Innkalling til møte i styringsgruppa for ungdomsprosjektet i Lofoten

Transkript

1 Innkalling til møte i styringsgruppa for ungdomsprosjektet i Lofoten Tid og sted Tid: 11. september 2013, klokken Sted: Lofoten studie- og høgskolesenter. Saksliste 025/2013 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden. 026/2013 Referat og rapport. 027/2013 Evaluering av stipendordningen. 028/2013 Nedsetting av arbeidsgruppe for ungdomskonferansen /2013 Stillingsutlysning av prosjektmedarbeider. 030/2013 Anbudsdokument til traineeordning. 031/2013 Fotoprosjekt 032/2013 Ungdomspris 033/2013 Eventuelt 1

2 Protokoll fra møte i styringsgruppa i Ungdomsprosjektet i Lofoten Tid og sted Tid: 05. mars 2013, kl Sted: Lofoten studie- og høgskolesenter, avd. Vestvågøy. Tilstede Anne Lise Haakestad Aino Ellingsen Thomas Johansen Sven Asbjørn Korneliussen Tom-Rene Reppe Harald Adolfsen på videolink fra Værøy. Birgitte Martinussen fra Kurt Atle Hansen fra Forfall Tommy Bensvik med vara Mathilde Nerland Lie Trine Grytøyr Protokoll fra styringsgruppemøte 05. mars Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste er godkjent uten merknader. 002 Godkjenning av rapport og protokoll Rapport og protokoll er godkjent uten merknader. 003 Kort evaluering Ingen vedtak i denne saken 004 Ettergodkjenning av leverandør til hjemmesiden Styringsgruppen vedtar å bruke daley.no som leverandør av ungdomsprosjektets hjemmeside, og gir prosjektleder fullmakt til å signere samarbeidsavtale med daley.no innenfor budsjettrammen og i tråd med de signaler gitt i tilbudet. Styringsgruppen prioriterer tilbudene fra leverandørene som følgende: 1. Daley.no, 2. Kenta Consulting, 3. Spiren Design, og ber prosjektleder ta kontakt med neste prioritet dersom det viser seg at prioritert leverandør ikke kan påta seg oppdraget. 005 Stipendordning i ungdomsprosjektet: Lofotstipendet. Følgende formulering enstemmig votert inn i retningslinjene: 2

3 Oppgaven skal presenteres for relevante aktører i Lofoten. Dette er vi som utdeler stipendet behjelpelig med å få til. Styringsgruppa vedtar retningslinjene med de endringene som fremkom på møtet. Navnet på stipendordningen skal være Lofotstipendet. 006 Traineeordning Lofoten Styringsgruppa tar prosjektplanen til orientering, og ber prosjektleder invitere Næringsforeningene til en diskusjon på neste styringsgruppemøte. 007 Innspill om samarbeid rundt Malstrømkonferansen i Moskenes Styringsgruppen vedtar å samarbeide med initiativtakerne til Malstrømkonferansen som medarrangør til konferansen, og ønsker å se på mulighetene frem mot 2014 til å utvide konferansen og innsatsen til ungdomsprosjektet. 008 Regnskap 2012 Styringsgruppa tar regnskapet for 2012 til orientering. 009 Strategi for 2013 Styringsgruppa vedtar Strategi for Revidert budsjett med finansieringsplan Styringsgruppa godkjenner budsjettet, og ber om å få revidere budsjettet etter ungdomsprosjektet har fått svar på sine søknader om støtte. 011 Supplering av referansegruppen Styringsgruppa velger Øyvind Arntzen, Moskenes og Richard Sandnes, Vestvågøy til referansegruppe. Styringsgruppa ber prosjektleder prioritere å finne kandidater fra Værøy og Røst til referansegruppe. 012 Datoer for våren Styringsgruppa vedtar å ha neste møte torsdag 6. Jun 2013 i Svolvær. Styringsgruppa ber om at det gjøres forsøk på å få til videolink på møtet. Eventuelt - Orientering om prosjektleders aktivitet på YOU-messene. - Orientering om samarbeidet med karriere.no - Orientering fra Kurt-Atle om samarbeidsmuligheter med Kystfiskerlagets prosjekt om rekruttering til fiskerinæringa. 3

