Beredskapsplan. for. Høgskolen i Telemark

Transkript

1 Beredskapsplan for Høgskolen i Telemark

2 1. Innledning Krise og beredskap Formål og prinsipper Varslingsliste Kriseledelse Krisescenario Informasjonshåndtering Lokaler Etterarbeid Opplæring og øvelser Oppdatering VEDLEGG Krisescenario med tiltak o Scenario 1: Ulykker ved HiT o Scenario 2: Ulykker i Norge utenfor HiT o Scenario 3: Kriminelle handlinger ved HiT Truende personer på kontor o Scenario 4: Savnede personer o Scenario 5: Sammenbrudd i IKT-systemet o Scenario 6: Alvorlig sykdom, personskader eller dødsfall o Scenario 7: Bombetrussel eller varsel om ondsinnet handling o Scenario 8: Skyteepisode ved HiT o Scenario 9: Gasslekkasje/lekkasje ved Herøya, Porsgrunn 2. Råd og tips om informasjonshåndtering 3. Sjekkliste - viktige momenter ved en krise 4. Skjema for kriseloggr 5. Beredskapsplan for studenter på studierelaterte utenlansdsopphold. 6. Skjema for studietur, feltarbeid og tjenestereise

3 1. Innledning I en hver organisasjon kan det inntreffe uforutsette hendelser, kriser, som truer liv, helse og verdier. Planlegging og øvelser kan gjøre organisasjonen bedre i stand til å håndtere kriser som kan oppstå. Beredskapsplanen er en plan for hvordan Høgskolen i Telemark (HiT) skal være best mulig i stand til å håndtere en mulig krise; hvordan arbeidet med en krise skal organiseres og ansvar og oppgaver fordeles. Målet er å unngå eller begrense skadevirkninger på ansatte, studenter og/eller materielle verdier ved HiT. Planen innholder: En overordnet felles plan med beskrivelse av ansvarsforhold, organisering, rutiner for varsling, oppgaver og verktøy for kriseledelse/krisestaben, informasjonshåndtering, etterarbeid og debriefing. Følgende vedlegg: - Ulike krisescenario med beskrivelse av tiltak - Råd og tips om informasjonshåndtering - Sjekkliste - viktige momenter ved en krise - Skjema for kriselogg - Beredskapsplan for studenter på studierelaterte utenlandsopphold - Skjema for studietur, feltarbeid og tjenestereiser Planen skal være lett tilgjengelig på høgskolens intranett og til enhver tid oppdatert. Alle ledere, verneombud og sentralbord/servicetorg bør ha en oppdatert papirversjon lett tilgjengelig. Med utgangspunkt i denne planen kan driftsenhetene utarbeide mer detaljerte planer for spesifikke krisescenario. Håndtering av kriser/ulykker som rammer HiTs ansatte og studenter på steder/i lokaler der HiT er leietaker (SiTel, Statsbygg/Entra eiendom (Drammen), Raulandsakademiet), utføres i hovedsak av Høgskolen. Ved akutte situasjoner som krever umiddelbar handling, blir ansatte og studenter ivaretatt av lokalt politi, brannvesen og ambulansepersonell. Hvis du er vitne til en akutt krise, har du et personlig ansvar for å handle og varsle før nødetatene er på plass. Ved hvert studiested har HiT ansvar for beredskap før en eventuell krise og ivaretakelse av studenter og ansatte etter den kritiske fasen er over. Det er en hjertestarter utplassert ved hvert studiested med følgende passering: Studiested Bø: Hjertestarteren er plassert i en rød boks i kjelleren, rett under sentralbordet. Studiested Notodden: Hjertestarteren henger på veggen på venstre side ved inngang til gymsalen, plan 2. Studiested Porsgrunn: Hjertestarteren er plassert i en hvit boks i Glassgata, på veggen vis a vis servicetorget. Studiested Rauland: Hjertestarteren er plassert midt i gangen i kontorfløya for ansatte.

