Sluttrapport august 2014 NY ORGANISERING OG DRIFT AV BOLIGFORVALTNINGSENHET I HAMMERFEST KOMMUNE

Transkript

1 Sluttrapport august 2014 NY ORGANISERING OG DRIFT AV BOLIGFORVALTNINGSENHET I HAMMERFEST KOMMUNE

2 FORORD Denne sluttrapporten gir en beskrivelse av prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet 1 i Hammerfest kommune». Rapporten sier hvordan prosjektet ble gjennomført, i hvilken grad arbeidsmålene ble realisert, og hva vi erfarte i forbindelse med prosjektarbeidet. Det vi lærte i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» har vært med på å peke ut kursen for videre arbeid i kommunen. Kunnskapen vi har tilegnet oss har blant annet ført til to nye prosjekter i kommunen og et uttrykt behov for en boligpolitisk handlingsplan. Tusen takk til alle dyktige ansatte i kommunen som har sittet i arbeidsgrupper og deltatt på møter. Ved å samarbeide gjør vi hverandre gode! Prosjektleder Ann Kristin N. Strandheim 1 Begrepet «boligforvaltningsenhet» slik det er brukt i dette prosjektet åpner for misforståelser. Forvaltning betegner ofte å styre eller administrere egne/ innleide yrkesbygg/ boliger og knyttes til skatter/ avgifter, forsikringer og administrasjon av objekter. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 1

3 Innhold FORORD SAMMENDRAG OG VIKTIGSTE RESULTATER STRATEGISK BOLIGSOSIAL GRUPPE BOLIGSOSIAL HANDLINGSPLAN SØKNAD OM KOMPETANSETILSKUDD TIL NYE PROSJEKTER BOLIGKONTORET BOLIGTILDELING KOMPETANSEHEVING LÅNE- OG TILSKUDDSORDNINGER INNLEDNING OG BAKGRUNN PROSJEKTETS VARIGHET OG ØKONOMI ORGANISERING AV PROSJEKTET NÆRMERE OM DE FORSKJELLIGE ROLLENE BESKRIVELSE AV PROSJEKTARBEIDET AVGRENSNING STRATEGIER FORANKRING ARBEIDSGRUPPER STUDIUR DAGSTUR TVERRFAGLIG SAMARBEID KOMPETANSEHEVING RESULTAT «Vi har en helhetlig strategi for å mestre boligsosiale utfordringer» «Nytt boligkontor er på plass» «Samordnet boligtildeling er i daglig drift» «Ansvar for tiltak i boligsosial handlingsplan er fordelt» SENTRALE LÆRINGSPROSESSER SOM ER GJENNOMFØRT STUDIETUR, GRUPPEARBEID OG WORKSHOP LÆRING AVSLUTNING BOLIGPOLITIKK Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 2

4 6.2. SAMARBEID BOLIGSOSIAL OVERSIKT PROSJEKTER REFLEKSJONER RUNDT VIDEREFØRING I DRIFT REFERANSER Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 3

5 1. SAMMENDRAG OG VIKTIGSTE RESULTATER Prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» er gjennomført for å få en god boligforvaltning i Hammerfest kommune. Prosjektet har utgangspunkt i Boligsosial handlingsplan (vedtatt i 2011) og dens 31 tiltak. Planen involverer mange aktører, blant annet rådmann som kommuneorganisasjonens øverste leder, kommunalsjefer, sektorer, tjenester, Hammerfest Eiendom KF og NAV. Iverksetting og gjennomføring av tiltakene i Boligsosial handlingsplan forutsatte at aktørene prioriterte arbeidet og igangsatt nødvendige tiltak for å oppnå de forskjellige målene. Rollen som koordinator og pådriver ble lagt til prosjektleder. Prosjektleder og prosjektet ble tatt godt i mot i kommuneorganisasjonen. Da prosjektleder innkalte til oppstartsmøter var alle imøtekommende og glade for at de boligsosiale utfordringene havnet på dagsorden. De ansatte fortalte åpent om arbeidsdagen sin og tjenestens utfordringer, og alle hadde konstruktive forslag til løsninger. Engasjementet var stort og kunnskapsnivået høyt. Fra starten av var prosjektet forankret hos øverste administrative ledelse, og i forbindelse med revidering av boligsosial handlingsplan og oppretting av arbeidsgrupper ble prosjektet forankret i fagenhetene i kommunen. 1.1 STRATEGISK BOLIGSOSIAL GRUPPE I forbindelse med inngåelse av partnerskapsavtale med Husbanken i 2010 ble det opprettet en strategisk boligsosial gruppe som har ansvar for oppfølging av avtalen og den felles arbeidsplanen kommunen har med Husbanken. Denne gruppen har fungert som ressursgruppe for prosjektet, og har i løpet av prosjektperioden utviklet boligsosial forståelse og kompetanse. I 2014 ble gruppen utvidet slik at den fungerer som ressursgruppe også for prosjektet «Liten by store boligutfordringer». Samhandlingen og dialogen mellom de to prosjektene og den strategiske boligsosiale gruppen har ført til god samordning av det boligsosiale arbeidet i kommunen. Tanken er at gruppens kompetanse skal benyttes også til nye prosjekter med boligsosial vinkling. Gruppen er godt etablert og har månedlige møter. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 4

