Betingelser. Omfang og bruk av avtalene

Transkript

1 Betingelser Omfang og bruk av avtalene Innenfor produktområdet ganghjelpemidler og hjulsparker har NAV Økonomi inngått hhv Rammeavtale for kjøp av ganghjelpemidler og hjulsparker med tilbehør, reservedeler og tjenester med følgende leverandører: Invacare AS Topro industri AS Sunrise Medical AS Etac AS Access Vital AS Varodd AS Bardum AS Nordisk Helse Design AS Tjenester Følgende tjenester gjelder for denne avtalen gjelder for postene 13-18: Utprøving Tilpasning Individuell tilpasning Det er obligatorisk for alle NAV Hjelpemiddelsentraler å knytte seg til alle tjenester som omfattes av avtalen. Dette innebærer at NAV Hjelpemiddelsentraler kan velge å enten utføre tjenesten selv eller bestille den gjennom avtaleleverandør. NAV Hjelpemiddelsentraler kan ikke kjøpe tjenesten fra andre parter enn avtaleleverandør, for eksempel lokal servicepartner. Oppdragsgiver skal kunne kjøpe tjenester for hovedprodukter, dvs. de artikkelnumrene som blir omfattet av avtalen, også når disse hovedproduktene er kjøpt fra avtaleleverandøren før avtalens ikrafttreden. Leveringstider tjenester Tjenester skal være ferdigstilt på avtalt leveringssted og rapport til NAV Hjelpemiddelsentral skal være mottatt innen følgende frister: Tjeneste Avtale om tidspunkt for utprøving 5 Utprøving 20 Tilpasning på brukt hovedprodukt 20 Individuell tilpasning Etter avtale Leveringsfrist etter at bestillingen er mottatt (virkedager)

2 Felles regler for dokumentasjon på utførte tjenester Etter at tjenesten er ferdigstilt, skal Leverandøren dokumentere utførelsen av tjenesten ved å utferdige skriftlig rapport/dokumentasjon som beskriver hvilken tjeneste/arbeid som er utført og forbruk av materiell. Når tjenesten/arbeidet er utført hos bruker, skal bruker eller brukers foresatte signere rapporten. Hvis leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre tjenesten, er det leverandørens ansvar å sørge for at underleverandør framskaffer skriftlig rapport/dokumentasjon signert av bruker eller brukers foresatte. Rapporten/dokumentasjonen skal beskrive hvilken tjeneste/arbeid som er utført og forbruk av materiell. Undertegnet dokumentasjon sendes fra leverandøren til NAV Økonomitjeneste som vedlegg til faktura. Tidspunktet for når dokumentasjonen er mottatt NAV SFE/NAV Hjelpemiddelsentral, regnes som leveringsdag for tjenesten/arbeidet. Felles regler for reise- og oppholdskostnader i forbindelse med tjenesteutføring Der det i punktene nedenfor er oppgitt at reise- og oppholdsutgifter ikke er inkludert i tjenesteprisen gjelder: Disse kostnadene faktureres NAV Hjelpemiddelsentral iht. Statens satser, uten påslag. Ved fakturering skal reisestart og -slutt når det gjelder tid og avstand ta utgangspunkt i den aktuelle NAV Hjelpemiddelsentrals fysiske lokalisering i det fylket hvor oppdraget utføres. Hvis Leverandøren har adresse nærmere leveringsstedet/utførelsesstedet enn NAV Hjelpemiddelsentral, skal Leverandørens adresse tas som utgangspunkt. Dersom Leverandøren utfører flere oppdrag for Kunden på samme reise, skal det bare beregnes utgifter for én reise. Reisetid skal faktureres med samme timepris som timepris tilpasning av brukt hovedprodukt. Utprøving Leverandøren skal levere hjelpemiddel til utprøving hos NAV Hjelpemiddelsentral eller hos den enkelte bruker etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral skal oppgi navn på bruker/brukers foresatte og kontakt i kommunehelsetjenesten. Leverandør skal innen 5 virkedager etter mottatt bestilling ha avtalt tid og sted for utprøving med kontakten i kommunehelsetjenesten eller NAV Hjelpemiddelsentral. Dersom dette ikke lar seg gjøre, skal NAV Hjelpemiddelsentral gis tilbakemelding. Utprøving omfatter: Transport av hjelpemidlet og nødvendig tilbehør til bruker/ NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandøren skal hente aktuelt hjelpemiddel hos NAV Hjelpemiddelsentral, hvis dette er lagerført, eventuelt medbringe hjelpemidlet fra Leverandørens lager. Alle aktiviteter hos bruker eller hos NAV Hjelpemiddelsentral, som er nødvendig for at bruker skal få prøvd hjelpemidlet, slik at formidlerne (fra kommune og/eller NAV Hjelpemiddelsentral) og bruker skal kunne trekke en konklusjon om hjelpemidlet er egnet for brukeren. Retur av hjelpemidlet hvis det ikke er egnet.

