EIDFJORD 2015 Leirsjefens rapport.

Transkript

1 EIDFJORD 2015 Leirsjefens rapport. Kretsleiren 2015 var et samarbeid mellom kretsene Øvre Buskerud og Nedre Buskerud, Og leirkomiteens første møte var 6. mars Det ble avholdt tre møter i leirkomiteen og en befaringstur til Eidfjord. Leirsjef og teknisk ansvarlig hadde i tillegg en befaringstur til Eidfjord. Utover dette forgikk arbeidet pr.tlf og mail. Den endelige leirkomite ble som følger Trond Willersrud NBK Leirsjef Kenneth Strømmen NBK NK/Økonomiansvarlig Bjørn Maribo ØBK teknisk Kjellaug Olsen ØBK intendantur Nina Thorvaldsen NBK Program Espen Willersrud NBK Program Programetatens under avdelinger Petter Justad brehaik Ole Jørgen Førde brehaik Stina Jenseth kommunikasjon,leirbål++ Kristin Juel Bergflødt kommunikasjon,kiosk, informasjon Deltagere; Det var 351 deltagere på leiren, 209 fra Nedre Buskerud 125 fra Øvre Buskerud 17 fra Lommedalen KM 225 var speidere.

2 Staben med en god gjeng rovere som hjelpere startet oppbygging av leiren noen dager før innrykk. Dette var en flott gjeng som jobbet godt sammen og gjorde jobben til en lek. Hele leiren gikk stort sett etter planen, det var en stor glede å være leirsjef, med så god stab. Vi hadde besøk av speidersjef May Britt Roald på åpningsleirbålet, hvor også Eidfjords ordfører deltok. Brehaiken måtte endres noe da det var for store snømengder på planlagt destinasjon, men dette taklet breansvarlige uten problem. Staben kunne nok trengt noen flere på kommunikasjonssiden, intern kommunikasjon fungerte utmerket. Tiden strak ikke til med tanke på å markere oss ekstern i media. En fantastisk opplevelse, og mange hyggelige tilbakemeldinger fra deltager, stab og lokalsamfunn. Trond Willersrud leirsjef Rapport Eidfjord 2015, programansvarlig på leiren. Nina Thorvaldsen Jeg ble programansvarlig sent i leirplanlegningen da Espen Willersrud, som stod for det meste av programplanlegningen, ikke selv kunne være med på leiren. Å komme inn sent i forløpet gav meg et handicap, jeg hadde problemer med å sette meg inn i tankegangen bak, men Espen hadde laget gode skjematiske fremstillinger. Største utfordringen jeg var involvert i var fordeling av rovere på arbeidsoppgaver. Jeg var involvert da roverne også skulle hjelpe til på aktiviteten. Vi skulle på forhånd ha laget et skjema med hvilke arbeidsoppgaver vi hadde til hvilke tider og dager og når roverne var på aktiviteter så vi bare kunne putte inn navn der det trengtes når vi så hvem som var ledige. Navneliste med tlf nr til alle hadde vært et godt hjelpemiddel og burde vært tilgjengelig i stabsteltet. Et skjematisk fremstilt, oversiktlig kart over leiren med plassering av leirområdet til de respektive grupper hadde vært til hjelp (for meg) når jeg måtte finne grupper og personer for å gi beskjeder. Aktivitetsgruppene var på 48 pers. Vi hadde lånt 16 kanoer. To kanoer til ledere av aktiviteten og 2 i hver kano ellers gir 28. Dette fant vi først ut når vi var på leiren. Som