6 1.2 BOLIGSOSIAL HANDLINGSPLAN Et av de første arbeidsmålene prosjektet gjennomførte var å revidere boligsosial handlingsplan. Dette ble gjort i samarbeid med fagenhetene som har ansvar for tiltak i planen eller blir berørt av planen. Blant andre rus- og psykiatritjenesten og innvandrertjenesten bidro aktivt med ny tekst om sitt fagområde og forslag til nye tiltak (Hammerfest kommune, 2013). Planen ble lagt ut til offentlig ettersyn og sendt på høring internt og eksternt blant annet til råd/ utvalg og lag/ foreninger. Revidert utgave ble vedtatt i kommunestyret i oktober 2013, og i ettertid har prosjektleder hatt dialog med alle som har ansvar for tiltak i planen. Samtlige fagenheter kjenner til planen og arbeider med «sine» tiltak. 1.3 SØKNAD OM KOMPETANSETILSKUDD TIL NYE PROSJEKTER Et av arbeidsmålene i prosjektet var å søke Husbanken om boligsosialt kompetansetilskudd til prosjektet «Liten by store boligutfordringer». Søknaden fikk positivt svar og prosjektleder ble ansatt høsten Prosjektet er godt etablert og har blant annet, i samarbeid med boligkontoret og Husbanken, gjennomført et arrangement med fokus på å få innvandrere til å kjøpe bolig ved bruk av startlån. Prosjektet jobber med å kartlegge boligsituasjonen blant innvandrere i byen og fikk våren 2014 politisk vedtak om kjøp av fem boliger til innvandrere. Prosjektet har fått innvilget tilsagn om midler fra Husbanken for enda et år. De to prosjektene har som sagt felles ressursgruppe og møtes månedlig. I tillegg utveksler prosjektlederne erfaringer og hjelper hverandre med prosjektarbeidet og eventuelle arrangementer. I 2014 har prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» søkt Husbanken om boligsosialt kompetansetilskudd til prosjektene «Boligkoordinator» og «Unge i sårbare overganger». Dette var ikke arbeidsmål i prosjektbeskrivelsen, men behovet for prosjektene ble tydeliggjort av prosjektarbeidet. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 5

7 1.4 BOLIGKONTORET To arbeidsgrupper har vært aktive i prosjektperioden. Arbeidsgruppen «Nytt boligkontor» konkluderte med at den organisatoriske plasseringen til boligkontoret og det nære samarbeidet med økonomisk rådgiver fungerte godt, men at behovet for langsiktig boligsosial/ boligpolitisk planlegging, helhetstenking og oppfølging av leietaker ikke lot seg gjennomføre med dagens bemanning. Gruppen anbefalte to nye årsverk: En fagansvarlig og en boligkoordinator. Arbeidsgruppen gjorde også en kartlegging av boligkontorets ansvarsområder, og i etterkant av gruppearbeidet har boligkontoret og økonomisk rådgiver utarbeidet rutinebeskrivelser og stillingsbeskrivelser for å tydeliggjøre egne ansvarsområder. 1.5 BOLIGTILDELING Den andre arbeidsgruppen «Samordnet boligtildeling og fleksibel bruk av boligmassene» anbefalte en ny boligtildelingsrutine som innebærer at alle vedtak om kommunal bolig og tildeling av kommunal bolig til vanskeligstilte på boligmarkedet i Hammerfest fattes av boligtildelingsutvalget. Sammensetningen av utvalget, ny rutine og kriterier for tildeling av bolig ble administrativt vedtatt av rådmann i juni 2014 og trår i kraft 1. september Gruppen er i drift med faste møter hver 14 dag. Nytt søknadsskjema og brevmaler er laget. Resultatet blir bedre service til bruker, bedre oversikt og mer rettferdig saksbehandling, i tillegg til at boligtildelingsutvalget får innsikt i de ulike fagenhetenes utfordringer og lærer av hverandre. 1.6 KOMPETANSEHEVING Den største kompetansehevingen er forventet å finne sted i boligtildelingsutvalget. Bakgrunnen for dette er de erfaringene prosjektet har med arbeidsgrupper. De to arbeidsgruppene som ble opprettet i forbindelse med prosjektet var tverrfaglige og bredt sammensatt av personer med ulik kompetanse. I begge arbeidsgruppene var det enighet om at alle lærte av hverandre og fikk større forståelse for de andre (fag-)enhetenes behov. Fellesskapsfølelsen ble tydelig i løpet av gruppearbeidet og gruppene framsto som samlet. Den samme kompetansehevingen finner sted på boligkontorets ukentlige møter, i ressursgruppens månedlige møter, i styringsgruppen og andre grupper. 1.7 LÅNE- OG TILSKUDDSORDNINGER Prosjektleder har deltatt på ukentlige møter med leder for servicesenteret (faglig ansvarlig for boligkontoret), økonomisk rådgiver og de ansatte på boligkontoret. Disse møtene, samt internt workshop og kurs i Husbanken, ligger til grunn for en analyse om bruken av låne- og tilskuddordninger. Analysen er laget som et arbeidsdokument med tiltak og er sendt leder for servicesenteret og boligkontoret. Det er også utarbeidet en informasjonsfolder om lån- og tilskuddsordninger. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 6

