Travel Expense Reiseregning. End User Sluttbruker

Transkript

1 Travel Expense Reiseregning End User Sluttbruker 1

2 Introduction Introduksjon This presentation is a step by step walkthrough of the Travel Expense process in our HR system. The information is presented by screenshots and explaining text. The system and screenshots are in English, but the text in this information are both in English and Norwegian. Informasjonen som gis i denne presentasjonen er en steg for steg gjennomgang av reiseregningsprosessen i vårt HR system. Informasjonen blir presentert med skjermbilder og forklarende tekst. Systemet og skjermbildene er på engelsk, mens teksten i denne e- lærings modulen er både på engelsk og norsk. 2

3 Changes from Current/Endringer fra Current (Clarifications/Presiseringer) Telephone bills: Original invoices, please send directly to payroll, don t use Travel Expense. Travel Expenses will be paid either the 15 th or together with the monthly salary. Expenses have to be Approved and Received at the Payroll office 3 days before payday. Heliport waiting: Specified receipts must be submitted with the travel expense under Other Expenses. Allowance: Choose only meals you are entitled to. If breakfast at the hotel is included and lunch is served at the course, you are only entitled to dinner that day. Choose therefore only dinner this day. If the Payroll Department changes the travel Expense, the change will be written in the Purpose field. Telefon regninger: Originale bilag, sendes direkte til lønn uten reiseregning, kun bilaget. Reiseregninger utbetales den 15 ende og i sammen med lønnsutbetaling. Reiseregninger som er mottatt på lønningskontoret samt godkjent av linjeleder 3 dager før utbetaling, skal i utgangspunktet bli tatt med. Heliport venting: Spesifisert kvittering sendes inn i sammen med reiseregning og registreres under Other Expenses. Diet: Nå skal du plukke de måltidene du har krav på/ikke får automatisk dekket. Får du dekket frokost på hotellet og lunsj på kurset, skal du kun plukke middagen for denne dagen. Hvis lønnsavdelingen endrer på noe i reiseregningen, kommer dette frem i Purpose feltet. 3

4 Main Menu Hoved Meny In the main menu, please click Travel in the Create New section in order to start travel expense process. In order to view previous expense sheets, press Travel / Expense claim in the History section. Travel expenses are shown as "Not Completed" until it is ready for the next payment. Approve Travel Expenses is for managers to see the queue of unapproved expenses from subordinates. I hovedmenyen for Travel finner du seksjonen Create new. Her velger du Travel for å starte prosessen med å lage ny reiseregning. For å se tidligere reiseregninger, trykk Travel / Expense claim under History. Reiseregningen vises som Not Completed til den er klargjort av lønn for neste utbetaling. Approve Travel Expenses er til behandling for ledere. Her kan man se køen av reiseregninger som enda ikke er godkjent fra medarbeidere en har anvar for. 4

5 Expense Sheet Task Pane Reisereging Oppgavemeny Save Saving your expense sheet Preview Preview and printing Delete Delete entire Expense Sheet New Create new Expense sheet Overview An overview of all your exp. Credit Card Displaying your credit card transactions Quick Entry Ability to choose more from list Modify Allowance Refresh window Entertainment Shows entertainment section Use other Currency Opens the currency section Confirm Confirm => Send to manager for approv. Approve Approve for managers Duplicate Copy existing expense Attachments Not in use Save Lagre reiseregning Preview Forhåndsvisning og utskrift Delete Slett hele reiseregningen New Lage ny reiseregning Overview Total oversikt over dine reiser Credit Card Viser dine kredittkort transaksjoner Quick Entry Da kan du velge flere valg fra liste Modify Allowance Oppfrisk bildet Entertainment Vise og skjule representasjon Use other currency Åpner valuta håndtering Confirm Bekreft => send til leder for godkjenning Approve Godkjenn for ledere Duplicate Kopierer eksisterende reiseregning Attachments Ikke i bruk 5

6 Defining Purpose Legg in Formål Click Travel Type to define purpose of travel. Work For work related travel Course/Meeting/Education this is used for external course and education. If you are an offshore worker, then use this for meetings outside schedule also. Daily Commuting- daily commuting Misc all other expenses including entertainment Klikk Travel Type for å definere reisens formål Work for arbeidsrelatert reise Course/meeting/Education denne brukes til eksterne kurs og utdannelse. Dersom du er ansatt offshore, brukes denne også for møter utenom din rotasjon. Daily commuting Daglig kjøring mellom arbeidssted og overnattingssted. Misc for alle andre utgifter, inkludert representasjon. 6

