Kjøp av persontransport med rutefly for departementsfellesskapet, trafikk innenlands i Norge, inklusive Svalbard

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Kjøp av persontransport med rutefly for departementsfellesskapet, trafikk innenlands i Norge, inklusive Svalbard Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) Sak Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Møllergata Torunn Løveid 0032 OSLO Telefaks E-post Telefon: anskaffelser@dss.dep.no

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Leveransen Omfang Varighet Hvem skal avtalen gjelde for Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Kommunikasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Pris og billetter 60 % Kvalitet og miljø 40 % Tabell Vedleggsoversikt av 10

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) (DSS) er en etat underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Virksomhetens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for Statsministerens kontor og departementene i Regjeringskvartalet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) tilbyr rådgivnings- og kvalitetssikringstjenester innenfor anskaffelsesområdet. I tillegg tilbys inngåelse av felles rammeavtaler på områder hvor dette er rasjonelt, funksjonelt og effektivt. 1.2 Generelt om avtalen På bakgrunn av tilbakemeldinger fra departementene og statsministerens kontor, er det bestemt at DepKjøp skal inngå felles avtaler for departementsfellesskapet på kjøp av persontransport med fly i Norge, inklusiv Svalbard. Formålet med konkurransen er å inngå en avtale for å dekke departementsfellesskapets behov for kostnadseffektive anskaffelser innenfor kjøp av flyreiser. Anskaffelsen gjennomføres i samarbeid med departementsfellesskapets brukere. Avtalen skal forenkle innkjøpsprosessen og redusere transaksjonskostnadene for fellesskapet. Samtidig skal avtalen sikre kvalitet og service på kjøp av tjenesten, samt sikre at de priser og betingelser en oppnår er i samsvar med brukernes behov og forventninger. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 av 10

4 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/ vedlegg o Vedlegg 1 Administrative bestemmelser o Vedlegg 2 Kravspesifikasjon o Vedlegg 3 Prismatrise o Vedlegg 4 Tilgjengelighetsmatrise o Vedlegg 5 Alminnelige kontraktsvilkår (AKS-89) o Vedlegg 6 Leverandørs tilbud Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, kvalifikasjonskrav/kriterier og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt m/ vedlegg. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Leveransen Det ønskes å inngå avtale om levering av persontransport med fly i Norge, inklusive Svalbard. Persontransport med fly er en prioritert tjeneste med CPV-kode (ruteflyging). Det forventes at tilbyderne kan levere et bredt spekter innen flyreisetjenester, når det gjelder destinasjoner og frekvens i antall avganger. Krav til tjenestene utdypes i vedlegg 2 til kontrakt, kravspesifikasjonen. 2.2 Omfang På grunnlag av statistikk fra VIA Travel for 2007 og 2008 kan det, uten forbindtlighet for kjøper, estimeres en total årlig omsetning på rundt NOK mill for innenlands flytrafikk. Reisebyrå er en vanlig bestillingskanal i regjeringskvartalet ved kjøp av flyreiser og leverandører det inngås kontrakt med må derfor uten forbehold kunne levere avtalte priser og betingelser med regjeringskvartalets leverandører av reisebyråtjenester. Se for øvrig vedlegg 2 Kravspesifikasjon. 2.3 Varighet Kontrakten har en varighet på 2 år fra kontraktssignering, med opsjonsmulighet en eller flere ganger i ytterligere til sammen inntil 2 år. 2.4 Hvem skal avtalen gjelde for Denne avtalen gjelder for Statsministerens kontor Arbeids- og inkluderingsdepartementet Barne- og likestillingsdepartementet Finansdepartementet Fiskeri- og kystdepartementet 4 av 10

5 Fornyings- og administrasjonsdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Justis- og politidepartementet Kommunal- og regionaldepartementet Kultur- og kirkedepartementet Kunnskapsdepartementet Landbruks- og matdepartementet Miljøverndepartementet Nærings- og handelsdepartementet Olje- og energidepartementet Regjeringsadvokaten Samferdselsdepartementet 2.5 Annet Oppdragsgiver vil ha opsjon på at øvrige departementer kan slutte seg til avtalen i avtaleperioden på like vilkår. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kontortjenesteavdelingen v/ DepKjøp Einar Gerhardsens plass 3 Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo Kontaktperson: Rådgiver Torunn Løveid. Telefon: E-post: anskaffelser@dss.dep.no 3.2 Kommunikasjon All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister, se punkt 3.5. Merk alle henvendelser med saksnummer Persontransport med fly innenlands. 3.3 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.4 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt Tilbudsfrist er , kl. 14:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 5 av 10

