Hattfjelldal kommune. Møtebok for. Utvalg: Formannskapet Møtested: Samisk kultursenter Dato: Tidspunkt: 11:30 11:45.

Transkript

1 Side 1 av 7 Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: Samisk kultursenter Dato: Tidspunkt: 11:30 11:45 Medlemmer: AP Asgeir Almås (Ordfører) SV Bjørnar Hansen (varaordfører) SP Mirjam Holta (representant) SP Harald Lie (representant) Forfall: AP Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) Vara: AP Finn Ove Hofstad (vararepresentant) Fra administrasjonen møtte: Rådmann: Stian Skjærvik Formannskapssekretær: Mona Vik Larsen Av 5 medlemmer møtte 4 Totalt frammøtte: 5 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 046/14 Godkjenning av stiftelsesdokumenter og avklaring tomtespørsmål for Hattfjelldal næringsbygg AS 047/14 Anke av dom i Oslo tingrett i sak mot ACE European Group ltd. (Unn.off). Underskrifter:

2 Side 2 av 7 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: FE-614, TI-&30 10/939 14/2220 Steinar Lund Godkjenning av stiftelsesdokumenter og avklaring tomtespørsmål for Hattfjelldal næringsbygg AS Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /14 Rådmannens innstilling Formannskapet beslutter med bakgrunn i manglende grunnlag for realisering av selskap og bygg, å avslutte intensjonsavtalen datert og samarbeidet med selskap under stiftelse representert med Trond Tverå og Dag Edvardsen. Rådmannen legger fram sak for formannskapet tidlig høst for å skissere en mulig vei videre for å realisere deler av bygget Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-046/14 Vedtak: Formannskapet beslutter med bakgrunn i manglende grunnlag for realisering av selskap og bygg, å avslutte intensjonsavtalen datert og samarbeidet med selskap under stiftelse representert med Trond Tverå og Dag Edvardsen. Rådmannen legger fram sak for formannskapet tidlig høst for å skissere en mulig vei videre for å realisere deler av bygget. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune Mona Vik Larsen formannskapssekretær

3 Side 3 av 7 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Oppsummering av saken: Se saken nedenfor. Saksopplysninger: Planlegging av nytt service-/forretningsbygg startet i 2010 med et forprosjekt. Kommunestyret vedtok den i sak 46/10 følgende: Hattfjelldal kommunestyre vedtar gjennomføring av et forprosjekt som vist i skisse til forprosjekt datert , for evt. bygging av et service-/foretningsbygg. Til å sitte i prosjektgruppen inviteres en representant fra hhv.: Hattfjelldal kommune Hattfjelldal Regnskapskontor AS. Helgeland Museum Hatten Bilservice AS Helse Nord. HaG Vekst AS. Drosjesentralen v/ Edel Breivik Rådmannen gjennomfører forprosjektet. Det bevilges kr ,- til dekning av kostnader til forprosjektet, kto Bevilgningen dekkes av Vefsnafondet kto Forprosjektet ble tatt opp til politisk behandling flere ganger i 2011 og kommunestyret vedtok den i sak 005/12 følgende: Forprosjektet, datert , for Service-/næringsbygg i Hattfjelldal vedtas som grunnlag for realisering av bygget. Rådmannen gis i oppdrag å forestå realisering av byggeprosjektet med inngåelse av kontrakt med investorer. Kommunens andel av bygget skal begrenses til andelen for realisering av museum i bygget, beregnet til ca. 2,3 mill.kr., samt verdien av tomtearealet. Hattfjelldal kommune er positiv til å forskuttere fylkeskommunens og statens andel av museumsbevilgningen for å få fortgang i realiseringen, dvs. med ca. 4,6 mill.kr. Egen sak om bevilgning fremlegges for kommunestyret når prosjektet skal realiseres. Det ble i slutten av 2011 og begynnelsen av 2012 gjennomført flere møter med potensielle leietakere og investorer og inngått intensjonsavtaler med mulige leietakere og investorer. Kommunestyret vedtok i sak 078/12 følgende: 1. Hattfjelldal kommune bevilger 6 seks millioner kroner til kjøp av aksjer i eiendomsselskapet som skal bygge servicebygg/næringsbygg i sentrum sør for RV73. Kommunen skal eie 34% av aksjene og ha negativt flertall. 2. Bevilgningen jfr. Pkt. 1 ovenfor, innarbeides i investeringsbudsjettet for 2013 og belastes Vefsnafondet. Finansieringen forutsettes skje slik: a. Museumstilskudd fra staten 2. mill. kroner b. Museumstilskudd fra fylket 2 mill. kroner c. Museumstilskudd fra kommunen 2 mill. kroner Hattfjelldal kommune forskutterer tilskuddene fra staten og fylket, i alt 4. mill.kroner, jfr. Bevilgningene pkt. 1. Tilskuddene tilføres Vefsnafondet når kommunen mottar disse. 3. Det forutsettes at langsiktig leieavtale mellom eiendomsselskapet under stiftelse og Helgeland museum er inngått før aksjekapitalen innbetales 4. Formannskapet delegeres fullmakt til å godkjenne innhold i stiftelsesdokumentene.

