SIMULER TILBUD Simulering kan også gjøres i skjermbildet Simuler Tilbud som er tilgjengelig under menypunktet Simulering Lage ny simulering Trykk på knappen Ny for å opprette en ny simulering. EVRY AS 2013 Side 38 av 69

39 Skjermbildet endres og du kan nå definere en beskrivelse for simuleringen du ønsker å opprette. Hent aktuell forhandlingsreferanse som er tilgjengelig i nedtrekkslisten og velg fagforening eller alle fagforeninger knyttet til forhandlingsreferansen. Husk å lagre simuleringen. Etter lagring vil alle data knyttet til forhandlingsreferanse og valgte fagforening(er) bli tilgjengelig i skjermbildet og simuleringsboksen aktiveres. Når du har valgt Lagre hentes alle rader som ligger tilknyttet forhandlingsinformasjonen og valgte fagforening/er. Funksjonalitet for simulering/registrering av tilbud er den samme som beskrevet i forrige delkapittel. Lagring skjer enten ved å lagre endringer beregnet ved hjelp av de fire funksjonene i simuleringsboksen eller ved å trykke på Lagre -knappen i skjermbildet under nedtrekkslisten for fagforening. EVRY AS 2013 Side 39 av 69

40 Simulerte verdier lagres i kolonnen Tilbud selv om dette ikke reelle tilbud Editere/slette ulike simuleringer Alle lagrede simuleringer er tilgjengelig inntil de manuelt slettes. Velg simulering og trykk på Søk. Resultatet fremkommer i skjermbildet og brukeren kan gjøre nye beregninger eventuelt slette hele simuleringen. Systemet bekrefter sletting på lik linje med lagring og simulering som er slettet er ikke lenger tilgjengelig i nedtrekkslisten: EVRY AS 2013 Side 40 av 69

41 Lagre simulering som reelt tilbud Det er også funksjonalitet for å lagre en simulering som et reelt tilbud. Trykk på lagre som tilbud og følgende pop-up fremkommer med spørsmål om du ønsker å lagre simulering som tilbud. Velg OK og systemet bekrefter at simulering er lagret som tilbud. Endringene er nå tilgjengelig i skjermbildet Tilbud. EVRY AS 2013 Side 41 av 69

42 6. Rapport for tilbud Så lenge forhandlingsstatusen er satt til Tilbud er det mulig å ta ut rapport over alle registrerte tilbud. Det eksisterer to varianter for tilbudsrapport som er tilgjengelig under menypunktet Rapporter. Vi vil beskrive hver enkelt rapport nærmere i neste delkapitler Tilbud Rapporten bestilles fra skjermbildet Tilbud. Parameter Forhandling Fagforening Stillingskode F.o.m. Ansvarssted (overskrift avhenger av kundeopsett) T.o.m.ansvarssted (overskrift avhenger av kundeoppsett) Verdi Velg forhandlingsreferanse fra nedtrekkslisten. Velg fagforening. Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt stillingskode. Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt konteringsverdi (evt. innenfor definert intervall). Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt konteringsverdi (evt. innenfor definert intervall). EVRY AS 2013 Side 42 av 69

43 Tjenestested/funksjon (overskrift avhenger av kundens oppsett) Navn Fødselsnummer Utvalg Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt konteringsverdi. Du kan avgrense rapporten til kun å vise en ressurs. Du kan avgrense rapporten til kun å vise en ressurs. Mulige utvalg: Rapportkommentar Du kan selv velge om du vil legge inn en kommentar som vil fremkomme i rapporten. Rapporten kan bestilles i PDF format og/eller i Excel. Trykk på for PDFformat og for Excel-format. Ved bestilling av rapportene startes en serverprosess SPR07. Systemet gir informasjon om hvilket ordrenummer som er generert. Sjekk ordrestatus ved å klikke på Mine bestilte rapporter. Et nytt skjermbilde blir tilgjengelig. Her ser brukeren alle rapporter som han/hun har bestilt. Feltforklaring: EVRY AS 2013 Side 43 av 69

