Brukerkurs predefinerte søk

Transkript

1 Versjon: 1 Dato: evry.com Kursdokumentasjon Brukerkurs predefinerte søk

2 Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av Side 2/47

3 Forord Velkommen til kurs. EVRY Arrangement og opplæring har et av landets beste tilbud innen opplæring i administrative IT-verktøy og tilhørende fagområder. EVRY Arrangement og opplærings opplæringskonsept består av undervisning som kombinerer læremidler i form av kursdokumentasjon og interaktivt læreverktøy av høy kvalitet. Erfarne instruktører med høy kompetanse innen så vel fag som pedagogikk står for undervisningen. De ulike kursopplegg koordineres gjennom skolens eget kurssenter som vedlikeholder og videreutvikler konseptene. Kursopplæringen dekker et stort spenn av applikasjoner og fagområder, som for eksempel pedagogisk trening av opplæringspersonale og e-læring. Vi kan også tilby opplæringskonsulenter for produksjon av kundens opplæringsstrategi i forbindelse med prosjekter, samt drift av kursadministrasjon og kursdatabaser. I tillegg til undervisning i egne kurslokaler i Oslo har EVRY Arrangement og opplæring god erfaring med regional opplæringsvirksomhet gjennomført i kundens egne lokaler. EVRY Arrangement og opplæring leverer i dag en webløsning for kursgjennom-føring i kundens kurslokaler. Vi ønsker velkommen til opplæring i regi av EVRY Arrangement og opplæring. Kursnavn: ephorte - Brukerkurs predefinerte søk Side 3/47

4 Innhold 1 Innledning Formål og målgruppe med kurset Formål med kursdokumentasjonen 6 2 Generelt 7 3 Noark Brukergrensesnitt og funksjonsknapper Viktige knapper Online hjelp Hurtigtaster og -menyer Faste rapporter og statistikker 9 Journaler 9 Oppfølging 10 Statistikk Egendefinerte rapporter 10 5 Nyttige rapporter Offentlig journal Journal 11 6 Søkemuligheter og predefinerte søk Seksjoner og predefinerte søk Profiler og venstremenyer Hvordan utføre søk i ephorte 19 Hurtigsøk 19 Standard søk og avansert søk i ephorte Faste predefinerte søk Opprette predefinerte søk lagre søk Predefinerte søk plassert i egen seksjon Rolledefinerte søk i felles seksjoner 38 7 Eksempler på nyttige søk Seksjonen: FELLES SØK (PreDefSearches) Seksjonen: LEDERSØK (LESearches) Seksjonen: ARKIVSØK (APSearches) Seksjonen MINE SØK (OtherPredefSearches) Seksjonen OPPGAVER (Activities) Seksjonen KATALOGER (Catalogue) Seksjonen RAPPORTER (Reports) Seksjonen MODULER (Modules) 47 Side 4/47

5 7.9 Seksjonen ADM VERKTØY (Tools) 47 Side 5/47

6 1 Innledning 1.1 Formål og målgruppe med kurset Kurset skal gi saksbehandlere og ledere nødvendig kunnskap til å kunne bruke ephorte i forbindelse med dokumenthåndtering. Målgruppen for dette kurset og kursheftet er de som har behov og ansvar for å motta, fordele, skrive og søke etter dokumenter i virksomheten 1.2 Formål med kursdokumentasjonen Kursdokumentasjonen følger en gitt kursprogresjon. Den er bygget opp i forhold til læringsnivå og aktuell målgruppe. Kursdokumentasjonen vil derfor ikke gi en så detaljert innføring og beskrivelse av alle funksjoner i ephorte som en brukerveiledning vil gjøre. Konferer derfor alltid med brukerveiledningen, som også ligger tilgjengelig i ephorte, dersom du trenger en nærmere forklaring på noe. For øvrig vises til hjelpefunksjonen i din nettleser (Internet Explorer), samt interne arbeidsrutiner og beskrivelser av hvordan ephorte skal brukes internt. Side 6/47

7 2 Generelt Kurset tar for seg oppretting av predefinerte søk og oppsett av venstremeny. Det gjennomgås teknikker for søking og oppsett av søk og venstremenyer for ulike brukergrupper og enheter slik at venstremenyen i størst mulig grad tilpasses de ulike brukernes behov. Målgruppen anbefales å være deg som har rolle som systemadministrator, arkivpersonell eller superbruker. Det forutsetter at du har vært gjennom grunnleggende opplæring i ephorte. For øvrig vises til hjelpefunksjonen i Internett Explorer, samt arbeidsrutiner og beskrivelser av hvordan ephorte skal brukes internt. 3 Noark-4 Ephorte er utviklet i henhold til kravspesifikasjonen NOARK-4 som Riksarkivet står bak. NOARK står for Norsk Arkivsystem. Noark-4 er den gjeldende standard for journalføring og arkivering i offentlige organer (statlige, fylkeskommunale og kommunale organer). Systemet dekker kravene i standarden og en rekke av de anbefalinger som er fremsatt. Det finnes mer informasjon om dette på Riksarkivets hjemmeside, der ephorte finnes omtalt som det første fullt ut godkjente systemet etter Noark-4 standarden. Siden Noark-4 er tilrettelagt for elektronisk arkivering har begrepet dokument nå fått betydningen elektronisk dokument eller papirdokument, i motsetning til i Noark-3 der det hadde betydningen "beskrivelse av papirdokument". Vi har med Noark-4 derfor fått noen nye begrep. Side 7/47

8 4 Brukergrensesnitt og funksjonsknapper 4.1 Viktige knapper I denne kursdokumentasjonen er det brukt eksempler på søk, hurtigmenyer og skjermbilder fra standard brukergrensesnitt. Verktøyknapp Betydning Mappe En mappe inneholder poster (journalposter / dokumentposter). Post En post er en registrering av et eller flere dokumenter; brev med vedlegg som er mottatt i en forsendelse Dokument Et dokument kan finnes i flere versjoner Versjon En versjon inneholder referanse til en fil (ett tekstdokument) Andre symboler som det er viktig å merke seg i skjermbildene: Ikon Betegnelse Hurtigmeny For alle ikoner hvor det finnes en pil ned (versjon 2.0) eller hurtigmenyikonet (versjon 1.8 og 1.9) vil en kunne åpne en hurtigmeny. Hurtigmeny som er plassert på en fane, brukes for å opprette nye rader. Hurtigmeny som er plassert på en rad under en fane, brukes for å redigere innholdet av raden. Søk (versjon 2.0) og oppslagsregister (versjon 1.8 og 1.9) Finnes i felt hvor det er mulig å søke etter en verdi. Rullegardin Finnes i felt hvor det er mulig å velge en verdi fra en rullegardinsmeny. Side 8/47

