Årsmøte i Bergen klatreklubb. Bergenshallen mandag 22.mars 2010

Transkript

1 Årsmøte i Bergen klatreklubb Bergenshallen mandag 22.mars 2010 Saksliste: 1 Godkjenning av innkalling 2 Valg av møteleder og referent 3 Godkjenning av årsmelding og regnskap for Godkjenning av budsjett Valg av nytt styre & valgkomité 6 Eventuelt Side 1

2 SAK 3: Årsmelding for 2009 Styret i 2009 har bestått av: Gisle Andersen (Leder, innhold nettsider, klatreførere) Marie Helen Sunde (Nestleder, Ansvarlig for Bergenshallen) Anders Dingsøyr (Ny buldrevegg i Bergenshallen, Samlinger) Morten Alskog (Økonomiansvarlig) Erik Faugstad (Webprogrammering) Ragnhild Frotjold (Klatresamling sommer 09) Kjell Erik Vathne (Organisasjonsplan, videreutvikling klatreareal, sponsing) Frode Martinussen (Rebolting) Erlend Sunde (Varamedlem, Sikkerhetsansvarlig, sosiale samlinger) Gunnar Karlsen (Varamedlem, Postansvarlig, videreutvikling klatreareal) Medlemsmøter og sosiale aktiviteter Det har vært relativt få sosiale arrangementer i regi av klubben i Til gjengjeld arrangerte klubben en større nasjonal klatresamling på Langøy fra torsdag 30. juli til søndag 2. august. Det ble arrangert en rekke kurs på dagtid. Veien til aktuelle klatrefelt ble merket og det ble arrangert sosiale aktiviteter på kveldstid. Det ble også arrangert en uformell buldrekonkurranse over vann lørdag kveld. På tross av variabelt vær var rundt 70 personer innom de ulike arrangementene. I oktober ble det holdt en vernissasje i anledning åpning av det nye buldrerommet og i desember ble det arrangert sosial julebuldring med påfølgende julebord. Klubben har utvilsomt et forbedringspotensial i forhold til å arrangere medlemsmøter og turer. Det nye styret oppfordres til å prioritere dette arbeidet. Nye ruter og rebolting Også i 2009 har vært utvikling av nye ruter og klatrefelt utendørs. Totalt ble det etablert rundt 50 nye kile og bolteruter i Reboltingsarbeidet har fortsatt men det ble gjort mindre enn ønskelig. Det ble utviklet svært mange ruter i Bergen på begynnelsen av 90-tallet. Det er altså mange ruter som har bolter som snart er 20 år gamle. De fleste av disse vil være trygge å bruke i mange år. Den reboltingstakten vi har hatt de siste årene kan imidlertid på sikt gir en situasjon hvor man må skifte ut svært mange bolter på svært kort tid. Alternativt at flere felt ikke bør brukes. Det vil derfor være ønskelig om flere bolter blir skiftet ut årlig enn det som har vært tilfelle de siste årene. Det er mange som ønsker å bidra til reboltingsdugnader. Hovedutfordringen er å koordinere arbeidet samtidig som BKK har full kontroll med kvaliteten på det som utføres og har oversikt over hva som blir gjort. Det nye styret bør prioritere arbeidet med å øke takten på reboltingsarbeidet. Ulykker I 2009 er det registrert 10 ulykker og hendelser fra Bergensområdet i NKFs ulykkesdatabase. I 2008 ble det registrerte 7 hendelser/ulykker. Det er grunn til å tro at mange hendelser ikke blir registret. Flere av hendelsene i 2009 synes å være knyttet til at sikrer er uoppmerksom og/eller har utilstrekkelig ferdighet i bruk av sikringsbrems. Mange av de registrerte hendelsene er nestenulykker som kunne ha fått mer alvorlige konsekvenser. Blant annet knakk et klatretak 10 meter over bakken i en Side 2

