PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL LILLEHAMMER KOMMUNE

Transkript

1 LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL LILLEHAMMER KOMMUNE Utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet Vedtatt i kommunestyret

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. BAKGRUNN 3 2. HJEMMEL 3 3. INNHOLD I SELSKAPSKONTROLLEN 3 4. EIERSKAPSKONTROLL 4 5. FORVALTNINGSREVISJON 5 6. GJENNOMFØRING OG RAPPORTERING AV KONTROLLEN 5 7. PRIORITERINGER I SELSKAPSKONTROLLEN VEDLEGG 1: NÆRMERE PRESENTASJON AV ENKELTE SELSKAPER VEDLEGG 2: OVERSIKT OVER HELEIDE OG DELEIDE SELSKAPER 2

3 1 Bakgrunn I kommunal og fylkeskommunal sektor har det siden 90-tallet blitt mer vanlig å organisere deler av virksomheten i utskilte foretak, interkommunale samarbeid, interkommunale selskaper, aksjeselskaper o.l., herav ofte i form av egne rettssubjekter utenfor kommunelovens rammer. Denne utviklingen har ført til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten. Dette kan igjen gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret. Selv om kommunen organiserer deler av virksomheten i selskapsform, innebærer ikke dette at kommunestyrets kontroll med virksomheten skal bli svekket. Valg av organisasjonsform legger rammene for kommunestyrets styringsmuligheter overfor fristilte selskaper, ettersom disse har egne selskapsorganer og er regulert av særskilt lovgivning, som bl.a. fastsetter forholdet mellom eierne (kommunen) og selskapsorganene. Dette innebærer utfordringer når det gjelder demokratisk, folkevalgt styring og kontroll av virksomheten. Eierstyring og selskapskontroll er kommunestyrets verktøy for å møte disse utfordringene. 2 Hjemmel Kommuneloven (koml.) 77 nr. 5 fastsetter at «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.» Etter forskrift om kontrollutvalg 13 skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 3 Innhold i selskapskontrollen Selskapskontrollen er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Kommunelovens begrepsbruk «kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.» kan etter sin ordlyd oppfattes å favne svært vidt, men det følger av lovforarbeidene (Ot.prp. nr. 70 ( )) at det siktes til eieroppfølging av selskaper som kommunen eier eller kontrollerer. Det framgår videre at kommunens kontrollbehov må ses i sammenheng med eierinteressen, som må avledes av målsettingen for eierskapet, samt selskapets vedtekter og eventuell aksjonæravtale. En effektiv kontroll forutsetter tilgang til relevant informasjon. Kontrollutvalgets rett til innsyn reguleres i koml. 80. Lovens første ledd er nettopp endret og lyder nå: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27(*) og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet». (*)Nytt punkt gjeldende dra Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter koml. 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht. hvordan selskapskontrollen kan utføres i heleide kontra deleide selskaper. Ved en eventuell kontroll i deleide selskaper etter koml. 77 nr. 5, vil kontrollen være mer begrenset, ettersom hjemmelen for å kreve opplysninger og dokumenter fra selskapet ligger i koml. 3

4 80. Overfor disse selskapene vil kommunen stå i samme posisjon som en hvilken som helst annen eier når det gjelder mulighetene til å føre kontroll med sine eierinteresser. Bestemmelsene om selskapskontroll er utdypet i et eget kapittel kapittel 6 i forskrift om kontrollutvalg. Her framgår det i 14 at selskapskontrollen deles inn i en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll, og en valgfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. I merknadene til kontrollutvalgsforskriften 14 om selskapskontrollens innhold skrives det bl.a. at behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større der selskapet er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til ren forretningsmessig virksomhet. Følgende figur viser selskapskontrollens omfang og innhold: Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Kan utføres av: Kontrollutvalgssekretariatet, revisjonen eller andre Forvaltningsrevisjon Frivillig Kan utføres av: Kvalifisert og uavhengig revisor Selskapskontrollen omfatter kommunalt eierskap i: Aksjeselskaper og interkommunale selskaper og samarbeid som er egne rettssubjekter. MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner. Figur «Modell for selskapskontroll» 4 Eierskapskontroll Eierskapskontrollen er obligatorisk, jfr. forskrift om kontrollutvalg 14, første ledd. Denne dreier seg primært om å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser utøver myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven (f.eks. aksjeloven), samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, inklusiv at de drives økonomisk forsvarlig. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk operer i tråd med formålet. En vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller utenfor denne kontrollen. Eierskapskontroll kan formelt gjennomføres for alle selskaper hvor kommunen har eierinteresser. Eierskapet kan enten være direkte eller indirekte. Indirekte eierskap kan være dersom kommunen eier et selskap som har eierandeler i andre selskaper. 4

