Utskrift fra kvalitetssikringssystem

Transkript

1 Utskrift fra kvalitetssikringssystem HMS systemet ved Kristiansund videregående skole. Revisjon Versjon : 4 Håndbok-ansvarlig: Kjersti Strand Lyngvær Skrevet ut: :16:00 Datakvalitet AS

2 HMS systemet ved Kristiansund videregående skole. Revisjon INNHOLDSFORTEGNELSE Interne revisjoner Intern revisjon. KS-revisjonsgruppe Revisjonsplan skoleåret 2013/ Eksterne revisjoner Eksterne tilsyn

3 HMS systemet ved Kristiansund videregående skole. Revisjon Endringer i denne utgave: Rev./Ver Lagt til PRO Intern revisjon. KS-revisjonsgruppe Lagt til INFO Revisjonsplan skoleåret 2013/ Rev./Ver Lagt til INFO Eksterne tilsyn

4 Kristiansund videregående skole Dok.id.: Intern revisjon. KS-revisjonsgruppe Prosedyre Kvalitetsmål Formålet med prosedyren er å beskrive hvordan intern revisjon skal utføres. Intern revisjon gjennomføres for å kontrollere om kvalitetssystemet fungerer etter intensjonen. Interne revisjoner skal føre til at kvalitetssystemet til enhver tid gir skolens organisasjon og virksomhetsområder optimal yteevne, gjennom at det er virkningsfullt iverksatt og holdt ved like. Beskrive KS-gruppens arbeidsoppgaver. Omfang KS-gruppens ansvarsområder: Kristiansund videregående skole Fagskolen i Kristiansund Ressurssenteret i Kristiansund Landslinje for yrkessjåfør i Kristiansund Prosedyren omfatter hele kvalitetssystemet med det utstyr, personell og andre ressurser som inngår i det. Ansvar og myndighet KS gruppen skal: Sørge for at skolens elektroniske kvalitetssikringssystem er tilstrekkelig, hensiktsmessig og dekkende. Sørge for at krav i lover, forskrifter og aktuelle styringsdokument er implementert i systemet Initiere tiltak for å forebygge avvik Kvalitetssikre nye tilbud/kurs Sørge for at KS systemet er oppdatert og revidert iht revisjonsplan Kvalitetssikringsleder har ansvaret for å samle inn data til, tilrettelegge for, innkalle KS-revisjonsgruppa til møter når det er påkrevd. Rektor har ansvaret for å se til at interne revisjoner blir utført, og at de blir utført til rett tid. Alle som er berørt av kvalitetssystemet, har ansvaret for å gi riktig informasjon til bruk i revisjonene. KS-revisjonsgruppa består av: Rektor KS-leder avdelingslederne RiK, fagskole, vg2 maritime fag, RM, SS/Yrkessjåfør, faglig leder yrkessjåfør representant for ansatte Fagpersoner innkalles etter behov. Arbeidsbeskrivelse Innkalling. Innkalling til revisjoner skal være skriftlig (mail). Ved periodebetinget revisjon skal deltakerne ha innkallingen med sakslisten og en uke før møtene holdes. Om revisjonen er behovsbetinget, skal innkalling være deltakerne ihende tidligst mulig og senest en dag før møtet skal finne sted. På selve innkallingen skal grunnen til revisjonen oppgis - enten revisjonen er periodebetinget eller behovsbetinget. Datainnsamling. All informasjon som trengs, skal være innsamlet og ordnet innen revisjonene tar til. Dataene skal være skriftlig og gjerne grafisk presentert der det er naturlig. Forslag til nye prosedyrer/ skjema/ informasjoner kan komme som vedlegg til innkalling. Det kan henvises til eksisterende prosedyrer/skjema/informasjon i innkalling som den enkelte skriver ut før møtet hvis behov. Tilrettelegging. En saksliste skal settes opp med alle saker som skal behandles. Revisjonene skal finne sted i lokaler der nødvendig utstyr er eller kan gjøres tilgjengelig. Det utstyr som trengs, men ikke finnes på stedet, skal gjøres tilgjengelig innen revisjonene tar til. Dette kan være presentasjonsverktøy etc. Gjennomføring/hyppighet. Interne revisjoner skal gjennomføres etter en revisjonsplan. Ansvarsområder/hjelp til revisjonsarbeidet skal fremgå. Spesifikke områder/kurs som skal revideres skal fremgå. Utgave: Opprettet : Skrevet av: Kjersti S Lyngvær Gjelder fra: Godkjent av: Bjørn Johannessen Sidenr: 1 av 2

