MØTEINNKALLING Kommunestyret

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "MØTEINNKALLING Kommunestyret"

Transkript

1 Klæbu kommune MØTEINNKALLING Kommunestyret Møtested: Klæbu rådhus, kommunestyresalen Møtedato: Tid: 16:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf eller på e-post til: Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 14/943 Tilsetting i stilling som rådmann 13/15 15/109 Vedtak om eiendomsskatt 14/15 15/196 Kontrollutvalgets årsmelding /15 15/196 Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll 16/15 15/2 Referat og meldinger - formannskap/kommunestyre 17/15 11/257 Investeringsmidler til formålsbygg og utleieboliger 2015 utvidelse av ramme 18/15 15/156 Stønader hjelpetiltak fra NAV 19/15 15/195 Finansiering av Jonettaplassen gårdsbarnehage

2 20/15 15/239 Barnehageopptaket 2015/2016 søknader om barnehageplass gjeldende barn som etter barnehageloven ikke har rett til plass 21/15 13/58 Kommunedelplan for massedeponi - forslag til tillegg - Lysklett og Eggan 22/15 12/821 Spillvanns- og reservevannsløsning for Klæbu kommune og Trondheim sørøst - valg av trase Middag ca kl Ca kl vil drømmestipendkandidat bli presentert. Klæbu, ordfører

3 Sak 12/15 Tilsetting i stilling som rådmann Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/15 Kommunestyret Arbeidsgruppens innstilling Kommunestyret tilsetter... i stilling som rådmann i Klæbu kommune. Lønnspolitisk utvalg inngår lederavtale med den som tilsettes, samt fastsetter lønns- og arbeidsvilkår. SAKSUTREDNING Vedlegg Annonsetekst Offentlig søkerliste Innstilling fra Headvisor deles ut i møtet. Saksopplysninger Tidligere rådmann fratrådte sin stilling Formannskapet fattet i møte i sak 104/14 følgende vedtak: Formannskapet oppnevner følgende til å sitte i arbeidsgruppe for å komme med forslag til prosess for ansettelse av ny rådmann. Legges fram i formannskapets møte : -Jarle Martin Gundersen -Kirsti Tømmervold -Rådmannen oppnevner et medlem -Fagorganisasjonene et medlem Formannskapet fattet i møte i sak 111/14 følgende vedtak: Formannskapet vedtar, med hjemmel i kommuneloven 13, å bevilge kroner til dekning av kostnadene ved å få tilsatt ny rådmann. Dekning disposisjonsfondet. Formannskapet gir arbeidsgruppen fullmakt til å engasjere konsulentbistand, for å kjøre hele prosessen fra annonse til sluttvurdering og anbefaling av kandidat til stillingen. Ny rådmann ansettes fast, ikke åremål. Side 3 av 40

4 Sak 12/15 I arbeidsgruppen har kst. rådmann Johnny Nilssen deltatt, fra fagorganisasjonene Ingvild Estenstad fra Utdanningsforbundet, og gruppens sekretær Steinar Lianes. Etter at det var innhentet tilbud fra 6 rekrutteringsbyrå for bistand i prosessen, ble Headvisor valgt som ekstern samarbeidspart. Headvisor har, i tråd med inngått avtale, hatt en rådgivende rolle overfor arbeidsgruppen og levert tjenester i de ulike fasene i prosessen. Headvisor har bistått arbeidsgruppen med følgende: Ledet arbeidet med utvalg av kandidater til intervju. Ledet prosessen vedrørende intervjuer. Innhentet referanser. Gitt en faglig anbefaling vedrørende innstilling av kandidat(er). Utarbeidet internt notat som beskriver prosessen og begrunner innstillingen. Det er også gjennomført samtaler mellom Headvisor og arbeidsgruppen og representanter for administrasjonen og ansatte i kommunen. Stillingen ble lyst ut i Adresseavisen og Kommunal Rapport samt på internett. Annonsen sto å lese i avisene i desember 2014 og januar Søknadsfristen var 30.januar Ved søknadsfristens utløp var det kommet inn 9 søkere til stillingen. Tre av disse leverte søknad om å få være skjermet på søkerlisten. To fikk innvilget dette, mens en fikk avslag. Søkeren som fikk avslag valgte fortsatt å stå som søker. Vurdering Det vises til notat fra Headvisor av 26. mars 2015 (Unntatt offenlighet). Arbeidsgruppen slutter seg til anbefalingen fra Headvisor. Side 4 av 40

5 Sak 13/15 Vedtak om eiendomsskatt Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Daniel Kvisten Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 13/15 Kommunestyret /15 Formannskapet Formannskapets innstilling Iht. budsjettvedtak av 11.des 2014 sak 99/14 i kommunestyret gjøres følgende endring for skatteåret 2015: Utskriving av eiendomsskatt skal utvides til å omfatte alle eiendommer i samsvar med eiendomsskattelovens 3a Den generelle skattesatsen som skal gjelde for de skattepliktige eiendommer settes til 7,0 promille. I medhold av eiendomsskatteloven 12 bokstav a) differensieres satsene ved at den skattesats som skal gjelde for boligeiendommer og fritidseiendommer settes til 2,0 promille. For godkjent boligdel av eiendommer og for fritidseiendommer, som ikke benyttes til næringsvirksomhet, gjelder et bunnfradrag på kroner av takstverdi. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen vedtatt med 8 mot 1 (FrP) stemme. Rådmannens innstilling Iht. budsjettvedtak av 11.des 2014 sak 99/14 i kommunestyret gjøres følgende endring for skatteåret 2015: Utskriving av eiendomsskatt skal utvides til å omfatte alle eiendommer i samsvar med eiendomsskattelovens 3a Den generelle skattesatsen som skal gjelde for de skattepliktige eiendommer settes til 7,0 promille. I medhold av eiendomsskatteloven 12 bokstav a) differensieres satsene ved at den skattesats som skal gjelde for boligeiendommer og fritidseiendommer settes til 2,0 promille. For godkjent boligdel av eiendommer og for fritidseiendommer, som ikke benyttes til næringsvirksomhet, gjelder et bunnfradrag på kroner av takstverdi. Side 5 av 40

6 Sak 13/15 SAKSUTREDNING Saksopplysninger Kommunestyret har vedtatt å innføre eiendomsskatt igjennom økonomi- og handlingsplan , sak 80/13, og økonomi- og handlingsplan , sak 99/14. Ved begge vedtak har kommunestyret beskrevet at inntekten som genereres ved innføringen av eiendomsskatten skal dekke kostnader knyttet til investeringsbehovet i kommunen. Eiendomskatt og innføring av eiendomskatt Innføringen av eiendomsskatt i Klæbu kommune medfører at alle eiendommer må takseres slik at man har et reelt lovmessig grunnlag for skatten. Det har, etter anbudskonkurranse, blitt gjennomført taksering av alle eiendommer i kommunen. Gjennomføringen sto takseringsfirmaet Kjell Larsen AS for. Takseringen gir videre grunnlag for eiendomsskatten. Ved innføring av eiendomsskatt skal kommunestyret vedta hvilke objekter skatten skal omfatte, om og hvor stort bunnfradrag man vil fastsette, samt skattepromillen knyttet til det enkelte objekt. Klæbu kommune har allerede innført eiendomsskatt på verker og bruk samt næringseiendommer. Dermed er denne innføringen kun en utvidelse av ordningen. Dette innebærer at skattepromillen i utgangspunktet skal være lik for alle eiendommer. Innenfor dagens ordning er promillen 7 og slik sett burde også promillen være dette for utvidelsen. Da dette synes å bli en for stor belastning på den enkelte husholdning legges det opp til en differensiert promille hvor ordningen som utgangspunkt har 7 promille for alle eiendommer, men har som unntak bolig- og fritidseiendommer som får 2,0 promille, ihht til eigedomskattelova 12a. Det er også rom for fritak fra ordningen, 7 helt eller delvis fritak fra eiendomsskatt. Følgende ble vedtatt unntatt fra eiendomsskatt i vedtak KS 99/14: Samfunnshus / grendehus Klubbhus / forsamlingshus / anlegg som eies og drives av frivillige lag og foreninger Bedehus / kirkestuer Idrettsanlegg som eies og drives av idrettslag Hytter som er åpne for allmenheten Bygninger tilhørende museum og historielag som er åpne for allmenheten Private branehager ( gjelder kun barnehagedelen ) Skatten består av tre komponenter : 1. Boligens takserte verdi a. Etter gjennomført takseringsprosjekt i perioden desember 2014 februar 2015 har kommunen et klart bilde av verdiene på alle skatteobjekt i kommunen. b. Gjennomsnittlige takstverdier i de forskjellige skattekategoriene. 2. Bunnfradrag Side 6 av 40

7 Sak 13/15 a. Takstverdiene kan dempes ved å innføre bunnfradrag. Bunnfradraget innføres pr objekttype, dvs. Det kan innføres et fradrag for fritidsbolig og et annet for boliger. b. Trondheim kommune har bunnfradrag på kr, mens Melhus har et bunnfradrag på kr. 3. Skattepromillen a. Dette er faktoren som påvirker kostnaden til den enkelte husholdning mest. Oppsummert gir disse faktorene følgende mulighetsmatrise for eiendomsskatten: Antall boliger 2068 Gjennomsnittlig verdi Promille Bunnfradag 0,20 % 0,25 % 0,30 % 0,35 % 0,40 % 0,45 % 0,50 % 0,55 % 0,60 % 0,65 % 0,70 % Dette betyr at Klæbu kommune har muligheten til å ta inn mellom 8,6 mill. kr og 35,8 mill. kr. i eiendomsskatt. For den enkelte husstand utgjør dette pr måned i hele kroner: Promille Bunnfradag 0,20 % 0,25 % 0,30 % 0,35 % 0,40 % 0,45 % 0,50 % 0,55 % 0,60 % 0,65 % 0,70 % Andre kommuners praksis knyttet til eiendomsskatt: Trondheim kommune har 5,3 promille for alle eiendommer i ordningen og et bunnfradrag på kr. Melhus kommune har 7 promille på næringseiendommer og verker og bruk, på andre eiendommer har de 2 promille og et bunnfradrag på kr. Hvor høy promillen og bunnfradraget skal være handler om to faktorer. På den ene side hvor stor belastning som skal legges på den enkelte husholdning, her synliggjort med kostnad pr husstand pr måned. Den andre faktoren er hva eiendomsskatten skal finansiere. Bruk av eiendomsskattinntekten Det er vedtatt at innføringen av eiendomsskatten skal bidra til å styrke investeringsevnen til kommunen. Følgende investeringer er foretatt etter at innføringen av eiendomsskatt ble vedtatt: Prosjekt Kostnad Rehabilitering Kulturhus Side 7 av 40

8 Sak 13/15 Brannåsen barnehage Sørborgen skole Omsorgsboliger Tanemshallen Miljøgate Klæbu helsetrinn Total kostnad Ekstern finansiering -Tilskudd Tippemidler Netto investeringskostnad Kapital kostnad Renter % rente Avdrag års avdragstid Kapital kostnad Ut ifra tabellen ser vi at investeringene som allerede er vedtatt gir en kostnad på 11,6 mill. kr. i årene framover knyttet til kapitalkostnadene. I tillegg til kapitalkostnadene får vi økte driftskostnader på noen av investeringsobjektene igjennom åpning av nye bygg og oppstart av ny drift: Driftskostnader knyttet til prosjektene Prosjekt Kostnad Drift omsorgsboliger 5600 Drifts Tanemhallen 300 Totalt 5900 Det totale kostnadsbildet for investeringene som er foretatt blir dermed 17,5 mill. kr som må dekkes enten i sin helhet eller delvis av innføringen av eiendomsskatt. Det er en rekke andre prosjekter som kunne vært finansiert via eiendomsskatten og slik sett legges til grunn for en høy promille. Dette betyr en promille på 4 og et bunnfradrag på kr alternativt 3,5 promille og kr i bunnfradrag. I vedtaket om økonomiplan, er inntektsbeløpet for ny eiendomsskatteinntekt vedtatt til 10 mill. kr inkl. taksteringskostnadene for 2015 og 10 mill. kr i årene Ved 2 promille Side 8 av 40

9 Sak 13/15 eiendomsskatt kan kommunen minimum få 10,9 mill. kr. i ny inntekt gjennom innføringen, gitt kr i bunnfradrag. Vurdering Skal formålet med innføringen av eiendomsskatten være å ta inn de budsjetterte 10 mill. kr. fra økonomi- og handlingsplan , vil eiendomsskattepromillen måtte settes til 2 promille med et bunnfradrag på kr. Økonomiske og administrative konsekvenser Budsjett og økonomiplan må korrigeres for det som blir igjen av eiendomsskatteinntekten ut over de budsjetterte 10 mill. kr. som ligger inne i vedtatt plan, KS sak 99/14. Side 9 av 40

10 Sak 14/15 Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/15 Kommunestyret Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Årsmelding 2014 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. Side 10 av 40

11 Sak 15/15 Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/15 Kommunestyret Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen SAKSUTREDNING Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll Saksutredning Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Klæbu kommune vurdert internkontroll som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet på sitt møte Revisjon Midt-Norge IKS har på bakrunn av bestillingen formulert følgende hovedproblemstilling for prosjektet: Har Klæbu kommune etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll? Fokus har vært på følgende forhold: a) Om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem b) Om Klæbu sykehjem utover dette arbeider i tråd med krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene Det er ingen formelle form- eller innholdskrav til internkontroll, og det foreligger i dag flere ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag i arbeidet med internkontroll. Revisjon Midt-Norge IKS har vurdert kommunens arbeid med internkontroll opp mot føringer Side 11 av 40

12 Sak 15/15 i COSO-modellen samt rapport fra Kommunal- og Regionaldepartementet: «85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunen». Grunnlaget for revisors vurderinger er basert på gjennomgang av kommunens styrende dokumenter og retningslinjer, intervju med ansatte og ledelse, samt en spørreundersøkelse til enhetslederne i kommunen. Revisjonens konklusjon Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det mangler imidlertid noen elementer som bør være på plass for at kommunen har etablert en god internkontroll i samsvar med COSO-modellen. Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Enhetslederne synes videre å ha en noe uklar forståelse for sammenhengen mellom risikovurderinger og gjennomføring av kontrolltiltak på områder med antatt høy risiko. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen bør ha rutiner for systematisk risikokartlegging og vurderinger som gjør at enheten får en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Risikoreduserende tiltak må iverksettes ved høy risiko, og en mer systematisk evaluering/kontroll av iverksatte kontrolltiltak må også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Etter revisors mening bør kommunen ha mer tydelige føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Det bør etterstrebes å ha klare føringer på hvor dokumenter skal lagres, og hva som skal lagres. Nå lagres for eksempel noen rutiner lokalt i permer, noe i QM+ og noe på intranett. Videre bør kommunens reglementer/rutiner mm inneholde opplysninger om når er de utviklet, når er de revidert, hvem som har ansvaret, osv. Det bør være en jevnlig gjennomgang av om internkontrollsystemet fungerer som ønskelig, og om det eventuelt er nødvendig med endringer. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å iverksette eventuelle forbedringer. Herunder bør ledelsen jevnlig kommunisere hvordan kommunens internkontrollsystem fungerer, og hensikten med dette. Side 12 av 40

13 Sak 15/15 Revisors anbefalinger: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet i tjenesten. 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. 3. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Overordnet internkontroll" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. Side 13 av 40

14 Sak 16/15 Referat og meldinger - formannskap/kommunestyre Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 16/15 Kommunestyret /15 Formannskapet Formannskapets innstilling Legges fram i møtet. Rådmannens innstilling Kommunestyret tar referat og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Rapport over refererte journalposter tom Rapport over delegerte vedtak tom Side 14 av 40

15 Sak 17/15 Investeringsmidler til formålsbygg og utleieboliger 2015 utvidelse av ramme Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Tore Flatmo Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 17/15 Kommunestyret /15 Formannskapet Formannskapets innstilling Kommunestyret vedtar utvidet investeringsramme på kr. 1,1 mill til oppgradering av formålsbygg og utleieboliger for Investeringsbudsjettet utover vedtatt ramme styrkes med kr. 1, 1 mill som dekkes ved tilsvarende utvidelse av lånerammen for Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar utvidet investeringsramme på kr. 1,1 mill kr til oppgradering av formålsbygg og utleieboliger for Investeringsbudsjettet utover vedtatt ramme styrkes med kr. 1, 1 mill kr som dekkes ved tilsvarende utvidelse av lånerammen for SAKSUTREDNING Vedlegg 1) F-sak 9/15 Fordeling av investeringsmidler til formålsbygg og utleieboliger for 2015 møte Saksopplysninger Formannskapet behandlet i møte , sak 9/15, fordelingen av avsatte midler, kr ,- til standardheving av formålsbygg og utleieboliger for Fordelingen er foretatt etter følgende kriterier fastsatt av rådmannen: 1) Sluttføring av igangsatte tiltak. 2) Lukking av avvik knyttet til pålegg fra tilsynsmyndigheter 3) Tiltak der det er lagt føringer i budsjett eller handlingsplan. 4) Større utbedringer knyttet til bygningenes funksjonalitet. Side 15 av 40

16 Sak 17/15 Basert på disse kriteriene er investeringsmidlene for 2015 fordelt slik: Tiltak: Kostnad inkl.mva Tiltak i kriterie Tiltak i kriterie Tiltak i kriterie Totalt: Det er videre innmeldt behov for ytterligere kr under kriterie 4: Større utbedringer knyttet til byggenes funksjonalitet. Med bakgrunn i forutsetningene i f-sak 9/15, har rådmannen gjennomført et arbeid for å se på hvilke av tiltakene under dette kriteriet som kan utsettes til 2016 og konsekvensene av en slik utsettelse. Følgende tiltak er vurdert under kategori 4 i f-sak 9/15: Tiltak Kostnad inkl mva Konsekvenser dersom tiltaket ikke gjennomføres Totalrehabilitering av leilighet pga unormal stor slitasje og angrep av skadedyr Leiligheten kan ikke leies ut. Tapte leieinntekter. Det er i tillegg stort behov for leiligheten. Lydisolering av kontorer til psykiatri og rehabilitering Ungdomsskolen: asfaltering av skoleplassen Sykehjemmet: nytt ventilasjonsanlegg til kjøkkenet. Oppgradering av renseanlegg i svømmehallen Totalt for kriterie 4: Fortsatt problemer med lydgjennomtrengning. Dette er ikke tilfredsstillende av hensyn ti hverken arbeidsmiljø eller brukere av tjenestene. Tiltaket er planlagt og forutsatt gjennomført i Skoleplassen er svært nedslitt. Fortsatt inneklimaproblemer. Dagens anlegg er underdimensjonert. I ytterste konsekvens kan svømmehallen bli stengt i kortere eller lengre perioder. Vurdering Etter en gjennomgang av konsekvenser av en utsettelse er det konkludert med at nytt ventilasjonsanlegg til kjøkkenet på sykehjemmet kan vente til Lydisolering av kontorer til psykiatri og rehabilitering kan reduseres til en investering på kr ,- for å få tatt de viktigste grepene. Resten av investeringen forutsettes gjennomført i Oppgradering av renseanlegg ved svømmehallen er det funnet rom for ved omprioriteringer i driftsbudsjettet, og tiltaket vil bli gjennomført som planlagt. Rehabilitering av leilighet bør gjennomføres pga stor etterspørsel og for å unngå for stort tap av leieinntekter. Side 16 av 40

17 Sak 17/15 Asfaltering av skoleplassen ved ungdomskolen bør også gjennomføres av hensyn til bl.a. sikkerhet og funksjonalitet. Det er også viktig å understreke at tiltaket har vært planlagt med henblikk på realisering i Ut fra dette er det rådmannens tilrådning at investeringsrammen til oppgradering av formålsbygg og utleieboliger for 2015, utvides til å omfatte følgende tiltak: Tiltak Kostnad inkl. mva Rehabilitering av leilighet Asfaltering av skoleplass - ungdomsskolen Lydisolering av kontorer Totalt: Økonomiske og administrative konsekvenser Tiltakene har ingen økonomiske eller administrative konsekvenser utover det som er anført i saken. Side 17 av 40

18 Sak 18/15 Stønader hjelpetiltak fra NAV Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Roar Aune Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 18/15 Kommunestyret /15 Formannskapet /15 Utvalg for helse og omsorg Formannskapets innstilling Kommunestyret vedtar å indeksregulere satser for økonomisk stønad til et statlig nivå med virkning fra Inndekningen skal tas fra disposisjonsfondet. Formannskapet behandling : Medlem Efia Marie Damba (SV) fremmet følgende forslag på vegne av AP/SV: Kommunestyret vedtar å indeksregulere satser for økonomisk stønad til et statlig nivå med virkning fra Inndekningen skal tas fra disposisjonsfondet. Ved votering over utvalg for helse og omsorgs innstilling mot Dambas forslag, ble Dambas forslag vedtatt med 8 mot 1 (FrP) stemme. Utvalg for helse og omsorgs innstilling Kommunestyret vedtar å opprettholde vedtakene om ikke å indeksregulere satser for økonomisk stønad for 2014 og Kommunestyret ber rådmannen vurdere å bringe satsene tilbake på nivået for statlige veiledende satser f.o.m Utvalg for helse og omsorg behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar å opprettholde vedtakene om ikke å indeksregulere satser for økonomisk stønad for 2014 og Kommunestyret ber rådmannen vurdere å bringe satsene tilbake på nivået for statlige veiledende satser f.o.m Side 18 av 40

19 Sak 18/15 SAKSUTREDNING Saksopplysninger NAV Klæbu har ansvar for utbetaling av økonomisk stønad etter «Lov om sosiale tjenester i NAV». Dette gjelder 18 «Stønad til livsopphold» og 19 «Stønad i særlig tilfeller». Stønaden kan gis som bidrag, lån, garanti for lån, eller varer og tjenester. I tillegg utbetales det kvalifiseringsstønad for deltakere på kvalifiseringsprogram etter 19 «Kvalifiseringsstønad». Kvalifiseringsstønad skal på årsbasis være lik to ganger folketrygdens grunnbeløp. Arbeids- og sosialdepartementet kommer årlig med et rundskriv som omhandler stønadsnivået. «Rundskriv A-1/ Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2015»: Sosial- og helsedepartementet ga 13. februar 2001 veiledende retningslinjer for utmåling av stønad til livsopphold etter sosialtjenesteloven. Det vises til rundskriv fra Arbeids- og velferdsdirektoratet (Hovednummer ), hvor det redegjøres for alle bestemmelsene i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, også de som gjelder økonomisk stønad. Dette rundskrivet har erstattet tidligere rundskriv til sosialtjenesteloven. De veiledende retningslinjene for økonomisk stønad til livsopphold er justert årlig siden Satsene i de veiledende retningslinjene prisjusteres i 2015 i tråd med anslaget for vekst i konsumprisene i nasjonalbudsjettet for 2015 (2,1 pst.). De veiledende retningslinjene er fastsatt med følgende satser per måned fra 1. januar 2015 (satser gjeldende fra 1. januar 2014 i parentes): Enslige kr (kr 5 600) Ektepar/samboere kr (kr 9 300) Person i bofellesskap kr (kr 4 650) Barn 0-5 år kr (kr 2 150) Barn 6-10 år kr (kr 2 850) Barn år kr (kr 3 600) De veiledende retningslinjene omfatter utgifter til helt grunnleggende behov, som mat, klær, kommunikasjon, husholdningsartikler og hygiene med mer, og tar videre hensyn til andre sider av dagliglivet, som fritid og sosiale behov. Utgifter til andre nødvendige ting, som bolig, strøm og oppvarming, bolig- og innboforsikring og innbo og utstyr inngår i livsoppholdet, men er ikke inkludert ved fastsettelse av de veiledende retningslinjene, da dette er utgifter som varierer mye. Se rundskriv fra Arbeids- og velferdsdirektoratet, Hovednummer punkt Økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er en skjønnsmessig ytelse, jf. lovens 18 første ledd. De kommunale sosiale tjenestene i Nav-kontoret har både rett og plikt til å utøve skjønn når de vurderer om det skal ytes stønad, og ved utmåling av stønaden. Satsene i de veiledende retningslinjene må derfor betraktes som et veiledende utgangspunkt for det skjønn som skal Side 19 av 40

20 Sak 18/15 utøves. Dersom stønadsbeløpet til arbeidsfør mottaker er på nivå med, eller over, hva mottakeren kan forventes å få gjennom arbeid, må det foretas en særskilt vurdering av nivået og krav til aktivitet. Det vises for øvrig til rundskriv, Hovednummer punkt om forholdet mellom individuell behovsprøving, kommunale normer og statlige veiledende retningslinjer. Klæbu kommune har ikke justert sine satser for utmåling av økonomisk stønad de 2 siste år. Det betyr at vi i 2015 fortsatt opererer med de samme satsene som i Disse er: Enslige 5.500,- Ektepar/samboere 9.100,- Person i bofellesskap 4.550,- Barn 0-5 år 2.100,- Barn 6-10 år 2.800,- Barn år 3.500,- Klæbu kommune ligger nå ca. 4 % under de statlige veiledende retningslinjene for økonomisk stønad. Mange av våre nabokommuner følger de veiledende satsene (Skaun og Malvik), Trondheim ligger noe over på tilskudd til barn og Melhus ligger noe under. En justering av dette vil naturlig nok måtte medføre en 4 % økning i utgiftene til dette formålet. Det er for 2015 budsjettert med ,- kr. til økonomisk stønad. Legger en til grunn at en benytter de statlige veiledende satsene vil det medføre en ekstra kostnad på ,- kr. Vurdering Rårmannen vil i respekt for lovlig fattede vedtak ikke be kommunestyret omgjøre sine vedtak om ikke å indeksregulere satsene for 2014 og Rådmannen ser heller ikke muligheten for inndekning av merkostnadene, men kan vurdere å bringe satsene opp på anbefalt nivå fra og med Side 20 av 40