5 5 Forvaltningsrevisjon At selskapskontrollen også kan omfatte forvaltningsrevisjon framgår blant annet av forskrift om kontrollutvalg 14, andre ledd. Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4 som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets/kommunens vedtak og forutsetninger. En slik revisjon vil dermed ha fokus på selve aktiviteten og resultater i selskapet. Forvaltningsrevisjon vil først og fremst være aktuelt i de heleide fylkeskommunale og kommunale selskaper (eller datterselskap av disse). I et selskap med statlige eller private eierinteresser vil forvaltningsrevisjon måtte gjennomføres med utgangspunkt i åpne kilder fordi ikke innsynsretten etter koml. 80 gjelder, hvis ikke annet er avtalt mellom eierne. 6 Gjennomføring og rapportering av kontrollen Det er kommunestyret som etter forslag fra kontrollutvalget vedtar en plan for selskapskontroll i valgperioden. Det bør delegeres til kontrollutvalget å vurdere det årlige omfanget av selskapskontrollen og hvilke kontroller som skal gjøres med utgangspunkt i plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget vil vurdere om det skal gjennomføres eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon, eller en kombinasjon av disse, og vil dessuten vurdere behovet for en foranalyse før hovedundersøkelsen igangsettes. Videre bør det gis mulighet for at kontrollutvalget kan gjøre endringer/justeringer i planene underveis i planperioden, hvis forutsetningene skulle endre seg. I den grad flere kommuner/fylkeskommuner er eiere i selskapene vil det være naturlig å samarbeide om eventuelle prosjekter. Som vist i figuren over kan eierskapskontroll både utføres av kontrollutvalgssekretariatet og revisjonen, mens forvaltningsrevisjon bare kan utføres av revisjonen. Rapport om selskapskontroll sendes fra utøver til kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgets behandling sendes rapporten til kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer for øvrig om gjennomførte selskapskontroller i sin årsrapport til kommunestyret. Hvis det er gjort endringer i forhold til opprinnelig plan for selskapskontroll, vil dette bli omtalt i årsrapporten. 7 Prioriteringer i selskapskontrollen Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med risiko- og vesentlighetsvurderingen: Selskapets samfunnsmessige ansvar Selskapets tjenestetilbud til innbyggere Kommunens/fylkeskommunens eierandel Økonomisk gevinst- og tapspotensial Kommunens/fylkeskommunens motiv for eierskapet Valg av selskaper er basert på en prosess i kontrollutvalget, med utgangspunkt i oversikt i vedlegg 2, som viser alle aktuelle selskaper for selskapskontroll som har eierinteresser i. I sak 013/13 den valgte kontrollutvalget de selskaper som er nærmere presentert i vedlegg 1, i tillegg til at det også skal tas stilling til eventuell ny forvaltningsrevisjon i Eidsiva Energi AS jf. vedtak i sak 013/13 og forslag fra revisjonen. I vedlegg 1 er det gitt en kort vurdering om det enkelte selskapet, basert på de opplysningene som foreligger. 5

6 Det foreslås at kontrollutvalget gis myndighet til å foreta prioritering mellom følgende selskaper med sikte på gjennomføring av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i ; a. Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet b. IKOMM AS c. Lipro AS d. Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS Lillehammer, Håkon Erdal (sign) Kontrollutvalgsleder 6