9 Valg i hurtigmenyer gjør deg i stand til å utføre funksjoner for å opprette nye mapper, dokumenter med mer. MERK: Det er forskjell på å se på, opprette en ny eller redigere en eksisterende saksmappe, journalpost eller tekstdokument. 4.2 Online hjelp Online hjelpefunksjon finner du ved å velge verktøyknappen 4.3 Hurtigtaster og -menyer Hurtigtaster kan benyttes i stedet for å bruke mus for å velge verktøyknapper eller for å bevege markøren mellom felt i registreringsbildet Trykk Ctrl + Skift + understreket bokstav Alt + Understreket bokstav Ctrl + Skift + O Ctrl + Skift + U Ctrl + Skift + S Ctrl + Skift + T Hvis du vil Velge verktøyknapp med understreket bokstav. Gå til et felt med understreket bokstav i ledetekst. Start oppslag i felt markert med Hurtigsøk Søk Avansert søk 4.4 Faste rapporter og statistikker Under valget Rapporter vil du kunne skrive ut rapporter fra ephorte. Hvilke rapporter som vises er avhengig av hvilke moduler som er installert. Rapportene som er satt opp er gruppert i undergrupper og eksempler på rapporter som kan finnes er: Journaler I denne gruppen finner du rapporter som gir deg oversikt over registrerte dokumenter i ephorte. Side 9/47

10 Oppfølging I denne gruppen finner du rapporter som gir deg oversikt over saker og dokumenter du eller din enhet har oppfølgingsansvar for. Rapportene er stort sett beregnet på saksbehandlere, bortsett fra kassasjonsliste og avgraderingsliste. Statistikk I denne gruppen finner du ulike statistikker som kan tas ut fra ephorte. 4.5 Egendefinerte rapporter For å lage egne rapporter benyttes et stilark (rpx-fil) tilpasset den enkelte rapport. Denne filen er en spesiell xml-fil som definerer rapportens utseende. Når rapporter kjøres ut vil systemet lete etter stilark i katalogen C:\Program Files\ephorteWeb\reports\ på webserver. Oppretting eller tilpasning av rapporter er ellers helt som oppretting av søk. Side 10/47

11 5 Nyttige rapporter 5.1 Offentlig journal Rapporten/søket henter fram alle dokumenter produsert /registrert av saksbehandlere i din virksomhet eller din journalenhet, og som er endelig journalført av arkivet. Velg seksjonen Rapporter /Journaler og velg Offentlig journal. Fyll inn ønskede kriterier; for eksempel journaldato og journalenhet og klikk Søk nå. 5.2 Journal Rapporten Journal tilsvarer "dagens journal". Denne kan settes opp på ulike måter og hente opp ulike dokumenttyper. Velg seksjonen Rapporter /Journaler og velg Journal på samme måte som vist over. Her følger en rapportutskrift for dagens journal: Side 11/47

12 Side 12/47

13 6 Søkemuligheter og predefinerte søk 6.1 Seksjoner og predefinerte søk Utforskeren i ephorte, venstremenyen, vil variere mye i forhold til den enkelte virksomhets behov og arbeidsmåter. I ephorte finnes det som standard noen faste seksjoner; Felles søk (ligger ekspandert og først ved oppstart av ephorte), Mine søk, Mapper, Rapporter, Importsentraler, Moduler og Adm verktøy. Under nevnte seksjoner vil det ligge flere predefinerte søk, rapporter og statistikker samt ulike importsentre (f. eks. e-post innboks hvis det er integrert med ephorte). Se illustrasjonene på neste side. I tillegg er det mulig å legge inn ytterligere seksjoner; henholdsvis Saksbehandlersøk, Ledersøk og Arkivsøk. Alle seksjoner (inludert standardseksjonene) kan fjernes eller legges til pr. rolle og pr adm. enhet. Når det gjelder seksjonen Moduler der funksjon for skanning ligger, bør ikke den være synlig for saksbehandlere og ledere. På samme måte som seksjonen Mine oppgaver, som inneholder funksjon for arbeidsflyt, ikke trenger være synlig for arkivpersonell som ikke skal bruke denne (eller at den skjules for alle brukere i en organisasjon som ikke bruker arbeidsflytmodulen). Dette styres på rolle og profil knyttet til rolle under administrativ inndeling i systemadministrasjonen. Venstremenyen med profiltilpasninger, predefinerte søk og seksjoner er svært viktig for brukervennligheten i ephorte og bør diskuteres og tilpasses hver enkelt virksomhet. Side 13/47

14 For at det skal være mulig å ha flere seksjoner åpen samtidig, må det gjøres et valg i ephorte.config; FlereValgVenstrem eny True Flagg for om flere seksjoner i venstremenyen skal være åpne Skjermbildene er hentet fra versjon 2.0 (felles søk) og 1.8 (arkiv søk, leder søk og saksbehandlersøk) 6.2 Profiler og venstremenyer Under fanen Profiler (under adm. enhet) er det mulig å velge hvilken profil og venstremeny som skal benyttes for ulike roller. En profil styrer utforming av brukergrensesnittet dvs hvilke felt, faner og menyvalg i hurtigmenyer som skal vises i søke- og registreringsbilder. Profiler og styring av venstremeny på adm. inndeling benyttes når du vil overstyre den globale innstillingen som er registrert i ephorte.config under GlobalSetting->Leftmenu. Med Side 14/47

15 en global innstilling menes de innstillinger som i utgangspunktet gjelder for alle brukere. Når alle brukere i virksomheten benytter ephorte web, anbefaler vi at virksomheten har profiler og venstremenyer tilpasset rollene. Profilene registreres vanligst på det øverste nivå for virksomheten (her ORG), men det er anledning til å benytte ulike profiler / venstremenyer for utvalgte administrative enheter. Følgende prioritet gjelder ved valg av profil under pålogging: Først kontrolleres UserSettings i ephorte.config (innstilling for en bestemt bruker). Deretter kontrolleres det om rollen er satt opp med en profil i forhold til den administrative enheten som brukeren tilhører eller i overliggende enheter. Til slutt kontrolleres profil som er angitt Side 15/47