5 Intern revisjon. KS-revisjonsgruppe Dok.id.: Det skal gjennomføres internrevisjon minst en gang pr kvartal. Det foretas en fullstendig gjennomgang av KS-systemet og dets hovedkapitler minst en gang pr skoleår. Grunnlag for å gjøre endringer i skolens kvalitetssikringssystem kan eksempelvis være: Nye krav/endringer i styringsdokument Tilbakemelding fra tilsynsmyndighet Tilpasning til styringsdokument Nye utdanningstilbud/kurs Organisatoriske endringer Ny informasjon, prosedyrer eller skjema Felles for arbeidsgruppe Utdyping eller tydeliggjøring Gjennomgang iht revisjonsplan Annet, spesifiseres Side : 2 av 2 Revidert tekst markeres med rød skrift. Hvis endringer omfatter et helt kapittel, vil normalt kun tittel markeres med rød skrift. Nest siste endring markeres med orange tekst. Samsvarsmatriser. Samsvarsmatriser er samling/sammensetning av allerede eksisterende dokumenter for å vise samsvar mellom standard og KS-systemets dokumenter, og kan oppdateres av KS-leder uten at KS-gruppen behøver å behandle dette. Samsvarsmatriser gjennomgås i forbindelse med revisjon av det enkelte utdanningstilbud. Oppfølging: og faglig leder plikter å informere om endringer som berører eget sertifiseringsområde etter KSrevisjonsmøte. Arkivering: KS-ansvarlig referent og rapporter etter interne revisjoner registreres i kvalitetssikringssystem, registreringer. Hvis korrigerende tiltak eller andre endringer blir vedtatt, skal kvalitetssikringssystemet revideres av KSansvarlig. For øvrig registreres alle endringer fortløpende av KS-ansvarlig i arkiv. Kopi av saksdokument for det enkelte revisjonsmøte lagres på KS-leders kontor. Kryssreferanser Utelatelse av punkt 7.3 " Utvikling og konstruksjon" iht NS-EN ISO 9001: 2008 for maritim utdanning Eksterne revisjoner/sertifiseringsorgan Eksterne referanser Standard for certification NO Maritim training providers: Responsibility and authority NS-EN ISO 9001:

6 Kristiansund videregående skole Dok.id.: Revisjonsplan skoleåret 2013/2014 Informasjon Revisjon gjennomføres i første rekke ved behov for endringer. x- planlagt x- gjennomført /emner i kapittel revidert Kvalitetshåndbok Personal HMS og kvalitet. Planlegging Utgave: 0.20 Emne Hjelp til Revisor Aug Nov Jan April - revisjonsarbeidet - Juni / eier av oppgave okt Des mars Beskrivelse av organisasjonen Rektor Lover, forskrifter, reglement og aktuelle Rektor linker Termer og definisjoner Rektor System for kvalitetssikring Rektor Ledelsens ansvar, organisering og Rektor oppgaver Visjoner, politikk og mål. Rektor / AMU/ KS-leder/ Personal Ressursstyring Rektor Virksomhetsområde utdanning Rektor Forbedring, revisjon, avvik og, klage Rektor Underleverandører/ samarbeidspartnere Forsikringer Møre og Romsdal Fylke Utelatelse Intern og intern kommunikasjon Møre og Romsdal fylkeskommune. Arbeidsgiver. HR. ( link) Stillingsbeskrivelser/funksjonsbeskrivelser Rektor/ ass. rektor Ansettelse. Kompetanse og opplæring Rektor Permisjoner. Lønn Ass. rektor Medarbeidersamtaler psykososialt Tjenestereise/transport( utdrag fra MR fylke) Arbeidsgiverpolitikk Rektor HMS- organisasjonen og årshjul for HMS AMU arbeidet HMS og kvalitet. Planlegging AMU KS gruppe BHT Arbeidsmiljø. Saksgangen innen HMS Rektor Verneutstyr og reglementert arbeidsbekledning Beredskap og krisehåndtering Rektor Eksponering. Risiko og risikovurdering Vernerunder Sykdom og ulykke psykososialt Seksuelle overgrep Opprettet : Skrevet av: Gjelder fra: Godkjent av: Sidenr: Kjersti S Lyngvær <ikke styrt> 1 av 4 Mangler: Oppdatering iht ny IA - avtale Dødsfall Rektor

