Saga Petroleum. Tilsyn i TKL-pcrspektiv Side 7

Transkript

1 Nr. 1. varen argang organ for Norges Interne Revisorers Forening Saga Petroleum Tilsyn i TKL-pcrspektiv Side 7

2 Ord fra presidenten Gjennomgang av tidsskrifter det siste aret, spesielt fra yare sesterforeninger og hovedforeningen i USA, tyder pa at internrevisjonsyrket er preget av noe usikkerhet og opptatt av a dokumentere sin eksistensberettigelse, samt finne sin plass i samfunnet. Det er nyttig og et sunnhetstegn at vi stiller spersmal ved var funksjon. Det kan vrere en konstruktiv mate a skape positive endringer. Vi rna imidlertid ikke bli sa navlebeskuende at vi glemmer a sette hoveddelen av yare ressurser inn pa a skape verdier for yare oppdragsgivere. Kredittilsynet har sendt Rundskriv til finanssektoren vedrerende temaet; «Overfering av interne revisjonsfunksjoner til den valgte revison" ogsa kaldt «outsourcing". Det er verdt a merke seg at tilsynet prinsipielt slutter seg til uttalelsen fra Security Exchange Commision (SEC). Tilsynet tildr at man ikke benytter det revisjonsforetak som utferer den lovbefalte revisjonen til operasjonelle revisjonsoppgaver, uavhengig av om revisjonen utferes av forskjellige team. Dette begrunnes med hensynet til den valgte revisors uavhengighet ved utferelsen av den lovbefalte revisjonen. Adressat for Rundskrivet kunne like naturlig vrert revisjonsforetakene. I samme rundskriv papeker tilsynet ogsa at det selvsagt rna vrere opp til den enkelte bedrift a vurdere hvorvidt den vii utfere oppgaver ved hjelp av egne ansatte eller innieide konsulenter. Uttalelsen fastsetter med andre ord to prinsipp. For det ferste kan ikke internrevisjonen utferes av den valgte revisor, dernest rna selskapet selvsagt vrere i sin rett til selva vurdere hvorvidt de vii gjennomfere internrevisjonen ved hjelp av egne ansatte eller benytte seg av «outsourcing». Det antas at uttalelsen ber kunne gjelde ogsa innenfor andre bransjer. Foreningens Arskonferanse nrermer seg. Det vises til omtale i dette nummer av bladet og utsendt invitasjon. Vi har denne gangen valgt det tema som jeg oppfatter som et av revisors sterste og mest grunnleggende problemornrader, nernlig kommunikasjon. Vi er en yrkesgruppe som besitter faglig kompetanse, savel av revisjonsmessig art som nar det gjelder kunnskap om de bedrifter vi arbeider innenfor. For ofte opplever vi imidlertid at vi ikke far overlevert budskapet pa en slik mate at vart arbeid far optimal nytteverdi for oppdragsgiveren. Ved a hente inn profesjonelle krefter forventer jeg at dette Imrsopplegget vii gi nye innfallsvinkler som deltagerne kan benytte i hverdagen. I forrige nummer beklaget jeg manglende deltagelse pa kurs. Det er gledelig ved denne anledning a konstatere at vart kurs i Operasjonell revisjon i januar fikk meget god oppslutning, og ogsa meget positiv omtale fra deltagerne. Vi haper pa stor deltagelse ogsa ved Arskonferansen, slik at vi kan ii gitt et nytt bidrag til utviklingen av profesjonen, yare medlemmer og andre interessenter. Generalforsamlingen er planlagt Vi har dyktige medarbeidere i komiteer og utvalg. Valgkomiteen star foran den krevende oppgave a sette sammen kvalitativt dyktige og funksjonelle grupperinger ogsa kommende ar. Jeg har full tillit til at de vii Iykkes med det, og at de som mottar henvendelser sier ja til a delta i den videre utvikling av foreningen. Avslutningsvis vii jeg enske dere aile en riktig god og velfortjent paskeferie. Husk a bruke vett; ikke bare pa arbeidsplassen, men ogsa i fjellet.