3 Hvis lokal formidler og/eller NAV Hjelpemiddelsentral etter utprøvingen konkluderer med at hjelpemidlet er egnet for bruker, kan Leverandøren etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral levere hjelpemidlet til bruker. Leverandøren skal også underrette NAV Hjelpemiddelsentral skriftlig om at utprøvingen er utført og fakturere sentralen for utprøvingen. NAV Hjelpemiddelsentral skal deretter formelt bestille hjelpemidlet. Hvis utprøvingen konkluderer med at hjelpemidlet ikke er egnet, skal Leverandøren skriftlig underrette NAV Hjelpemiddelsentral om at utprøving er gjennomført, fakturere NAV Hjelpemiddelsentral for utprøvingen, og ta hjelpemidlet i retur. Leverandøren skal tilby en enhetspris som dekker alle aktivitetene som er nødvendige for å gjennomføre utprøvingen. Tilpasning på brukt hovedprodukt Tilpasning på brukt hovedprodukt er endring på hovedproduktets avtalefestede standardutrustning ved bruk av tilbehør fra leverandøren av hovedproduktet som inngår i denne avtalen. Leverandøren skal levere tilpasning på hovedprodukt etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandøren skal fakturere på følgende måte: Når tilpasningen skjer hos Leverandør, faktureres faktisk timeforbruk med avtalt timepris, forbruk av deler samt frakt av hovedproduktet til avtalt leveringssted. Dersom produktet må fraktes til Leverandøren for tilpasning, skal NAV Hjelpemiddelsentral dekke frakt til Leverandørens lokaler, og tilbake. Når tilpasningen skjer hos NAV Hjelpemiddelsentral eller hos bruker, faktureres timeforbruk med avtalt timepris og forbruk av deler. Hvis en eller flere deler som hovedproduktet består av i henhold til bestilling tas av hovedproduktet, for å bli erstattet med tilbehør, skal det gjøres fratrekk for prisen på delen som tas av i henhold til prisene i Bilag 2. Tilbehør som monteres på hovedproduktet, skal faktureres i henhold til prisene i Bilag 2. Leverandørene skal tilby én timepris for tilpasning for hvert tilbudt hovedprodukt. Tilbudt timepris føres inn i Bilag 2 Produkt og prisskjema. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i timeprisen for tilpasning hos bruker. Det skal ikke belastes arbeidskostnader eller lignende dersom hovedproduktet skal reguleres eller justeres ved hjelp av produktets iboende muligheter. For eksempel høyderegulering o.l.

4 Individuell tilpasning Individuell tilpasning er endring på hovedproduktets avtalefestede standardutrustning ved bruk av tilbehør fra en annen leverandør enn leverandør av hovedproduktet og/eller løsninger laget for en bestemt bruker. Leverandøren skal levere individuell tilpasning etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandøren skal fakturere individuell tilpasning på følgende måte: Når den individuelle tilpasningen skjer hos Leverandør, faktureres faktisk timeforbruk med avtalt timepris og forbrukte deler samt frakt til avtalt leveringssted. Frakt av hovedprodukt er inkludert i produktprisen ved nykjøp. Dersom produktet må fraktes til Leverandøren for individuell tilpasning, skal NAV Hjelpemiddelsentralen dekke frakt til Leverandørens lokaler og tilbake. Når den individuelle tilpasningen skjer hos NAV Hjelpemiddelsentral eller hos bruker, faktureres timeforbruk med avtalt timepris og forbruk av deler. Når den individuelle tilpasningen skjer med bruk av deler som av produsenten ikke er beregnet brukt sammen med hovedproduktet, og disse kjøpes fra tredjepart, skal delene faktureres Kunden uten påslag, og med et maksimalt samlet administrasjonsgebyr på NOK 100,-. Leverandøren skal tilby én timepris for individuell tilpasning for hvert tilbudt hovedprodukt. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i timeprisen for individuell tilpasning hos bruker. Garatireparasjoner Leverandøren skal vederlagsfritt ferdigstille garantireparasjoner innen 10 virkedager etter at NAV Hjelpemiddelsentral har reklamert. Avtalens varighet Avtalen skal ha en varighet på 2 år fra og med Oppdragsgiver (Kunden) har opsjon på forlengelse(r) av hele eller deler av avtalen i en periode på inntil 2 år. Leveringsbetingelser og risikoovergang Leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP) NAV Hjelpemiddelsentral/kommunalt lager/bruker iht. avrop, Incoterms 2010, gjelder for levering av produkter. For tjenester følger leveringsbetingelser av Bilag 1. Arbeid knyttet til produktene skal skje på det stedet som følger av Avtalen eller er avtalt i forbindelse med avropet. Risikoen for skade på eller tap av produkt mv. på grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra Leverandøren til Kunden på Leveringsdagen, på det tidspunktet som produktet er levert som avtalt for de enkelte avrop. Dersom leverte produkt går til grunne etter at risikoen er gått over på Kunden, har denne likevel rett til nye produkter mot å betale Leverandørens kostnader i forbindelse med å skaffe slike.