16 som en global verdi i ephorte.config. Det siste valget er det enkleste å vedlikeholde men anbefales ikke da det betyr at alle typer brukere får samme oppsett. Dette er som regel ikke hensiktsmessig da forskjellige typer brukere har forskjellige behov. Den beste løsningen er som regel å legge inn oppsett av profil og venstremeny pr rolle på øverste nivå i organisasjonsstrukturen. Brukere med forskjellige roller får da en venstremeny og profil tilpasset sine behov men det er ikke differensiert mellom enhetene. Oversikt over generelle profiler: Kode Bruksområde -1,0 Arkivar stat, uten utvalgsbehandling og uten flyt -2,0 Arkivar kommune, med utvalgsbehandling og uten flyt -3,0 Saksbehandler med saksflyt men uten utvalgsbehandling -4,0 Saksbehandler med saksflyt og utvalgsbehandling -5,0 Saksbehandler uten saksflyt men med utvalgsbehandling -9,0 Utvalgssekretær med saksflyt -5,-9,0 Utvalgssekretær uten saksflyt Oversikt over tilgjengelige menyvalg med navn på seksjonene: Kode Activities PredefSearches OtherPredefSearches APSearches LESearches SBSearches Catalogue ImportCentral Tittel Oppgaver Felles søk Mine søk Arkiv søk Leder søk Saksbehandler søk Kataloger Import senter Side 16/47

17 Reports Modules Tools Rapporter Moduler Adm. verktøy MERK: Tools vil pr. i dag vises for alle brukere uansett om det er lagt inn i venstremeny eller ikke. For organisasjoner hvor en bruker importsentral er dette også et behov da brukerne ellers ikke vil ha tilgang til å endre passord på sin importsentral. Eks på profiler og venstremenyer: I feltet meny - skal du bygge opp en streng som angir hvilke menyvalg som skal komme opp i venstremenyen. Venstremenyen bygges opp på følgende måte: Først angis kode for menyelement, deretter angis beskrivende tittel på menyvalget, og til slutt true eller false (se forklaring under). Hvert menyvalg som skal kunne benyttes atskilles med tegnet. Eks: Activities;Oppgaver;true Catalogue;Kataloger;false. MERK: true eller false må være med for at tilpasset tittel skal kunne brukes, men om du skriver true eller false vil bare ha betydning hvis man har aktivert valget FlereValgIVenstreMeny i ephorteconfigeditor. Hvis true vil menyelementet være åpnet som standard, hvis false vil det være lukket som standard. Side 17/47

18 Feltet søkeprofil er ikke i bruk. I feltet språk, kan du velge hvilket språk som skal benyttes av personer med en angitt rolle. Kode Bruksområde 0 Generell språkprofil Bokmål 1,0 Nynorsk Denne innstillingen kan benyttes av kunder som ønsker å benytte ledetekster på nynorsk i publikumsmodulen. 100,0 Engelsk Denne innstillingen kan benyttes av kunder som ønsker å benytte ledetekster på engelsk i ephorte. Side 18/47

19 6.3 Hvordan utføre søk i ephorte Hurtigsøk Hurtigsøk brukes mye av arkivtjenesten. Hvis du kjenner saksnummeret eller evt løpe- /dokumentnummer, er hurtigsøk den enkleste måten å søke frem tilhørende registrering i ephorte. Velg Hurtigsøk (Ctrl + Skift + U) fra hovedmenyen og skriv inn saksnr og dokumentnummer eller løpenummer. Standard søk og avansert søk i ephorte Valget Søk (Ctrl + Skift + S) gir tilgang til å opprette søk basert på de mest benyttede søkekriteriene. Avansert søk Ctrl + Skift + A) gir deg tilgang til å velge mellom flere søketyper enn Søk. Nøyaktig hvilken søketyper som er tilgjengelig er avhenging av hvilke moduler som virksomheten benytter. Hvilke moduler som benyttes, angis i konfigurasjonsinnstillinger. Dette innebærer at kun kunder som har modul for byggesak, delingssak osv, vil få opp valg for søk etter for elementer som relaterer seg til disse modulene. Side 19/47

20 Både på Søk og Avansert søk kan du velge Flere valg. Denne søkemetoden gir en søkeinngang for brukere som har god kjennskap til oppbyggingen av Noarkbaser med mulighet til å definere søk ved hjelp av operatorer og på tvers av tabellstrukturen i Noark-4. Navnene som kommer opp i firkantparentes av typen [SA_SAKSNR_XX] som vist under er feltnavn slik de ligger i databasen. NoarkSak er i dette tilfellet navnet på tabellen disse feltene tilhører. En kan her bruke felt fra flere tabeller i samme søk som vist i eksempelet under (søket Egne restanser ). Vær oppmerksom på at man bare kan søke på tvers av felt i flere tabeller hvis disse er koblet sammen. Hvis en prøver med tabeller som ikke er koblet vil en få en melding av typen under: Generelt: Velg hva du skal søke etter f. eks Saksmappe eller journalpost Sett inn søkekriterier Trykk på verktøyknappen Søk nå Søk med flere kriterier Standard operator mellom to søkekriterier er satt til OG. Hvis du f. eks. søker på alle saker med saksdato og saksansvarlig, vil du få tilslag på alle saker som tilfredsstiller begge kriterier. Side 20/47

21 For å endre standard operator mellom søkekriteriene, må du velge flere valg og endre til ELLER. Store/små bokstaver Dersom du skal søke etter et bestemt ord i et felt, behøver du ikke ta hensyn til store og små bokstaver. Søk etter ord som begynner eller slutter med vilkårlige tegn Du kan også søke etter begynnelsen av, deler av eller slutten av et ord ved bruk av *. Generelt sett vil søk med bruk av * ta lengre tid i og med at alle ord må gjennomsøkes for å kontrollere om det gitte elementet finnes i teksten. Eks: Dersom man skriver arkiv* i feltet "Tittel", vil alle saker som har minst ett ord som starter på arkiv i sakstittelen komme med i søkeresultatet. Dersom man skriver *arkiv i feltet "Tittel", vil alle saker som har minst ett ord som slutter på arkiv i sakstittelen komme med i søkeresultatet. Dersom man skriver *konsulent* i feltet "Tittel", vil alle saker som har minst et ord som inneholder konsulent i sakstittelen komme med i søkeresultatet. Du vil få treff på f.eks både ordet seniorkonsulent og ordet konsulentoppdrag. MERK: Søk med * foran vil generere advarselen vist under. * foran bør derfor unngås i predefinerte søk. Søke etter forekomster som inneholder flere ord Ved å angi flere ord etter hverandre med mellomrom eller komma mellom kan du søke frem forekomster som inneholder flere ord. Side 21/47