7 Defining Project Legg in Prosjekt Click Project/WO to display projects window. Allows you to enter which project the Expense will be charged to. Klikk Project/WO for å vise vindu med prosjekt aktiviteter. Dette gjør det mulig å velge hvilket prosjekt reiseregningen skal føres mot. 7

8 Finding Project Finne Prosjekt All available projects are listed in the project navigator. If you know the name of your project you can press the Seach Project tab to search. Drill down by clicking the arrow in order to find your specific part in the project. Press Select to the right to transfer project to Expense Sheet. Alle tilgjengelige prosjekter er listet opp i prosjekt navigatoren Dersom du vet navnet på prosjektet ditt, kan du søke ved å klikke på Search Project fliken. For å finne din spesifikke rolle i prosjektet klikker du på pilen for å komme lenger ned i prosjekt hirearkiet. Trykk Select for å legge til prosjekt aktiviteten til din reiseregning. 8

9 Time & Date Tid & Dato Click the date section in order to display Calendar Change month by using the black arrows in the top section You may use the cursor to choose day in month In the bottom section there are two lines. Drag the grey box to determine time of day. One of the lines are for hours, the other for minutes. Klikk på dato seksjonen for å få opp kalenderen Du kan endre måned ved å benytte deg av de sorte pilene øverst i bildet Du kan velge dag i måneden ved å klikke på tallet med musepekeren I bunnen er der to linjer. Dersom du drar den grå boksen endrer klokkeslettet seg. Den ene linjen er for timer den andre minutter. 9

10 Purpose/Itinerary Årsak/Reiserute Purpose Reason for the Expense (Please write down agreements which have been made in advance of the travel. Such as unusual travel routes of travelling, special agreements made with HR, information about private accomodation.) If the Payroll Department changes the travel Expense, the change will be written in the puropose field Itinerary Specify the itinerary ITS IMPORTANT TO PRESS SAVE BEFORE YOU MOVE ON TO THE NEXT STEP. Enter reason of taxi use on line of cost code. Årsak Årsak for utgiftene/reisen (Her kan en skrive avtaler som er gjort i forkant av reisen.eks. Spesieller reise måter/reiseruter, distanser, overnatting osv.) Hvis lønnsavdelingen endrer på noe i reiseregningen, kommer dette frem i Purpose feltet. Reiserute Spesifiser reiseruten NÅ MÅ EN LAGRE REISEREGNINGEN FØR EN GÅR VIDERE. Grunn for taxi bruk skal oppgis på linjen hvor kostnaden oppgis. 10

11 Allowance Kostgodgjørelse For domestic flights do not define an area. Choose + to the right and then select from the pull down list Cost Code. Select the meals you are entitled to, those that you don t get covered. Are you traveling abroad, you must first define the Area Then Save followed by F5 Then go to Allowance and choose + for a new row. Now you can choose the meals who are not covered. They all start with Abroad. If you have receipts in different currency, you can use the Use other currency button. A new space will then open next to the amounts on your sheet. It allows you to enter amount in different currency and exchange rate. For more information about which allowance you are entitled to, see next page. Ved innenlands reiser trenger en ikke definere Area. Da velger en + helt til høyre og velger deretter fra nedtrekkslisten, Cost Code. Her skal du plukke de måltidene du har krav på, de som du ikke får dekket. Er du på reise i utlandet, må du først definere Area, så Lagre (save) etterfølgt av F5. Deretter går du på Allowance trykk + for ny linje og velger de måltider du har krav på som begynner med Abroad. Dersom du har kvitteringer i en annen valuta, kan du bruke use other currency knappen. Ett nytt felt vil da vises ved summene på reiseregningen som tillater deg å legge inn sum i annen valuta og vekslingsraten. For mer informasjon vedrørende dietter du har krav på, se neste side. 11