4 Protokoll fra møte i styringsgruppa i Ungdomsprosjektet i Lofoten Tid og sted Tid: 06. juni 2013, kl Sted: Vågan Rådhus, Vågan. Tilstede Anne Lise Haakestad Aino Ellingsen Thomas Johansen Kriss Rokkan Iversen for Tom-Rene Reppe Kristaver Birkeland Johansen for Tommy Bensvik Mathilde Nerland Lie Kurt Atle Hansen Forfall Tom Rene Reppe Harald Adolfsen Trine Grytøyr Sven Asbjørn Korneliussen Tommy Bensvik I tillegg møtte prosjektleder Ørjan Arntzen, Ragnhild Ørnes fra Vågan Næringsforening og Richard Sandnes fra Lofoten Næringsforum etter invitasjon. Protokoll fra styringsgruppemøte 06. juni Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste er godkjent uten merknader. 014 Godkjenning av rapport og protokoll Rapport er godkjent uten merknader. Protokollen fra var ikke vedlagt papirene, og styringsgruppa ber om å få den opp på neste møte. 015 Modeller for traineeordning. Styringsgruppa ber prosjektleder arbeide mot å starte et pilotprosjekt rundt en egen traineeordning i Lofoten. Ordningen skal fremholde faglige nettverk som viktig i opplegget. Styringsgruppa ber om at det holdes dialog med andre regioner om samarbeidsmuligheter og forutsetter at prosjektleder holder tett kontakt med næringsforeningene i det videre samarbeidet. Innholdet i det faglige opplegges jobbes det videre med i samarbeid med næringsliv og aktuelle bedrifter. 4

5 016 Bytte av navn på prosjektet Styringsgruppa ber Lofotrådet om å få endre navn på prosjektet til Ungdomsprosjektet Bo i Lofoten. 017 Endelig godkjenning av regnskap for 2013 Styringsgruppen godkjenner årsregnskapet for Foreløpig regnskap for 2013 Regnskap per Ansvar: 1274 REG. UNGDOMSSATSING LØNN I FASTE STILLINGER MØTEGODTGJØRELSE PENSJON ARBEIDSGIVERAVGIFT KONTORUTGIFTER ANDRE UTGIFTER TELEFON FELLES IKT. UTGIFTERT OPPLÆRING/KURS REISE, DIETTUTG. OPPG. PL REISE/DIETT POL. PÅVIRKN UTDANNINGSSTIPEND REISEUTG., IKKE OPPG. PL MØTEUTGIFTER HUSLEIE, LEIE LOKALER KONSULENTHONORAR KJØP TJENESTER FRA ANDRE BETALT MVA AVSETN. BUNDNE FOND KOMPENSERT MVA DRIFT Sum utgifter FRA STATEN FRA FYLKESKOMMUNER NFK PARTNERSKAP OVERFØRING FRA VÅGAN KOMMUNE OVERFØRING FRA VESTVÅGØY KOMMUNE OVERFØRING FRA FLAKSTAD KOMUNE OVERFØRING FRA MOSKENES KOMMUNE OVERFØRING FRA VÆRØY KOMMUNE OVERFØRING FRA RØST KOMMUNE Sum inntekter Sum ansvar: 1274 REG. UNGDOMSSATSING

6 Styringsgruppa tar regnskap per til orientering. 019 Revidert budsjett 2013 Styringsgruppa reviderer budsjettet i tråd med vedlegget. 020 Endringer i representasjon Styringsgruppa oppfordrer Lofotrådet til å velge inn nye ungdomsrepresentanter, og gjøre endringer i representasjon der representanter har trukket seg. 021 Tildeling av Lofotstipendet. Styringsgruppen vedtar å bruke kroner til utdeling av Lofotstipendet. Stipendene fordeler seg slik: o 7000 kroner til Øystein Hansen for bacheloroppgave med medskribent om risikostyring og HMS på fiskefartøy. o kroner til Morten Celius for masteroppgave med medskribent om ny flyplass i Lofoten. o 8000 til Sarah Peters for oppgave om livsstilstilflytning til Lofoten. o 8000 til Ellyne Dudowski for masteroppgave om kvitskjevingen i Vestfjorden. o 8000 til Rita Solbakken for masteroppgave rundt uønskede hendelser i hjemmetjenesten. o 8000 til Karoline Fossland for masteroppgave om kampen om Lofoten. o 8000 til Jo Daniel Storengen for masteroppgave om fremtidens bolig for bygdenorge. o 4000 til Kristine Marie Inga for masteroppgave om konsekvenser av LOFAST. Styringsgruppen ber om at aktiviteten som foregår i Lofoten avklares før midlene utbetales. Styringsgruppen ber prosjektleder inngå en avtale med stipendmottakerne hvor vilkåret for stipendene er beskrevet og beskrivelse av vilkår for utbetaling av midler. Merknad: Kurt Atle Hansen meldte seg inhabil i behandlingen av saken, og forlot møtet før saken ble behandlet. 022 Videreutvikling av hjemmesiden Diskutert. 023 Sommerjobber Diskutert. Eventuelt Ingen saker meldt. 6