8 2. INNLEDNING OG BAKGRUNN Hammerfest kommune inngikk partnerskapsavtale med Husbanken i I den første arbeidsplanen som ble inngått mellom kommunen og Husbanken var det et mål for kommunen å utarbeide en boligsosial handlingsplan. Arbeidet med den boligsosiale handlingsplanen pågikk i hele 2011, og planen ble vedtatt av kommunestyret 8. desember samme år. Gjennom arbeidet med handlingsplanen kom det fram at Hammerfest kommune har vesentlige utfordringer knyttet til blant annet boligforvaltning, boligtildeling, boligtilbud for vanskeligstilte og bruk av boligsosiale virkemidler. På denne bakgrunn ble det søkt Husbanken om kompetansetilskudd til prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune». I søknaden til Husbanken forklarte kommunen at vi har vesentlige utfordringer knyttet til det boligsosiale området, og at vi ønsker å «løfte» utfordringene både administrativt og i praktisk hverdag. Prosjektet ble imøtekommet med tilsagn om tilskudd på kr ,- fra Husbanken. Tittelen på prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» formulerte prosjektets hovedmål, og av prosjektsøknaden fremgår følgende (Hammerfest kommune, 2012): Det forventes at gjennom prosjekt med hensikt å gjennomføre endringer som foreslått i planens kapittel 5 (Boliger, tjenester og virkemidler, GJ) vil Hammerfest kommune kunne få en vesentlig bedre boligforvaltning. I dette ligger mer hensiktsmessig administrativ organisering, og ikke minst forbedrede arbeidsprosesser innen alle områder som hører inn under et boligkontors oppgaver. I tilsagnet fra Husbanken forventes følgende (Hammerfest kommune, 2012): Innen 3 år skal det utvikles en mer helhetlig strategi for håndtering av de boligsosiale utfordringene. Denne skal bidra til et større handlingsrom og et mer målrettet arbeid for å oppnå kommunale og statlige målsettinger innenfor det totale boligsosiale området i kommunen. Herunder blant annet boligforvaltning, boligtildeling, boligoppfølging av vanskeligstilte, økonomiske rådgivning og økonomiske virkemidler. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 7

9 2.1 PROSJEKTETS VARIGHET OG ØKONOMI Kompetansetilskuddet fra Husbanken er gitt for to år, og det forutsettes at prosjektet skal være sluttført innen utgangen av Husbanken har godkjent å endre prosjektperioden til , og prosjektleder er ansatt fra I henhold til prosjektbeskrivelsen skal prosjektet finansieres med kompetansetilskudd fra Husbanken på kr ,- og egenandel for Hammerfest kommune på kr ,-. Totalt kr ,- September 2013 overførte Husbanken kr ,- til kommunen som første delutbetaling av kompetansetilskuddet. Søknad om siste delutbetaling sendes Husbanken i august ORGANISERING AV PROSJEKTET Til å lede arbeidet med prosjektet og sørge for framdrift er følgende prosjektorganisasjon benyttet: Prosjekteier Hammerfest kommune Prosjektansvar Assisterende rådmann Organisatorisk plassering Prosjektet ligger under service og intern utvikling v/ servicesenteret (tidligere servicekontoret) i sentraladministrasjonen Styringsgruppe Strategisk ledergruppe (rådmann, assisterende rådmann og tre kommunalsjefer) og daglig leder for Hammerfest Eiendom KF Husbanken er observatør Ressursgruppe Strategisk boligsosial gruppe (assisterende rådmann, kommunalsjef kultur og samfunn (tidligere samfunn og utvikling) og leder for servicesenteret Daglig oppfølging/ Leder for servicesenteret personalansvar Prosjektleder Tilsettes for perioden Endret til Prosjektleder ansatt Arbeidsgrupper Det var planlagt tre arbeidsgrupper, men prosjektet landet på to grupper: Arbeidsgruppe 1 Nytt boligkontor Arbeidsgruppe 2 Samordnet boligtildeling og fleksibel bruk av boligmassene Prosjektdeltakere Bolig- og økonomiteamet i servicesenteret Hammerfest Eiendom KF Innvandrertjenesten Helse og omsorg v/ fag og forvaltningsenheten v/ rus- og psykiatritjenesten NAV Andre roller Husbanken Andre kommuner Partnerskapskommunene Bodø og Alta Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 8