44 Felt Rapport DM Best.nr. Planlagt Ferdig Serverkø Filnavn Status Beskrivelse Fullt rapportnavn. Rapportforkortelse. Ordrenummer. Dato for når rapporten ble bestilt. Dato for når rapporten ble ferdigstilt. Hvilken serverkø rapporten kjøres på. Rapportresultatfil. Status på rapporten Mulige verdier er: Aktiv Rapporten er bestilt men står i kø Ferdig Rapporten er ferdigstilt Ikke avsluttet Rapporten er under bearbeiding Trykk på Oppdater øverste til venstre i skjermbildet for å oppdatere skjermbildet. Status endres til Ferdig etter at brukeren har oppdatert skjermbildet. Dobbeltklikk på linjen med aktuelt bestillingsnummer for å se rapportresultatet Rapporten i PDF-format Du får spørsmål om du ønsker å åpne eller lagre rapporten. Trykk Cancel om du ikke ønsker å se rapportresultatet likevel. EVRY AS 2013 Side 44 av 69

45 Rapporten lister ut ansatte per fagforening per ansvarsområde. Øverst på første side ser vi bestillingsparametrene for rapporten. På siste side summeres krav fordelt mellom kvinner og menn samt hvordan totalbeløpet er fordelt på tillegg og årslønn. EVRY AS 2013 Side 45 av 69

46 Vi gjør oppmerksom på at dersom fødselsdato ikke er registrert i lønnssystemet vil ressursen fremkomme i rapporten med dummy fødselsdato Rapporten i Excel-format Du får spørsmål om du ønsker å åpne eller lagre rapporten. Trykk Cancel om du ikke ønsker å se rapportresultatet likevel. Excel-rapporten er inndelt i tre hoveddeler. Første del viser basisopplysninger omkring den ansatte og tilhørende stilling. Vi gjør oppmerksom på at dersom fødselsdato ikke er registrert i lønnssystemet vil ressursen fremkomme i rapporten med dummy fødselsdato EVRY AS 2013 Side 46 av 69

47 Andre del viser lønnsopplysninger før forhandlingen. Tredje del viser tilbudet og beregningen av differansen mellom tilbud og nåværende lønn Arbeidsrapport tilbud Det som skiller Arbeidsrappport tilbud fra tilbudsrapporten er at arbeidsrapporten viser krav, forslag og tilbud dersom dette er lagt inn på en ressurs. Tilbudsrapporten viser kun dagens lønn og tilbud. Rapporten bestilles fra skjermbildet Arbeidsrapport tilbud. EVRY AS 2013 Side 47 av 69

48 Parameter Forhandling Fagforening Stillingskode F.o.m. Ansvarssted (overskrift avhenger av kundeopsett) T.o.m.ansvarssted (overskrift avhenger av kundeoppsett) Tjenestested/funksjon (overskrift avhenger av kundens oppsett) Navn Fødselsnummer Utvalg Verdi Velg forhandlingsreferanse fra nedtrekkslisten. Velg fagforening. Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt stillingskode. Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt konteringsverdi (evt. innenfor definert intervall). Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt konteringsverdi (evt. innenfor definert intervall). Du kan avgrense rapporten til kun å vise ressurser og stillinger som er knyttet til angitt konteringsverdi. Du kan avgrense rapporten til kun å vise en ressurs. Du kan avgrense rapporten til kun å vise en ressurs. Mulige utvalg: Rapportkommentar Du kan selv velge om du vil legge inn en kommentar som vil fremkomme i rapporten. EVRY AS 2013 Side 48 av 69

49 Rapporten i PDF-format Oppsummerende statistikk: Rapporten i Excel-format Excel-rapporten er inndelt i 5 hoveddeler. Første del viser basisopplysninger omkring den ansatte og tilhørende stilling. Andre del viser lønnsopplysninger før forhandlingen. EVRY AS 2013 Side 49 av 69

50 Tredje del viser kravet og beregningen av differansen mellom krav og nåværende lønn. Fjerde del viser forslaget og beregningen av differansen mellom forslag og nåværende lønn. Femte del viser tilbudet og beregningen av differansen mellom tilbud og nåværende lønn. EVRY AS 2013 Side 50 av 69

