DRAMMEN PARKERING KF MØTEINNKALLING. DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Drammen Parkerings lokaler, Wergelandsgate 13 Møtedato: Tid: 14.

Transkript

1 DRAMMEN PARKERING KF MØTEINNKALLING DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Drammen Parkerings lokaler, Wergelandsgate 13 Møtedato: Tid: Saksliste følger vedlagt. Dato: Svein V. Thorgersen Styreleder

2 SAKSLISTE 1/14 GODKJENNING AV DAGSORDEN 2/14 GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE /14 ORIENTERINGSSAKER 4/14 TILDELINGSBREV 2014 FOR DRAMMEN PARKERING KF 5/14 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP /14 ÅRSMELDING TIL DRAMMEN KOMMUNE 7/14 OPPGRADERING AV AUTOMATER 8/14 THAMSGATEN OG-/ GREV WEDEL PARKERINGSHUS AS STYRINGSSTRUKTUR 9/14 EVENTUELT

3 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 1/ GODKJENNING AV DAGSORDEN Forslag til vedtak: Dagsorden for møte godkjennes. Side 3 av 24

4 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 2/ GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE Forslag til vedtak: Referat fra møte i styret for Drammen Parkering KF godkjennes. Saksutredning: Se vedlagte referat fra styremøte i Drammen Parkering KF Side 4 av 24

5 Sted: Wergelandsgate 13 Tid: Onsdag 20. november 2013 kl 14:00 Styremøte nr Drammen Parkering KF Deltatt: Svein-V. Thorgersen (ST) Ellen Svendsvoll (ES) Tarjei Pedersen (TP) Inger Mette Gustavsen (IMG) Jørn Kåre Reiersgård (JKR) Jorunn Lindhøy Jacobsen (JLJ) Finn Tollefsen (FT) Fraværende: Fra administrasjonen: Daglig leder Claus Mølbach- Thellefsen (CMT) Avdelingsleder Håvard Heier (HH) - referent Nr Sak 28 Godkjenning av dagsorden Vedtak: Dagsorden for styremøte for Drammen Parkering KF godkjennes. 29 Godkjenning av referat fra styremøte Vedtak: Referat fra styremøte for Drammen Parkering KF godkjennes. 30 Orienteringssaker Vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. 31 Blichs gate p-hus - status Vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. 32 Økonomiplan Vedtak: Styret tar rådmannens forslag til økonomiplan til etterretning. 33 El-bil parkering i Drammen Vedtak: Styret tar saken til etterretning og ber administrasjonen iverksette nødvendige avklaringer med rådmannen. 34 Møteplan 2014 Vedtak: Møteplan for styret i Drammen Parkering KF Onsdag 12. februar Onsdag 9. april Onsdag 14. mai kombinert med styreseminar Onsdag 20. august Onsdag 17. september Side 5 av 24

6 Nr Sak Onsdag 19. november 35 Årlig lønnsregulering for daglig leder Vedtak: Styret er fornøyd med daglig leders arbeid. Daglig leders årslønn reguleres til kr med virkning fra 01. mai. 36 Eventuelt Ingen saker. Svein-V. Thorgersen Tarjei Pedersen Inger Mette Gustavsen Jørn Kåre Reiersgård Ellen Svendsvoll Finn Tollefsen Jorunn Lindhøy Jacobsen Side 6 av 24

7 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 3/ ORIENTERINGSSAKER Forslag til vedtak Redegjørelsene tas til orientering. Saksutredning: Daglig leder og styreleder redegjør muntlig i forhold til: Valg av mannlig ansatterepresentant til styret Personalsituasjonen Status Blichs gate p-hus Side 7 av 24

8 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 4/ TILDELINGSBREV DRAMMEN PARKERING KF Forslag til vedtak Tildelingsbrevet tas til orientering. Saksutredning: Se nedenstående tildelingsbrev. Side 8 av 24

9 Side 9 av 24

10 Side 10 av 24

11 Side 11 av 24

12 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 5/ ÅRSBERETNING MED REGNSKAP 2013 Forslag til vedtak: Styret godkjenner fremlagte årsberetning og regnskap for 2013 for rapportering og revisorbehandling. Saksutredning: Saken ettersendes. Side 12 av 24

