Asphaugen Samfunnshus SA. Årsmøte. Tirsdag 15. mars 2016 kl 1900

Transkript

1 Asphaugen Samfunnshus SA Årsmøte Tirsdag 15. mars 2016 kl 1900

2 Sakliste for årsmøte i Asphaugen Samfunnshus SA Åpning. Valg av møteleder, referent og to til å skrive under protokollen. 2. Godkjenning av innkalling og sakliste. 3. Godkjenning av styrets årsberetning. 4. Godkjenning av regnskap med revisjonsberetning, samt disponering av årsoverskudd. 5. Mulig leieavtale med Statens Vegvesen 6. Forslag og prioritering av oppussingsprosjekter 7. Budsjett for 2016 til orientering. 8. Valg o Styreleder for 1 år o To styremedlemmer for 2 år o En revisor for 2 år o Et varamedlem for 2 år o Et varamedlem for 1 år o Ett medlem til valgkomitèen for 3 år. o Festkomitèer

3 Styrets årsberetning for Styret har bestått av: Rune Saursaunet (leder), Lars Petter Holan (sekretær), Synnøve Saursaunet (kasserer), Solbjørg Husby og Anita Wengstad (styremedlemmer). Varamedlemmer: Kari Bratberg og Bjarne Saur. Revisorer: Alf Vikan og Odd Helge Eidesmo. Vaktmester har vært Lars Erik Asp. Lars Ole Hermann har bidratt med gratis brøyting. Øyvind Sneve har ført regnskapet. Møter. Styret har hatt 4 styremøter og behandlet til sammen 24 saker. Det ble avholdt ordinært årsmøte den 17. mars Arrangement. Asphaugen Samfunnshus arrangerte i løpet av 2015 følgende arrangement: Fest med bandet Wheels som leier Østerloftet 21. mars med labert oppmøte. Vårdugnad 29. april med labert oppmøte. Kafe og soddsalg på 17. mai, populært tiltak med bra besøk fra bygdefolket. Utepub på uteområdet med 21. august med ok oppmøte. Vi invitert på julegrantenning på uteområdet 29. november med godt oppmøte i alle aldre. God deltakelse på barnejuletrefest 3. juledag med omkring 60 små og store. Auksjoner. Steinkjer Auksjonsforretning avholder jevnlig auksjoner ved Asphaugen Samfunnshus. Asphaugen Samfunnshus SA står for kjøkkensalg av mat og kaffe ved disse auksjonene. Dette er for tiden den viktigste inntektskilden til Asphaugen Samfunnshus SA. I 2015 bidro 27 ulike innbyggere fra bygda med sin dugnadstørn på kjøkkenet og gjorde en flott innsats for økonomien til Asphaugen Samfunnshus SA. Til sammen ble det gjennomført ni auksjoner i Synnøve Saursaunet vant et gavekort på 1000 kr i uttrekkspremie blant alle som bidro på kjøkkenet. Faste leietakere. I løpet av 2015 har et nytt band, Madhouse, inngått leieavtale med Asphaugen Samfunnshus om leie av Vesterloftet til øving. Dermed leier vi nå ut begge loftsrommene til to ulike band. Økonomi. Styret er tilfreds med det økonomiske resultatet for året Det ble også i år et tilfredsstillende overskudd, noe som er avgjørende for å sikre drift i samfunnshuset også i årene fremover. Overskuddet er et resultat av et møysommelig arbeid med kostnadskutt som har pågått i flere år, godt bidrag fra kjøkkensalg på auksjonene og en nøktern pengebruk gjennom hele året. Samfunnshuset har noen store faste utgiftsposter som strøm og forsikring som krever et visst aktivitetsnivå og inntekter. Det er viktig at foretaket har noen kroner på bok dersom det kommer år hvor inntekter uteblir. Takk! Avslutningsvis ønsker styre å takke alle som har bidratt med dugnadsinnsats på ett eller annet vis for samfunnshuset i Vi vil også takke alle som har møtt opp på ett eller flere av våre arrangement. For at bygdas samlingspunkt skal bestå gjør dere en kjempeviktig jobb og vi håper at flere av bygdas innbyggere kan bli med både på dugnadsarbeid og som deltaker på arrangement i 2016! Hilsen Styret