51 7. Enighetsprotokoll Ved enighet skal det produseres en enighetsprotokoll. I vedlegget som systemet genererer fremkommer dagens lønn og tilbudet som partene er blitt enige om. Forutsetning for å kunne bestille enighetsprotokollen er at status på forhandlingen per fagforening må være satt til status Enighet. Dette gjøres av administrator. Rapporten er tilgjengelig under menypunktet Rapporter og velg Enighetsprotokoll. Parameter Forhandling (obligatorisk) Verdi Velg forhandlingsreferanse fra nedtrekkslisten. EVRY AS 2013 Side 51 av 69

52 Fagforening (obligatorisk) Utvalg (obligatorisk) Velg fagforening. Alle eller den/en av de fagforening(ene) som er knyttet til den aktuelle forhandlingsreferanse. Mulige utvalg: Rapport-kommentar Her kan du legge inn en rapportkommentar som vil være synlig på første side av protokollen (127 tegn er tillatt). Overskrift Overskrift i enighetsprotokollen. Topptekst Informasjon om partene og forhandlingstidspunkt (127 tegn er tillatt). Tilleggstekst Tilleggstekst i protokollen (127 tegn er tillatt). Protokolltilførsel Protokolltilføresel (127 tegn er tillatt). Tilstede fra kommunen/ foretaket Representanter fra kommunen/foretaket (navn og tittel). Maks 6 navn kan legges inn. Tilstede fagforeningen Signatur fagforeningen) fra (for tittel Representanter fra fagforeningen (navn og tittel). tittel Navn på person som skal signere på vegne av fagforeningen tittel EVRY AS 2013 Side 52 av 69

53 Signatur (for kommunen/ foretaket) Navn på person som skal signere på vegne av kommunen/foretaket tittel Enighetsprotokollen bestilles i PDF og/eller Excelformat på lik linje med tilbudsrapportene. Rapportresultatet hentes i vinduet Mine bestilte rapporter Enighetsprotokoll per fagforening i PDF-format Ved generering av enighetsprotokollen per fagforening presenteres navn på fagforening som default i rapporten markert under. Det er derfor ikke nødvendig å skrive navnet på fagforeningen i bestillingsparameteret Topptekst. Protokolltilførselen presenteres på side 2. EVRY AS 2013 Side 53 av 69

54 Vedlegg med endelig tilbud starter på side 3: Oppsummerende statistikk presenteres på siste side av vedlegget: 7.2. Enighetsprotokoll per fagforening i Excel-format I excel-rapporten genereres kun vedlegget likt som i tilbudsrapporten Enighetsprotokoll for alle fagforeninger i PDF-format Ved generering av enighetsprotokollen for alle fagforeningene hentes ikke navn på fagforeningene i første side. Vi anbefaler derfor at forhandlingspartene beskrives i bestillingsparameteret Topptekst (slik som eksempelet under: mellom Test kommune og fagforeningene). EVRY AS 2013 Side 54 av 69

55 Protokolltilførselen presenteres på side to. I tillegg listes opp alle fagforeninger knyttet til forhandlingen for signatur. Vedlegg med endelig tilbud starter på side tre men uten henvisning til fagforening: EVRY AS 2013 Side 55 av 69

56 Oppsummerende statistikk presenteres på siste side av vedlegget: 7.4. Enighetsprotokoll for alle fagforeninger i Excel-format I excel-rapporten genereres kun vedlegget likt som i tilbudsrapporten men uten tilknytning til fagforening. EVRY AS 2013 Side 56 av 69

57 8. Bruddprotokoll Ved brudd skal det produseres en bruddprotokoll. I vedlegget som systemet genererer fremkommer dagens lønn og det siste tilbudet som partene ikke kunne enes om. Forutsetning for å kunne bestille bruddprotokollen er at status på forhandlingen per fagforening må være satt til status Brudd. Dette gjøres av administrator. Rapporten er tilgjengelig under menypunktet Rapporter og velg Bruddprotokoll. Parameter Forhandling (obligatorisk) Verdi Velg forhandlingsreferanse fra nedtrekkslisten. EVRY AS 2013 Side 57 av 69