6 3.5 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist for spørsmål vedrørende konkurransen Tilbudsfrist , kl. 14:00 Evaluering Uke Innstilling Meddelelse om tildeling Klagefrist (10 dager) , kl. 10:00 Kontraktssignering Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.7 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.8 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli lagt ut på Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 dager fra tilbudsfristen, til , kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares, belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Kontaktperson(er) med navn, e-post adresse og telefonnummer. 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6 av 10

7 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetansen og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Redegjørelse for leverandørens miljøledelsessystem eller sertifikat. 11. Tilbud med svar på kravspesifikasjon og priser. Da dette er en anbudskonkurranse med forhandlingsforbud, er det viktig at prisskjema, tabell over tilgjengelighet og kravspesifikasjonen fylles ut slik det er lagt opp til og at det ikke gjøres endringer Innlevering av tilbud Tilbudet leveres til: Resepsjonen i S-blokka, Einar Gerhardsens plass 3 Tilbudet sendes til: KTA;DepKjøp v/ Torunn Løveid Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, persontransport med fly innenlands, DepKjøp v/ Torunn Løveid. Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal leveres i 1 undertegnet, papireksemplar (original) med løsark (ikke stiftet eller innbundet) og skilleark. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom eller minnepinne. Leverandør har ansvar og risiko for at tilbud sendt per post er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av 7 av 10

8 skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk solid og dokumentert inntjeningsevne Dokumentasjonskrav: Kreditvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon som viser at leverandøren ikke vil komme i økonomiske vanskeligheter i kontraktsperioden og at virksomheten skjer i henhold til lover og regler på dette området. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre - 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Faglig kompetanse og/eller kapasitet. Miljøledelsestiltak for å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har rutiner for kvalitetssikring av de varer og tjenester som omfattes. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet om miljøledelsessystem er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: 8 av 10

9 5.1 Pris og billetter 70 % Ved prising av billetter og betingelser knyttet til pris, skal det tilbys tre priskategorier som stilt opp i prismatrisen, vedlegg 3. Kravspesifikasjonens krav til billetter og billettbestilling, vedlegg 2, skal ses i sammenheng med de oppgitte priser. Det vil bli lagt særlig vekt på kombinasjonen pris og tilgjengelighet under dette kriteriet: Prisene under kategorien fleksibel økonomi i vedlegg 3 vil bli lagt til grunn i evalueringen. Gebyr evalueres også her og underpunktet internvektes 75 % Tilgjengelighet som oppgitt i vedlegg 4, internvektes 25 % Alle priser skal oppgis i NOK eksklusive skatter, avgifter og reisebyråprovisjon. Tilbudte priser skal gjelde for både enkeltreiser og for tur/retur reiser som det fremgår av vedlegg 3. Vedlegg 3 og 4 er skjema i Excel-format, der tilbyder skriver inn de tilbudte priser m.m. og returnerer skjemaet sammen med tilbudet. Det skal ikke gjøres endringer i skjemaene. 5.2 Kvalitet og miljø 30 % Her teller besvarelsene på kravspesifikasjonens punkt 2 og 3. For punkt 3 vil gjennomførte eller igangsatte tiltak score høyere enn planlagte. Universell utforming Best gjennomførte/igangsatte tilpasninger og rutiner gis høyeste score, beskrivelsen må være fyllestgjørende. Øvrige tilbydere scores i sammenligning med denne. Underpunktet gis internscore 50%. Miljø Best gjennomførte/igangsatte tiltak og rutiner gis høyeste score, beskrivelsen må være fyllestgjørende. Øvrige tilbydere scores i sammenligning med denne. Underpunktet gis internscore 50%. 5.3 Tabell Kriteriene settes opp i en hovedtabell: Samlet vurdering Vekt Lev x Lev y Score Vektet Score Vektet Pris og billetter 70 % Kvalitet og miljø 30 % SUM 100 % 0,0 0,0 Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Beste tilbuds egenskap scorer 10 i forhold til hvert kriterium. De øvrige tilbudenes egenskaper får en tilsvarende forholdsmessig lavere score, sammenlignet med beste tilbuds egenskap. 9 av 10

10 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 Utkast til kontrakt med bilag Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Vedlegg 3 Prismatrise Vedlegg 4 Tilgjengelighetsmatrise Vedlegg 5 AKS av 10