Prosessbeskrivelse ved tilsyn i barnehager i Lunner Kommune

Transkript

1 Prosessbeskrivelse ved tilsyn i barnehager i Lunner Kommune Lov om barnehager 16 «Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikke overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Kommunens stengingsvedtak skal sendes fylkesmannen til orientering. I stedet for eller i tillegg til stenging av virksomheten, kan kommunen bruke økonomiske reaksjoner overfor ikke-kommunale barnehager dersom krav etter 14 a, eller forskrift i medhold av samme bestemmelse, ikke er overholdt. Vedtak om retting og stenging og vedtak om anvendelse av økonomiske reaksjonsmidler kan påklages til fylkesmannen.» Side 1 av 8

2 INNHOLD 1) INNLEDNING 2) LOVGRUNNLAGET TILSYN 3) TRE TILSYNSMODELLER 4) DOKUMENTTILSYN 5) SYSTEMRETTET TILSYNSBESØK Forberedelse Gjennomføring Rapportering og vedtak Avvik Merknad Oppfølging / lukking 6) HENDELSESBASERT TILSYN Forberedelse Rapport og vedtak Avvik og merknad Oppfølging / lukking 7) KRAV TIL SAKSBEHANDLING 8) VEDTAK OM ULOVLIGE ELLER UFORSVARLIGE FORHOLD 9) KLAGERETT 10) BARNEHAGEMYNDIGHETENS VEILEDNINGSPLIKT 11) ARKIVERING 12) RULLERING OG EVALUERING AV PROSESS-BESKRIVELSE Side 2 av 8

3 1) INNLEDNING Barnehagens formålsparagraf: Barnehagen skal i samarbeid og forståelse med hjemmet ivareta barnas behov for omsorg og lek, og fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utvikling (Barnehageloven 1). Hvordan sikre at barna får et godt og forsvarlig barnehagetilbud i vår kommune? Alle som jobber med barnehager i Lunner er ansvarlige for at tilbudet har en høy kvalitet, det være seg det pedagogiske tilbudet så vel som det driftsmessige, og areal- og bygg teknisk. Det øverste ansvaret har, som det også står i barnehageloven, kommunen eller barnehagemyndigheten. Kommunen skal gjennom aktiv veiledning, godkjenning og tilsyn påse at barnehagene i kommunen drives i tråd med de krav som settes i barnehageloven, med tilhørende forskrifter. Som barnehagemyndighet ønsker vi å vektlegge veiledning, åpen dialog, gode samarbeidsrutiner og forutsigbarhet. Denne prosessbeskrivelsen er i denne sammenhengen tenkt som et verktøy. Beskrivelsen vil samtidig kunne fungere som en veiledning og informasjon til alle parter i samarbeidet om den gode barnehagen i Lunner 2) LOVGRUNNLAGET TILSYN Lov om barnehager 16 Tilsyn Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarligheter eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikke overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Økonomiske reaksjoner kan også benyttes. Kommunens vedtak kan påklages til fylkesmannen. Lov om barnehager 8,1. og 4. ledd Kommunens ansvar Kommunen er lokal barnehagemyndighet. Kommunen skal gi veiledning og påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk. Kommunen har rett til innsyn i dokumenter og adgang til barnehagelokaler i den utstrekning dette anses nødvendig for å ivareta kommunens oppgaver. 3) TRE TILSYNSMODELLER Tre former for tilsyn Med bakgrunn i lover og forskrifter vil Lunner kommune føre tilsyn med sine barnehager, private og kommunale, etter følgende tre modeller: Dokumenttilsyn /Skriftlig tilsyn Systemrette tilsyn / Varslet tilsyn Hendelsesbaser tilsyn. Tilsyn har som hensikt å avdekke lovbrudd eller vesentlige behov for forbedring. Et tilsyn vil derfor i liten grad fremholde positive sider ved virksomhetens drift. Det er likevel et ønske at tilsyn oppleves å være til hjelp for barnehagens arbeid med kvalitetsutvikling av egen virksomhet. 4) DOKUMENTTILSYN For at kommunen som barnehagemyndighet skal ha tilstrekkelig oversikt over barnehagesektoren bør det årlig gjennomføres et skriftlig tilsyn med alle barnehagene. I tillegg har kommunen et forvaltningsansvar i forhold til offentlige tilskudd. Side 3 av 8