7 7 Styringsgruppa godkjenner protokollen fra møtet Styringsgruppa godkjenner protokollen fra møtet

8 Saksnr: 027/13 Møtedato: Saksbeh: ØA Møtenr: 03/13 Vedlegg: Forslag til nye retningslinjer Evaluering av stipendordning Formål Evaluere stipendordninga som ble vedtatt tidligere i år, og som hadde første stipendutdeling før sommeren. Bakgrunn Under tildelingen av stipendet ble det ytret ønsker fra styringsgruppa om å ha en evaluering av hvordan stipendet fungerer. Stipendet ble vedtatt opprettet før jul 2012 etter en diskusjon om mulige tiltak. Styringsgruppen vedtok så retningslinjer for stipendet, og første tildeling ble gjort i april. Da ble tildelt kroner fordelt på 8 søknader. Vurderinger Lignende ordninger I forkant av opprettelsen av stipendet ble det gjort undersøkelser om hvilke tilsvarende ordninger som fantes. Prosjektleder greide ikke å finne noen lignende ordninger å hente informasjon fra. Imidlertid har Sør-Troms Regionråd opprettet et regionalt stipend rettet mot kommunal sektor. Målet med stipendet er å øke forskning og kunnskap rundt kommuner og regionråd. Vesterålen regionråd har også satt i gang en stipendordning etter modell fra Lofoten. Ønskelig med flere lokale søkere Et av potensialene med den store søkermassen er å få flere lokale søkere. Det er positiv at både ordningen er kjent utover regionen, og det er positivt at den er attraktiv for andre å søke på. Likevel må det være et mål i fortsettelsen å få flere lokale søkere. Prosjektleder ser ingen umiddelbare endringer i retningslinjene som kan fremme dette, og det må være et poeng å fortsatte favne bredt. Prosjektleder håper imidlertid at en større tilstedeværelse på høgskolerog universitet skal føre til at man treffer flere lofotinger i målgruppen for stipendet. Tildelingstidspunkt Per i dag tildeler vi halve stipendet etter vi har gjort vedtaket om tildeling, og så tildeler vi halve stipendet etter oppgaven er ferdig. Tanken bak dette var å sikre seg å støtte oppgaver det faktisk blir noe av. Prosjektleder ønsker imidlertid å lufte tanken på å dele ut hele summen i forkant av arbeidet. Bakgrunnen er at det gjør stipendet enklere å administrere. Imidlertid kan dette også føre til at vi støtter oppgaver som ikke blir ferdig. Likevel regner prosjektleder at tilknytningen studentene har vil bli oppretthold, men at den største faren er forsinkelse eller avbrutt studier i løpet av master- eller bacheloroppgaven. Prosjektleder foreslår at vi endrer retningslinjene slik at vi utbetaler hele summen etter vi har mottatt en plan eller fått bekreftet at studentene har planlagt en aktivitet i Lofoten. 8

9 Ikke skattepliktig stipend Ved opprettelsen av stipendet ble det antatt at stipendet var skattepliktig, og på bakgrunn av det ønsket vi skattekort inn. Imidlertid har prosjektleder jobbet med å få større klarhet i dette i etterkant av møtet, og blant annet hentet inn vurderinger fra kommunerevisor og vært i kontakt med en advokat rundt dette. Begge mente at stipendet ikke var skattepliktig. Imidlertid mente også begge at dette ikke var et utdanningsstipend, men et forskningsstipend uten at det har mye å si i det praktiske. Søknadssum Søknadssummen på stipendet har til nå vært 9000 per person for en masteroppgave, og 3500 kroner for en bacheloroppgave. På grunn av høy søknadsmengde bestemte styringsgruppa seg for å tildele lavere summer enn det som står i retningslinjene. I bakgrunn av at stipendet ikke er skattepliktig mener prosjektleder at vi godt kan legge oss på samme økonomiske linje som ved forrige utdeling. Oppfølging Oppfølgingen av stipendene er en av de mest spennende områdene, og erfaringene har vært gode. Med åtte stipendmottakere er det selvfølgelig noe varierende hva vi kan bidra med og hvor tett vi kan holde kontakt med alle. Men det har vist seg at alle er svært imøtekommende, og samarbeidet med alle stipendmottakerne har vært svært god. Det er utfordrende å finne steder hvor de ulike stipendmottakerne kan presentere oppgaven, men alle er veldig opptatt av å få til slike aktiviteter. Media har vært opptatt av stipendiatene, men det ser ut som enkelte av oppgavene er mer attraktiv enn andre. Vedtak Styringsgruppa vedtar endringer i retningslinjene til Lofotprosjektet i henhold til vedlagte forslag. Følgende endringer gjøres: - Det tas inn en paragraf om at stipendmottakere og ungdomsprosjektet underskriver en kontrakt hvor det også setter et konket ubetalingstidspunkt. - Beløpet for masteroppgave skrevet av en person settes til 8000 kroner, mens beløpet for masteroppgave skrevet av to personer settes til kroner. 9