13 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 6/ ÅRSAMELDING TIL DRAMMEN KOMMUNE Forslag til vedtak: Forslag til årsmelding vedtas oversendt til Drammen Kommune Saksutredning: Se nedenstående utkast. Side 13 av 24

14 Utkast til Drammen Parkerings bidrag til Drammen Kommunes årsmelding for 2014 Drammen Parkering KF Drammen Parkering KF ble etablert Virksomheten har 22 ansatte og leier lokaler av Drammen Eiendom i Wergelandsgate 13. Drammen Parkering KF skal fokusere på trafikksikkerhet, fremkommelighet og miljø. Dette gjøres gjennom; å ivareta det operative ansvaret for kommunens parkeringstjenester. å ivareta offentligrettslige myndighetsoppgaver innen parkering. å utvikle Drammens parkeringstilbud i tråd med vedtatt byutviklingsstrategi. å være tjenesteprodusent for tjenester som ikke konkurranseutsettes. Drammen Parkering KF drifter og kontrollerer ca 1400 avgiftsbelagte offentlige parkeringsplasser i Drammen. Dette utgjør ca 40% av avgiftsparkeringen i Drammen. Drammen Parkering KF forvalter og drifter Blichs gate p-hus, som åpnet i januar I tillegg har Drammen Parkering KF driftsavtaler med private og andre offentlig eide parkeringsanlegg og parkeringsplasser. Foretaket hadde i 2013 en omsetning på 41,7 millioner kroner og et årsresultat på 13,2 millioner kroner. Eieruttaket til kommunen er satt til 13,6 millioner for Drammen Parkering KF har i 2013 opprette 1 ny beboersone. Totalt er det 5 operative boligsoner og 2 beboersone i Drammen ved utgangen av Drammen Parkering KF har delegert vedtaksmyndighet på parkeringsregulerende skilt på de kommunale veier i Drammen. Virksomheten drifter Parkeringsgruppen, der fagpersoner fra kommunen og politi samles og vurderer aktuelle tiltak, skiltplaner og vedtaksforslag som omfatter fremkommelighet og parkering i Drammen kommune. Parkeringsgruppen har i 2013 behandlet 82 saker og fattet 55 skiltvedtak. Side 14 av 24

15 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 7/ OPPGRADERING AV AUTOMATER Forslag til vedtak: Styret tar planene for oppgradering av automater til etterretning. Finansiering av oppgraderingen gjøres ved å belaste egenkapitalen. Saksutredning: Se vedlagte notat. Side 15 av 24