3 halvfull klatrehall uten at noen ble skadet. 8 av de 10 hendelsene skjedde innendørs. Blant disse er en ankelskade i buldrerommet i Bergenshallen som skjedde før madrassene var kommet på plass etter at den nye veggen var bygget. Konkurranser Klubben arrangerte den lokale julebuldringen i desember. Bergen klatreklubb har også arrangert ungdomskonkurranse i samarbeid med SiB i Lehmkuhlhallen med deltagelse både fra ungdomsgruppene til BKK og til SiB. Det ble også arrangert Norgescup 16.mars Det ble lagt en et betydelig arbeid for å gjøre Norgescupen til en bra konkurranse for både deltagere og publikum. Blant annet ble det dratt inn penger til pengepremier, video og resultater fra konkurransen ble overført direkte. Klatreførere Klubben har i år solgt rundt 200 eksemplarer av Bergensføreren for boltede ruter som ble utgitt i juni Det er nå omlag 500 eksemplarer igjen av denne føreren og altså ca. 2 år igjen før klubben vil være utsolgt for den. Styret bør begynne å tenke på å organisere arbeidet med å oppdatere føreren for bolterutene, slik at en ny fører kan bli utgitt i våren 2012 eller senest i En ny klatrefører for naturlig sikrede ruter ble utgitt i juni Føreren dekker kilefeltene på Tellnes/Haganes, Stjernehimmelen og Morvik, rutene på Bolstadøyri og Hjellaberget i Eksingedalen. Føreren ble trykket i 1500 eksemplarer og opplaget er antatt å være tilstrekkelig for omtrent 10 år. Den planlagte føreren for Uskedalen og Eikedalen i Kvinnherad ble ikke ferdigstilt i Det meste av det nødvendige materialet er samlet inn, men det viste seg for arbeidskrevende å utgi to nye førere i Det gjenstår noen ukers arbeid med å sette sammen materialet, føreren er planlagt utgitt i løpet av Klatreførerene blir solgt direkte av klubben samt av sportbutikkene i Bergen og større sportbutikker i Oslo, Stavnger og Trondheim. Arbeidet med å selge inn førere til flere sportbutsalgssteder bør følges opp av det nye styret. Nettsidene ble registrert som domene i I 2010 har Erik Faugstad tatt over store deler av ansvaret for nettsiden, særlig i forhold til å videreutvikle funksjonaliteten. Dette arbeidet fortsetter. Bergenshallen Fremdeles er dugnadsvaktene på mandag til torsdag kveld en særdeles viktig del av driften av Bergenshallen. Dugnadsinnsatsen gjør det mulig å holde et lavt prisnivå samtidig som det gjør driften av veggen til et kollektivt prosjekt for de mest aktive av klubbens medlemmer. I 2009 har Kaia Hugin vært ansvarlig for administrasjon av Bergenshallen mens Jaran Nordstrand har vært ansvarlig for vedlikehold og skruing av ruter m.m. I løpet av årets har Tor Willy Ingebrigtsen tatt over deler av ansvaret for den tekniske driften. Nestleder Marie Sunde har hatt et overordnet styreansvar i forhold til driften av hallen. Styret er svært godt fornøyd med den jobben som disse gjør for klubben. Side 3