21 Sak 19/15 Finansiering av Jonettaplassen gårdsbarnehage Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Anita Hovde Nilsen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 19/15 Kommunestyret /15 Formannskapet Formannskapets innstilling Kommunestyret vedtar at Jonettaplassen gårdsbarnehage AS får finansiert inntil 18 plasser for barn over 3 år fra barnehageåret 2015/2016. Vedtaket gjelder ikke ved en eventuell klage på vedtaket om godkjenning. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen vedtatt med 8 mot 1 (SV) stemme. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar at Jonettaplassen gårdsbarnehage AS får finansiert inntil 18 plasser for barn over 3 år fra barnehageåret 2015/2016. Vedtaket gjelder ikke ved en eventuell klage på vedtaket om godkjenning. SAKSUTREDNING Kommunestyret vedtok kommunale retningslinjer for offentlig tilskudd til ikkekommunale barnehager. I vedtaket står: Vurdering av om kommunen skal yte tilskudd til nye private barnehageplasser etter legges fram til politisk behandling. og videre: En barnehageeier som ønsker å utvide barnehagens kapasitet utover godkjenningen, må søke om ny godkjenning etter barnehagelovens 10 eller 11. Deretter må barnehageeier søke om finansiering etter barnehagelovens 14. Jonettaplassen gårdsbarnehage AS har vært drevet som familiebarnehage i Klæbu i flere år. Barnehagen har satt i gang et arbeid med tilbygg og oppussing av eksisterende bygg for å kunne ta inn flere barn. I den forbindelse ble det søkt kommunen om godkjenning av barnehagen for ordinær barnehagedrift for 20 barn. Som en del av godkjenningsprosessen søkte barnehagen om godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.. Deler av bygningsmassen det var søkt om ordinær barnehagedrift for, ble ikke godkjent etter forskriften. Side 21 av 40

22 Sak 19/15 Barnehagemyndigheten godkjente barnehagen for 16 barn. Barnehageeier påklaget vedtaket til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Barnehageeier fikk ikke medhold, men Klæbu kommune fikk saken tilbake fra fylkesmannen siden barnehagemyndigheten hadde godkjent bruk av deler av et bygg som ikke var godkjent etter nevnte forskrift. Det har vært avholdt et møte med barnehageeier for å finne ei løsning for godkjenning av barnehagen. Som en konklusjon fra dette møtet har kommunen mottatt en fornyet søknad, der barnehagen søker om å bli friluftsbarnehage. Selv om loven ikke regulerer friluftbarnehager spesielt, så er det i kommentarene i loven tatt med at det for barnehager med vekt på friluftsliv kan reduseres på det arealkravet som settes som et minimum i loven. Klæbu kommune har fattet et administrativt vedtak om å godkjenne Jonettaplassen gårdsbarnehage som barnehage med vekt på friluftsliv. Barnehagen er godkjent for 18 barn over 3 år. Det vises her til vedlagt godkjenning. Det er samtidig med søknad mottatt søknad om finansiering. I tråd med nevnte vedtak om offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager legges saken om finansiering fram til politisk behandling. Økonomiske og administrative konsekvenser Saken får økonomiske konsekvenser i og med at Klæbu kommune er ansvarlig for å fordele økonomisk støtte til de ikke- kommunale barnehagene. Ut fra de tallene som ligger til grunn for dagens beregninger, vil overføringer til Jonettaplassen familiebarnehage for 10 barn inneværende barnehageår være på: Driftstilskudd kroner Kapitaltilskudd kroner Totalt tilskudd 2015: kroner Tilskudd ved utvidelse til 18 barn over 3 år og med helårsdrift som ordinær barnehage: Driftstilskudd kroner Kapitaltilskudd kroner Totalt tilskudd 2015: kroner En økning fra 10 barn i familiebarnehage på årsbasis til 18 barn i ordinær familiebarnehage på årsbasis, tilsier et tilskudd til gjeldende barnehage på kroner. Til opplysning kan nevnes at tilskuddet til 10 barn i familiebarnehage på årsbasis vil være det samme som tilnærmet 13 barn i ordinær barnehage. Dette på grunn av at tilskuddet til drift av familiebarnehager per barn er større enn i ordinære barnehager. Vurdering Rådmannens vurdering er at barnehageeier må ha 13 barn i barnehagen for at barnehageeiers inntektsnivå skal opprettholdes. Samtidig ser rådmannen positivt på de bygningstekniske forbedringer som er foretatt i barnehagen. De økonomiske konsekvensene av overnevnte tilskuddsberegninger forutsetter at det er nok søkere til plassene i barnehagen til å fylle 18 plasser. Antall barn i Jonettaplassen vil ikke Side 22 av 40

23 Sak 19/15 være klart før opptaket er ferdig. Søknadsfristen er 15. mars. Det satses på at opptak vil være klart før påske. Ut fra de søknader i hovedopptaket som per i dag foreligger, vil det nok være ledig plasser ved flere barnehager både i de kommunale og de ikke kommunale barnehagene, dermed vil foreldrenes ønske om barnehage i stor grad kunne tilfredsstilles uavhengig av finansieringsvedtaket ved Jonettaplassen gårdsbarnehage AS. Rådmannen innstiller på at Jonettaplassen gårdsbarnehage AS får finansiert inntil 18 plasser for barn over 3 år fra barnehageåret 2015/2016. Side 23 av 40

24 Sak 20/15 Barnehageopptaket 2015/2016 søknader om barnehageplass gjeldende barn som etter barnehageloven ikke har rett til plass Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Anita Hovde Nilsen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 20/15 Kommunestyret /15 Formannskapet Formannskapets innstilling Legges fram i møtet. Rådmannens innstilling Klæbu kommunestyret vedtar at det i barnehageopptaket for 2015/2016 blir gitt plass til barn som ikke har rett til opptak på grunn av at de er født etter Det tilbys plass til det antall barn det er søkt for og som er født i perioden En forutsetning for å ta inn disse barna, er at barnas foresatte aksepterer plass i den barnehagen der de blir tilbudt plass. Det vil si at retten til å velge barnehage faller bort. Budsjettmessig dekning av økte utgifter i barnehagene, som en følge av vedtaket, foretas ved en budsjettjustering i mai 2015, etter at hovedopptaket er gjennomført, om nødvendig ved hel eller delvis avsetning til disposisjonsfondet. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Klæbu kommune har et barnehageopptak med søknadsfrist 15. mars I tillegg er det løpende opptak ved ledighet. I inneværende år har alle med behov for barnehageplass som har flyttet til kommunen, fått dette. I kunngjøringen er det presisert at opptaket er samordnet og det søkes på ett skjema. Retningslinjene for opptaket er nedfelt i vedtektene for barnehagen. Det står i de kommunale vedtektene pkt. 3 om opptak-klagerett-oppsigelse, at barn som fyller ett år senest innen utgangen av august har etter søknad rett til å få plass i barnehage fra august i samsvar med barnehagelovens 12. Vedtektene til de ikke kommunale barnehagene finnes på deres hjemmeside. Side 24 av 40

25 Sak 20/15 Etter at søknadsfristen nå er utgått, kan rådmannen meddele at Klæbu kommune vil oppfylle retten til barnehageplass for de søkere som har rett til barnehageplass etter barnehagens bestemmelser og med oppstart fra Det er det plass til. Under forutsetning av et positiv vedtak i saken, gjelder dette også for de barna som ikke har en rett. Ved årets opptak vil 90 barn gå fra å være barnehagebarn til å begynne på skolen. Inkluderer vi de høstbarna som er foreslått å bli tilbudt plass, er det ca 90 som søker plass. 22 barn er født etter fristen (31.08.). Klæbu kommunestyret vedtok at barn født skulle tilbys plass. Dette etter politisk behandling av samme tema, se kst.sak 42/14. I vedtaket ble det oppfordret til å jobbe mot de politiske partier og Fylkesmannen for å få til et rettferdig system rundt rettigheter til barnehageplass og finansiering fra stat og kommune. Per i dag er ordningen den samme som i Klæbu kommune får ikke tilført tilskudd til barnehagedrift for den aldersgruppen som ikke har rett til barnehageplass, men et alderstilskudd og innbyggertilskudd beregnet til alle typer tjenester for denne aldersgruppen. Tilskuddet er for 2015 på kroner. Til orientering kan nevnes at tilskuddet til kommunen for en 2- åring inneværende år er kroner. Hadde tilskuddet vært det samme for 0- åringen som for 2 åringen ville tilskuddet til kommunen i sum for 20 barn i Klæbu ha vært 2.67 mill større. Det er også av betydning om barna blir tilbudt plass eller ikke i kommunale eller ikke-kommunale barnehager. Tilskuddet fra Klæbu kommune til en ordinær plass i ikke-kommunal barnehage var i per barn under 3 år. I tillegg kommer kapitaltilskuddet på kroner. Dette gjelder også for 0-åringene. Kostnadene ved inntak av nevnte gruppe er spesielt knyttet til hvor mange barn som får tilbud i ikke-kommunal barnehage, der tilskuddet gis per barn. I de kommunale barnehagene dreier det seg mere om organisering internt i den enkelte barnehage og fordelingen mellom de kommunale barnehagene. Vurdering Klæbu kommune har kapasitet og mulighet til å tilby plass til alle barn som søker om barnehageplass for kommende barnehageår. Hvis kommunen velger ikke å tilby plass til de barna som ikke har rett på plass, vil det medføre redusert drift ved flere av barnehagene i Klæbu. Hvor vet vi når hovedopptaket er avsluttet. Klæbu kommune må dekke utgiftene hvis foreldrene velger en ikke-kommunal barnehage som har ledig kapasitet. Dette gjelder også ikke-kommunale barnehager i andre kommuner. Rådmannens vurdering om å se positivt på søknaden om barnehageplass for barn født mellom og baserer seg på følgende: Foreldrene kan uavhengig av kommunens vedtak velge å benytte ledige barnehageplasser i ikke kommunale barnehager i Klæbu eller i andre kommuner. Å finne løsninger som hindrer redusert drift ved flere barnehager i kommunen. Side 25 av 40

26 Sak 20/15 Behjelpe en ellers vanskelig situasjon for foreldre som har behov for en barnehageplass. Den store utfordringen i saken er inndekning av de store ekstra kostnader dette totalt medfører, uavhengig av om barna kommer til å gå i en kommunal eller ikke-kommunal barnehage. Under behandlingen av tilsvarende sak i 2014 vedtok kommunestyret å dekke inn ekstrakostnadene ved reduksjon i avsetningen til disposisjonsfondet. I og med at behandlingen av søknadene til hovedopptaket nå er startet, kan rådmannen i møte gi mere konkrete opplysninger om fordelingen av barna på de ulike barnehagene. Økonomiske og administrative konsekvenser De reelle utgiftene ved å fatte et vedtak om å tilby høstbarna plass, vil først kunne gjøres etter avslutningen av hovedopptaket. Det er også umulig å beregne hvor mange av foreldrene som ved et eventuelt avslag på sin søknad om barnehageplass, vil velge en barnehageplass i en ikke-kommunal barnehage i andre kommuner. Klæbu kommune betaler allerede i overkant av en million i året for barnehageplass i andre kommuner. Side 26 av 40

27 Sak 21/15 Kommunedelplan for massedeponi - forslag til tillegg - Lysklett og Eggan Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Tove Kummeneje Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 21/15 Kommunestyret /15 Formannskapet Formannskapet innstilling Legges fram i møtet. Rådmannens innstilling - Kommunestyret tar Fylkesmannens innsigelser til etterretning. - Områdene Lysklett og Eggan prioriteres ikke i kommunedelplan for massedeponi for Klæbu. Dette begrunnes i viktig naturmangfold i områdene, og at det i interkommunalt planarbeid er avklart tilstrekkelig deponikapasitet i regionen for år framover. - Dersom en geoteknisk vurdering i området Lysklett tilsier at det er nødvendig med sikringstiltak må omfanget av nødvendig oppfylling her avklares. SAKSUTREDNING Vedlegg 1. Plankart, datert Bestemmelser og retningslinjer, datert Planbeskrivelse, datert Utdrag av konsekvensutredning av områder, Lysklett og Eggan, datert Høringsuttalelser 6. Referat fra drøftingsmøte, datert Saksopplysninger Klæbu kommunestyre vedtok , sak 54/14, kommunedelplan for massedeponi. I vedtaket ble rådmannen anmodet om å revidere planen slik at områdene Lysklett og Eggan eventuelt kunne tas inn i planen etter en ny høringsrunde. Begrunnelsen i vedtaket er at området øker planens samlede volum og dermed gir mer langsiktighet. Samtidig sies det at områdene har et lavt konfliktnivå i forhold til andre foreslåtte områder. Et revidert planforslag ble lag ut til offentlig ettersyn i november Forslaget ble samtidig sendt på høring til berørte. Side 27 av 40

28 Sak 21/15 Fylkesmannen har i sin uttalelse meldt innsigelse til både områdene Lysklett og Eggan, da hovedsakelig ut fra naturhensyn. Klæbu formannskap ble informert om innkomne uttalelser i møte Formannskapet konkluderte med at man ønsket et drøftingsmøte med fylkesmannen omkring aktuelle momenter i saken, før plansaken legges fram til behandling. Det ble gjennomført et møte med Fylkesmannen og Klæbu kommune, representert med politikere og administrasjon. Se vedlagt møtereferat. Gjennomgang av uttalelser Følgende har sendt uttalelse til saken: 1. Sør-Trøndelag fylkeskommune, datert Statens vegvesen, datert Naboer til omsøkt område, Amundsdalvegen 231, 227 og 229, datert Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, datert Eiere av omsøkt område, Arne Andres Grendstad, Egil og Lis Audal Grendstad, datert De viser til uttalelse til Kommuneplan for massedeponi, datert Ramlo Sandtak, datert Sør-Trøndelag fylkeskommune Ingen vilkår for egengodkjenning, men de tilrår at ingen av områdene tas inn i planen. Begrunnelsen er at områdene er konfliktfylte når det gjelder elg- og hjortevilt. Det er liten risiko for at tiltakene vil komme i konflikt med automatisk fredede kulturminner. 2. Statens vegvesen Ingen merknader. De gjør oppmerksom på at det kreves dokumentasjon på geotekniske forhold. Avkjørsler må omsøkes. 3. Naboer til omsøkt område, Amundsdalvegen 231, 227 og 229 De ser det som en fordel at dalen blir oppfylt da det vil bedre stabiliteten i området. 4. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen har innsigelser til endring av vedtatt kommunedelplan for massedeponi for Klæbu. Fylkesmannen oppfatter overordnede planer som en kontrakt mellom kommunen og regionale myndigheter, og anser det som uheldig at det gjøres endringer kun måneder etter at kommunedelplanen er vedtatt. Det vises til interkommunal plan (IKAP) for massedeponier hvor det anslås at det regionale behovet for deponier vil være dekket de neste årene. Arbeidet med interkommunal plan ble gjennomført parallelt med kommunedelplanen for Klæbu. IKAPområdene og vedtatte deponiområder i Klæbu gir allerede svært god langsiktighet og forutsigbarhet. Lysklett: Fylkesmannen har på bakgrunn av viktig naturmangfold (nml 4 og 5) innsigelse til området Lysklett inntil det foreligger en geoteknisk vurdering av området som avklarer Side 28 av 40

29 Sak 21/15 nødvendighet og omfang av sikringstiltak. nml=naturmangfoldloven Følgende er vektlagt: - Ravinedaler er rødlistet som en sårbar naturtype. Det vises til nasjonale mål. - Området er registrert som en viktig ravinedal (B-verdi), og som et viktig viltområde (B-verdi). Det er rikt mangfold av fugler, og trekkområde for elg og øvrig vilt mellom Nidelva og Nordmarka. - Del av særlig viktig kulturlandskap i Sør-Trøndelag, Bostadgrenda. For å bevare den positive opplevelsen av kulturlandskapet er det særlig viktig å ta vare på ravinedalene. Eggan: Fylkesmannen har på bakgrunn av svært viktig naturmangfold (nml 4 og 5) innsigelse til område Eggan. Følgende er vektlagt: - Området er registrert som del av en svært viktig ravinedal (A-verdi), Mælbudalen og Storvollen. - Eggan er del av et helhetlig landskap med naturtypen gammel lauvskog, vurdert som svært viktig (A-verdi). - Del av et svært viktig viltområde (A-verdi) med stor artsrikdom. Rikt mangfold av fugler, del av kantskogbelte langs Nidelva. Vandringsveg for storvilt. - Reduserer størrelsen på fungerende økosystem som medfører at verdien for biologisk mangfold reduseres. - Grenser opp mot særlig viktig kulturlandskap (Håggåbekken/Storvollbekken). For helheten i kulturlandskapet, og særlig ravinedalen, vil tiltaket kunne påvirke kulturlandskapskvalitene negativt. - Begrenset kapasitet på området gjør at samfunnsnytten av tiltaket er liten. 5. Eiere av omsøkt område, Arne Andreas Grendstad, Egil og Lis A. Grendstad. De viser til tidligere uttalelse til Kommuneplan for massedeponi De mener kommunedelplanen forfekter et overdrevent statisk syn på landskapet på Lysklett. Det finnes f.eks. ikke lengre beitedyr på eiendommene, og dette vil medføre at beitelandskapet blir skogbruksareal. Dette vil skje passivt eller aktivt ved planting. Skogen i området er hogstmoden og vil bli hogget i nær framtid. De mener at ravinen ikke er viktig som vandringsveg for hjortevilt. Forflytningen går helst i åpent terreng nord og sør for ravinen. Videre kommenteres at Kjernebiter etter hvert er en fugl med stor utbredelse, og at fugleartene som finnes her også finnes andre steder. Ved planlagt hogst vil hekkelokalitet likevel forsvinne/bli anstrengt for de artene som krever eldre skog. Det nevnes en del avbøtende tiltak. Kommunedelplanen sier at et deponi på Lysklett vil medføre transport gjennom Klæbu sentrum. Dette er de ikke enige i. Det påpekes en del fordeler ved å fylle opp ravinedalen: - Området berøres av kvikkleiresone og det er av interesse at ravinen fylles opp for å stabilisere grunnen. De opplyser at planlagt skogshogst vil medføre at stabiliteten vil Side 29 av 40

30 Sak 21/15 svekkes i en periode. De legger ved et notat fra Rambøll som påpeker at det er behov for erosjonssikring og/eller oppfylling i dalbunnen. - Økt landbruksareal. De påpeker at dyrka mark/beite som er registrert vil gro igjen når husdyrhold opphører. Området ønskes oppfylt for bruk til dyrka jord som er tilgjengelig med traktor. - Lokaliseringen mht transport, ikke konflikter med bebyggelse. 6. Ramlo Sandtak Ramlo Sandtak har sett på muligheten for å deponere masser på Rundhaugen/Digre på Bratsberg, rett nord for området Sneegga, som er godkjent som deponi i vedtatt kommunedelplan. De ønsker da å deponere masser på en slik måte at en samtidig får skredsikret området. Skal de få dette til må en sannsynligvis erosjonssikre/steinsette Nordbekken som går langs kommunegrensen mellom Klæbu og Trondheim. Dette vil medføre at mengden som deponeres på Sneegga vil måtte bli større enn oppgitt i deponiplanen for Klæbu, foreløpige tall er 7 mill m 3 i Trondheim og 5 mill m 3 i Klæbu. Dette er en ti-dobling av anslått mottatt mengde for Sneegga/Klæbu. Det sies i uttalelsen fra Ramlo Sandtak at Fylkesmannen og Trondheim kommune i sine foreløpige vurderinger av området har vært positive til tiltaket. De anbefaler videre at området på hver side av Nordbekken bør sees under ett. Ramlo Sandtak, som er tiltakshaver på Bratsberg, og Forset Grus, som er tiltakshaver på Sneegga, er nå inne i en innledende avklaringsfase. Vurdering Det skal bemerkes at en i vedtatt kommunedelplan for massedeponi har prioritert områdene med minst konflikter. Det er naturverdiene i Lysklett og Eggan som i størst grad taler for at områdene ikke bør benyttes som massedeponi. Fylkesmannen har på bakgrunn av viktig naturmangfold innsigelse til både Lysklett og Eggan. Fylkeskommunen tilrår at områdene ikke tas inn i planen da områdene er konfliktfylte mht hjortevilt. Tiltakshaverne i området har satt spørsmåltegn ved viktigheten av naturverdiene i området. Her skal bemerkes at det nok er riktig at elgen normalt følger ravinekanten der det er enklest å ta seg fram. Bekkedalen er imidlertid et viktig område for skjul. Dalen er også trekkveg og skjul for andre viltarter, og er viktig for å bevare disse. Tråkk og andre spor etter ulike viltarter er registrert i ravinedalen. Som tiltakshaverne hevder er ikke området avgjørende for eksistensen av Kjernebiteren, og heller ikke for andre arter. Kjernebiteren er imidlertid en krevende fugl som bare hekker på bestemte steder (varmekjær, frodig skogtype). Habitatene/områdene som den foretrekker er sparsomt utbredt i denne delen av landet, og er således viktig å bevare. Naturtypen ravinedal er rødlistet. De er frodige og produktive mht biologisk mangfold. Tidligere planeringer har medført at mange av disse dalene er borte. Kvikkleiresikring vil dessuten medføre at mange av disse vil bli oppfylt. Området Lysklett er vurdert som regionalt viktig for både naturtyper og vilt og konfliktnivå (fra -4 til +4) er plassert i kategori -3. Eggan ligger i utkanten av verdifulle naturområder. I konsekvensutredningen er konfliktnivået satt til -4 for naturtyper og vilt. Da Side 30 av 40

31 Sak 21/15 det aktuelle arealet for deponi utgjør en liten del av naturområdet, burde kanskje konflikten med vilt være plassert i kategori -3. Det skal nevnes at Fylkesmannen påpeker at det vektlegges at Lysklett er del av, og Eggan grenser opp mot, kulturlandskap som er registrert som særlig viktig. Dette har også vært en vurdering i konsekvensanalysen til vedtatt kommunedelplan. Ravinedalene er et viktig element for opplevelsen av landskapet. Positive grunner for å fylle opp disse ravinedalene har vært økt jordbruksareal. Lysklett ligger godt til rette med hensyn til adkomst og kort avstand til Trondheim. Man kan imidlertid ikke utelukke at noe av trafikken vil gå gjennom Klæbu sentrum. Mange store byggeprosjekt i Trondheim finnes i Tiller-området. Dette er tillagt noe vekt i vurderingen. Rådmannen er enig i at økt jordbruksareal og transportmessige forhold kan tale for deponi, men naturverdiene er på den andre siden betydelige. Fylkesmannen viser til interkommunal plan (IKAP) for massedeponi hvor det anslås at det regionale behovet for deponier vil være dekket de neste år. Dette tilsier svært god langsiktighet og forutsigbarhet. Det årlige behovet er anslått til 2-2,5 mill m 3 masser. Gjennom IKAP er det blitt tilrådet totalt 28 deponiområder med en samlet kapasitet på mill m 3 masser. I tillegg til de 28 områdene er flere under regulering. Det vises også til uttalelse fra Ramlo Sandtak som sammen med Forset Grus AS planlegger et større deponi på tvers av kommunegrensen mellom Trondheim og Klæbu, Ekle/Bostad. Sneegga (0,5 mill m 3 ) som er tatt med kommunedelplanen, inngår i dette område. Foreløpig mengde for området er 12 mill m 3 masse. Det anslås at oppstart av området vil ta 3-4 år. Med dette som bakgrunn anser rådmannen at det foreløpig ikke vil være behov for å prioritere Lysklett som deponiområde. Når det gjelder Eggan sier Fylkesmannen i sin uttalelse at begrenset kapasitet på området gjør at samfunnsnytten av tiltaket er liten. Rådmannen støtter denne vurderingen. Konklusjon Rådmannen vil med bakgrunn i innkomne uttalelser og kommentarer ovenfor ikke anbefale at Lysklett og Eggan tas inn i kommunedelplan for massedeponi. Dette grunnet viktig naturmangfold i områdene, og at det i interkommunalt arbeid er avklart tilstrekkelig kapasitet i regionen for år framover. Fylkesmannen har i drøftingsmøte om saken ikke gitt signaler som tyder på at man er villig til å endre sin holdning til de to områdene. Rådmannen kan ikke se at det foreligger viktige samfunnshensyn som kan veie opp for de negative konsekvensene, og eventuelt føre til at områdene blir godkjent ved behandling i Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Side 31 av 40

32 Sak 22/15 Spillvanns- og reservevannsløsning for Klæbu kommune og Trondheim sørøst - valg av trase Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Roald Klausen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 22/15 Kommunestyret /15 Formannskapet Formannskapets innstilling Kommunestyret vedtar: 1. Framtidig reservevanns- og avløpstrase legges i sin helhet langs fv 885, med tilknytning av avløpsledning ved Ostangen via Rydland nord for avløp og tilknytning for reservevann via vannledning i Tine Bugges veg til høydebasseng på Lauvåsen. 2. Avtale med Trondheim kommune om kostnadsfordeling for prosjektet legges fram som egen sak i kommunestyret for godkjenning. 3. Utbygging av hovedanlegg og sideanlegg skal ses i sammenheng og delvis finansieres ved hjelp av anleggsbidrag. Det kan pålegges tilknytning i henhold til vedtatte retningslinjer. 4. Det skal arbeides for å legge til rette for gang- og sykkeltrafikk langs traseen. 5. Forvaltningsplan for vannforekomster revideres med nye tiltaksdeler i henhold til valgt hovedalternativ. Formannskapet behandling : Det var presentasjon av avløps- og reservevannsprosjektet ved Lars Petter Risholt fra Multiconsults. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar: 1. Framtidig reservevanns- og avløpstrase legges i sin helhet langs fv 885, med tilknytning av avløpsledning ved Ostangen via Rydland nord for avløp og tilknytning for reservevann via vannledning i Tine Bugges veg til høydebasseng på Lauvåsen. 2. Avtale med Trondheim kommune om kostnadsfordeling for prosjektet legges fram som egen sak i kommunestyret for godkjenning. 3. Utbygging av hovedanlegg og sideanlegg skal ses i sammenheng og delvis finansieres ved hjelp av anleggsbidrag. Det kan pålegges tilknytning i henhold til vedtatte retningslinjer. 4. Det skal arbeides for å legge til rette for gang- og sykkeltrafikk langs traseen. Side 32 av 40