10 Nye retningslinjer retningslinjer. Endringer vist med rødt. Formål Å fremme Lofoten som arbeidsmarked, og å finansiere studentoppgaver med tema Lofoten. Det er ønskelig at stipendet skal brukes til å realisere feltarbeid, intervjuer og kontakt i Lofoten som ellers ville vært vanskelig å gjennomføre. Målgruppe Stipendet gis i utgangspunktet studenter som skriver til bachelor- og masteroppgaver ved universiteter og høgskoler. Stipendet kan også gis til andre typer større selvstendige arbeid ved universiteter, høgskoler og fagskoler dersom det faller inn under de øvrige retningslinjene til stipendet. Krav til arbeidet Arbeidet skal rettes mot, eller inngå i et samarbeid med næringsliv, kommuner eller samfunnet i Lofoten. Det må beskrives i søknaden hvordan arbeidet kommer Lofoten eller enkeltvirksomheter i Lofoten til gode. Det skal planlegges aktivitet i Lofoten. Dette kan være feltarbeid og intervjuer, eller forarbeid eller skriving. Oppgaven skal presenteres for relevante aktører i Lofoten. Dette er vi som utdeler stipendet behjelpelig med å få til. En søknad kan kun ha en søker. Dersom man er flere skribenter på en oppgave må en av skribentene stå som hovedsøker. Formelle krav og saksgang Søkere må levere skriftlig søknad, og legge ved en prosjektbeskrivelse Søknaden sendes til: orjan.arntzen@lofotradet.no eller leveres inn elektronisk via vår hjemmeside. Styringsgruppen i Ungdomsprosjektet behandler søknader etter innstilling fra prosjektleder. Dersom man er uenig i vedtak gjort av styringsgruppen kan man påklage vedtaket til styringsgruppen, og søknaden vil bli tatt opp til ny vurdering. Søknad må være ungdomsprosjektet i hende forut for ferdigstillelse av arbeid eller oppgave Som rapport sendes den ferdige oppgaven i et elektronisk eksemplar til Lofotrådet. I tilfeller der arbeidet ikke er skriftlig sendes en kort sluttrapport etter avtale med prosjektleder for ungdomsprosjektet. Ny paragraf: Det inngås en kontrakt mellom mottaker og ungdomsprosjektet. Denne kontrakten regulerer 10

11 plikter og rettigheter man har som mottaker av stipendet. Støttebeløpet utbetales etter at søker bekrefter at aktivitet i Lofoten er planlagt og vil bli gjennomført. Satser Ungdomsprosjekter støtter skrivearbeid ut fra følgende satser: Masteroppgave: Kr (Ny sats. Tidligere 9000.) Masteroppgave med to eller flere studenter: Kr (Ny sats. Tidligere ) Bacheloroppgave: Kr Bacheloroppgave med to eller flere skribenter: Kr Annet selvstendig arbeid: Kr Du kan sende inn elektronisk søknad her. 11

12 Saksnr: 028/13 Møtedato: Saksbeh: ØA Møtenr: 03/13 Vedlegg: Ingen vedlegg. Prosjektgruppe for Ungdomskonferansen 2014 Formål Diskutere erfaringer med årets ungdomskonferanse, og sette ned en prosjektgruppe som skal arbeide med arrangeringen av kommende års konferanse. Bakgrunn Tidligere i år ble det arrangert en ungdomskonferanse på Sørvågen. Konferansen ble initiert av styringsgruppemedlem Sven Asbjørn Korneliussen, og i stor grad arrangert sammen med prosjektleder. Konferansen gikk av stabelen 13. Juli 2013 I etterkant av konferansen ble det gjort en evaluering sammen med lokale aktører som var involvert. Evalueringen var i all hovedsak positiv, og kom frem til at det var grunnlag for videreføring av konferansen. Konferansen er også finansiert godt via bolystmidlene, og det ligger finansiering i to år. Vurderinger En geografisk bredere konferanse I utgangspunktet skulle konferansen omhandle de fire vestligste kommunene. I utgangspunktet var kommunene enig om dette. Likevel viste det seg at interessen spesielt fra Vestvågøy var stor. Det var også en deltager fra Vågan. Det var enighet i evalueringsgruppa om at en ny konferanse bør være for hele Lofoten til tross for at den blir arrangert ytterst i Lofoten. Det må også sees på hvordan man kan få satt av penger for ungdom fra Værøy og Røst til å reise til konferansen. Stort lokalt engasjement Ungdomskonferansen skapte et lokalt engasjement i Moskenes som er mulig å bygge videre på. Selv om både ungdom og kommunen var noe sen å komme på banen stilte det opp lokale folk på mange plan når konferansen nærmet seg. Dette skal vi være svært fornøyd med, og det er en av fordelen med å arrangere det på et mindre sted. Større kapasitet og bedre tid Årets konferanse ble arrangert på svært kort tid, og med svært begrenset ressurser. Potensialet for å få en god konferanse ligger dette året i planlegging i god tid i forveien, og god kapasitet til å arrangere. Prosjektgruppe Styringsgruppeleder har vært i kontakt med personer som var involvert i årets konferanse, og har sett for seg en prosjektgruppe bestående av en person fra Flakstad, en person fra Moskenes kommune, en fra ungdomsprosjektet og tre ungdommer. 12

