MØTEINNKALLING. Lurøy kommune. Utvalg: ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Lurøy rådhus, Onøy Møtedato: Tid: 09.00

Transkript

1 Lurøy kommune Utvalg: ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Lurøy rådhus, Onøy Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING INNKALTE: Funksjon Navn Forfall Møtt for Medlem Kjell Gunnar Mortensen Medlem Dagrun Johansen Medlem Anita Sørensen Medlem Karl-Anton Swensen Medlem Kolbjørn Aasvik Medlem Atle Henriksen Varamedlem Janne Sommerseth Varamedlem Bente Bransvik Sørholt FO Bedriftshelsetjen Nordnorsk institutt for FO kvalitetsstyring Eventuelt forfall meldes til tlf VARAMEDLEMMER SOM MØTER ETTER NÆRMERE AVTALE: Funksjon Navn Varamedlem Julie-Anne Olvik Varamedlem Heidi Johansen Varamedlem Geir Vatne Lurøy, Karl-Anton Swensen Rådmann

2 SAKSLISTE Møtet starter med en orientering om arbeidsmiljøundersøkelser (unntatt offentlighet) Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 4/16 16/362 ÅRSRAPPORT OVER VERNE- OG MILJØARBEIDET 5/16 16/363 OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR M.V /16 16/364 AVVIKSBEHANDLING - ÅRSOVERSIKT 7/16 16/365 HANDLINGSPLAN FOR HMS-ARBEIDET

3 Sak 4/16 Saksbehandler: Kolbjørn Aasvik Arkivsaksnr.: 16/362 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/440 ÅRSRAPPORT OVER VERNE- OG MILJØARBEIDET Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/16 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsgiver skal drive et målrettet og systematisk forebyggende arbeid. Arbeidsgiver har ansvar for å sikre et godt og trygt arbeidsmiljø, fysisk så vel som psykososialt. Som et hjelpemiddel for oppfølging av verne- og miljøtiltak skal det utarbeides en årsrapport som skal oppbevares i virksomheten. Administrasjonen har utarbeidet forslag til årsrapport over verne- og miljøarbeidet i Lurøy kommune i 2015 etter de retningslinjer som er gitt av Arbeidstilsynet. I tillegg til dette legges frem bedriftsjournal fra Niks AS, som viser de aktiviteter som er gjennomført i Forslag til handlingsplan for 2016 legges fram i egen sak. Lurøy kommune innførte i januar 2013 elektronisk avvikssystem. Systemet er etter hvert innarbeidet, og det tas sikte på videre utvikling av det nye avvikssystemet. Lurøy kommune tilsluttet seg ny IA-Avtale i mars IA-Avtalen stiller krav om at kommunen må utarbeide handlingsplan for IA-Arbeidet, som består av følgende 3 hovedelementer: - Redusere/forebygge sykefravær - Øke sysselsetningen av personer med redusert funksjonsevne - Økt yrkesaktivitet etter fylte 55 år. Innenfor sykefravær har en i gjeldende handlingsplan lagt til grunn en reduksjon i sykefraværet til 5,8 % i løpet av en treårs-periode. Det er besluttet i samarbeidsmøtet med fagforeningene den 6. mai 2015 at arbeidet med revisjon/ny handlingsplan starter opp høsten Det er i den forbindelse satt ned en arbeidsgruppe med 2 stk fra administrasjonen og 2 stk fra fagforeningene. Denne planen er nå ferdig og blir referert i AMU. Vedlegg: Årsrapport Bedriftsjournal fra NIKS As Side 3 av 11

4 Sak 4/16 Saksbehandlers innstilling: Arbeidsmiljøutvalget gjennomgår og godkjenner årsrapport 2015 for verne- og miljøarbeidet i kommunen. Bedriftsjournal (2015) fra Niks A/S vedlegges rapporten. Arbeidsmiljøutvalget prioriterer å videreføre allerede iverksatte tiltak, blant annet avviksbehandling og IA-avtalens handlingsplan for oppfølging av sykefravær. Det skal fortsatt arbeides med å sikre en tilstrekkelig og god informasjon om oppfølging av vedtatte rutiner. Lurøy, Kolbjørn Aasvik, helse- og sosialsjef Karl-Anton Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget gjennomgår og godkjenner årsrapport 2015 for verne- og miljøarbeidet i kommunen. Bedriftsjournal (2015) fra Niks A/S vedlegges rapporten. Arbeidsmiljøutvalget prioriterer å videreføre allerede iverksatte tiltak, blant annet avviksbehandling og IA-avtalens handlingsplan for oppfølging av sykefravær. Det skal fortsatt arbeides med å sikre en tilstrekkelig og god informasjon om oppfølging av vedtatte rutiner. Lurøy, Karl-Anton Swensen, rådmann Side 4 av 11