33 Sak 22/15 5. Forvaltningsplan for vannforekomster revideres med nye tiltaksdeler i henhold til valgt hovedalternativ. SAKSUTREDNING Saken har vært oppe tidligere (sak 97/12), ved behandling av forstudien til dette prosjektet. Vedtaket av sier: Kommunestyrets vedtak 1. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å innlede forhandlinger med Trondheim kommune for å avklare betingelsene vedrørende avløpsoverføring og felles reservedrikkevannsløsning. Avtalen forelegges kommunestyret når avtaleutkastet foreligger. Denne avtalen er ennå ikke inngått grunnet traseavklaringer og tilhørende kostnadsvurderinger. Vedlegg 1. Forstudie desember Foreløpig rapport fra forprosjekt Multiconsult februar Kart som viser utredede trasealternativer. 4. Rapport fra usikkerhetsanalyse for trase Ostangen-Hallset-Lysklett-Tiller. 5. Rapport fra Safetec vedrørende risiko- og sårbarhetsanalyse av reservevannsforsyning mellom Trondheim og Klæbu. 6. Kart som viser forslag til vann- og avløpsutbygging i perioden , inklusiv sideområder til hovedprosjektet avløp-reservevann. Saksopplysninger Kort om bakgrunn for saken, tidligere behandlet i sak 97/12,ref 12/821-7/9: Ostangen Renseanlegg (ORA) er i ferd med å nå kapasitetsgrensen. Ostangen RA er underlagt Fylkesmannens forurensningsmyndighet, og har utslippstillatelse for PE (personekvivalenter). Per i dag er ca 4600 PE tilknyttet. Grensen passeres ved 4750 PE. Dette medfører at Klæbu kommune må gjøre tiltak innen 2018, grunnet forurensningsforskriften 14-6: "Kommunalt avløpsvann fra nye renseanlegg og eksisterende renseanlegg som endres vesentlig skal i tillegg gjennomgå sekundærrensing." For å klare kravet til sekundærrensing vil det være nødvendig å utvide anlegget med et biologisk rensetrinn. I praksis vil kravet til sekundærrensing inntreffe ved planlagt tilknytning som overstiger 25 % av nåværende tillatelse. Etter kommunestyrets vedtak ble det i 2013 innledet et arbeid med Trondheim kommune. Multiconsult fikk forprosjektoppdraget med: 1. Kvalitetssikring av forstudien. 2. Alternativsvurderinger 3. Detaljprosjektering av felles ledningstrase i Amundsdalen. I alternativsbeskrivelsene vises det til forprosjektets kart, se eget vedlegg nr 3, som viser alternative bortføringsalternativer for avløp. I karthenvisningen er belastning i PE (personekvivalenter) på hver pumpestasjon vist for 2018 og Side 33 av 40

34 Sak 22/15 I forprosjektet er alternativene fra forstudien benevnt 0 og A. De nye alternativene er døpt B og C, og vil bli benevnt med denne forkortingen videre i saksframlegget. Under følger en beskrivelse av de ulike alternativene. For utdypning av alternativene A, B og C vises det til foreløpig rapport (vedlegg 2). Alternativ 0 - lokal løsning med nytt renseanlegg på Ostangen og nytt reservevannsanlegg på Mosve, samt lokale løsninger for rensing av avløpsvann for nordre del av Klæbu, ref. strategi 1 i forstudien. Alternativ A bortføring av avløpsvann fra Ostangen langs Nidelva til sammenkobling med avløpstunnel Tiller i Trondheim kommune, samt reservevannsforsyning fra Trondheim i samme trase (fra Eklesbakken), ref. strategi 3 i forstudien. Avløpet pumpes fra Ostangen til Kambrua og deretter pumpes avløpet til Kvetabekken på Tillersiden, se vedlegg 3. Alternativet åpner opp for: Avkloakkering i selvfallsledning fra Rønningen og Bratsberg via felles avløpsledning i Amundsdalen ned til pumpestasjon ved Kambrua. Avkloakkering av Nordset kan gjøres ved etablering av pumpestasjon på Nordset. Bostad/Storugla kan avkloakkeres i forbindelse med en noe lengre ledning ned til Amundsdalen. Dette gjøres ved hjelp av etablering av pumpestasjon ved Solem som pumper avløpet til slippunkt ved Storugla og deretter selvfallsledning til påkoblingspunkt ved kommunegrensa i Amundsdalen. Lysklett kan avkloakkeres med selvfallsledning i separat ledning ned Osbekken til Ostangen. Alternativ B bortføring av avløpsvann fra Ostangen opp Osbekken til Lysklett og nordover langs fv 885 gjennom Amundsdalen og til påkobling Tiller, samt reservevannsforsyning i samme trase fra Eklesbakken til Lysklett. En utvidelse av prosjektalternativ B, med vannledning videreført til Ostangen, og med forlengelse til hovedledninger ved Tanem bru er inntatt i sammenligningsgrunnlaget. Alternativet åpner opp for: Avkloakkering av områdene Nordset, Rønningen, Bratsberg, Bostad/Storugla, som beskrevet i alternativ A. Lysklett avkloakkeres ved hjelp av selvfallsledningen langs fv 885 ned til Amundsdalen. Alternativ C - bortføring av avløpsvann fra Ostangen opp Sunndalen og Rydland nord til fv 885 ved Hallset, der etter via Lysklett gjennom Amundsdalen og til påkobling Tiller, samt reservevannsforsyning i samme trase fra Eklesbakken til Ostangen, og med forlengelse til hovedledninger ved Tanem bru. Alternativet åpner opp for: Avkloakkering av områdene Nordset, Rønningen, Bratsberg, Bostad/Storugla og Lysklett som beskrevet i alternativ A. Avkloakkering av Lysklettgårdene/Holtvegen og Gjellan Trøåsen kan gjøres ved påkobling til selvfallsledning langs fv 885 som starter ved Aunet. Denne traseen legger til rette for eventuell pumping direkte fra Haugdalen uten å gå via høybrekk på Ulstadvegen til Ostangen. Side 34 av 40

35 Sak 22/15 Utfasing av sårbar hovedvannforsyning av vannrør av eternitt på strekningen Lysklett til Hallset, og eventuelt videre gjennom Tine Bugges veg, gjøres. Medvirkningsprosesser: Alternativene A, B og C har i løpet av forprosjektet blitt avstemt mot sektormyndigheter, i første rekke Statens vegvesen (SVV) og Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE). Prosjektet er presentert for Miljøpakken for å se på mulighetene for koordinerte tiltak. Det er avholdt grunneiermøter for deler av traseene, samt at det er avholdt møter med oppsittere for nordre del av Klæbu. Prosjektet har i alle henseender vært møtt med positivitet. Forutsetning for sammenligning av alternativene: I sammenstillingen av resultatene er det lagt vekt på å få til en så korrekt framstilling av de ulike alternativnene som mulig. Produktene er i utgangspunktet forskjellige og det er løsningene på lang sikt som er tillagt størst vekt. Tilknytningskostnader til Høvringen Renseanlegg (HØRA) er ikke medtatt. De vil være det samme for alle traseer og vil ikke skille det ene bortføringsalternativet fra det andre. Det ligger også en usikkerhet rundt dette med hensyn til om det vil bli innbakt i leveringskostnadene for avløp til Trondheim eller ikke. Legger en Melhus sin modell til grunn vil en engangstilknytning utgjøre mellom 5-9 millioner kroner i dagens verdi. Reservevannsforsyningen er en viktig del av dette prosjektet. For at det beste tilknytningspunktet for hver aktuell trase skal være inntatt i sammenligningsgrunnlaget er Tanemsbrua vurdert som et godt tilknytningspunkt for alternativ A og B, mens en direktetilknytning til høydebassenget på Lauvåsen er vurdert som det beste for alle alternativer, og er hovedvalget for alternativ C. I reservevannsledningen er det vurdert at det bør gå en vekselvis, eller tilnærmet permanent vannmengde på ca 10 l/s for at vannet i ledningen ikke skal bli gammelt. Dette tilsvarer ca % av forbruket i Klæbu per i dag. Hvilken veg vannet skal gå er ikke bestemt. Det vil muligens bli avklart i avtalen med Trondheim kommune. I forprosjektet er kalkinnholdet i drikkevannet diskutert i forhold til strømningsretningen. Klæbu kommune har noen driftsproblemer knyttet til kalkinnholdet som muligens kan dra nytte av en konstant vannstrøm fra Jonsvatnet. Diskusjonen er ennå ikke avsluttet med hensyn til dette punktet. Det er i saksframleggets vurdering av alternativene tatt inn en nødvendig utskifting av eternitt på strekningen Sentrum-Lysklett tilsvarende det som er satt av i langtidsprogrammet for dette, en sum av 3,2 millioner i inneværende handlingsprogram for perioden Det gjøres av hensyn til at det i det ene alternativet, alternativ C, delvis er innbakt en slik såbarhetsreduksjon på grunn av trasevalget. I tillegg til eternittsaneringsbetraktningene, er det i saksframleggets vurdering av alternativene sett på det som ligger i handlingsprogrammet for 2015 vedrørende prioriterte avkloakkeringsområder. Det er vist til hvilken effekt de ulike alternativene vil ha for kostnadene for avkloakkering av ulike områder. I saksframlegget er det sett på hvordan en skal plassere det valgte alternativet i en større sammenheng med hensyn til de utfordringene som skal løses i Klæbu kommune. Forslag til tiltaksprogram for vann- og avløpsutbygging i Klæbu kommune i perioden sees i vedleggene 7 (kart) og 8. Side 35 av 40

36 Sak 22/15 Det er også sett på hvilken effekt utbyggingsplanene forventes å få på vann- og avløpsgebyrene for perioden I de kommende vurderinger er det forutsatt en boligvekst som vist i tabell under. Boligvekst fra Boligvekst i antall boliger Andelsøkning [i %] Justert andel for 2040 [i %] Område Inndeling Tanem- Granmo- Haugamyra/Torvmarka Vest ,5 % 40 % Hallset-Haugdalen-Sentrum Sentrum ,8 % 20 % Gjellan-Trøåsen Øst ,8 % 40 % Øvrig vekst 22 0,9 % Fordelt over Sum * % 100 % *Det presiseres at dette er potensialet per i dag. Det antas at det vil være en noe sterkere vekst på Tanemsiden enn tidligere antatt og for å få et mest mulig riktig anslag er tallet justert noe ned for Gjellan-Trøåsen og oppjustert noe fra Tanemsiden og for sentrum. Boligvekst i perioden : For perioden forutsettes det en vekst på 40 boliger per år. Det forutsettes anleggsbidrag for 130 nye tilknytninger for avløp fra avkloakkeringsområdene. Under prosessen er det sett på hvilke positive effekter dette tiltaket kan ha på andre måter. I forbindelse med alternativ A langs elva ble det sett på en mulig tursti som følge av tiltaket. I forbindelse med alternativene B og C langs fylkesveg 885, er det sett på mulige forbedringspotensial for gående og syklende av tiltaket. I vurderingene av de ulike alternativene er det ikke tatt med ekstrakostnader for å oppnå forbedringer, kun som resultat av gjenopprettingsarbeider langs fylkesveg 885, eller oppretting for tiltak langs elva. Det vil si at det i prosjektet ikke brukes mer enn hva prosjektet strengt tatt må bruke for å få ledet bort kloakken og sørge for reservevann. Vurdering Kostnadsvurderinger: Det er en del usikkerhet i kostnadsanslaget for alle alternativ. Det er lagt inn 20 % uforutsette utgifter for hovedstrekningene, som utgjør hovedinvesteringene i kommende økonomiplanperiode for både vann og kloakk. Det er konkludert med følgende totalkostnader for minimumsløsning for prosjektalternativene. Det er på dette tidspunktet ikke beregnet noen nøyaktig fordeling mellom vann- og avløpskostnader. Utslaget på gebyrene vil totalt bli det samme. Investeringskostnader for hovedanlegg, totale kostnader [i kroner]: Alt Forstudie Forprosjekt Eks.mva Inkl.mva Eks.mva Inkl.mva "0" * * Side 36 av 40

37 Sak 22/15 A B C * Tall fra 2012 er justert med byggekostnadsindeks 5,3 %. I ovennevnte tabell er produktet noe forskjellig. Man får ikke med en vannledning til et tilfredstillende tilknytningspunkt (ved Tanemsbrua) for alternativ A og B. I A og B vil det også være større behov for eternittutskifting enn for C, en får faset delvis ut den gamle hovedvannforyningen fra Damtjønna. I C tilkommer noen ekstrakostnader med føring av vannledning gjennom sentrum og retur av avløp gjennom sentrum fra Haugdalen og videre langs fv. Forprosjektet har satt opp verst-case scenario for Klæbu med hensyn på fordelingsnøkkelen mellom Klæbu og Trondheim kommuner. I tabellen under beskrives sannsynlig resultat etter forhandlinger, gitt de foreløpige signaler fra Trondheim kommune. Trondheim kommune ser helst at alternativ C gjennom Tine Bugges veg med tilknytning til Lauvåsen høydebasseng blir valgt, grunnet større reservevannstrygghet. I tabellen under er kostnadsbildet justert i henhold til ovennevnte betraktninger. Justerte investeringskostnader for hovedanlegg, totale kostnader [i kroner]: Alt Justerte kostnader Andel Klæbu inkl.mva** [i %] Antatt andel Klæbu Snitt lav-høy Eks.mva Inkl.mva Lav Høy Eks.mva Inkl.mva "0" ,0 % 100,0 % A ,5 % 82,5 % B ,0 % 80,0 % C ,0 % 77,5 % ** Usikkert før endelig avtale er på plass. Alternativ 0 er det dyreste alternativet, uavhengig om en regner inn eventuelt tilknytningsgebyr (5-9 mill.kr) til Høvringen RA eller ikke. Alt 0 vil også medføre ca 2 millioner kroner mer i årlige driftskostnader enn de andre alternativene. Alternativ A, B, og C vurderes videre. For å konkludere med valg av trase er avkloakkeringskostnadene for grendene tatt inn. Tabellen nedenfor viser brutto utbyggingskostnader for områder i spredt bebyggelse som kan avkloakkeres i forbindelse med hovedprosjektet. Se kart i vedlegg 3 og vedlegg 6. Sideanlegg, brutto utbyggingskostnad (UB) før anleggsbidrag[ i 1000 kroner] Bostad/ Lysklettgårdene/ Sum Alt Nordset Rønningen Storugla Lysklett Holtvegen utbygging A B C I ovenstående tabell ser en at alternativ A gir mye dyrere avkloakkering av Bostad og Lysklett. Alternativ B og C vurderes derfor videre. Side 37 av 40

38 Sak 22/15 Totale utbyggingskostnader for hovedanlegg og sideanlegg [ i 1000 kroner] Alt Justerte kostnader hovedanlegg Antatt andel Klæbu Kostnader sideanlegg Sum utbyggingskostnader inklusive sideanlegg Eks.mva Inkl.mva Eks.mva Inkl.mva Eks.mva Inkl.mva B C Ovenstående tabell viser utbyggingskostnader. I forbindelse med tilknytning av husstander vil vedtatte retningslinjer (sak 35/14 arkivreferanse 14/286) gi et tilskudd til prosjektet i størrelsesorden 12 millioner kroner for både B og C i form av anleggsbidrag., og det er dette som ligger til grunn i gebyrberegningene, sammen med generell abonnementsvekst som følge av nybygging. Anleggsbidraget forutsetter ca 130 tilknytninger for avløp. I den foreløpige rapporten for forprosjektet er det også konkludert med at alternativ C vil gi noe lavere driftskostnader med hensyn på pumping enn B, se vedlegg 2 for nærmere detaljer rundt dette. Pumpeutgiftene vil være noe lavere for C fra anlegget står ferdig i 2018, og en god del mindre i Dette grunngis i at avløp fra Haugdalen kan pumpes gjennom sentrum og rett nordover til slippunkt ved Aunet mot Lysklett i stedet for, som i B, å pumpes til Ostangen og så pumpes opp til Lysklett derfra. Konklusjon kostnadsvurderinger: Gitt antatt fordelingsnøkkel vil alternativ C være det rimeligste alternativet, med noe margin å gå på med hensyn på fordeling. Det er gjennomført en usikkerhetsanalyse for alternativ C, se vedlegg 4, som konkluderer med en forventet kostnad på noe over kostnadskalkylene. Dette er en anslagsmetode som Statens vegvesen også bruker. At den konkluderer med en sluttkostnad på ca 5 % over sannsynlig kostnad vil gjelde for de andre alternativene også. Dette rokker ikke ved konklusjonen. Hensyn til andre prosjekter, og delvise avhengigheter: I kommende busjettperiode er det satt av midler til omlegging av vann- og avløpsledninger (VA) i Haugdalen grunnet de sikringsarbeider som skal gjøres der. I tillegg skal den eksisterende pumpestasjonen der avvikles og en ny skal bygges opp på ervervet tomt ved Haugdalsbekken. Det skal videre sikres oppover i Flåttådalen til Prestegårdskrysset med omlegging av VA-ledninger også der. Det er derfor mulig å gjøre et grep nå som vil sikre at framtidig pumping fra Haugdalsbekken, det vil si avløpsvann som tidligere har blitt pumpet opp til Ulstadvegen og ned til Ostangen RA, i stedet nå kan pumpes fra Haugdalen gjennom Tine Bugges veg og videre inn i hovedalternativ C uten å gå vegen gjennom ekstra pumping opp fra Ostangen igjen. Dette betinger en satsning på avløp gjennom Tine Bugges veg. En nødvendig sanering av eternittledningen gjennom Tine Bugges veg kan skje samtidig. Traseen videre opp til høydebassenget på Lauvåsen vil skje i samband med kvikkleiresikringstiltaket i Flåttådalen og derfor være kostnadsbesparende. Planene for Tine Bugges veg med framtidige VA-ledninger der er klare, og det vil være formålstjenlig å ta dette grepet nå i neste budsjettbehandling for å gjøre saneringen av Side 38 av 40

39 Sak 22/15 eternittledningen rimeligere enn om en venter noen år. Venter en kan ytre påkjenninger føre til at det blir mye dyrere å skifte både ledninger og berørt veg ved eventuell lekkasje. I forprosjektet er kalkinnholdet i drikkevannet diskutert i forhold til hvilken strømningsretning vannledningen skal ha. Klæbu kommune har noen driftsproblemer knyttet til kalkinnholdet som muligens kan dra nytte av en konstant vannstrøm fra Jonsvatnet. Diskusjonen er ennå ikke avsluttet med hensyn til dette punktet. Altenativ C, med direkteføring til høydebassenget, vil i så måte være det beste alternativet for å gi en blandeeffekt. Risiko- og sårbarhetsanalyse er kun gjennomført for det anbefalte alternativet, alternativ C. Den er gjennomført av Safetec, se vedlegg 5. Den gir prosjekt C godkjent. Andre vurderinger, trafikksikkerhet (TS) og utbyggerhensyn: Det har under hele prosjektperioden vært jobbet godt med hvordan en kan integrere TS i dette prosjektet, da fv 885 er en prioritert veg for Klæbu kommune, både framkommelighetsmessig, men også trafikksikkerhetsmessig, med gang- og sykkelvegforbindelse fra sentrum til Lysklett som det største hovedfokuset, et fokus som ble forsterket via avsatte midler i næværende handlingsprogram for Prosjektet vil med den måten VA-ledningene legges være til hjelp for senere tilrettelegging av bedre forhold for gående og syklende. Mye av ledningstraseen vil da gå i fylling ved siden av vegen hvor det da med enkle grep kan legges asfalt. Dette gjelder alternativene B fra Lysklett og til Kambrua, samt for C med tillegg fra Lysklett til sentrum. Alternativ A vil kunne bruke denne metoden kun i Amundsdalen. Det finnes midler på langtidsprogrammet på vegbudsjettet til å løse asfaltering fra sentrum til Lysklett for gang- og sykkelveg. Dette berører kun alternativ C. Miljøpakken er i utgangspunktet positiv til å bidra på Trondheim kommune sin side. Alt i alt vil alternativ C være det beste tiltaket for å løse ønsket om mulig gang- og sykkelveg til Lysklett og videre langs fv 885 til gang- og sykkelvegen starter på toppen på Eklesbakken. I forholdet til utbyggere langs Tine Bugges veg vil midler kunne utløses for både midtre og nordlige deler av veien som fratrekk for eventuelle kostnader med den. Dette gjelder tilskudd til både veg, vann og avløp. For Gjellan-Trøåsen vil prosjektalternativ C framstå noe billigere tilknytningsmessig, samt at større hovedvanledning enn tidligere tenkt anlagt vil kunne sørge for en bedre forsyningssikkerhet. Endelig konklusjon og anbefalinger: Alternativ C anbefales valgt. Det vil være formålstjenlig om Tine Bugges veg blir vurdert i denne sammenhengen, da Statens vegvesen vil kreve noe oppbygging av vegen i forbindelse med saneringsprosjektet for eternittledningen. Det anbefales også at avsatte midler i handlingsprogrammet til gang- og sykkelveg fra sentrum til Lysklett tas inn som et ferdigstillelsesprosjekt for deler av Tine Bugges veg, samt som asfalteringsbidrag for den fyllingen som blir laget ved siden av fylkesveg 885 i forbindelse med VA-prosjektet. Side 39 av 40

40 Sak 22/15 Det anbefales videre at det valgte alternativet blir lagt inn i en revidert forvaltningsplan for vannforekomster, med tilhørende reviderte tiltaksdeler for blant annet vann og avløp. Avtalen med Trondheim om fordeling av kostnader for valgt prosjekt blir forelagt kommunestyret når denne foreligger. Økonomiske og administrative konsekvenser Gitt vedtak om alternativ C, og gitt at forslag til vann- og avløpsutbygging blir gjennomført, vil dette få følgende konsekvenser med hensyn på gebyrutviklingen i perioden , se henholdsvis tabeller for avløp og vann nedenfor. Der dette ikke er avklart er det p.t. antatt en omtrentlig fordeling av utgiftene på 65 % for avløp og 35 % for vann. Forslag til investeringer for avløp og forventet gebyrutvikling i perioden : Avløpsposter Sum Investeringer[i mill.kr] 10,18 30,665 29,29 19,998 8,05 8,5 7,5 114,183 Gebyrutvikling [i kr] Gebyrutvikling [i %] * +8,4 +5,57 +7,11 +5,93 +1,69 +1,70 +37,9 Forslag til investeringer for vann og forventet gebyrutvikling i perioden : Vannposter Sum Investeringer [i mill.kr] 6,72 16,435 18,26 10,553 2, ,918 Gebyrutvikling [i kr] Gebyrutvikling [i %] * +6,0 +5,10 +7,44 +3,53 +0,09 +0,42 +25,6 *gebyr fastsatt Av tabellene kan en lese at gebyrutviklingen vil få en topp i 2018 og 2019, og deretter trappes den noe ned for avløp og stabiliseres for vann. Tiltaket vil ikke medføre større organisatoriske endringer, men uavhengig av traseavklaring vil prosjektet binde opp betydelige administrative ressurser. Side 40 av 40

41 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 411 Arkivsaksnr-dok.nr: 14/ Tilsetting i stilling som rådmann Arbeidsgruppens innstilling Kommunestyret tilsetter... i stilling som rådmann i Klæbu kommune. Lønnspolitisk utvalg inngår lederavtale med den som tilsettes, samt fastsetter lønns- og arbeidsvilkår. SAKSUTREDNING Vedlegg Annonsetekst Offentlig søkerliste Innstilling fra Headvisor deles ut i møtet. Saksopplysninger Tidligere rådmann fratrådte sin stilling Formannskapet fattet i møte i sak 104/14 følgende vedtak: Formannskapet oppnevner følgende til å sitte i arbeidsgruppe for å komme med forslag til prosess for ansettelse av ny rådmann. Legges fram i formannskapets møte : -Jarle Martin Gundersen -Kirsti Tømmervold -Rådmannen oppnevner et medlem -Fagorganisasjonene et medlem Formannskapet fattet i møte i sak 111/14 følgende vedtak: Formannskapet vedtar, med hjemmel i kommuneloven 13, å bevilge kroner til dekning av kostnadene ved å få tilsatt ny rådmann. Dekning disposisjonsfondet. Formannskapet gir arbeidsgruppen fullmakt til å engasjere konsulentbistand, for å kjøre hele prosessen fra annonse til sluttvurdering og anbefaling av kandidat til stillingen. Ny rådmann ansettes fast, ikke åremål. I arbeidsgruppen har kst. rådmann Johnny Nilssen deltatt, fra fagorganisasjonene Ingvild Estenstad fra Utdanningsforbundet, og gruppens sekretær Steinar Lianes. Etter at det var innhentet tilbud fra 6 rekrutteringsbyrå for bistand i prosessen, ble Headvisor valgt som ekstern samarbeidspart. Headvisor har, i tråd med inngått avtale, hatt en rådgivende rolle overfor arbeidsgruppen og levert tjenester i de ulike fasene i prosessen. Headvisor har bistått arbeidsgruppen med følgende: Ledet arbeidet med utvalg av kandidater til intervju.

42 Ledet prosessen vedrørende intervjuer. Innhentet referanser. Gitt en faglig anbefaling vedrørende innstilling av kandidat(er). Utarbeidet internt notat som beskriver prosessen og begrunner innstillingen. Det er også gjennomført samtaler mellom Headvisor og arbeidsgruppen og representanter for administrasjonen og ansatte i kommunen. Stillingen ble lyst ut i Adresseavisen og Kommunal Rapport samt på internett. Annonsen sto å lese i avisene i desember 2014 og januar Søknadsfristen var 30.januar Ved søknadsfristens utløp var det kommet inn 9 søkere til stillingen. Tre av disse leverte søknad om å få være skjermet på søkerlisten. To fikk innvilget dette, mens en fikk avslag. Søkeren som fikk avslag valgte fortsatt å stå som søker. Vurdering Det vises til notat fra Headvisor av 26. mars 2015 (Unntatt offenlighet). Arbeidsgruppen slutter seg til anbefalingen fra Headvisor.

43

44

45 Nettannonse Klæbu kommune har ca innbyggere med sentral beliggenhet 20 minutter sør for Trondheim sentrum, og er en del av Trondheimregionen. Kommunen har 378 årsverk. Vi ønsker å knytte til oss kreative og positive medarbeidere med endringsvilje. Besøk oss på Samfunnsengasjert toppleder Rådmann Vi søker en toppleder som kan kombinere tydelig og strategisk lederskap, stort samfunnsengasjement, gjennomføringskraft og entusiasme med en jordnær og folkelig stil. Du har erfaring fra og trives i spenningsfeltet mellom politikk og forvaltning og evner å tenke helhetlig. Du viser god rolleforståelse, bidrar til å skape stolthet i organisasjonen og er en god prosessdriver. Du har høyere utdannelse, god økonomiforståelse, relevant ledererfaring og kan dokumentere resultatoppnåelse fra tidligere arbeidsforhold. Det blir lagt stor vekt på personlige egenskaper ved tilsetting. Arbeidsoppgaver Være opptatt av kommunen sin rolle som samfunnsutvikler og tilrettelegger for god og effektiv tjenesteproduksjon i nært samarbeid med politisk ledelse Etablere gode relasjoner med administrasjon, politikere, innbyggere samt organisasjons- og næringsliv i kommunen og regionen Sikre at Klæbu kommune til enhver tid har en organisering og faglig kompetanse som er tilpasset arbeidsoppgavene Sikre god målstyring, resultatoppfølging og gjennomføring av gode planprosesser Være bindeleddet mellom det politiske og administrative system, og en god støttespiller som har mot til å delegere og evne til å gi medarbeiderne rom for å handle Kvalifikasjoner Høyere utdannelse, relevant ledererfaring og god økonomiforståelse Dokumentere gode resultater som leder innenfor offentlig og/eller privat virksomhet, gjerne med solid administrativ ledererfaring God forståelse for rolledeling mellom administrativ ledelse og politisk styring, og god innsikt i kommunal forvaltning Du har en inspirerende og tydelig lederstil Det blir lagt stor vekt på personlige egenskaper ved tilsetting. Lønn etter avtale, samt gode pensjons- og forsikringsordninger.

