Gruppe 1. Brukerforum 2013 Gruppearbeid OPPGAVE. Gruppeleder: Christina Eikeland. Støttekontakt: Kristin Lilleskare

Transkript

1 Gruppe 1 Ann-Bodil de Boer Peer Dahl Egil Arneberg Jan Henrik Ruud Magnhild Eikenes Kile Cathrine Kristiansen Torhild Brose Gro Gøytil Haugland Hege Christensen Rottem Gry S Brenne Ingrid Lausund Tennfjord Stine Wennevold Greta Abelsen Gûnes Tone Merete Brekke Marianne Høgsveen Christina Eikeland Monica Solheimsnes Anne Kari Gjestrum Tone K. V. Olsen Antall: 19 SiB Haukelandsbakken Studenthjem Boligstiftelsen Nydalen Boligstiftelsen Nydalen Studentsamskipnaden for Sunnmøre SiT Studentsamskipnaden i Tromsø SiTel SiTel Frost Eiendom AS SiA Bolig Studentsamskipnaden i Tromsø Studentsamskipnaden i Finnmark Studentsamskipnaden Stord/Haugesund Studentsamskipnaden I Hedmark SiB Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane Studentsamskipnaden i Oppland Toppe Borettslag OPPGAVE Tildeling av bolig erfaringer, nye måter å gjøre dette mer effektivt? Rutinen for tildeling av bolig har vært nokså uforandret siden Uni Eiendom ble tatt i bruk i Er tiden moden for å gjøre dette på andre måter? Hva med tildelingskriteriene, vil de bestå i fremtiden? Må søknaden behandles av en fysisk person eller kan prosessen digitaliseres? Gruppeleder: Christina Eikeland Støttekontakt: Kristin Lilleskare GRUPPE 1

2 Her er det vi snakket litt om på gruppen vår; Mulighet til å fakturere på aksepterte leieavtaler Færre prosesser, mange klikk for å få tildelt bolig Ønsker å fakturere kansellerte leieavtaler, per i dag må dette gjøres manuelt Svakhet i søkerlisten ved sortering De ulike samskipnadene tildeler boliger på veldig ulike måter og vi har også ulike kriterier. Noen ønsker å sortere slik at de tildeler 50 % av ledige boliger til gutter og 50 % til jenter. Ønsker lik kjønnsfordeling i sine boliger. Vi hadde ikke så mye mer enn dette Fra Cathrine Tildelingskriterier/regelsett: Brukerorganisasjonene forholder seg til forskjellige tildelingskriterier og rutiner for hvem som skal få tilbud om bolig. En del samskipnader har også søkere som ikke er studenter som søkere. Vi tror at tildelingsreglene kommer til å være i bruk også i fremtiden. Haukelandsbakken Studenthjem har helt andre rutiner enn samskipnadene når det gjelder aksept av kontrakt, depositum og forskudd på husleie (Tildeling: Forhåndsfakturering + depositum. Signering først etter at kunden har flyttet inn). Godkjenne søknad og venteliste eller godkjenne søker og en-til-en markedsføring og tildeling? Gruppen diskuterte om det er mulig å godkjenne søkere og ikke søknader ut fra valgte tildelingskriterier. Dette vil kunne gi oss muligheten til å avskaffe ventelistene. Ventelisteadministrasjon koster tid og ressurser og en ventelisteplassering er ganske intetsigende for søkerne. Fordeler ved dagens løsning venteliste: Venteliste er en måte å bevise at vi har behov for flere studentboliger, gir oss statistikk for å få mer tilskudd. Kundene ønsker egentlig å finne sin egen bolig (se annonsen for den boligen de søker på) og søke selv. Fordeler ved godkjenning av søker og en-til en markedsføring: Ved en løsning hvor vi godkjenner søkere, ser vi for oss en løsning hvor en søker som er godkjent for en kategori av boliger (for singel, par eller familie) og får tilgang til annonser for ledige enheter for denne kategori. Søkeren får selv ansvaret for å søke på det ledige rommet/enheten og må akseptere kriteriene (beliggenhet, fasiliteter, kontraktstartdato og pris) som er lagt inn i annonsen. Dette krever en annen type presentasjon av ledige boliger på boligtorget enn det vi har i dag (en til en markedsføring i stedet for markedsføring av en boligtype på et område). Dette krever tildeling på bestemt rom. Tildeling på rom vs blanke kontrakter? Det er en mismatch mellom ønskene til kunden (søkeren) og oss som huseier (forvalter) når det gjelder tildeling på rom vs blanke kontrakter. Dersom en kunde har fått tilbud på et (eller annet) rom på en studentby, kan klarstilt rom velges når kunden står i resepsjonen og er klar til innflytting. Dette gir større spillerom til vedlikeholdsavdelingen som ikke er bundet opp til å klarstille et bestemt rom på en bestemt dato. Blanke kontrakter egner seg godt dersom rommene er like. Vanskelig å tildele blankt når rom er forskjellige i utforming, egenskaper og har forskjellig priskode. Blank kontrakt: Er det slik at man må velge bytte for å få tildelt rom på denne? Tungvint i innflyttingsprosess. Utfordring med blanke kontrakter: Internasjonale studenter må ha spesifikk adresse. GRUPPE 1

