RUTINER FOR KOMMUNALE BYGGESAKER VEDLEGG 5

Transkript

1 RUTINER FOR KOMMUNALE BYGGESAKER VEDLEGG 5

2 INNHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 INNLEDNING 3 2 MÅLSETNING 3 3 VIRKEOMRÅDE 3 4 POLITISK OG OFFENTNLIG GODKJENNING POLITISK GODKJENNING OFFENTLIG GODKJENNING 4 5 OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 5 6 STANDARDISERING OG ERFARINGSOVERFØRING 6 7 ORGANISERING AV ARBEIDET FASER, AKTIVITETER OG ANSVAR ORGANISERING AV STAB FOR BYGGEPROSJEKTER GJENNOMFØRINGSMODELLER HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 10 8 IDEFASE 11 9 PROGRAMFASE DELTE ENTREPRISE PROSJEKTERINGSFASE BYGGEFASE TOTALENTREPRISE PROSJEKTERINGSFASE BYGGEFASE OVERLEVERING AV BYGG REKLAMASJON ØKONOMISTYRING KOSTNADSKONTROLL ENDRINGSRUTINER (BYGGEFASE) REGNSKAP INDEKSREGULERING KOMMUNIKASJON MØTER RAPPORTERING IKT PROSJEKTAVSLUTNING REGNSKAPSAVSLUTNING SLUTTRAPPORT 24 2

3 VEDLEGG: V-1 HOVEDTIDSPLAN - BYGGEPROSJEKT (VEILEDENDE) V-2 HOVEDRETNINGSLINJER - GANGEN I ET BYGGEPROSJEKT (FLYTSKJEMA) V-3 KOSTNADSKONTROLL - SAMMENSTILLING AV PROSJEKTKOSTER (K0,KI,KII) V-4 IDEFASEN - SKJEMAET PROSJEKTKALKYLE TIL ØKONOMIPLAN OVERSIKT SAKSMALER : V-5 OVERSIKT OVER SAKSMALER SOM BRUKES I ET BYGGEPROSJEKT REFERANSELISTE: V -6 REFERANSELISTE KOMMUNALE BYGGEPROSJEKTER 3

4 1. INNLEDNING Bystyret vedtok i sak 107/96 Rutiner for kommunale byggesaker. Av vedtaket punkt nr.4 fremgår at rådmannen bes legge frem en evaluering innen 3 år. Videre har bystyret i melding nr. 42/99 bl.a. vedtatt at regelverket for utvikling av byggesaker skal gjennomgås med sikte på forbedringer. I Bsak 59/00 la rådmannen frem forslag til nye rutiner for kommunale byggesaker. Kopi av saksfremlegget og protokollen følger som vedlegg nr. 1. Disse rutiner erstatter de gjeldende rutiner for kommunale byggesaker som ble vedtatt av bystyret MÅLSETTING Kommunen har de siste årene vært inne i en periode med mange og store byggeprosjekter. Aktivitetsnivået forventes å forbli høyt. Store verdier forvaltes, og det er ønskelig med en sikker måte å behandle byggesaker på i kommunen. Rutinene skal gi klare retningslinjer for organisering og styring av kommunens egne byggeprosjekter. Fullmakter skal klart fremgå. Det legges vekt på behandling av erfaringsdata. Dette skal gi grunnlag for å videreutvikle produkter som er tilpasset det kommunale brukerbehov. 3. VIRKEOMRÅDE Rutinene gjelder for prosjekter hvor Sandnes kommune står som eier og hjemmelshaver. De er gjeldende for byggeprosjekter, nybygg, påbygg/tilbygg, ombygging, som har en investeringsramme større enn 4 mill kr. For prosjekter på mindre enn 4 mill kr, kan det brukes forenklet prosedyre. Når dette tas i bruk skal: det fremgå av prosjektbeskrivelsen i økonomiplan at forenklet prosedyre brukes. oppdragsbrev, fra rådmannen etter vedtatt økonomiplan, gjøre rede for detaljer mht. gjennomføring av prosjektet stab for byggeprosjekter, i samarbeid med brukerne, utarbeide forenklet byggeprogram og kostnadsoverslag II. Dette godkjennes av KD økonomi og administrasjon. Godkjenningen legges frem som melding til formannskapet. saken, dersom det er vesentlig avvik mht. innholdet i prosjektet, eller økonomisk avvik over 0,5 mill kr, legges frem til formannskapet for godkjenning. 4

5 4. POLITISK OG OFFENTLIG GODKJENNING 4.1 Politisk godkjenning Utviklingen av et byggeprosjekt skal godkjennes ihht. nedenforstående tabell: Fase Kostnadsoverslag/rapport Godkjennelse av Idefase Investeringskalkyle IK Bystyret (økonomiplan) Programfase Byggeprogram Utvalg for brukeravdeling Formannskapet Prosjekteringsfase Kostnadsoverslag I (KI) Kostnadsoverslag II (KII) Formannskapet Formannskapet Reklamasjonsfase Byggeregnskap Formannskapet Bystyret Byggeprogram skal oversendes bydelsutvalg og respektive interesseutvalg til orientering. Ved overskridelser over 5% av investeringene (KI, KII) skal saken fremmes til bystyret for godkjenning. For prosjekter under 4 mill kr settes en grense for overskridelser på 0,5 mill kr og formannskapet fatter vedtak i disse sakene. Stab for byggeprosjekter utarbeider årlig plan for politisk behandling av byggeprosjektene. 4.2 Offentlig godkjenning Plan og Bygningsloven legges til grunn. Det foreligger to søknadsmuligheter ; 1) søknad om enkelttiltak 2) søknad om rammetillatelse Det avholdes forhåndskonferanse med plan- og bygningsmyndigheten i kommunen, så snart som mulig i prosjekteringsfasen. 5