46 I samsvar med offentlighetsloven 25 gjør vi oppmerksom på at opplysninger om søkerne kan offentliggjøres selv om det er bedt om konfidensiell behandling. Søkerne vil i tilfelle bli forhåndsvarslet om dette. For ytterligere informasjon og for å søke stillingen, se Våre rådgivere i Headvisor, Kirsti Kalseth Sjøhaug, tlf eller Anders Bauge, tlf , kan kontaktes for en uforpliktende og fortrolig samtale. For mer informasjon om kommunen kan også ordfører i Klæbu kommune, Jarle Martin Gundersen, kontaktes på tlf Søknadsfrist: Snarest og senest innen 30. januar 2015.

47 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Daniel Kvisten Arkiv: 232 Arkivsaksnr-dok.nr: 15/109-2 Vedtak om eiendomsskatt Rådmannens innstilling Iht. budsjettvedtak av 11.des 2014 sak 99/14 i kommunestyret gjøres følgende endring for skatteåret 2015: Utskriving av eiendomsskatt skal utvides til å omfatte alle eiendommer i samsvar med eiendomsskattelovens 3a Den generelle skattesatsen som skal gjelde for de skattepliktige eiendommer settes til 7,0 promille. I medhold av eiendomsskatteloven 12 bokstav a) differensieres satsene ved at den skattesats som skal gjelde for boligeiendommer og fritidseiendommer settes til 2,0 promille. For godkjent boligdel av eiendommer og for fritidseiendommer, som ikke benyttes til næringsvirksomhet, gjelder et bunnfradrag på kroner av takstverdi. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Kommunestyret har vedtatt å innføre eiendomsskatt igjennom økonomi- og handlingsplan , sak 80/13, og økonomi- og handlingsplan , sak 99/14. Ved begge vedtak har kommunestyret beskrevet at inntekten som genereres ved innføringen av eiendomsskatten skal dekke kostnader knyttet til investeringsbehovet i kommunen. Eiendomskatt og innføring av eiendomskatt Innføringen av eiendomsskatt i Klæbu kommune medfører at alle eiendommer må takseres slik at man har et reelt lovmessig grunnlag for skatten. Det har, etter anbudskonkurranse, blitt gjennomført taksering av alle eiendommer i kommunen. Gjennomføringen sto takseringsfirmaet Kjell Larsen AS for. Takseringen gir videre grunnlag for eiendomsskatten. Ved innføring av eiendomsskatt skal kommunestyret vedta hvilke objekter skatten skal omfatte, om og hvor stort bunnfradrag man vil fastsette, samt skattepromillen knyttet til det enkelte objekt. Klæbu kommune har allerede innført eiendomsskatt på verker og bruk samt næringseiendommer. Dermed er denne innføringen kun en utvidelse av ordningen. Dette innebærer at skattepromillen i utgangspunktet skal være lik for alle eiendommer. Innenfor dagens ordning er promillen 7 og slik sett burde også promillen være dette for utvidelsen. Da dette synes å bli en for stor belastning på den enkelte husholdning legges det opp til en differensiert promille hvor ordningen som utgangspunkt har 7 promille for alle eiendommer, men har som unntak bolig- og fritidseiendommer som får 2,0 promille, ihht til eigedomskattelova 12a.

48 Det er også rom for fritak fra ordningen, 7 helt eller delvis fritak fra eiendomsskatt. Følgende ble vedtatt unntatt fra eiendomsskatt i vedtak KS 99/14: Samfunnshus / grendehus Klubbhus / forsamlingshus / anlegg som eies og drives av frivillige lag og foreninger Bedehus / kirkestuer Idrettsanlegg som eies og drives av idrettslag Hytter som er åpne for allmenheten Bygninger tilhørende museum og historielag som er åpne for allmenheten Private branehager ( gjelder kun barnehagedelen ) Skatten består av tre komponenter : 1. Boligens takserte verdi a. Etter gjennomført takseringsprosjekt i perioden desember 2014 februar 2015 har kommunen et klart bilde av verdiene på alle skatteobjekt i kommunen. b. Gjennomsnittlige takstverdier i de forskjellige skattekategoriene. 2. Bunnfradrag a. Takstverdiene kan dempes ved å innføre bunnfradrag. Bunnfradraget innføres pr objekttype, dvs. Det kan innføres et fradrag for fritidsbolig og et annet for boliger. b. Trondheim kommune har bunnfradrag på kr, mens Melhus har et bunnfradrag på kr. 3. Skattepromillen a. Dette er faktoren som påvirker kostnaden til den enkelte husholdning mest. Oppsummert gir disse faktorene følgende mulighetsmatrise for eiendomsskatten: Antall boliger 2068 Gjennomsnittlig verdi Promille Bunnfradag 0,20 % 0,25 % 0,30 % 0,35 % 0,40 % 0,45 % 0,50 % 0,55 % 0,60 % 0,65 % 0,70 % Dette betyr at Klæbu kommune har muligheten til å ta inn mellom 8,6 mill. kr og 35,8 mill. kr. i eiendomsskatt. For den enkelte husstand utgjør dette pr måned i hele kroner: Promille Bunnfradag 0,20 % 0,25 % 0,30 % 0,35 % 0,40 % 0,45 % 0,50 % 0,55 % 0,60 % 0,65 % 0,70 %

49 Andre kommuners praksis knyttet til eiendomsskatt: Trondheim kommune har 5,3 promille for alle eiendommer i ordningen og et bunnfradrag på kr. Melhus kommune har 7 promille på næringseiendommer og verker og bruk, på andre eiendommer har de 2 promille og et bunnfradrag på kr. Hvor høy promillen og bunnfradraget skal være handler om to faktorer. På den ene side hvor stor belastning som skal legges på den enkelte husholdning, her synliggjort med kostnad pr husstand pr måned. Den andre faktoren er hva eiendomsskatten skal finansiere. Bruk av eiendomsskattinntekten Det er vedtatt at innføringen av eiendomsskatten skal bidra til å styrke investeringsevnen til kommunen. Følgende investeringer er foretatt etter at innføringen av eiendomsskatt ble vedtatt: Prosjekt Kostnad Rehabilitering Kulturhus Brannåsen barnehage Sørborgen skole Omsorgsboliger Tanemshallen Miljøgate Klæbu helsetrinn Total kostnad Ekstern finansiering -Tilskudd Tippemidler Netto investeringskostnad Kapital kostnad Renter % rente Avdrag års avdragstid Kapital kostnad Ut ifra tabellen ser vi at investeringene som allerede er vedtatt gir en kostnad på 11,6 mill. kr. i årene framover knyttet til kapitalkostnadene.

50 I tillegg til kapitalkostnadene får vi økte driftskostnader på noen av investeringsobjektene igjennom åpning av nye bygg og oppstart av ny drift: Driftskostnader knyttet til prosjektene Prosjekt Kostnad Drift omsorgsboliger 5600 Drifts Tanemhallen 300 Totalt 5900 Det totale kostnadsbildet for investeringene som er foretatt blir dermed 17,5 mill. kr som må dekkes enten i sin helhet eller delvis av innføringen av eiendomsskatt. Det er en rekke andre prosjekter som kunne vært finansiert via eiendomsskatten og slik sett legges til grunn for en høy promille. Dette betyr en promille på 4 og et bunnfradrag på kr alternativt 3,5 promille og kr i bunnfradrag. I vedtaket om økonomiplan, er inntektsbeløpet for ny eiendomsskatteinntekt vedtatt til 10 mill. kr inkl. taksteringskostnadene for 2015 og 10 mill. kr i årene Ved 2 promille eiendomsskatt kan kommunen minimum få 10,9 mill. kr. i ny inntekt gjennom innføringen, gitt kr i bunnfradrag. Vurdering Skal formålet med innføringen av eiendomsskatten være å ta inn de budsjetterte 10 mill. kr. fra økonomi- og handlingsplan , vil eiendomsskattepromillen måtte settes til 2 promille med et bunnfradrag på kr. Økonomiske og administrative konsekvenser Budsjett og økonomiplan må korrigeres for det som blir igjen av eiendomsskatteinntekten ut over de budsjetterte 10 mill. kr. som ligger inne i vedtatt plan, KS sak 99/14.

51 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 15/196-5 Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Årsmelding 2014 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering.

52

53 Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033, &14 Arkivsaknr.: 12/19-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2014 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2014 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2014 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering.

54 ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I KLÆBU KOMMUNE 1

55 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Etisk standard Avslutning

56 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2014 Frem til hadde Kontrollutvalget følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Ivar Skei Leder Nestleder Jorunn Hovdar Arnt Inge Torvik 1. varamedlem 2. varamedlem Bjørn Lervold Britt Hukkelås Johan L. Borgen Medlem Medlem Medlem Ann Kristin Grendstadbakk Ove Lysklett Einar Skei 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem På bakgrunn av en permisjon i kommunestyret og underliggende utvalg ble det gjort endringer i kontrollutvalgets sammensetning på kommunestyrets møte Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Ivar Skei Leder Nestleder Jorunn Hovdar Arnt Inge Torvik Bjørn Lervold Medlem Ann Kristin Grendstadbakk Siv Anita Tsakem Medlem Ove Lysklett Johan L. Borgen Medlem Einar Skei 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Kommunestyret foretok nyvalg av kontrollutvalget på sitt møte i sak 32/2014. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Johan L. Borgen Leder Nestleder Ruth Kari S. Holmli Beate Bakken Bjørn Lervold Medlem Arnt Inge Torvik Bente R. Forseth Medlem Ove Lysklett Jorunn Hovdar Medlem Arild Messelt 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Utvalget størrelse og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Klæbu kommunestyre har vedtatt at minst to av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer, dette vedtaket er ikke ivaretatt. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. 3

57 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok reviderte retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 16. juni 2011 i sak 29/2011. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Klæbu kommune følges opp. Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 4

58 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Klæbu kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Klæbu kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt- Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Klæbu kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Regnskap 2014 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art Tekst Regnskap 2014 Budsjett Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. 5

59 Kontrollutvalget i Klæbu kommune har i 2014 avholdt 5 møter og behandlet 39 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Klæbu kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2014 har følgende rapport blitt fremlagt: Kvalifiseringsprogram KVP. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2014 er: Norges kommunerevisorforbund sin Kontrollutvalgskonferanse, februar 2014 på Gardermoen. Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, juni 2014 i Haugesund. Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 15. oktober Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, to av kontrollutvalgets medlemmer deltok på årsmøtet i Årsmøtet arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 6

60 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på tilpasset opplæring og tidlig innsats (bestilt i 2012) ble behandlet på kontrollutvalgets møte 7.mars 2013 i sak 3/2013, og på kommunestyrets møte 21.mars 2013 i sak 19/2013, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 7

61 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kontrollutvalget fikk ikke tilbakemelding fra rådmannen innen fristen som ble vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget sendte en påminnelse til rådmannen og ba om å få en orientering på sitt første møte i Kommunalsjef kultur og oppvekst, og rådgiver for kultur og oppvekst, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets møte Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på kostnadseffektivitet innen vann og avløp ble bestilt 7. mars 2013 i sak 4/2013. Ferdig rapport ble behandlet på kontrollutvalgets møte 4.desember 2013 i sak 43/2013, og på kommunestyrets møte 6.februar 2014 i sak 2/2014, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen vann og avløp til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp momentene i rapportens pkt. 8.1 konklusjoner og anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av mai Rådmannen har i brev av til kontrollutvalget, gitt en tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt Kontrollutvalget behandlet tilbakemeldingen på sitt møte i sak 16/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding på Klæbu kommune sin reviderte selvkostkalkyle på vann- og avløpstjeneste inkludert kommunens vurderinger, jf. revisjonens anbefalinger vedr. selvkostkalkyle. Tilbakemeldingen sendes kontrollutvalgets sekretariat innen Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak i sak 2/2014 som fulgt opp. Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på overordnet internkontroll i Klæbu kommune ble bestilt 13. mars 2014 i sak 3/2014. Ferdig rapport legges frem for kontrollutvalget i mars 2015 og for kommunestyret i april

62 3.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 76/14. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/2010. Kontrollutvalget bestilte en selskapskontroll i Trønderenergi AS på sitt møte i sak 5/2013. Selskapskontrollen er gjort i samarbeid med 21 andre eierkommuner i Sør-Trøndelag. Kontrollutvalget behandlet rapport fra selskapskontroll av Trønderenergi AS på utvalgets møte i sak 4/2014. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte i sak 21/2014. Kommunestyret ba i sitt vedtak om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode jf. vedtatt eierskapsmelding. Kommunestyret ba i tillegg om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av Klæbu kommune, samt at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 9

63 Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Klæbu kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret Rådmannen har i 2012 vurdert Klæbu kommunes etiske retningslinjer opp mot andre større kommuner sine retningslinjer. Rådmannen er av den oppfatning at retningslinjene for Klæbu kommune står seg godt. 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: /Kontrollutvalgene/ Klæbu. 10

64 Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges til side. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Klæbu kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu Jomar Aftret (sign) Kontrollutvalgets leder 11

65 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 15/196-4 Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen SAKSUTREDNING Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll Saksutredning Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Klæbu kommune vurdert internkontroll som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet på sitt møte Revisjon Midt-Norge IKS har på bakrunn av bestillingen formulert følgende hovedproblemstilling for prosjektet: Har Klæbu kommune etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll? Fokus har vært på følgende forhold: a) Om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem b) Om Klæbu sykehjem utover dette arbeider i tråd med krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene Det er ingen formelle form- eller innholdskrav til internkontroll, og det foreligger i dag flere ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag i arbeidet med internkontroll. Revisjon Midt-Norge IKS har vurdert kommunens arbeid med internkontroll opp mot føringer i COSO-modellen samt rapport fra Kommunal- og Regionaldepartementet: «85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunen». Grunnlaget for revisors vurderinger er basert på gjennomgang av kommunens styrende dokumenter og retningslinjer, intervju med ansatte og ledelse, samt en spørreundersøkelse til enhetslederne i kommunen. Revisjonens konklusjon

66 Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det mangler imidlertid noen elementer som bør være på plass for at kommunen har etablert en god internkontroll i samsvar med COSO-modellen. Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Enhetslederne synes videre å ha en noe uklar forståelse for sammenhengen mellom risikovurderinger og gjennomføring av kontrolltiltak på områder med antatt høy risiko. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen bør ha rutiner for systematisk risikokartlegging og vurderinger som gjør at enheten får en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Risikoreduserende tiltak må iverksettes ved høy risiko, og en mer systematisk evaluering/kontroll av iverksatte kontrolltiltak må også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Etter revisors mening bør kommunen ha mer tydelige føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Det bør etterstrebes å ha klare føringer på hvor dokumenter skal lagres, og hva som skal lagres. Nå lagres for eksempel noen rutiner lokalt i permer, noe i QM+ og noe på intranett. Videre bør kommunens reglementer/rutiner mm inneholde opplysninger om når er de utviklet, når er de revidert, hvem som har ansvaret, osv. Det bør være en jevnlig gjennomgang av om internkontrollsystemet fungerer som ønskelig, og om det eventuelt er nødvendig med endringer. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å iverksette eventuelle forbedringer. Herunder bør ledelsen jevnlig kommunisere hvordan kommunens internkontrollsystem fungerer, og hensikten med dette. Revisors anbefalinger: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet i tjenesten.

67 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. 3. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Overordnet internkontroll" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen.

68

69 Forvaltningsrevisjonsrapport - Overordnet internkontroll Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /15 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 14/22-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Protokoll Espen Langset, forvaltningsrevisor Revisjon Midt-Norge IKS, gjennomgikk revisors arbeid og funn i forvaltningsrevisjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll Saksutredning Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Klæbu kommune vurdert internkontroll som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet på sitt møte Revisjon Midt-Norge IKS har på bakrunn av bestillingen formulert følgende hovedproblemstilling for prosjektet:

70 Har Klæbu kommune etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll? Fokus har vært på følgende forhold: a) Om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem b) Om Klæbu sykehjem utover dette arbeider i tråd med krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene Det er ingen formelle form- eller innholdskrav til internkontroll, og det foreligger i dag flere ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag i arbeidet med internkontroll. Revisjon Midt-Norge IKS har vurdert kommunens arbeid med internkontroll opp mot føringer i COSO-modellen samt rapport fra Kommunal- og Regionaldepartementet: «85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunen». Grunnlaget for revisors vurderinger er basert på gjennomgang av kommunens styrende dokumenter og retningslinjer, intervju med ansatte og ledelse, samt en spørreundersøkelse til enhetslederne i kommunen. Revisjonens konklusjon Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det mangler imidlertid noen elementer som bør være på plass for at kommunen har etablert en god internkontroll i samsvar med COSO-modellen. Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Enhetslederne synes videre å ha en noe uklar forståelse for sammenhengen mellom risikovurderinger og gjennomføring av kontrolltiltak på områder med antatt høy risiko. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen bør ha rutiner for systematisk risikokartlegging og vurderinger som gjør at enheten får en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Risikoreduserende tiltak må iverksettes ved høy risiko, og en mer systematisk evaluering/kontroll av iverksatte kontrolltiltak må også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Etter revisors mening bør kommunen ha mer tydelige føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Det bør etterstrebes å ha klare føringer på hvor dokumenter skal lagres, og hva som skal lagres. Nå lagres for eksempel noen rutiner lokalt i permer, noe i QM+ og noe på intranett. Videre bør kommunens reglementer/rutiner mm inneholde opplysninger om når er de utviklet, når er de revidert, hvem som har ansvaret, osv.

71 Det bør være en jevnlig gjennomgang av om internkontrollsystemet fungerer som ønskelig, og om det eventuelt er nødvendig med endringer. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å iverksette eventuelle forbedringer. Herunder bør ledelsen jevnlig kommunisere hvordan kommunens internkontrollsystem fungerer, og hensikten med dette. Revisors anbefalinger: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet i tjenesten. 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. 3. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Overordnet internkontroll" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen.

72 FORVALTNINGSREVISJON Overordnet internkontroll KLÆBU KOMMUNE JANUAR 2015

73 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Overordnet internkontroll 2

74 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Klæbu kommunes kontrollutvalg i perioden juni 2014 januar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Espen Langseth Ansvarlig forvaltningsrevisor Anne Gråberg Prosjektmedarbeider Overordnet internkontroll 3

75 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag Denne rapporten oppsummerer forvaltningsrevisjon av Klæbu kommunens overordnede internkontroll. Kontrollutvalget bestilte revisjonen i sak 003/14. Undersøkelsens hovedfokus er rettet mot styringsdialogen mellom rådmannsnivå og enhetsledernivå. Det er ingen formelle form- eller innholdskrav til internkontroll, og det foreligger i dag flere ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag i arbeidet med internkontroll. Vi har vurdert kommunens arbeid med internkontroll opp mot føringer i COSO-modellen samt rapport fra Kommunal- og Regionaldepartementet: «85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunen». Grunnlaget for våre vurderinger er basert på gjennomgang av kommunens styrende dokumenter og retningslinjer, intervju med ansatte og ledelse, samt en spørreundersøkelse til enhetslederne i kommunen.. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Enhetslederne har fått delegert vide fullmakter og et selvstendig økonomiansvar, herunder ansvar for drift av tjenestene, ansvar for kvalitet på tjenestene og arbeidsgiveransvar i forhold til medarbeiderne. En klar ansvars- og myndighetsplassering bidrar til en systematikk som tilrettelegger for en helhetlig og god internkontroll, avhjelper kontrollspennet, og sånn sett er vesentlig for å kunne håndtere rådmannens ansvar for internkontroll. Klæbu kommune har således mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Etter revisors oppfatning er det usikkert om ledergruppen i tilstrekkelig grad har kommunisert behovet for internkontroll på en tydelig måte, hensikten med internkontroll, og om den enkelte enhetsleder forstår den sentrale rollen de har i kommunens internkontrollsystem. Det er rådmannens ansvar at dette blir fulgt opp. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Her må rådmannen sørge for en oppfølging og rapportering som i tilstrekkelig grad ivaretar kravet om et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll. Overordnet internkontroll 4

76 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen er god på ROSanalyser, men har ingen systematikk på dette utover at det gjennomføres når noe har skjedd og/eller ved større endringer, samt en enkel ROS-analyse ved enhetsledernes årlige innspill til budsjett. Det er også mangler når det gjelder dokumentasjon på gjennomførte kontrolltiltak i kommunen. Mangelfull eller manglende dokumentasjon, f.eks. av begrunnelser for vedtak, kan føre til problemer i forbindelse med klagebehandling og/eller merknader fra tilsynsmyndigheter. Etter revisjonens oppfatning bidrar en hensiktsmessig møtestruktur til god informasjonsflyt i kommunene. Intervjuinformasjon tyder også på at det er enkelt å ta kontakt med rådmannsnivået for å få informasjon og avklaring både muntlig og via e-post. Når det gjelder informasjon som er eller burde vært elektronisk lagret, er ikke kommunen helt i mål. En del rutiner/dokumentasjon finner man på kommunens intranett, noe finner man lagret i QM+, og noe finner man i permer ute på de enkelte enhetene men uten at det er noe systematikk i dette. Etter revisors mening bør kommunen ha tydeligere føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Overordnet internkontroll 5

77 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag Innledning Bestilling Hva er internkontroll? Administrativ organisering Undersøkelsesopplegget Avgrensinger Problemstillinger Kilder for revisjonskriterier Metode Har Klæbu kommune et tilfredsstillende internkontrollsystem? Kontrollmiljøet Risikovurdering Rutiner og kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Evaluering og kontroll Sektorspesifikke krav internkontroll i sosial- og helsetjenesten Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefaling...45 Kilder...46 Vedlegg Vedlegg Vedlegg Tabell Tabell 1 Holdning til internkontroll...18 Tabell 2 Ansvar og myndighet...19 Tabell 3 Kunnskap om internkontroll...20 Tabell 4 Kartlegging av kompetanse...21 Tabell 5 Opplæring av nyansatte...21 Tabell 6 Fokus på etikk i enheten...22 Tabell 7 Risikovurdering...26 Overordnet internkontroll 6

78 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 8 Rutiner og kontrollaktiviteter...31 Tabell 9 Informasjonstiltak...34 Tabell 10 Evaluering og kontroll...36 Overordnet internkontroll 7

79 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning I dette kapittelet redegjør vi for bestillingen fra kontrollutvalget i Klæbu kommune og rammene for forvaltningsrevisjonen. Vi redegjør for hva internkontroll er, og gir en kort presentasjon av administrativ organisering i kommunen. 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Klæbu kommune vedtok i sak 003/14 den å bestille en forvaltningsrevisjon innenfor temaet internkontroll. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: «Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på internkontroll i Klæbu kommune» Revisor ble bedt om å delta på KUs kontaktmøte med ordfører og rådmann. Tema for møtet var internkontroll, og revisor ble invitert på møtet for å få et best mulig bilde av utfordringene i kommunen. Rådmannen redegjorde i den forbindelse for hvilke utfordringer han mener kommunen har når det gjelder internkontroll, og det var en dialog med KU og revisjonen rundt dette. På bakgrunn av informasjon fra dette møtet, og dialog med KU, skisserte revisor en innretning på forvaltningsrevisjonen i kontrollutvalgets møte den 14. mai KU sluttet seg til dette forslaget. Vi kommer tilbake til en konkretisering av bestillingen og problemstillinger i kapittel Hva er internkontroll? Kravet om internkontroll i Norges kommuner er forankret i kommunelovens Det fremgår av kommunelovens 23.2 at rådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen operasjonalisering av betryggende kontroll. I rapporten «85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene 1» blir det pekt på at det er viktig at internkontrollen tilpasses den enkelte kommune ettersom kommunene har ulik organisering, utvikling, ansvarsdeling og kompetanse. Internkontrollforskriften peker også på 1 Kommunal- og Regionaldepartementet: 85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunen. Overordnet internkontroll 8

80 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge at det er viktig at internkontrollen i en virksomhet står i forhold til virksomhetens egenart og størrelse. I denne rapporten blir internkontroll definert som: «Prosesser, systemer og rutiner som utformes og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere, for å gi rimelig sikkerhet for at enhetene når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift, samt overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. Administrasjonssjefens internkontroll brukes for å beskrive det ansvaret og de oppgavene som ligger til administrasjonssjefen etter kommunelovens 23 nr 2». I Ot.prp. nr. 70 ( ) fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet. Det er ledelsen i en organisasjon som har ansvaret for å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem. Internkontroll defineres i videste forstand som en prosess, iverksatt og gjennomført av virksomhetens ledere og ansatte, med formål å sikre måloppnåelse på følgende områder: - Målrettet og effektiv drift - Pålitelig ekstern rapportering - Overholdelse av gjeldende lover og regelverk. Internkontrollarbeidet i kommunen er videre regulert av en rekke lover og forskrifter som enten er sektorovergripende, eller som definerer krav til internkontroll innenfor avgrensende områder av virksomheten. Sektorovergripende regelverk for internkontroll finner man for eksempel innenfor arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften, samt regelverk knyttet til informasjonssikkerhet 2. Mer sektorspesifikke krav til internkontroll finner man i for eksempel i opplæringsloven, Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten, innenfor barnevern, barnehager, mm. Det er ingen formelle form- eller innholdskrav til internkontroll, og det foreligger i dag flere ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag i arbeidet med internkontroll. Utvikling, implementering og praktisering av internkontroll vil derfor kunne ha mange ulike tilnærminger. De mest brukte modellene (rammeverkene) er COSO og ISO 9001 og i noen grad Balansert målstyring (BMS) 3. Nedenfor sammenlignes de 3 modellene mht ulike styrker og svakheter innenfor ulike målområder for virksomhetsstyring 4. 2 Personopplysningsforskriften kapittel 3. 3 PWC: Internkontroll i kommuner, kapittel KS: Rådmannens internkontroll, Orden i eget hus! Overordnet internkontroll 9