5 Sak 5/16 Saksbehandler: Karl-Anton Swensen Arkivsaksnr.: 16/363 Klageadgang: Arkiv: SARK 12-15/461 OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR M.V Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/16 Arbeidsmiljøutvalget Bakgrunn: I mars 2014 tilsluttet Lurøy kommune seg den nye IA-avtalen. Handlingsplan for reduksjon av sykefravær ble revidert høsten Det er forventning om at dette arbeidet, og ny IAavtale, vil bidra til ytterligere reduksjon i sykefraværet. IA-avtalens overordnede mål er: «Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet.» IA-avtalen innebærer forpliktelser fra alle involverte parter; arbeids- og velferdsetaten, tillitsvalgte, arbeidsgiver og arbeidstaker om å arbeide målrettet for å oppnå en mer inkluderende arbeidsplass. En forutsetning for å lykkes med IA-avtalens mål, er at virksomheten har et systematisk forebyggende HMS-arbeid. Det arbeides kontinuerlig med forebygging igjennom et aktivt HMS-arbeid, oppfølging og tilrettelegging ved sykefravær. NAV arbeidslivssenter og bedriftshelsetjenesten er involvert i dette arbeidet. Vurdering: Gode fraværsregistreringer og oversikter er viktige forutsetninger for god sykefraværsoppfølging. Fraværsregistreringen i 2015 har i hovedsak forløpt som forutsatt, men registreringen har vært noe forsinket og tildels arbeidskrevende i Fra 1. januar 2016 registreres fraværet i det nye regnskapssystemet. Det er håp om at en får på plass gode rutiner, samt at nytt system skal bli enklere å bruke for kommunen, blant annet i forhold til uttak av fortløpende statistikk. Sykefraværet i Lurøy har vært rimelig stabilt fra , med en svak nedgang på 0,25 prosentpoeng fra 7,0 % i 2013 til ca. 6,75% i 2014, og ned til ca. 6,41 % i 2015 (0,34 prosentpoeng). Fordeling sykefravær Dagsverk Fravær i % Egenmelding 0-3 dager 194 0,47 % Egenmelding 4-16 dager 161 0,39 % Sykemelding 0-3 dager 19 0,05 % Sykemelding 4-16 dager 207 0,51 % Sykemelding mer enn 17 dager ,99 % Sum sykefravær ,41 % Side 5 av 11