6 5. OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Regelverk - generelt EØS- avtalen (generelt forbud mot diskriminering av leverandører) Lov om offentlige anskaffelser mv. av 27. november 1992 nr 116 prosedyrebestemmelser (loven definerer de anbudsbetingelsene som skal følges) Forvaltningslov (bl.a. habilitet og taushetsplikt) Offentlighetsloven (unntak for offentlighet) Kommunens egne instrukser/regler. K.S Anskaffelsesinstruks (tidl. Normalinstruks), standarder utarbeidet av Norges Byggstandardiseringsråd) Det er viktig å tidligst mulig i prosjektet få avklart om det skal behandles etter EØSforskriften eller ikke. Dette kan spesielt påvirke fremdriften. Nedenfor følger noen sentrale sjekkpunkter for å foreta slik avklaring. Ved overskridelse av terskelverdier etter EØS-forskriftene skal juridisk spesialkompetanse nyttes ved utforming av anbudsprosedyrer. EØS - forskriften Generelt omfatter EØS-forskriften følgende hovedkrav mht. om den skal gjøres gjeldende for et byggeprosjekt eller ikke: EØS-forskriften gjelder offentlige bygge- og anleggskontrakter der den anslåtte verdien eksklusive merverdiavgift er 41,5 mill kr eller mer. Når et bygge- og anleggsarbeid er inndelt i flere delarbeider som det skal inngås særskilte kontrakter for, skal verdien av hvert delarbeid tas med i beregningen av totalbeløpet. Utgjør delarbeidenes sammenlagte verdi minst den verdi som er fastsatt i forskriften 1, får forskriften anvendelse på alle delarbeidene ( 1 ). Det kan gjøres unntak fra ovenfornevnte bestemmelse for alle delarbeider som har en beregnet verdi på mindre enn 8,3 mill kr eksklusive merverdiavgift, forutsatt at det samlede kostnadsoverslag for denne type delarbeider ikke overstiger 20 % av arbeides samlede verdi. Oppdrag eller kontrakter må ikke deles opp i den hensikt å unngå at EØSforskriften kommer til anvendelse. ( 1 )For fastlegging av terskelverdier vises til notat av «EØS - FORSKRIFTENE FOR BYGGE- OG ANLEGGSOPPDRAG» 6

7 6. STANDARDISERING OG ERFARINGSOVERFØRING I samarbeid med andre kommuner og brukeravdelingene vil en søke å utvikle konsepter for de forskjellige byggtyper. Hensikten er å videreføre gode løsninger som kan nedfelles som typenormer. Det skal legges vekt på at løsningene har nødvendig fleksibilitet med hensyn på tilpasning til stedlige forhold. For byggtyper som kommunen har lang erfaring med skal funksjonskrav og inventar standardiseres. Stab for byggeprosjekter er ansvarlig for å utforme standardene. Det påligger brukeravdelingen å bidra i utformingen basert på erfaringer fra tidligere bygg. Det skal arbeides for standardisering innen følgende områder og aktiviteter: Tekniske installasjoner og hjelpemidler (alarmer, 2 kanal telefonsystem, tilrettelegging for IT-verktøy m.m.) Helse, miljø og sikkerhet (ergonomi, klima, solskjerming etc) Inventar Materialbruk Utendørsanlegg Standardiseringen skal oppdateres med jevne mellomrom for å få med de seneste erfaringene. En skal tilstrebe funksjonelle løsninger som kan redusere driftskostnadene. Pr. oktober 2000 foreligger det bl.a. normer for : TYPE BYGG NORM FOR REF.DOKUMENT AVDELING Skolebygg Arealer/rom og Skolebyggprogram Opplæring funksjoner Skolebygg Retningsgivende Skolebyggprogram Opplæring norm - inventar Skolebygg Veiledende norm Skolebyggprogram Opplæring for IT-utstyr Skolebygg Retningslinjer for datakabling Skolebyggprogram Opplæring 7

8 7. ORGANISERING AV ARBEIDET 7.1 Faser, aktiviteter og ansvar SANDNES KOMMUNE OVERSIKT SAKSGANG I KOMMUNALE BYGGEPROSJEKTER FASER Ide Program Prosjektering Bygge Reklamasjon ANSVARLIG Brukere Byggeprosjekter Byggeprosjekter Byggeprosjekter Byggeprosjekter DELT ENTREPRISE: AKTØRER Brukere (Byggeprosjekter) AKTIVITET Melder behov Estimere kostn. IK Oppmeld. Øk.plan Byggeprosjekter Brukere (Arkitekt) Byggeprogram forutsetninger funksjoner romprogram tidsprogram kostnadskalkyle bestemme entrepriseform Prosjektleder Brukere Prosjekteringsleder Arkitekt Rådgiv. Ingeniør Skisseprosjekt K0 Prosjektgransking revidert K0 Forprosjekt KI Delprosjekt anbud Utarbeide KII Prosjektleder Byggeleder Entreprenør Arkitekt Rådgiv. ingenør Kontrahering Oppføring av bygg Ferdigbefaring Overtakelse av bygget Overlevering Prosjektleder Byggeleder (Arkitekt) (Rådgiv.ingeniør) (Brukere) Prosjektavslutning sluttregnskap sluttrapport Reklamasjon / garanti 3 år Byggeprosjekter Brukere (Arkitekt) Byggeprogram forutsetninger funksjoner romprogram tidsprogram kostnadskalkyle bestemme entrepriseform Prosjektleder Totalentreprenør Klare funksjonsbeskrivelser og standardkrav Anbud Evaluere anbud Utarbeide - KI Justere anbud Utarbeide - KII Kontrahering Prosjektleder Totalentreprenør Oppfølging av bygg Ferdigbefaring Overtakelse av bygg TOTAL ENTREPRISE AKTØRER Brukere (Byggeprosjekter) AKTIVITET Melder behov Estimere kostn. IK Oppmeld. Øk.plan Prosjektleder Totalentreprenør (Brukere) Prosjektavslutning sluttregnskap sluttrapport Reklamasjon / garanti 3 år Figuren viser aktører og aktiviteter i de respektive prosjektfaser, for delte- og totalentrepriser. 8