22 Du vil f. eks søke frem alle saker som inneholder ordene omorganisering og fylkesmannen. Ved å skrive dem inn etter hverandre i tittelfeltet med mellomrom vil du få tilslag på de forekomster som inneholder begge ordene. Dette fordi mellomrom av systemet forstås som OG. Tilsvarende forstås komma som ELLER. Ved å skrive omorganisering, fylkesmannen vil du få opp alle saker som inneholder enten omorganisering eller fylkesmannen. En kan også søke på eksakte fraser ved å bruke hermetegn foran og bak frasen. Fritekstsøking i dokument Du kan søke i fritekst i selve dokumentteksten både for innkommende og internt produserte dokumenter. For skannede dokumenter forutsetter dette at filen lagres som indeksert pdf (blir konvertert fra tiff og indekseres). Rene bildeformater som tiff og jpg med mer blir ikke indesksert og en kan dermed heller ikke søke i innholdet. MERK: Det vil kunne forekomme eksempler på ikke-indekserte pdf-filer. Bare de pdf-filene en selv har produsert i forbindelse med skanning vil alltid være indeksert. Dette søket startes ved å velge Søk etter Fritekstsøk i vinduet Søk eller Avansert søk. I feltet Søk etter ord i tekstdokument kan du angi ord du vil søke på. Søk med bruk av tegn Under finner du en huskeliste med forklaring. Merk spesielt forskjellen mellom tallverdi og bokstavverdi for noen av tegnene. Disse brukes hovedsakelig for avanserte søk hvor en gjør bruk av sjelden brukte felt. Noen av disse feltene krever at verdien vi legger inn er enten av type tallverdi eller bokstavverdi og det er derfor viktig å kunne begge variantene. Rent teknisk er dette avhengig av hvordan feltet er definert i databasen, men det er ikke nødvendig med teknisk forståelse for å gjøre bruk av tegnene. Eks. Hvis en prøver søket under vil en se at feltet er gult og ikke hvitt. Side 22/47

23 Når en så kjører søket får en opp meldingen under: Tegnet * som angir utfylt bokstavverdi blir ikke godtatt. Verdien <>@ som angir utfylt tallverdi blir derimot godtatt. I dette tilfellet (siden det var snakk om en dato) og de fleste tilfeller bør en uansett kunne tenke seg til om det er en bokstavverdi eller tallverdi som kan brukes. En bør også merke seg PN_ID som brukes i godt over halvparten av vanlige søk. Det PN_ID (og de andre varianten listet under) gjør er å hente id til pålogget bruker slik at når søket utføres av Ola Hansen vet systemet at det er pålogget bruker Ole Hansen (med brukerid 23) sine saker eller journalposter som skal hentes opp. Trykk Hvis du vil * Trunkerer søket / utfylt bokstavverdi Mellomrom OG Kommategn ELLER ordet eller ordene Eksakt frase <> Forskjellig fra. Ved å angi <> foran frase/ord/tegn, vil du utelukke alle slike forekomster. Du vil f. eks søke frem alle saker som inneholder ordet begjæring, men ikke innsyn. Du skal da skrive begjæring <>innsyn som Ikke utfylt tallverdi <>* Ikke utfylt bokstavverdi <>@ Utfylt tallverdi PN_ID Pålogget saksbehandler AI_ID Pålogget administrativ enhet Side 23/47

24 AI_UND Pålogget administrativ enhet med underliggende enheter AI_FULL Pålogget administrativ enhet og overliggende enheter AI_RED Pålogget bruker med tilhørighet til flere administrative enheter JE_JENHET Henter saker og journalposter tilhørende den journalenhet som personen er logget på med. - / + Det er mulig å lage søk etter en post som ikke har en relasjon til en annen tabell. Dette kan utføres ved å sette inn "-" som et kriterium i et felt som skal inneholde en streng i den tabellen som relasjonen skal gå mot. Hvis du skal søke frem poster som har en relasjon, skal du bruke "+". Denne metoden kan kun brukes i enkelte søk hvor tabellene har en direkte relasjon. Foreløpig tilbys metoden kun for kombinasjonen sak og klassering. < / > Søke etter poster med ord større eller mindre. Ved å angi < foran ord som brukes som kriterium, vil en få alle forekomster som har en verdi som er mindre enn ordet. Dette kan være nyttig hvis du har definerte et felt som tekst og dette feltet inneholder en tallverdi. Du vil f. eks søke frem alle saker som inneholder tilleggsattributtet Versjon som har en verdi som er mindre enn Du skal da skrive <1.8.0 som kriterium. Tilleggsattributter er forklart under. Ta med underordnede enheter Henter poster tilhørende valgt administrativ enhet inkludert underliggende administrative enheter. Dette feltet kan benyttes når søkekriteriet er administrative enhet på sak eller journalpost. For å sette inn feltet som et kriterium ved søk etter sak eller journalposter, velger du en adm.enhet som kriterium i søkebildet. Velg deretter Flere valg i søkebildet. I kolonnen for tilgjengelige felt, vil du finne Ta med underliggende enheter ved å åpne nedtrekkslisten. Side 24/47

25 Søk med kriterium tilleggsattributter I søkebildet vil det bli satt inn betegnelse for eventuelle tilleggsattributter. Dette gjelder for tilleggsattributter som er definert og tilhører vanlige saksmapper. Eksempel med tilleggsattributter kalt Dato og Tekstfelt Datosøking - fra og til dato Når du skal søke frem poster som er opprettet i ett datointervall, skal fra og til dato registreres på formen: Fra dato, mellomrom, bindestrek, mellomrom, til dato. De fleste måter å skrive dato på forstås av systemet så lenge de er på en form med først dager, så måned og så år. Enklest er det å hente opp kalender som ligger som et register ved siden av datofelt og holde Ctrl-knappen inne når du velger intervallet. Du kan også trykke på ukenummer for å hente inn en spesiell uke. Med utgangspunkt i dagens dato: Side 25/47