7 Revisjonsplan skoleåret 2013/2014 Dok.id.: Side : 2 av 4 Virksomhetsområde utdanning psykososialt Vold og trusler psykososialt Konflikter, mobbing psykososialt Brannvern Kjemikalier Rusmiddelbruk. Ansatte. AKAN psykososialt Elevenes personlige problemer Ass rektor Elevenes familieproblemer Ass rektor Flerkulturelle utfordringer Ass rektor Trussel mot skolen Rektor Terrorisme Rektor Naturkatastrofer. Pandemi Rektor Trussel. Digitale hjelpemidler Rektor Universell utforming. Utforming av e forhold. Ergonomi Inneklima /renhold/vedlikehold Tekniske installasjoner og utstyr Tildeling av spesialrom Elsikkerhet Innkjøp Energi Avfallshåndtering Miljøfyrtårn Rektor Uteområde/utemiljø Bruk av sertifiseringsorganer logo Inntak av elever Ass. rektor Planlegging og administrasjon Ass. rektor Gjennomføring Ass. rektor Kontaktlærer Møter/samtaler Ass. rektor Elevenes og miljødag Ass. rektor Elev, studentrelaterte prosesser Ass. rektor Spes.ped Spes.ped ansvarlig Fravær, ikke møtt og taket nei Ass. rektor Utplassering Ass. rektor Vurdering Ass. rektor Eksamen Eksamens - ansvarlig JV Dokumentasjon Dokumentansvarlig JV Må ny:

8 Revisjonsplan skoleåret 2013/2014 Dok.id.: Revisjon. Avvik, klage og forbedring. Forebygging Side : 3 av 4 Fagskolenmaritim, maritim vgs Klage Ass. rektor Kontakt med sertifiseringsorganer KS- leder Maritim utdanning i videregående skole Ny: Dokumentasjon Fagskole: Tilsyn med retningslinjer, prosedyrer og skjema som spesielt gjelder fagskole. FTM01H. Dekksoffiser på operativt nivå FTM03H. Dekksoffiser på ledelsesnivå FTM04H. Maskinoffiser på operativt nivå FTM02H. Maskinoffiser på ledelsesnivå TPMAR2. Maritime fag. (Prosjekt til fordypning matros og motormann) Dokumentert og sertifisert sikkerhetsopplæring Kurs for RiK. Tilsyn med retningslinjer, prosedyrer og skjema som spesielt gjelder RiK FS SS + RiK RiK GMDSS ARPA SRC/VHF ECDIS/AIS Fritidsbåtskipperkurs Stroppe og signalgivere G4. Bro og traverskran Liten truck Stor truck Riggerkurs G8 Lastebilkran G20 Hydraulisk kran Fokusområde: Miljørettet helsevern IK -mat RM Servicetjenester Data-ansvarlig JV Revisjon KS-leder Internrevisjon: fagskole Dokument -asjon Dokument -asjon Dokument -asjon Dokument -asjon Dokument -asjon Avvik, klage og forbedring KS-leder Internrevisjon: fagskole Forebygging KS-leder Kontroll- potensielle avvik/risikoelementer Tilsyn KS-leder Internrevisjon: fagskole Kontroll av samsvar ISO 9001: 2008 : Fagskole Mal utarbeidet.