9 7.2 Organisering av stab for byggeprosjekter Kommunens byggeprosjekter er organisert i stab hos kommunaldirektør økonomi og administrasjon. Stabsavdelingen består av byggeprosjektsjef og prosjektledere som ivaretar kommunens byggherreansvar for de enkelte prosjekter. ORGANISERING AV STAB FOR BYGGEPROSJEKTER BYGGEPROSJEKTSJEF PROSJEKTLEDER PROSJEKTLEDER PROSJEKTLEDER PROSJEKT 1 PROSJEKT 2 PROSJEKT 3 PROSJEKT 4 PROSJEKT 5 PROSJEKT Gjennomføringsmodeller Valg av entreprisemodell skal baseres på den gjennomføringsform som passer best til oppdragstypen. Kontraheringsform utredes i løpet av programmeringsperioden og anbefalingen legges frem for formannskapet til godkjenning, i saken om byggeprogram. Av saken skal det fremgå som eget punkt en oppsummering av utredningen som er gjort og en begrunnelse for tilrådningen. Nedenfor er det vist hvordan organiseringsmodellen vil være ved fire ulike entrepriseformer. Delt entreprise og totalentreprise er sannsynligvis de to mest aktuelle entrepriseformene. Byggeprosjekter gjennomført med disse to entreprisene er nærmere beskrevet i de etterfølgende kapittel (se kap. 10 og 11). Gjennomføring med valg av hovedentreprise eller generalentreprise blir ikke utdypet nærmere. 9

10 Organisasjonsmodeller for de aktuelle entrepriseformer DELT ENTREPRISE BYGGEPROSJEKTER BRUKERE PREMISSLEVERANDØRER PROSJEKTLEDER PROSJEKTERINGSLEDER KONSULENTER BYGGELEDER ENTREPRENØRER ARKITEKT BYGG VVS ELEKTRO GRUNN- OG BETONG TØMMER VVS ELEKTRO Figur 7.3.1: Delt entreprise TOTALENTREPRISE BYGGEPROSJEKTER PROSJEKTANSVARLIG BRUKER PREMISSLEVERANDØR FORPROSJEKTGRUPPE TOTALENTREPRENØR PROSJEKTLEDER PROSJEKTERINGLEDER KONSULENTER BYGGELEDER UNDERENTREPRENØRER ARKITEKT BYGG VVS ELEKTRO Figur 7.3.2: Total entreprise GRUNN- OG BETONG TØMMER VVS ELEKTRO 10

11 7.4 Helse, miljø og sikkerhet Stab for byggeprosjekter ved prosjektleder/prosjektansvarlig ivaretar kommunens plikter slik at HMS arbeidet blir ivaretatt ved kommunale byggeprosjekter ihht. Byggherreforskriften. Sandnes kommune er her å oppfatte som juridisk person. Overtredelse kan straffes etter Arbeidsmiljøloven kap. XIV og Straffelovens 48 a og 48 b. All delegering skal gjøres skriftlig i en samlet avtale. Kommunens egne HMS-maler for byggeprosjekter skal legges til grunn. Overordnet HMS-plan etableres, signert prosjektleder. En HMS-koordinator utpekes for prosjekteringsfasen, og en HMS-koordinator for byggefasen. Spesiell oppmerksomhet vies arbeider i forbindelse med tilbygg, påbygg og ombygging. Prosjektleder er ansvarlig for at alle aktører i byggefasen har egne HMS-planer i overensstemmelse med kommunens egen overordnede plan. 11

12 8. IDEFASE Denne fasen omhandler arbeidet som avdelingene har ansvaret for ifm. utarbeidelsen av budsjettgrunnlaget til økonomiplan hvert år. Idefasen omhandler utforming av prosjektkalkyler på forslag til nye byggeprosjekter, som brukeravdelingen vil foreslå i sitt budsjettgrunnlag for neste 4 årsperiode. I idefasen benyttes skjemaet Prosjektkalkyle - se vedlegg nr. 4. Flere avdelinger/enheter i kommunen og Sandnes Tomteselskap KF er involvert i utarbeidelsen og stab for byggeprosjekter har ansvaret for å sammenstille endelig prosjektkalkyle. Nedenfor omtales de ulike aktørenes ansvar i idefasen av et byggeprosjekt. Brukeravdelingen Utfra grundige behovsanalyser f.eks. med bakgrunn i planer og utredninger som er vedtatt, utformes spesifikasjoner for nye prosjekter som er aktuelle å foreslå utført i kommende 4 årsperiode. Spesifikasjoner av prosjektet, slik som areal/romtyper, referanser til tidligere sammenlignbare bygg, kostnadsberegning av inventar (uten mva) mv. fylles inn i skjemaet Prosjektkalkyle (vedlegg nr. 4). Alle spørsmål som behandles i skjemaet skal være besvart. Dersom det er flere brukeravdelinger som samarbeider om ett byggeprosjekt har hovedbruker ansvaret for å samordne utfyllingen av brukerdata. Utfylt skjemaet sendes til stab for byggeprosjekter for kalkulering. Samtidig sendes kopi til avdeling for park- og utemiljø og stab for strategi og styring. Avdeling park- og utemiljø Avdeling for park- og utemiljø har ansvaret for å oppgi nøkkeltall og kalkulere kostnader vedrørende opparbeidelse av utearealer. Utfylt skjema videresendes til stab for byggeprosjekter. Stab for strategi og styring Staben er sekretariat for ledergruppen når det gjelder bestillinger mellom kommunen og Sandnes Tomteselskap KF. Mottatt prosjektkalkyle fra avdelingene gis et bestillingsnr. og godkjennes (jfr. rundskriv 11/2000) før det så oversendes tomteselskapet. Når oppdraget med kalkulasjon av tomtepriser, foreløpig fremdriftsplaner mv. for prosjektene er utført av tomteselskapet skal disse bestillingene, som kun gjelder arbeidet i idefasen, avsluttes og eventuelle kostnader gjøres opp. Sandnes tomteselskap KF Sandnes tomteselskap KF har ansvaret for å kalkulere tomtepris inkl. opparbeidelse av tomten. Prisfastsettelsen skjer innen rammen av selvkost prinsippet. Tomteselskapet utfører kalkulasjonen ihht. prosedyrer som gjelder for foretaket. I tillegg til kalkulasjon av tomtepris skal det oppgis forventet tidsforbruk mht. levering av byggeklart areal og forventet tidspunkt for dette skal påføres skjemaet. Hensikten er at videre arbeid med prosjektet skal bygge på mest mulig realistisk fremdrift. Utfylt skjema Prosjektkalkyle sendes til stab for byggeprosjekter med kopi til stab for strategi og styring. 12