4 Videreutvikling av klatrearealene I løpet av 2008 ble det holdt et høyt trykk ovenfor Bergen kommune for å få på plass en bedre buldrevegg. Dette resulterte til slutt i at vi våren 2009 fikk tilbake arealene i tredje etasje og tillatelse fra Bergen kommune til å renovere deler av klatreveggen og bygge ny buldrevegg. Arbeidet ble utført sommeren og høsten Det ble gjennomført en forsterkning av de mest slitte panelene i klatreveggen. Mange klomuttere ble skiftet ut og nye montert. Den gamle buldreveggen ble revet, til dels på dugnad og en ny vegg åpnet i oktober. Den nye buldreveggen er kjøpt av Tjelmeland Friksjon og Tor Willy Ingebrigtsen har hatt hovedansvaret for å koordinere byggingen av den. Det foreslås at man vurderer å flytte veggen mellom buldrerommet og fellesarealet i 3.etasje i løpet av 2010 slik at man kan bygge buldreareal også i denne delen av rommet. BKK var våren 2009 aktiv for å påvirke innholdet i idrettsplanen for Planen ble vedtatt av bystyret i Bergen Kommune høsten Dette har resultert i at behovet for et nytt stort klatreanlegg er beskrevet i den nye idrettsplanen. Dette vil ikke i seg selv resultere i et nytt anlegg med dagens driftbetingelser. Det gjør det imidlertid enklere å få politisk gjennomslag for dette, dersom klubben arbeider for det. Dette arbeidet bør følges opp av det nye styret. Kursvirksomhet i 2009 Klubben har hatt en betydelig kursvirksomhet i Det er blitt arrangert innføringskurs nesten hver helg i de periodene hvor veggen har normale åpningstider. I tillegg er det blitt arrangert progresjonskurs, fra inne til ute kurs, samt et innføringskurs i egne sikringsmidler. Klubben har også arrangert instruktør inne kurs. Innføringskursene utgjør en betydelig del av aktiviteten i Bergenshallen og gir et viktig tilskudd til klubbøkonomien. Barne- og ungdomsaktiviteter i 2009 Klubben har hatt 4 ungdomsgrupper i Målsetningen med ungdomsgruppene er å gi et klatretilbud til barn og ungdom som er for unge til å ta et klatrekurs. I tillegg har klubben et tilbud på fredager for ungdomsgruppedeltagere som har lært seg sikringshåndverket, og som har lyst til å fortsette å klatre aktivt. Fredagsgruppen ble opprettet i 2008 og er videreført i Opplegget for fredagsgruppen er rettet mot å lære deltagerne andre aspekter ved klatresporten, eksempelvis treningsteori, taktikk og teknikk. Aktiviteten er ikke inrettet mot konkurranseklatring spesielt. Klubben følger imidlertid opp de som er interessert i å konkurrere, både med hjelp til trening og med refusjon av utgifter ved deltagelse. Flere av medlemmene i fredagsgruppen har jevnlig deltatt på Norgescup stevner og inntar der pallplasseringer. Sommeren 2009 arrangerte BKK for andre gang en klatrecamp. Dette var et tilbud til både ungdomsgruppemedlemmer og nybegynnere. En camp gikk over 4 dager, med hviledag på onsdag. Den første dagen ble tilbrakt i Bergenshallen. De andre dagene ble tilbrakt utendørs, så lenge været tillot dette. Stipend Det kom en søknad på stipend i Stipend ble tildelt Linn Karin for deltagelse i internasjonale konkurranser. Linn har vært forhindret fra å delta i slike konkurranser. Stipendet ble derfor tilbakebetalt til BKK. Styret har valgt å gi noe støtte som stipend Side 4