12 Allowance Diett/Godtgjørelse Common to all the allowances, is that you should select the allowances who have not been covered. You can add Quantity, but the time and dates must be correct in Start Date and End Date. Accommodation in Hotels: Use Hotel Breakfast, Hotel Lunch, Hotel Dinner. Onshore & Offshore Private Accommod: (Staff house or private): Breakfast, Lunch or Dinner. Onshore Private Accommodation, uses when you work onshore. But you must have a project agreement signed. Offshore Private Accommodation, uses when you are going offshore or home after a trip offshore. Or when if you have to work the planned offshore trip onshore. Courses: For allowances who are not covered, use either Accomod. In Hotel or Private Accomodation if you stay private. If you are on a course and all the meals are covered up, use ONLY Administrativ Forpleining for these days. If not staff house, but private, use also: Private Accommodation Night Allowance. Felles for alle dietter er at du skal velge de dietter som du ikke har fått dekket. Du kan legge antall i Quantity, men datoene og klokkeslettene må stemme for Start Date og End Date. Overnatting på hotell: Bruk Hotel Breakfast, Hotel Lunch, Hotel Dinner. Onshore & Offshore Privat overnatting: (Staff hus eller privat): Frokost, Lunsj eller Middag. Onshore Private Accommodation, brukes når du er på jobb onshore. Her må en ha signert prosjekt avtale. Offshore Private Accommodation, brukes når du skal reise offshore, eller kommer hjem fra en offshore tur. Eller hvis du må jobbe din offshore periode på land. Kurs: For måltider du ikke får dekket bruker du enten hotell satsene hvis du bor på hotell, eller Private Accomodation hvis du bor privat. Hvis du er på kurs og alle måltider er dekket, bruker du KUN Administrativ forpleining for disse dager. Hvis du ikke bor i staff house, men ordnet privat overnatting, bruk også: Private Accomodation Night Allowance. 12

13 Allowance Diett/Godtgjørelse If you travel to meetings or daily courses for only 1 day: No overnight Stay: Hvis du reiser til møter eller kurs for kun 1 dag: Reiser uten overnatting: No Overnight Stay > 12 hrs. Breakfast No Overnight Stay > 12 hrs. Breakfast No Overnight Stay > 12 hrs. Lunch No Overnight Stay > 12 hrs. Lunch No Overnight Stay > 12 hrs. Dinner No Overnight Stay > 12 hrs. Dinner No Overnight Stay 9-12 hrs. Breakfast No Overnight Stay 9-12 hrs. Breakfast No Overnight Stay 9-12 hrs. Lunch No Overnight Stay 9-12 hrs. Lunch No Overnight Stay 9-12 hrs. Dinner No Overnight Stay 9-12 hrs. Dinner No Overnight Stay 5-9 hrs. Breakfast No Overnight Stay 5-9 hrs. Breakfast No Overnight Stay 5-9 hrs. Lunch No Overnight Stay 5-9 hrs. Lunch No Overnight Stay 5-9 hrs. Dinner No Overnight Stay 5-9 hrs. Dinner No Overnight Stay 0-5 hrs. Lunch No Overnight Stay 0-5 hrs. Lunch No Overnight Stay 0-5 hrs. Dinner No Overnight Stay 0-5 hrs. Dinner Remember: Please write on the travel expenses as much information as you can. The more you tell us, the better it is. Like when you re leaving and returns home, time and date. Where you are staying. And if something abnormally happens and will affect what you are entitled to, please also inform us about this. Husk: Oppgi så mye informasjon som du kan, jo mer du forteller oss, jo bedre det er. Som når du reiser og kommer hjem igjen, tid og dato. Hvor du overnatter. Og hvis noe unormalt skjer som vil på virke hva du har krav på, trenger vi å vite dette og. 13

14 Expenses Utlegg Define Date of occurance (calendar will display when entering the dates field) Define Cost Code from Drop down list. (if you take a taxi this must be justified. Also names of persons you are taking with. Specify Cost Enter Amount Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field. The project window of available projects will then appear. If you need to delete a line, press the trash bin to your far right in the respective line Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekksmenyen (Dersom du tar taxi må dette begrunnes også navn på de andre som du tar taxi med.) Spesifiser kostnad Skriv inn sum for utlegg Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vi da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. 14

15 Expenses Utlegg In some cases the Company may pay some expenses for you. In such cases you simply tick the box paid by company and proceed to create an expense sheet in the same manner as if you paid for it yourself. (remember to attach receipts and prints of expense form) The expense will not be reimbursed to you, however it will be paid back to the department that made the payment. I noen tilfeller hender det at Archer legger ut for enkelte reisekostnader. I slike tilfeller krysser du av i boksen paid by company og fortsetter deretter og registrere reiseregningen på samme måte som om du hadde betalt for den selv. (Husk å legge ved kvitteringer og utskrift av reiseregningen) Utlegget vil da ikke bli betalt til din konto, men ført tilbake til avdelingen som gjorde utlegget. 15