13 Eventuelle kostnader som er påløpt ifm. arbeidet faktureres kommunen ihht. bestillingen. Stab for byggeprosjekter Stab for byggeprosjekter kalkulerer de øvrige prosjektdata og forestår en samlet verifikasjon før total kalkyle sendes tilbake til brukeravdelingen. Dataene som nyttes skal være oppdaterte erfaringstall fra siste tilsvarende bygg. Markedssituasjonen for det reelle tidsaspektet skal vurderes. Prosjekter som er innarbeidet i gjeldende økonomiplan, men som enten ikke er startet eller er i fasen mellom byggeprogram og kostnadsoverslag I, skal i økonomiplan årlig prisjusteres. Dette foretas i skjemaet Prosjektkalkyle. Prosjekter som er i arbeid fra kostnadsoverslag I (KI) frem mot kostnadsoverslag II, innarbeides normalt i økonomiplan ihht. vedtatt KI. 13

14 9. PROGRAMFASE Med grunnlag i bystyrets vedtak om økonomiplan, sender rådmannen oppdragsbrev til stab for byggeprosjekter. Oppdragsbrevet klargjør rammebetingelsene for det enkelte prosjektet, slik som økonomi, fremdrift og prosjektets innhold og omfang. Stab for byggeprosjekter skal ha lederansvaret for programarbeidet og etablere programkomite. Følgende enheter skal normalt være representert i programkomiteen: Stab for byggeprosjekter (leder og sekretær) Byggeprosjektsjef Prosjektleder Brukeravdeling, 2 representanter Fra de ansatte, 1 representant (velges av de ansattes organisasjoner) Brukeravdelingen(e) skal være leverandør av premisser og krav for bygget innenfor realistiske økonomiske rammer basert på erfaringsinformasjon fra tidligere tilsvarende bygg og prosjektkalkylen i økonomiplan. Dette skal gjøres skriftlig. Lov og forskrifter og kommunens internkontroll-system skal legges til grunn. Brukerne skal ha tilstrekkelig tid for å fremme sine interesser. Det må også tas høyde for vurdering av alternative brukerønsker. Det er avgjørende for den videre utvikling i prosjektet at det oppnås god balanse mellom de forventninger brukerne har og det produkt som leveres ved ferdigstillelse av prosjektet. Påvirkning for et godt prosjektresultat er størst i de tidlige faser av prosjekteringen. Eventuelle senere endringer i forhold til godkjent byggeprogram, som medfører økonomiske eller fremdriftsmessige konsekvenser, krever ny behandling og godkjenning i formannskap. Basert på opplysningene i prosjektkalkylen og vedtatt økonomiplan utarbeides et byggeprogram, som omhandler: Tomt/uteareal Romprogram med areal og funksjonsbeskrivelse Miljøkrav Standard Materialvalg og tekniske installasjoner Evt. arkitektonisk standard/ambisjoner Valg av inventar Kostnadskalkyle utarbeides. Kostnadskalkylen er en kontroll og videreføring av investeringskalkylen IK i økonomiplanen. Årskostnadskalkyle Fremdriftsplan Evt. tilstandsvurdering av bestående bygg Valg av entrepriseform Kunstnerisk utsmykning 14

15 Etter at tidsplan for programmeringen er klar, sendes melding til avdeling for kultur v/utsmykningsutvalgets sekretariat om at prosjektet er startet og følgelig bør arbeidet med kunstnerisk utsmykning begynne. Sekretariatsansvarlig i kultur kaller inn utsmykningskomiteen til første møte, samtidig tiltrer denne personen organisatorisk prosjektets prosjekteringsgruppe. Ved totalentreprise tiltres tilsvarende forprosjekteringsgruppen. Stab for byggeprosjekter er medlem i komiteen for kunstnerisk utsmykning og har det økonomiske- og tekniske ansvaret for innpassing i det totale byggeprosjekt. Arbeidet med kunsterisk utsmykning av bygget utføres ihht. «Retningslinjer for utsmykning av kommunale bygg m.v», vedtatt av bystyret 4. juni Inventar i bygg Stab for byggeprosjekter skal i nært samarbeid med brukeravdelingen(e) ha ansvar for standardisering og innkjøp av inventar (kfr. også kapittel 5 foran). Valg av entrepriseform Entrepriseform skal utredes og valget skal underbygges av en skriftlig vurdering. Målsetting - fremdrift For programmeringsfasen er rammen 4 måneder. Enkle prosjekter vil ha kortere ramme. * Det skal utarbeides tidsplan for programmering. Byggeprogrammet skal behandles av utvalget for brukeravdelingen(e) og godkjennes av formannskapet, herunder godkjenning av entrepriseform. 15