3 Boligtorget som markedsføringskanal? Representantene i gruppa bruker forskjellige kanaler for markedsføring av ledige boliger. Noen bruker Hybel.no eller egne hjemmesider for annonsering. Ønske om mulighet til å ha mer info på boligtorget. Dette gjelder flere varianter innen en boligtype og bedre organisering, flere og større bilder. Ønsker å ha informasjonen tilgjengelig på den plassen kundene trenger den når de skal søke. Ønsket funksjonalitet utenom overnevnte saker: Tilleggsinfo/vedlegg til kontrakten, første husleie, plantegning, plassering i huset, inventarliste, bilder, informasjon om naboer. Dersom man kunne velge vedlegg til kontrakten ved avkryssing i det tilbudet sendes ut hadde dette gitt kunden et mye bedre beslutningsgrunnlag ved signering. Dokumentoversikt på «min side». Lånekassen (og sikkert mange andre) har en flott oversikt over hvilke meldinger som er sendt ut/mottatt og når disse er lest av partene. Det hadde vært flott om en kopi av dokumentene som ligger på kundekortet hadde vært tilgjengelig på «min side». Andre spørsmål/tema som kom opp i gruppen: Store forskjeller om utleierne tar depositum eller ikke. Hva med forsikring i stedet? Er det mulig å fakturere dersom bare boligtype (priskode) og ikke rom er valgt? Finnes mulighet for internasjonale som ikke har BankID for å signere digitalt? Enda enklere i forhold til internasjonale. Korttidsleie har blitt mer tungvint, boligtorgsentralen. GRUPPE 1

4 Gruppe 2 Aina Hunder Wenche Bakke Torvanger Hans Martin Brusegard Unni Vandevjen Maria Samstad Neliza Skulstad Tove Gardal Tor-Even Stamnes Lisbeth Vistven Thomassen Arild Ness Andreassen Gunn Kristine Larsen Vivian Bolstad Antall: 12 Studentsamskipnaden i Oppland Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane Studentsamskipnaden i Hedmark Stiftelsen Ahus Boligselskap Stiftelsen Ahus Boligselskap SiA Bolig Studentsamskipnaden i Finnmark SiNoT Studentsamskipnaden i Harstad SiT Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) OPPGAVE Rutiner rundt godkjenning av bolig ved inn- og utflytting Stadig flere organisasjoner tar i bruk FDV-modulen og legger med det til rette for større grad av samhandling mellom dem som jobber med økonomisk-administrative oppgaver og dem som jobber med bygningstekniske oppgaver. Hvordan kan vi utnytte dette f.eks. i forbindelse med inn- og utflytting av kunder. Gruppeleder: Tove Gardal Støttekontakt: Bjørn Davidsen GRUPPE 2

