Samorganisering av bibliotektjenestene ved UMB og forslag til utlysningstekst for stillingen som leder av universitetsbiblioteket

Transkript

1 US-SAK NR:89/2011 SAKSANSVARLIG: PER ANDERS AUTHEN SAKSBEHANDLER LISBETH ANDREASSEN OG ELIZABETH DE JONG ARKIVSAK NR: /578 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN Samorganisering av bibliotektjenestene ved UMB og forslag til utlysningstekst for stillingen som leder av universitetsbiblioteket Dokumenter: a. Saksframlegg b. Vedlegg 1. Utlysningstekst 2. Tabeller - bibliotekvirksomheten Forslag til vedtak: - Styret tar samordningen av bibliotektjenestene ved UMB til etterretning - Stillingen som bibliotekdirektør lyses ut. Forslag til utlysningstekst justeres ut fra styrets kommentarer. Ås, 7. juni 2011 Jan Olav Aasbø Assisterende universitetsdirektør

2 2 a) Saksframlegg 1. Innledning Tidligere vedtak Denne saken er en oppfølging av US sak 91/ hvor universitetsstyret vedtok følgende: 1. Nåværende ordning med universitetsbiblioteket som egen enhet i linje til universitetsdirektør, formaliseres og videreføres inntil videre. Ordningen revurderes i forbindelse med dannelsen av universitetsbiblioteket for det nye universitetet. Enheten ledes av en avdelingsdirektør. 2. Styret ber om at prosessen med å sentralisere instituttbibliotekene under et felles universitetsbibliotek fullføres i tråd med det mandat som er skissert i saksframlegget I denne saken redegjøres det for gjennomføringen av arbeidet med å fullføre samorganiseringsprosessen og utkast til utlysningstekst for stillingen som bibliotekdirektør legges fram. Formål Vedtaket i US sak 91/ innebærer at universitetsbiblioteket skal være én organisatorisk enhet som betjener alle instituttene og enhetene ved UMB. Hensikten er å bidra til en effektiv arbeidsdeling og profesjonalisering av bibliotektjenestene gjennom felles organisering og felles ledelse. Denne løsningen vil gjøre det enklere å dekke behov for personale og kompetanse på tvers av bibliotekstedene. Brukermedvirkning fra instituttenes side vil bli ivaretatt gjennom etablering av et bibliotekråd med representanter fra instituttene. Virkningstidspunktet for samorganiseringen settes til Både i et 2014 perspektiv og med tanke på Det nye universitetet, må universitetets bibliotektilbud holde et nivå tilsvarende det som finnes ved andre universitet. Biblioteket skal være oppdatert på endringene i informasjons- og publiseringsformer i kunnskapssamfunnet generelt og bidra til at studenter og ansatte kan manøvrere i det vitenskapelige informasjonssamfunnet. Biblioteket spiller en sentral rolle som kompetansesenter innen forskningsdokumentasjon og publisering (open access). I tillegg er biblioteket en viktig institusjon som sosialt møtested og læringssted. Disse funksjonene er viktige i konkurranse om fremtidige studenter og må ligge til grunn for utformingen av bibliotekets tjenester. Bibliotekleder Nåværende leder av hovedbiblioteket vil fungere i stillingen som bibliotekleder til hans engasjement utløper Med hjemmel i personalreglementets 3 skal tilsettingsmyndigheten, dvs. Universitetsstyret, godkjenne forslag til kunngjøringstekst. Om arbeidet Personal- og organisasjonsavdelingen har hatt ansvaret for utredningsarbeidet som fulgte av universitetsstyrets vedtak i sak 91/. Bibliotekdirektøren får ansvaret for å implementere de endringene som følger av denne saken. En referansegruppe sammensatt av ansatte ved biblioteket, vitenskapelig ansatte og en student har bistått med råd og veiledning gjennom hele prosessen. Det er innhentet fakta og erfaringer fra andre bibliotek. Saken har vært drøftet med instituttlederne og i andre lederfora ved flere