26 Datointervall kan oppgis med utgangspunkt i dagens dato ved å skrive + eller foran antall dager. Eks: Ønsker du å søke frem alle journalposter med forfallsdato de siste syv dager kan du velge feltet Forfallsdato med verdien 7. Tilsvarende kan du søke frem alle journalposter som forfaller de neste syv dager ved å velge forfallsdato med verdien +7. Hvis du skal søke frem alle journalposter som er opprettet i dag, kan du skrive inn 0 i feltet Journaldato ved søk etter journalposter. Hvordan øke treffsikkerheten? For å utføre et søk basert på innhold av tittel skal du legge merke til følgende: All søking er optimalisert for å gi hurtig tilslag på en avgrenset mengde saker og journalposter. Hvis søket gir mange tilslag, vil søket returnere de første postene som tilfredsstiller dine søkekriterier. Du bør da snevre inn søket ved å angi flere ord. Registrer først de ordene som best kjennetegner saken / journalposten for å øke treffsikkerheten og hastigheten på søket. Eks: Du skal søke frem en post som inneholder ordene "enebolig Grasbakken". Velg Søk etter journalpost. I feltet Innholdsbeskrivelse bør du skrive inn: Grasbakken enebolig, fordi ordet Grasbakken forekommer sjeldnere enn ordet enebolig. ephorte vil først avgrense søket til alle saker / journalposter som inneholder Grasbakken, deretter alle forekomster som inneholder kombinasjonen Grasbakken og enebolig. Utelatt trivielle / hyppige forekommende fyllord som og, eller, men, for, i, under, på, den, det, dette osv. Du kan angi også kombinere søket med et datointervall for å avgrense søkeresultat hvis søket gir mange tilslag. Søk i andre baser Det er mulig å foreta et søk i andre journaldatabaser (hvis en har det). Denne muligheten er primært tiltenkt brukt i forhold til historiske baser som inneholder journalføringer av dokumenter som er arkivert på papir. Du vil da kunne søke frem og finne referanse til tilhørende saksmapper og dokumenter i det fysiske arkivet. Søk i andre baser forutsetter at din bruker er satt opp med mulighet for pålogging i andre baser. Nederst i søkebildene vil du da finne et valg Søk i andre baser. Her kan du gjøre et oppslag for å velge en historisk base som du vil foreta et søk i. Søket vil da både bli foretatt i den databasen som du opprinnelig er pålogget (produksjonsbasen) og den historiske. Når du foretar et søk i andre baser, vil søkeresultatet inneholder en kolonne som viser i hvilken database som raden i søkeresultatet tilhører. Side 26/47

27 Hvis du ønsker å foreta søk i flere alternative databaser, skal navn på basene registreres i en kommaseparert liste f. eks EPH1998,EPH2003. Hvis du ikke ønsker å søke i opprinnelig pålogget base (produksjonsbasen), men kun i den alternative (historiske) skal navn på historisk base omsluttes av klammeparentes f. eks [EPH2003]. Antall treff Det er lagt inn et eget felt i søkeskjema hvor en kan angi antall poster som skal vises i søkeresultatet. 6.4 Faste predefinerte søk Etter installasjon av ephorte vil det ligge en rekke faste predefinerte søk. Disse forhåndsdefinerte søk fungerer slik at søket utføres direkte ved at du klikker på søkets navn (eks Egne restanser). Hvis søket er satt opp slik at du først skal fylle inn en verdi, så må for eksempel et datointervall, en administrativ enhet eller lignende fylles inn før du klikker Søk nå. Normalt er minimum følgende predefinerte søk aktuelle under seksjonen Felles søk når denne seksjonen vises for alle brukere av ephorte: Side 27/47

28 Egne konsepter Dette søker henter frem alle dokumenter som du har under arbeid. Det vil si dokumenter du holder på å skrive, og som du ikke har ferdigstilt. Egne restanser Søket henter frem alle dokumenter du er tildelt med ansvar for å besvare/avskrive. Dokumentet blir liggende i denne listen til det er besvart eller avskrevet med kode. Mottatte journalposter Søket inneholder journalposter som du har mottatt som saksbehandler eller kopimottaker innen en tidsperiode f. eks de siste 31 dagene. Forfallsliste Dette søket henter frem alle ubesvarte dokumenter med utløpt forfallsdato hvor du er registrert som saksbehandler. Siste saker Henter fram de siste 10 sakene du har sett på. Siste journalposter Henter fram de siste 10 journalpostene du har sett på. Side 28/47

29 Ordningsprinsipper (søk på emne) Dette søket finner saksmapper registrert med en klassering. Først velger du hvilket ordningsprinsipp som du skal benytte for å lete deg frem til mappa, deretter velger du ordningsverdier. Du skal velge ordningsverdi inntil du får tilslag på saksmapper med ønsket kode (arkivkode eller objektkode). Styre, råd og utvalg Dette søket gir deg anledning til å søke frem informasjon om saker som er meldt opp til behandling i utvalg. Først velger du utvalg, deretter møtedato som saken har vært behandlet i. 6.5 Opprette predefinerte søk lagre søk Du kan søke på mange måter i ephorte. Hvis det er et søk med identiske kriterier som utføres ofte, vil det lønne seg å lagre søket som et predefinert søk. Den enkelte virksomhet kan selv navngi seksjoner, navngi søk, slette seksjoner og søk, endre søkekriteriene og opprette nye søk. MERK: Hvis du ønsker å endre på et predefinert søk som følger med ephorte bør du opprette det fra grunnen av, ellers blir det overskrevet ved neste oppdatering av systemet. Saksbehandlere kan lagre egne søk (som bare vises for dem) Ledere kan i tillegg lagre søk som vises for alle som tilhører deres administrative enhet. Arkivpersonell kan lagre søk som gjelder for hele virksomheten, en administrativ enhet eller en saksbehandler. Eksempel på oppretting av predefinert søk Til journalføring Velg søkemetode (her: søker etter journalposter). Side 29/47