4 Sak 5. Mulig utleie til Statens Vegvesen Asphaugen Samfunnshus har fått en forespørsel og er i dialog med Statens Vegvesen om leie av Asphaugen Samfunnshus som prosjektkontor for utbygging av ny E6 forbi Asphaugen og ny RV 17 ved Beitstad. Statens Vegvesen er interessert i å leie hele samfunnshuset for en periode på 3-4 år. En slik leieavtale vil ekskludere andre fra å leie huset i denne perioden. Vi ønsker imidlertid å få gjennomført utleien til de konfirmasjonselskapene som har reservert huset i denne perioden. En slik utleie vil kreve midlertidig bruksendring til kontorlokaler, ominnredning av loft og nysal til kontorer (lettvegger), innlegging av bredbånd, mer strømuttak, renovering av kjøkken, installering av flere varmepumper m.m. Det vil også være en stor utfordring at vi ikke kan leie ut huset til selskaper som vi primært skal leie ut huset til. Vi blir også nødt til å si opp dagens leieavtaler med de to bandene og avslutte samarbeidet med Steinkjer Auksjonsforretning. Det må derfor tas høyde for tapte fremtidige inntekter som følge av oppsigelse av eksisterende leieavtaler, i leiesummen med Statens Vegvesen. En flerårig utleieavtale med Statens Vegvesen vil være lettvint administrativt, vil gi sikker inntekt og gi store muligheter til å få renovert samfunnshuset betydelig. Styret har gitt Statens Vegvesen beskjed om at en utleieavtale som ekskluderer andre leietakere ikke er aktuelt uten at leiesummen er av en slik størrelse at det gir oss mulighet for en større renovering av bygningen. Dette er Statens Vegvesen innforstått med og vi er i samtaler om hvordan dette kan gjøres. Eksempelvis bør kjøkkenet renoveres før leieperioden begynner. Styret ønsker å jobbe for å få til en gunstig leieavtale med Statens Vegvesen som gir Asphaugen Samfunnshus mulighet til en skikkelig oppgradering av samfunnshuset. Et nyrenovert samfunnshus vil være mer attraktivt for selskaper og ordinær utleie når leieperioden er over. Forslag til vedtak: Styret bes om å jobbe for en gunstig leieavtale med Statens Vegvesen. En leieavtale kan inngås under forutsetning av: Alle nødvendige investeringer før utleieperioden dekkes av leiesummen. Alle ordinære og økte driftskostnader dekkes av leiesummen. Leiesummen er så høy at Asphaugen Samfunnshus kan renovere kjøkken og utføre et merkbart ansiktsløft av 1. etg etter endt leieperiode. Asphaugen Samfunnshus skal sitte igjen med et overskudd og bedre likviditet etter endt leieperiode, sammenlignet med dagens økonomiske situasjon.

5 Sak 6. Forslag og prioritering av oppussingsprosjekter. Dersom det blir en leieavtale med Statens Vegvesen ser styret for seg at samfunnshuset får økonomiske muligheter til flere utbedringstiltak. Vi ønsker å prioritere utbygging av kjøkken med kjølerom først. Investering i flere varmepumper og bredbånd er nødvendige påkostninger som vi vil ha nytte av etter leieperioden med Vegvesenet. Vi ser også for oss at vi kan bytte golvbelegg og male opp salene i første etasje. Bytte av ytterdør og vinduer er også investeringer som burde vært gjort, men vi ønsker innspill fra Årsmøtet på hvilke prosjekter som bør prioriteres dersom den økonomiske muligheten byr seg. Forslag til vedtak: Styret bes prioritere renovering av kjøkken med kjølerom først. Det er en forutsetning at finansiering er i orden før arbeidet starter.

6 Sak 8. Valg Personer/ verv på valg til årsmøtet i Asphaugen Samfunnshus SA den 15. mars Verv På valg Forslag Styreleder for ett år Rune Saursaunet Rune Saursaunet Styremedlem for to år Synnøve Saursaunet Synnøve Saursaunet Styremedlem for to år Anita Wengstad Ole Martin Fuglemo Revisor for to år Alf Vikan Alf Vikan Varamedlem Kari Bratberg Kari Bratberg Varamedlem Bjarne Saur Bjarne Saur Valgkomitèmedlem for tre år Ole Martin Fuglemo Vi har kommet på «tullet» med valg av varamedlemmer til styret. Det skal være ett varamedlem på valg hvert år, men i år er begge på valg. Dermed bør en av varamedlemmene nå velges for ett år, og den andre for to år. Da får vi rettet opp. Festkomitè for barnejultrefest 4-5 personer: Mona Tronstad og Ove Tønne Anna Gaundal Nils Gjøran Schei med samboer Reserver: Bjørnar Hovd med samboer Komitè for 17. mai arrangement 4-5 personer: Arild og Birgit Schei Sissel Thomassen med samboer. Steinar og Vigdis Lillemark Reserver: Anna Gaundal Pål Baustad og Trine Dahle