4 Side 4 av 7 5. Tomtespørsmål og pris avklares i forhandlinger mellom Hattfjelldal kommune og eiendomsselskapet. Intensjonen har vært å etablere et eiendomsselskap med Trond Tverå AS, Elmar Svendsen AS og Hattfjelldal Kommune. Det har gjennom hele 2012 og 2013 og hittil i 2014 vært gjennomført mange møter både mellom Hattfjelldal Kommune og de andre investorene og mellom investorer og mulige leietakere i det nye bygget. Hattfjelldal Kommune har prøvd å innta en rolle som pådriver for å få gjennomført byggeprosjektet. Hattfjelldal Kommune har arrangert de fleste møtene, har levert forslag til kontrakter, utregning av husleier med forskjellige utgangspunkt (byggekostnad, lånetid, egenkapital osv). I tillegg er det undersøkt seksjonering av deler av bygget og hvilke krav og regler som gjelder dersom det skal gjennomføres. Dag Edvardsen (daglig leder i Elmar Svendsen AS) har hatt ansvar for prosjekteringen av bygget. Her ble det tatt utgangspunkt i hva den enkelte leietaker hadde av ønsker i lokalene. Dette har medført justering av tegninger, men våren 2014 kom man frem til en bygningskonstruksjon med arealer som leietakerne kunne akseptere. Gjennomgangstema i alle møter har vært leiepris, som i starten var antydet til i underkant av kr. 1000,- pr. m2 pr. år. Etter at bygget var ferdig prosjektert har Dag Edvardsen vært i Litauen for å forhandle pris på bygget. Bygget er tenkt gjennomført på følgende måte: Graving/drenering/planering utføres av Trond Tverå As, Betongarbeider/grunnmur utføres av Elmar Svendsen As, selve bygget moduler fra Litauen og monteres av det litauiske firmaet. Totalt har forhandlingene om modulbygg medført at leieprisen nå har steget til kr. 1310,- pr. m2 pr. år i gjennomsnitt for alle arealer. Enkelte areal har leiepriser på over kr. 2000,- pr. m2 pr. år. Stiftelsesdokument Utarbeidelsen av stiftelsesdokumenter til selskapet har vært problemfylt, men det er utarbeidet forslag til slike dokumenter. Forslag til stiftelsesdokumenter inneholder vedtekter, aksjeeierbok, åpningsbalanse i tillegg til selve stiftelsesdokumentet. Dokumentene er ført i pennen av revisjonsselskapet Ernst&Young, med de føringer som aksjonærene har lagt til grunn for selskapet. Selskapets navn er foreslått skal være Hattfjelldal Service- og Næringsbygg AS. Selskapets aksjekapital er kr ,- fordelt på 1000 aksjer. Totalt skal det innbetales kr ,- og det opprettes et overkursfond på kr ,-. Stiftelsesutgifter på kr ,- dekkes av overkursfondet. Forslaget tilsier at Hattfjelldal Kommune skal tegne seg for 340 aksjer, Trond Tverå As for 330 aksjer og Elmar Svendsen As for 330 aksjer. Tilbakemelding fra Dag Edvardsen Slik det nå ser ut blir bygget noe mindre enn tidligere prosjektert. I utgangspunktet kan vi legge inn TEDS AS og Hattfjelldal Kommune på eiersiden med minimums aksjekapital. Så får vi heller justere dette når vi vet hvordan bygget blir både i forhold til eiere kapital/innskutt kapital. Tomt Arealet ble kjøpt i 2001 for kr. 7,50 pr. m2. Hattfjelldal Kommune har i perioden tilrettelagt forretningsområdet med vann og avløp, oppfylling, asfalt og ny tømmestasjon. Til dette formålet ble det brukt kr ,-, Hattfjelldal Service- og Næringsbygg As ønsker å få disponere/kjøpe 4600 m2 av arealet som er tilrettelagt. Dette er ca. 30 % av det tilrettelagte arealet. Ønsket areal kan enten festes av Hattfjelldal Service- og Næringsbygg As eller kjøpes. Leietakere