30 Trykk på Flere valg og legg inn søkekriterier. Dette søket finner alle journalposter som er ferdig fra saksbehandler klare til journalføring samt innkomne journalposter med status S eller M. Søket skal fungerer for arkivpersonell som skal journalføre journalposter i egen journalenhet. MERK: Feltet Journalenhet finnes i tabellen Avsmot (avsender/mottaker) mens feltet Status finnes i tabellen Journalpost. Som nevnt tidligere er ikke alle kombinasjoner av felt mulig, bare de hvor det finnes en kobling mellom tabellene (som i dette tilfellet). Hvis en prøver seg litt fram vil en se at en kan søke på f. eks. feltet Saksbehandler fra både Avsmot og Journalpost. Saksbehandler på journalpostnivå er da eier av posten, mens Saksbehandler fra tabellen avsender/mottaker kan være enten avsender eller mottaker. I et Noark-system vil eier (kopling på journalpostnivå) også være mottaker av inngående post og avsender av utgående eller intern post. For et søk som skal hente "mottatt post" er det derfor nødvendig å benytte saksbehandler knyttet til "avsmot" (ikke saksbehandler knyttet til journalpost) for å få med seg også mottatt intern post. Regelen blir: Bruk "avsmot" når søk også skal inkludere intern post. Ytterst til høyre finnes verktøyknapper for å flytte, slette og legge til nye rader. Slett for eksempel her de to nederste linjene. Klikk Søk nå. Fra søkeresultatet som kommer opp, høyreklikk på søkeresultatoppslagsknappen øverst og velg Lagre som søk fra hurtigmenyen. Side 30/47

31 I skjemaet som kommer opp (vist under) skal du som et minimum angi betegnelse og hvem søket skal være tilgjengelig for samt hvilken seksjon søket skal legges i ( Hører inn under ). Hvis søket skal kunne endres før det kjøres, velg Endre kriterier før søk og du har mulighet til å endre alle kriterier (dette må justeres senere under menyvalget kriterievisning i forhold til hvilke kriterier som skal kunne endres). Feltene betyr følgende: Egenskap Betydning Betegnelse Navn på søket slik det skal vises i venstremeny / utforskeren. Obligatorisk felt. Merknad Gul lapp som vises som forklarende tekst på søket i utforskeren når musepekeren legges over søket. Gjelder for Velg om søket skal være tilgjengelig for en person eller en administrativ enhet. Obligatorisk felt. Adm. enhet Angir enhet som eier søket. Bestemmer hvem som kan redigere eller slette søket. Bestemmer ikke hvem som kan se eller bruke søket. Saksbehandler Angir bruker som eier søket. Bestemmer hvem som kan redigere eller slette søket. Bestemmer ikke hvem som kan se eller bruke søket. Side 31/47

32 Egenskap Hører inn under Betydning Angir under hvilken seksjon i venstremenyen søket skal lagres. Obligatorisk felt. Rekkefølge Skriv inn tall for å bestemme i hvilken rekkefølge søket skal vises i valgt seksjon. Søk uten rekkefølge kommer øverst og så følger søk med 1, 2 etc. Flere søk kan ha samme rekkefølge men da har en ikke absolutt kontroll over rekkefølgen. Rollebetingelse Begrenser tilgang til søket til brukere med en spesiell rolle (f. eks. Arkivansvarlig). Se liste under for hvilken verdier som kan brukes. En kan bare bruke én rollebetingelse av gangen. Modul Ikke i bruk Søketype Angir hva en søker etter. Dette feltet blir fylt ut automatisk ut i fra hvilken søketype en begynte med. Søk etter journalposter er av type JPO, søk etter saker er av type SAK mm. Feltet kan endres i noen ytterst få tilfeller, men det anbefales at en ikke endrer den automatisk utfylte verdien. Mål Angir hvor resultatet skal vises. Ved å la feltet stå tomt kommer søkeresultatet i øvre høyre vindu. Side 32/47

33 Egenskap Sortering Betydning Skriv inn feltnavn som skal brukes for sortering av søkeresultatet og om sortering skal være stigende eller synkende Eks JP_JDATO ASC sortering stigende på journaldato JP_FORFDATO DESC sortering synkende på forfallsdato (JP_JDATO er et eksempel på feltnavn fra databasen en kan finne ved å velge flere valg når en lager eller redigerer et søk) Entydige felt Angir at samme post skal vises kun en gang i søkeresultatet hvis søkekriteriene tilsvarer samme post hentes opp flere ganger. Skriv inn SA_ID eller JP_ID for å fjerne duplikater av henholdsvis saksmapper og journalposter Maks forekomster Her kan du angi antall forekomster som skal tas med i søkeresultatet. Hvis feltet ikke fylles ut brukes standardverdi for ephorte som er satt til 100 som standard. Hvis du skriver 1 tas alle forekomster med i søkeresultatet. En bør være sikker på at søket aldri genererer voldsomt store søkeresultat hvis dette valget skal brukes da en i verste fall får et søk som er så stort og tungt at det vil sette ned ytelsen på systemet. Endre kriterier før Angir om søkekriterier skal kunne endres før søket uføres. søk Utfør ved oppstartangir om søket skal utføres ved oppstart. Vanligvis brukt sammen med valget Vis ulest for saksbehandler. Vil da gi antall uleste i parentes. Side 33/47

34 Egenskap Vis ulest for saksbehandler Betydning Angir om uleste poster i søkeresultatet skal markeres. Vanligvis brukt sammen med valget Utfør ved oppstart. Vil da gi antall uleste i parentes. Vis ulest for administrativ inndeling Angir om uleste poster i søkeresultatet skal markeres for personer tilhørende administrativ enhet. Klikk Lagre Ctrl F5 for å friske opp skjermbildet. Du vil da se søket under den seksjonen du har valgt (her Arkivsøk). Side 34/47

35 Høyreklikk på søket igjen, velg Kriterievisning for å legge inn hvilke kriterier som skal kunne endres. Dette krever at du først har huket av for valget: Endre kriterier før søk Høyreklikk på det kriteriet som skal kunne endres ved start av søk, slik at det står Ja under Kan endres. Nå er søket opprettet og det skal fungere slik at arkivpersonell fra ulike journalenheter kan bruke dette. Ved å klikke på søket Til journalføring fremkommer kun dokumenter fra egen journalførende enhet (gitt av JE_JENHET som henter opp journalenhet til den påloggede brukeren). Ved å fjerne JE_JENHET før du trykker Søk nå får du nå opp dokumenter for alle journalenheter. Eventuelt kan du legge inn navnet på en annen enhet enn den du selv tilhører før du utfører søket. Etter at et søket er utført vises en liste over postene som tilfredsstiller søkekriteriet. Søkeresultat kan sorteres i stigende eller synkende rekkefølge ved å klikke på kolonneoverskriften. Hvis du får mange tilslag vil søkeresultatet vises over flere sider, vil følgende vises nederst på siden: Side 35/47