4 I den forbindelse innhentes det informasjon fra barnehagene. Innhold i dokumenttilsyn Dokumenttilsyn er en form for informasjonsinnhenting, gjerne ved jevnlige kontroller, eller ved stikkprøvekontroller. Dokumenttilsynet skal sikre at barnehagene drives i henhold til godkjenning (Barnehageloven 6,7 og 10) og følger lovens krav til det å være en pedagogisk virksomhet følges (Barnehagelovens og Rammeplanen). Mye av informasjonen som tidligere ble innhentet ved dokumenttilsyn, slik som barnetall og arealbruk, vil nå kunne hentes ut av det barnehageadministrative systemet Visma barnehage». Ved hovedopptak og løpende opptak vil det være aktuelt og gjennomføre kontroll av denne informasjonen. Dette gjelder også ved kommunens godkjenning av barnehagens årsmelding i BASIL-systemet (15.desember). Ut over disse nevnte, årlige stoppunktene, kan det iverksettes ved behov. Dette kan for eksempel være kontroll av pedagogisk personell, samarbeidsutvalgets organisering og funksjon, plan for overgang m.m. Rammeplanen 4.1 fremhever ellers kvav til systematisk planleggings-, dokumentasjons- og vurderingsarbeid i pedagogiske virksomheter. Dokumenttilsyn i denne sammenheng kan anses nødvendig. Gjennomføring Ut over de årlige dokumenttilsynene (VISMA og BASIL) Barnehagestyrer svarer i henhold til tilsendt utfordring, skriftlige eller elektronisk, til barnehagemyndighet innen gitt frist. Oppfølging Innsendt informasjon gjennomgås, og skriftlig tilbakemelding gis. Store avvik i forhold til lov og forskrift vil danne grunnlag for andre former for tilsyn. Ansvar Barnehagemyndigheten i kommunen er ansvarlig for å administrere dokumenttilsyn. 5) SYSTEMRETTET TILSYNSBESØK Definisjon Tilsyn er myndighetenes utadrettede aktivitet for å påse at lover og forskrifter etterleves. Systematisk undersøkelse for å fastslå om aktiviteter og tilhørende resultater er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Systemrevisjon gir en gjennomgang av hva barnehagen gjør for å ivareta det ansvar og de plikter som er fastsatt i regelverket. Det er organisasjonen som er ansvarlig, ikke den enkelte ansatte. Vi etterspør hvilke handlinger som gjøres, og undersøker dette i ansvarslinjen. Hyppighet Loven gir ingen føringer for hvor ofte systemrettet tilsyn med den enkelte barnehagene skal gjennomføres. I Lunner bør det gjennomføres tilsynsbesøk med barnehagene minst hvert tredje år. Systemrettede tilsyn skal omfatte alle barnehagene i kommunen, etter likelydende mal for alle. Forberedelse Tema for tilsynet Tilsynet deles inn i tre-årsperioder. Alle barnehager skal i løpet av denne perioden ha hatt minst ett tilsyn. Tema for tilsynet kan avgjøres på flere måter. For eksempel kan tema velges med bakgrunn av prioriteringer eller endringer fra sentralt hold, lokale utfordringer, eller forhold barnehagemyndighetene har spesielt fokus på. Tema for tilsyn må være hjemlet i Lov om barnehage. Barnehagemyndigheten har ansvar for å føre tilsyn med innhold, kvalitet og organisering. Prosesser ved systemrettet tilsyn: Tilsyn varsles først telefonisk eller via e-post, der man inngår avtaler om dato. Barnehagemyndighet sender ut skriftlig varsel, der det fremgår hvilke rammer tilsynet har, og hvilken dokumentasjon som skal sendes inn på forhånd. Varselbrevet må sendes ut minst 3 uker i forveien. Tema for tilsynet, samt hvor det er hjemlet i lov/forskrift skal også fremgå av det skriftlige varselet. Hendelsesbasert tilsyn varsles ikke (se under) Side 4 av 8