13 Følgende personer er spurt og har takket ja til å sitte i en styringsgruppe: Hanne Hem Henriksen, Flakstad Utvikling Hanne Henriksen jobber i Flakstad Utvikling med reiselivssatsingen der. Hun er opprinnelig fra Oslo, og har bodd i Lofoten i litt over et år. Olga Wisniewska, Moskenes Olga har arbeidet i et ungdoms- og integreringsprosjekt i Moskenes, men dette endte i sommer. Moskenes Kommune holder på å ansette en ny kulturkonsulent og har derfor ingen naturlige å sette inn i prosjektet. Siden Olga har ytret ønske om å bli med og hun har tett kontakt med kommunen ble det enighet om at dette var en god løsning. Ørjan Arntzen, Ungdomsprosjektet Leder ungdomsprosjektet i Lofotrådet. Siri Arntzen, student, Moskenes Siri er student i Tromsø og opprinnelig fra Sørvågen. Hun har god kjennskap til lokalsamfunnet og ungdom i Moskenes. Siri har jobbet som samfunnskontakt for Det Norske Oljeselskap, og arbeider nå i en mindre stilling for selskapet. Siri vi følge møtene over nett, og regner også med å være ofte hjemme i Lofoten. Monica-Sanja Johnsen, elev i Bodø, Røst Monica er fra Røst, og har vært svært engasjert i ungdomspolitikken både på Røst og i Nordland. I høst har hun flyttet til Bodø for å gå på skole. Dersom hun blir valgt til prosjekgruppen regner vi med å bruke en kombinasjon av nettoverføring av møtene og å bruke litt penger på å fly henne til møtene. Jonas Eriksen, Lofoten Arrangørforening, Flakstad Jonas Eriksen er fra Flakstad og har tidligere sittet i ungdomsrådet i Flakstad. Han er en av stifterne av Lofoten Arrangørforening. Forhåpentligvis kan arrangørforeningen hjelpe oss med mange av de praktiske tingene, og arbeidet i konferansen er aktuell for å gi erfaring til arrangørforeninga som kan bli en samarbeidspart. Vedtak Styringsgruppen velger en prosjektgruppe bestående av Ørjan Arntzen, Monica-Sanja Johnsen, Jonas Eriksen, Siri Arntzen, Hanne Hem Henriksen og Olga Wisniewska. 13