7 VEDLEGG 1: LGE HOLDING AS Gjennom sitt eierskap i LGE Holding AS har vært med på en selskapskontroll i Eidsiva Energi som ble avsluttet med revisjonsrapporten som var ferdig i mai Kommunestyret behandlet rapporten i sitt møte Nå er det snakk om en videreføring av selskapskontrollen i samme selskap, derfor gis det en kort presentasjon av Eidsiva Energi AS og vurdering av aktuell vinkling på undersøkelsen basert på et notat fra revisjonen; Eidsiva Energi AS Stiftelse av selskapet/ formål: Stiftet Kraftproduksjon og tilknyttede tjenester i Innlandets hovedvassdrag og i Orklavassdraget. Nettvirksomhet og detaljsalg av kraft i nåværende nettområde og tilgrensede nettområder, herunder regionalnett i Hedmark og Oppland fylker samt virksomhet innen beslektet infrastruktur i Innlandet. Fortsettelse av eller inntreden i annen virksomhet som har nær og fordelaktig sammenheng med kraftproduksjon i nevnte vassdrag, og/eller nettvirksomhet og annen infrastruktur eller detaljsalg i nåværende eller tilgrensede områder. Produksjon og distribusjon av bioenergi i Innlandet. Deltakelse i virksomhet som har nær og fordelaktig sammenheng med forannevnte virksomheter. Eierandeler - Hedmark Fylkeskraft AS - 22,08 prosent av aksjene. Dette selskapet eies 100 pst av Hedmark fylkeskommune. - Hamar Energi Holding AS - 22,08 prosent av aksjene. Dette selskapet eies 100 pst av Hamar kommune. - LGE Holding AS - 16,77 prosent av aksjene. Dette selskapet eies med 77,16 pst av og 22,84 pst av Gausdal kommune. - Ringsaker kommune - 14,83 prosent av aksjene. - Oppland Fylkeskraft AS 9,39 prosent av aksjene. Dette selskapet eies 100 pst av Oppland fylkeskommune. - Gjøvik kommune - 3,31 prosent av aksjene. Ytterligere 21 kommuner eier til sammen 11,5 prosent av aksjene i Eidsiva Energi AS. Datterselskaper Styre/daglig leder Eidsiva Vannkraft AS Eidsiva Nett Holding AS Eidsiva Anlegg AS Eidsiva Marked AS Eidsiva Bioenergi AS. Eidsiva Vekst AS (Eier blant annet ca 80 prosent av Eidsiva Bredbånd og 24 prosent av Moelven-konsernet.) Styreleder: Alexandra Bech Gjørv Nestleder: Reidar Åsgård Styremedlemmer: Sigmund Thue Monica Amanda Haugan Svein Håvard Sørum Kari Broberg Arild Haugstad Martin Lutnæs Adm. direktør: Ola Mørkved Rinnan 7

8 Økonomi Sum driftsinntekter Driftsresultat Sum egenkapital (Tall i tusen) Egenkapitalandel i prosent , , ,3 Vurdering Kontrollutvalgene i Hamar, Gausdal, Lillehammer, Ringsaker og Gjøvik kommuner og Hedmark og Oppland fylkeskommuner vedtok på sine respektive møter i februar og mars 2012 å gjennomføre en selskapskontroll av Eidsiva Energi AS rettet mot følgende tema/områder: a) Hvilke mål og strategier har eierne satt for sitt engasjement i Eidsiva? b) Ivaretar generalforsamlingen, bedriftsforsamlingen og konsernstyret sine oppgaver i henhold til lovverket? Revisjonsrapporten var ferdig i mai 2013 og ble behandlet i kommunestyret I forbindelse med behandlingen av utkast til «Plan for selskapskontroll» vedtok kontrollutvalget i den at «kontrollutvalget ønsker en eventuell videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS rettet mot temaet roller og habilitet. Revisjonen oppsummerer i et notat som blir framlagt på neste møte.» Tilsvarende vedtak og/eller signaler på at de ønsker å videreføre selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS er gitt av de øvrige 6 aktuelle kontrollutvalgene. Revisjonen oppsummerer derfor i et notat at det er aktuelt med en selskapskontroll i Eidsiva Energi AS rettet mot temaet «Roller og habilitet og hvordan regelverket i denne forbindelse praktiseres i selskapet» Formålet med et slikt prosjekt vil være å se om aksjeloven 6-27 og Eidsivas interne regler/instrukser følges i praksis. I en videre prosess i kontrollutvalget vil det bli tatt endelig stilling til bl.a. innhold, omfang og framdrift i selskapskontrollen. IKOMM AS Stiftelse av selskapet/ formål Stiftet Selskapet har som formål å tilby å levere varer og tjenester knyttet til informasjonsog kommunikasjonsteknologi til offentlige og private aktører, herunder gjennom investering og deltakelse i andre virksomheter. Eierandeler 69,1 % Gausdal kommune 17,2 % Øyer kommune 13,7 % Styre/daglig leder Styreleder: Annar Skrefsrud Styremedlemmer: Nanna Kristine Egidius Stein Rune Bakke Kristin Melsnes John Armand Kringen Wøhni Bengt Georg Jensen Svein Gunnar Opstad Daglig leder: Morten Rønning Økonomi Sum driftsinntekter