3 3 anledninger, senest 6. juni. Saken har vært drøftet i IDF-møter, og det er gjennomført samtaler med de som arbeider med bibliotekoppgaver. Det er enighet om at det er hensiktsmessig å samle biblioteket i en organisatorisk enhet. Tjenestemannsorganisasjonene understreker imidlertid at satsningen på bibliotektjenestene må gis høyere prioritet slik at UMB kan tilby bibliotektjenester som er i samsvar med nivået på og bredden i tjenestetilbudet ved andre universitetsbibliotek i Norge. UMB har i prosessen også vært i kontakt med NVH for å undersøke om det var interesse for å lyse ut bibliotekdirektørstillingen felles. Initiativet ble tatt godt i mot, men NVH mente på nåværende tidspunkt at UMB burde ta denne saken videre. 2. Samorganiseringen av bibliotektjenestene ved UMB Dagens situasjon - Bemanning og kompetanse UMB har i dag en desentralisert bibliotekorganisering med et hovedbibliotek som er organisatorisk plassert i linje til universitetsdirektøren og lokalisert i Tårnbygningen. Innenfor rammen av UMBs organisasjonsmodell står instituttene i dag fritt til å velge hvilke bibliotektjenester de vil tilby. De som jobber med bibliotekoppgaver på instituttene, rapporterer til ledelsen ved instituttet. Instituttene har valgt ulikt omfang og profil på bibliotektjenestene. Dette har resultert i store forskjeller i instituttenes bibliotektilbud: Noragrics bibliotek er lokalisert i Tivolibygget. Biblioteket har vært bemannet med to bibliotekarer. Biblioteket er åpen for alle studenter og ansatte ved UMB Institutt for naturforvaltning (INA) og Institutt for matematiske fag (IMT) står sammen bak biblioteket i Sørhellingabygget. Biblioteket har vært bemannet med to årsverk. Med leseplasser, grupperom og kantine lokalisert i nær tilknytning til biblioteket, er biblioteket møteplass for studenter, også fra andre institutt. Institutt for husdyrfag og akvakultur (IHA) har en samling av eldre bøker og tidskrifter i eget lokale i husdyrbygget. Biblioteket er bemannet med 0,4 årsverk. De øvrige institutt har håndbibliotek (nyere tidskrifter) tilgjengelig på instituttet. Boksamlinger og tidskriftsamlinger som tidligere var plassert ved disse institutt er flyttet til biblioteksteder og/eller fjernmagasin. Samlet sett bruker UMB 13,2 årsverk på bibliotekoppgaver. Pr i dag utføres bibliotektjenestene av ca. 15 personer, hvorav 8 med bibliotekfaglig kompetanse. Mange jobber deltid og flere har også andre arbeidsoppgaver enn oppgaver knyttet til bibliotektjenester. Siden i fjor har det ved Noragric og ved IMT vært ledighet i stillinger (totalt 1, 4 årsverk) knyttet til bibliotekarbeid. Det vises til tabell 1 (se vedlegg). UMBs bibliotek er det universitetsbibliotek i Norge som har færrest ansatte. Det vises til tabell 2 (se vedlegg). Bibliotekene ved UMB låner langt flere bøker og bestiller kopier fra andre bibliotek enn vise versa. Denne ubalansen mellom utlån og innlån bidrar til at UMBs bibliotekansatte opplever at UMB snylter på andre bibliotek. Det vises til tabell 4 og 5 (se vedlegg). Ny organisering Samorganiseringen innebærer at UMBs bibliotektilbud organiseres i én enhet universitetsbiblioteket og ledes av en bibliotekdirektør som er øverste linjeleder for universitetsbiblioteket med faglig og administrativt ansvar for universitetsbibliotekets virksomhet. Bibliotekdirektør er ansvarlig for den daglige ledelsen av universitetsbibliotekets virksomhet og har personalansvar for universitetsbibliotekets ansatte. Bibliotekdirektør rapporterer til universitetsdirektøren.