6 Sak 5/16 Som en ser av tabellen er det langtidssykemeldinger som utgjør majoriteten av sykefraværet med 4,99 %. Dette er i hovedsak arbeidstakere som har helsemessige forhold som er av varig karakter, og som det er lite arbeidsgiver kan gjøre med. Lurøy kommune søker å gjennomføre best mulig oppfølging med tidlig innsats, dialogmøter og bruk av bedriftshelsetjenesten for å få ansatte i arbeid så snart som mulig. I så måte ser systemet med egenmelding i hovedsak og fungere som forutsatt, selv om det er en større andel kortidssykemeldte. Dette kan være et signal om at en bør øke fokuset på arbeidsgivers mulighet til sykemelding (egenmelding), slik at en så tidlig som mulig kan tilrettelegge for kortest mulig fravær. Tabellen under viser samlet fravær i Som en ser utgjør omsorgspermisjon størst andel av fraværet utenom sykefravær. Omsorgpermisjon, spesielt vedrørende fødselspermisjon, er Rådmannen svært positiv til, det er det som bygger fremtiden. Ellers ser en at det er en stor andel permisjoner med lønn, som hovedsaklig er velferdspermisjon. Fraværsform Dagsverk Fravær i % Omsorgsperm m/lønn 967 2,36 % Omsorgsperm u/lønn - 0,00 % Permisjon m/lønn 202 0,49 % Permisjon u/lønn 25 0,06 % Sykt barn 48 0,12 % Sykefravær ,41 % Sum fravær ,45 % Oppsummering: Det er positivt at sykefraværet er synkende, noe som viser at kommunen jobber målrettet med sykefraværsoppfølging. Når det er sagt er det bekymringsfullt at en har så stor andel av langtissykemeldte. Årsaken til at ansatte er langtidssykemeldte vil selvsagt være sammensatt. Videre er det viktig at en holder høyt fokus på sykefraværsoppfølging slik at ansatte er kortest mulig tid ute av arbeid. All erfaring viser at dess lengre tid ansatte er ute av jobb dess større er mulighetene for at de ikke kommer tilbake i jobb. Velferdspermisjon med lønn benyttes en god del, noe som kan gå utover arbeidsoppgaver og gi større belastning for de som må ta børen. I denne forbindelse er det viktig at en saksbehandler søknader om permisjon etter beste evne i forhold til gjeldende reglement. Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tar sykefraværsstatistikken for 2015 for Lurøy kommune til orientering. Lurøy, 13. mai 2016 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 6 av 11

7 Sak 6/16 Saksbehandler: Karin Sund Olufsen Arkivsaksnr.: 16/364 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/440 AVVIKSBEHANDLING - ÅRSOVERSIKT Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/16 Arbeidsmiljøutvalget Bakgrunn: Som et ledd i bedre oppfølging og rapportering av avvik i etatene, er det utarbeidet en oversikt som viser antall rapporterte og behandlede avvik i løpet av året. Elektronisk avvikssystem ble innført i januar 2013 og er nå innført i alle enheter. Avvikene kan meldes via jobb-datamaskin, privat datamaskin (dersom man har korrekt adresse til systemet) eller via mobilapp. AMU har tidligere fått en oversikt over avvikene. Oversikten videreføres i år. Tabellene viser utviklingen de tre siste år, rapporterte, behandlede og ubehandlede avvik samt sum avviksbehandling. Årstall Avviksbehandling 2013 HSO OPPV UN SENTR SUM Rapp Beh Ubeh Rapp Beh Ubeh Rapp Beh Ubeh Rapp Beh Ubeh Rapp Beh Ubeh 2013 * * Avvik i 2013 utenom det elektroniske avvikssystemet. Avvik gruppert på område 2013 Område Rapp Beh Ubeh Barnehage Brann og redning Hjemmetjeneste HMS Plan og bygg Skole Vann og avløp SUM Innmeldte avvik i det elektroniske systemet kunne i 2013 ikke fordeles pr etat/enhet. Siden avvikene i det elektroniske systemet var lukket (behandlet) etter årsskiftet, men før vedlagte rapport ble utskrevet, var det ikke mulig å fastsette hvilke avvik som ikke var lukket ved årsskiftet (det står derfor 4 i sum, men ingen plassert). Side 7 av 11

8 Sak 6/16 Avvik gruppert på område Område Rapp Beh Ubeh Rapp Beh Ubeh Barnehage og skole Barnevern Brann og redning Eiendom Plan og bygg Vann og avløp Hjemmetjeneste Sykehjem HMS Ingen (ikke avmerket hvilket område det gjelder) SUM Innmeldte avvik i det elektroniske systemet for 2014 og 2015 er fordelt på område. Hver rapport for det aktuelle området (vedlagt) henviser til hvilke avdelinger avvikene er meldt på. Til sammen ble det rapportert inn 94 avvik i Av disse var 80 behandlet og 14 ubehandlet ved utgangen av året. Systemet har hatt feil som kan forklare mangel på ferdigbehandlede avvik. Feilen ble oppdaget etter at denne rapporten var utskrevet og behandling av avvikene ble deretter tatt tak i. Også feilretting er satt i gang. Feilen er at systemet skal gi automatisk epostmelding til avviksbehandler når det kommer et avvik. Dette sluttet plutselig å fungere og resulterte i at når vi ble klar over feilen, måtte avviksbehandler gå inn i systemet å lete etter om det lå avvik til behandling. I tillegg sliter vi med at innmeldere setter privatadresse i epostfeltet istedenfor jobbadresse. Systemet er avhengig av jobbadresse for at avviket skal komme til riktig behandler, og når heller ikke epostmelding til administrator fungerer, kan det ta en stund før de kommer til rett adresse. Det vises til vedlagte rapporter for ytterligere opplysninger. Vedlegg: Samlerapport og områderapporter Utskrift til: Etatene, enhetene Saksbehandlerens innstilling: Årsrapport over avviksbehandling 2015 for Lurøy kommune tas til orientering. Lurøy, Karin Sund Olufsen, saksbeh./teamleder Side 8 av 11