5 Dokumentasjon Sammen med skriftlig varsel sendes det ut en oversikt over hvilke dokumenter eller prosesser som kreves i forkant av tilsynet. Denne oversikten bør være så konkret som mulig. I løpet av dokumentgranskingen kan det komme opp behov for ytterligere dokumenter. Det bør fremgå av brevet at dette kan forekomme. Dokumentgransking Hensikten med dokumentgranskingen er å vurdere dokumentasjon opp mot de myndighetskrav i de tema som er valgt for tilsynet. Dokumentgranskingen danner bakgrunn for å formulere spesifikke spørsmål/sjekklister. Gjennom å granske dokumentene kan man hente ut relevant informasjon om barnehagen, hvilken praksis/prosedyrer som finnes og hvordan ansvarslinjene i organisasjonen er bygget opp. Intervju For å få verifisert de opplysninger som fremkommer av dokumentene er det viktig at det foretas en bevisst utvelgelse av intervjuobjekter, noen stikkord for hva som bør være med i vurderingen: Eier Relevante ledere Flere på samme nivå gir grunnlag for sammenligning Både erfarne og nytilsatte Gjerne stedfortredere og vikarer Ansatte på ulike nivåer i organisasjonen Foreldrerepresentanter Hensikten med intervju er å gå nærmere inn i utvalgte forhold ved barnehagens drift. Det er å anbefale at det utarbeides en veileder eller intervju-guide til dette formålet. Spørsmålene skal også kontrollere at innsendt dokumentasjon stemmer. En slik guide vil kunne tilpasses den enkelte barnehage noe, men bør samtidig sikre at tilsynet blir noen lunde likt fra barnehager til barnehage. Gjennomføring Formøte Systemrettede tilsyn skal ha et formøte. Her presenteres målet med tilsynet, samt organiseringen. Det skal gis mulighet for deltakerne å stille spørsmål. Så langt som mulig bør alle som skal bidra i tilsynet delta på formøte. I barnehagehverdagen kan det være vanskelig å få organisert et slikt møte, det bør da vurderes om eventuelt styrer kan orientere om tilsynet på et personalmøte. Gjennomføring og intervju Gjennom intervjuene får barnehagemyndighet/tilsynsgruppen mulighet til å sjekke ut om dokumentasjon og praksis stemmer over ens. Intervjuene har fokus på handlinger. Intervjuene følger organisasjonsstrukturen. Logisk rekkefølge på intervjuobjektene. Gir lederne mulighet til å forklare organiseringen. Gjennom å intervjue i ansvarslinjen får man verifisert om praksis stemmer. Til intervjuene bør det: Settes av minutter til hvert intervju, med tid mellom til å oppsummere. Stilles åpne, ikke ledende spørsmål. Oppsummeres jevnlig. Gi intervjuobjektet anledning til å komme med andre innspill på slutten av intervjuet Oppsummeringsmøte Så langt som mulig bør alle som har deltatt på tilsynet være med på oppsummeringsmøte. Formål med oppsummeringsmøte: Presentere funn/avvik for slik at de forstår resultatene av tilsynet. Avklare eventuelle misforståelser eller feil som har oppstått under vurderingen av avvik. Side 5 av 8

6 Forslag til dagsorden: Formålet med oppsummeringsmøte Foreløpet av tilsynet, konklusjoner(også ros) Presentere avvik med henvisning til regelverket Forklare rapportens oppbygning og videre saksgang Ansvar for korrigerende tiltak/lukke avvik Avtale tidspunkt for tilbakemelding Rapportering og vedtak Det skal utarbeides en skriftlig rapport etter alle tilsynsbesøk. Den skriftlige rapporten skal inneholde følgende: Formelle opplysninger om barnehagen og tilsynsdato Innledning Dokumentgrunnlag Avvik Merknader Andre forhold Dokumentgrunnlag for kommunens tilsyn Oversikt over personer som var involvert i tilsynet Formelt sett er det virksomhetsleder for barnehager i Lunner kommune som er delegert tilsyns ansvar i kommunen. Vedtak etter tilsynet skal derfor fattes av virksomhetsleder i eget brev.. Rapporten fra tilsynet vil fungere som en innstilling til vedtak Avvik Finner barnehagemyndighet/ tilsynsgruppen mangler ved virksomheten skal dette meldes som avvik i rapporten. Definisjon på avvik: Mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Formkrav for formulering av avvik Avvik nr. Formulering av avviket(påstand) Hjemle avviket fra myndighetskrav, som kommentar omtale hva bestemmelsen innebærer Hvilke observasjoner avviket bygger på Merknad Merknad En merknad viser til forhold som ikke omfattes av definisjonen avvik, men der tilsynet, med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener barnehagen styrer i gal retning eller har et forbedringspotensial. Formkrav som for avvik (over). Oppfølging / lukking Eventuell oppfølging av avvik I oppsummeringsmøtet avtales tidspunkt for tilbakemelding, og hva som kreves for at avviket kan regnes som lukket. For merknader vil det i mange tilfeller være tilstrekkelig å vise til endringer eller prosesser som leder riktig vei. Rapporten sendes barnehagen i etterkant av tilsynet. Barnehagemyndigheten sender purring dersom ikke fristen overholdes, eventuelt foretar et nytt tilsyn. Når nødvendig dokumentasjon foreligger, sender barnehagemyndigheten et brev til barnehagen der det bekreftes at tilsynet anses som avsluttet. Tilsynsrapportene kan danne grunnlag for en årlig rapport til politisk nivå om tilsynets virksomhet. Side 6 av 8