3 løsning delte vi aktiviteten i to, med halvparten på vannet i kano og halvparten på land med utfordringen Iq-test med propell Teknisk ordnet det vi trengte av materiell til Iq-testen. De som skulle på aktiviteter etter fjellturen ble forsinket da fjellturen tok noe lenger tid enn planlagt. Leikaktiviteten Caputre the flag ble uten problemer utsatt. 3 timer med Capture the flag var uansett for mye. Ansvarlig for kanoaktiviteten viste stor fleksibilitet og aktiviteten ble kun gjennomført etter programmet første dagen på leiren det var aktiviteter. Det kom mange spørsmål om aktiviteter for de voksene/lederne, spesielt om rafting. Vi kjøpte endel plasser til ledere som ville rafte. Det ble også underveis i leiren arrangert en busstur, roverne stod for lederkro. Sett i etterkant burde vi ha forventet spørsmål om dette og hatt en plan klar. Roverene hadde mulighet for å melde seg på kajakk, bretur og rafting i forkant. Markedsdagen var tenkt arrangert i fellesområdet. Pga mye nedbør rett før start kunne de som vill ha aktivitetene i leirområdet under tak/i telt. Det var et bredt spekter av aktiviteter, masse flotte ideer. Speiderne fikk en lapp som de kunne få signert etter gjennomført aktivitet. De som fikk signatur på alle kunne være med i trekning om premier hvis de leverte den med navn og gruppas navn. Få fikk gjennomført alle aktivitetene da noen tok lang tid (eks volleyball). Tanken var å oppmuntre speiderne til å være med på flest mulig aktiviteter. Da jeg så at det var vanskelig for speideren å komme igjennom alle aktivitetene kunne alle levere lappen med de underskriftene de hadde fått. Av de som hadde fullført mer enn et visst antall aktiviteter trakk vi noen trøstepremier. Av de som hadde fullført alle aktivitetene trakk vi hovedpremiene. Det sluttet heldigvis å regne, ellers hadde papiret (vanlig kopiark) gått i oppløsning. Hadde lappene gått i oppløsning var planen var å trekke 5 vinner/speidere fra deltagerlistene siden det var lovet premiering. Vi hadde en diskusjon rundt dette med sikkerhet på bla fjellturen, med å vite hvem som er på tur. Den gruppen som hadde fjelltur på programmet ble naturlig delt i tre pga kapasitet på minibussen som kjørte gruppen ut. Hver undergruppe hadde to ledere. Bussjåføren hadde oppropslisten i bilen så vi visse hvem som hadde dratt ut på fjelltur. I verste fall, hvis hele den ene undergruppen hadde forulykket, ville vi nok brukt noe tid på å finne ut nøyaktig hvem det var som hadde forulykket, for det ville vært vanskelig å finne ut av før de to andre gruppene var samlet/tilbake i leiren. Vi ble enige om at opprop ved start og at lederne for hver undergruppe hadde kontroll på fine måtte være tilstrekkelig. Vi er vel ikke helt der ennå at vi sette sporing/pgs på hver speider før utmarsj. Utreise til haiken ble gjort på lignende måte. Sjåføren hadde alle navnlister i bilen og hadde ansvar for at han hadde med det samme speidere på vei opp som ned. Dette fungerte utmerket. RAPPORT FORSYNING EIDFJORD 2015 Kjellaug Olsen Forberedelse: Lage meny for middager som er grei også for speidere å tilberede.

4 Til haike mat ble valgt matvarer som kunne klargjøres i forkant, ikke nødvendig å ha med mye kokeutstyr eller være avhengig av bål på overnattingssted. Diverse utvalg av brødmat med pålegg ble valgt med tanke på muligheten for oppbevaring uten kjøleskap; tuber, hermetikk etc Forarbeidet ble gjort i samarbeid med Elisabeth Myhre, Jevnaker. Jeg fikk også med en stab til å hjelpe meg på leir, Borghild Bekkelund, Dikke Beathe Velo, Åshild Kr. Jahren og Birgitte Rustand, alle fra ØBK. Så ble det tatt kontakt med butikker i Eidfjord om levering av mat. Joker var ikke så positive til dette, Coop veldig positive, men kunne ikke levere på leiren i Øvre Eidfjord. Så da måtte vi hente alt selv. Prøvde å få en melkeavtale med Tine om levering av skolemelk, men det var mye papir, søknader og godkjenninger som skulle på plass, men vi kunne ta det gjennom Coop og vi valgte den løsningen. Etter tips fra leirsjef tok jeg kontakt med grossistfirma Encon AS på Voss som har kjøring 2-3 ganger i uken til turiststeder i Eidfjord og frem til Geilo. De kunne levere i leiren! Det ble satt opp bestillinger til forsyning for alle leirdeltakere. Vi brukte maler fra NSF ved beregning av mengde mat, og utfylling av disse listene fikk jeg også god hjelp av Elisabeth til. Etter innspill fra kioskansvarlige ble bestilling til kiosk også satt opp og sendt Encon AS. Noe frem og tilbake gjennom sommeren med avklaringer om diverse produkter og endring der vårt bestilte produkt ikke var lagerført hos dem, så kom vi etter hvert i havn. Alt var klart i midten av juli. Kjøleskap og fryseboks/ isboks ble forsøkt lånt/ leid. Sommeren med mange aktiviteter gjorde det vanskelig å få tak i isboks, må være tidlig ute. Vi fikk låne grønnsakkasser til matutlevering Til stabskjøkken trengte vi kokeapparater, gass, kjeler, steikepanne, boller, sleiver, steikespader og kniver. Dette ble lånt av en speidergruppe. Et kjøleskap/ melkeskap fikk vi låne av Tine, kombiskap til bruk i kiosk ble lånt privat og et lite kjøleskap til stabsmesse ble lånt av en speidergruppe. De som skulle spise i stab skulle vaske opp eget spiseutstyr, kjøkkenansvarlig skulle gjøre klart til oppvask. Gjennomføring: Jeg møtte i Øvre Eidfjord onsdag 29. juli og første levering av mat kom torsdag 30. juli. Med god hjelp av flinke rovere fikk vi plassert i kjølecontainer og lagercontainer. Dagen før deltakerne kom, hadde jeg med rovere som pakket en startpakke med diverse tørrvarer til alle grupper. Dette virket som de fleste satte pris på.