5 Det var liten erfaring i gruppa mht FDV bruken og hva som er tilgjengelig allerede. Det var også stor forskjell på utflyttingsrutiner, spesielt Ahus som server personal til sykehuset. Alle enige om at utsjekk på byggene via mobil vil gi besparelse av tid i stedet for å gå tilbake på kontoret med alle lappene og så bruke utflyttingskontrollen. Ønske om at ved oppsigelse bør det poppe opp en reminder : Eks. forhåndssjekk av teknisk før utflytting - eller hvis det er en sovende sperring for vedlikehold som da kan tas på det rommet. Studenten bør kunne (som det jobbes med) ha innflyttingskjema på Boligtorget med link til FDV - Det går jo an å bruke Melde feil som noen gjør i dag, men når det gjelder innflyttingskjema så er dette et dokument som skal brukes igjen ved utflytting av/mot samme person, spesielt når det gjelder renhold. Derfor burde det være definert med egen status, slik at det kan skilles ut fra vanlige feilmeldinger. Studentene bør også fylle ut et utsjekkskjema elektronisk. Når de sender oppsigelsen bør det være pålagt å gå krysse ut feil/mangler for leiligheten(ikke renhold) som går rett i FDV, slik at teknisk får fanget dette opp før utflytting. Definert status om at kunden er på vei ut. Det var ønske om en til og fra dato på utflyttingskontrollen slik at renholdspersonale kan organisere sitt arbeid mer effektivt. Mulighet for at kunden kan bestille utflyttingskontroll på Boligtorget, med ønsket dato og klokkeslett her må det være mulighet for hver enkelt organisasjon å administrere faste tekster. Veggdyr er et stort problem mange steder. Dette er et alvorlig problem og det var ønske om at disse rommene kunne bli merket for livet slik at de kunne tas ut i en rapport. Viktig at både resepsjon/teknisk har mulighet til å kunne se dette på en enkel måte i Uni. Ved fotografering av skader/renhold/mangler ved utflytting må dette per i dag sendes manuelt. Bilder og kommentarer bør følge faktura som sendes kunden. Noe mulighet for tilnærmet en link/vedlegg på dette? Når man tar bilde med en mobil (forutsatt at man har Uni24) så legges det direkte inn i utsjekken av dette rommet for fakturering. Ved fullført jobb fra feilmelding så bør sperringen oppheve seg automatisk GRUPPE 2

6 Gruppe 3 Tommy Danielsen Bente Holmevik Signe Mari Ulsvik Olsen Ida Grotnæss Johansen Liv Hanne Wist Gunn Utnes Wenche Nyeng Bjarte Tronbøl Antall: 8 SiT SiB SiTel SiTel Studentsamskipnaden i Tromsø Frost Eiendom AS SiT Leiebolig Forvaltning AS OPPGAVE Boligtorget Hva kan vi gjøre bedre i versjon 4? Stadig flere av kundene ønsker å benytte mobile enheter (telefoner og lesebrett) istedenfor tradisjonelle PC er når de benytter Boligtorget. Det betyr bl.a. at løsningen må gis såkalt responsivt design (tilpasser seg skjermen på enheten som benyttes), men er det andre rutiner/funksjoner som kan legges ut på Boligtorget? Vi ønsker innspill fra brukerne om hvilke ting vi må huske på ved utformingen av neste generasjon Boligtorg. Gruppeleder: Liv Hanne Wist Støttekontakt: Esben Føllesdal GRUPPE 3

7 GRUPPE 3

8 GRUPPE 3

9 GRUPPE 3

10 Gruppe 4 Sissel Halvorsen Bjarne Gjermundstad Stian Vestbø Venke Hovde Stine Gjestemoen Francilene Maria Norland Ann-Sofie Rødsten Hilde Rabben Camilla Grimsmo Lene Eid Petter H. Rossbach Pål Magnus Løken Solrun Hetling Synnøve Martinsen Ronald Jonsen Antall: 15 SiA Bolig Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane Studentsamskipnaden Stord/Haugesund Studentsamskipnaden i Molde Studentsamskipnaden i Oppland SiB Frost Eiendom AS Northbridge Northbridge Boligstiftelsen Nydalen Creno AS Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) SiT Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) Studentsamskipnaden i Nesna OPPGAVE Betalingsoppfølging rutiner rundt purring, inkasso og begjæring om utkastelse. Oppfølging av dårlige betalere kan være ressurskrevende og spesielt utfordrende om man må begjære kunden utkastet. I dette gruppearbeidet ønsker vi å diskutere hva som er beste praksis i forhold til dette arbeidet. Gruppeleder: Lene Kristin Reese Mostad Støttekontakt: Hans Rohde GRUPPE 4

11 Gruppa bestod av ca. 15 stk fra både samskipnader og private aktører. Vi opplever at det er store forskjeller fra de små aktørene til de store. De små føler at de «neste» kjenner hver og en av sine beboere, men de største aktørene har et mye mer «avstandsforhold» til sine beboere. Det oppleves som at de fleste har gode rutiner i fht purringer og inkasso. Når det gjelder Namsmannsaker er vi avhengige av en tredje part, Namsmannen, som for tiden har mye å gjøre. Dette oppleves til tider veldig frustrerende, saken blir liggende i Namsmannen sine bunker og kravet vokser etter som månedene går. På tross av at vi er så forskjellige ble slutningen: Vi må være tette på kunde/ kravet, struktur i arbeidet og klare regler. Det kan også lønne seg å være litt «pågående» til Namsmannen. GRUPPE 4