10 2.3 NÆRMERE OM DE FORSKJELLIGE ROLLENE Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for prosjektet og står dermed ansvarlig for rapporteringen fra prosjektet til Husbanken. Styringsgruppen har møter 2-4 ganger per år. Prosjektansvaret ligger hos assisterende rådmann som er kommunens kontaktperson mot Husbanken. Ressursgruppen har ansvaret for den fortløpende oppfølgingen av prosjektet og samhandlingen med prosjektleder. Gruppen har også ansvaret for oppfølging av målene i partnerskapsavtalen mellom Husbanken og kommunen, og den årlige arbeidsplanen som utarbeides i forbindelse med denne. På denne måten sikrer en et godt grunnlag for helhetstenkning og framdrift, i og med at en kan se mål og tiltak i den boligsosiale handlingsplanen opp mot de overordnede målene i partnerskapsavtalen med arbeidsplan. Ressursgruppen har månedlige møter med prosjektleder. Ressursgruppen rapporterer til styringsgruppen. Prosjektleder har ansvaret for den daglige driften av prosjektet og ansvaret for oppfølgingen av arbeidsmål i prosjektet. Prosjektleder arbeider etter ressursgruppens anvisninger og rapporterer til ressursgruppen. Prosjektleder har ansvar for at det kalles inn til møter og for møteprotokoll fra møtene med ressursgruppen og arbeidsgrupper. Arbeidsgrupper benyttes for å løse enkeltoppgaver i prosjektet. Arbeidsgruppene samarbeider nært med prosjektleder. Prosjektet etablerte to arbeidsgrupper, en som omhandler boligkontoret og en som omhandler boligtildeling. Arbeidsgruppe 1 «Nytt boligkontor» besto av: Virksomhetsleder servicekontoret (nå servicesenteret) som er leder for boligkontoret Begge ansatte ved boligkontoret Økonomisk rådgiver som arbeider i team med boligkontoret og deres felles leder Representant fra Hammerfest Eiendom KF Representant fra lønn- og personalavdelingen Representant fra Fagforbundet Arbeidsgruppe 2 «Samordnet boligtildeling og fleksibel bruk av boligmassene» besto av: Fagleder innvandrertjenesten En ansatt ved boligkontoret Representant fra Hammerfest Eiendom KF Representant fra Helse og omsorg Representant fra NAV ReHabiliteringskoordinator Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 9

11 3. BESKRIVELSE AV PROSJEKTARBEIDET Formålet med prosjektet er en god boligforvaltning i Hammerfest kommune. I dette ligger en helhetlig strategi for å mestre boligsosiale utfordringer, et «nytt» boligkontor, en samordnet boligtildeling, samt rutiner og avtaler på områder som hører inn under boligkontorets oppgaver. Boligsosial handlingsplan har 31 tiltak (Hammerfest kommune, 2011). Disse er gruppert og formulert som 13 arbeidsmål i prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» (Hammerfest kommune, 2012). Arbeidsmål av strategisk eller sektorovergripende art: 1. Rekruttering prosjektleder og igangsetting av prosjektet 2. Langsiktig planlegging av boligsosialt arbeid etablering av en strategisk boligsosial gruppe 3. Samhandling og kompetanse 4. Prosjekt konsekvenser med fortetting av minoriteter 5. Revisjon av den boligsosiale handlingsplanen Arbeidsmål som omfatter boligforvaltningsenheten: 6. En ny administrativ organisering av boligkontoret etablering av boligforvaltningsenheten 7. Låne- og tilskuddsordninger synliggjøring og prioritering 8. Økonomisk rådgivning som del av boligforvaltningen 9. Boligtildelingsutvalg samordnet boligtildeling Arbeidsmål som omfatter tiltak i regi av andre: 10. Tiltak som skal følges opp av Hammerfest Eiendom KF 11. Tiltak som skal følges opp av Innvandrertjenesten 12. Tiltak som skal følges opp av sektor for Helse og omsorg 13. Tiltak som skal følges opp av NAV Status for hvert av arbeidsmålene blir presentert i vedlegg 8. Tabellen tar for seg et arbeidsmål om gangen, oppgir referanse og gjengir arbeidsmål med delmål slik de er formulert i prosjektbeskrivelsen. Etter hvert delmål oppgis status. Der det er nødvendig med utfyllende informasjon har tabellen et kommentarfelt. Avslutningsvis deler prosjektleder erfaringer fra arbeidet. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 10