4 2. Krise og beredskap En krise kan defineres som: En situasjon som avviker fra det som er normalt og som oppstår relativt hastig, som har betydning for samfunnet, og som truer grunnleggende verdier og krever at tiltak iverksettes raskt. Krisesituasjoner har et potensial til å true viktige verdier, og svekke en virksomhets evne til å utføre sine samfunnsfunksjoner. Dette fordrer videre at man har behov for ekstraordinær handlekraft, og at man må bruke ressurser det være seg midler eller ansatte på en annen måte enn i en normalsituasjon. St.melding nr. 17 ( ) Samfunnssikkerhet veien til et mindre sårbart samfunn. Definisjon av beredskap Beredskap betyr å være til en hver tid forberedt på å møte kritiske situasjoner. Beredskap omfatter: Alle organisatoriske, operasjonelle og tekniske tiltak som hindrer og reduserer skadevirkninger av kritiske situasjoner som kan føre til skade på eller tap av verdier eller personskade/dødsfall. Det organisatoriske planverket som stas i bruk ved en akutt krisesituasjon. Felles for alt beredskapsarbeid er at det er rettet mot uønskede hendelser som kan inntreffe og/eller har inntruffet. HiTs beredskapsarbeid er summen av alle forebyggende og beredskapsmessige tiltak som er gjort for å håndtere kritiske situasjoner, herunder risikovurdering, kartlegging av mulige trusler, planlegging, dokumentasjon, etterarbeid/ debriefing, opplæring og øvelser. Oppsummert er beredskapsplanen et verktøy for så vel forberedelser som bruk i en akutt krisesituasjon, og etterarbeidet som følger av en krise. Ledelse Å håndtere en kritisk situasjon stiller store krav til ledelse. En krise innebærer at det må handles raskt og at mye informasjon må håndteres. At riktig informasjon gis, kan være avgjørende for krisens forløp og konsekvenser. Om ledelsen er forberedt på hendelser som stiller spesielle krav til beslutnings- og samarbeidsevner, vil det erfaringsvis gjøre den mer handlekraftig i kritiske situasjoner. En forutsetning for god håndtering av en uforutsett og krevende situasjon, er at ledelsen tar sitt ansvar, har klare roller og kommuniserer korrekt og tydelig.

5 3. Formål og prinsipper Formål med planen Sikre at høgskolen er beredt på å håndtere ulike kritiske situasjoner som kan oppstå. Sikre at kriseledelsen, ansatte og studenter vet hvordan de skal handle når det oppstår kriser. Sikre at ansatte og studenter blir ivaretatt på en god måte under selve krisen og i tiden etterpå. Påse at det gjøres en risikovurdering og iverksettes nødvendige tiltak for å hindre og/eller redusere skadevirkninger ved en eventuell krisesituasjon som kan oppstå ved store fellesarrangement og utflukter, som studiestart, personal arrangement og buss/togreiser. Grunnleggende prinsipper Den driftsenhet som eier krisen har ansvaret for å ta initiativ og iverksette og koordinere nødvendige tiltak. Leder for driftsenhet beslutter om det skal settes krisestab. Uklarheter/uenighet om ansvarsforhold avgjøres av rektor. Beredskapsarbeidet ved HiT har fire grunnleggende prinsipper: Ansvarsprinsippet Betyr at den som har ansvaret i en normalsituasjon, også har ansvaret i en krisesituasjon. Likhetsprinsippet Betyr at den organisasjonen som håndterer krisen, skal være mest mulig lik den daglige organisasjonen Nærhetsprinsippet Betyr at kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet Betyr at virksomheter har et selvstendig ansvar til å samarbeidet med relevante aktører i arbeid med forebygging, beredskap og krisehåndtering. Det er viktig å handle momentant ved en akutt krise. Du har ansvar for å varsle og handle hvis du blir vitne til en alvorlig krisesituasjon. Ved personskade, brann, ulykke, forurensing eller annen akutt krise gjelder følgende: 1. bring deg selv og eventuelle andre i sikkerhet 2. ring nødtelefonen og varsle internt 3. bidra hvis mulig til å begrense skaden og bekjempe trusselen Ikke gi fra deg ansvaret før du er helt sikker på at andre har tatt over oppgavene.