81 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 1: Særtrekk ved ulike modeller for virksomhetsstyring COSO ISO 9001 BMS Internkontroll Kvalitets- system Mål- og resultatstyring Operasjonalisere strategiske mål Identifisere risiko Identifisere prosessforbedringer Redusere risiko gjennom kontrollhandlinger Forbedre prosesser gjennom tiltak Overvåke og avdekke avvik fra rutiner og kontroller Følge opp og lukke avvik Kilde: Rådmannens internkontroll, Orden i eget hus. COSO og ISO 9001 fremstår som likeverdige når det gjelder egenskaper og funksjonalitet, men har enkelte svakheter på strategisk styring og kvalitetsutvikling, hvor nettopp BMS har sin styrke. Det finnes for øvrig flere andre rammeverk og analyseverktøy som brukes for å legge til rette for god internkontroll og virksomhetsstyring. Et av disse er CAF, som brukes til egenevaluering virksomheten, og brukes mye av offentlige virksomheter. Verktøyene gir på ulike måter en «diagnose» av tilstanden i virksomheten, og forbedringsområder/tiltak kan bli identifisert. For å sikre en god eller styrket internkontroll tar man utgangspunkt i det styringssystemet man allerede har etablert, vurderer hva som er godt nok, og hva som eventuelt bør forbedres. Modellene ovenfor er et hjelpemiddel for å gjennomføre dette arbeidet. Man trenger altså ikke å etablere et særskilt internkontrollsystem, hensikten er å vurdere om det styringssystemet man har er godt nok. Verktøyene leder virksomheten gjennom en prosess skal gi en rimelig sikkerhet for at kommunen har målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og etterlevelse av lover og regler i virksomheten. 1.3 Administrativ organisering Figur 1 nedenfor gir en oversikt over administrativ organisering i Klæbu kommune. Klæbu kommune er organisert med et administrativt lederteam og resultatenheter. Overordnet internkontroll 10

82 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 1. Organisasjonskart Kilde: Klæbu.kommune.no Rådmannen inngår årlige resultatavtaler med enhetsledere, der konkrete resultatmål fastsettes. Enhetslederne har fått delegert vide fullmakter og et selvstendig økonomiansvar, herunder ansvar for drift av tjenestene, ansvar for kvalitet på tjenestene og arbeidsgiveransvar i forhold til medarbeiderne. En viktig del av internkontrollen må derfor utøves på enhetsnivå. Overordnet internkontroll 11

83 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen og hvilke kriterier vi bygger våre vurderinger og konkusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres også her. 2.1 Avgrensinger Prosjektet har et overordnet perspektiv der kommunen sees på som en helhet. Gjennomgangen av internkontrollen på de ulike områdene er på overordnet nivå. Undersøkelsens hovedfokus er i utgangspunktet rettet mot styringsdialogen innenfor rådmannsnivå og enhetsledernivå. På overordnet nivå vil vi fokusere på hvilke system, rutiner og praksis enhetene har etablert, og om dette samsvarer med god praksis for internkontroll. I undersøkelsen vil vi ikke teste hvorvidt de rutiner og prosedyrer som foreligger, blir benyttet i praksis. Innenfor flere ulike tjenesteområder er det egne føringer/krav om innhold i tjenestene. Vi vil ikke gjøre noen vurderinger av om kvalitet/innhold på tjenestene er i samsvar med krav fastsatt i regelverk på området, utover det som faller inn under krav til internkontrollen. En viktig oppgave for kommunen er å utøve myndighet, blant annet gjennom enkeltvedtak, men også ved å føre tilsyn og kontroll i kommunen. I samråd med KU er det besluttet at revisjonen skal ha mer dyptgående kontroller innenfor enhet for Drift og vedlikehold, samt Klæbu sykehjem. 2.2 Problemstillinger Undersøkelsens hovedfokus er rettet mot styringsdialogen mellom rådmannsnivå og enhetsledernivå. Ut fra bestillingen, innspill fra kontrollutvalget og avgrensningen over, formulerer vi denne problemstillingen for undersøkelsen: Har Klæbu kommune etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll? Fokus vil være på følgende forhold: a) Om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem Overordnet internkontroll 12

84 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge b) Om Klæbu sykehjem utover dette arbeider i tråd med krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene 2.3 Kilder for revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, forventinger eller referanser som innsamlet data vurderes opp mot. Kriteriene hentes blant annet fra lovforarbeider, veiledere eller politiske vedtak. Alle kriterier skal komme fra autorative kilder. I denne undersøkelsen er kriteriegrunnlaget hentet fra lov og forskrift, rammeverk for internkontroll og kommunale vedtak og retningslinjer. Nedenfor utdyper vi kriteriegrunnlaget Lov og forskrift og sentrale føringer Det fremgår av kommunelovens 23.2 at rådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen operasjonalisering av betryggende kontroll. I Ot.prp. nr. 70 ( ) fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet. KRDs rapport «85 tilrådingar for å styrke kommunal eigenkontroll» kommer med 85 anbefalinger for hva som er god internkontroll innenfor ulike sektorer av kommunens virksomhet. Arbeidsgruppen mener at summen av tiltakene vil være med på å styrke kommunens egenkontroll. Rammeverk Internkontroll, i det perspektiv som denne undersøkelsen har, er ikke styrt av krav i lov eller forskrift om hva internkontrollen skal omfatte eller bygges av. Det blir derfor opp til kommunen selv å utvikle et system som sikrer at Kommunelovens krav om betryggende kontroll blir imøtekommet. Revisjonens anbefalinger tar derfor ikke utgangspunkt i konkrete krav til kommunene, men baseres på hva som anses som beste praksis. Vi vil i vår vurdering av kommunens forståelse og praktisering av internkontrollarbeidet benytte COSOmodellen. Dette fordi COSO er et rammeverk spesielt utviklet for internkontroll, det fremstår som nøytralt, og kan i prinsippet benyttes i alle organisasjoner som ønsker et helhetlig styringsverktøy. I COSO-rammeverket pekes det på fem innbyrdes sammenhengende komponenter: 1. Et godt kontrollmiljø 2. Risikovurderinger, med jevnlige utførte risikoanalyser og rapportering 3. Etablering og gjennomføring av aktuelle kontrolltiltak. 4. God kommunikasjon og informasjon 5. Aktiv overvåkning fra ledelsens side. Overordnet internkontroll 13

85 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Komponentene er gjensidig avhengige av hverandre, og likeverdige deler av et internkontrollsystem. De fem komponentene er sammenfattet i en figur, som antyder forholdet mellom dem: Figur 2. Illustrasjon av COSO-modellen. Sektorspesifikke krav Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten 3 første ledd stiller krav om internkontroll i helsevesenet: Enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgssektoren stiller krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene. Overordnet internkontroll 14

86 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kriteriene i COSO-rammeverket, forskrift om internkontroll i helse- og omsorgssektoren og er utdypet i egne kriteriedeler i kapittel Metode Data som er innsamlet i denne undersøkelsen gir kunnskap om Klæbu kommunes system for internkontroll. Informasjonsgrunnlaget er basert på gjennomgang av kommunens styrende dokumenter, rutiner og retningslinjer, samt intervju med ansatte og ledelse i Klæbu kommune. Videre har vi sett på Klæbu kommunes kvalitetssystem QM. I tillegg har vi gjennomført en enkel spørreundersøkelse rettet mot enhetslederne i kommunen. Nedenfor redegjør vi nærmere for metodebruken. Vi har gjennomført en dokumentanalyse for å se på samsvar mellom planverk, instrukser og retningslinjer sett i forhold til kommunens oppgaveløsning. Vi har gjennomgått både sentrale og mer sektorspesifikke plan- og retningslinjer, lederavtaler, og andre styrende dokumenter. Utgangspunktet er at enhetene gjennom egne internkontrollsystemer skal sikre god styring og kontroll, og det meste av internkontrollen og de fleste interkontrolltiltakene skjer på tjenestenivå og dokumenteres og «avsluttes» der. Vi har derfor kartlagt hvilke system og rutiner den enkelte resultatenhet har innenfor områdene som blir kontrollert. Intervju av ledere/nøkkelpersoner har vært en viktig del av datainnsamlingen i denne undersøkelsen. Vi har intervjuet sentrale personer i kommunens ledelse, samt medarbeidere innenfor de ulike enhetene 5. Det ble i tillegg sendt ut en spørreundersøkelse til alle enhetslederne. Dette ble gjort for å få innblikk i informasjonsflyten i kommunen, samt den dynamikken som styrer arbeidet med planer/retningslinjer, tiltak, ansvar, økonomi osv. Følgende personer er intervjuet: Rådmann Kommunalsjef Helse og omsorg Kommunalsjef Kultur og oppvekst Enhetsleder Drift og vedlikehold Enhetsleder Klæbu sykehjem Fagsjef politisk sekretariat Seniorrådgiver ved eiendomskontoret QM+ gruppen 5 Ettersom KU ønsket at revisor skulle ha økt fokus på enhet for Drift og vedlikehold og Klæbu sykehjem valgte vi å intervjue disse enhetslederne i tillegg til at det ble sendt ut en spørreundersøkelse til alle enhetslederne. Overordnet internkontroll 15

87 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Fra intervjuene har revisor skrevet utkast til referat som er oversendt personene som er intervjuet. Alle de vi har intervjuet har på selvstendig grunnlag verifisert referatet. For å sikre bredden i informasjonsgrunnlaget, har vi i tillegg gjennomført en mindre spørreundersøkelse til enhetsledere (13 enheter) samt fagkontor med personalansvar (2 stk) med spørsmål knyttet til internkontroll. Hensikten med dette var å få informasjon om enhetslederne syn på kommunens internkontrollsystem. Undersøkelsen ble gjennomført ved at revisjonen ba respondentene ta stilling til den del påstander om enhetens arbeid med internkontroll. Det var tre svaralternativer «enig», «delvis enig» og «uenig» samt mulighet for å angi «vet ikke». Det var også mulighet til å skrive inn fritekst/kommentarer til hver enkelt påstand. 12 av 15 respondenter svarte på undersøkelsen. Bredden og omfanget av data som er innhentet fra ulike kilder tilsier at revisor har et egnet grunnlag for å vurdere de problemstillingene som er angitt for forvaltningsrevisjon. Enhet for drift og vedlikehold og Klæbu sykehjem Revisor har i utgangspunktet hatt fokus på hele kommunens styringssystem i intervju med kommunens ledelse og i våre dokumentanalyser, men det vært spesiell fokus på enhet for Drift og vedlikehold og Klæbu sykehjem. I datadelen har vi så langt som mulig brukt funn fra disse enhetene når vi vurderer kommunen opp mot COSO-modellen. Dette betyr ikke at disse enhetene har mindre grad av internkontroll enn de øvrige enhetene, men at revisor har brukt funn fra disse enhetene for å vise til eksempler i kommunen. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgssektoren stiller konkrete krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene, og sykehjemmets tilpasning til dette har vi derfor kommentert i et eget delkapittel. Overordnet internkontroll 16

88 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3 Har Klæbu kommune et tilfredsstillende internkontrollsystem? I dette kapitlet ser vi på om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem. Kommunen blir vurdert opp mot de forventninger som ligger i COSO-modellen og anbefalingene i rapporten «85 tilrådingar om styrkt eigenkontoll 6 i kommunane». Vi tar utgangspunkt i COSO-modellens fem innbyrdes sammenhengende fokusområdene som sammen medvirker til et hensiktsmessig internkontrollsystem. Vi presenterer kriterier, data og vurderinger for hvert enkelt fokusområde, samt et eget delkapittel om Klæbu sykehjem. En helhetsvurdering av Klæbu kommune sitt internkontrollsystem kommer i kapittel Kontrollmiljøet Revisjonskriterier I følge COSO-rammeverket, setter kontrollmiljøet standarden for holdning til kontroll og styring. Kontrollmiljøet omfatter integritet, etiske verdier, ansattes kompetanse, ledelsens filosofi og driftsform, fordeling av ansvar og myndighet, organisering og utvikling av de menneskelige ressursene. Revisor vil her se på ledelsens holdning til internkontroll, og om kommunen har rutiner og system som dekker: - Fordeling av ansvar og myndighet - Kompetanse/opplæring - Etiske problemstillinger Data Enhetslederne har i følge rådmannen, alle rådmannens fullmakter innenfor enhetens virksomhet. Enhetsleder har dermed det løpende ansvaret for å gjennomføre oppgaver knyttet til eget område, herunder ansvaret for enhetens internkontroll. Rådmannen har selv ansvaret for å legge til rette for et hensiktsmessig styringssystem. 6 Se vedlegg 1. Overordnet internkontroll 17

89 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Ledelsen holdning til internkontroll Rådmannen sier det er viktig med relevant styringsdata på riktig nivå for å opprettholde en tilfredsstillende internkontroll, og dette preger den måten de arbeider med internkontroll i kommunen. Administrasjonen rapporterer jevnlig til kommunestyret på hvordan de har fulgt opp det som er politisk vedtatt. Han forteller at budsjett og økonomiplan og kommuneplandokumentene utgjør de styrende måldokumentene. Kommuneplanen revideres hvert i år ifbm presentasjon av budsjett. Planen vedtas i desember og følges opp gjennom tre økonomirapporter gjennom året. Vedlegg i disse rapportene viser måloppnåelse på de politiske vedtakene. Rådmannen forteller videre at kommuner omfattes av mange lovverk, og at det er tilnærmet umulig å ha en fullstendig oversikt over alt. Det er derfor hensiktsmessig å delegere ansvaret videre slik at kommunalsjef og enhetsledere som «omfattes» av de enkelte lover får ansvaret for at kommunen handler i tråd med det aktuelle lov- og regelverket. Kommunen bruker kvalitetssystemet, QM 7 +. Her ligger i utgangspunktet - alle overordnede styringsdokumenter for kommunen som helhet, og ulike dokumenter (interne planer, daglige rutiner etc.) på enhetsnivå. I hovedsak skal all informasjon om internkontrollsystemet være elektronisk og digitalt og kunne tas ut fra QM+, fra overordnet nivå ned til enhet og de daglige rutinene. Målet er at verktøyet skal være levende på enhetsnivå. I spørreundersøkelsen spurte vi om enhetslederne er enig i påstanden Ledelsen signaliserer at internkontroll er viktig. Tabell 1 Holdning til internkontroll Enig Delvis enig Uenig Ledelsen signaliserer at internkontroll er viktig Kilde: Revisjon Midt-Norge Vet ikke En vesentlig overvekt av de som har svart er enig. Dette blir også bekreftet av intervjuinformasjon. Fordeling av ansvar og myndighet Rådmannen mener dagens organisering er hensiktsmessig. Klæbu kommune er organisert med et administrativt lederteam bestående av tre kommunalsjefer og økonomi/personalsjef, 7 Tilbyr komplette system innenfor Internkontroll, kvalitetsstyring (ISO), HMS, mm. Se Overordnet internkontroll 18

90 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge samt 13 resultatenheter. Lederteamet har det administrative lederansvaret for utvikling, planlegging og drift av den kommunale virksomheten. Skriftlig delegering fra rådmannen til virksomhetslederne fremgår av «Administrativt delegeringsreglement, vedtatt av rådmannen Delegeringsreglement beskriver rådmannens videredelegering til kommunalsjefene, og kommunalsjefenes videredelegering til enhetslederne. Delegeringen gjelder ikke-prinsipielle saker innenfor de særlover og forskrifter som gjelder for den enkelte enhet. Reglementet lister opp hvilke lover og forskrifter dette gjelder for ved den enkelte enhet. Enhetslederne har fått delegert vide fullmakter og et selvstendig økonomiansvar, herunder ansvar for drift av tjenestene, ansvar for kvalitet på tjenestene og arbeidsgiveransvar overfor medarbeiderne. Myndighet og ansvar er også tydeliggjort i lederavtalene mellom rådmannen og den enkelte leder. Det er imidlertid ikke inngått lederavtale med enhetsleder Drift og vedlikehold. Dette har sin årsak i at rådmannen som fungerende kommunalsjef på området, har jobbet tett med enhetslederen og behovet for lederavtale har etter rådmannens vurdering ikke vært påtrengende. Nå er det imidlertid ansatt egen kommunalsjef og lederavtale med enhetsleder skal være inngått. På enhetsnivå er disse avtalene tilpasset den enkelte enhet. Videre har hver enhetsleder en resultatavtale som mer fokuserer på enhetens måloppnåelse, herunder konkrete resultatmål for den enkelte enhet. Enhetslederne rapporterer til kommunalsjef for sitt tjenesteområde. I avtalene står det at enhetsleder har alle rådmannens fullmakter innenfor enhetens ansvarsområde, med de unntak som fremgår av delegeringsreglementet eller andre eksplisitte unntak fastsatt av rådmannen. Lederavtalen inneholder også krav om gjensidig informasjonsplikt, og jevnlig dialog og møtevirksomhet. I spørreundersøkelsen spurte vi om enhetslederne er enig i påstanden Mitt ansvarsområde og myndighetsområde er tydelig definert. Tabell 2 Ansvar og myndighet Mitt ansvarsområde og myndighetsområde er tydelig definert Kilde: Revisjon Midt-Norge Enig Delvis enig Uenig Vet ikke Overordnet internkontroll 19

91 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4 av enhetslederne er delvis enig i påstanden om at deres ansvarsområde og myndighetsområde er tydelig definert. Det fremkommer ikke i spørreundersøkelsen hvorfor de har svart dette. Kompetanse/opplæring Alle ansatte i kommunene skal ha kjennskap til relevante lover, forskrifter, rutiner og prosedyrer og etterleve disse. Videre er det viktig at enhetsledere kjenner til hvordan internkontroll skal utøves, da enhetslederne har ansvaret og skal være pådrivere i internkontrollarbeidet i eget ansvarsområde. Rådmannen forteller at det ikke har vært fokusert mye på begrepet internkontroll, selv om det rent praktisk er dette de arbeider med. Annen intervjuinformasjon tyder også på at det blant enhetslederne er noe usikkerhet om hva internkontroll egentlig er utover det å beskrive rutiner, arbeidsprosesser ol. i enheten. Kommunens ledelse forteller at det er en felles kompetanseplan for hele kommunen, og at tiltak innenfor kompetanseutvikling har utgangspunkt i denne planen. I planstrategien for Klæbu kommune vises det til at det er en årlig rullering og oppdatering av kompetansehevingsplanen. Det har for øvrig gått ut et skriv til samtlige enhetsledere og fagsjefer, hvor de har blitt bedt om å komme med tilbakemelding på enhetens status på kompetanseutvikling og prioritering/behov for I spørreundersøkelsen spurte vi enhetslederne om de er enig i påstanden Jeg har tilstrekkelig kunnskap om hvordan internkontroll skal utøves i praksis. I spørreundersøkelsen definerte vi internkontroll som: Internkontroll er den samlede egenkontrollen kommunen fører med egen virksomhet, så som resultatoppfølging, ledelses- og medarbeideroppfølging, risikovurdering, avviksrapportering og forebygging av uønskede hendelser. Tabell 3 Kunnskap om internkontroll Jeg har tilstrekkelig kunnskap om hvordan internkontroll skal utøves i praksis Kilde: Revisjon Midt-Norge Enig Delvis enig Uenig Vet ikke av 12 enhetsledere er enig i at de har tilstrekkelig kunnskap om hvordan internkontrollen skal utøves i praksis, fem enhetsledere er delvis enig, mens en enhetsleder er uenig. Overordnet internkontroll 20

92 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge I spørreundersøkelsen spurte vi videre om enhetslederne er enig i påstanden Enheten har gjennomført kartlegging av kompetanse siste 2 år. Tabell 4 Kartlegging av kompetanse Enheten har gjennomført kartlegging av kompetanse siste 2 år Kilde: Revisjon Midt-Norge Enig Delvis enig Uenig Vet ikke En av enhetene har ikke gjennomført kartlegging av kompetansen i enheten i tråd med kompetanseplanen, men det fremkommer ikke hvorfor det ikke er gjennomført. Intervjuinformasjon viser at enhetslederne sender de ansatte på kurs når det er behov for dette. De ansatte kan selv melde inn behov for deltakelse på kurs. Her vurderer enhetsleder om kurset er relevant for enhetens behov og om det er budsjettmessig dekning for dette. I spørreundersøkelsen spurte vi også enhetslederne om enheten har et opplegg som sikrer at alle nyansatte får opplæring i følgende: Tabell 5 Opplæring av nyansatte Enig Delvis enig Uenig Interne faglige prosedyrer Relevante lover og forskrifter Kommunale retningslinjer Vet ikke Enhetenes mål QM Kilde: Revisjon Midt-Norge En enhetsleder svarer i spørreundersøkelsen at enheten ikke sørger for opplæring av nyansatte når det gjelder relevante lover og forskrifter. Det kommenteres imidlertid i spørreundersøkelsen at feltet er stort, og det krever mye tid å sette seg inn i alt. «Det finnes imidlertid oppslagsverk, og alltid en kollega å spørre». Overordnet internkontroll 21

93 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Ved Enhet for drift og vedlikehold forteller enhetsleder at vikarer får opplæring i tilknytning til stillingen de er ansatt i. Opplæringen foregår i hovedsak ved at gruppeleder eller andre ansatte lærer opp vikaren, mens for faste ansatte er opplæringsplanene skriftliggjorte. Etikk Etikkreglementet ligger sentralt lagret på kommunens intranett. Klæbu kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret Rådmannen har i 2012 vurdert Klæbu kommunes etiske retningslinjer opp mot andre større kommuner sine retningslinjer. Rådmannen er av den oppfatning av retningslinjene for Klæbu kommune står seg godt 8. Intervjuinformasjon tyder også på at det er arbeides med etikk i kommunen, og at det er tydelige signaler fra rådmannen om at dette er viktig. Rådmannen har etikk som egen sak på enhetsledermøtene. Både enhetsledere og kommunalsjefer viser til at det er jevnlige diskusjoner om etikk i enhetene, og at det er fokus på å ta opp aktuelle tema som eventuelt oppstår. Kommunalsjef Helse og omsorg forteller at etikk er et levende tema. Omsorgsområdet har et etikkprosjekt for tiden, og etikk er derfor tema på alle møter i tjenesteområdet. Enhetsleder for Drift og vedlikehold forteller at etikk drøftes når det er aktuelle saker, og at de er bevissthet på at de hele tiden er Klæbu kommunes ansikt utad. I spørreundersøkelsen spurte vi enhetslederne om de er enig i påstanden Det er fokus på etikk i enheten. Tabell 6 Fokus på etikk i enheten Enig Delvis enig Uenig Det er fokus på etikk i enheten Kilde: Revisjon Midt-Norge Vet ikke Intervjuinformasjon synes å samsvare godt med data fra spørreundersøkelsen. Ti av tolv enhetsledere er enig i påstanden at det er fokus på etikk i enheten. Det er to enhetsledere som er «delvis enig» i påstanden om at det er fokus på etikk i enheten. De har ikke kommentert hvorfor. 8 Årsmelding 2013, Kontrollutvalget i Klæbu kommune. Overordnet internkontroll 22

94 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Revisors vurdering Kontrollmiljøet setter standarden for holdning til kontroll og styring. Etter revisors vurdering eksisterer det et godt kontrollmiljø i Klæbu kommune. Kommunen har etablert en systematikk som tilrettelegger for en helhetlig og god internkontroll, noe som avhjelper kontrollspennet og sånn sett er vesentlig for å kunne håndtere rådmannens ansvar for internkontroll. Samtidig viser vår undersøkelse at det er enkelte utfordringer:: Rådmannen har delegert mye av ansvaret for gjennomføringen av internkontroll til enhetslederne. Da er det uheldig at bare 5 av 12 enhetsledere er helt enig i at det har tilstrekkelig kunnskap om hvordan internkontroll skal utøves i praksis, samt at 4 av 12 enhetslederne ikke er helt enig i at deres ansvarsområde og myndighetsområde er tydelig definert. Det ser videre ut som om kommunen har en vei å gå når det gjelder opplæring av de ansatte. Bare 5 av 12 enhetsledere er enig i at de har tilstrekkelig kunnskap om hvordan internkontroll skal utøves i praksis. Når det gjelder opplæring av nyansatte synes det å være ulike rutiner for dette i enhetene, men det er etter revisors vurdering ikke problematisk at det synes å være tilpasset opplæring innenfor de enkelte enhetene. 3.2 Risikovurdering Revisjonskriterier Risikovurderingen skal sikre at de arbeidsprosessene som har høyest sannsynlighet for og størst konsekvens av, svikt, feil eller mangler blir identifisert. Ledelsen må hensynta risikovurderingen i utformingen av internkontroll ved at man avgrenser internkontrollen til de arbeidsprosessene som har høyest risiko. Her bør kommunen også se på styring og håndtering av sammenhengen mellom overordnede mål og daglige operasjonelle aktiviteter. Revisor vil her se på kommunens håndtering av: - Det strategiske perspektivet - vurdere risikoen for at kommunen ikke når sine overordnede mål, herunder å kvalitetssikre at virksomheten tar de riktige valgene i sine mål- og strategiprosesser. o Utføres av ledergruppen - Det operasjonelle perspektivet: vurdere risikoen for at enheten gjennomfører sine aktiviteter og arbeidsprosesser på en utilstrekkelig måte. o Utføres av enhetslederne og de som daglig arbeider innenfor de aktuelle prosessene. Overordnet internkontroll 23

95 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Data Rådmannen forteller at Klæbu kommune har både politiske og administrativt fastsatte mål for virksomheten. Kommuneplanen og handlingsprogrammet med årsbudsjettet fastsettes av kommunestyret og danner grunnlaget for de målsettinger som kommunen styres etter. Kommuneplanens mål er gitt på et overordnet nivå, og er ment som langsiktige mål for driften av kommunen. Den enkelte enhet følges opp ved egne resultatavtaler som er basert på lederavtaler. Rådmannen forteller at det utarbeides oppgave- og tiltaksliste for hvert delmål i resultatavtalene. Et eksempel på aktivitetsmål er at det skal gjennomføres medarbeidersamtale med alle ansatte, at det skal være inntil fire møter i lokal AMU og lignende. Resultatavtalen inneholder også krav om at enheten skal drives innenfor aktuelle lov- og regelverk, krav til lukking av avvik, mm. Avtalen følges opp ved at rådmannen, sammen med kommunalsjef, har årlige møter hver enkelt enhetsleder. På disse møtene evalueres måloppnåelsen ved at man diskuterer målenes relevans, ambisjonsnivå og om det er de riktige målene. I tillegg har kommunalsjefene oppfølgingssamtaler med enhetslederne et par ganger i året. Det skrives referat som signeres av begge parter, og i noen tilfeller også av rådmannen. Rådmannen forteller at det foretas risikovurderinger på flere måter i kommunen. Risikovurdering gjøres for kommunen totalt sett, og på enkeltområder ved behov. Det foretas en årlig risikovurdering ved at det sendes ut skjema til enhetsleder i forbindelse med budsjettprosessen. Her er det lagt opp til at enhetsleder skal vurdere risiko på områdene økonomi, omdømme og ansvar ut i fra å angi frekvens og konsekvens av ulike hendelser. Det skal også komme frem om det er nye forhold i og/eller rundt enheten som må tas hensyn til i vurderingen. I budsjettprosessen møter rådmannen alle sine enhetsledere i egne møter hvor de drøfter innspill og kommentarer til budsjettet. Rådmannen forteller at dette er med på å sikre en god og demokratisk prosess. ROS-analyser 9 brukes for å fange opp mulige avvik i forkant. Innenfor omsorgsområdet gjennomføres det ROS-analyser, for eksempel ved bemanningskutt, omlegging av turnus mm. Enhetsleder ved enhet for drift og vedlikehold forteller at enheten har gjennomført ROS- 9 En enkel ROS-analyse er en systematisk gjennomgang av mulige uønskede hendelser og hvor stor risiko de representerer. Basert på egne vurderinger av hvor sannsynlig hendelsene er, hvor store konsekvenser de har, og årsaksforhold, blir tiltak vurdert for å hindre at de skal oppstå eller for at man skal kunne redusere virkningen av dem. Overordnet internkontroll 24