9 Driftsresultat Sum egenkapital (Tall i tusen) Egenkapitalandel i prosent , , Vurdering Fra kommunens egen vurdering gitt i eierskapsmelding 2011tas inn følgende: Eierkommunene har avtale med Ikomm om kjøp av IKT-tjenester fram til 2013/2014. Etter den tid kan kommunenes IKT-tjenestebehov bli satt ut på anbud. Dette avhenger av IKOMMS omsetningsandel fra et kommersielt marked.slik sett søker man å opptre ryddig i et konkurranseutsatt marked. Eierkommunene er forberedt på å redusere sin eierandel i selskapet på sikt, dog slik at de samlet har min. 33 % eierandel. Eierkommunene ønsker at IKOMM skal være et regionalt styrt IKT-selskap, med videreutvikling av kompetanse og arbeidsplasser i vår region. Valg av mulig selskapskontroll i Ikomm er bl.a. basert på at selskapet er vesentlig for kommunen og et viktig redskap for å oppfylle den felles IKT-strategien til eierkommunene. Eierkommunenes kjøp av IKT-tjenester fra Ikomm og forholdet til lov om offentlige anskaffelser er et aktuelt tema, jf. kommunens egen vurdering i eierskapsmelding Spørsmålet er vurdert i et eget forvaltningsrevisjonsprosjekt. Utkast til revisjonsrapport ble sendt med svarfrist Dersom eierkommunene må gjennomføre konkurranse om kjøp av IKT-tjenester, kan dette få stor betydning for selskapet. Ikomm er et viktig redskap for oppfylling av IKT-strategien til eierkommunene. Med dagens situasjon mht kjøp av IKT-tjenester kan følgende momenter vurderes i en selskapskontroll: I en eventuell eierskapskontroll: - Hvordan jobber Ikomm for å oppfylle IKT-strategien til eierkommunene? I en eventuell forvaltningsrevisjon: - Evaluering av vekststrategien til Ikomm AS. Selskapet settes opp blant prioriterte selskaper i planen, men etter kontrollutvalgets oppfatning bør en selskapskontroll av Ikomm utsettes til egenregispørsmålet er nærmere avklart. Lipro AS (Deleid, dvs. eierskap sammen med private) Stiftelse av selskapet/ formål Etablert i Stiftet: Registrert: Lipros forretningsidé er å være en arbeidsmarkedsbedrift som tilbyr tjenester og produkter av høy kvalitet med vekt på fleksible løsninger tilpasset deltakere og kunder. Eierandeler 65,8 % Oppland fylkeskommune 26,6 % Gausdal kommune 6,0% Disse har til sammen 98,4 % av aksjene. Resterende er fordelt på 16? mindre aksjonærer. Styre/daglig leder Styreleder Elin Gundersen Limoseth Styrerepresentanter: Andreas Smith Erichsen Per Prestrud Lindis Kvernevik Ane Bjørnsgård 9