7 6) HENDELSESBASERT TILSYN Barnehagemyndighet har anledning til å foreta uanmeldte tilsynsbesøk. Dette gjøres ofte på bakgrunn av konkrete hendelser eller melding om bekymring. Hyppigheten av uanmeldte tilsynsbesøk bør vurderes opp mot behovet for at barnehagemyndigheten etablerer en åpen og god dialog (veiledningsplikten) med styrere og barnehageeiere. For mange uanmeldte tilsynsbesøk kan oppleves som et tillitsbrudd mellom barnehagemyndighet og barnehageeier. Forberedelse Hendelsesbasert tilsyn varsles ikke på forhånd. Barnehagemyndighet må på forhånd ha klart definert målet med tilsynet, og ha forberedt seg på hva de vil se etter. Barnehagestyrer skal orienteres når barnehagemyndighetenes representanter ankommer barnehagen, og gis mulighet til å varsle eier av barnehagen. Styrer og eier skal motta et skriftlig tilsynsbrev ved ankomst. Rapport og vedtak Samme krav til rapport som ved systemrettet tilsynsbesøk. Avvik og merknad Samme som ved systemrettet tilsynsbesøk. Oppfølging / lukking Samme krav som ved ordinært tilsynsbesøk 7) KRAV TIL SAKSBEHANDLING Rapport fra tilsyn og varsel om avvik og merknad er et enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2b. Forvaltningsloven har krav til saksbehandling i denne type saker. Disse reglene skal suppleres av uskrevne krav til godforvaltningsskikk. inhabilitet ( 6) forhåndsvarsel ( 16) innsynsrett ( 18 og 19) formene for enkeltvedtak ( 23) begrunnelse ( 24 og 25) klageadgang ( 28) klagefrist ( 29-31) saksforberedelsen i klagesak ( 33). 8) VEDTAK OM ULOVLIGE ELLER UFORSVARLIGE FORHOLD Av rapporten fremgår det om tilsynet har avdekket ulovlige eller uforsvarlige forhold som medfører pålegg om retting. Pålegg om retting eller stenging skal gis i form av et enkeltvedtak, jf. forvaltningslovens 2b. Kommunen kan også bruke økonomiske reaksjoner overfor ikke kommunale barnehager ved brudd etter 14a. Kommunen kan etter tilsyn vedta å stenge en barnehage. Kommunens stengingsvedtak skal sendes fylkesmannen til orientering. Ansvar Saksbehandler utreder saken og utarbeider innstilling til vedtak. Myndighet Kommunens oppgaver og myndighet etter lov om barnehager er i Lunner delegert fra rådmann til virksomhetsleder for barnehager. Virksomhetsleder fatter vedtak i tilsynssaker. Side 7 av 8

8 9) KLAGERETT Kommunens vedtak om retting av avvik, eventuell stenging eller økonomiske reaksjoner kan påklages fylkesmannen jf. Lov om barnehager 16. Klagen skal sendes Barnehagetjenesten v/virksomhetsleder Klagebehandling Saksbehandler foretar de undersøkelser klagen gir grunnlag for. Gis det medhold i klagen, fattes nytt vedtak. Gis det ikke medhold i klagen skal denne videresendes Fylkesmannen for endelig vedtak, og all dokumentasjon tas med i oversendelsen til Fylkesmannen. Myndighet Kommunens oppgaver og myndighet etter lov om barnehager er delegert fra rådmann tilvirksomhetsleder for barnehager. Virksomhetsleder fatter vedtak. 10)BARNEHAGEMYNDIGHETENS VEILEDNINGSPLIKT Informasjon I barnehagelovens 8 om barnehagemyndigheten heter det at kommunen skal veilede og påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk. Videre har kommunen en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde, jf. Forvaltningslovens 11. Kommunen er både barnehagemyndighet og barnehageeier. Kommunen som barnehagemyndighet skal føre tilsyn med både kommunale og ikke- kommunale barnehager. Klargjøring av myndighetsrollen skal bidra til å forebygge en eventuell konflikt mellom myndighetsansvaret og eierinteressene. Barnehagemyndighet sender ut denne prosessbeskrivelsen til alle barnehagene i kommunen. 11) ARKIVERING Alle dokumenter skal inn i ESA (Kommunens post- og arkivsystem) 12) RULLERING OG EVALUERING AV PROSESSBESKRIVELSE Det er et mål at denne prosessbeskrivelsen skal være et levende dokument. Det legges opp til deltagende prosesser på flere nivå. Rutinebeskrivelsen bør rulleres jevnlig og ved inngangen til ny treårsperiode. Rulleringen bør vurdere: Om angitte rutiner er hensiktsmessige og effektive Kvaliteten på godkjenningsarbeidet i Lunner kommune Behov for justeringer og nye rutiner Om evt. endringer vil kreve nye høringsrunder og politiske vedtak Politisk behandling Nåværende prosessbeskrivelse vil bli tatt til orientering i Oppvekst og kulturkomiteen den Både private og kommunale barnehager er orientert og gitt mulighet for innspill før ferdigstillelse av dokumentet. Når rullering Seksjon for barnehagetjenesten har hovedansvar for at prosessbeskrivelsen rulleres. Virksomhetsleder for barnehage er saksbehandler og leder dette arbeidet. Vår ref.: 16/416-2 Side 8 av 8