96 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge analyse knyttet til for eksempel brannvern og HMS/vernerunder. Rådmannen forteller at det i tillegg foretas risikovurderinger ved at avvik lukkes i QM+. Praksis er at avvik skal lukkes på lavest mulig nivå i kommunen. Avvikene vurderes først i det lokale AMU, og lukkes dersom mulig. Ved større avvik, der tiltak må finansieres særskilt, kan lukkingen ta noe lengre tid. Rådmannen forteller videre at tilsyn fra andre statlige myndigheter som Fylkesmannen og Arbeidstilsynet også bidrar til å identifisere avvik. Rådmannen har oppnevnt en arbeidsgruppe som skal sørge for at kommunens kvalitetssystem er oppdatert til enhver tid. Denne gruppen koordinerer alt av kvalitetssikringsarbeid i kommunen, og bidrar til å redusere risikoen for at for eksempel endringer i regelverk ikke fanges opp i tilstrekkelig grad. Arbeidsgruppens mandat/oppgaver: (vedtatt i Styringsgruppa for kvalitetssikring ) - rydde og oppdatere lenker på overordnet nivå - vedlikeholde dokumenter i QM-plus på overordnet nivå og sikre ar dette arbeidet blir ivaretatt - overvåke at planer, rutiner og dokumenter på enhetsnivå er oppdatert, og gi melding til enhetene om behov for endringer eller oppdateringer - overvåke og fjerne dokumenter som ikke lenger er aktuelle - redigere oppsett av organisering og organisasjonskart når det skjer endringer - overvåke at saker blir behandlet, og gi beskjed til aktuelle saksbehandlere dersom frister er overskredet - påse at systemet teknisk sett fungerer, og foreslå endringer eller utbedringer dersom det er nødvendig - overvåke behovet for opplæring, og fremme forslag til kurs/opplæring når behovet oppstår I spørreundersøkelsen ble enhetslederne bedt om å ta stilling til om de er enig i følgende påstander, se tabell 7 nedenfor. Overordnet internkontroll 25

97 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 7 Risikovurdering Enig Delvis enig Uenig Vet ikke Enheten har vurdert risiko/fare for å ikke nå målene man styrer mot Enheten har vurdert risiko/fare for manglende kvalitet i tjenesten Enheten har vurdert risiko/fare for manglende lov- og regeletterlevelse Enheten har vurdert risiko/fare for feil/avvik på økonomiområdet Enheten har vurdert risiko/fare for feil/avvik innenfor HMS Kilde: Revisjon Midt-Norge Enhetslederne foretar en årlig risikovurdering av hele enhetens arbeidsområde i forbindelse med budsjettprosessen og ROS-analyser ved behov, men tilbakemeldingen i spørreundersøkelsen tyder på at det er delte meninger om dette er en tilstrekkelig risikovurdering. Det kommenteres for øvrig i spørreundersøkelsen at man er enig i at enheten utfører risikovurdering, men at: Risikovurderingen på enheten burde vært mer systematisk, det gjøres, men ikke systematisk nok. Enhetsleder ved Drift og vedlikehold forteller at han ikke kjenner til om det er gjennomført skriftlige risikovurderinger når det gjelder enhetens innkjøp. Fra tabell 7 ser vi at to av enhetsledere sier at de ikke har vurdert risiko/fare for feil/avvik på økonomiområdet. Kommunalsjef Helse og omsorg forteller at enhetslederne jevnlig rapporterer (3-6 ganger i året) status på økonomi, og hvis det skulle oppstå økonomiske utfordringer i enheten, prøver kommunalsjefen å dekke dette opp ved intern regulering før det eventuelt søkes om en tilleggsbevilgning. Videre ser vi at en enhet ikke har vurdert risiko/fare for feil/avvik innenfor HMS Revisors vurdering Kommunen har som målsetting at alle planer skal befestes i politiske overordnede målsettinger. Det synes å være en sammenheng mellom de ulike plan og styringsdokumentene. Målstrukturen kan stort sett følges, med delmål og konkrete tiltak i Overordnet internkontroll 26

98 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge eksempelvis folkehelseplan, og videre til oppfølging av tiltakene. Et eksempel på overordnet mål er brukermedvirkning som følges opp av tiltak som brukerundersøkelse. Identifikasjon og analyse av risikoer er en kritisk komponent i et internt internkontrollsystem. Revisors undersøkelse viser at det gjennomføres risikovurderinger og fastsettes tiltak på sentrale områder i Klæbu kommune. Enhetslederne foretar årlige risikovurderinger for enheten i forbindelse med den årlige budsjettprosessen. I tillegg gjennomføres det ROSanalyser ved behov. Å gjennomføre risikovurderinger «ved behov» er uheldig. I en relativt liten og oversiktlig kommune kan det være en realitet at man stort sett kjenner hvor utfordringene ligger, og revisor ser at kommunen på flere områder likevel gjør slike vurderinger implisitt, blant annet ved de planer som utarbeides og de rutiner som innføres. Et eksempel på dette er den jevnlige oppfølgingen innenfor budsjett og økonomi. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, vesentlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik dette illustreres i COSO-rammeverket, synes imidlertid å mangle. Et eksempel på dette er bruk av veileder for offentlige anskaffelser, hvor enhetsleder er usikker på om det er utført skriftlig risikovurdering. 3.3 Rutiner og kontrollaktiviteter Revisjonskriterier Kontrollaktivitetene er de tiltakene som blir iverksatt for å sikre etterlevelse av regelverk, retningslinjer og krav til tjenesteutførelse, og for å håndtere risiko avdekket i risikovurderingen. Formålet med kontrollaktivitetene er å bidra til at rutiner og system skal fungere slik som bestemt. Aktivitetene skal skje på alle nivå i organisasjonen, og kan bestå i blant annet godkjennelser, anvisninger, verifikasjoner, avstemminger, gjennomgåelse av driften, sikring av ressurser og ansvarsfordeling. Revisor vil her se på om kommunen har: Dokumenterte rutiner Klar organisering av roller og oppgaver Oversikt over gjennomføring/status på sentrale kontroller Håndteringen av avvik Overordnet internkontroll 27

99 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Data Dokumenterte rutiner Det går frem av intervjuene at det meste av håndbøker, rutiner, retningslinjer og prosedyrer synes å være tilgjengelig elektronisk, men at det er ulikheter mellom enhetene. Rådmannen forteller at QM+ er lagringsmedium for styringsdokumenter og retningslinjer som er kritiske med tanke på forsvarlig drift. Her vil det finnes dobbel arkivering, både i QM+ og på Intranettet. Ikke driftskritiske retningslinjer vil kun finnes på Intranettet, fordi dette er lettere tilgjengelig for medarbeidere flest. Leder av arbeidsgruppen som har ansvaret for QM+ forteller at: «Jeg er usikker på hvem som har ansvaret for innholdet per i dag, og det er ikke helt avklart hvilken informasjon som skal ligge hvor. I prosjektgruppa har vi ansvaret for at det som ligger i QM+ er oppdatert til enhver tid. Intranett er utenfor vårt mandat». Kommunalsjefen for Kultur og oppvekst forteller at skriftlig informasjon gjøres tilgjengelig på intranettet til kommunen. Målet er at informasjonen skal være kjent og lett tilgjengelig for de ansatte. Linker direkte til lovverket mm sørger for at dette er oppdatert. Det jobbes også med at alle maler og retningslinjer skal være elektronisk tilgjengelig på et sted på intranettet. Han forteller videre at QM+ er et hjelpemiddel for enhetslederne, hvor det legges inn avvik. Alle avvik skal lukkes av enhetsleder med få unntak hvor det havner hos rådmann eller politisk nivå. Kommunen har klare rutiner for hvordan avvik skal behandles. Kommunalsjef Helse og omsorg er møteleder for kvalitetsstyringsgruppa. Dette er den overordna gruppen for QM+ verktøyet, for kvalitet helse, miljø og sikkerhet-gruppen, for kvalitet på eksterne og interne tjenester og for Samfunnssikkerhet og beredskapsgruppen. Denne gruppen koordinerer alt av kvalitetssikringsarbeid i kommunen. Han forteller at: Alle rutiner, styrende dokument og reglementer skal inn i QM+. Det er gitt instruks om dette til organisasjon. Det er tema i alle enhetsledermøter og i møtene med kommunalsjefene og stab. Instruks om bruk av QM+ er ikke skriftliggjort; å bruke dette er en selvfølgelighet. Om det ikke er det; blir dette tatt opp på individuell basis. Enhetsleder Drift og vedlikehold er usikker på om rutiner for informasjon, saksbehandling med mer er elektronisk tilgjengelig. Mer driftsrelaterte rutiner ligger i organisasjon i tilknytning til drift. Det enheten har er tilgjengelig i permer. Enhetsleder ved Klæbu sykehjem forteller også at rutinene ligger i permene, ikke i QM+. De har begynt å legge inn referater i QM+, Overordnet internkontroll 28

100 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge men hun tror imidlertid ikke de ansatte vil finne dem ved å lete etter et referat i QM+, det samme gjelder rutinene. «Målet er at alt skal ligge inne i QM+, og at man har bare ett system å forholde seg til. Vi har ikke kommet ditt ennå.» Klar organisering av roller og oppgaver Basert på en risikovurdering bør enhetene utarbeide dokumenterte rutiner som angir sentrale kontroller 10. Videre bør det være klare rutiner for gjennomføring og arbeidsdeling når det gjelder sentrale kontroller 11. Rutiner, retningslinjer, prosedyrer og håndbøker bør videre inneholde opplysninger om hvem som har utarbeidet rutinene, når de er utarbeidet og når de eventuelt er revidert. Det bør videre være en jevnlig gjennomgang av rutinene slik at man er sikker på at de er korrekt til enhver tid. Her er det eksempler på begge deler hos kommunen. - Rutinen for post og arkiv (mm) i Klæbu kommune inneholder bl.a. rutine for journalføring av inngående post, saksbehandlerutiner og vedtakskontroll- SRU. Det fremgår ikke av dokumentet hvem som har utarbeidet rutinene, hvem som har godkjent disse, eller når rutinene er laget og eventuelt oppdatert. - Tjenesteteamet har saksbehandlingsprosedyrer for enkel sak og sammensatt sak. Eneste opplysningen på disse skjemaene er datoen « ». Oversikt over gjennomføring/status på sentrale kontroller Rådmannen forteller at alle vedtak og/eller tilsyn skal være hjemlet i lover, forskrifter eller andre bestemmelser. Et av kravene i resultatavtalene er at enhetsleder skal ha kontroll på at enheten drives innenfor de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og eventuelle føringer knyttet til dette. Rådmannen forteller videre at dokumentasjon og sporbarhet av gjennomførte kontrollaktiviteter kan variere mellom virksomhetsområdene. Elektronisk sporbarhet i saksbehandlingssystemet ESA kan være noe mangelfull, for eksempel på innkjøpsområdet. Kommunene har et forbedringspotensiale når det gjelder kontrollrutiner innenfor innkjøp. Når det gjelder større innkjøp utarbeides anskaffelsesprotokoller, men for innkjøp under og mellom finnes ikke noe standardiserte rutinebeskrivelser. 10 Operasjonelle aktiviteter der eventuelle mangler vil ha høy konsekvens, for eksempel manglende innkjøpsprotokoll der dette er et lovkrav i forbindelse med anskaffelser. 11 For eksempel i forbindelse med kvalitetssikring, attestering, mm. Overordnet internkontroll 29

101 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Enhetsleder ved Drift og vedlikehold forteller at: Veileder for offentlige anskaffelser er styrende. Alle må følge veileder for offentlige anskaffelser; setter seg inn i rutiner, retningslinjer og lovkrav for hvordan ting skal utføres. Alt relevant dokumentasjon dokumenteres i innkjøpsprotokollen. Vinteren 2014 kontrollerte revisjonen anskaffelser i Klæbu kommune der kommunen ikke har rammeavtaler, enten gjennom fylkesavtalen eller innkjøpsavtale med Trondheim kommune på IT-utstyr og drift av IT-systemer. Resultatet fra denne undersøkelsen kommenteres i Revisjonsberetning Klæbu kommune Vår revisjon av kommunens rutiner for overholdelse av lov om offentlige anskaffelser, viser at kommunen har gjennomført flere anskaffelser av varer og tjenester uten at det kan dokumenteres at bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser er fulgt. Håndteringen av avvik Intervjuinformasjonen er entydig på at det er etablert gode systemer for korrigering av avvik. Avvik varsles, korrigeres på lavest mulig nivå, og lukkes elektronisk i systemet. Vanligvis lukkes avvik av nærmeste enhetsleder. Det rapporteres på alle typer avvik. Kommunalsjef får kopi av alle avvik i systemet, og forteller at systemet fungerer, og skal være kjent på alle nivå i organisasjonen. Han forteller videre at de som melder inn avvik får beskjed når avviket er lukket. Flere enhetsledere sier at et avvik i prinsippet kan være hva som helst, og de har jevnlige diskusjoner i enhetene om hva som er et avvik. Hensikten med en risikovurdering er å kartlegge hva som kan gå galt slik at man vurdere om enheten har tatt tilstrekkelige forholdsregler eller om ytterligere tiltak er nødvendig. I spørreundersøkelsen ble enhetslederne bedt om å ta stilling til om de er enig i følgende påstander som omhandler kontrolltiltak, se tabell 8 nedenfor. Overordnet internkontroll 30

102 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 8 Rutiner og kontrollaktiviteter Enig Delvis enig Uenig Vet ikke Ved min enhet er det utarbeidet tiltak for å møte de risikoområdene (muligheter for feil/avvik) som er identifisert Enheten har tilstrekkelig skriftlige rutiner og prosedyrer som sikrer at enhetens gjøremål kan bli korrekt utført Jeg har kontroll på at enheten drives innenfor det til enhver tid gjeldende krav og regelverk Enheten/kommunen har et system for å sikre at alle rutiner til enhver tid er oppdatert Kilde: Revisjon Midt-Norge Vi så i tabell 7 at drøyt halvparten (pluss/minus) av enhetslederne var enig påstandene vedrørende gjennomføringen av ulike former for risikovurderinger innenfor enheten. I tabell 8 ser vi den sammen tendensen rundt halvparten av enhetslederen er enig i påstandene om rutiner og kontrolltiltak det er altså delte meninger om det er tilstrekkelig med rutiner og kontrollaktiviteter i enhetene. 1 enhetsleder er uenig i at enheten har tilstrekkelig skriftlige rutiner og prosedyrer som sikrer at enhetens gjøremål kan bli korrekt utført. 3 av enhetslederne er uenig i at kommunen har et system for å sikre at alle rutiner er oppdatert. En av enhetslederne kommenterte følgende: «Vi jobber kontinuerlig med rutiner, nye samt justere de eksisterende. Krever tid/prioritering. Har ikke fått systemet inn i QM+ ennå.» Revisors vurdering Vår oppfatning er at det innenfor alle operasjonelle aktiviteter der eventuelle svakheter i internkontrollen vil ha høy konsekvens, må være etablert et kontrollsystem. Det er ikke noen fasit på hvilke kontroller som bør iverksettes. Alle kontrolltiltak bør imidlertid være etablert og innrettet med utgangspunkt i en risikovurdering. Iverksetting av kontrolltiltak har til hensikt å redusere identifisert risiko. På overordnet nivå har kommunen god systematikk for å følge opp arbeidet som utføres i enhetene. Rådmannens oppfølging er og må være på overordnet nivå. Overordnet internkontroll 31

103 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det synes likevel å være mangler når det gjelder etterprøvbarhet på gjennomførte kontrolltiltak i kommunen. Hensikten med etterprøvbarhet er at handlinger, vurderinger og avgjørelser som er gjennomført i saksbehandlingen kan dokumenteres. Mangelfull eller manglende dokumentasjon f.eks. av begrunnelser for vedtak, kan føre til problemer i forbindelse med klagebehandling og/eller merknader fra tilsynsmyndigheter. Revisjonen har imidlertid ikke i tilstrekkelig grad fått dokumentert at kontrollaktivitetene er basert på risikovurderinger, og det foreligger heller ikke kontrollbeskrivelser og kontrollbevis for alle kontrollaktivitetene. Et eksempel på dette er at det ikke kan dokumenteres at lov om offentlige anskaffelser er fulgt i flere saker. Alle rutiner bør videre lagres elektronisk, med versjonskontroll, og opplysninger om når er de lagret, endret, revidert og av hvem. Manglende enhetlig praksis for å tilgjengeliggjøre og oppdatere/revidere prosedyrer og rutiner kan etter revisjonens vurdering medføre en fare for feil. Revisjonen mener at et felles system for rutiner og prosedyrer, som er oppdatert og tilgjengelig for de ansatte, er avgjørende for å sikre god internkontroll i kommunen. Det ser foreløpig ikke ut for at kommunen har tatt i bruk kvalitetssikringssystemet Qm+ i så stor grad som planlagt. Årsaken til at systemet ikke brukes fullt ut er sammensatt. For å lykkes med implementering av et slikt system, mener revisor det er viktig at rådmannen stiller krav til bruk av systemet. Revisor kan ikke se at dette er gjort i tilstrekkelig grad, og det synes å være noe ulik oppfatning internt i kommunen hvor ulike typer dokumenter skal være lagret. Kommunen har oversikt over hvor eventuelle avvik oppstår, og setter inn tiltak for å lukke/begrense avvik på en systematisk måte. Manglende definisjon av hva som skal betraktes som et avvik, kan muligens bidra til underrapportering. Det synes imidlertid som om kommunen er oppmerksom på dette, og at forhold rundt avvik diskuteres jevnlig på enhetsmøter mm. 3.4 Informasjon og kommunikasjon Revisjonskriterier For å oppnå god internkontroll er det ifølge COSO-modellen viktig med effektiv og tidsriktig informasjon og kommunikasjon, både horisontalt og vertikalt i organisasjonen. Dette er nødvendig for at den enkelte skal kunne utføre det ansvaret de er tildelt. Kommunen bør ha rutiner og system for: Å formidle forventninger og krav Identifisering og formidling av viktig informasjon Årshjul/planarbeid Overordnet internkontroll 32

104 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Data Å formidle forventninger og krav Rådmannen forteller at et viktig element i internkontrollen til kommunen er den etablerte møtestrukturen. Det avholdes administrativt ledermøte hver uke, der rådmann, kommunalog fagsjefer deltar. Det avholdes månedlige møter mellom kommunalsjef og enhetsledere på de enkelte områdene. Hver måned avholdes det også møte mellom rådmann og samtlige kommunalsjefer, enhetsledere og fagsjefer. Dette for å sikre informasjon som er felles for hele kommunen. Dette er en felles plattform for budsjett- og resultatoppfølging, drøfting av etiske problemstillinger, handlingsoppfølging, grensesnitt politikk/administrasjon etc. Prinsippet er at alle skal høre det samme. Intervjuinformasjon viser videre at det oppfattes som enkelt å ta kontakt med rådmannsnivået for å få informasjon og avklaringer både muntlig og via e-post. Det pekes også på at kommunen er liten og man har god oversikt det som foregår. Enhetsleder innenfor Drift og vedlikehold forteller at det er ukentlige gruppemøter hvor ansatte i Bygg og VVA møtes. Her oppsummeres forrige ukes hendelser/aktiviteter og i tillegg legges det planer for kommende uke. På disse møtene informerer enhetsleder om aktuelle vedtak i politiske organ, informasjon fra ledermøter, mm. Han forteller videre at det er for krevende å ha samme opplegget for alle ansatte innen for eksempel renhold, bl.a fordi de jobber for spredt og er veldig pressa på tid. Her ivaretar gruppeleder informasjonsflyten i større grad. Informasjon formidles også på mail og ved intranett. Videre er det gruppeledermøte både med gruppeleder renhold og gruppeleder VVA. Han forteller videre at det to ganger i året er det fellesmøte for alle ansatte både innen renhold og VVA. «Etter min vurdering er informasjonsflyten tilstrekkelig mellom ledelse og ansatte. Det gjennomføres også medarbeidersamtaler en gang i året.» Identifisering og formidling av viktig informasjon Rådmannen forteller at informasjon genereres på ulike nivå i kommunen. Skriftlig informasjon gjøres tilgjengelig på intranettet til kommunen og i QM+. Målet er at informasjonen skal være kjent og lett tilgjengelig for de ansatte. Per i dag er det ingen klare retningslinjer for hvilken informasjon som skal ligge tilgjengelig i hvilket system. Mye av informasjonen ligger tilgjengelig begge plassene. Kommunalsjef Helse og omsorg forteller at alle rutiner, styrende dokument og reglement skal inn i QM+. Det er tema i alle enhetsledermøter og i møtene med kommunalsjefene og stab. Instruks om bruk av QM+ er ikke skriftliggjort; å bruke dette er en selvfølgelighet. Overordnet internkontroll 33

105 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge I spørreundersøkelsen ble enhetslederne bedt om å ta stilling til om de er enig i følgende påstander som omhandler informasjon, se tabell 9 nedenfor. Tabell 9 Informasjonstiltak Enig Delvis enig Uenig Vet ikke Internkontroll er jevnlig tema på enhetsmøtene Det er god intern kommunikasjon i enheten Jeg har tilstrekkelig informasjon for å kunne styre enheten Kilde: Revisjon Midt-Norge - Fem av 12 enhetsledere mener de har tilstrekkelig kunnskap om hvordan internkontroll skal drives i praksis, jf. tabell 3. - Syv av enhetslederne var enig i at enheten har vurdert risiko/fare for manglende lov- og regeletterlevelse, jf. tabell 7. - Seks av enhetslederne var enig i påstanden om at enheten har tilstrekkelig skriftlige rutiner og prosedyrer som sikrer at enhetens gjøremål kan bli korrekt utfør, jf tabell 8. - Tre av tolv enhetsledere er uenig i at internkontroll jevnlig er tema på enhetsmøtene. 11 av 12 enhetsledere er likevel enig i påstanden om at de har tilstrekkelig informasjon for å kunne styre enheten. Årshjul/planarbeid Gitt at målet er å integrere internkontrollens aktiviteter (risikovurderinger, kontrolltiltak, avvikshåndtering mv) i helheten, så bør også kommunikasjon og en del dokumentasjon av internkontroll også gjøres innenfor samme helhet f.eks. i årshjul, planarbeid og rapporteringer. Dette gjelder selvfølgelig bare på overordnet/aggregert nivå. Detaljerte kartlegginger, prosedyrer, rapporter mv skal ikke inngå i styringsdokumentene. Det er ikke noe mål å ha mest mulig dokumentasjon, men å dokumentere de vurderinger og aktiviteter som faktisk utføres, og sikre at dette er tilgjengelig 12. Internkontroll synes ikke å være nevnt i kommunens styrende dokumenter, og det synes heller ikke å være rutiner for jevnlig evaluering (interne) av internkontrollsystemet eller de rutiner som er etablert. 12 KS: Rådmannens internkontroll. Orden i eget hus (2012). Overordnet internkontroll 34

106 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Revisors vurdering Deling av informasjon og god kommunikasjon er nødvendig for at den enkelte skal kunne utføre det ansvaret de er tildelt. Etter revisjonens oppfatning bidrar en god og hensiktsmessig møtestruktur til god informasjonsflyt i kommunene. Intervjuinformasjon tyder også på at det er enkelt å ta kontakt med rådmannsnivået for å få informasjon og avklaring både muntlig og via e-post. Når det gjelder informasjon som er eller burde vært elektronisk lagret, er ikke kommunen helt i mål. En del rutiner/dokumentasjon finner man på kommunens intranett, noe finner man lagret i QM+, og noe finner man i permer ute på de enkelte enhetene. Det er imidlertid ikke kritisk om dokumentene ligger «her eller der», det viktige er de er kjent og lett tilgjengelig. Det er imidlertid uheldig hvis dokumenter ligger flere steder med tanke på oppdateringer/endringer, noe som ser ut til å være tilfellet i Klæbu kommune. Etter revisors oppfatning er det usikkert om ledergruppen i tilstrekkelig grad har kommunisert behovet for internkontroll på en tydelig måte, hensikten med internkontroll, og om den enkelte enhetsleder forstår den sentrale rollen de har i kommunens internkontrollsystem. 3.5 Evaluering og kontroll Kriterier For å sikre gjennomføring av handlinger eller endringer som er nødvendige for å oppnå god internkontroll, er også ledelsens oppfølging viktig. Resultater skal følges opp for å avdekke om de er i samsvar med virksomhetens strategier og planer. For rådmannen/rådmannsnivået vil det ikke være mulig eller ønskelig å ha detaljert kunnskap hverken om hvilke oppgaver som utføres eller risikoer som finnes. Her må kommunen ha vurdert og avklart hva som skal aggregeres fra tjenestenivå og oppover/videre i organisasjonen. Kommunen bør ha rutiner for: Oppfølging av måloppnåelse Oppfølging av avvik Iverksetting av korrigerende tiltak Etterlevelse av besluttede tiltak, regler, krav Overordnet internkontroll 35