16 Mileage Km Godtgjørelse Define Date of occurrance (calendar will display when clikcing in the dates field) Define Cost Code from Drop down list Define travel route. Enter Quantity (Number of Kilometers driven) The rate will automaticly adjust according to the expense rules relevant to you. Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field The project window of available projects will then appear. If you need to delete a line, press the trash bin to your far right in the respective line. If you claims Passenger Allowance, names of the passengers must be listed here. Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekksmenyen Definer reiseruten Legg inn kvantum ( Antall kilometre kjørt) Raten vil automatisk justeres i henhold til det regelsett som er gjeldende for din ansettelse Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vi da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. Hvis du har hatt passasjerers med deg i din private bil, må navnene oppgis her. Bruk da Passenger Allowance. 16

17 Entertainment Representasjon Entertainment will only be used for expenses related to meetings with customers In order to display entertainment press the Entertainment button in the pane. Define Date of occurrance (calendar will display when clikcing in the dates field) Define Cost Code from Drop down list Provide a description of expenses Amount on receipt Enter names on all participants and Agenda Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field The project window of available projects will then appear. If you rneed to delete a line, press the trash bin to your far right in the resepctive line Representasjon skal kun benyttes i forbindelse med utlegg til kundemøter. For å vise entertainment, trykk entertainment knappen i fanen øverst. Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekksmenyen Gi en beskrivelse av utlegget Legg inn sum på kvittering Skriv in navn på alle deltakere og Agenda Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vi da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. 17

18 Credit Card Kredittkort All transactions from your credit card will appear in the credit card section. You add the transaction to your sheet by ticking the box to the left and pressing Connect to expense sheet. You can define cost code by using the drop down menu. You may tick as many boxes as you want before connecting them to your sheet. If you have personal expenses on your credit card or have included them on another expense sheet, you can delete the transaction by clicking the waste bin to your right. You may also search for transactions either by dates, transaction place or other text. Alle transaksjoner fra kredittkortet ditt vil vises i kredittkort seksjonen. Du legger transaksjonen til din reiseregning ved å merke av boksen til venstre og deretter trykker Connect to expense sheet. Du kan definere kost kode fra nedtrekksmenyen. Du kan velge å merke så mange bokser du ønsker før du trykker Connect to expense sheet. Dersom du har personlige transaksjoner på kredittkortet eller har inkludert transaksjonene på en annen reiseregning, kan du slette linjen ved å trykke på søppelbøtten til høyre. Du kan også søke etter transaksjoner enten ut fra dato, transasksjonssted eller annen tekst. 18

19 Expense sheet Print Reiseregning Utskrift In order to Print your expense sheet, click the preview button in the task pane. A new window will appear with a printable version of your expense sheet. For printe reiseregningen, klikk Preview i oppgavelinjen på toppen. Ett nytt vindu vil da åpnes i en versjon som du også kan skrive ut. 19

20 Expense sheet Confirmation Godkjennelse Reiseregning In order to confirm your expense sheet, press the confirm icon in the task pane. The expense sheet is then sent for your line manager s approval. You must then print, sign and send in the expense sheet along with your original receipts and manager s signature. For å bekrefte reiseregningen din, klikk confirm ikonet i oppgavemenyen. Reiseregningen blir da sendt til din linjeleder for godkjenning Deretter må du skrive ut reiseregningen, signere og sende den inn sammen med orginale kvitteringer og din leders signatur. 20

21 Expense Overview Reiseregning Oversikt In the main menu you may click My travel Expenses All expenses that are not confirmed by you, but will display here as Preliminary You can confirm them by clicking the right icon All expenses confirmed will show as confirmed, with a date stamp. You can view the expense sheet in printable format by clicking the left icon. The name that appears next to the expense sheet is the approver. By clicking this name you may send him an e- mail. I hovedmenyen kan du velge My travel expenses Alle reiseregninger som ikke er godkjent av deg vil vises her som Preliminary Du kan godkjenne dem ved å trykke på det høyre ikonet. Alle reiseregninger som er godkjent av deg vil vises her som Confirmed. Du kan se reiseregningen i utskriftformat ved å trykke på det venstre ionet. Navnet som kommer opp ved reiseregningen er godkjenneren, trykker du på navnet kan du sende ham en e-post. 21