36 Her vil du kunne velge å bla mellom sidene, velge om du vil se alle sidene og lese totalt antall tilslag på søket. For å endre egenskaper til eller slette et lagret søk skal du gå frem på følgende måte: Utfør søket. På toppen av søkeresultat finner du et redigeringssymbol, klikk på dette og velg Rediger for å endre generelle egenskaper til søket. Rediger kriterier for å endre søkekriteriene Kriterievisning for å angi hvilke felt som skal kunne endres ved utførelse av søket. Slett for å fjerne søket fra venstre meny. 6.6 Predefinerte søk plassert i egen seksjon Noen søk er bare aktuelle for enkelte rolletyper. For arkivpersonell bør typiske kvalitets- og oppfølgingsoppgaver i ephorte, plasseres samlet under seksjonen Arkivsøk. Dette er både brukervennlig for arkivarene samtidig som søkene skjules for de som ikke har behov for å se dem (gitt at venstremeny er satt opp slik at bare brukere med rolle Arkivansvarlig eller Arkivmedarbeider har tilgang til Arkivsøk). Eksempler på arkivsøk: Til journalføring Søket henter fram alle dokumenter produsert /registrert av saksbehandlere i din virksomhet eller din journalenhet, og som er klare til endelig journalføring av arkivet. Side 36/47

37 Til omfordeling Søket henter fram alle journalposter som er feilfordelt ut i din virksomhet og returnert arkivet for ny fordeling (leder som har mottatt posten til fordeling har sendt den tilbake til arkivet). MERK: Adm. enhet og Saksbehandler er her satt til [Ufordelt] som etter lagring blir synlig som 0 da brukeren/enheten [Ufordelt] har id 0. Saker som kan avsluttes Søket henter fram alle saker som saksansvarlig i din virksomhet eller din journalenhet har markert at skal kunne avsluttes (status F), slik at arkivet kan avslutte disse. Alle utsjekkede dokumenter Av ulike årsaker kan det være at den saksbehandleren som har sjekket ut et tekstdokument for redigering ikke har sjekket det inn igjen. Arkivleder kan da søke frem og sjekke inn dokumentet. MERK 1: Dette avhenger av oppsett av arbeidsområde, som er en setting i ephorte.config. Hvis arbeidsområde er på C: eller på annen måte ikke er tilgjengelig for arkivar (rettigheter på filområder) må en få bruker selv til å sjekke inn dokumentet. Side 37/47

38 MERK 2: Dette er et søk av type dokument. For å hente opp rette kriterium må en bruke flere valg. Verdien som er lagt inn viser til hvilken bruker(e) som har sjekket ut dokumentet. Bruker med id 0 er brukeren [Ufordelt]. <> betyr IKKE. En sier her at en skal søke opp alle utsjekkede dokumenter UNNTATT de som er sjekket ut av [Ufordelt], altså alle dokumenter sjekket ut av reelle brukere. 6.7 Rolledefinerte søk i felles seksjoner I stedet for å begrense tilgang til søk ved å plassere dem under navngitte seksjoner, går det an å styre tilgang til de predefinerte søkene basert på rolletype. I søket legges det inn en rollebetingelse som gjør at bare innlogget bruker med den rollen ser søket. Det predefinerte søket kan således ligge i en felles seksjon for alle uten å forstyrre dem det ikke gjelder. MERK: Selv om valget heter rollebetingelse er det strengt tatt rolletypen (og ikke rollen) som brukes som kriterium. Det betyr at hvis en har opprettet en ekstra rolle slik at en f. eks. har to saksbehandlerroller (to roller med samme rolletype) vil ikke rollebetingelsen skille mellom de to saksbehandlerrollene. Eksempelvis kan søket Ufordelte journalposter enten ligge i egen seksjon, Ledersøk der denne seksjonen og dermed søkene bare vises for ledere. Med rollebetingelse (her RO_LEDER) på søket kan det alternativt plasseres under Felles søk (eller Saksbehandlersøk, hvis det er denne seksjonen som vises for alle brukere). Side 38/47

39 Kun brukere innlogget med rollen Leder vil se dette i aktuell seksjon. Her innlogget som Lene Leder: Oversikt over rollebetingelser: Kode RO_LEDER Bruksområde Leder/saksfordeler Side 39/47

40 RO_ARKLEDER RO_ARKPERS_G RO_SAKSBEH RO_UTVSEKR Arkivleder Arkivpersonell Saksbehandler Utvalgsekretær Side 40/47

41 7 Eksempler på nyttige søk Eksempler på hvordan søk kan bygges med kriterier og i hvilken rekkefølge de kan legges i venstremenyen: 7.1 Seksjonen: FELLES SØK (PreDefSearches) Åpen og synlig seksjon for alle roller/brukere. Ny og ubesvart post (Rekkefølge nr 1) Fast Restanser Og Avsmot Har restanse Avhuket Og Avsmot Saksbehandler PN_ID Og Journalpost Status F,J,A,M,S,E Søketype JPO Vis ulest for SB Utfør ved oppstart Merknad på søk: Egen post (innkommende dokumenter og notat N) som skal besvares/avskrives Til orientering (Rekkefølge 3) Formål/forklaring: Finner fram all post en saksbehandler har mottatt til informasjon i ephorte siste 14 dager. Søket blir automatisk utført ved pålogging, og bruker varsles dersom det er kommet inn ny ulest post. Dette vil være dokumenter der bruker er registrert som kopimottaker av samt X-notater hvor vedkommende er påført som reell mottaker. Operator Tabell Felt Kriterium Og Avsmot Saksbehandler PN_ID Og Avsmot Innholdstype Mottaker Side 41/47