107 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Data I spørreundersøkelsen ble enhetslederne bedt om å ta stilling til om de er enig i følgende påstander som omhandler informasjon, se tabell 10 nedenfor. Tabell 10 Evaluering og kontroll Enig Delvis enig Uenig Vet ikke Rådmannen er tilstrekkelig informert om de krav og utfordringer som gjelder min enhet Ledelsen gjennomfører jevnlig evaluering av om enheten når sine mål Jeg får tilstrekkelig tilbakemelding på de krav og utfordringer som meldes opp til ledelsen. Kilde: Revisjon Midt-Norge Rådmannen blir oppdatert på driften gjennom jevnlig møtevirksomhet. Det kommenteres fra enhetsledere at rådmannen er engasjert i enhetenes arbeid og godt orientert om driften. Intervjuinformasjon tyder også på korte kommunikasjonslinjer, og at det er lett å ta kontakt med ledelsen/rådmannen. Videre at «spesielle saker» når som helst ved behov kan drøftes med rådmannen på tomannshånd. Dette støttes også av resultatene fra spørreundersøkelsen, hvor 10 av 12 enhetsledere mener det er riktig at rådmannen er tilstrekkelig informert om de krav og utfordringer som gjelder deres enhet. I spørreundersøkelsen spurte vi videre om enhetslederne er enig i at ledelsen gjennomfører jevnlig evaluering av om enheten når sine mål. 10 av 12 enhetsledere er enig i at dette stemmer. Dette stemmer også bra med intervjuinformasjon. Enhetsleder har blitt delegert ansvaret for at lov- og regelverket blir fulgt innenfor enhetens ansvarsområde. Rådmannen forteller at den formaliserte kontrollen av enheten i hovedsak består av enhetenes årsmelding, oppfølging av lederavtaler mellom rådmannen og enhetslederne, og at det for deler av enhetene er etablert en resultatavtale i tilknytning til denne. Enhetsledere har en årlig rapportering (årsrapport) til kommunalsjef. Kommunalsjef oppsummerer dette til rådmannen. Oppfølging av resultatavtalene foretas 2-3 ganger i året. I tillegg har kommunalsjefen tjenesteområdemøter med sine enhetsledere og sin stab. Kommunalsjefen har også årlige individuelle utviklingssamtaler med de han er direkte overordnet, samt individuelle månedlige samtaler med sin stab og sine enhetsledere etter behov se vedlegg 2. Overordnet internkontroll 36

108 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Flere enhetsleder forteller at budsjettmålene er styrende, og de utfordringer de ser for sin enhet tas med og kommenteres i deres innspill til budsjettforarbeidet. Dette begrunnes med at utfordringene gjerne har en økonomisk konsekvens, og at det derfor er nødvendig å gi signaler om dette i budsjettarbeidet. Videre kommenteres enhetens utfordringer i årsmeldingen, både for å kommentere de utfordringer man har hatt og de utfordringer enheten ser framover. Hovedmålene i økonomi- og handlingsplanen evalueres i økonomirapporteringen til kommunestyret tre ganger i året. Rådmannen forteller videre at det er etablert tiltakslister som synliggjør hvilke tiltak som skal gjennomføres i løpet av budsjettåret for at kommunen skal nå sine mål. Her angis det hvem som er ansvarlig for iverksettelse av de ulike tiltakene samt tidsfrister for når tiltakene skal være gjennomført. Det synes videre å være variabelt hvorvidt det stilles krav om rapportering på måloppnåelse og målsettinger i resultatavtalen på annen måte fra rådmannens side. Kommunalsjef Helse og omsorg har en skriftlig oppfølging og evaluering på hvert punkt i resultatavtalen, herunder frister, status, og hvordan dette skal følges opp. Kommunalsjef Kultur og oppvekst har ikke en tilsvarende oppfølging. Oppfølging av avvik Det blir gjort løpende gjennomgang av avvik. Alle avvik skal dokumenteres i QM+, og lukkes på lavest mulig nivå. Ved eventuelle avviksmeldinger prøver enheten/amu å forhindre nye avvik ved for eksempel å endre eksisterende rutiner. Få avvik behandles på rådmannsnivå, dette tyder på de fleste avvik løses på et lavere nivå Revisors vurdering Ett effektivt internkontrollsystem krever oppfølging og overvåkning, både for å kunne avdekke mangler og for å kunne forbedre systemet. Administrasjonen har fokus på målsettingene som er fastsatt politisk, og har etablert mekanismer som skal sikre at disse målene blir fulgt opp. Revisor mener det er viktig at målene for kommunen på overordnet nivå konkretiseres slik at den enkelte enhetsleder kan forholde seg til disse i hverdagen, og tilpasse disse til sin enhet. Tiltakslista bidrar i så måte til å sikre at målene blir implementert ned i organisasjonen og at ansvaret for oppfølging blir plassert. Målsettinger i resultatavtalen følges opp av kommunalsjef og rådmann. Det er ulikheter i forhold til hvordan kommunalsjefene følger resultatavtalene opp. Revisor ser med stor Overordnet internkontroll 37

109 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge tilfredshet på måten kommunalsjef Helse og omsorg følger opp sine enhetsledere, med en skriftlig evaluering og oppfølging av målene i resultatavtalene. Selv om rådmannen har delegert ansvar for enhetenes oppgaveløsning til enhetslederne, har fremdeles rådmannen ansvaret. Innenfor alle operasjonelle aktiviteter der eventuelle svakheter i internkontrollen vil ha høy konsekvens, må rådmannen kreve at det kan fremskaffes kontrollbevis slik at man faktisk kan dokumentere at man er innenfor det til enhver tid gjeldende lov- og regelverk. Kommunen har mangler på dette området. Et av flere forhold som bør kunne dokumenteres et at lov om offentlige anskaffelser er fulgt. For en kommune med stram økonomi, vil overholdelse av budsjettet være en avgjørende målsetting. Ledelsens fokus på budsjettoppfølging og budsjettkontroll, speiler den risikovurdering som implisitt gjøres i forhold til målet om budsjettbalanse. 3.6 Sektorspesifikke krav internkontroll i sosial- og helsetjenesten Kriterier Veilederen Hvordan holde orden i eget 13 hus inneholder utfyllende fortolkninger av forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten. Veilederen viser til at det finnes mange alternative måter å organisere og styre virksomhet og arbeidsprosesser på. Allikevel er det noen grunnleggende elementer som må være på plass for at virksomheten skal ha tilstrekkelig internkontroll 14. Den/de ansvarlige for virksomheten skal: a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, 13 Hvordan holde orden i eget hus Internkontroll i sosial- og helsetjenesten (12/2004) Overordnet internkontroll 38

110 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Vektleggingen av de ulike elementene vil variere avhengig av virksomhetens karakter, Data Beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål Enhetsleder synes å ha god oversikt over enhetens oppgaver og mål. Årsplaner, møteplaner samt arbeidsplaner for å sikre at ansatte får den praktiske hjelpen de skal ha er tilgjengelig og skriftliggjort. Enheten har videre skriftliggjort lederstruktur, pasientkontakter og primærkontakter, mm. Enhetsleder forteller at det er fokus på å sikre gode rutiner og at alt til enhver tid er oppdatert, lett tilgjengelig og at de ansatte bruker rutinene. - Enheten synes likevel ikke å ha en oppdatert HMS-håndbok, noe som ikke er i tråd med kommunens føringer for HMS. Sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten Enhetsleder forteller at alle ansatte er orientert om regelverk og myndighetskrav, og at dette er noe de skal arbeide opp mot i det daglige. Alt av aktuelle lover og forskrifter skal være lagt inn i QM+, og linket opp mot Lovdata. Hun forteller videre at hun får beskjed fra sin leder dersom det kommer endringer i lov- og/eller regelverk. Alle endringer i lov- og avtaleverk og eventuelle konsekvenser av dette drøftes i enhetsmøtene. Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter Enhetsleder forteller at enheten har en kompetanseplan som rulleres årlig. Hvis det for eksempel skulle komme nye pasienter med nye behov blir dette hensyntatt i planen. De ansatte kan også melde inn behov. Hun forteller videre at enheten ikke har eget kartleggingsskjema for kompetanse, men det er egne signeringslister for hvilke kurs man har deltatt på. I kompetanseplanen oppfordres de ansatte til videreutdanning, og enhetsleder forteller at det nå er to stykker som har starter opp på utdanning som helsefagarbeider. De ansatte har fått fri med lønn til å følge undervisning, men får ikke dekket noe utover dette. Hun forteller videre at enheten nå har et prosjekt som omhandler demens, aldring og helse. Overordnet internkontroll 39

111 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det er mange som deltar på dette, og hun forventer at denne kunnskapen skal komme til nytte i sykehjemmet. Enhetsleder forteller at de har en egen plan for opplæring av nyansatte, for å sikre at nye ansatte har den riktige kompetansen i bruk av utstyr og prosedyrer, vet hvor man finner permer med oppdaterte rutinebeskrivelser, mm. Alt av informasjon om enhetene er tilgjengelig i permer med rutiner for hvordan de skal håndtere alt. Enhetsleder forteller at de har begynt å lagre referater i QM+, men hun tviler på at de ansatte vil finne på å lete etter et referat i QM+, heller ikke rutiner. - Målet er at alt skal ligge inne i QM+, og at man har bare et system å forholde seg til. Vi har ikke kommet ditt ennå. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, Enhetsleder forteller at de ansatte har stor innvirkning på tjenesteutviklingen og organiseringen av arbeidet. De har månedlige sykepleiermøter hvor de drøfter forhold som kan/bør endres, og aktuelle faglige utfordringer og problemstillinger. Hun forteller videre at det er begrenset med muligheter for å delta på ekstern kursvirksomhet, og enheten har derfor en del internundervisning. «Vi kan forskjellige ting, og kan/bør lære av hverandre. Hvis for eksempel en av de ansatte har vært på kurs om høreapparat, så blir dette tema på neste møte. De med kurs blir ressurs på området.» Enhetsleder forteller at hun forsøker å ha medarbeidersamtale en gang i året, men at det foreløpig har vært vanskelig å få dette til for alle ansatte Gjøre bruk av erfaringer Enhetsleder forteller at de jevnlig gjennomfører brukerundersøkelser med pasientene. Forrige gang undersøkelsen ble gjennomført, gikk de rundt til de pasientene som kunne svare. Det ble i den forbindelse iverksatt noen tiltak. En tilbakemelding var at de ansatte burde ha navneskilt, noe som er innført. Hun forteller videre at enheten har refleksjonsgrupper etisk refleksjon et prosjekt i regi av KS. Her drøfter de for eksempel en tilbakemelding fra en pårørende. De har videre pårørende-møter 2 ganger i året, og samarbeid med en pårørende-foreningen i forbindelse med tilstelninger ol. Overordnet internkontroll 40

112 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Oppfyllelse av myndighetskrav, Enhetsleder forteller at enheten gjennomfører ROS-analyser ved eventuelle endringer. Et eksempel på dette er at de har startet opp med multidose for å redusere antall avvik med feilmedisinering. Her ble det gjennomført en ROS-analyse for å kartlegge eventuelle risikoer ved dette. Hun er videre tydelig på at de ved eventuelle avviksmeldinger hele tiden prøver å forhindre nye avvik ved for eksempel å endre eksisterende rutiner. Eventuelle klager på vedtak sendes til tjenesteteamet. Avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, Enhetsleder forteller at tjenestene de skal yte blir definert av tjenesteenheten. Hun synes at dagens system fungerer utmerket og at de har de møteplassene de trenger for å justere kursen. Enhetsleder forteller videre at avvikssystemet er sentralt i enhetens internkontroll. Alle avvik som meldes inn går til nærmeste leder samt kommunalsjef. Alle avvik drøftes i det lokale AMU. De kan for eksempel be om at rutinene presiseres. Avvik tas også opp på avdelingsmøtene. Hun forteller videre at inntrykket er at de ansatte synes det er greit å bruke systemet. Hvis avviksmeldinger stadig repeteres tyder dette på at vi ikke klarer å lukke avvikene og systemet er for dårlig. Har tidligere vært en del avvik på feilmedisinering, men mulighetene for avvik på dette skal være vesentlig redusert nå. Ellers kan det være vanskelig å definere hva et avvik er er det svikt i rutiner, manglende rutiner, osv. Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen Enhetsleder forteller at kommunens overordnede systemer og rutiner for styring, delegering og kontroll gjelder for sykehjemmet på lik linje med de øvrige enhetene. Enhetsleder forteller videre at de etter hennes skjønn har alle dokumenter på plass, men at de mangler noe på overordnet kontroll. Det er ikke dokumentert en samlet beskrivelse av hele internkontrollsystemet til enheten eller hvordan man sikrer at dette systematisk blir overvåket og fulgt opp. Enhetsleder forteller videre at det ikke foreligger noen instruks for bruk av QM+ utover det at alle avvik skal følges opp via dette systemet. Det er likevel et signal fra ledelsen om at alle rutiner og styrende dokumenter på sikt skal inn i QM+, og at de ansatte skal finne alt de trenger der Revisors vurdering Enhetsleder forteller at kommunens overordnede systemer og rutiner for styring, delegering og kontroll gjelder for sykehjemmet på lik linje med de øvrige enhetene. De forhold som er Overordnet internkontroll 41

113 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge påpekt ovenfor i kapittel vedrørende kommunens internkontrollsystem gjelder naturlig nok også for Klæbu sykehjem. Driften av Klæbu sykehjem antas likevel å være i samsvar med Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten. Revisor vil i tillegg påpeke følgende: - Enheten har rom for forbedring når det gjelder dokumenthåndtering og en systematisk tilrettelegging av dokumenter. Enheten må bl.a sørge for å ha en oppdatert HMShåndbok. - Det må gjennomføres medarbeidersamtaler i tråd med kommunens retningslinjer for dette. Overordnet internkontroll 42

114 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4 Høring Rådmannen har fått anledning til å gi tilbakemelding på en foreløpig versjon av rapporten. Han har i et høringsmøte pr gitt følgende tilbakemelding: Rapporten synes å gi et tilfredsstillende bilde av status for Klæbu kommunes internkontroll Rådmannen vil likevel kommentere enkelte punkter. Rapporten påpeker at kommunen mangler en systematisk tilnærming til risikovurderinger. Kommunen er god på ROS-analyser, men har ingen systematikk på dette utover at det gjennomføres når noe har skjedd og/eller ved større endringer, samt en enkel ROS-analyse ved enhetsledernes årlige innspill til budsjett. Det gjennomføres heller ingen årlig gjennomgang av kommunens internkontrollsystem. Som rapporten påpeker har kommunen imidlertid en jevnlig evaluering og oppfølging av økonomi og budsjett. Målsettingen er at QM+ skal være kommunens overordnede og helhetlige kvalitetssystem. Vi mener at det er tydelige føringer på bruken av dette systemet, men ser at kommunen ennå ikke er i mål når det gjelder bruk av QM+. Her må vi bli mer tydelige i våre føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Kommunens intranett er for øvrig ikke en del av kommunens kvalitetssystem. Det vil bli igangsatt tiltak for å få på plass de siste brikkene i et velfungerende internkontrollsystem. Et viktig tiltak kan være å ha oppfølging av internkontroll som et fast punkt på enhetsledermøtene. Overordnet internkontroll 43

115 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5 Konklusjoner og anbefalinger Problemstillingen i denne undersøkelsen er om Klæbu kommune har etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll. 5.1 Konklusjon Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det mangler imidlertid noen elementer som bør være på plass for at kommunen har etablert en god internkontroll i samsvar med COSO-modellen. Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Enhetslederne synes videre å ha en noe uklar forståelse for sammenhengen mellom risikovurderinger og gjennomføring av kontrolltiltak på områder med antatt høy risiko. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. - Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen bør ha rutiner for systematisk risikokartlegging og vurderinger som gjør at enheten får en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Risikoreduserende tiltak må iverksettes ved høy risiko, og en mer systematisk evaluering/kontroll av iverksatte kontrolltiltak må også innarbeides i et helhetlig styringssystem. - Etter revisors mening bør kommunen ha mer tydelige føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Overordnet internkontroll 44

116 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det bør etterstrebes å ha klare føringer på hvor dokumenter skal lagres, og hva som skal lagres. Nå lagres for eksempel noen rutiner lokalt i permer, noe i QM+ og noe på intranett. Videre bør kommunens reglementer/rutiner mm inneholde opplysninger om når er de utviklet, når er de revidert, hvem som har ansvaret, osv. - Det bør være en jevnlig gjennomgang av om internkontrollsystemet fungerer som ønskelig, og om det eventuelt er nødvendig med endringer. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å iverksette eventuelle forbedringer. Herunder bør ledelsen jevnlig kommunisere hvordan kommunens internkontrollsystem fungerer, og hensikten med dette. 5.2 Anbefaling Med bakgrunn i informasjonen som har kommet fram i denne rapporten vil vi anbefale følgende: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet i tjenesten. 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. 3. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem. Overordnet internkontroll 45

117 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder Lov og forskrift Kommuneloven Helsetilsynsloven Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten Veiledere: Hvordan holde orden i eget hus. Internkontroll i sosial og helsetjenesten. Veileder Øvrige kilder Helhetlig risikostyring et integrert rammeverk. COSO The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission. September 2004/ Oktober Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering (2011). Rådmannens internkontroll. Orden i eget hus (2012) 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Overordnet internkontroll 46

118 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 1 Overordnet internkontroll 47

119 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Overordnet internkontroll 48

120 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 2 Overordnet internkontroll 49

121 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Overordnet internkontroll 50

122 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Overordnet internkontroll 51

123 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Overordnet internkontroll 52

124 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Overordnet internkontroll 53

125 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

MØTEINNKALLING Utvalg for helse og omsorg

MØTEINNKALLING Utvalg for helse og omsorg Klæbu kommune MØTEINNKALLING Utvalg for helse og omsorg Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 05.03.2015 Tid: 16:30 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post)

Detaljer

MØTEINNKALLING Formannskapet

MØTEINNKALLING Formannskapet Klæbu kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 12.03.2015 Tid: 09:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 06.12.2012 Tid: 09:00 Slutt: 13:20

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 06.12.2012 Tid: 09:00 Slutt: 13:20 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 06.12.2012 Tid: 09:00 Slutt: 13:20 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen, Paal Christian

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 11.03.2010 Tid: 12.00 Slutt: 14.40

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 11.03.2010 Tid: 12.00 Slutt: 14.40 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 11.03.2010 Tid: 12.00 Slutt: 14.40 Til stede på møtet Medlemmer: Jarle Martin Gundersen SP, Petter A. Hosen

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 25.03.2010 3/10 Kontrollutvalget

Detaljer

MØTEINNKALLING Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid

MØTEINNKALLING Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid Klæbu kommune MØTEINNKALLING Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 13.04.2016 Tid: 16:30 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon

Detaljer

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu rådhus, kommunestyresalen Møtedato: Tid: 16:00 Slutt: 19:45

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu rådhus, kommunestyresalen Møtedato: Tid: 16:00 Slutt: 19:45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus, kommunestyresalen Møtedato: 28.04.2016 Tid: 16:00 Slutt: 19:45 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Av kommunestyrets

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 26.04.2012 Tid: 09:00 Slutt: 12:45

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 26.04.2012 Tid: 09:00 Slutt: 12:45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 26.04.2012 Tid: 09:00 Slutt: 12:45 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen, Paal Christian

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 15.04.2010 Tid: 12.00 Slutt: 14.45

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 15.04.2010 Tid: 12.00 Slutt: 14.45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 15.04.2010 Tid: 12.00 Slutt: 14.45 Til stede på møtet Medlemmer: Jarle Martin Gundersen SP, Petter A. Hosen

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 12.01.2012 Tid: 09:00 Slutt: 11:15

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 12.01.2012 Tid: 09:00 Slutt: 11:15 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 12.01.2012 Tid: 09:00 Slutt: 11:15 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen, Paal Christian

Detaljer

MØTEINNKALLING FOR KOMITE FOR HELSE OG REHABILITERING

MØTEINNKALLING FOR KOMITE FOR HELSE OG REHABILITERING Aurskog-Høland kommune TID: 17.11.2014 kl. 18:00 STED: VESTSTUA MØTEINNKALLING FOR KOMITE FOR HELSE OG Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat fortrinnsvis på mail til rune.holter@ahk.no eventuelt

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 26.11.2015 Tid: 09:00 Slutt: 14:10

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 26.11.2015 Tid: 09:00 Slutt: 14:10 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 26.11.2015 Tid: 09:00 Slutt: 14:10 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Ordfører Kirsti Tømmervold,

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OPPVEKST, KULTUR, IDRETT OG FRITID. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 19.03.2014 Tid: 16:30 Slutt: 19.

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OPPVEKST, KULTUR, IDRETT OG FRITID. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 19.03.2014 Tid: 16:30 Slutt: 19. Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OPPVEKST, KULTUR, IDRETT OG FRITID Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 19.03.2014 Tid: 16:30 Slutt: 19.10 Til stede på møtet Medlemmer: Utvalgsleder

Detaljer

MØTEINNKALLING Formannskapet

MØTEINNKALLING Formannskapet Klæbu kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 04.12.2014 Tid: 09:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes

Detaljer

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: 25.03.2010 Tid: 16.00 Slutt: 21.45

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: 25.03.2010 Tid: 16.00 Slutt: 21.45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: 25.03.2010 Tid: 16.00 Slutt: 21.45 Til stede på møtet Medlemmer: Av 23 medlemmer var 23 til stede. Forfall:

Detaljer

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu kommune - kommunestyresalen Møtedato: 25.10.2012 Tid: 16:00 Slutt: 20.00

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu kommune - kommunestyresalen Møtedato: 25.10.2012 Tid: 16:00 Slutt: 20.00 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu kommune - kommunestyresalen Møtedato: 25.10.2012 Tid: 16:00 Slutt: 20.00 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Av 23 medlemmer

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Geir Magne Sund, Ole Folland Arkiv: A11 &42 Arkivsaksnr-dok.nr: 09/183-3

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Geir Magne Sund, Ole Folland Arkiv: A11 &42 Arkivsaksnr-dok.nr: 09/183-3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Geir Magne Sund, Ole Folland Arkiv: A11 &42 Arkivsaksnr-dok.nr: 09/183-3 SØKNAD OM ETABLERING AV PRIVAT BARNEHAGE I LAUVÅSEN Rådmannens innstilling: Alternativ 1: 1. Formannskapet

Detaljer

SØKNAD OM ETABLERING AV PRIVAT BARNEHAGE I LAUVÅSEN

SØKNAD OM ETABLERING AV PRIVAT BARNEHAGE I LAUVÅSEN SØKNAD OM ETABLERING AV PRIVAT BARNEHAGE I LAUVÅSEN Formannskapet Møtedato: 21.01.2010 Saksbehandler: Geir Magne Sund Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 5/10 Formannskapet 21.01.2010 94/09 Formannskapet 17.09.2009

Detaljer

MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET

MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Klæbu kommune MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 14.04.2011 Tid: 12:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 10.12.2014 Tid: 18:00 Slutt: 21:10

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 10.12.2014 Tid: 18:00 Slutt: 21:10 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 10.12.2014 Tid: 18:00 Slutt: 21:10 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Ordfører Jarle Martin

Detaljer

MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET

MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Klæbu kommune MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 06.12.2012 Tid: 09:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes

Detaljer

MØTEINNKALLING UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL

MØTEINNKALLING UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Klæbu kommune MØTEINNKALLING UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Møtested: Klæbu Rådhus - formannskapssalen Møtedato: 24.06.2009 Tid: kl. 17.00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse,

Detaljer

Saksprotokoll. Arkivsak: 14/1107 Journalpost: 18832/14 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPROGRAM/ØKOMINIPLAN 2015-2018- BUDSJETT 2015

Saksprotokoll. Arkivsak: 14/1107 Journalpost: 18832/14 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPROGRAM/ØKOMINIPLAN 2015-2018- BUDSJETT 2015 Saksprotokoll Behandlet i: Formannskapet Møtedato: 26.11.2014 Sak: 85/14 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: 14/1107 Journalpost: 18832/14 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPROGRAM/ØKOMINIPLAN 2015-2018-

Detaljer

OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 18.02.2010 Tid: 09:00 Slutt: 14:15

OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 18.02.2010 Tid: 09:00 Slutt: 14:15 Klæbu kommune OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 18.02.2010 Tid: 09:00 Slutt: 14:15 Til stede på møtet Medlemmer: Jarle Martin Gundersen SP, Petter

Detaljer

HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING

HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAP Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 24.06.2014 Tid: Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 01.07.2010 Tid: 12:00 Slutt: 16.10

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 01.07.2010 Tid: 12:00 Slutt: 16.10 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 01.07.2010 Tid: 12:00 Slutt: 16.10 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen (SP), Petter

Detaljer

Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Handlingsprogram og økonomiplan 2014-2017 - budsjettrammer 2014

Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Handlingsprogram og økonomiplan 2014-2017 - budsjettrammer 2014 FLESBERG KOMMUNE Lampeland 14.11.2013 Arkiv 145 Saksmappe 2013/573 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Handlingsprogram og økonomiplan 2014-2017 - budsjettrammer 2014 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato

Detaljer

SAKSDOKUMENT. Møteinnkalling. Kommunestyret har møte den 27.04.2009 kl. 10.00 i Kommunestyresaken. Tilleggs Saksliste

SAKSDOKUMENT. Møteinnkalling. Kommunestyret har møte den 27.04.2009 kl. 10.00 i Kommunestyresaken. Tilleggs Saksliste SAKSDOKUMENT Møteinnkalling Kommunestyret har møte den 27.04.2009 kl. 10.00 i Kommunestyresaken Eventuelle forfall meldes til tlf. 78455191. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Tilleggs Saksliste

Detaljer

HOVEDUTSKRIFT Formannskapet

HOVEDUTSKRIFT Formannskapet HOVEDUTSKRIFT MØTE NR. 7/2014 Møtested: Rådhuset Møtedato: 27.11.2014 Tid: Fra kl.: 09:00 - til kl.: 12:00 TIL STEDE PÅ MØTET: Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører Ragnar Olsen Varaordfører

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Planlegging- og kartlegging Investeringer i kommunale bygg Meløy Eiendom KF

SAKSFRAMLEGG. Planlegging- og kartlegging Investeringer i kommunale bygg Meløy Eiendom KF SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Torunn Olufsen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 14/1107 HANDLINGSPROGRAM/ØKONOMIPLAN 2015-2018 - BUDSJETT 2015 s innstilling: 1. Kommunestyret viser til Strategidokument 2015-2018,

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 23.10.2014 Tid: 09:00 Slutt: 14:30

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 23.10.2014 Tid: 09:00 Slutt: 14:30 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 23.10.2014 Tid: 09:00 Slutt: 14:30 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen, Geir Liang

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 13.03.2014 Tid: 09:00 Slutt: 14.45

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 13.03.2014 Tid: 09:00 Slutt: 14.45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 13.03.2014 Tid: 09:00 Slutt: 14.45 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Ordfører Jarle Martin

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 14.04.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19.

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 14.04.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19. Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 14.04.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19.00 Til stede på møtet Medlemmer: Utvalgsleder Petter

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 05.05.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19.