12 3.1 AVGRENSNING Hammerfest kommune har en hensikt med gjennomføringen av prosjektet (formålet) og kommunen ved ledergruppa har vedtatt en prosjektbeskrivelse med mål for prosjektet. Målene uttrykker at prosjektet skal levere visse resultater, og når målene nås bidrar de til god boligforvaltning i kommunen (formålet). Det er imidlertid viktig med en bevisst avgrensning av prosjektet slik at de involverte vet hva prosjektet skal jobbe med og hva prosjektet ikke har ansvar for. En formålsstruktur er et hjelpemiddel som klarlegger prosjektets retning og omfang, og illustrerer hva prosjektet skal omfatte og hva det ikke skal befatte seg med (Andersen, Grude, & Haug, 6. utgave, 3. opplag 2011). Da prosjektarbeidet startet opplevde prosjektleder at det ikke var samsvar mellom forventningene til prosjektet ute i organisasjonen og prosjektleders fullmakter. Prosjektleder og ressursgruppa brukte derfor tid innledningsvis til å avgrense prosjektet og skape en felles forståelse av hva prosjektet har ansvar for og hva det ikke har ansvar for. Når ressursgruppa var kommet fram til en felles forståelse av prosjektet ble det arrangert informasjonsmøte der deltagerne fikk høre foredrag fra Husbanken om boligsosialt arbeid generelt, om den boligsosiale handlingsplanen som lå til grunn for prosjektet, og informasjon om selve prosjektet. Målet var å sette prosjektet inn i en sammenheng slik at deltagerne skulle forstå hva vi ønsket med prosjektet og hvorfor. Assisterende rådmann innledet møtet, noe prosjektleder opplevde som viktig. Både fordi assisterende rådmann sitter i kommunens strategiske boligsosiale gruppe og fordi det var et uttrykk for at prosjektet var forankret hos øverste ledelse. Prosjektarbeid er tverrfaglig samarbeid mot et felles mål, og det er viktig å synliggjøre at prosjektets mål bidrar til den utviklingen kommunen ønsker. Innledningsvis i prosjektet utarbeidet prosjektleder derfor en formålsstruktur som avgrenser og konkretiserer prosjektet slik at det blir enklere å holde fokus på hva det er prosjektet jobber for å oppnå. Formålsstrukturen tar utgangspunkt i prosjektets formål «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune»; Hvorfor gjør vi dette? Jo, vi ønsker en god boligforvaltning i Hammerfest kommune! Vi ønsker en god boligforvaltning og for å få en god boligforvaltning må vi ha: en helhetlig strategi for å mestre boligsosiale utfordringer nytt boligkontor samordnet boligtildeling fordelt ansvaret for tiltak i Boligsosial handlingsplan På denne måten blir formålet brutt ned i mer detaljerte formål som hver for seg utdyper det overordnede formålet. Formålsstrukturen viser hva som kreves for å nå det overordnede formålet/ god boligforvaltning. Delformålene er deretter brutt ned ytterligere for å illustrere hva som kreves for å nå den ønskede situasjon. Formålsstrukturen til prosjektet er presentert på neste side. Det som er markert rødt i formålsstrukturen er viktig for å få god boligforvaltning i kommunen, men det er ikke prosjektets ansvar. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 11

13 Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 12

14 3.2 STRATEGIER FORANKRING Et av suksesskriteriene til prosjektet var forankringen. Prosjektet hadde en historikk og var eget tiltak i Boligsosial handlingsplan for perioden Ved å organisere prosjektet slik at ressursgruppen var den samme som den strategiske boligsosiale gruppen som ble opprettet i forbindelse med inngåelse av partnerskapsavtale med Husbanken i 2010, sikret man kontinuitet og samhandling på det boligsosiale området. Med assisterende rådmann, kommunalsjef og leder for servicesenteret i ressursgruppa og med strategisk ledergruppe som styringsgruppe har prosjektet bred forankring i organisasjonen. Dette bidro til at prosjektet fikk en god start, og har hatt betydning for fremgangen i prosjektet. Ved forespørsel om deltagelse har virksomhetsledere sendt representanter for sin tjeneste, til tross for at alle har mye og gjøre. Samarbeidet med Husbanken og den felles arbeidsplanen gav også tyngde til prosjektet som en viktig del av det boligsosiale og boligpolitiske arbeidet kommunen skal prioritere ARBEIDSGRUPPER Prosjektet opprettet to arbeidsgrupper. En som foreslo «nytt boligkontor» og en som arbeidet fram forslag til samordnet boligtildeling. Deltagerne i begge gruppene møttes første gang til workshop etter informasjonsmøtet i februar Deretter møttes gruppene jevnlig hver for seg i perioden februar juni Problemstillingene til de to gruppene gikk inn i hverandre, så det ble også arrangert to fellesmøter der gruppene presenterte forslagene for hverandre og diskuterte aktuelle problemstillinger/ utfordringer. Prosjektleder opplevde at dette var veldig lærerikt og inspirerende for de som deltok. Erfaringer ble utvekslet og nye innspill ble tatt til etterretning i det videre arbeidet STUDIUR I april 2013 dro 7 representanter fra de to gruppene på studietur til Bodø. Vi valgte Bodø kommune fordi kommunen tidligere hadde en boligforvaltning som var spredt over flere avdelinger, men har gjennomgått en omorganisering blant annet for å få en samordnet boligtildeling. Bodø kommune hadde vært der vi er nå, og de hadde kommet seg dit vi ønsker å komme. Representantene fra Bodø kommune fortalte ærlig om prosessen de har vært gjennom og nye utfordringer som har dukket opp. Dette var veldig lærerikt for deltagerne. Gruppen deltok også på kurs i forvaltningsrett i regi av Husbanken, og vi alle dro hjem med ny, viktig lærdom. Bildet er fra studieturen. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 13