5 til juniorutøvere i klubben som har deltatt i NKFs rekruttgruppe i Det er enda ikke utlyst stipend for 2010, men stipendordningen er foreslått videreført i budsjettet. Økonomistyring og medlemsregister Regnskapsansvarlig i 2009 har vært Morten Alskog. Arbeidet med å forbedre rutiner har fortsatt. Både regnskapsføring og utsending av fakturaer utføres nå av Idrettsrådet. Selv om det er rom for forbedringer mener Styret at klubben har etablert relativt ryddige økonomirutiner og at man har god kontroll med økonomien. Potensialet for forbedringer er særlig knyttet til oppfølging av fakturaer som ikke blir betalt. Det er også ønskelig med bedre rutiner for kassaapparatet i hallen slik at vi får bedre oversikt over hvilke regnskapsposter inntektene tilhører. Regnskapet for 2009 gjenspeiler en aktivitetsøkning, inntektene økte med ca kroner. Økningen er fordelt på flere av klubbens hovedaktiviteter, hvor de viktigste postene med økte inntekt er: kurs, klatreavgift, ungdomsgruppen, medlemskontingent, og salg av klatreførere. Det rapporterte medlemstallet økte fra 547 i 2008 til 800 i Den reelle økningen er sannsynligvis noe mindre enn dette fordi medlemstallet i 2008 nok var noe høyere enn rapportert. Dette skyldes at datakvaliteten i medlemsregisteret var svært dårlig i For å unngå å overrapportere antall medlemmer ble det oppgitt et noe lavt tall i Medlemsregisteret har bedre kvalitet i 2009, men det er ønskelig å forbedre datasystemet for medlemsregistrering ytterligere. Tre prosjekter har medført en betydelig økonomisk investering for klubben i Dette er rehabilitering av klatrearealer, nytt buldrerom og utgivelse av klatrefører. Disse prosjektene bidrar til at regnskapet viser et underskudd på ,- for Føreren vil gi inntekter til klubben de neste årene og prosjektet vil på sikt gå med et betydelig overskudd. Bergen Kommune har også gitt tilsagn om at de dekker utgiftene til innkjøp av ny buldrevegg på rett over Etter en dialog med idrettsetaten i kommunen ble faktura sendt i desember 2009, klubben har enda ikke fått overført dette beløpet. Det nye styret bør følge opp dette. For styret i Bergen Klatreklubb - Gisle Andersen Side 5

6 Bergen Klatreklubb Årsregnskap 2009 Side 6

7 Note 1 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet for Bergen Klatreklubb består av følgende Resultatregnskap Balanse Noter Årsregnskapet, som er utarbeidet av Bergen Klatreklubbs styre, må leses i sammenheng med årsberetningen og revisjonsberetningen. Årsregnskapet er avlagt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Årsregnskapet gir et rettvisende bilde av klubbens opptjente ressurser og hvordan disse er brukt i løpet av året, samt den økonomiske stillingen ved slutten av året. For å gjøre årsregnskapet lettere å lese, er det redigert slik at regnskapsoppstillingene er sammendratt i formen. Den nødvendige spesifiseringen er gjort i notene. Notene er følgelig en integrert del av årsregnskapet. Årsregnskapet er basert på de grunnleggende prinsipper om historisk kost, sammenlignbarhet, fortsatt drift, kongruens og forsiktighet. Transaksjoner regnskapsføres til verdien av vederlaget på transaksjonstidspunktet. For inntektsføring og kostnadsføring benyttes kontantprinsippet som hovedregel. Dette medfører at medlemsinntekter inntektsføres når de innbetales, samt at tilskudd og gaver inntektsføres når de mottas. Andre inntekter inntektsføres når de faktureres, kostnader når faktura mottas. Lønnskostnader kostnadsføres på utbetalingstidspunktet, mens arbeidsgiveravgift periodiseres og sammenstilles med tilhørende lønnskostnader. Eiendeler/gjeld som knytter seg til varekretsløpet og poster som forfaller til betaling innen ett år etter balansedagen, er klassifisert som omløpsmidler/kortsiktig gjeld. Vurdering av omløpsmidler/kortsiktig gjeld skjer til laveste/høyeste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. For omløpsmidler er virkelig verdi salgsverdien på et fremtidig salgstidspunkt med fradrag for salgskostnader. Fordringer er oppført til pålydende med fradrag for forventede tap. Klubben har mange frivillige medarbeidere. Verdien av frivillig arbeid og dugnadsinnsats er som hovedregel ikke inntektsført i henhold til god regnskapsskikk som følge av manglende pålitelig måling. Side 7

8 Resultatregnskap Driftsinntekter og driftskostnader Note Salgsinntekter Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Varekostnader Lønnskostnader m.m Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Annen renteinntekt Annen rentekostnad Annen finanskostnad Resultat av finansposter Resultat før skattekostnad Ordinært resultat Ekstraordinære inntekter og kostnader Årsoverskudd (Årsunderskudd) Overføringer Side 1 Side 8