16 10. DELTE ENTREPRISER 10.1 Prosjekteringsfase Prosjektleder etablerer kontrakt med prosjekteringsleder basert på ytelsesspesifikasjoner. Funksjonen som prosjekteringsleder bør innehas av en fulltids dedikert person, gjerne ekstern, multidisiplin ekspert med økonomisk innsikt. Kun for mindre enkle prosjekter bør prosjektleder selv inneha denne jobben. Prosjekteringslederens oppgave er å lede prosjekteringsgruppen og å påse at prosjektet i alle forhold blir prosjektert etter forutsetningene. Skisseprosjekt Arkitekt og rådgivende ingeniører engasjeres, som hovedregel, basert på konkurranse mht. kost og kvalitet. Tilbud skal sendes til minst 3 per fag. Arkitekt kan, i enkelte tilfeller, allerede engasjeres i programfasen. Tidsaspektet for tilbudskonkurranse skal ikke være mindre enn 14 dager. Det skal konfereres telefonisk med et utvalg av aktuelle og seriøse tilbydere før frister fastsettes. Det skal settes opp tidsplan for aktiviteten. Planskisser lages, bygg tegnes i målestokk 1:200. Kostnadsestimat K0 settes opp basert på beste erfaringstall relatert til investeringskalkylen (IK) i økonomiplanen. Dette estimatet er kun et internt overslag i stab for byggeprosjekter, og har en nøyaktighetsgrad på +/-20%. Etter K0 skal det foretas en grundig granskning av skisseprosjektet, med bred sammensatt ekspertise. Eventuelle kostnadsoverskridelser i forhold til K0 vurderes og kalkylen justeres. Granskningen fører til revidert K0. Skisseprosjekt godkjennes av byggeprosjektsjef. Forprosjekt med kostnadsoverslag KI Skisseprosjektet utvikles trinnvis videre med tegninger i målestokk 1:100. Vedlikehold og uteområde vurderes. Byggesystem, materialbruk, innemiljø, utemiljø og tekniske installasjoner bestemmes. Alternative former for oppvarming skal vurderes. Kostnadsoverslag I (KI) utarbeides, med investeringer og driftskostnader som en oppfølging av K0 estimatet. Prosjektreserve 8-12%. Sak om kostnadsoverslag I for prosjektet legges frem til formannskapet for behandling. Overskridelser i forhold til økonomiplanens investeringskalkyle (IK) på 5% eller mer medfører at prosjektet må legges frem for bystyret for endelig godkjenning. Prosjektet sendes til AMU, HAMU, helsesjef og arbeidstilsynet for behandling. Søknad om byggetillatelse sendes avdeling for byplan v/bygningssjefen. 16

17 Målsetning - fremdrift Arbeidet i prosjekteringsfasen bestemmer i stor grad mulighetene for en vellykket utførelsesfase. Dårlig utført arbeid her gir overraskelser og ukalkulert tidsforbruk i senere faser. For fasen med forprosjekt K0 og KI settes en ramme på 5 måneder Forprosjekt skal ha egen utarbeidet tidsplan. Detaljprosjekt med kostnadsoverslag KII Prosjektleder inngår kontrakt med byggeleder, basert på ytelsesspesifikasjoner, som kontraktsfester pliktig tid på byggeplass. Byggeleder skal samordne og tilrettelegge forholdene mellom entreprenørene og påse at prosjektet oppføres etter prosjekterte og budsjetterte forutsetninger. Detaljprosjektering utføres og arbeidene settes ut på anbud. Prosjektleder skal være sterkt involvert i utarbeidelse av anbud, og senere kontrakter med entreprenører, inkludert forhandlinger. Kvalitetsrevisjon av prosjekteringsarbeidet anbefales, dog plikter de engasjerte konsulentene å kvalitetssikre det arbeidet som er gjort. Byggeleder engasjeres i god tid før byggestart, og skal bistå i anbudsvurderinger og kvalitetsrevisjoner. Byggeleder koordinerer de forskjellige entreprenørene og følger opp deres kontraktansvar. Primæransvaret er å påse at arbeidet utføres innen de budsjetterte økonomiske, tidsmessige- og kvalitetsmessige rammer. I anbudsfasen er det sammenhenger mellom korrekt tidsforbruk og muligheten for å få optimal markedspris. Spesielt er dette fremtredende i en markedssituasjon hvor prisene stiger. Tidsaspektet fra oppdragstildeling frem til byggestart er en avgjørende faktor. Reelt sett er det bare for fagene graving og betong som denne tiden har betydning. Andre fag kommer så langt ut i prosjektets tidsforløp at det for alle praktiske formål er lang nok tid. Dette vil gjelde også i perioder med høy og langsiktig ordrereserve. Det er derimot riktig å ta i betraktning at flere større entreprenører i denne markedssituasjonen vil prioritere egen kapasitet for totalprosjekter og nedprioritere delte entrepriser. Målsetning - fremdrift Detaljprosjektering gis en ramme på 5 måneder. Perioden for anbudsregning skal ikke være mindre enn 3 uker som er fastsatt i NS. Anbudsevaluering og kontroll settes til 2 uker. Det skal konfereres telefonisk med aktuelle, seriøse, anbydere før frister fastsettes. Tidsrom fra tildeling av oppdrag til byggestart må tilpasses de rådende markedsforhold. Variasjonen kan være mellom 1-3 måneder. Politisk behandlingstid for KII beregnes til 2 måneder. Det skal settes opp tidsplan for aktivitetene i alle fasene. Kostnadsoverslag II (KII) og endelig fremdriftsplan utarbeides basert på mottatte anbud. Prosjektreserve settes til 3-6 %. For kompliserte bygg kan prosjektreserven settes noe høyere. Kostnadsoverslag godkjennes av byggeprosjektsjef. Deretter utarbeides sak om kostnadsoverslag II som legges frem til formannskapet for godkjenning. Overskridelser 17