5 Side 5 av 7 I møte den ble det bestemt at Vidar Svendsen (Elmar Svendsen) og Dag Edvardsen skulle sende ut forslag til leiekontrakter til alle leietakere som fortsatt kunne tenke seg å leie lokaler. Fristen for utsending av forslag til leiekontrakt skulle være Dessverre maktet ikke Svendsen og Edvardsen å holde denne fristen, slik at hver leietaker fikk betydelig korte tid til å bestemme seg for å akseptere forslaget. Frist for leietakere til å si ja eller nei til forslaget om leieavtaler som er blitt utsendt ble satt til Hittil har følgende gitt tilbakemelding: Stig Olav Bolstad: Blir nok dessverre for dyrt for Hattfjelldal grillkiosk å flytte på den andre siden av veien, kafe/servering er greit, men prisen på romfløy gjør at det ikke er mulig. HaG Vekst As: Sier ja til avtalen, men med noen forbehold/forutsetninger som må være på plass. De ønsker seksjonering av sin del av bygget. Arnfinn Aasen: Det har skjedd et par endringer i min virksomhet, som gjør at jeg ønsker å trekke meg som potensiell leietaker i dette prosjektet. Helgeland museum: Slik situasjonen er for vår del kan vi derfor ikke undertegne verken kjøpskontrakt eller leiekontrakt i den form som nå foreligger, med de forutsetninger og de tall som der er satt opp. Vi har derimot beskrevet museets situasjon ut fra de opplysninger som nå foreligger og gjort rede for vår eventuelle rolle i et framtidig bygg. Helgeland sparebank: Blir å takke nei til tilbudet. Økning i husleie blir for stor i forhold til dagens leiekostnader. Hattfjelldal vekst AS: Styret har fattet slikt vedtak: Det signeres leieavtale med Hattfjelldal service-/næringsbygg SUS, om leie av 49,4 m2, til en årlig kostnad på kr ,- inkl. felles utgifter. Avtalen er signert med forbehold om godkjenning i generalforsamlingen den Helgelandssykehuset: Kan ikke ta avgjørelse om nye lokaler før ny ambulanseplan er vedtatt. Ambulanseplan skal vedtas høsten Bensinpumper Øystein Ruderås: Ruderås hadde i utgangspunktet tenkt å etablere et drivstoffanlegg i tilknytning til det nye bygget. Anlegget skulle betjenes av ansatte på kafe/kiosk. Bolstad har signalisert at han ikke kommer til realisere planene om flytting med dagens leiepriser, og dette vil også berøre Ruderås sine planer. Ruderås må uansett skifte drivstofftanker i løpet av 2014 der drivstoffanlegget ligger i dag. En mulig løsning er at Ruderås bygger opp drivstoffanlegget som planlagt og eventuelt senere knytter driften opp mot et nytt bygg på tomten. Alternativet for Ruderås er å skifte drivstofftanker og fortsette driften der anlegget er i dag. Vurdering: Det er fortsatt uklart om kjøp av aksjer i utbyggingsselskapet er innenfor reglene for tilskudd til kulturbygg. Hattfjelldal Kommune er som kjent en Robek-kommune, noe som innebærer at det ikke kan inngås langsiktige leieavtaler eller opptas nye lån uten godkjenning av Fylkesmann. Hattfjelldal Kommune har undersøkt med innkjøpsjefen i Nordland fylkeskommune om dette ligger innenfor lov om offentlige anskaffelser. Innkjøpsjefen mener at slik Hattfjelldal