9 Sak 6/16 Rådmannens innstilling: Årsrapport over avviksbehandling 2015 for Lurøy kommune tas til orientering. Lurøy, 13. mai 2016 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 9 av 11

10 Sak 7/16 Saksbehandler: Kolbjørn Aasvik Arkivsaksnr.: 16/365 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/440 HANDLINGSPLAN FOR HMS-ARBEIDET Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/16 Arbeidsmiljøutvalget Bakgrunn: Siden siste vurdering av alternativer for bedriftshelsetjeneste i 2014 har Lurøy hatt avtale med firmaet NIKS om kommunal bedriftshelsetjeneste, og for tiden foreligger det inngått avtale med NIKS for perioden 1.juni 2015 og fram til 31. mai Etter at Lurøy kommune inngikk IA-avtale i 2013 ble en del forutsetninger endret, og opprinnelig avtale med NIKS ble da oppsagt og erstattet med en ny avtale. Lurøy kommune er i henhold til arbeidsmiljølovens 3-3 pålagt å ha godkjent bedriftshelsetjeneste. NIKS tilfredsstiller arbeidsmiljøvernlovens krav i så måte. Egenkartlegging og ny plan: Rådmannen har oppnevnt kommunens ergoterapeut Bente Sørholt til intern HMSkoordinator, og en del av hennes arbeid i denne forbindelse har vært å være pådriver for å få utarbeidet interne HMS-planer. HMS- koordinator har i år vært noe forhindret fra å bistå direkte på enhetene, men på bakgrunn av veiledning fra tidligere samt bistand fra verneombud har enhetene også i år foretatt kartlegging og utarbeidet planer. 15 enheter (skoler, omsorgskretser mv.) har foretatt egenkartlegging av egen virksomhet, og benyttet denne som grunnlag for å utarbeide interne HMS-planer. Enhetenes planer er i etterkant gjennomgått av HMS-koordinator, administrativ ledelse i kommunen og bedriftshelsetjenesten, og på bakgrunn av dette har bedriftshelsetjenesten nå utarbeidet forslag til ny overordnet HMS-plan for 2016/2017. På bakgrunn av gjennomgangen, og etter erfaring fra forrige år foreslås det videre å forlenge avtale med Bedriftshelsetjenesten NIKS for nytt år, og med samme omfang som for forrige årsperiode. Avtalen vil ha en årlig ramme på 80 timer, som faktureres halvårlig HMS- plan og forlengelse av avtale med NIKS legges med dette fram for godkjenning i arbeidsmiljøutvalget. Vedlegg: HMS-plan for perioden 1. juni 2016 til 31. mai Forlengelse av avtale med NIKS, datert 27. april Side 10 av 11

11 Sak 7/16 Saksbehandlerens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tilslutter seg saksbehandlers vurderinger, og inngår ny avtale med NIKS om bedriftshelsetjeneste for perioden 1. juni 2016 til 31. mai Vedlagte HMS-plan for perioden 1. juni 2016 til 1. juni 2017 godkjennes. Lurøy, Kolbjørn Aasvik, helse- og sosialsjef Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tilslutter seg saksbehandlers vurderinger, og inngår ny avtale med NIKS om bedriftshelsetjeneste for perioden 1. juni 2016 til 31. mai Vedlagte HMS-plan for perioden 1. juni 2016 til 1. juni 2017 godkjennes. Lurøy, Karl-Anton Swensen, rådmann Side 11 av 11