18 i forhold til kostnadsoverslag I (KI) på 5% medfører at prosjektet må fremlegges for bystyret for godkjenning Byggefase Det inngås kontrakter med entreprenører og leverandører. For installasjoner som krever serviceavtale i reklamasjonsfasen skal dette inkluderes i de respektive entreprenørers kontrakter. Signeringsautorisasjon som gjelder byggeprosjektene (uavhengig av entrepriseform) er: Kontraktsbeløp Signeres av < 1,0 MNOK Prosjektleder Byggeprosjektsjef > 1,0 MNOK Byggeprosjektsjef Kommunaldirektør Søknad om igangsettelsestillatelse sendes til avdeling for byplan v/bygningsssjefen. Når denne er godkjent kan det fysiske arbeidet starte. Når bygget står ferdig arrangeres ferdigbefaring og overtakelse av bygget, ref. NS Byggleder er ansvarlig for oppfølging av utbedringer av mangler etter ferdigbefaringen. Nødvendig DV- dokumentasjon skal innhentes. Byggeleder skal engasjeres i opplæring av driftspersonell (kfr. etterfølgende kapitel). 18

19 11. TOTALENTREPRISER 11.1 Prosjekteringsfase Ved totalentreprise oppretter tiltakshaver, ved prosjektansvarlig, en forprosjektgruppe. Representanter fra brukeravdelingen(e) jfr. byggeprogramkomiteen bistår forprosjekteringsgruppen på forespørsel. Basert på vedtatt byggeprogram definerer forprosjekteringsgruppen forutsetninger og utarbeider krav til standard, kvalitet og funksjon for bygget. På dette grunnlag utarbeides anbudsspesifikasjonen. Det er naturlig at eksterne konsulenter og arkitekter benyttes i dette arbeidet. En skal be om å få enhetspriser med tanke på justeringer av anbudet og eventuelle endringsarbeider. I utarbeidelsen av anbudsspesifikasjonen skal forprosjektgruppen fastlegge prosedyrer for anbudsevalueringen. Prosedyren skal fremgå som egen spesifikasjon i dokumentet. Arbeidene sendes ut på anbud. Tidsaspektet for anbyderne skal være så langt at alle aktiviteter fra programfase til anbud kan dekkes forsvarlig. Det skal ikke inviteres flere anbydere enn at forholdet mellom anbudskostnader og mulighet for å nå frem i konkurransesammenheng er balansert. Det skal konfereres telefonisk med aktuelle anbydere før frister og antall anbydere fastsettes. Anbudsevaluering og kontroll settes til 2 måneder. Tidsrom fra tildeling av oppdrag til byggestart må tilpasses de rådende markedsforhold. Etter anbudsevalueringen av innkomne anbud velges og inngås kontrakt med en entreprenør (totalentreprenør), som får ansvar for all prosjektering og bygging. For installasjoner som krever service-avtale i reklamasjonsfasen skal dette inkluderes i de respektive entreprenørers kontrakter. Kontrakter signeres ihht. tabellen som er vist i kap Deretter utarbeides kostnadsoverslag I (KI), med en prosjektreserve på 8-12%. Byggeprosjektet sendes til AMU, HAMU, helsesjef og arbeidstilsynet for behandling. Søknad om rammetillatelse sendes avdeling for byplan v/bygningssjefen. Sak om kostnadsoverslag I (KI) legges frem til formannskapet for godkjenning. Overskridelser i forhold til investeringskalkylen (IK) på 5% medfører at prosjektet må ha bystyrets godkjenning. Etter godkjenning av KI justeres den valgte entreprenørens anbud mht. brukerbehov og kvalitet, basert på anbudets enhetspriser. Kostnadsoverslag II (KII) utarbeides basert på den valgte entreprenørens reviderte anbud. Prosjektreserve 3-6%. For kompliserte bygg settes prosjektreserven noe høyere Sak om kostnadsoverslag II (KII) legges frem til formannskapet for godkjenning. Overskridelser i forhold til kostnadsoverslag I (KI) på 5% medfører at prosjektet må ha bystyrets godkjenning. 19

20 11.2 Byggefase Entreprenør står ansvarlig for all videre prosjektering, bygging samt reklamasjonsfase. Entreprenør er også ansvarlig for alle søknader om godkjenninger til offentlige myndigheter. Når bygget står ferdig arrangeres ferdigbefaring og overtakelse av bygget, ref. NS Totalentreprenør er ansvarlig for oppfølging av utbedringer av mangler etter ferdigbefaringen. Nødvendig DV- dokumentasjon skal innhentes. Totalentreprenør skal engasjeres i opplæring av driftspersonell. 12. OVERLEVERING AV BYGG For nybygg over en investeringsstørrelse på 4 mill kr skal det være et overleveringsarrangement. Byggeprosjektsjef inviterer til arrangementet. Gjesteliste settes opp i samråd med brukeravdeling Prosjektleder ønsker velkommen, presenterer prosjektet, overleverer nøkkel til ordfører Ordfører holder hilsningstale, overleverer nøkkel til leder for angjeldende brukerutvalg Leder for utvalg holder en hilsningstale og overleverer nøkkel til tjenestestedsleder Tjenestestedsleder holder en hilsningstale, samt gir en orientering om virksomheten Overleveringsarrangementet avholdes innen 3 måneder etter at bygget er tatt i bruk. Byggeprosjektsjef varsler kommunaldirektør i god tid. 13. REKLAMASJONSFASE Ifølge NS 3430(31) er reklamasjonstiden 3 år fra overtakelse. Entreprenør plikter å utbedre feil og mangler som er hans ansvar, og stiller sikkerhet i denne fasen ihht. NS 3430(31). Byggeleder skal være tilgjengelig ved behov reklamasjonsfasen. Det bør foretas befaring i forbindelse med nedtrapping av garantibeløpene. Samarbeid med driftspersonell er viktig. 20