12 Gruppe 5 Heming Bentsen Geir Monsen Antall: 2 SiA Bolig Studentsamskipnaden i Oppland OPPGAVE Rapportering til Husbank / Kommunaldepartementet / SSB Hvert år må studentsamskipnadene rapportere nøkkeltall til ulike offentlige instanser/myndigheter. Mye av datagrunnlaget ligger kanskje allerede i Uni-systemene, men hva skal til for å presentere det for mottaker? Gruppeleder: Heming Bentsen Støttekontakt: Bjørn Davidsen GRUPPE 5

13 Som avtalt sendes tilbakemelding fra arbeidet i gruppe 5. Det er to ting vi ønsker oss rapporter på. Den første og viktigste er at vi snarest mulig må få på plass rapport som gjør det mulig for oss å segmentere regnskapet vårt i henhold til forskift om studentsamskipnader 8 og 9. Kort fortalt handler paragrafene om: Alle tjenester studentsamskipnader yter til andre enn studenter skal holdes regnskapsmessig adskilt. Vi har dialog med Hans Rohde om denne så det er forhåpentligvis snart på plass. Det andre vi ønsker oss er en rapport med oversikt over antall HybelEnheter (HE). Dette er tall vi rapporterer årlig til KD/Husbanken i forbindelse med søknad om tilskudd til bygging av nye boliger.. Jeg antar at de fleste samskipnader opererer med excel ark som vi gjør (se vedlegg). Oversikten må også endres hver gang vi gjør ombygginger / utbygginger eller river bygg som gjør den tungvint å bruke Oversikten ser slik ut: Vennlig hilsen Heming GRUPPE 5

14 Gruppe 6 Ole Jan Moseid Ingar Husemoen Irene Kvello Rigmor Frost Mikael Nilsson Jan Håkon Bekkavik Antall: 6 SiA Bolig Studentsamskipnaden i Oppland Studentsamskipnaden i Tromsø Frost Eiendom AS AMAX konsult AB SiT OPPGAVE Fremtidens Uni Eiendom Hvordan ser det ut? Hvordan kan Uni Eiendom se ut i 2020? Her ønsker vi kreative innspill til fremtidens eiendomsforvaltningssystem. Gruppeleder: Ingar Husemoen Støttekontakt: Rune Øvrebø GRUPPE 6

15 Idetørke må kanskje tilskrives aktivitetene mandag kveld.. Noen av punktene er allerede forhåndsannonsert av UNI. Energiavregning muligheter for innsamling av målerverdier og fakturering på en lett måte. Dette kan medføre behov for utskifting av målerparken til den enkelte organisasjon. FDV over på nettbrett og lignende Muligheter for mer individuell tilpasning av den enkeltes organisasjons Boligtorg mht utseende, layout etc Det ble i gruppen hevdet at en ny teknologisk plattform er nødvendig Utvikling av nye app er Bedre rapportgenerator lettere for brukerne å lage sine egne rapporter ut i fra felter som kan endres Ferdige rapporter til SSB, Husbanken, departementet Online support i form av en chat-tjeneste vi kan se hvem av saksbehandlerne hos UNI som er tilgjengelig Fleksibelt og lett tilgjengelig både for kunder (UNI-kunder), studenter eller andre Økt krav til tilgjengelighet er en utfordring mht sikkerheten Økt bruk av gradert tilgang Bedre brukeradministrasjon enn i dag Mer skrapet grunnversjon (billigere) og økt bruk av modulbasert tilpasning Et bedre system for prisregulering (regulering til gjengs leie) Billigere SMS er!! Ingar Husemoen - referent GRUPPE 6

16 Gruppe 7 Hege Sundet Robert Horghagen Vegard Botnen Antall: 3 Frost Eiendom AS Frost Eiendom AS SiB OPPGAVE Varslingstjenesten Nye bruksområder? Hvilke hendelser/rutiner er det aktuelt å varsle kunden om? Hvilke utvalgsmuligheter trenger brukeren for å varsle de aktuelle kundene? Gruppeleder: Vegard Botnen Støttekontakt: Øystein Vindenes GRUPPE 7

17 GRUPPE 7

18 Gruppe 8 Tone Bolgvåg Sandvik Arve Lyng Tomas Myhre Antall: 3 Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane SiT SiNoT OPPGAVE Nøkkelregister Hva kan gjøres bedre med dagens løsning? Uni Pluss trenger innspill til en revisjon av eksisterende løsning for behandling av nøkler. Det er behov for enklere rutiner ved ajourhold av nøkkelregisteret, og kanskje er det også andre ting som må forbedres? Gruppeleder: Tone Bolgvåg Sandvik Støttekontakt: Erik Faugstad GRUPPE 8