6 Side 6 av 7 Kommune har tenkt å gjennomføre prosjektet med innbetaling av aksjekapital og være medeier i et utbyggingsselskap er innenfor lovens rammer. Stiftelsesdokument og aksjekapital. Som det fremgår av k.sak 078/12 har k.styret vedtatt kjøp av aksjer med inntil kr.6 mill. Opprinnelig har man da sett for seg at øvrige investorer skulle gå inn med kr. 3 mill. i form av likvide midler. Etter hvert har det kommet tydelig frem at de andre ikke ser seg i stand til å betale inn så mye penger. Det har i tillegg vært antydet konvertering av deler av kontrakt til aksjekapital. Siste forslaget fra Dag Edvardsen om at TEDS og Hattfjelldal Kommune skal eie alle aksjene er ikke problematisk. Flere av eierne i TEDS er med i det opprinnelige forslaget til stiftelsesdokument. Det som imidlertid er veldig langt fra forslaget utarbeidet av Ernst & Young, samt intensjonsavtale og kommunestyrets vedtak, er forslaget om at aksjekapital skal være på laveste nivå som kreves for å danne et AS med kr ,-. Dette er svært lite aksjekapital for et selskap som skal investere i et stort byggeprosjekt anslagsvis størrelsesorden kr.40 mill., og vil neppe bli akseptert av eksterne finansiører. Helgeland museum Alternativ 1 er at kommunen seksjonerer og eier museumsdelen og bruker vedtatte midler til å kjøpe denne delen. Dette er imidlertid betinget av at tilskudd oppnås fra NFK og staten. Alternativ 2 er at kommunen ikke er involvert i bygget utenom som aksjeeier. Da vil Helgeland Museum, Hattfjelldal Vekst og turistinformasjon ha egne leiekontrakter med utbyggings-selskapet og kommunen eventuelt betaler tilskudd til leietakerne. Det kan da bli aktuelt at det etter noen år utbetales utbytte til kommunen som skal eie opptil 34 % av aksjene. Tomt Ved tidligere salg av tomteareal senest til Coop Hattfjelldal i 2007 ble prisen satt til kr. 26 pr. m2. Når det gjelder eventuelt salg av tomt til Hattfjelldal Service- og Næringsbygg AS er dette en opparbeidet og tilrettelagt tomt. Det prinsipielle vil bli om kjøper skal betale for tilretteleggingen eller om kommunen skal ta kostnadene. Dersom Hattfjelldal Service- og Næringsbygg AS skal betale sin del av tilretteleggingen av tomten, vil det være rimelig at de betaler 30 % av tilretteleggingskostnadene. Det vil si at prisen blir kr ,- når kostnader for tømmestasjon er fratrukket. I tillegg bør kjøper betale omkostninger som oppmåling og fradelingskostnader. Ved å legge tidligere praksis ved salg av tomter til grunn, vil Hattfjelldal Service- og Næringsbygg AS få kjøpe tomten for kr. 26,- pr. m2. Totalt vil prisen da bli kr ,- + omkostninger. Ved feste kan en legge til grunn festeavgift som Hattfjelldal Kommune betaler for festet forretningsareal. Til Opplysningsvesenets Fond betales 5 % av prisen for kjøp av tomt. Siste kjente pristilbud fra OVF er kr. 26,- pr. m2. Dersom en legger dette til grunn vil festeavgift for ønsket tomt bli kr. 5980,- pr. år ved en festeavtale på 20 år. Det kan også gis fritak for festeavgift de 10 første årene. Dette regnes som bagatellmessig støtte til eiendomsselskapet med kr. 5980,- pr. år til sammen kr ,- Dersom rest av tomteverdien da skal betales i festeavgift, blir det kr. 5980,- pr. år i festeavgift fra år 11. Leietakere

7 Side 7 av 7 Tilbakemeldingene fra aktuelle leietakere tilsier at leiekostnadene er i overkant av det som leietakerne vil klare med. Det betyr igjen at det foreslåtte konseptet fra Edvardsen/Svendsen/Tverrå ikke lar seg gjennomføre. Når man etter så lang planlegging med en aktør ikke har fått frem et konsept som lar seg realisere må det kunne konkluderes med at denne planretningen ikke har vært vellykket. Det må derfor vurderes om samarbeidet med partene i intensjonsavtalen skal avsluttes. Dersom prosjektet skal videreføres er et alternativ å redusere bygget i størrelse og dermed byggekostnadene. Da vil flere av de potensielle leietakerne ikke få like stort areal som tidligere prosjektert. I tillegg må man da revurdere om det skal bygges areal til eventuelle framtidige leietakere. Hvor mye et redusert bygg vil bety for leiekostnadene er på nåværende tidspunkt ikke vurdert. Dersom man velger å avslutte samarbeidet er spørsmålet hvordan en da skal gå frem for å nå oppsatte mål. Slik situasjonen er for kommunen for tiden kan man utelukke at Hattfjelldal Kommune står som byggherre og bygger et utleiebygg, for så å leie ut til potensielle leietakere. Det er stor sannsynlighet for at det kan være andre utbyggere, som er interessert i å bygge et tilsvarende bygg, som det bygget har planlagt. Utfordringen er å få ned byggekostnadene og dermed leiekostnadene for eventuelle leietakere. Leiekostnadene vil være avgjørende for om man vil finne leietakere som kan tenke seg å leie lokaler i et slikt bygg. Konseptet med flere funksjoner i samme bygg virker interessant for de fleste leietakere, men leieprisen må være overkommelig. Administrative og økonomiske konsekvenser: Administrative konsekvenser vil være arbeid med å skissere en mulig vei videre for å realisere bygget. Økonomiske konsekvenser vil være avhengig av hvilke alternativ som velges, men uansett vil det medføre kommunale midler både som engangsbeløp og årlige tilskudd. Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Ut fra tilbakemeldinger fra aktuelle leietakere og erfaringene med investorer og samarbeidspartnere avsluttes intensjonsavtalen og samarbeidet med Dag Edvardsen & co. Rådmannen legger fram sak for formannskapet tidlig høst for å skissere en mulig vei videre for å realisere deler av bygget. Steinar Lund. plan- og prosjektkonsulent