21 14. ØKONOMISTYRING 14.1 Kostnadskontroll Prosjektkalkyle (IK) i økonomiplanen skal være basert på de siste erfaringer fra byggeprosjekter av samme type. Enhetspriser oppjusteres i henhold til forventet prisstigning for respektive tomt, materialer og arbeid. Markedsforholdenes innvirkning på konkurransesituasjonen skal vurderes. Økonomiplan oppdateres årlig i henhold til siste prosjektkostkalkyle fra stab for byggeprosjekter, i samråd med stab for strategi og styring (jfr. kapittel 8, foran). Ved delt entreprise Prosjektfase Estimat Prosjekt Basert på nivå reserve Programfase Kostnadskalkyle Erfaringstall / Prosjektkalkylen (IK) i økonomiplan Prosjekteringsfase K0 +/- 20% ( 1 ) Erfaringstall (revidert kalkyle) KI 8-12 % Konsulent kalkyle KII 3-6 % Anbud Note 1) prosjektreserven uttrykker nøyaktighetsgrad Ved total entreprise Prosjektfase Estimat Prosjekt Basert på nivå reserve Programfase Kostnadskalkyle Erfaringstall / Prosjektkalkylen (IK) i økonomiplan Prosjekteringsfase KI 8-12 % Anbud første runde KII 3-6 % Justert entreprenøranbud Prosjektleder er ansvarlig for at prosjektet har styringssystemer og økonomioppfølging som gir tilgang til styringsdata tidlig nok til å foreta nødvendige handling. Prosjektleder må til enhver tid kunne estimere forbruk i prosjektet og fremlegge forventet sluttprognose. Avvik i kostnader og fremdrift er de vesentlige parametere for å styre prosjektet Endringsrutiner (byggefase) Rutinene er de samme for delte- og totalentrepriser. Endringsordre kan initieres enten av tiltakshaver eller entreprenør. Byggeleder utsteder endringsordre som i hovedregel skal signeres av prosjektleder og delentreprenør forut for utførelsen av endringsarbeidet. Endringsordre skal, som hovedregel, være komplett priset før godkjennelse. Byggeleder samordner. Rekvisisjon utstedes av byggeleder når enighet om en endring foreligger. Flere endringsordrer kan tas med på en rekvisisjon. Rekvisisjoner faktureres på egne fakturaer. Byggeleder samordner, kopi sendes til prosjektleder. Byggeleder kan godkjenne disse hvis de er under kr. 21

22 Ved større endringer, initiert av tiltakshaver, vil det måtte forhandles med basis i kontraktsforholdet. Brukeravdeling skal orienteres om vesentlige endringer i forhold til premisser lagt i KII, og få anledning til å uttale seg om disse. Tid mellom endringsordre og rekvisisjon skal være mindre enn en uke Regnskap Kostnadsspesifikasjon for byggeregnskap lages etter NS Som prinsipp skal forsiktig regnskapsførsel legges til grunn. Det nyttes gjeldende kommunale regnskapsforskrifter. Revisjonen reviderer byggeregnskapene og revisjonserklæring skal foreligge ved behandlingen av byggeregnskapet i bystyret (se nærmere omtale kap. 16.1) Indeksregulering For entreprenørkontrakter skal en, som hovedregel, bruke indeksregulerte kontrakter ihht. SSBs indekser. For arkitekter og konsulenter er dette mindre aktuelt, men kan vurderes. 22

23 15. KOMMUNIKASJON 15.1 Møter Møtevirksomhet og frekvens forandrer seg gjennom de forskjellige fasene i et prosjekt. For hver fase lages en møteplan. Referat skal skrives fra alle møter og disse skal arkiveres. Programfasen Med bakgrunn i brukernes behovsanalyse og kostnadsrammen i økonomiplanen, kommer programkomiteen sammen til avtalte møter for å avklare forutsetninger og funksjoner (jfr. kapittel 9 Programfase, foran). Prosjekteringsfasen Prosjekteringsgruppen har møter for å utarbeide nødvendige tegninger og beskrivelser med utgangspunkt i byggeprogrammet. Prosjektorganisasjonen møtes etter avtale for å utvikle planene videre, til et forprosjekt med kostnadsoverslag I (KI), detaljprosjekt og til slutt et kostnadsoverslag II (KII). Byggefasen Byggemøter avholdes minst hver 14. dag. Ved byggeleders daglige tilstedeværelse på byggeplassen kan uklarheter avgjøres raskt, og føre til kortere og mer rasjonelle byggemøter. Fremdriftsmøter avholdes etter behov. Generelt Stab for byggeprosjekter har avdelingsmøter hver 14. dag. Her gjennomgås de forskjellige prosjektene. Det fokuseres på avvik i økonomi, fremdrift og kvalitet. Møte er et internt løsningsforum for prosjektlederne. Møtereferat skal skrives. Byggeprosjektsjef har i tillegg daglig kontakt med de forskjellige prosjektlederne, slik at presserende problemer kan søkes løst umiddelbart Rapportering Prosjektleder skal utvise en proaktiv holdning og hele tiden ligge i forkant mht. prosjektets fremdriftsmessige og økonomiske utvikling. Prosjektleder skal til enhver tid kunne rapportere sluttstatus inkludert estimerte endringer for prosjektet. Ved delte entrepriser sørger byggeleder for å holde prosjektleder oppdatert med tanke på HMS, fremdrift, økonomi, endringer, avvik etc. Ved totalentrepriser er dette entreprenørens oppgave. En kortfattet statusrapport, med viktigste hendelser siden sist, samt planlagte oppgaver neste periode skal overleveres månedlig. Større avvik skal meldes umiddelbart. 23