5 Service og teknisk bistand Leverandøren skal, under og etter utløpt garantitid, kunne gi nødvendig service og teknisk bistand. Leverandørens personell skal kunne kommunisere på norsk, annet skandinavisk språk eller engelsk, og være tilgjengelig på arbeidsdager i tidsrommet kl GARANTIPERIODE Omfang Forutsatt normal, aktsom bruk fra Kundens side, skal Leverandøren i en garantiperiode uten ekstra kostnad utbedre feil og mangler på varene som er levert i medhold av denne Avtalen. Dette omfatter alle deler og all arbeidsinnsats, bortsett fra det som henger sammen med normal slitasje av forbruksmateriell. Det forutsettes at Kunden reklamerer skriftlig uten ugrunnet opphold etter at feilen eller mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget. Garantiperioden er 2 to år regnet fra Leveringsdag i forhold til hvert avrop. En tilsvarende periode gjelder for det tilfelle at Kunden benytter seg av sine opsjoner. For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til garanti, påtar Leverandøren seg de samme garantiforpliktelser som for den opprinnelige leverte varen, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. For det øvrige materiell forlenges garantiperioden tilsvarende den tid Kunden ikke har kunnet nyttiggjøre seg varen som følge av feilen/mangelen. Leverandørens garantiansvar skal dog ikke vare ut over 2 -to- år etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Garantireparasjoner skal alltid finne sted i samråd med berørte NAV Hjelpemiddelsentral, og alltid rapporteres til denne. Ved garantireparasjon dekker Leverandøren selv alle transport- og eventuelle reiseutgifter. Ytelsesnivå Arbeidet med å avhjelpe feil og mangler i garantiperioden skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om feilen eller mangelen. Dersom Kunden krever det er Leverandøren uten ugrunnet opphold forpliktet til å prioritere avhjelp foran alt annet arbeid etter Avtalen. Produkt- og dokumentasjonskrav I dette kapitlet er det beskrevet flere krav til produktene som skal tilbys i denne konkurransen.

6 Samsvarserklæring Hvert hovedprodukt som det gis tilbud på skal være samsvarsvurdert og CE-merket i henhold til 93/42/EØF- Direktiv om medisinsk utstyr eller FOR nr Forskrift om medisinsk utstyr. Samsvarserklæring på engelsk eller et skandinavisk språk for hvert enkelt hovedprodukt skal vedlegges tilbudet. Produkter fra samme produsent kan spesifiseres på samme erklæring. Samsvarserklæringen skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet. Standarder til Gåstativ Hovedproduktene skal være testet i henhold til og tilfredsstille aktuelle krav i: NS-EN ISO :1999 Ganghjelpemidler som håndteres med begge armene - og prøvingsmetoder - Del 1: Gåstativ/Walking aids manipulated using both arms - Requirements and test methods - Part 1: Walking frames eller nyere, eller tilsvarende. Bekreftelsen på at gåstativet er testet og engelsk eller et skandinavisk språk. Den skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet. til Rullatorer Hovedproduktene skal være testet i henhold til og tilfredsstille aktuelle krav i: NS-EN ISO :2005 Ganghjelpemidler som håndteres med begge armene - og prøvingsmetoder - Del 2: Rullatorer/Walking aids manipulated by both arms - Requirements and test methods - Part 2: Rollators eller nyere, eller tilsvarende. Bekreftelsen på at rullatoren er testet og engelsk eller et skandinavisk språk. Den skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet. til Gåbord Hovedproduktene skal være testet i henhold til og tilfredsstille aktuelle krav i: NS-EN ISO :2005 Ganghjelpemidler som håndteres med begge armene - og prøvingsmetoder - Del 3: Gåbord/Walking aids manipulated by both arms - Requirements and test methods - Part 3: Walking tables eller nyere, eller tilsvarende. Bekreftelsen på at gåbordet er testet og engelsk eller et skandinavisk språk. Den skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet.