3 Ord fra presidenten... side 2 Redaksjonens spalte... side 3 o Arskonferansen... side 4 Saga Petroleum - Tilsyn i et TK-perspektiv... side 7 Medlemsm0te i COSO... side 11 U avhengighet - oodvendighet eller feighet.side 12 T illitsvalgte 94/95.. side 16 F oreningsnytt / komitenytt... side 17 Internasjonalt BI-milj0... side 18 Outsourcing... side 20 Prosjektoppgave: Metodikk for operasjonell revisjon... side 21 lnternrevisjon i Sparebanken Nor... side 26 Newsweek - Bestikkelser og korrupsjon... side 28 Nar NIRF neste maned arrangerer sin arlige konferanse i Tonsberg, er temaet KOMMUNlKASJON. Rent umiddelbart kan det hores enkelt og greit ut, men begynner man a tenke etter er temaet uhyre omfattende. Kanskje har vi internrevisorer i for stor grad konsentrert om a «kommunisere resultatel'». «Kommunikasjon» er imidlertid mye mer enn hva vi produserer gjennom rapporten. Like viktig er kanskje den dialogen vi har med de som «utsettes» for revisjonen gjennom hele revisjonsprosessen. I denne utgaven av INTERN REVISOREN har vi en presentasjon av psykolog Jon Lund Hansen. Han er fagansvarlig for konferansen. Han har en spennende bakgrunn blant annet innen psykologi, familieradgivning, lederradgivning, organisasjonsutvikling og hypnose! Vi bringer ogsa et intervju med professor T. Flemming Ruud ved BI. Professor i revisjon - men ogsa han har studert psykologi, og er helt klar: Psykologi og adferdsforskning er nyttig for utovelsen av revsjonsfaget. Dessuten tar han til orde for at det rna legges storre veld pa savel skriftlig som muntlig kommunikasjon i revisorutdanningen. Som et apropos til det, kan vi nevne at NSRS i sitt kursprogram presenterer en nyhet dette aret: Rapportskriving - det skriftlige ordets betydning Av innholdet kan vi nevne: - Hva er godt fagsprak? - Hva er god og hva er darlig sprakbruk? - Hvordan forbedre revisjonsrapporten? Dette er spennende. Husk at hver gang vi formulerer oss slik at leseren rna lese om igjen for a fa tak i meningen, bruker vi av hans / hennes tid. Det skal ikke mer til enn at vi utelater ett komrna! Dermed avledes oppmerksomheten fra det vi onsker a formidle. Det er all mulig grunn til a rette sokelyset mot sprakbruken var ogsa. Skriver vi godt norsk? Na kjenner vi ikke i detalj innholdet i temakonferansen, men den vii gi deltagerne mulighet for a utdype kjente temaer og problemstillinger. Dessuten tror vi at den vii bringe til torgs forhold vi ikke har v02rt bevisste pa tidligere, eller forhold som vi har tillagt mindre betydning. Dette bar du relt og slett ikke ga glipp av! Vel mott i Tonsberg! P a tampen... side 31 Artikler i bladet star for forfatterens egne synspunkter, og er ikke n0dvendigvis i sarnsvar rned NIRFs offisielle standpunkt.

4 Arskonferansen 1995: Kommunikasjon -- begrensninger og muligheter <<lnnenfor det mellommenneskelige feltet er det i dag mye vi ikke har begreper om. Noe kan kanskje avdekkes gjennom fremtidig forskning, men mye vii vi mennesker sannsyniigvis aldri kunne klare a fatte». Dette sier Jon Lund Hansen, fagansvarlig for arets intemrevisjonskonferanse som gar av stabelen i Tansberg den april. Temaet for konferansen er kommunikasjon. Vi har avlagt Lund Hansen et besak for a fa litt mer informasjon om kommunikasjon generelt og om noe av det han har planlagt a forelese om pa konferansen. Jon Lund Hansen er utdannet psykolog. Yrkesbakgrunnen hans er variert bl.a. har han erfaring som sosialarbeider, familieterapeut og lederradgiver. Han har dessuten drevet privatpraksis med korttidsterapi og hypnose, noe han ogsa i dag i begrenset grad driver med. Lund Hansen har ogsa publisert en del baker og artikler bl.a. innenfor temaer som ledelse, organisasjon og akologi. Videre benyttes han som foredragsholder innenfor temaer som sh'ategisk organisasjonsutvikling, hypnose, korttidsterapi, akologi og mellommenneskelig kompetanse og kommunikasjon. I falge Lund Hansen omhandler dagens baker / foredrag om kommunikasjon ikke det som er det vesentligste og det er sannsynligvis heller ikke mulig a beskrive de «dypeste» forhold, f.eks. hvorfor en person seiger mye bedre enn en annen selv om de sier og gjar «akkurat det samme». Det ma bare erkjennes at vi aile har yare menneskelige begrensninger. Innenfor disse begrensningene er det imidlertid mulig a utvikle seg bl.a. gjennom kursing/ opplrering. Formalet for slik kursing / opplrering bar vrere a komme med innspill / ideer slik at deltakeme selv kan prave ut hva som er ideelt for dem. En skal vokte seg vel for a standardisere. En mate a kommunisere pa kan fungere svrert godt for en person, mens det ikke fungerer i det hele tatt for en annen. Lund Hansen er svrert skeptisk til kurs i presentasjonteknikk. Pa slike kurs lreres standardmater a kommunisere pa, og for mange kan slike kurs vrere mer adeleggende enn lrerende. Ideelt sett bar det i stedet arrangeres kurs i «a vrere seg selv». I falge Lund Hansen er det mye viktigere at den som holder et foredrag er interessert og engasjert i det han skal formidle, enn at foredraget holdes innenfor visse gitte rammer. For a fa til god kommunikasjon mellom mennesker er det av avgjarende betydning a etablere god kontakt. To personer som stiller de samme sparsmalene til den samme personen kan fa helt forskjellig informasjon avhengig av hvilken kontakt som er etablert. Noen mennesker er svrert kontaktsterke og ldarer nesten alltid a oppna god kontakt med sine medmennesker. Andre har ikke den samme egenskapen. Dessuten kan «kjemien» mellom mennesker spille inn. Nar «kjemien» stemmer er det enklere a fa til en god kommunikasjon. lmidlertid er det mulig a fa til en tilfredsstillende kommunikasjon ogsa i de tilfeller der «kjemien» i utgangspunktet er darlig. I USA er det foretatt studier som viser at ved hjelp av visse teknikker kan det etableres en god kontakt. Under