9 Balanse Eiendeler Note Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler Omløpsmidler Fordringer Kundefordringer Sum fordringer Investeringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler Sum eiendeler Side 1 Side 9

10 Balanse Egenkapital og gjeld Note Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Udisponert resultat Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Skyldig offentlige avgifter Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Side 2 Side 10

11 Bergen Klatreklubb Årsregnskap 2009 Note 2 Lønnskostnader / Antall ansatte / Godtgjørelser / Lån til ansatte Lønnskostnader mm Lønninger Folketrygdavgift Andre ytelser Lønnskostnader Det har ikke vært utbetalt styrehonorar i Det er ikke daglig leder i Bergen Klatreklubb, så det har således ikke vært utbetalt lønninger til noe ledende personell. Det har i tillegg til lønnskostnader vært utbetalt honorar til selvstendige næringsdrivende på kroner Note 4 Likvider Av bokførte likvider er kr bundet til skyldig skattetrekk. Note 5 Medlemmer Klubben hadde 800 medlemmer ved utgangen av 2009 Note 6 Andre driftskostnader Økning i andre driftskostnader fra 2008 til 2009 skyldes rehabilitering av klatreveggen, bygging av ny buldrevegg, samt trykking av ny klatrefører. Lønn til selvstendig næringsdrivende jf. note 2 faller også inn under andre driftskostnader. Note 7 Aktivitetsregnskaper 2009 Ungdomsgruppa Inntekter Deltakeravgift ungdomsgruppa Tilskudd fra forbundet Sum inntekter Kostnader Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift Lønn selvstendig næringsdrivende Km. Godtgjørelse 163 Andre reisekostnader Startkontingent NC Diverse kostnader 230 Sum kostnader Resultat Side 11

12 Kurs eks. instruktørkurs Kursinntekter Kostnader Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift Lønn selvstendig næringsdrivende Sum kostnader Resultat Sikring/topptauaktivitet Inntekter Kostnader Resultat Buldrevegg Lønn ansatte Arbeidsgiveravgift Tjelmeland Friksjon, innkjøp materialer, verktøy med mer Tjelmeland Friksjon, konstruksjon Sum kostnader Rehab klatrevegg Lønn ansatte Arbeidsgiveravgift Lønn selvstendig næringsdrivende Leie maskiner Bolter 570 Diverse utstyr og materialer Bespisning Sum kostnader Klatrefører Salg klatreførere Salg annonser i klatrefører Kostnader Lønn Arbeidsgiveravgift Lønn selvstendig næringsdrivende Trykking Porto Sum kostnader Resultat Klatreavgift Klatreavgift medlemmer Klatreavgift ikke-medlemmer Sum klatreavgift Side 12

13 SAK 4: Budsjett 2010 Bergen Klatreklubb Budsjettforslaget for 2010 er basert på en stabilisering av aktivitetsnivået klubben har hatt i I forhold til kursinntekter, ungdomsgrupper og klatreavgift er kapasiteten innenfor dagens åpningstider utnyttet fullt ut. På inntektssiden er det i 2010 budsjettert med at klubben vil motta tilskuddet fra Bergen kommune på ,- for kostnader ved buldrevegg påløpt i Viktige poster på utgiftssiden er ,- til videreutvikling av buldrerommet i 3.etasje. Det er budsjettert romslig for innkjøp av nye klatretak til klatrearealene, til normalt vedlikehold av klatreveggen og for en økt aktivitet i forhold til rebolting. Det er også budsjettert med trykking av føreren for Uskedalen. På tross av disse større prosjektene viser budsjettet for 2010 en positiv balanse på ,- Budsjett 2010 Regnskap 2009 BUDSJETT 2009 Regnskap 2008 INNTEKTER SALG 3110 SALG MATERIELL SALG KLATREFØRER SALG JUBILEUMSBOK REKLAME OG ANNONSER SPONSORMIDLER SUM SALG TILSKUDD 3440 OFFENTLIGE TILSKUDD ANDRE TILSKUDD SUM TILSKUDD ANDRE INNTEKTER 3600 UTLEIE UTSTYR HALLEIE KLATREAVGIFT BRATTKORT ÅRSKORT KURSINNTEKTER MEDLEMSKONTINGENT INSTRUKSJON/TOPPTAUAKT DELTAKERAVGIFT UNGDOMSGRUPPEN BILLETTINNTEKTER LOTTERIINNTEKTER DIVERSE INNTEKTER SUM ANDRE INNTEKTER TOTALE INNTEKTER Side 13