6 4. Varslingsliste Ambulanse/medisinsk nødhjelp 112 Politi (gjelder også akutt forurensing) 110 Brann 2. I arbeidstiden: Varsle sentralbord/servicetorget som deretter varsler iht. varslingslisten. 3. Utenfor arbeidstid: Varsling i prioritert rekkefølge: Dekan, administrasjonssjef, driftsansvarlig på studiestedet. Dekan eller i dennes fravær administrasjonssjef, har ansvar for å varsle rektor, direktør, markeds- og kommunikasjonssjef og personal- og organisasjonsdirektøren (PO-direktør). Se egen varslingsliste neste side. Innhold i varsling: Når du varsler, husk å informere om: Hvem som varsler Hva som er skjedd Hvor det har skjedd Når det skjedde Hvem som allerede er varslet Telefonnr man ringer fra Annen informasjon som etterspørres

7 Varsling skjer i den rekkefølge som er satt opp i tabellen nedenfor. Sentralbordet (felles) (Rauland) Tlf arbeid Mobiltelefon Tlf privat Studiested Notodden Dekan Administrasjonssjef Driftsansvarlig Driftsansvarlig Studiested Bø Dekan Administrasjonssjef Driftsansvarlig Studiested Porsgrunn Dekan (TF) Administrasjonssjef (TF) Dekan (HS) Administrasjonssjef (HS) Driftsansvarlig Studiested Rauland Instituttleder Dekan Andre kontaktpersoner Rektor Direktør Markeds- og kommunikasjonssjef PO-direktør Studentprest i Bø Statsbygg Notodden Statsbygg Bø Statsbygg Porsgrunn Raulandsakademiet SiTel Kunnskapsdepartementet Utenriksdepartementet (+ 47) ( ): Kriminalpolitisentralen (+ 47) KRIPOS (24 timer): Sjømannskirken (+47) (24 timer): Bedriftshelsetjenesten Arbeidstilsynet

8 Hvilke verktøy skal benyttes ved varsling? Avhenger av krisens natur og på hvilket stadium krisen er. Følgende verktøy eller metoder er aktuelle Telefon til nøkkelpersonell, jfr ansvarsbeskrivelsen over. Bruke mobiltelefonfunksjoner som: SMS til berørt gruppe (lokal leder/ markeds- og kommunikasjonssjef) Infoskjermer (lokal leder/ markeds- og kommunikasjonssjef) E-post (lokal leder/ markeds- og kommunikasjonssjef) Web-sider, evt. Facebook (lokal leder/ markeds- og kommunikasjonssjef) IT-tjenesten er ansvarlig for å gjøre varslingsmetodene tilgjengelige og operative i krisesituasjoner. Vedlagt følger også et skjema for utfylling av informasjon ved studie- og tjenestereiser når det er fire eller flere i reisefølget (vedlegg 1). 5. Kriseledelse Kriseledelse og evt. krisestab Vi skiller mellom felles kriser og lokale kriser. Med felles kriser menes situasjoner som berører mer enn en driftsenhet, eller når krisen er av en særskilt alvorlighetsgrad. Når krisen kun rammer en driftsenhet taler vi om en lokal krise. Ved lokale kriser som er begrenset til ett fakultet eller studiested, er det dekan på det aktuelle studiestedet som beslutter om det skal settes krisestab eller om krisen er av en slik art at den kan løses i linjen. Kriser som rammer utelukkende IT-tjenesten, Biblioteket, Driftstjenesten eller Fellesadministrasjonen, ledes av ansvarlig leder for den aktuelle driftsenheten uavhengig av geografisk tilknytning. Ved studiestedet Porsgrunn er det dekan ved det fakultetet som er sterkest berørt av krisen som tar nevnte beslutning. Dekanen leder lokal krisestab. For sammensetning av lokal krisestab, se tabell på neste side. Hvis det ikke settes krisestab, er det dekan eller leder for fellestjenestene som leder krisearbeidet. Ved kriser som berører flere driftsenheter eller en større del av høgskolen, er det rektor som beslutter om det skal settes krisestab. Rektor leder felles krisestab. For sammensetning av felles krisestab, se tabellen neste side. I tillegg involveres ulike støttefunksjoner avhengig av krisescenarioet.