4 4 Bibliotekdirektøren drøfter strategiske valg og foretar koordinering mellom enhetene gjennom et bibliotekråd som består av: bibliotekdirektør (leder) tre ansatte i undervisnings- og forskerstilling en doktogradstudent to studenter to bibliotekansatte som også vil utgjøre et sekretariat for rådet en representant fra samarbeidende campusinstitutt. Ut fra forslag på kandidater til rådet fra instituttledere, FODOS og studentdemokratiet, oppnevner universitetsdirektøren bibliotekrådets medlemmer. Målet er at alle instituttene skal være representert gjennom medlemmene i rådet. Rådet skal ha kjønnsmessig balanse. Bibliotekets ansatte kan være observatører i rådets møter. Bibliotekdirektør har ansvaret for sekretariatsfunksjonen i rådet. Ansatte som arbeider med bibliotekoppgaver er i direkte linje til universitetsbibliotekets leder pr Bibliotekdirektør og ansvarlige instituttledere må avklare arbeidssituasjonen og oppfølgingssystem for de ansatte ved instituttene som får to rapporteringslinjer som følge av endringene Lokalisering Universitetsbiblioteket ved UMB lokaliseres fram til etableringen av DNU i 2014, på tre steder: Tårnbygningen, Sørhellinga og Tivoli. Samlingen ved IHA benyttes først og fremst av instituttets vitenskapelige ansatte og studenter for tilgang til faghistorisk litteratur, og betraktes i denne sammenhengen som en åpen samling. Samlingene (bøker og tidskrifter) som finnes ved instituttene skal inngå som en del av universitetsbibliotekets samlinger. Det videre arbeidet med nybygg og disponering av allerede eksisterende bygg vil avklare den endelige lokaliseringen av biblioteket for Det nye universitetet. Finansiering Personalmessige kostnader I dag finansierer instituttene som har bibliotek selv sine bibliotekstillinger. Samorganiseringen av hovedbiblioteket og instituttbibliotekene gjør det nødvendig å foreta en omfordeling av de personalmessige kostnadene. Prinsippet er at lønnskostnadene ved overføring av stillingene ved INA, IMT, Noragric og IHA til universitetsbiblioteket, deles av alle institutt og beregnes etter eksisterende fordelingsnøkkel for instituttenes budsjettmodell. Denne fordelingen er valgt for å støtte opp under at biblioteket skal videreutvikles som et felles gode for alle studenter og ansatte ved UMB. Omfordelingen innebærer ikke en budsjettøkning for bibliotektjenestene. Biblioteket har for tiden 1,4 ubesatte stillinger. I lys av det lave bemanningsnivået ved biblioteket foreslås det at to 100% bibliotekarstillinger kan rekrutteres. Universitetsdirektør vil i sak om revidert budsjett (US juni 2011) komme tilbake til konkret finansieringsplan. Kostnader til innkjøp og drift Universitetsbiblioteket v/bibliotekdirektør, prioriterer innkjøp av bøker og tidsskrift sammen med hvert institutt. Bibliotekdirektør i samråd med lederne ved INA, IHA, IMT og Noragric, blir

5 5 enige om fordeling og bruk av bibliotekstedenes driftsmidler for inneværende år. Det utarbeides et eget driftsbudsjett for en felles bibliotekorganisasjon for 2012 og påfølgende år. 3. Utlysning av stilling som bibliotekdirektør Stillingen som leder av biblioteket skal utlyses etter en tidsplan som innebærer tiltredelse ved årsskiftet 2011/2012. Etter 16 i UMBs personalreglement skal US tilsette avdelingsdirektør. Det foreslås nordisk utlysning. Forslag til utlysningstekst er vedlagt (vedlegg1). Innstilling foretas av universitetsdirektøren som oppnevner en gruppe som skal bistå i innstillingsarbeidet, jfr. UMBs personalreglement 8. Innstillingsråd Det foreslås at innstillingsrådet består av: Universitetsdirektøren En instituttleder Studiedirektør En representant utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i felleskap En ansatt fra biblioteket En student Sekretær fra personal- og organisasjonsavdelingen Innstillingsutvalget kan la seg bistå av et eksternt rekruttering byrå for nærmere vurdering av et utvalg av søkere. 4. Universitetsdirektørens vurdering Samorganiseringen av instituttbibliotekene og hovedbiblioteket er etter universitetsdirektørens syn nødvendig for å videreutvikle bibliotekets tjenester og effektivisere driften. Det er en forutsetning at det etableres et godt samarbeid mellom universitetsbiblioteket og instituttene, og at instituttenes brukermedvirkning ivaretas gjennom bibliotekrådet. For å sikre en vellykket samorganiseringsprosess og for at UMBs universitetsbibliotek skal videreutvikles, er det viktig å få på plass en godt kvalifisert bibliotekleder.