14 Saksnr: 029/13 Møtedato: Saksbeh: ØA Møtenr: 03/2013 Vedlegg: Skisse til stillingsutlysning Ansettelse av prosjektmedarbeider Formål Diskutere ansettelse av ny prosjektmedarbeider i prosjektet. Bakgrunn I søknaden på bolystmidler ligger det inne en stillingsressurs på 100 prosent til en stilling knyttet opp mot arbeidet med traineestilling og næringslivsrettet innsats. Den totale summen som er satt opp i budsjettet er kroner som inkluderer lønn og sosiale utgifter. Vurderinger Det er naturlig å utlyse stillingen siden den ligger inne i budsjettet og er finansiert via vår bolystsøknad. I følge Bolystsøknaden skal stillingen være bemannet fra oppstarten av traineeordninga, og være med på driften første året. Prosjektleder anser det som ønskelig at vi ansette personen til å være med i forberedelsene i forkant oppstart, og anser det fornuftig at personen som blir ansatt starter rundt årsskiftet. Dette kommer selvfølgelig ant på ansettelsesprosessen og hvor raskt en person kan starte. Selv om hovedoppgaven og hovedprioriteringene til denne personen vil være å arbeide med traineeordningen vil dette langt fra dekke en hundre prosents stilling. Erfaringer fra andre traineeordninger viser at det tar ca. en 25 prosents stillingsressurs å drifte en slik ordning. I en oppstartsfase vil sannsynligvis det være noe varierende hvor stor arbeidsmengde en slik ordning vil ha. Derfor har prosjektleder funnet områder hvor vi prosjektet trenger en merinnsats, og hvor vi kan utvikle samarbeidsrelasjoner. Det er viktig at områdene har sammenheng med hverandre. Prosjektleder har forsøkt å finne arbeidsoppgaver som gjør at stillingen skal være næringsrettet i større grad en prosjektlederstillingen har blitt utformet. Prosjektleder foreslår følgende arbeidsoppgaver: Etablering og drifting av traineeordning Informasjonsarbeid og samfunnskontakt Utviklingsarbeid Samarbeid med sekretariatet i Lofotrådet. Lofotrådet har et pågående arbeid rundt etablering av en kunnskapspark, og dette vil være en nøkkel i å få driftet en slik ordning videre i et godt fagmiljø. Det finnes også flere aktører med lignende planer som er relevant. Prosjektleder ønsker å frigjøre litt tid fra prosjektet til å skape mer sammenheng med det øvrige arbeidet til Lofotrådet. 14

15 Informasjonsarbeid og samfunnskontakt er allerede en viktig del av prosjektet. Samfunnskontakten og kontakten med regionens arbeidsliv vil være en naturlig del av arbeidet med traineeordning. Samtidig vil sannsynligvis en noe større andel av prosjektleders stilling gå med til rapportering og kontakt med søknadsinstansene. Det er derfor ønskelig å bruke ressurser på informasjon og samfunnskontakt. Når det gjelder utviklingsarbeid er det dette prosjektet gjør i all hovedsak på alle områder. Prosjektleder har ikke spesifisert hvilke tiltak dette kan dreie seg om, men håper å få en kreativ person som kan være med på bidra på eget initiativ inn i prosjektet. Prosjektleder håper at en viss frihet til å følge egne tanker i stillingen vil gjøre den mer attraktiv. Ansettelsesutvalg Prosjektleder ønsker å ha et ansettelsesutvalg. I samarbeid med sekretariatsleder i Lofotrådet har vi kommet frem til at det er ønskelig og mulig at ungdomsprosjektet kjører hele ansettelsesprosessen, men at sekretariatsleder i Lofotrådet tar seg av de formelle bitene med kontrakt og det som kreves av arbeidsgiver. Det er ønskelig fra prosjektleders side at styringsgruppa tar seg av selve ansettelsen, men det øvrige sekretariatet til Lofotrådet sjekker ut om dette er mulig og ønskelig fra Lofotrådets side. Det vil bli vektlagt å kjøre en prosess som gir mest mulig fleksibilitet og som kan gå raskt. Imidlertid er det ikke sikkert utlysningen vil offentliggjøres rett etter møtet. Vedtak Styringsgruppa vedtar å lyse ut en stilling som prosjektmedarbeider i ungdomsprosjektet Styringsgruppa setter ned XX, XX og XX i et ansettelsesutvalg som kjører prosessen med ansettelsen. 15

16 Stillingsutlysning Prosjektmedarbeider Vi skal utvide vårt ungdomsprosjekt med en medarbeider som skal jobbe med informasjonsog utviklingsarbeid. Stillingen er næringsrettet og skal utvide og styrke vårt samarbeid med næringslivet. Stillingen skal arbeide med eksisterende tiltak, og utvikle nye tiltak med mål om å styrke Lofotens strategiske arbeid med kompetanse og tilflytning. Sentrale oppgaver for stillingen vil være: - Utvikle og drifte en regional traineeordning i nær kontakt med samfunnsliv, næringsliv og interessenter i regionen. - Arbeide med informasjonsarbeid og samfunnskontakt, og herunder bidra til drift av prosjektets hjemmeside boilofoten.info. - Arbeide med rekrutteringsarbeid på vegne av ungdomsprosjektet og den regionale traineeordningen - Følge opp stipendmottakere av ungdomsprosjektets Lofotstipend. - Utvikle- og samarbeide om nye prosjekt som kan bidra positivt til arbeidslivet i regionen herunder bidra til Lofotrådets arbeid med etablering av en regional kunnskapspark. Vår prosjektmedarbeider har: - Minimum bachelorutdanning fra høgskole eller universitet. - Gjerne utdanning rettet mot informasjon, økonomi eller samfunnsfag/humanistiske fag - Erfaring med informasjons- eller utviklingsarbeid vil telle positivt. - God evne til kommunikasjon både skriftlig og muntlig - Gode til samarbeidsevner Siden vi er et ungdomsprosjekt oppfordres nyutdannede til å søke- Søknadsfrist: XXX Tiltredelse: Etter avtale Kontorsted: Lofotrådets sekretariat, Leknes. Men andre kontorsteder kan avtales. Stillingen lønnes XXXXXX Nærmere opplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til prosjektleder for Ungdomsprosjektet, Ørjan Arntzen på telefon eller orjan.arntzen@lofotradet.no Vi oppfordrer søkere til å søke via Vestvågøy Kommunes søknadsskjema: XXXX (LINK) Søknad merkes med XXXX Lofotrådet, postboks 406, 8376 Leknes. Telefon: E-post: post@lofotradet.no 16