14 SAK 4: Budsjett 2010 Bergen Klatreklubb KOSTNADER Budsjett 2010 Regnskap 2009 BUDSJETT 2009 Regnskap 2008 VAREKOSTNADER 4200 INNKJØP VARER FOR VIDERESALG BOLTER OG KLATRETAK KLATREUTSTYR SUM VAREKOSTNADER PERSONALKOSTNADER 5000 LØNN ANSATTE ARBEIDSGIVERAVGIFT ANDRE PERSONALKOSTNADER SUM PERSONALKOSTNADER ANDRE KOSTNADER 6360 RENHOLD LEIE MASKINER LEIE UTSTYR REKVISITA BYGGING OG REHABILITERING AV ANLEGG Reparasjon og vedlikehold utstyr REGNSKAPSHONORAR LØNN SELVST.NÆRINGSDRIVENDE KONTORREKVISITA TRYKKSAKER (klatreførere) MØTE/KURS/OPPDATERING ADMINISTRASJONSKOSTN TELEFON ADSL/IT PORTO FORVENTET TAP AV FORDRINGER SUM ANDRE KOSTNADER Side 14

15 SAK 4: Budsjett 2010 Bergen Klatreklubb REISE OG OPPHOLDSKOSTNADER Budsjett 2010 Regnskap 2009 BUDSJETT 2009 Regnskap KILOMETERGODTGJØRELSE BESPISNING ANDRE REISEKOSTNADER SUM REISE OG OPPHOLDSKOSTN DIVERSE KOSTNADER 7200 STARTKONTINGENT & REISER NORGESCUP SPONSING BRATTKORT GAVER/PREMIER FORSIKRINGER SOSIALE AKTIVITETER KONKURRANSER DIVERSE KOSTNADER SUM DIVERSE KOSTNADER SUM KOSTNADER RESULTAT FØR FINANS FINANS 8050 RENTEINNTEKTER RENTEKOSTNADER ANDRE FINANSKOSTN SUM FINANS RESULTAT ETTER FINANS Side 15

16 SAK 5: Valg Valgkomiteen har i år bestått av Raymond Sælen, Jon Olav Ringheim og Sunniva Hammerås. Komiteen har fått mange forslag om gode kandidater til styret, og mange av disse har vært svært motivert på å gjøre en jobb for klubben. Noen av årets styremedlemmer ønsket ikke å fortsette og noen virket mindre entusiastisk i forhold til oppgaven. Valgkomiteen foreslår derfor 4 nye personer til styret, noen av disse har erfaring fra styrearbeid i andre klatreklubber noe som vi tror kan være positivt. Det må også presiseres at det nye styret selv velger hvilke roller den enkelte skal ha, men det er foreslått en rolle for at komiteen skulle ha noe konkret å jobbe etter. Valgkomiteens forslag til nytt styre: Erik Faugstad (Leder/webansvarlig) Jarle Kalland (Nestleder) Morten Alskog (Styremedlem/Økonomiansvarlig) Frode Martinussen (Styremedlem/Rebolting) Marie Sunde (Styremedlem/Bergenshallen) Ragnhild Troøien (Styremedlem/Sponsing) Lars Mjaavatn (Styremedlem/Sosial direktør) Anders Dingsøyr (Styremedlem/Sikkerhetsansvarlig) Erlend Sunde (vara/ Konkurranser) Bjarte Ross Idsøe (vara/videreutvikling av klatrearealer) For valgkomiteen - Raymond Sælen Side 16