9 Revisjonsplan skoleåret 2013/2014 Dok.id.: Side : 4 av 4 med standarder Maritim training providers Maritim utdanning vgs RiK : Fagskole Maritim utdanning vgs RiK Kryssreferanser Forbedring, revisjon, avviksbehandling og korrigerende tiltak Intern revisjon. KS-revisjonsgruppe Eksterne referanser NS-EN ISO 9001:

10 Kristiansund videregående skole Dok.id.: Eksterne tilsyn Informasjon Sjøfartsdirektoratet: Fagskole STCW tabell A-II/I og A-II/2 STCW tabell AIII/I og A-II/2 Videregående skole, maritime fag Kurs 5 år STCW FOR nr Forskrift om kvalifikasjoner og sertifikater for sjøfolk. Standard for certification NO Maritim training providers FTM03H: Dekksoffiser. Operativt nivå FTM01H: Dekksoffiser. Ledelsesnivå FTM04H: Maskinoffiser. Operativt nivå FTM02H: Maskinoffiser. Ledelsesnivå Prosjekt til fordypning: PFO4209:Motormann PFO4209:Matros Maritime kurs Fornyet godkjenning som maritim utdanningsinstitusjon Gjelder frem til Referanse: 2013/ Telenor maritim radio: Fagskole og kurs GMDSS SRC/VHF 5 år STCW SOLAS Forskrift om sertifikat for radiooperatører I GMDSS systemet Neste revisjon: Veritas Fagskole FTM03H: Dekksoffiser. Operativt nivå FTM01H: Dekksoffiser. Ledelsesnivå Utgave: 8.00 Opprettet : Skrevet av: Kjersti S Lyngvær Gjelder fra: Godkjent av: Bjørn Johannessen Sidenr: 1 av 4

11 Eksterne tilsyn Dok.id.: Side : 2 av 4 FTM04H: Maskinoffiser. Operativt nivå FTM02H: Maskinoffiser. Ledelsesnivå Videregående skole, maritime fag Prosjekt til fordypning: PFO4209:Motormann PFO4209:Matros Maritime Kurs Maritime Kurs I løpet av en 3-års revisjonssyklus vil det gjennomføres 2 revisjoner. Resertifisering etter 3 år ISO 9001: 2008 NO Avtale om sertifisering av klasseselskap. ISO Det norsk Veritas Avtale Norsk Akkreditering v/ Norsk sertifisering: Stroppe og signalgivere G4. Bro og traverskran G8 Lastebilkran Liten truck Stor truck 1 år Besøk/papirrevisjon annen hvert år Frem til : Forskrift 555 Etter : Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Arbeidsplassforskriften Forskrift om utførelse av arbeid Forskrift om administrative ordninger på Arbeidstilsynets område Avtale Avtale om sertifiseringsarbeid. Dokumentert og sertifisert sikkerhetsopplæring. Norsk sertifisering Neste revisjon: Fagskolen NOKUT Fagskoleloven Retningslinjer for kvalitet og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, DSB:

12 Eksterne tilsyn Dok.id.: Side : 3 av 4 ADR Det er ikke satt noen fast gjennomføringsplan for tilsynet ADR/RID. Forskrift om transport av farlig gods. Fylkesmannen i Møre og Romsdal: Videregående skole Opplæringsloven Eksamen: Juni 2011 Elevenes psykososiale : Neste revisjon: Elevenes psykososiale : Arbeidstilsynet: Arbeidsmiljø for HMS arbeidet fra : Arbeidsmiljø : Inneklima Miljøfyrtårn HMS og miljø Rapport sendes årlig 3 år for HMS arbeidet fra Neste revisjon: Kommunelegen. Miljørettet helsevern Styrings- Videregående skole Tilsynsklasse B4: 4 år for miljørettet helsevern

13 Eksterne tilsyn Dok.id.: dokument Neste revisjon: Side : 4 av Branntilsyn v/ Kristiansund kommune brann og redningstjenesten Mattilsynet: Restaurant og matfag Kantine for IK-mat Det lokale eltilsynet: Lov om tilsyn av elektriske anlegg og elektrisk utstyr. Eltilsynsloven Forskrift om elektrisk lavspenningsanlegg Kryssreferanser for IK-mat for miljørettet helsevern for HMS arbeidet fra Avtale om sertifisering av klasseselskap. ISO Det norsk Veritas Avtale om sertifiseringsarbeid. Dokumentert og sertifisert sikkerhetsopplæring. Norsk Eksterne referanser sertifisering