6 6 Vedlegg 1: Forslag til utlysningstekst bibliotekdirektør Bibliotekdirektør ved Universitetet for miljø og biovitenskap (UMB) UMBs hovedbibliotek og instituttbibliotek skal bli én organisasjon. Universitetet faglige ambisjonsnivå, den digitale utviklingen og endringer i studentatferd og studentmengde skaper nye rammevilkår og utfordringer for biblioteket. Det samme gjør fusjonen mellom Norges veterinærhøgskole (NVH) og UMB. Vil du være med å utvikle et fremtidsrettet universitetsbibliotek på campus Ås? Stillingen som bibliotekdirektør er direkte organisert under universitetsdirektøren. Bibliotekdirektøren er faglig og administrativt ansvarlig for universitetsbiblioteket med personalansvar for bibliotekets ansatte (ca 14 årsverk). Universitetsbiblioteket er lokalisert på tre steder som samlet sett skal dekke UMBs faglige profil. Bibliotekdirektøren samarbeider med bibliotekrådet om overordnede mål og prioriteringer for virksomheten. Som bibliotekdirektør skal du Videreutvikle biblioteket til å bli et fremtidsrettet utdannings- og forskningsbibliotek som støtter opp under universitetets kjerneproduksjon og slik bidra til at studenter og ansatte kan manøvrere i det vitenskapelige informasjonssamfunnet Være pådriver i arbeidet med å utvikle biblioteket som et digitalt ressurssenter for studentenes egenlæring Lede og videreutvikle biblioteket slik at enheten fremstår som kompetent og profesjonell Bidra til et godt samarbeid med UMBs institutter Ha budsjettansvar for bibliotekvirksomheten Sørge for at biblioteket deltar i institusjonelt bibliotekfaglig samarbeid nasjonalt og internasjonalt Kvalifikasjoner: UMB søker en engasjert person med faglig autoritet og formell utdanning på masternivå eller høyere fortrinnsvis innenfor bilioteksområdet. Du må ha god kjennskap til universitetssektoren og vitenskapelig arbeid og ha relevant ledererfaring. Det legges stor vekt på at du er målrettet og resultatorientert og kan skape resultater i samarbeid med andre i en moderne kunnskapsorganisasjon i utvikling. Du må ha høy arbeidskapasitet og gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. Den som blir tilsatt i stillingen må regne med endringer i arbeidsoppgaver som en følge av fusjonsprosessen. Vi kan tilby - en utfordrende lederjobb med interessante oppgaver - muligheter for å videreutvikle og fornye UMBs bibliotektjenester - en av landets flotteste campus - gode lønns- og pensjonsvilkår Lønnsvilkår Stillingen er plassert i stillingskode 1060, Avdelingsdirektør. Fra lønnen blir det trukket 2 % innskudd i Statens Pensjonskasse. Lønn etter avtale.

7 7 Generell informasjon Den statlige arbeidsstyrken skal i størst mulig grad gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Det er derfor et personalpolitisk mål å oppnå en balansert alders- og kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Opplysninger om søker kan bli gjort offentlig selv om søker anmodet om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge, vil søker bli varslet om dette. Universitetsstyret er tilsettingsorgan. Jobbtype Fast Heltid/Deltid Heltid Arbeidstid Dag Søknadsfrist Tiltredelse Arbeidssted UMB Referansenummer Hjemmeside Kontaktpersoner: Universitetsdirektør

8 8 Vedlegg 2: Tabell 1 Bemanningsoversikt for UMBs bibliotektjenester fordelt pr tjenestested og stillingskode pr i årsverk Stillingskode Universitetsbibliotek årsverk Noragric bibliotek i årsverk Sørhellinga i årsverk IHA i årsverk Totalt avdelingsleder 1 1 hovedbibliotekar 6,8 1 7,8 bibliotekar (1)* 0 +(1)* førstekonsulent 1,2 + (0,4)* 1,2 konsulent 0,6 0,4 1 førstesekretær 0,8 0,8 SUM 9,2 1 +(1)* 1,2 + (0,4)* 0,4 11,8 + (1,4)*= 13,2 *For tiden ubesatt Tabell 2 bibliotekansatte - årsverk for undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger - antall studenter i Universitet bibliotek ansatte i årsverk DBH Rekrutterings Stillinger i årsverk Und. og forsker stillinger Universitetsbibl, førstebibliotekar, bibliotekasaspirant i årsverk *Innhentet fra UMBs organisasjon. Av de 13,2 er 1,4 stillinger ubesatt *Informasjon innhentet fra bibliotekleder Else.M.Bredland, UiA ***Tall oppgitt i samtale med leder for Realfagsbiblioteket ****Bruker ikke disse stillingsbetegnelsene registrerte studenter DBH NTNU 121, , UMB 13,2* **** UiAgder 26,5** , UiBergen 99, UiOslo 166, , UiStavanger 31, UiTromsø 68, , MatNat 30*** **** fakultet UiO NVH 3, **** 460 Tabell 3 Utlånstall fordelt på utlånsted Egne studenter 2009 Egne studenter Egne stud. høyere grad 2009 Egne stud. høyere grad Egne ansatte Lånested 2009 ILP IPM tårn Sørhellinga Noragric Egne ansatte

9 9 Tårnbibliotek SUM Som tabell 4 og 5 viser, låner bibliotekene ved UMB langt flere bøker og bestiller kopier fra andre bibliotek enn vise versa. Denne ubalansen mellom utlån og innlån bidrar til at UMBs bibliotekansatte opplever at UMB snylter på andre bibliotek. Tabell 4 Utlånstall fordelt på brukergrupper 2009 Egne studenter Egne studenter høyere grad Egne ansatte Stud/stip/ans andre utd Enkeltpersoner Høgskolebibl. i Norge Univ.bibl. i Norge Tabell 5 Inn- og utlån fra andre bibliotek lån levert ut lån mottatt kopier ut kopier mottatt Sum Sum Sum Kilde: BIBSYS avregning. Gjelder kun lån/kopier mellom BIBSYS-bibliotekene. Denne statistikken er derfor ikke fullstendig.