16 NOTAT CMT/ Oppgradering av p-automater I forbindelse med at parkeringsautomaten Cale MP 104 skal fases ut vil Drammen Parkering KF oppgradere automatparken til Cale CWT Compact, med en betalingsløsning som tilfredsstiller EMV sikkerhetskrav for betaling med kort. I praksis betyr dette at all teknologi samt dører med kommunikasjonsskjermer og knapper byttes ut, men at gamle fester, kabinetter, strømtilganger og varmeelementer benyttes videre. Drammen Parkering eier selv 91 Cale Cale CWT mens vi besørger innkjøp, oppsett, drift og baksystem av 17 Cale 104 automater for kunder med private p-plasser/p-hus det er inngått driftsavtale med. Oppgraderingen for de kommunale automatene vil samlet koste ca.kr 3 millioner eks.mva. Det er kun Cale AS som kan levere disse oppgraderingene av den eksisterende automatparken og innkjøpet gjøres som en direkte anskaffelse. Et alternativ med å utlyse en anbudskonkurranse for en fullstendig utskifting av automatparken er ikke aktuelt da en slik kostnad trolig vil beløpe seg til over kr 10 millioner. Drammen Parkering ønsker oppgraderingen gjennomført senest innen utgangen av september CWT - Ny teknologi CWT Compact bygger på en åpen plattform og ny teknologi som gir nye funksjoner og muligheter for fremtidige løsninger som programmerbare takster, registrering av kjennemerke og kommunikasjon med Cales løsning for Mobil Betaling. Cale CWT terminaler er knyttet opp mot baksystemet CaleWebOffice 2 hvor ulike bruksdata og rapporter for automater og automatgrupper kan avleses og hentes ut. Alle mekaniske deler som håndterer myntregistrering og billett vil også bli byttet ut EMV standard For å sikre betalingsløsninger med kort har flere av de største kortselskapene gått sammen om å utarbeide sikkerhetsstandarder for betalingstjenester. EMV (Eurocard, Mastercard, Visa) er en global standard der betalingskortet er utstyrt med chip for å sikre korttransaksjoner. Den gir også mulighet for å verifisere korteier ved å benytte PIN-kode. Med EMV er det en direkte oppkobling mot bank/kortutsteder som verifiserer bruken av kortet, eller hindrer bruk av sperrede kort med mer. Beløp over 50 euro må verifiseres med PIN-kode. Drammen Parkering har tidligere ikke vært online mot bank og filer fra parkeringsautomaten lastes i dag ned av CALE en gang i døgnet, behandles i deres oppgjørssystem TicWin, før det sendes bank for utbetaling til kunde. Med en EMV løsning vil kjøpsdata fra automat fortløpende bli overført til en processor (Nets/DIBBS /PayEx) som godkjenner og behandler kjøpsdata, samt viderefører betalingsinformasjon til innløser (Nordea). Basert på dette kan innløser overføre penger fra kundens kredittkort til Drammen Parkerings bankkonto. Det har tatt flere år før leverandører av parkeringsautomater har lykkes med å komme opp med tilfredstillende Side 16 av 24

17 funksjonalitet, men nå er dette ferdig utprøvd og tilgjengelig på det norske markedet. Drammen Parkering har hatt som opsjon via fremforhandlet rammeavtale at automater innkjøpt etter 2009 har EM-oppgradering inkludert i kjøpet. Kravet om EMV-standard er nå gjeldene fra innløser. Innløser (Nordea) har henvendt seg til Drammen Parkering om dette og oppfordret til en innføring av standarden. CALE AS benytter i dag Nets processor, men opplyser at de vurderer å bytte i løpet av våren Drammen Parkering vil trolig vente til en ny processorleverandør er på plass og ferdig utprøvd, før nye automater settes opp, slik at disse kommer med riktig processor. CALE oppgir at de skal ha ny løsning på plass i løpet av forsommeren EMV Korthåndtering Safe Pay & Stay Fakturering og betaling 2. Informationsutbyte NETS håndterer EMV-kjøp og oppkobling mot innløser og kortselskap. Statistisk informasjon importeres i Cale WebOffice 2 1. Kortkjøp Kortleseren håndterer kjøpet i hht. EMV-kravene. EMV transaksjonshåndtering Innløser koppling Prosessorstatistikk Prosessor (NETS) Innløser (Bank) Betalingsoverføring Sluttkunde Cale-terminal Statistikk og driftsinformasjon 3. Statistikk og hendelsesdata Sendes fra terminal til Cale WebOffice2 for informasjon og overvåking. Cale WebOffice2 Terminaleier 4. Oppfølging Terminaleier får tilgang til rapporter og statistikk via Cale WebOffice2. CALE AS som leverandør Drammen Parkering har kun parkeringsautomater fra Cale, kjøpt inn etter anbudskonkurranse og rammeavtale. Cale AS er den ledende leverandøren av parkeringsautomater i Norge og Cale er et internasjonalt selskap som satser på betalingsautomater og parkeringsløsninger i flere land. Èn leverandør gir fordel med et enhetlig produkt ut til kunden. For Drammen Parkering gir også ressursbesparelser med lik teknikk/mekanikk, lik software og et likt Side 17 av 24