9 Nedenfor vises krisestabens sammensetning. Krisestab ved felles kriser Krisestab ved lokale kriser Støttefunksjoner Rektor Dekan(er) i berørte fakultet(er) Marked - og kommunikasjonssjef Direktøren Personal- og organisasjonsdirektør Driftssjef Dekan Administrasjonssjef Instituttleder Markeds- og kommunikasjonssjef Driftsansvarlig på studiestedet Administrasjonssjefene Servicetorget Statsbygg IT-tjenesten Eksterne aktører (kommunens beredskapsplan) Bedriftshelsetjenesten Studentsamskipnaden i Telemark (SiTel) Studentorganisasjonen i Telemark (SOT) Studentprest Sosialrådgiver Både krisestaben og støttefunksjoner kan utvides ved behov avhengig av krisens art og størrelse. Eventuelle eksterne aktører kan for eksempel være ansatte fra høgskolens nære samarbeidspartnere (SiTel). Krisestabens oppgaver Skaffe seg best mulig oversikt over situasjonen og vurdere krisens omfang. Avklare forholdet til og holde løpende kontakt med politi, helsevesen og brannvesen. Vurdere behov for og iverksette øyeblikkelig tiltak. Koordinere og iverksette tiltak for å begrense krisens omfang og skadevirkninger. Koordinere intern og ekstern informasjon og iverksette informasjonstiltak. Vurdere i hvilken grad den daglige driften av HiT/fakultetet skal opprettholdes, og gi beskjed om nødvendige omdisponeringer av ressurser. Vurdere om overordnet instans skal varsles/informeres. Etablere intern støttegruppe (PO-direktør, studentprest, studentveileder, bedriftshelsetjeneste) ved behov. Ta kontakt med lokalt/kommunalt kriseteam ved behov. Sørge for at det etableres fysiske steder som er skjermet for presse/uvedkommende. Tilbakeføre ansvar for videre oppfølging av de berørte til aktuell linjeledelse etter krisens akutte fase.

10 Verktøy for krisestaben Kriselogg Når det settes krisestab skal det føres kriselogg. I denne loggen føres status for krisen og de beslutninger som fattes av krisestaben og hvem som har ansvaret for å gjennomføre beslutningene. Loggfører Loggføringen skal komme i gang så snart som mulig. Leder av krisestab (sentral eller lokal) er ansvarlig for oppstart og gjennomføring av loggføring på sitt nivå. Leder for krisestab utnevner en person som er ansvarlig for loggføringen under alle krisens faser. Det anbefales at krisestaben har en fast loggfører. Loggfører er i første rekke ansvarlig for å dokumentere informasjon som fremkommer under statusmøtene i sentral/lokal krisestab, samt å gjøre denne informasjonen tilgjengelig. Huskeliste loggfører: Ha fokus på faktainformasjon og besluttede tiltak. Noter om faktainformasjon er bekreftet/ubekreftet. Vurder sammen med leder for krisestab om loggen bør sendes til andre enheter/studiesteder ved HiT, og eventuelt involverte samarbeidspartnere i etterkant av hvert statusmøte. Når situasjonen har roet seg: Sammenfatt loggen slik at den kan inngå som grunnlag for evaluering og rapportering. Loggfører deltar på evalueringsmøtet og fører referat fra dette. Ved etablering av flere krisestaber skal det føres logg i hver lokale krisestab i tillegg til i sentral krisestab. 6. Krisescenario Vi kan tenke oss flere ulike typer krisescenario: Scenario 1: Ulykker ved HiT Scenario 2: Ulykker i Norge utenfor HiT Scenario 3: Kriminelle handlinger ved HiT Scenario 4: Savnede personer Scenario 5: Sammenbrudd i IKT-systemet Scenario 6: Alvorlig sykdom, personskader eller dødsfall Scenario 7: Bombetrussel eller varsel om ondsinnet handling Scenario 8: Skyteepisode ved HiT Scenario 9: Gasslekkasje/lekkasje ved Herøya, Porsgrunn Handlingsmåter og tiltak i forbindelse med nevnte situasjoner er beskrevet i egne dokumenter, vedlegg 1 (Scenario 1 9).