10 Per Erik Iversen Daglig leder: Nils Martin Forså Økonomi Driftsinntekter: Driftsresultat: Sum egenkapital: (alle tall i tusen) Egenkapital i prosent , , ,9 Vurdering På grunn av at selskapet har private eiere, er kontrollutvalgets/kommunerevisors innsynsrett begrenset, jf. kl. 80. Fra kommunens egen vurdering i eierskapsmelding 2011har vi valgt å ta inn følgende:..selskapet har gjennom årene vært et viktig verktøy og tilbud for å gi opplæring og arbeidserfaring for arbeidsledige og yrkeshemmede. Så lenge virksomheten skal være en arbeidsmarkedsbedrift innenfor det regelverk som gjelder for slike bør kommunens eierandel/eierskap opprettholdes. Produktmessig opptrer virksomheten i et åpent konkurransemarked nasjonalt/internasjonalt. Det er viktig at man opptrer ryddig i dette markedet ut fra at man i hovedsak er en offentlig eid virksomhet som hvert år mottar betydelige offentlige tilskudd. Aktuelt moment som kan vurderes i en selskapskontroll: I hvilken grad bidrar Lipro til at yrkeshemmede kommer ut i ordinært arbeid? Problemstillinger i en eventuell selskapskontroll/forvaltningsrevisjon bør avklares nærmere i en foranalyse. Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS Stiftelse av selskapet/ formål Eierandeler Styre/daglig leder Stiftet Oppføre, kjøpe og selge eiendommer for utleieformål. Ifølge eierskapsmelding 2011 er formålet også eiendomsutvikling og inn- og utleie av lokaler Eid av. Styreleder: Rolf Kristiansen Styremedlemmer: Øyunn Romtveit Torbjørn Seljevoll Daglig leder: Nils Kristian Nordlien Økonomi Sum driftsinntekter Driftsresultat Sum egenkapital (Tall i tusen) Egenkapitalandel i prosent , , ,6 Vurdering Fra kommunens egen vurdering gitt i eiermelding 2011 tas inn følgende: Aksjeselskapsformen vil være enda mer tydelig fordelaktig om kommunen skal ta et større ansvar mht å utvikle næringsarealer sammen med andre aktører. Kommunens engasjement mht utvikling av næringsarealer tas opp som 10

11 diskusjonstema i Revisjon av Kommuneplan og det vil være naturlig å diskutere framtidig selskaps- og organisasjonsform i tilknytning til dette. Momenter som kan vurderes i en selskapskontroll: I hvilken grad fører kommunen kontroll med eiendomsselskapet? Er det åpenhet rundt selskapets disposisjoner? Roller og habilitet. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? Er anskaffelser underlagt reglene for offentlige anskaffelser og følges disse? 11

12 VEDLEGG 2: Utgangpunktet har vært s årsregnskap for 2012 og Eierskapsmelding for 2011, men opplysningene derfra er korrigert i de tilfeller vi har funnet andre opplysninger, men det tas forbehold: Selskap Eier- De største eierandelene for øvrig andel Heleide AS (alene eller sammen med andre komm./fylkeskomm.) Film 3 AS 3,8 % Oppland og Hedmark fylkeskommuner, Gausdal og Øyer kommuner IKOMM AS 69,1 % Øyer og Gausdal kommuner Lillehammer Olympiapark AS 100 % Lillehammer kommunale 100 % eiendomsselskap AS LGE Holding AS 77,16 % Gausdal kommune Østnorsk Filmsenter AS 20 % Øyer og r og Oppland og Hedmark fylkeskommuner IKS (alene eller sammen med andre komm./fylkeskomm.) GLØR IKS 70,29 % Øyer og Gausdal kommuner Gudbrandsdal krisesenter IKS 37,3 % De øvrige kommunene i Gudbrandsdalen Innlandet Revisjon IKS 14,65 % Øvrige kommuner i revisjonsdistriktet og Oppland fylkeskommune Selskap Eierandel Deleide (eierskap samme med bl.a. private) Hafjell Alpinsenter AS 5,32 % Lillehammer Produkter AS 59,13 % Lillehammer Kunnskapspark AS 34,48 % Lillehammer ungdoms-ols organisasjonskomité AS 24,5 % Lillehammer Skifestival AS 28,58 % Lillehammer Turist AS 16,5 % Oplandske Dampskibsselskap AS 1,88 % Tekstilvask Innlandet AS 0,91% Sentrum Parkering Lillehammer AS 50 % Øya Parkering AS 11,23 % 12