18 baksystem for rapporter, bruksdata og økonomihåndtering. Cale oppgir også at COWI, som er leverandør av de parkeringsfaglige datasystemer Drammen Parkering benytter, er den 3.part Cale samarbeider mest med i utvikling av nye løsninger for betaling og kontroll/håndheving. Den negative siden er at Drammen Parkering som kunde knyttes enda tettere til èn leverandør er at man i større grad knyttes til deres priser, tjenestetilbud og produktutvikling. Kostnader for oppgradering av automatparken Eksisterende automattype Oppgradering Antall Pris per Samlet pris stk. EMV oppgradering inklusiv i innkjøpte automater CWT/EMV/Chip only ,- Kr ,- EMV oppgradering ikke inklusiv EMV oppgradering ikke inklusiv CWT/EMV/Chip only ,- Kr ,- CWT/EMV/Chip&Pin ,- Kr ,- Totalt 87 Kr ,- Priser er eks. mva. I tillegg kommer monteringskostnader på anslagsvis kr 2000,- per automat. Finansiering av oppgraderingen Finansiering av oppgraderingen kan skje ved å belaste den frie egenkapitalen, benytte bevilgede lånemidler, eller en kombinasjon av disse finansieringsformene. Ved budsjettutarbeidelsen for 2014 var det usikkert hva kostnadene for en oppgradering ville beløpe seg til men det ble søkt om lånemidler for å kunne sikre en gjennomføring. Drammen Parkering søkte om, og har fått innvilget totalt 2,6 millioner (inklusiv overføring av 1,5 mill fra 2013) i investeringsmidler for 2014, hvorav 2,2 millioner av disse er øremerket automatoppgradering. Den frie egenkapitalen ved årsoppgjøret for 2013 er på kr 6,3 millioner. Samlet lånebelastning ved årsoppgjøret 2013 er på kr 3,2 millioner. Daglig leder mener at det vil være hensiktsmessig og begrense virksomhetens låneopptak og at det vil være forsvarlig å belaste den oppsparte egenkapitalen med nevnte oppgradering av automatparken. Denne oppgraderingen og investeringen er helt nødvendig for virksomheten, og vil samtidig bidra til løsninger til beste for kundene. Alternativt foreslås det at egenkapitalen belastes opp til en beløpsstørrelse styret fastsetter, mens øvrige oppgraderingskostnader belastes innvilgede lånemidler. En endelig fordeling mellom bruk av egenkapital og eventuell belastning av lånemidler kan fattes etter 2. tertial. Side 18 av 24

19 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 8/ THAMSGATEN OG-/ GREV WEDEL PARKERINGSHUS AS - STYRINGSSTRUKTUR Forslag til vedtak: 1. Det anbefales at P-selskapenes styringsstruktur endres i tråd med alt. 2. Selskapet integreres styringsmessig innenfor kommunens eksisterende organisasjon. 2. Eierfunksjonen og eiendomsforvaltning ivaretas av Drammen Eiendom KF herunder valg av styre og deltakelse på generalforsamling. 3. Parkeringsfaglige og operativ drift ivaretas av Drammen Parkering KF. 4. Det inngås leieavtaler mellom selskapene og Drammen Parkering KF, med grensesnitt tilnærmet slik leieavtalen mellom Drammen Eiendom KF og Drammen Parkering KF er i Blichsgate P-hus i dag. 5. Saken oversendes rådmannen for videre behandling. Saksutredning: Drammen Parkering KF og Drammen Eiendom KF har hatt drøftinger om hvordan p-husene kan driftes i fremtiden. Vedlagte likelydende vedtaksforslag og saksfremlegg behandles i begge styrer før oversendelse til rådmannen for videre behandling. Saksfremlegg Hensikt med saken Hensikten med saken er å legge til rette for fremtidig eierforvaltning, drift og utvikling av Thamsgaten Parkeringshus AS og Grev Wedel Parkeringshus AS. Samme saksutredning og innstilling behandles også av styret i Drammen Parkering KF. Det må tas stilling til : 1. Strategi for eierforvaltningen 2. Ansvarsdeling i kommuneorganisasjonen. 3. Styrets rolle og sammensetning Side 19 av 24