19 Ja, vi noterte på heftet vi fikk utdelt og leverte det inn! Det var ikke så mye med tanke på at det ikke er noen som bruker systemet, og alle på gruppa hadde meldt seg på for å høre mer om hvordan andre brukte Nøkkelsystemet. Det vi kom frem til var at det må bli mer brukervennlig å legge inn nøkler i systemet slik at vi kan gjøre dette SELV. Det er også flere som er avhengig av at det må være kommunikasjon mellom systemet og leverandør, eks. TrioVing. GRUPPE 8

20 Gruppe 9 Nils Inge Brurberg Ole Semb Trond Bakken Helge Nygård Enghild Dalseide Vibeke Jensen Erik Langedok Heidi Breivik Britt-Eva Andersen Tor Loftesnes Fardal Jo Espen Millehaugen Morten Haraldstad Ivar Magne Grøtta Arne Mo Rune Waage Jonny Hansson Ole Ryver Jan Erik Woll Amund Axelsson Øystein Kvam Terje Tronstad Øyvind Evensen Terje Mannsverk Antall: 23 BankID Norge Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) Studentsamskipnaden i Tromsø Odfjell eiendom SiB SiB SiTel SiT Studentsamskipnaden i Tromsø Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane Studentsamskipnaden i Hedmark Studentsamskipnaden i Hedmark Studentsamskipnaden i Molde Studentsamskipnaden i Oppland Odfjell eiendom Odfjell eiendom Toppe Borettslag SiTel AMAX konsult AB Frost Eiendom AS SiA Bolig SiA Bolig Studentsamskipnaden i Finnmark OPPGAVE FDV Mobil Evaluering av den nye modulen I dette gruppearbeidet får brukerne teste ut aktivitetssystemet på mobil/lesebrett gjennom praktisk bruk. Hva fungerer bra og hva fungerer mindre bra? Her ønsker vi at deltakerne er kreative og kaster frem tanker og idéer som kan være innspill til det videre utviklingsarbeidet. Gruppeleder: Helge Nygård Støttekontakt: Rune Synnevåg GRUPPE 9

21 Rune viste funksjonalitet: Mine arbeidsordre. Åpne arbeidsordre, kommentere og kvittere. Ønsker for fremtiden: Sende ut SMS og e-post til leietaker. Mulighet for at lagrede søk fra sales tracker kan legges ut til bærbar enhet. Et spørsmål om hva som skjer med gjentagende arbeidsordre. Vil disse fylle listene? Kan mulighet for å begrense antall arbeidsordre som går ut være greit? Kan ansvarlig endres ute i felt? Sende bestilling ønskes i fremtiden. Aktivitet må kunne lages fra bygg/ etasje/anlegg. Funksjonalitet for åpningsvindu: AO denne uke. Dagens visninger? AO visning i kalender. Nye kommentarer varsles? Mitt inntrykk etter gjennomgangen er at dette kommer til å bli et viktig verktøy for fremtiden GRUPPE 9

22 Gruppe 10 Lene Kristin Reese Mostad Sigrid Hanseth Gunnar Jervell Mariann Fjukstad Mork Finn Roar Thorsen Vibeke Larsen Antall: 6 SiT Studentsamskipnaden i Molde Studentsamskipnaden i Hedmark Studentsamskipnaden for Sunnmøre SiNoT Studentsamskipnaden i Tromsø OPPGAVE EHF- formatet Utfordringer / erfaringer Hva kan gjøres bedre? Innføringen av EHF-formatet har bydd på en del utfordringer, og i dette gruppearbeidet ønsker vi at brukerne diskuterer hva som er bra og hvilke forbedringspotensial som finnes. 15 Gruppeleder : Sigrid Hanseth Støttekontakt: Stig Sellevold GRUPPE 10

23 EHF-format, erfaringer/utfordringer-hva kan gjøres bedre? Noe plunder med igangsettelsen av ordningen. Få mottakere så langt Enda færre som sender oss faktura Vedlegg fungerer ikke så langt Flere av våre offentlige mottakere skifter org.nr.,eventuelt at de har flere. Dette er problematisk. Hva med onlinetjester- automatisere. tjenesten-rett inni systemet (Uni24) Kan EHF-mottak gå rett i fakturamottak? Hilsen Gruppe 10 EHF-formatet GRUPPE 10