5 Med hjelp av teknisk fikk vi på plass et fint stabskjøkken, så det ble middag hver dag til en arbeidsom gjeng i oppbyggingsperioden og under leiren. Jeg som hadde sagt jeg kunne være med i forsyningsstab, ble etter hvert ansvarlig og hadde ikke vært med i prosessen fra starten av. Det var nok litt uheldig at jeg ikke hadde vært med og gått igjennom aktivitetene i leiruken og jeg skulle nok også satt meg mer inn i programmet. På grunn av fjelltur og haik, ble det mye smøring av nister ved frokost, så vi ble litt i etterkant på brød og pålegg og måtte kjøpe i tillegg hos Coop. Varene kom når aktivitetene var startet. Vi leide en kjølecontainer til lager av kjølevarer, ellers fikk vi frysevarer den dagen vi skulle ha det eller dagen før. Dette fungerte veldig bra. Fellesutstyr til Nedre Buskerud ble transportert i container som ble stående i leiren hele uken og forsyning brukte den til oppbevaring av tørrvarer og kioskvarer, helt supert for denne kunne vi låse. Det ble satt opp et partytelt til pakking og utlevering av mat. Vi hadde utdeling av mat en gang pr dag og lister for behov utenom middag skulle leveres i admin/ stabstelt kvelden før, gikk for det meste greit. Det må nok ut bedre info og avtale med gruppene om matbestilling, oppbevaring og henting av mat, for noen var dette håpløst og uvant. Vi hadde planlagt rullering på pakking av matkasser og stabskjøkken, men de som tok pakking av matkasser første dag, ønsket å gjøre dette hele uken. Dikke, Åshild og Birgitte laget sitt system og gjorde en kjempejobb. De var også flinke å komme med tips for å drøye og tilberede middag og mat. Borghild hadde ansvar for mat til stab og vi fikk hjelp av rovere ved behov. Flink matmor og godt humør! Og her ble nok hun og jeg stående med en del oppvask! Vi leverte ut melk til frokost, lunsj og ellers andre ting når noen hadde fått feil eller glemt å bestille. Jeg synes staben min var veldig fleksible, prøvde å imøtekomme de fleste ønsker. På slutten måtte de ta det pålegget vi hadde igjen av, så vi slapp å bestille mer. Kiosk: Listene fra NSF var ikke helt tilpasset en så aktiv leir med speiderne ute minst 2 dager. Dette må tas hensyn til ved bestilling av middagsmat i alle fall. Det har nok også noe med alderen på speiderne å gjøre. Det gikk ikke så mye melk som forventet, men gikk mye mer saft. Margarin ble feilbestilt, sneket seg inn en feil i antall gr pr person. Det ble mye til overs, men fikk solgt mesteparten til en Rema butikk. Jeg kjøpte privat noe av det som ble til overs som hadde gode datoer. Ble litt knapt med noe middag og så var typen pakninger litt vanskelig å splitte og fordele til små grupper. Dette er minus når man handler fra noen som leverer til storkjøkken. Hos Encon AS ble jeg møtt med god service fra første kontakt og vi endret og etterbestilte i løpet av leiren etter behov og forbruk. Det ble bestilt for mye is, men en del av dette fikk jeg avbestilt igjen eller ikke tatt i mot ved levering, da vår mulighet for oppbevaring av dette ble en utfordring. Vi måtte ha hjelp av snille slektninger så ikke alt smeltet.