17 Saksnr: 030/13 Møtedato: Saksbeh: ØA Møtenr: 03/13 Vedlegg: Anbudsdokument Anbudsrunde for kurs og faglig opplegg til traineeordninga Formål Godkjenne et anbudsdokument for traineeordninga og gi innspill til videre prosess. Bakgrunn Traineeordninga har vært et stadig tilbakevendende tema, og det desidert mest utfordrende prosjektet vi har hevet oss i kast med. Prosjektet går stadig fremover. Vi begynte å jobbe med dette rundt juletider i fjor, og har hatt det oppe til diskusjon flere ganger. Siden dette er vevd inn i næringslivet er fremdriften også avhengig av responsen til næringslivet. Vi er nå på det stadiet hvor vi skal begynne å overbevise bedrifter om de skal være med. I utgangspunktet håpet vi å gjøre dette arbeidet på vårparten, men det var ikke helt realistisk å få til. For å gjøre arbeidet mest mulig effektivt har prosjektleder ambisjon om å engasjere Vågan næringsforening til å arbeide mot bedriftene i Vågan, og så tar ungdomsprosjektet selv ansvar for bedriftskontakten i Vest-Lofoten. Selvfølgelig i nært samarbeid med næringsforumene i kommunene. Hovedfokuset vil uansett være bedriftene på Vestvågøy. Vurderinger For å opprettholde en fremdrift vil også styringsgruppen være nødt vedta anbudsdokumentet for det faglige opplegget. Dermed kan dette sendes ut når vi begynner å se konturene av hvor mange bedrifter som er med. Vi har i alle tilfeller ambisjoner om å kunne ha leverandører og samarbeidsparter klar til tidlig Grunnen til at vi velger å gå ut med anbud er for å sikre oss gode leveranser på kursene som skal leveres i til traineeordningen. I arbeidet i ungdomsprosjektet har prosjektleder erfart at det er få leverandører av kompetansetjenester i Lofoten, og dette kan bli en utfordring fremover. For å kunne involvere flest mulig har prosjektleder foreslått anbud. Det er også en dimensjon i dette at en traineeordning vil være et stort prosjekt som Lofotrådet og ungdomsprosjektet bruker mye ressurser på, og dermed være nødt til å ha prosjektet ut på anbud. Prosjektleder har vært i kontakt med ressurspersoner rundt dette med anbud som ba oss være oppmerksom på dette momentet. Prosjektleder har valgt å dele opp det faglige opplegget i flere ulike komponenter. En komponent er en del av det faglige opplegget. Grunnen til dette er at prosjektleder anser det hensiktmessig å kunne velge mellom flere leverandører, og tror at dette gjør at flere lokale aktører kan være med å stille med kompetanse. I tillegg gir det mulighetene til å justere kostnadene etter hva vi ender opp med av inntjening. 17

18 Prosjektleder har også lagt vekt på mulighetene for at leverandørene skal kunne ha inntjening på kursene utover hva ungdomsprosjektet betaler. Tanken er at hvert kurs skal være åpen for andre kursdeltagere. Dette bør kunne gjøre det mer attraktivt gi leveranser til traineeordninga. Vedtak Styringsgruppa vedtar anbudsdokumentet for kurs og faglig opplegg til traineeordninga. 18