42 Og Avsmot Har restanse Ikke avhuket Og Avsmot Og Journalpost Status F,J,A,M,S,E Og Journalpost Journaldato -14 Søketype JPO Vis ulest for SB Utfør ved oppstart Merknad på søk: Kopier og X-notater siste 14 dager Under arbeid (Rekkefølge 4) Fast konsepter Og Journalpost Status R Og Journalpost Saksbehandler PN_ID Søketype JP Merknad på søk: Egenproduserte dokumenter som ikke er ferdigstilt/sendt Mine saker (Rekkefølge 7) Finne fram alle egne pågående saker før arkivet har avsluttet dem (A) Operator Tabell Felt Kriterium og NoarkSak Status R, B, F og NoarkSak Saksansvarlig PN_ID Søketype SAK Merknad på søk: Egne pågående saker Side 42/47

43 7.2 Seksjonen: LEDERSØK (LESearches) Åpen og synlig seksjon for LD-rollen og synlig for AR1/AR2 rollen. Ikke synlig for øvrige brukere. Restanser egen enhet (Rekkefølge 2) Finner fram alle restanser i egen enhet, alternativt kan det finne restanser for en navngitt saksbehandler i enheten. Ved utføring av søket kan bruker velge å angi en gitt saksbehandler. I så tilfelle vil søket finne restansene for denne saksbehandleren. Lar bruker feltet stå tomt vil søket finne alle restanser i egen enhet. Operator Tabell Felt Kriterium og Avsmot Adm. enhet AI_ID og Avsmot Saksbehandler og Avsmot Har restanse Ja og journalpost Status F,J,A,M,S,E Søketype JPO Endre kriterier før søk: Saksbehandler Merknad på søk: All ubehandlet post i min enhet Postliste egen enhet (Rekkefølge 3) Operator Tabell Felt Kriterium Og Avsmot Adm.enhet AI_ID Og Avsmot Innholdstype Mottaker Og journalpost Dokumenttype I,N,X,S Og journalpost Status F,J,A,M,S,E Og journalpost Journaldato -7 Side 43/47

44 Søketype JPO Endre kriterier før søk: journaldato Merknad på søk: Siste ukes innkommet post i egen enhet Sendt fra egen enhet (Rekkefølge 4) Operator Tabell Felt Kriterium Og journalpost Adm.enhet AI_ID Og journalpost Dokumenttype U,N,X,S Og journalpost Status E,F,J Og journalpost Journaldato -7 Søketype JPO Endre kriterier før søk: journaldato Merknad på søk: Siste ukes post produsert i egen enhet 7.3 Seksjonen: ARKIVSØK (APSearches) Åpen og synlig seksjon for AR1- og AR2-rollene. Ikke synlig for øvrige brukere. Dagens skannede dokumenter (Rekkefølge nr 1) Finner fram alle journalposter/dokumenter som er skannet i dag, slik at arkivtjenesten raskt kan kvalitetskontrollere før utsending til sb/ld (spesielt nyttig ifm bunkeskanning) Operator Tabell Felt Kriterium Og Journalpost Journaldato 0 Og Journalpost Doktype I Og Journalpost Journalenhet JE_JENHET Søketype JPO Side 44/47

45 Endre kriterier før søk: Journalenhet Merknad på søk: Sortert pr journalenhet, kan endres Kontroll av saker (Rekkefølge 2) Finne fram alle saker saksbehandlere har opprettet, slik at arkivet kan kontrollere informasjon, klassere og sette disse til status B (under behandling). Operator Tabell Felt Kriterium Og NoarkSak Status R Og NoarkSak Journalenhet JE_JENHET Søketype SAK Endre kriterier før søk: Journalenhet Merknad på søk: Saker opprettet av saksbehandler Saker til avslutning (Rekkefølge 3) Finne fram alle saker saksbehandlere har markert skal avsluttes, slik at arkivet kan avslutte disse Operator Tabell Felt Kriterium Og NoarkSak Status F Og NoarkSak Journalenhet JE_JENHET Søketype SAK, Endre kriterier før søk: Journalenhet Merknad på søk: Saker markert som ferdig av saksbehandler 7.4 Seksjonen MINE SØK (OtherPredefSearches) Her plasseres gjerne søk som ikke benyttes så ofte. Under samme seksjon er det beregnet at brukeren selv kan legge inn egne søk. Side 45/47

46 Utsjekkede dokumenter (Rekkefølge 1) Finner fram alle utsjekkede dokumenter for pålogget bruker Operator Tabell Felt Kriterium Og Dokversjon Sjekket ut - PE_ID Eller Dokversjon Sjekket ut PE_ID Søketype VER Sortering DB_TITTEL Maks forekomster -1 Merknad på søk: Dokumenter som ikke er lagret i ephorte (sjekket inn) 7.5 Seksjonen OPPGAVER (Activities) Sammen med ephorte er det levert to forhåndsdefinerte dokumentflyter: en for å sende dokumenter på høring og en for sende dokument til godkjenning. Oppgaver brukes ved behandling av journalposter og saksmapper. MERK: Det er mulig å søke etter journalposter med kriterium i forhold til oppgaver tilknyttet posten f. eks oppgavestatus. Nye oppgaver (Rekkefølge 1) Formål/forklaring: Søker henter frem alle oppgaver som pålogget bruker har ansvar for å utføre og som ikke er påbegynt eller avsluttet (status 1 tilsvarer aktiv ) Operator Tabell Felt Kriterium Og vwaktivitetsakujp Object ID >-1 Og vwaktivitetsakujp Eier PN_ID Og vwaktivitetsakujp Oppgavestatus 1 Og vwaktivitetsakujp Status <>U Søketype AKT Side 46/47

47 Maks forekomster Seksjonen KATALOGER (Catalogue) Kan benyttes til å legge inn private favoritter i katalogstruktur. Denne brukes som en utforsker-funksjonalitet og bruker vedlikeholder eget innhold og kataloger. En katalog kan inneholde referanse til mapper, poster, dokumenter og underkataloger. 7.7 Seksjonen RAPPORTER (Reports) Det ligger en rekke rapporter for oppfølging og kontroll, samt journaler/postlister som standard i ephorte. 7.8 Seksjonen MODULER (Modules) Seksjonen er bare synlig for arkivpersonale (AR1 og AR2 rollene). Herfra vil det også være mulig å starte tilleggsprogram. 7.9 Seksjonen ADM VERKTØY (Tools) Under dette valget vil systemadministrator kunne vedlikeholde faste register. Hvilke registre du har anledning til å se innholdet av og vedlikeholde, er avhengig av dine rettigheter og den rollen du er logget på med. Side 47/47