15 3.2.4 DAGSTUR Gruppearbeidene ble avsluttet i juni 2013 med tur til Akkarfjord på Sørøya. Her ble de to anbefalingene fra arbeidsgruppene presentert og diskutert. Noen korrigeringer ble gjort før alle var enige om sluttresultatet, og vi kunne feire egen arbeidsinnsats med grillmat. En hyggelig opplevelse som styrket samholdet og fellesskapsfølelsen ytterligere. Det ble også tid til å besøke kamelene i Akkarfjord TVERRFAGLIG SAMARBEID Prosjektet skulle bidra til å etablere arenaer som kan være i funksjon også etter at prosjektet er avsluttet. Prosjektet har god erfaring med tverrfaglig samarbeid og forventer følgende: Nettverksbygging og erfaringsutveksling på tvers av fag o Gjør det lettere å ta kontakt i andre sammenhenger Kompetanseheving både når det gjelder fag og kunnskap om organisasjonen o Kunnskap om de forskjellige (fag-)enhetene gir økt forståelse og respekt for andres arbeid Bedre kvalitet på tjenester til bruker Bedre omdømme Når vi kommer sammen fra ulike enheter belyses utfordringer fra flere sider og den samlede kompetansen heves. Dette er til beste for bruker av kommunale tjenester. Dette ser vi blant annet i følgende etablerte grupper: Gruppe: Deltagere: Oppgave: Strategisk boligsosial gruppe Assisterende rådmann, kommunalsjef kultur og samfunn og leder servicesenteret (prosjektledere og leder) Boligtildelingsutvalget BØ-team Boligtilpasningsgruppen Ansvarsgrupper Boligkontoret, innvandrertjenesten, helse og omsorg, NAV og Hammerfest Eiendom KF Boligkontoret, økonomisk rådgiver og leder for servicesenteret Boligkontoret, økonomisk rådgiver, ergo og fysioterapitjenesten, byggesaksavdelingen og Husbanken Økonomisk rådgiver, NAV, rehabiliteringskoordinator og rus- og psykiatritjenesten Følge opp arbeidsplan med Husbanken og være ressursgruppe for boligsosiale prosjekter Vedtar og tildeler kommunal bolig til vanskeligstilte på boligmarkedet Diskuterer blant annet vanskelige startlånssaker Behandler søknader om boligtilskudd til tilpasning Følge opp bruker av kommunale tjenester Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 14

16 Tverrfaglig samarbeid finner også sted utenfor etablerte grupper. Økonomisk rådgiver har blant annet gjennomført opplæring i personlig økonomi i samarbeid med NAV og Voksenopplæringssenteret. Hos NAV var målgruppen unge og fokuset var blant annet på forbruksgjeld. Hos innvandrertjenesten fikk deltagerne blant annet veiledning om hvordan gjøre innkjøp på en økonomisk måte. Boligkontoret og servicekontoret har deltatt på arrangement om startlån i regi av innvandrertjenesten, og i forbindelse med ny rus- og psykiatriplan deltok mange fra ulike fagenheter på workshop KOMPETANSEHEVING I løpet av prosjektperioden har problemstillinger i forbindelse med vanskeligstilte på boligmarkedet stadig vært på agendaen, både i kommunen og sentralt. Både prosjektet og den strategiske boligsosiale gruppen/ ressursgruppen har prioritert og delta på ulike arenaer og på de månedlige møtene har ressursgruppen diskutert aktuelle problemstillinger, rapporter og modeller. Styringsdokumenter I kommunen: Plan for Rus og Psykisk helsearbeid (planlagt vedtatt i 2014) Kommuneplanens arealdelplan for Rypefjord og Hammerfest (vedtatt i 2014) Sjumilssteget kommuneanalyse (gjennomført i 2014) Boligsosial handlingsplan for perioden (vedtatt i 2013) Re-/ habiliteringsplan (vedtatt 2013) Folkehelseplan for Hammerfest kommune for perioden (vedtatt i 2012) Fra sentralt hold: Nye statlige føringer for startlånsordningen (2014) Husbankens boligpolitikkanalyse for Hammerfest kommune, januar 2013 Bostedsløse i Norge 2012 en kartlegging, NIBR-rapport 2013:5 «Byggje bu leve» Meld. St. 17 ( ) «Ryktet forteller hvor du bor» Rapport IRIS 2012/316 Møtearenaer Prosjektet har prioritert å delta på forskjellige arenaer der kunnskap ble formidlet, og i ressursgruppen ble erfaringer utvekslet og den samlede forståelsen hevet. Ved å møte andre som arbeider med boligsosiale og boligpolitiske utfordringer fikk vi bekreftet at vi var på riktig vei, og vi fikk nye ideer om hvordan veien videre kunne se ut. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 15