11 7. Informasjonshåndtering Når en krise håndteres i linjen uten at det settes krisestab, har øverste leder ved den driftsenhet (fakultet/fellestjenesten) som er sterkest berørt av krisen ansvar for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet. Dette ansvaret kan overføres til markeds- og kommunikasjonssjefen, eller ved lokale kriser også til andre. Slik overføring av ansvar skal gjøres klart og tydelig. Høgskolen skal være tilgjengelig for og ha løpende kontakt med politiet. Det er politiet som har ansvaret for å informere de pårørende om ulykken og uttale seg om omfanget av krisen. Når det er satt felles eller lokal krisestab, skal krisestaben håndtere kommunikasjon etter følgende retningslinjer, jf kapittel 5 om krisestab: Når det er satt krisestab: Krisestaben har ansvar for å vurdere og koordinere ekstern- og intern kommunikasjon. Dersom noe annet ikke er besluttet i krisestaben, har markeds- og kommunikasjonssjefen det operative ansvaret for ekstern- og intern kommunikasjon. Dersom krisen er av et slikt omfang at det er behov for flere personer som ivaretar kommunikasjonsfunksjonen, vurderer krisestaben dette og knytter til seg egnet personale. Retningslinjer for informasjon Markeds- og kommunikasjonssjefen skal være tilgjengelig overfor og holde løpende kontakt med media. Informasjonen skal være åpen, korrekt og relevant og beskriver faktiske hendelser i saken. Krisestaben/ansvarlig leder må definere de viktigste informasjonskanalene og informasjonsmottakerne (studenter, ansatte etc.). Markeds- og kommunikasjonssjefen informerer løpende høgskolens ansatte og studenter om krisesituasjonen (via internett og e-post, gruppesending av SMS). Dette kan delegeres til egnet personalet. Vedlagt følger en del gode råd og tips i forbindelse med informasjonshåndtering (vedlegg 2).

12 8. Lokaler Det er fastsatt møterom for kriseledelsen. I disse rommene vil det etableres et operasjonsrom med nødvendig utstyr for å lede beredskapsarbeidet. I tabellen nedenfor følger en oversikt over hvilke lokaler som kan benyttes i forbindelse med alvorlige kriser: Studiested Utstyr/fasiliteter Telefon Bø alt. 1 Høgskolebygget Rom Bø alt. 2 Gullbring kulturanlegget Veslekåvån Porsgrunn - alt 1 B Porsgrunn - alt. 2 A-171 Notodden - alt. 1 N031 Notodden - alt. 2 BU21 Rauland alt. 1 Møterom 131 Rauland alt. 2 Personalrommet 4 kontorarbeidsplasser m/pc og telefon Nabo til møterom og Faks, kopimaskin og skriver i naborommet 2 kontorarbeidsplasser m/pc tilknyttet høgskolens nett 1 telefonlinje Faks og kopimaskin Møtebord fast i rommet Rom som ikke har fast pc, har trådløst nett. 5 kontorarbeidsplasser m/pc, 5 telefonlinjer Møterom i tilknytning til kontoret 2 kontorplasser m/pc 2 telefonlinjer Forrom er møterom Kontor med 5 arbeidsplasser m/pc telefon Faks/kopimaskin/printer lett tilgjengelig Sentralt i bygget nær møterom 3 kontorarbeidsplasser m/ pc Faks/kopimaskin/printer lett tilgjengelig Telefon 1 kontorplass m/ pc og telefon Faks/kopi/printer rett ved rommet Utrustet som møterom Telefon er ikke i bruk Ved hvert studiested er det valgt to rom i forskjellig bygninger og med geografisk avstand mellom seg. Dette fordi en krisesituasjon kan medføre bygningsmessige ødeleggelser ved et av møterommene.