20 Bakgrunn Thamsgaten Parkeringshus AS Drammen Eiendom KF kjøpte med virkning fra , 2 % av aksjene i Thamsgaten Pareringshus AS fra private eiere, slik at Drammen kommune gjennom Drammen Eiendom KF ble eier av 100 % av selskapet. Bystyret vedtok saken den Transaksjonene er gjennomført. En forutsetning var at det skulle gjennomføres vedtektsendringer og at selskapet som tidligere var andelslag skulle omdannes til aksjeselskap. Dette er gjennomført. Grev Wedel Parkeringhus AS Også Grev Wedel Parkeringshus ble omdannet til aksjeselskap med virkning fra Thamsgaten Parkeringshus AS har til nå vært eier av 91,6 % av Grev Wedel Parkeringshus AS. I 2013 er det arbeidet med og fremsatt tilbud om innløsning av de øvrige 16 private aksjonærene med til sammen 3,2 % og Drammen Kommune v/ Drammen Eiendom KF med 5,2 %. Tilbudet ble akseptert av alle aksjonærer i desember 2013, og transaksjonen ble gjennomført pr Thamsgaten Parkeringshus AS er dermed nå eier av 100% av aksjene i datterselskapet Grev Wedel Parkeringshus AS. Eiersituasjon pr Drammen Eiendom KF Thamsgate 100% 100% Parkeringshus AS Grev Wedel Parkeringshus AS Styringsstruktur og daglig drift i dag Selskapene har i dag samme styre. Styresammensetningen ble endret i 2013i forbindelse med at Drammen Eiendom KF ble 100% eier. Daglig leder i Drammen Eiendom KF ble innvalgt som styremedlem, mens de privat oppnevnte representantene gikk ut. Selskapene styres i dag parallelt, i den forstand at det gjennomføres formelt styremøte i hvert selskap. Styret i P-husene har inngått avtaler om forretningsførsel for begge selskap med Advokat Amund O. Gulsvik. Avtalen innebærer daglig forvaltning og drift av parkeringshusene. Gulsvik har på sin side inngått underleverandøravtaler med Eiendomssentret AS om administrative tjenester og eiendomsforvaltning, og med Drammen Parkering KF om parkeringsfaglige tjenester. Avtalen med Gulsvik løper ut Det er derfor viktig i god tid før utløpet av avtalen å ta stilling til fremtidig styrings- og driftsform for P-husene. Fremtidig styringsstruktur En fremtidig organisering kan fortsette etter dagens modell med et selvstendig styre, eller integreres i kommunens øvrige organisering av parkerings-/ og eiendomsvirksomhet. Alt 1. Selvstendig selskap P-hus selskapene er i dag veldrevet. Det er godt belegg i husene, økonomien er god og husene er tilfredsstillende vedlikeholdt. Side 20 av 24

21 Grunnlaget for erverv av 100% av P-husene var å avklare eiersituasjonen og sikre at kommunen har kontroll og mulighet for bruke P-husene som verktøy i sentrums- og parkeringspolitikken. Dagens styringsstruktur har gitt P-husene en selvstendig rolle hvor hovedfokus har vært å utvikle et godt parkeringstilbud, effektiv drift og sunn økonomi i de 2 P-husene. Selskapet har til en viss grad tilpasset prispolitikken til kommunens øvrige parkeringsavgifter, men hovedsakelig drevet ut fra et kommersielt og lønnsomhetsorientert perspektiv. Alt. 1 Drammen kommune Formannskap / Rådmann Drammen Eiendom KF Thamsgate Parkeringshus AS Drammen Parkering KF Grev Wedel Parkeringshus AS Ved valg av en modell hvor parkeringshusene opprettholdes som selvstendig selskap vil forvaltningene av eierskapet kunne utøves etter to alternative modeller. Alt. 1. a Aksjene i Thamsgaten Parkeringhus AS er i dag bokført i balansen til Drammen Eiendom KF. Det er derfor naturlig at ansvar for oppføling og avkastning dermed underlegges styret i Drammen Eiendom KF. Med utgangspunkt i at P-husene skal drives som et selvstendige selskap kan likevel forholdet mellom de to styrene og videre til overordnet politisk eierskap bli uklar og krevende. Alt. 1.b Ved valg av alt.1 med et selvstendig selskap og eget styre kan det være mer hensiktsmessig at eierstyring skjer som for andre selvstendige selskapet, via kommunes ordinære eierskapsforvaltning ved Rådmann / formannskap. Det bør da også vurderes om det formelle eierskapet til aksjekapitalen skal tilbakeføres bykassen fra Drammen Eiendom KF. Alternativ 2 Integrering i Drammen Eiendom KF og Drammen Parkering KF Drammen Parkering KF har i dag det operative ansvaret for Drammen kommunes parkeringstjenester og forvalter ca kommunale avgiftsplasser og 336 plasser i Blichsgate p-hus. I tillegg til har Drammen Parkering driftsavtale for parkeringsvirksomheten i Thamsgaten (536 p-plasser ) og Grev Wedel (273 P-plasser). Drammen Eiendom KF er eier av det nye Blichsgate p-hus. Blichsgate P-hus ligger som en enkelt eiendom direkte i Drammen Eiendom KF s balanse. Det leies ut til Drammen Parkering Side 21 av 24