7 til Gåstoler Hovedproduktene skal være testet i henhold til og tilfredsstille aktuelle krav i: NS-EN 1985:1998 Ganghjelpemidler Generelle krav og prøvingsmetoder/walking aids General requirements and test methods eller nyere, eller tilsvarende. Bekreftelsen på at gåstolen er testet og engelsk eller et skandinavisk språk. Den skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet. til Hjulsparker for voksne Hovedproduktene skal være testet i henhold til og tilfredsstille aktuelle krav i: NS-EN 1985:1998 Ganghjelpemidler Generelle krav og prøvingsmetoder/walking aids General requirements and test methods eller nyere, eller tilsvarende. Bekreftelsen på at hjulsparken er testet og engelsk eller et skandinavisk språk. Den skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet. til Ganghjelpemidler for barn Hovedprodukter beregnet for barn skal tilfredsstille aktuelle krav i: NS-EN 12182: 2012 Tekniske hjelpemidler for funksjonshemmede - Generelle krav og prøvingsmetoder/ Technical aids for disabled persons General requirements and test methods eller nyere, eller tilsvarende. Dette spesifiseres i samsvarserklæringen (jfr. punkt 3.1), eller legges ved som vedlegg under eget skilleark i tilbudet. Samsvarserklæringen eller vedlegget skal være på engelsk aller et skandinavisk språk, og være datert og signert. til Elektrisk sikkerhet Hovedprodukter med elektrisk tilkobling/drivkilde skal når det gjelder elektrisk sikkerhet være prøvet og tilfredsstille kravene i henhold til NEK EN :2006 Elektromedisinsk utstyr Del 1: Generelle krav til grunnleggende sikkerhet og nødvendig ydelse - Medical electrical equipment Part 1: General requirements for safety and essential performance eller nyere, eller tilsvarende. Bekreftelsen på at hovedproduktet er testet og oppfyller aktuelle krav skal være på engelsk eller et skandinavisk språk. Den skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet. NAV vil godta test for elektrisk sikkerhet utført på komponentnivå av et prøvningsinstitutt som er akkreditert for å prøve etter standardene.

8 til Elektromagnetisk kompatibilitet (EMC) Hovedprodukter med elektrisk tilkobling/drivkilde skal når det gjelder elektromagnetisk kompatibilitet (EMC) være prøvet og tilfredsstille kravene i henhold til NEK EN :2007+ cor (Mars 2010) Elektromagnetisk utstyr Del 1-2: Generelle krav til grunnleggende sikkerhets og vesentlige ydelser- Sideordnet Norm: Elektromagnetisk kompatibilitet og prøvinger Medical electrical equipment Part 1-2: General requirements for basic safety and essential performance Collateral standard: Electromagnety compatability Requirements ant tests eller nyere, eller tilsvarende. Bekreftelsen på at hovedproduktet er testet og oppfyller aktuelle krav skal være på engelsk eller et skandinavisk språk. Den skal være datert og signert, og legges ved under eget skilleark i tilbudet. NAV vil godta test for EMC utført på komponentnivå av et prøvningsinstitutt som er akkreditert for å prøve etter standardene. Prøvingslaboratorier Prøvingen av standardene angitt i punktene og skal være utført av prøvingslaboratorier som er akkreditert etter aktuelle ovennevnte standarder. Det skal framkomme av prøvingsdokumentasjonen at prøvingslaboratoriene er akkreditert etter standarden NS-EN ISO/IEC 17025:2005, (Generelle krav til prøvnings- og kalibreringslaboratoriers kompetanse) eller nyere, eller tilsvarende. Videre skal det fremkomme at akkrediteringen omfatter de etterspurte standardene. Dette kan gjøres for eksempel ved en egendokumentasjon fra prøvingslaboratoriet, eventuelt fra nasjonal akkrediteringsmyndighet, eller ved at det tydelig framkommer av prøvingsdokumentasjonen, for eksempel gjennom et akkrediteringssymbol. Eventuell tilleggsdokumentasjon vedlegges under samme skilleark som prøvingsdokumentasjonen. Prøvningsrapportene skal ikke legges ved i sin helhet, men det skal klart komme fram i en egen oppsummering fra prøvingslaboratoriene at produktene oppfyller alle aktuelle krav i standardene. Det skal framgå dersom krav ikke er oppfylt. Dokumentene skal være datert før tilbudsfristen og signert av prøvingsansvarlig. Det skal klart framgå hvilke hovedprodukter det gjelder. Komplette prøvningsrapporter skal kunne fremlegges på forespørsel. Det vil da bli gitt en kort frist. Dersom det refereres til andre standarder enn de etterspurte, skal det dokumenteres fra prøvingslaboratorier som er akkreditert for metodene i de etterspurte standardene, at de benyttede standardene tilsvarer de etterspurte eller er bedre enn disse.

9 Oppsummeringen av prøvningsrapportene og eventuell annen dokumentasjon fra prøvingslaboratoriene på engelsk eller et skandinavisk språk for hvert enkelt hovedprodukt, skal legges ved under eget skilleark i tilbudet. til rengjøring Produktene skal kunne: Vaskes med varmtvann og vaskemiddel (i vaskemaskin eller med høytrykksspyler) og/eller kunne desinfiseres ved bruk av et godkjent desinfeksjonsmiddel. Se oversikt over godkjente desinfeksjonsmidler finnes på