13 9. Etterarbeid Det er viktig at ansatte og studenter som rammes eller berøres av en krise, ulykke eller forårsaker en hendelse ved et uhell, blir tatt vare på. Sorg, som følge av dødsfall eller andre alvorlige hendelser, kan for mange oppleves som en krise, og da er det særlig viktig at studiestedet og høgskolen stiller opp for de berørte. Alle som har opplevd en krise har behov for nærhet, interesse og omsorg. At ledere, kollegaer og medstudenter viser innlevelse, forståelse og omsorg kan gjøre opplevelsen lettere å mestre og kan bidra til på forebygge langtids ettervirkninger. I alt etterarbeid er det viktig å ta hensyn til personvernet når det er tale om enkeltpersoner som er innblandet i ulykker, skader eller økonomisk kriminalitet. Debriefing Krisestaben, eventuelt leder for enheten hvis krisestab ikke er satt, har et overordnet ansvar for omsorgstiltak som skal settes i verk i både selve krisesituasjonen og i løpet av de påfølgende dagene. Ansvarlig leder har ansvar for at debriefing blir gjennomført etter at den mest intense fasen i krisen er over. PO-seksjonen og bedriftshelsetjenesten kan bistå i dette arbeidet. En debriefing kan bestå av å samle de som har vært direkte berørt av krisen. Legg vekt på å gi saklig informasjon om hva som har skjedd, gå gjerne igjennom hendelsesforløpet helt konkret. La de berørte få mulighet til å sette ord på sine opplevelser og følelser. Gi rom for spørsmål. Gi saklig informasjon om hva som skal skje videre og hvilken oppfølging de berørte vil få. Forsøk å holde samlingen i en rolig og saklig tone. Prinsipper for emosjonell førstehjelp: Skap en rolig og trygg atmosfære Gi informasjon om hva som er skjedd Vis respekt og forståelse for folks reaksjoner. Ta alles behov på alvor. Stimuler til samtale, at folk kan få satt ord på sine opplevelser, lytt og gi tid. Legg inn pauser for ettertanke og reaksjoner. Ansatte i PO-seksjonen og/eller bedriftshelsetjenesten kan bistå i samlingen og kan være med å vurdere behovet for videre oppfølging på gruppe- og/eller enkeltperson nivå. Husk at folk reagerer ulikt på kriser, og oppfølgingsbehovet ut over mellommenneskelig støtte og omsorg, kan variere. Omsorgstiltak De som har vært involvert i selve ulykken og eller håndteringen av den, må få anledning til å snakke om sine personlige opplevelser, eventuelt med profesjonell bistand. Det er viktig å kunne bearbeide en krisesituasjon slik at ansatte og studenter opplever nærhet, interesse og omsorg. Når det gjelder studenter, bør det skje i samråd med studieveileder og/eller studentprest. Ved behov kan det etableres et eget kriseteam bestående av PO-ansatt,

14 studentprest, studentveileder, bedriftshelsetjenesten. Det kan være behov for felles informasjonssamlinger og samtaler med enkeltpersoner. Langsiktig oppfølging: Husk at de som har vært sterkest berørt av krisen, vil kunne være preget av den lenge etter at den akutte fasen er over og andres interesse for hendelsen har avtatt. Nærmeste leder har ansvar for å følge opp de berørte gjennom å vise interesse, gi rom for samtale og evt. tilby bistand i form av samtaler med bedriftshelsetjeneste, kommunalt kriseteam eller PO-ansatt. PO-direktøren har ansvar for tilrettelegging for praktisk hjelp, oppfølging i sykemeldingsperioden, håndtering av senskader og traumer mv. Det kan være behov for psykologisk, juridisk eller administrativ hjelp og bistand i forbindelse med sykdom, psykiske senreaksjoner, uførhet, forsikring og lignende. Forsikring og yrkesskade Ansatte er forsikret i folketrygdeloven og gjennom Hovedtariffavtalen. Yrkesskadeforsikring som sikrer erstatning når en ansatt rammes av yrkesskade eller dør som følge av yrkesskade. Utgifter til behandling forbundet med yrkesskade dekkes av yrkesskadeforsikringen fra Statens Pensjonskasse. For mer informasjon se: Studenter er yrkesskadedekket etter folketrygdlovens yrkesskadeerstatningsregler for skader de blir påført i undervisningstiden. Dette omfatter også praksis, ekskursjoner eller feltarbeid. Norske studenter som tar deler av utdanningen sin ved universitet eller høyskole i utlandet, er omfattet av yrkesskadedekningen i folketrygden, forutsatt at de har lån eller stipend fra Lånekassen. For mer informasjon se: Evaluering Når krisen er over, skal krisestaben og de involverte gjennomgå HiTs håndtering av saken for læring med tanke på senere krisesituasjoner og ajourføring av beredskapsplanen. 10. Opplæring og øvelser Ansvar for planlegging og gjennomføring av opplæring og øvelser knyttet til beredskapsplanen er lagt til personal- og organisasjonsseksjonen. Informasjon Beredskapsplanen skal til enhver tid finnes i oppdatert versjon lett tilgjengelig på høgskolens hjemmesider. Ledere på alle nivå skal gi generell informasjon om planen til sine medarbeidere. Alle, og særlig de berørte, må gis utfyllende informasjon. Dette er særlig viktig ved nyansettelser av ledere som har en viktig rolle i beredskapsarbeid.