6 Brus gikk det heller ikke så mye som forventet, men som tidligere nevnt gikk det mye saft pga flere turer ute fra leiren. Hadde regnet ca 4 fl brus pr pers. Uåpnet pakninger av brus fikk vi levert tilbake og resten kjøpte en speidergruppe til eget arrangement. Det ble for lite sjokolade, potetgull, godterier, måtte kjøpe noe fra Coop. I planene var det salg av pølser, lomper/ brød til egen grilling på bålet som skulle brenne om kveldene. Dette tror jeg ikke det ble noe av, så vi hadde mye pølser til kvelds i stabsmessa og med følge av at det også ble mye brød igjen. Det var VELDIG mye pølser, pølsebrød og lomper til overs, frysevarer som måtte kastes! Dette var altfor dårlig informert om, bålet var litt bortgjemt. Jeg har fått tilbakemelding i etterkant at de som tok en tur i kiosken og lederkroa om kvelden, tenkte ikke over at der var et bål til å grille pølser på. Mange grupper hadde privatbiler og noen handlet selv til kveldskos, dessverre? Jeg hadde også kjøpt inn litt glutenfrie pølsebrød som ikke ble brukt! Det har også blitt etterlyst mer vaffelsalg i kiosken og kaffekanna var veldig ofte tom når de med kaffeavtale kom. Noen ganger var kaffen ikke drikkende, ble brukt en halv pose på kannen? Oppsummering: Tusen takk til alle som stilte opp i min stab og gjorde uken til en positiv opplevelse, lærerik, morsom, men arbeidsom, både før og etter med papirarbeid(regnskap). Trass i noen utfordringer ser det ut som vi har holdt matbudsjett kr 71,- pr stk pr døgn. I dette ligger også arbeidsleiren som var noen dager ekstra. Teknisk var alltid i nærheten når varmtvannet fosset og ellers hvis noe på kjøkkenet ikke fungerte slik vi ønsket og håpet. Tusen takk til Bjørn med gutta! Diverse: Mange ledere/ rovere hadde ikke med seg noe å spise av, vi kan ikke kjøpe inn engangs til dette bruk, hvilket budsjett skal det belastes? Noe som vi i ØBK undres over, er det flaut å være speider for noen. Den som skal lede et leirbål (avslutningsleirbål) må i alle fall ha på skjerf, roverne er de som speiderne våre ser opp til. Jeg er stolt av å tilhøre denne organisasjonen med så mange flotte mennesker som står på og bruker fritiden sin på barn og unge. Kjellaug Olsen

7 REGNSKAP FOR KRETSLEIR EIDFJORD RESULTATREGNSKAP (i hele kr) Driftsinntekter: Kontigentinntekte r Kiosksalg Bussinntekter Sum inntekter Driftskostnader: Intendantur Innkjøp kiosk Leie av leirplass Helse & Hygiene Busstransport til leir Teknisk etat Program - aktivitetskostn Transport av utstyr Persontransport under leir Profileringseffekt er Administrasjon Informasjon Sum driftskostnader Driftsresultat Finanskostnader- og inntekter Renteinntekter 0 Bankgebyrer 0 Resultat av finanskostnader- og inntekter 0 Busstransport til leir for NBK inngår ikke i leirsamarbeidet med ØBK: Resultat av busstransport til leir for NBK Overskudd fra busstransport til leir for NBK Overskudd fra leiraktiviteter Disponering av leirresultatet: - ØBK sin andel av leirresultatet (125 av 351 deltagere): NBK sin andel av leirresultatet:

8 BALANSE FOR KRETSLEIR EIDFJORD '2015 PER Eiendeler Omløpsmidler: Kontanter 0 Bankinnskudd - brukskonto Utestående fordringer Sum omløpsmidler Sum eiendeler Gjeld og egenkapital Kortsiktig gjeld: Påløpte kostnader 0 Sum kortsiktig gjeld 0 Egenkapital Sum gjeld og egenkapital Drammen, Kenneth Strømmen økonomiansvarlig