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 05.05.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19. Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 05.05.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19.45 Til stede på møtet Medlemmer: Utvalgsleder Petter

Detaljer

Saksprotokoll. Utvalg: Formannskapet Møtedato: 20.11.2014 Sak: 122/14

Saksprotokoll. Utvalg: Formannskapet Møtedato: 20.11.2014 Sak: 122/14 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: 20.11.2014 Sak: 122/14 Arkivsak: 14/602 Tittel: Saksprotokoll - Handlingsprogram 2015-2018, økonomiplan 2015-2018 og budsjett 2015 - Formannskapets innstilling

Detaljer

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu rådhus, kommunestyresalen Møtedato: 03.10.2013 Tid: 16.00 Slutt: 17.50

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. Møtested: Klæbu rådhus, kommunestyresalen Møtedato: 03.10.2013 Tid: 16.00 Slutt: 17.50 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus, kommunestyresalen Møtedato: 03.10.2013 Tid: 16.00 Slutt: 17.50 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Av 23 medlemmer var

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR MILJØ NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 03.11.2015 Tid: 16:30 Slutt: 19:10

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR MILJØ NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 03.11.2015 Tid: 16:30 Slutt: 19:10 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR MILJØ NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 03.11.2015 Tid: 16:30 Slutt: 19:10 Til stede på møtet Medlemmer: Utvalgsleder

Detaljer

Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskap 16/15 23.02.2015 Kommunestyret 16/15 23.02.2015

Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskap 16/15 23.02.2015 Kommunestyret 16/15 23.02.2015 Side 1 av 6 sider Meråker kommune Arkiv: 2014001 Arkivsaksnr: 2014/1018-15 Saksbehandler: Bård Øyvind Solberg Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskap 16/15 23.02.2015 Kommunestyret 16/15 23.02.2015

Detaljer

HOVEDUTSKRIFT Personal- og økonomiutvalget

HOVEDUTSKRIFT Personal- og økonomiutvalget MØTE NR. 10/2012 HOVEDUTSKRIFT Møtested: Rådhuset Møtedato: 16.10.2012 Tid: Fra kl.: 18.00 - til kl. 20.20 TIL STEDE PÅ MØTET: Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører Ragnar Olsen AP Varaordfører

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Postboks 54, 8138 Inndyr 21.03.2012 12/158 416 5.1 Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Onsdag 28. mars 2012 kl. 09.00 Møtested: Møterom Bolga, 2. etg, rådhuset,

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE Økonomiavdelingen. Økonomiplan 2015-2018, budsjett 2015

LINDESNES KOMMUNE Økonomiavdelingen. Økonomiplan 2015-2018, budsjett 2015 LINDESNES KOMMUNE Økonomiavdelingen SAKSMAPPE: 2014/1049 ARKIVKODE: LØPENR.: SAKSBEHANDLER: Sign. 14091/2014 Karl Bjørnar Ballestad UTVALG: DATO: SAKSNR: Formannskapet 20.11.2014 82/14 Kommunestyret 11.12.2014

Detaljer

P R O T O K O L L FOR KOMITE FOR HELSE OG REHABILITERING

P R O T O K O L L FOR KOMITE FOR HELSE OG REHABILITERING Aurskog-Høland kommune P R O T O K O L L FOR KOMITE FOR HELSE OG REHABILITERING Møtested: Veststua Møtedato: 17.11.2014 Fra kl. 18:00 Til kl. 20:50 Fra saknr.: 37/14 Til saknr.: 40/14 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 02.07.2015 Tid: 09:00 Slutt: 10:10

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 02.07.2015 Tid: 09:00 Slutt: 10:10 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 02.07.2015 Tid: 09:00 Slutt: 10:10 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Ordfører Jarle Martin

Detaljer

KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL OG ØKONOMIPLAN 2013-2016 SAMT BUDSJETT FOR 2013

KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL OG ØKONOMIPLAN 2013-2016 SAMT BUDSJETT FOR 2013 Ark.: 151 Lnr.: 8137/12 Arkivsaksnr.: 12/1297-2 Saksbehandler: Marit Bråten Homb KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL OG ØKONOMIPLAN 2013-2016 SAMT BUDSJETT FOR 2013 Vedlegg: 1. Fritak i medhold av eiendomsskatteloven

Detaljer

HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Formannskap

HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Formannskap HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Formannskap Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 16.12.2014 Fra kl: 12.00 Til kl: 12.45 Til stede på møtet Medlemmer: Arnt Frode Jensen Elbjørg Larsen (unntatt sak 158/14)

Detaljer

PROTOKOLL GILDESKÅL KONTROLLUTVALG

PROTOKOLL GILDESKÅL KONTROLLUTVALG Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr 03.12.2013 13/801 414 5.1 PROTOKOLL GILDESKÅL KONTROLLUTVALG Møtedato: Onsdag 3. desember 2013 kl 08.30 11.30 Møtested: 3. etasje, gml Sjøfossen-bygget, Inndyr

Detaljer

Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja 1. Budsjettet for 2015 justeres i tråd med følgende tabell:

Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja 1. Budsjettet for 2015 justeres i tråd med følgende tabell: Arkivsaksnr.: 15/137-1 Arkivnr.: 153 Saksbehandler: controller, Maria Rosenberg BUDSJETTJUSTERINGER 2015-BUDSJETTET: INNARBEIDELSE AV STORTINGETS ENDELIGE BUDSJETTVEDTAK Hjemmel: Budsjettforskriften Rådmannens

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu Rådhus - formannskapssalen Møtedato: 08.10.2009 Tid: kl. 12.00 Slutt: 15.45

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu Rådhus - formannskapssalen Møtedato: 08.10.2009 Tid: kl. 12.00 Slutt: 15.45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu Rådhus - formannskapssalen Møtedato: 08.10.2009 Tid: kl. 12.00 Slutt: 15.45 Til stede på møtet Medlemmer: Jarle Martin Gundersen SP, Petter A.

Detaljer

Saken behandles i: Møtedato: Utvalgssaksnr: Hadsel formannskap /10 Hadsel kommunestyre

Saken behandles i: Møtedato: Utvalgssaksnr: Hadsel formannskap /10 Hadsel kommunestyre Hadsel kommune Styringsdokument 2011-2014/Budsjett 2011 Saken behandles i: Møtedato: Utvalgssaksnr: Hadsel formannskap 02.12.2010 102/10 Hadsel kommunestyre Saksbehandler: Ivar Ellingsen Arkivkode: 151

Detaljer

Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00

Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Side 1 av 12 Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Utvalg: Møtested: Møtedato: Miljø- og utviklingsutvalget Rådhuset 24.11.2009 Møtetidspunkt: Kl. 18.00 19.40 Følgende

Detaljer

P R O T O K O L L FOR KOMITE FOR OPPVEKST OG UTDANNING

P R O T O K O L L FOR KOMITE FOR OPPVEKST OG UTDANNING Aurskog-Høland kommune P R O T O K O L L FOR KOMITE FOR OPPVEKST OG UTDANNING Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 17.11.2014 Fra kl. 18:00 Til kl. 22:30 Fra saknr.: 34/14 Til saknr.: 39/14 Av utvalgets

Detaljer

OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL

OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL Klæbu kommune OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu Rådhus - formannskapssalen Møtedato: 12.11.2009 Tid: kl. 12.00 Slutt: 17.30 Til stede på møtet Medlemmer: Jarle Martin Gundersen SP,

Detaljer

Saksprotokoll. Arkivsak: 14/1142-22 145 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPLAN 2015-2018/ ÅRSBUDSJETT 2015

Saksprotokoll. Arkivsak: 14/1142-22 145 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPLAN 2015-2018/ ÅRSBUDSJETT 2015 2015 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: 25.11.2014 Sak: 164/14 Resultat: FS tilråding tilrådd Arkivsak: 14/114222 145 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPLAN 2015 2018/ ÅRSBUDSJETT 2015 Behandling:

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus kommunestyresalen/formannskapssalen Møtedato: 09.02.2012 Tid: 08:30 Slutt: 15:40

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus kommunestyresalen/formannskapssalen Møtedato: 09.02.2012 Tid: 08:30 Slutt: 15:40 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus kommunestyresalen/formannskapssalen Møtedato: 09.02.2012 Tid: 08:30 Slutt: 15:40 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen,

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Ole Folland Arkiv: A11 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/433-9

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Ole Folland Arkiv: A11 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/433-9 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ole Folland Arkiv: A11 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/433-9 Kommunale retningslinjer for offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar

Detaljer

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/13 Dato: 30.04.13 kl. 11.00 13.45 Sted: Rådhuset FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Kirsti Mathiassen, medlem Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder

Detaljer

ARHO/2012/194-23/504.083.02. Behandles av Utvalgssaksnr Møtedato Bygningsråd 14/128 17.11.2014 Kommunestyret 14/93 26.11.2014

ARHO/2012/194-23/504.083.02. Behandles av Utvalgssaksnr Møtedato Bygningsråd 14/128 17.11.2014 Kommunestyret 14/93 26.11.2014 Vår saksbehandler Arild Hoel OPPDAL KOMMUNE Særutskrift Dok 25 Referanse ARHO/2012/194-23/504.083.02 Behandles av Utvalgssaksnr Møtedato Bygningsråd 14/128 17.11.2014 Kommunestyret 14/93 26.11.2014 Forslag

Detaljer

Utv.saksnr Utvalg Møtedato 39/14 Helse- og omsorgskomitéen 13.11.2014 137/14 Bystyret 20.11.2014 144/14 Bystyret 04.12.2014

Utv.saksnr Utvalg Møtedato 39/14 Helse- og omsorgskomitéen 13.11.2014 137/14 Bystyret 20.11.2014 144/14 Bystyret 04.12.2014 RISØR KOMMUNE NAV Arkivsak: 2013/1867-2 Arkiv: F01 Saksbeh: Hege Kristin Kirkhusmo Dato: 05.11.2014 Økonomisk sosialhjelp Utv.saksnr Utvalg Møtedato 39/14 Helse- og omsorgskomitéen 13.11.2014 137/14 Bystyret

Detaljer

MØTEINNKALLING. Tillegg SAKSLISTE. Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Pensjonisthuset Møtedato: 21.08.2008 Tid: Kl. 18.00

MØTEINNKALLING. Tillegg SAKSLISTE. Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Pensjonisthuset Møtedato: 21.08.2008 Tid: Kl. 18.00 Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Pensjonisthuset Møtedato: 21.08.2008 Tid: Kl. 18.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 78985304/316 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING Tillegg SAKSLISTE

Detaljer

AREMARK KOMMUNE ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Telefon: 69 19 96 00 e-post: post@aremark.kommune.no 1798 AREMARK

AREMARK KOMMUNE ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Telefon: 69 19 96 00 e-post: post@aremark.kommune.no 1798 AREMARK AREMARK KOMMUNE ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Telefon: 69 19 96 00 e-post: post@aremark.kommune.no 1798 AREMARK MØTEINNKALLING Formannskapet innkalles til møte på Rådhuset Torsdag 27.11.2014 kl. 13:30

Detaljer

MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET

MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Klæbu kommune MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 27.11.2012 Tid: 16.00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes

Detaljer

SAKSPROTOKOLL - RETTNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG ØKONOMISK BEHANDLING AV IKKE-KOMMUNALE BARNEHAGER

SAKSPROTOKOLL - RETTNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG ØKONOMISK BEHANDLING AV IKKE-KOMMUNALE BARNEHAGER SAKSPROTOKOLL - RETTNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG ØKONOMISK BEHANDLING AV IKKE-KOMMUNALE BARNEHAGER Formannskapet behandlet saken den 26.01.2015, saksnr. 3/15 Behandling: Nilsen (Ap) og Alsaker (KrF) stilte

Detaljer

SAKSPROTOKOLL - RETTNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG ØKONOMISK BEHANDLING AV IKKE-KOMMUNALE BARNEHAGER

SAKSPROTOKOLL - RETTNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG ØKONOMISK BEHANDLING AV IKKE-KOMMUNALE BARNEHAGER SAKSPROTOKOLL - RETTNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG ØKONOMISK BEHANDLING AV IKKE-KOMMUNALE BARNEHAGER Hovedutvalg oppvekst og kultur behandlet saken den 01.12.2014, saksnr. 48/14 Behandling: Innstillingen enstemmig

Detaljer

MØTEINNKALLING UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL

MØTEINNKALLING UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Klæbu kommune MØTEINNKALLING UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen : 08.09.2010 Tid: 17.00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon,

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OMSORG HELSE OG OMSORG. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 05.11.2015 Tid: 16:30 Slutt: 19:45

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OMSORG HELSE OG OMSORG. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 05.11.2015 Tid: 16:30 Slutt: 19:45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OMSORG HELSE OG OMSORG Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 05.11.2015 Tid: 16:30 Slutt: 19:45 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer:

Detaljer

Lunner kommune Saksprotokoll Utvalgssaksnummer Kommunestyret PS 145/14 Utarbeidet av Møtedato Arkivsaksnummer Maria Rosenberg, 11.12.

Lunner kommune Saksprotokoll Utvalgssaksnummer Kommunestyret PS 145/14 Utarbeidet av Møtedato Arkivsaksnummer Maria Rosenberg, 11.12. 14/1520-19 20836/14 ØPS//MARO 145 Handlingsprogram/økonomiplan 2015-2018 og årsbudsjett 2015 Vedtak: 1. Handlingsprogram 2015-2018 vedtas iht. vedlagte dokument med endringer som følger av punktene nedenfor

Detaljer

Saksprotokoll. Utvalg: Rådet for likestilling av funksjonshemmede i Alta kommune Møtedato: 18.11.2014 Sak: PS 23/14

Saksprotokoll. Utvalg: Rådet for likestilling av funksjonshemmede i Alta kommune Møtedato: 18.11.2014 Sak: PS 23/14 Saksprotokoll Utvalg: Rådet for likestilling av funksjonshemmede i Alta kommune Møtedato: 18.11.2014 Sak: PS 23/14 Resultat: Arkiv: 150 Arkivsak: 14/5267-7 Tittel: SP - BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN MED HANDLINGSDEL

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Rådet for funksjonshemmede. Rådmann Alf Thode Skog, Kommunalsjef Anne Sofie Andersen og møtesekretær Lene H. Ruggli

MØTEPROTOKOLL. Rådet for funksjonshemmede. Rådmann Alf Thode Skog, Kommunalsjef Anne Sofie Andersen og møtesekretær Lene H. Ruggli MØTEPROTOKOLL Rådet for funksjonshemmede Sted: Rakkestad Kulturhus, Kommunestyresalen Dato: 27.10.2014 Tid: 18:00-20:00 Til stede på møtet Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Aud Sigrun Brigtsen Nestleder

Detaljer

Granrudtorget solavskjerming* Tas ut -100 Dekkes evt innenfor eks rammer. Kommunestyresalen* Tas ut -200 Dekkes evt innenfor eks rammer

Granrudtorget solavskjerming* Tas ut -100 Dekkes evt innenfor eks rammer. Kommunestyresalen* Tas ut -200 Dekkes evt innenfor eks rammer Møte i Formannskapet den 05.11.2013 - Sak: 73/13 Rådmannen ga følgende opplysninger: 1. Notat om barnehager var lagt ut. 2. Endrede beregningsregler for driftstilskudd til barnehager, mulig 2 mill. i økte

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 10.03.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19.

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 10.03.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19. Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR NÆRING, MILJØ OG SAMFERDSEL Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 10.03.2010 Tid: 17.00 Slutt: 19.00 Til stede på møtet Medlemmer: Utvalgsleder Petter

Detaljer

MØTEINNKALLING Formannskapet

MØTEINNKALLING Formannskapet Klæbu kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 06.06.2013 Tid: 09.00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes

Detaljer

2. Det kommunale skattøret og formueskatten for 2012 skal være lovens maksimalsatser.

2. Det kommunale skattøret og formueskatten for 2012 skal være lovens maksimalsatser. Saksprotokoll saksnr. 126/2011 i Formannskapet - 01.12.2011 Behandling Følgende dokumenter ettersendt og/eller utdelt i møtet: - Budsjettinnspill fra HOU (ettersendt pr. e-post 28.11.11) - Avtale om erverv

Detaljer

MØTEINNKALLING FOR KOMMUNESTYRET

MØTEINNKALLING FOR KOMMUNESTYRET NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR KOMMUNESTYRET TID: 18.11.2014 kl. 17.00 STED: KOMMUNESTYRESALEN, RÅDHUSET Gruppemøte: AP: tirsdag 18.11.14 kl. 15.30 SV: tirsdag 18.11.14 kl. 16.00 SP og KRF: tirsdag

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Formannskapet. Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 30.11.2009 Tid: 13.30

MØTEPROTOKOLL. Formannskapet. Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 30.11.2009 Tid: 13.30 Berg kommune Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 30.11.2009 Tid: 13.30 MØTEPROTOKOLL Formannskapet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Jan Harald Jansen, Guttorm Nergård, Dagmar Strøm Roy-Willy Hansen,

Detaljer

Saksbehandler: Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold KOMMUNEDELPLAN KULTUR 2014-2017

Saksbehandler: Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold KOMMUNEDELPLAN KULTUR 2014-2017 Arkivsaksnr.: 13/784-17 Arkivnr.: C00 Saksbehandler: Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold KOMMUNEDELPLAN KULTUR 2014-2017 Hjemmel: Plan- og bygningsloven Rådmannens innstilling: 1. Kommunedelplan

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Formannskapet. Guttorm Nergård, Roar Jakobsen, Unni Antonsen Hildegunn Simonsen, Jan Harald Jansen

MØTEPROTOKOLL. Formannskapet. Guttorm Nergård, Roar Jakobsen, Unni Antonsen Hildegunn Simonsen, Jan Harald Jansen Berg kommune Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 20.11.2012 Tid: 12.00 MØTEPROTOKOLL Formannskapet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre): Guttorm Nergård, Roar Jakobsen, Unni Antonsen

Detaljer

Møteprotokoll. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Ståle Berg

Møteprotokoll. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Ståle Berg Inderøy kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 25.11.2010 Hovedutvalg Natur Tidspunkt: 13:00-15:20 Kantina, Inderøy Samfunnshus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep. Anita Axelsson

Detaljer

Merknadsbehandling og egengodkjenning av reguleringsplan og VAplan for Vikan Nord B14, gnr 92 bnr 1 mfl.

Merknadsbehandling og egengodkjenning av reguleringsplan og VAplan for Vikan Nord B14, gnr 92 bnr 1 mfl. HITRA KOMMUNE Teknisk sektor Arkiv: 0092/0001 Saksmappe: 2014/2672-25 Saksbehandler: Marit Aune Dato: 31.08.2015 Merknadsbehandling og egengodkjenning av reguleringsplan og VAplan for Vikan Nord B14, gnr

Detaljer

Forslag til reguleringsplan for Jøa skole, museum og idrettsplass.

Forslag til reguleringsplan for Jøa skole, museum og idrettsplass. Fosnes kommune Plan og utvikling Forslag til reguleringsplan for Jøa skole, museum og idrettsplass. I medhold av plan- og bygningslovens 12-10 og 12-11 vedtok Fosnes formannskap 25.06.14 å legge forslag

Detaljer

Samlet saksfremstilling Arkivsak 3974/14 1006/44 m.fl DETALJPLAN - E6 JAGTØYEN - STORLER

Samlet saksfremstilling Arkivsak 3974/14 1006/44 m.fl DETALJPLAN - E6 JAGTØYEN - STORLER Samlet saksfremstilling Arkivsak 3974/14 1006/44 m.fl DETALJPLAN - E6 JAGTØYEN - STORLER Saksansvarlig Kjersti Dalen Stæhli Utvalg Møtedato Politisk saksnummer Formannskapet 14.04.2015 PS 60/15 Formannskapet

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR TJENESTEYTING. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 10.06.2010 Tid: 16.30 Slutt: 18.50

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR TJENESTEYTING. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 10.06.2010 Tid: 16.30 Slutt: 18.50 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR TJENESTEYTING Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 10.06.2010 Tid: 16.30 Slutt: 18.50 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Utvalgsleder

Detaljer

Kontrollutvalget i Loppa kommune MØTEUTSKRIFT

Kontrollutvalget i Loppa kommune MØTEUTSKRIFT Møte nr. 2/2011 25. mai 2011 Arkivkode 4/1 07 Journalnr. 2011/17020-10 MØTEUTSKRIFT Til stede: Kontrollutvalget: Andre: Forfall: Berit Land, leder Halvor Pettersen Helene Benjaminsen Vefik IKS: Kommuneansvarlig

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 14.03.2013 Tid: 09.00 Slutt: 13.45

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 14.03.2013 Tid: 09.00 Slutt: 13.45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 14.03.2013 Tid: 09.00 Slutt: 13.45 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen, Paal Christian

Detaljer

Kommunestyret Møtedato: 25.06.2015 Saksbehandler: Geir Magne Sund. 53/15 Kommunestyret 25.06.2015 86/15 Formannskapet 18.06.2015

Kommunestyret Møtedato: 25.06.2015 Saksbehandler: Geir Magne Sund. 53/15 Kommunestyret 25.06.2015 86/15 Formannskapet 18.06.2015 Detaljregulering for Hallset B 1.1, Trøbakken Kommunestyret Møtedato: 25.06.2015 Saksbehandler: Geir Magne Sund Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 53/15 Kommunestyret 25.06.2015 86/15 Formannskapet 18.06.2015

Detaljer

UTREDNING - EVENTUELL KONKURRANSEUTSETTING AV HJEMMETJENESTEN OG HJEMMESYKEPLEIEN

UTREDNING - EVENTUELL KONKURRANSEUTSETTING AV HJEMMETJENESTEN OG HJEMMESYKEPLEIEN UTREDNING - EVENTUELL KONKURRANSEUTSETTING AV HJEMMETJENESTEN OG HJEMMESYKEPLEIEN Kommunestyret Møtedato: 17.12.2009 Saksbehandler: Lillian Krokum Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 56/09 Kommunestyret 17.12.2009

Detaljer

Saksprotokoll. Arkivsak: 11/1033-30 145 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPLAN FOR PERIODEN 2012-2015/ÅRSBUDSJETT 2015

Saksprotokoll. Arkivsak: 11/1033-30 145 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPLAN FOR PERIODEN 2012-2015/ÅRSBUDSJETT 2015 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: 29.11.2011 Sak: 190/11 Resultat: Enstemmig tilrådd Arkivsak: 11/103330 145 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HANDLINGSPLAN FOR PERIODEN 2012 2015/ÅRSBUDSJETT 2015 Behandling:

Detaljer

SAMLET SAKSFRAMSTILLING

SAMLET SAKSFRAMSTILLING Side 1 av 7 Arkivsak: 10/3036-32 SAMLET SAKSFRAMSTILLING ENDRING AV REGULERINGSPLAN FOR KVARTAL 26 OG 28 - SLUTTBEHANDLING Saksbehandler: Johanne Aasnæs Sørum Arkiv: PLN 064001 Saksnr.: Utvalg Møtedato

Detaljer

K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E

K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E Til medlemmene og 1. varamedlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 77/11 Tid: Mandag 9. mai 2011 kl. 19:00 Sted: Formannskapssalen

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR HELSE OG OMSORG. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 23.08.2012 Tid: 16:30 Slutt: 20.00

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR HELSE OG OMSORG. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 23.08.2012 Tid: 16:30 Slutt: 20.00 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR HELSE OG OMSORG Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 23.08.2012 Tid: 16:30 Slutt: 20.00 Til stede på møtet Medlemmer: Utvalgsleder Geir Stavik-Karlsen,

Detaljer

MØTEINNKALLING SAKSLISTE GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTET 12.03.08

MØTEINNKALLING SAKSLISTE GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTET 12.03.08 MØTEINNKALLING Utvalg: Møtested: Fast utvalg for plansaker Ekstraordinært møte Gran Rådhus, Møterom Granavollen Møtedato: 27.03.2008 Tid: 15.00 Eventuelt forfall meldes til Kommunetorget tlf. 61 33 84

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 09.09.2010 Tid: 12:00 Slutt: 15.00

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 09.09.2010 Tid: 12:00 Slutt: 15.00 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 09.09.2010 Tid: 12:00 Slutt: 15.00 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen (SP), Petter

Detaljer

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OPPVEKST, KULTUR, IDRETT OG FRITID. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 20.08.2014 Tid: 16:30 Slutt: 19.

MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OPPVEKST, KULTUR, IDRETT OG FRITID. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 20.08.2014 Tid: 16:30 Slutt: 19. Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG FOR OPPVEKST, KULTUR, IDRETT OG FRITID Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 20.08.2014 Tid: 16:30 Slutt: 19.35 Til stede på møtet Medlemmer: Ikke møtt:

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 15.01.2015 Tid: 09:00 11.30 og 14.30 16.05 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Ordfører Jarle

Detaljer

SAKSDOKUMENT. Møteinnkalling. Hovedutvalg for barn og unge har møte den 12.10.2009 kl. 10.00 i møterom Formannskapssalen. Tilleggs - Saksliste

SAKSDOKUMENT. Møteinnkalling. Hovedutvalg for barn og unge har møte den 12.10.2009 kl. 10.00 i møterom Formannskapssalen. Tilleggs - Saksliste SAKSDOKUMENT Møteinnkalling Hovedutvalg for barn og unge har møte den 12.10.2009 kl. 10.00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78455191. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Detaljer

Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Kjersti Nythe Nilsen Roy Sverre Hagen Morten Andre` Bakker

Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Kjersti Nythe Nilsen Roy Sverre Hagen Morten Andre` Bakker MARKER KOMMUNE Møteprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtested: Marker rådhus, kommunestyresalen Møtedato: 16.12.2014 Tidspunkt: 17.00 Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Kjersti Nythe Nilsen Roy Sverre

Detaljer

Alta kommune. Møteprotokoll. Hovedutvalg for kultur og næring

Alta kommune. Møteprotokoll. Hovedutvalg for kultur og næring Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 24.11.2010 Tid: 10:00 Alta kommune Møteprotokoll Hovedutvalg for kultur og næring Innkalte: Parti Funksjon Navn Forfall AP Leder Jenny Marie Rasmussen SV Medlem Tommy

Detaljer

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 25.08.2011 Tid: 12:00 Slutt: 13.45

MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 25.08.2011 Tid: 12:00 Slutt: 13.45 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 25.08.2011 Tid: 12:00 Slutt: 13.45 Til stede på møtet Medlemmer: Ordfører Jarle Martin Gundersen (SP), Petter

Detaljer

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Grimstad kommune avholdt møte: Møtedato: Tirsdag 16. oktober 2012 Tid: Kl. 12.00 14.45 Møtested: Grimstad brannstasjon, møterom i underetasjen

Detaljer

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 18.01.2011 kl. 19.00

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 18.01.2011 kl. 19.00 MØTEINNKALLING har møte i Rådmannskontorets møterom 18.01.2011 kl. 19.00 Møtet er lukket for publikum i alle saker, jf. kommuneloven 77 nr 8. Saksdokumentene ligger til offentlig gjennomsyn på servicetorget,

Detaljer

Arkivsak : 266-2010 : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 7. september 2010 kl 09.00

Arkivsak : 266-2010 : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 7. september 2010 kl 09.00 Møteinnkalling Arkivsak : 266-2010 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 7. september 2010 kl 09.00 Møtested/lokaler : Formannskapssalen, rådhuset. Deltakere fra

Detaljer