24 Byggeprosjektsjef er ansvarlig for følgende rapportering : Månedlig til administrativ ledelse Tertialsvis til administrativ- og politisk ledelse Månedlig rapportering skal fokusere på, avvik i HMS, fremdrift, kostnader og kvalitet. De inneholder kortfattet rapport om de viktigste hendelser siste periode og planlagte oppgaver neste periode. Tertialrapporten tar utgangspunkt i forutgående månedsrapportering og har i tillegg en oversikt for investeringer, med periodisering og årssaldering. Respektive prosjektledere er ansvarlig for utarbeidelse av data for det enkelte prosjekt. Større avvik skal meldes til kommunaldirektør for økonomi og administrasjon umiddelbart Informasjon- og kommunikasjonsteknologi (IKT) Prosjektenes ambisjonsnivå skal forankres i kommunes gjeldende IKT - strategi. Stab for byggeprosjekter skal gjennom optimal bruk av elektronisk informasjons- og kommunikasjonsteknologi bidra til at planlagte prosjektmål nås. Personellet må inneha den kompetanse som kreves for å benytte de elektroniske prosjekterings, kalkulasjonog styringsverktøy som, til enhver tid, brukes i bransjen. 24

25 16. PROSJEKTAVSLUTNING 16.1 Regnskapsavslutning Prosjektleder er ansvarlig for regnskapsavslutning. Byggeregnskap skal avsluttes senest 18 måneder etter at bygget er tatt i bruk. Byggeprosjekter som er utført ihht. forenklet rutine (inntil 4 mill kr) avsluttes normalt ved at byggeregnskapet legges frem som melding til formannskapet og bystyret. Kopi av saken oversendes revisjonen til informasjon og ordinær revidering vil bli foretatt ifm. årsavslutningen. Byggeprosjekter pålydende 4 mill kr eller mer skal oversendes revisjonssjefen for behandling av byggeregnskapet og det legges frem revisjonserklæring. Når slik godkjenning foreligger ferdigstilles saken om byggeregnskapet for behandling i formannskapet og endelig godkjenning i bystyret. Har revisjonssjefen merknader, legges saken frem for rådmannen for avgjørelse om den videre saksbehandling Sluttrapport Prosjektleder er ansvarlig for å utarbeide sluttrapport innen 18 måneder etter at bygget er tatt i bruk. Sluttrapporten skal utarbeides for byggeprosjekter pålydende 4 mill kr eller mer. For prosjekter som er behandlet etter forenklet rutine avgjør byggeprosjektsjefen om fullstendig eller en forenklet sluttrapport skal utarbeides. Hensikten med sluttrapporten er å videreføre erfaringer som kan komme nye tilsvarende bygg til nytte. Følgende aktiviteter skal vurderes: Produksjonsperiode HMS Økonomi Fremdrift Programavvik Forholdet til brukerne Prosjektorganisasjon Entrepriseform Miljø - «Rent bygg» Erfaring med valgte løsninger Kostnader for bygg - pr m2 og pr fag DV dokumentasjon Ajourførte tegninger, elektronisk, inkludert brannvernstegninger Bruksanvisning og vedlikehold for de tekniske anleggene Vedlikeholdsinstrukser, materialbehandlinger Årskostnadsvurderinger Dokumentasjon av brannsikkerhet Trykt informasjon om bygget supplert med tegninger og fotos 25

26 Sluttrapporten sendes byggeprosjektsjef, eiendomssjef, revisjonssjef, rådmann, kommunaldirektør og respektive brukeravdelinger. I tillegg skal ansvarlig på tjenestestedet i brukeravdelingen og stabsavdeling for eiendomsforvaltning skrive sine erfaringsrapporter innen 12 måneders drift av bygget med vekt på gode og dårlige driftsmessige løsninger. Forslag til forbedring skal fremsettes. Rapport skal foreligge både hos brukeravdelingen og hos stab for byggeprosjekter. Rapportene skal danne grunnlag for sjekklister for fremtidige lignende bygg. 26

27 Sandnes kommune Stab - Eiendomsetaten for byggeprosjekter Prosjektnr.: Bruttoareal (BTA) m 2 : Prosjekt: Antall etasjer Type bygg: Dato oppm. øk.pl. Ombygging (BTA) m 2 : Dato K 0 Nybygg (BTA) m 2 : Dato K I Dato K II KOSTNADSOPPSTILLING Oppm. øk K I KII Rev. budsjett Belastning MVA %-ford plan etter kontrakt iflg. kontr. 23 % Kr/m2 Fakturert Registrert Forv.og Fakt Tot. kost. Øk. st. tillegg +/- tillegg +/- prisstigning ( ) (4-11) Felleskostnad Bygging VVS- inst El. inst Tele- og kont. int Andre inst SUM 1-6 HUSKOSTNAD Utendørsanlegg SUM 1-7 ENTR. KOSTNAD Generelle kostnader SUM 1-8 BYGGEKOSTNAD Spesielle kostnader SUM Marginer SUM 0-10 PROSJEKTKOSTNAD Sammenstilling økonomisystem 0.00 Marginer, reserver inkl. mva: Budsjett Forbruk Rest Prisstigning: Uforutsatt: * Alle beløp er eks. mva. Mva er inkludert i post 9.00 "Spesielle kostnader". מב כח Side 27 av

28 מב כח Side 28 av