Universitetet i Tromsø Fusjoner 2009 og 2013 Erfaringer og utfordringer. Information

Transkript

1 Universitetet i Tromsø Fusjoner 2009 og 2013 Erfaringer og utfordringer 1

2 Fusjoner ved UIT 2009 og 2013 Pr : Fusjon UIT og HITØ «Fusjonen på Troms-øya» Pr : Fusjon UIT og HIF Fusjon med geografisk element - campus i Alta, Hammerfest og Kirkenes Likheter: En stor institusjon og en liten institusjon Ett universitetet og en høgskole Ulikheter: I 2009: en omfattende fusjon I 2013: en mindre omfattende fusjon 2

3 Hva er likhetene i de to prosessene? (Med fokus: Adm. ståsted) Størrelsen på institusjonene (Stor liten) Sier litt om hvilke premisser som blir gjeldende mht: Valg av systemer, regelverk, rutiner Og til en viss grad ift organisering Fusjon mellom et universitet og en høgskole Fag- og studietilbud Faglig personale. Organisering av fusjonsarbeidet -«Sikker Drift». Suksess? 3

4 Om «Sikker Drift» Etablering av arbeidsgruppe i Adm for å sikre ordinær drift ved institusjonene Satt sammen av avdelingsdirektørene i Adm; Lønn Personal IT Økonomi Studie Kommunikasjon Forskning Bygg/eiendom/drift Undergrupper på de ulike områdene og samordning på tvers Sikret ordinær drift, men også en arena for å bli kjent med hverandre 4

5 Ulikheter i de to prosessene? (ut fra et adm. ståsted) 2009: en omfattende fusjon med hensyn på: En total og grundig gjennomgang av: Eksisterende adm. systemer før valg av «de beste løsninger» Rutiner og retningslinjer Regelverk Organisering av den nye institusjonen (fakultetsstruktur) Organisering av den nye Administrasjonen Stort fokus på «de beste løsningene» Bygging og etablering av mye nytt; Ny budsjettfordelingsmodell fra budsj.året 2010 Ny økonomimodell fra

6 Forts 2013: HIF ble «tatt inn» på UITs plattformer; UITs systemer, rutiner, retningslinjer, strukturer, avtaler ble gjeldende Noen justeringer i org.strukturen Lite «nyutvikling» i fusjonsprosessen, utvikling på sikt Den geografiske dimensjonen ble/er en utfordring Ledere i Tromsø og ansatte på flere campus Campus i Alta med flere fakulteter (samordningsutfordringer) 6

7 Utfordringer i en fusjonsprosess Økonomiområdet Budsjettfordeling i den nye institusjonen Org.struktur må være på plass Fordelingsmodell på ny struktur Fullmaktstrukt og tilganger må bygges opp Ulike økonomimodeller (kodeverk) Ny institusjon må ha en struktur Overgangsordninger? Andre regnskapsprinsipper Avlæring og opplæring Overgang fra gamle inst til ny institusjon Avlegge gamle årsregnskap nytt regnskap for ny institusjon 7

8 Utfordringer forts Innkjøpsavtaler Lønnsutbetalinger til ansatte hvordan? Faktura må betales faktura-adresser og fakturaflyt i økonomisystemet? Bankavtaler? Organisasjonsnummer? Rapportering til overordnede myndigheter? 8

9 Personalmessige forhold: Andre kostnader? Gevinster? Usikkerhet noen blir og andre slutter Sosiale relasjoner, «vi» og «dem» Det tar tid å bygge ny kultur og nye strukturer Kan gi fremtidige besparelser i form av stordriftsfordeler Interne gjennomganger kan gi bedre løsninger Valg av BP som løsning i ny institusjon 9

10 Hva koster en fusjon? Fusjonskostnader:? Hva skal defineres som «fusjonskostnad»? Ulik praksis for regnskapsføring av «like» kostnader Sett av midler til uforutsette utgifter eller «Smøring av fusjonen» ting dukker opp UIT har fått mange henvendelser med spørsmål om kostander for fusjon Så langt har vi ikke besvart disse MEN fusjon koster penger, fokus og innsats 10

11 Fusjon gir også muligheter Fusjon er også en gylden mulighet til å endre; Fordelingsmekanismer, fokus og prioriteringer «Rydding» i organisasjonsstruktur? Gjennomgang av «gammelt» regelverk, rutiner, systemer Hva med organisasjonskultur? Nytilsatte gir også nye muligheter og nytt «tankegods» 11