17 Eksempler på arrangementer der prosjektet har deltatt: Boligkonferansen i Trondheim 2014 (arrangør Kommunale boligadministrasjoners landsråd/ KBL) Fagsamlinger i regi av Husbanken o Planprosess og forankring, Bodø 2014 o Boligpolitikk, Tromsø 2013 Kunnskapsmøter i regi av Husbanken o Normalisering og integrering, Bodø 2013 Seminar i regi av Husbanken o Startlån og tilskudd, Hammerfest 2014 o « boliger er ikke nok!», Alta 2013 o Gode boligløsninger for de vanskeligstilte, Molde 2013 Seminar om boligsosialt arbeid og prosjektarbeid i regi av Husbanken og Fylkesmannen, Karasjok 2013 Kurs i regi av Husbanken og KBL o Forvaltnings- og husleierett, Bodø 2013 o Kommunal boligutleie til de mest vanskeligstilte, Tromsø 2012 Rusforum i Finnmark 2013 (arrangør Fylkesmannen i Finnmark) Mange kommuner har samme utfordringer og det er viktig å utveksle erfaringer og lære av hverandre. Eksempler på erfaringsutveksling mellom kommuner: Hammerfest kommune har vært på studietur til Bodø for å få kunnskap om hvordan de har organisert boligkontoret og hvordan de tildeler boliger (Bildet er tatt på studieturen) NAV-Alta har vært i Hammerfest og utvekslet erfaringer fra boligsosialt arbeid Alta Kommune har hospitert hos boligkontoret for å se på saksbehandlingen av startlån Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 16

18 4. RESULTAT For å si hva prosjektet har resultert i tar vi utgangspunkt i formålsstrukturen som ble presentert på side «Vi har en helhetlig strategi for å mestre boligsosiale utfordringer» Prosjektet gjennomføres for at Hammerfest kommune skal få en god boligforvaltning. Det innebærer blant annet at kommunen har en helhetlig strategi for å mestre boligsosiale utfordringer. Med «helhetlig strategi» menes en bevisst boligpolitikk som synliggjøres i kommuneplanens arealdel og samfunnsdel, og som inngår i del- og temaplaner. Prosjektets ansvar i denne sammenheng var å revidere Boligsosial handlingsplan. I den «helhetlige strategien» inngår også partnerskapsavtale med Husbanken og samarbeidsavtale med Hammerfest Eiendom KF. Prosjektet sitt ansvar var å forankre den strategiske boligsosiale gruppens rolle. Gruppen skal følge opp den felles arbeidsplanen med Husbanken og den boligsosiale handlingsplanen, samt sette andre aktuelle boligpolitiske tiltak på dagsorden. Prosjektet skulle også bidra til å øke den boligsosiale kompetansen i kommunen. I forbindelse med «helhetlig strategi» har prosjektet hatt ansvar for: at boligsosial handlingsplan er revidert (og implementert i organisasjonen) at strategisk boligsosial gruppe sin rolle er forankret og at det er etablert faste rutiner for møter samhandling og kompetanse at det er søkt Husbanken om kompetansetilskudd (til nye prosjekter) Boligpolitikk Revidert utgave av Boligsosial handlingsplan ble vedtatt politisk i oktober 2013, men for å få en helhetlig boligpolitikk i kommunen gjenstår mye arbeid. Boligpolitikk inngår i del- og temaplaner der det er naturlig, og synliggjøres i kommuneplanenes arealdel. Arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel startet i 2014, og det forventes at kommunens boligpolitikk også vil synliggjøres i planen. Administrasjonen har uttrykt behov for en formulert boligpolitikk, gjerne i form av en boligpolitisk handlingsplan, og det er forståelse for nødvendigheten av en slik plan. Partnerskapsavtale Et annet viktig element i kommunens helhetlige strategi er partnerskapsavtalen som ble inngått med Husbanken i Partnerskapsavtalen utgår i 2014, men kommunen og Husbanken er enige om å Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 17