19 Anbudsdokument for levering av kurs- og kompetansetjenester Innledning Lofotrådet, ved ungdomsprosjektet, arbeider med å opprette en traineeordning for Lofoten. Ordningen skal være flerfaglig og rette seg mot studenter med master- eller bachelorutdanning. Ordningen er innrettet slik at bedriftene ansetter kandidaten, mens Lofotrådet tilbyr kompetansetjenester og kursing til bedrifter/kandidatene. Traineeordningen har varighet på et år, og studentene blir ansatt på høsten. Vi tar sikte på oppstart fra høsten Kursene Kursene er rettet mot traineekandidatene. Likevel er det ønskelig at flere skal være deltagere på kursene. Dette gir anbudsgiverne en mulighet til å selge plasser til kurset, og eventuelt ha inntjening fra andre grupper på kursene. Vi anser det som en styrke for kandidatene å skape nettverk og diskutere fag med andre grupper i Lofoten. Derfor gir vi muligheten, og oppfordrer, anbudsgiverne om å selge kursene til andre grupper. Om tilbudsdokumentet Dette dokumentet beskriver komponenter i vårt faglige opplegg. Hver del skal kunne være enkeltstående og uavhengig av andre deler i vårt faglige opplegg. Vi ønsker at anbudene skal beskrive og gi oss en kostnad på hver enkelt komponent av vår traineeordning. Det er også mulig å legge inn bud på enkeltdeler i det faglige opplegget uten å legge inn anbud på alle delene i opplegget. Komponent 1 Teambuilding Vi ønsker et tilbud på teambuldingsøvelser. Disse øvelsene skal være erfaringsbasert, ta utgangspunkt i samtalegrupper og ha som forutsetning i at studentene er inne i et av sine første arbeidsår i Lofoten. Hvilke tema som skal diskuteres må være opp til studentene, men naturlige tema er forhold som berører arbeidshverdagen. Eksempelvis kan dette være forholdet mellom ansatt og sjef, konflikthåndtering, arbeidsmiljø og lønnsforhandlinger. Likevel er det viktig at dette kan være helt opp til studentene. Øvelsene skal bidra til å diskutere problemstillinger kandidatene møter i arbeidshverdag. I utgangspunktet er det tenkt at disse samtalene skal påfølges av en liten sosial tilstelning som det skal være opp til kandidatene å følge opp. Vi ønsker å ha en slik kveld i september, november, januar, mars og mai. Samtalegruppens lengde skal være ca. 2 timers tid. Komponent 2 Styrekurs (ettermiddagsbasert.) Vi ønsker at vår traineeordning skal omfatte et kurs innenfor styrearbeid. Styrekurset skal ta opp aspekter av styrearbeid og beslutningstaking i private og offentlige organer. Anbudsgiver står fritt til å utforme hvilken tematikk som bør inngå i dette kurset. Komponent 3 Dagskurs i investering Vi ønsker å avholde et dagskurs i investering. Det er ønskelig at kurset er lokalt fundert, og tar for seg de lokale investerings- og finansieringsmulighetene. Videre er det ønskelig at kurset tar for seg relevante offentlige finansieringskilder på ulike forvaltningsnivåer, og hvordan samarbeid innad i næringslivet kan være en finansieringsmulighet. Kurset kan også vise eksempler fra hvordan lokale aktører har fått finansiert prosjekter og virksomheter. 19

20 Komponent 4 Dagskurs i politisk påvirkning Et kurs som skal ta for seg hvordan politikk og næringsutvikling henger sammen. Hvilke muligheter som ligger i skjæringspunktet mellom politikk og næringsliv. Vi ønsker at kurset skal ta for seg hvordan politisk påvirkning foregår, og hvordan bedrifter og interessenter benytter seg av politikk for å nå sine mål. Komponent 5 - Kurs i internasjonalisering Todelt Vi ønsker å arrangere et større kurs innenfor internasjonalisering. Kurset skal ta opp i seg et bredt aspekt av internasjonalisering både i Lofoten og i utlandet. Siden traineeordningen ikke er rettet mot et spesielt fag er det viktig å få mange aspekter av internasjonalisering. Det er opp til anbudsgiver å løse dette, men vi vil beskrive noen muligheter og tema som skal tas opp. Spesielt ønsker vi fokus på eksport, og hvordan en skal arbeide frem nye markeder for sine varer. Da kam man samtidig sette fokus på viktige eksportområder for Nordland og Lofoten. Spesielt hva som er Nordlands store markeder innenfor ulike sektorer. Det er også ønskelig å få frem eksempler på hva som gjøres i dag i Lofoten, og hva som er suksesskriterier innenfor internasjonalt samarbeid. Innenfor dette kan tematikk som har med internasjonalisering dras frem. Det er videre ønskelig at den andre delen av kurset håndterer hvordan en håndterer internasjonalisering i Lofoten. Dette kan være eksempelvis hva som trengs fra en arbeidsplass for å ansette utenlandsk arbeidskraft. Man kan også gå inn på tema som generell rekruttering hvor rekruttering internasjonalt kan være en del av opplegget. 20