15 Opplæring Medietrening gjennomføres for dem som skal håndtere media/holde pressekonferanser. Det skal gjøres ca hvert 4 år, først og fremst for å vedlikeholde kompetansen til å håndtere media, men også for å gi nyansatte i sentrale stillinger nødvendig opplæring. Øvelser Øvelser skal gjennomføres minimum hvert annet år for dem som vil bli involvert i beredskapsarbeid sentralt og lokalt. Fakultetene/fellestjenestene skal minimum hver annet år gjennomføre øvelser med scenario av lokalt preg. Øvelser vil avdekke om: Planene fungerer i praksis Deler ved organisasjonen ikke fungerer Ansatte har tilstrekkelig kompetanse Viktige målgrupper er glemt Teknisk utstyr fungerer (varslingsrutiner, loggsystem, telefon, mv) Lokalene for krisestaben funger som planlagt Tilgjengelighet av beredskapsplanen Beredskapsplanen skal være tilgjengelig både i papirformat og elektronisk på høgskolens intranett. Alle ledere, verneombud og servicetorg/sentralbord må ha planen lett tilgjengelig i papirutgave. 11. Oppdatering Beredskapsplanen er en del av HMS-systemet til HiT. PO-seksjonen har ansvar for at den til en hver tid er oppdatert. Lederne for driftsenhetene har ansvar for at endringer navn, adresser og telefonnummer som inngår i beredskapsplanen fortløpende sendes PO-seksjonen. Utdanningsenheten har ansvar for at personopplysningene i FS er til en hver tid oppdatert. Hver driftsenhet har ansvar for å oppdatere telefonlister over personell som inngår i lokal krisestab og aktuelle lokale støttefunksjoner. Beredskapsplanen skal gjennomgås og eventuelt revideres hvert år basert på erfaringer fra øving og reelle krisesituasjoner. Direktøren skal godkjenne planen ved hver revisjon.

16 VEDLEGG 1.Krisescenario med tiltak o Scenario 1: Ulykker ved HiT o Scenario 2: Ulykker i Norge utenfor HiT o Scenario 3: Kriminelle handlinger ved HiT Truende personer på kontor o Scenario 4: Savnede personer o Scenario 5: Sammenbrudd i IKT-systemet o Scenario 6: Alvorlig sykdom, personskader eller dødsfall o Scenario 7: Bombetrussel eller varsel om ondsinnet handling o Scenario 8: Skyteepisode ved HiT o Scenario 9: Gasslekkasje/lekkasje ved Herøya, Porsgrunn 2. Råd og tips om informasjonshåndtering 3. Sjekkliste - viktige momenter ved en krise 4. Skjema for kriselogg 5. Beredskapsplan for studenter på studierelaterte utenlandsopphold 6. Skjema for studietur, feltarbeid og tjenestereiser

17 Vedlegg 1. HANDLINGSPLAN MED TILTAK I FORBINDELSE MED KRISESCENARIO SCENARIO 1: Ulykker ved HiT Eksempler: Brann i bygninger, eksplosjon i laboratoriet. HANDLING Varsle o Ambulanse, politi og brannvesen o Sentralbord/servicetorget (innenfor arbeidstiden) o Lokal ledelse, rektor, direktør, POdirektør og markeds- og kommunikasjonssjefen o Arbeidstilsynet Tiltak o Evakuering når alarmen går o Brannvernledelse o Informasjonshåndtering iht. fastsatt kommunikasjonsplan Rapportering/etterarbeid o Oppfølging av berørt personell o Evaluering av forløp og tiltak o Forslag til forebyggende tiltak o Rapport av skade til Arbeidstilsynet, politi ANSVARLIG Berørte parter Sentralbord/servicetorget. Berørte parter gis dette ansvaret utenfor arbeidstid Driftstjenesten/Statsbygg Statsbygg Lokal ledelse, markeds- og kommunikasjonssjefen Krisestab/lokal ledelse