22 KF som har ansvar for salg av plasser og drift av P-huset. Det er etablert et velfungerende grensesnitt mellom foretakene om drift, vedlikehold og forvaltning. En tilpasning av driften i Thamsgaten og Grev Wedel til samme modell som Blichsgate vil innebære at det vil være styrene i henholdsvis Drammen Eiendom KF som eier, og styret i Drammen Parkering KF som leietaker som vil dele ansvaret for P-husene. Politisk eierstyring vil dermed skje via styrene i foretakene og ikke direkte til et styre i aksjeselskapene. Dagens eksternt valgte styre i P-husene vil dermed erstattes av et internt styre oppnevnt av styret Drammen Eiendom KF som et datterselskap. En oppløsning av selskapene er vurdert, men ikke anbefalt da det vil kunne utløs en betydelig beskatning. Alt. 2 Drammen kommune Formannskap / Rådmann Drammen Eiendom KF Drammen Parkering KF Thamsgate Parkeringshus AS Grev Wedel Parkeringshus AS Driftsmessige forhold Drammen Parkering KF har allerede driftsansvaret for og kjenner den parkeringsfaglige delen av de 2 P-husene. En ytterligere integrering vil innebære at de også får ansvar for salg og forvaltning av plasser og P-kort. Drammen Parkering KF vil etablere kapasitet til også håndtere tilleggsoppgavene på en hensiktsmessig måte. Drammen Parkering KF mener en samling av de 3 p-husene vil kunne gi en positiv synergi og fordelaktig samhandling av kommunens parkeringstilbud. Drammen Eiendom KF har kapasitet til å følge opp eieransvaret og utleie av forretningslokaler i selskapene. Økonomisk sett er det ikke forhold som tilsier at en slik forvaltning blir kostnadsdrivende i forhold til dagens løsning. Snarere tvert i mot da det ligger stordriftsfordeler både i Drammen Parkering KF på parkeringsdrift og i Drammen Eiendom KF på eiendomsforvaltning. Side 22 av 24

23 Vurdering Utgangspunktet for eierskapet av P-husene er at Drammen kommune kan benytte disse i utvikling av sentrums- og parkeringspolitikken. En videreføring av dagens modell vil kunne følges greit opp fra eier, enten det er direkte fra Rådmann/formannskap eller via Drammen eiendom KF. Men i mindre grad integreres i den øvrige parkeringsvirksomheten. Virksomheten vil da leve parallelt med Drammen Parkering KF og trolig ha et mer rendyrket kommersielt perspektiv. At en vil kunne spare styrehonorar i P-husene er et poeng, men bør likevel ikke være avgjørende i valg av modell. En integrert løsning vil gi en forenkling av samlet struktur og forankring av parkeringspolitikken. Modellen vil videre styrke Drammen Parkering KF s rolle som kommunens parkeringsforetak, og sikre en helhetlig struktur for eiendoms- og parkeringsforvaltningen i Drammen kommune. Uavhengig av valg av styringsstruktur vil det være naturlig å følge opp denne saken med å utarbeide en fornyet eierstrategi og selskapsstrategi som er tilpasset kommunens øvrige parkerings-/ og eiendomspolitikk. /pr. Side 23 av 24

24 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 9/ EVENTUELT Forslag til vedtak: Saker under eventuelt behandles. Side 24 av 24