19 videreføre samarbeidet. Prosjektet har ikke ansvar i denne sammenheng, men arbeidsplanen gjennomgås på ressursgruppens månedlige møter, og prosjektleder deltar på de halvårlige møtene mellom Husbanken og kommunen. Strategisk boligsosial gruppe Den strategiske boligsosiale gruppen som ble etablert i forbindelse med partnerskapsavtalen i 2010 møtes hver måned. Gruppen fungerer som ressursgruppe for prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» og ble i 2014 utvidet i forbindelse med prosjektet «Liten by store boligutfordringer». Tanken er at gruppen kan fungere som ressursgruppe også for framtidige boligsosiale prosjekter i kommunen. Kompetanseheving I prosjektperioden har den strategiske boligsosiale gruppen søkt og fått tilsagn om midler til kompetansehevende tiltak. Deltagelse på kurs, fagdager, kunnskapsmøter og studietur i regi av Husbanken bidrar til å øke gruppens kompetanse samt opprette kontakt og erfaringsutveksling på tvers av kommunegrensene. Boligsosial kompetanseheving har også funnet sted hos deltakerne i prosjektarbeidet, både de som har deltatt i gruppearbeid og de som har deltatt på møter og i diskusjoner. Kompetansehevingen fortsetter når personer fra ulike enheter møtes og samhandler i etablerte grupper. Læringen som foregår på slike arenaer er todelt. På den ene side lærer deltagerne av og om hverandre når de samhandler på tvers av fagenhetene. De får informasjon om andre enheters ansvarsområder, arbeidsmetoder og utfordringer. På den andre side blir deltagerne bevisst egne ansvarsområder og rutiner når de må beskrive og forklare arbeidsprosessene for deltagere fra andre fagenheter. Deltagerne lærer av å formidle egen kunnskap. Kompetansetilskudd Prosjektarbeid øker kompetansen i organisasjonen, og i prosjektbeskrivelsen er det et eget arbeidsmål (arbeidsmål 4) å søke Husbanken om kompetansetilskudd til et prosjekt for å kartlegge konsekvenser med fortetting av minoriteter. Resultatet ble prosjektet «Liten by store boligutfordringer» som er godt etablert i dag. Prosjektet er underlagt innvandrertjenesten og har den strategiske boligsosiale gruppen som ressursgruppe. Underveis i prosjektet «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» ble det tydelig at oppfølgingen av kommunale leietakere var for dårlig. Begge arbeidsgruppene i prosjektet foreslo at det ble opprettet en stilling som boligkoordinator. I denne forbindelse utarbeidet prosjektet søknad om kompetansetilskudd til prosjektet «Boligkoordinator». Samhandlingen med andre enheter resulterte også i søknad om kompetansetilskudd til prosjektet «Unge i sårbare overganger». Søknad om kompetansetilskudd til disse prosjektene var ikke arbeidsmål i prosjektbeskrivelsen, men de kom som et resultat av prosjektarbeidet. Samarbeidsavtale For å ha en helhetlig strategi for å mestre boligsosiale utfordringer er det også nødvendig med en samarbeidsavtale mellom Hammerfest kommune og Hammerfest Eiendom KF. Dette for å avklare ansvarsfordelingen. En slik avtale er ikke prosjektet sitt ansvar. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 18

20 4.2 «Nytt boligkontor er på plass» Boligsosial handlingsplan for perioden ønsket en profesjonell enhet som samarbeider på tvers av sektorer og enheter. Planen foreslo å samle de to saksbehandlerne som utgjør boligkontoret og økonomisk rådgiver i egen enhet, løsrevet fra Servicesenteret. Som en del av prosjekt «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» ble det opprettet en tverrfaglig arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen kartla boligkontorets oppgaver og ansvarsområder, og foreslo en endring i kompetansesammensetningen. Den organisatoriske plasseringen av boligkontoret foreslås opprettholdt, men bemanningen foreslås økt fra 2 til 4 årsverk (Hammerfest kommune, arbeidsgruppe 1, 2013). Saksbehandlerne på boligkontoret og økonomisk rådgiver har et godt og etablert samarbeid, og ukentlige møter der de sammen med leder løser vanskelige saker til beste for bruker. Arbeidsgruppe 1 «Nytt boligkontor» foreslo: å beholde dagens organisatoriske plassering o Organisert under Servicesenteret o Samarbeider tett med økonomisk rådgiver o Samarbeider med fagenhetene å ansette en fagansvarlig o Jobbe mot fagmiljøene i tverrfaglige grupper/ nettverk o Langsiktig planlegging; mål og boligsosiale strategier o Koordinering av arbeidet å ansette en boligkoordinator o Veiledning o Oppfølgning av leietaker Arbeidsgruppen mente at dagens organisering burde videreføres, men at kommunen hadde behov for langsiktig boligsosial/ boligpolitisk planlegging og oppfølging av leietaker. Langsiktig planlegging: Boligsosial handlingsplan fra 2011 foreslo at rådmann, en kommunalsjef og en fra planavdelinga skulle ivareta den langsiktige planleggingen. Kommunen har i dag en velfungerende strategisk boligsosial gruppe bestående av assisterende rådmann, kommunalsjef kultur og samfunn og leder servicesenteret. Gruppen møtes månedlig, og fungerer som ressursgruppe for de boligsosiale prosjektene. Sluttrapport: «Ny organisering og drift av boligforvaltningsenhet i Hammerfest kommune» Side 19