18 SCENARIO 2: Ulykker i Norge utenfor HiT (brann, eksplosjon og naturkatastrofer). Eksempler: Hotellbrann, trafikkulykker, terrorhandlinger og ulykker ved praksisopphold. Se SCENARIO 3 for ulykker som rammer studenter/ansatte i utlandet spesifikk. HANDLING Varsle o Politi, brannvesen og ambulanse o Sentralbord/servicetorget (innenfor arbeidstiden) o Lokal ledelse, rektor, direktør, POdirektør og markeds- og kommunikasjonssjefen Tiltak o Informasjonshåndtering iht. gjeldende kommunikasjonsplan Rapportering/etterarbeid o Oppfølging av berørt personell o Evaluering av forløp og tiltak o Forslag til forebyggende tiltak o Rapport av skade til arbeidstilsynet, politi ANSVARLIG Berørte parter Sentralbord/servicetorget. Berørte parter gis dette ansvaret utenfor arbeidstid Lokal ledelse, markeds- og kommunikasjonssjefen Krisestab/lokal ledelse

19 SCENARIO 3: Kriminelle handlinger ved HiT utført av eller flere mot studenter eller ansatte. Eksempler: Vold eller trusler mot studenter eller ansatte, student eller ansatte som bærer våpen, truende personer på kontor. HANDLING Varsle o Politi, ambulanse (ved behov) o Rektor/direktør/ for å vurdere om saken skal anmeldes Tiltak o Kontakte lokal ledelse ved mistanke om kriminelle handlinger, trusler eller synlig bærbart våpen, avvikende atferd o Informasjonshåndtering iht. fastsatt kommunikasjonsplan Rapportering/etterarbeid o Oppfølging av berørt personell o Vurder eventuell anmeldelse o Evaluering av forløp og tiltak. o Forslag til forebyggende tiltak o Rapport av skade til arbeidstilsynet, politi ANSVARLIG Berørte parter (ved voldshandlinger) Lokal ledelse Berørte parter Rektor/direktør og markeds- og kommunikasjonssjef Krisestab Rektor/direktør Scenario 3a: Truende person på kontor eller annet rom. HANDLING Varsle o Ring sentralbord/servicetorget. o Sentralbord/servicetorg varsler politi (ev ambulanse ved behov) o Rektor/direktør for å vurdere om saken skal anmeldes Tiltak o Kontakte lokal ledelse ved opplevelse av truende person o Informasjonshåndtering iht. fastsatt kommunikasjonsplan Rapportering/etterarbeid o Oppfølging av berørt personell o Vurder eventuell anmeldelse o Forslag til forebyggende tiltak o Rapport av evt. skade til arbeidstilsynet, politi ANSVARLIG Berørte parter (ved voldshandlinger) Lokal ledelse Berørte parter Rektor/direktør og markeds- og kommunikasjonssjef Krisestab Rektor/direktør

20 SCENARIO 4: Savnede personer. Eksempler: Studenter eller ansatte som meldes savnet i forbindelse med studietur, feltarbeid og tjenestereise. HANDLING Varsle o Politi o Sentralbord/servicetorget o Lokal ledelse, rektor, direktør, markedsog kommunikasjonssjef, PO-direktør Tiltak o Informasjonshåndtering iht. kap.7 og vedlegg 2. råd og tips ved info. o Bistå redningsledelse, pårørende og presse Rapportering/etterarbeid o Oppfølging av berørt personell o Evaluering av forløp og tiltak. o Forslag til forebyggende tiltak ANSVARLIG Reisefølget/lokal ledelse Sentralbord/servicetorget. Reisefølget utenfor arbeidstid. Lokal ledelse/ markeds- og kommunikasjonssjef Krisestab/lokal ledelse