5 konferansen vii Lund Hansen utdype dette temaet og undervise i enkle teknikker. Ved kommunikasjon mellom mennesker er den non-verbale kommunikasjonen vel sa viktig som den verbale. Situasjoner og opplevelser kan ikke formidles pa en fullstendig mate til en annen person bare ved bruk av verbal uthykksmate. Spriiket i seg selv setter betydelige begrensninger og er med pa a skape en masse misforstaelser. Under konferansen vil Lund Hansen fortelle om metoder som kan benyttes for a redusere misforstaelser. Lund Hansen er ikke sa=rlig begeistrert for den eksplosive utvikling vi ser innenfor bruken av elektronisk post. Han gar sa langt som a kalle det et revolusjonerende tilbakeslag, og dette hjelpemiddelet bor aldri benyttes dersom det som skal formidles er av emosjonell karakter. Elektronisk post vil kunne generere konflikter og minimere sosial kontakt. Grunnen er at vesentlige deler av kommunikasjonen er utelatt, nemlig den non-verbale. Bruken av elektronisk post bor begrenses til overforing av ren faktainformasjon. Hvordan vi kommuniserer vil avhenge av hvilke personer vi snakker med. Eeks. vii vi argumentere pa to vidt forskjellige mate nar vi skal fa en firearing og en tenaring til a forsta at de skal komme hjem til et angitt tidspunkt. Pa samme mate vil kommunikasjonsprosessen mellom kollegaer va=re avhengig av deres kompetanse, plassering i og identifisering med bedriften etc. Hvis feil kommunikasjonsprosess velges, kan det resultere i demotivering og konflikter. Det settes derfor store krav til den som skal formidle et budskap. I tillegg til a ha gode kunnskaper om det som skal formidles ma vedkommende ogsa ta hensyn til hvem som skal motta infolmasjonen. Hvilken relevans dette har for utforelse av internrevisjoner er vel for de fleste opplagt. Temaet vil bli mer utforlig belyst pa konferansen. Som nevnt ovenfor har Lund Hansen erfaring innenfor hypnose. Han hevder at dersom heldige omstendigheter er til stede, kan hypnose medfore epokegjorende forandringer og store sprang i den menneskelige utviklingen. I folge Lund Hansen er det innenfor hypnose er et stort skjult potensiele hva angar mellommenneskelig kommunikasjon. Her er det et enormt felt som vi vii hore mer fra i fremtiden. Dette er en liten smakebit pa hva temaet kommunikasjon kan by pa. Under konferansen vii det bli arbeidet med dette og mye mer, i praktiske ovelser og diskusjoner. Internrevisorens arbeidssituasjon vil hele tiden va=re i fokus. Vi vii anbefale vare lesere a delta - det er ikke for sent a melde seg pa. (Tekst og foto: Ann Kristin Flaa) ia Norges Interne Revisorers Forening Er du pameldt7 H0r hva en kommunikasjonsekspert med kjermskap til vart miljo kan gi deg av irmsikt og praktiske metoder for forbedring pa dette omrade som er suksessfaktor m. 1 for intermevisjon. Benytt ogsa sjansen til a utveksle erfaringer med kolleger fra ulike bransjer. For pamelding og informasjon; kontakt sekretariatet: Suksessraktor Dr. 1 Internrevisjonskonferansen april Hotel Klubbcn, Tjjnsberg Telefon

6 TAR DU UTFORDRINGEN? I forbindelse med generalforsamlingen i NIRF som avholdes i mai/juni hvert fir, er valgkomiteen pa utkikk etter kandidater for very i styret eller de ulike komiteene. Progress through sharing! ~~ette er din sjanse!! Det er valgkomiteens onske at et bredt spekter av medlemsmassen er representert. 0nsker du a delta aktivt i NIRF eller har kjennskap til andre som kunne passe til et slikt very, vennligst ta kontakt med valgkomiteen vi Kirsten Astrup, tlf: , eller returner vedlagte svarslipp til NIRFs sekretariat fax: ~~ D Ja, jeg kunne tenke meg a gj0fe enjobb for forenigen D Jeg har f0lgende forslag til kandidater for very i NIRF NIRF, Postboks 160 Sentrum, 0165 Oslo. Tlf: Fax

7 Tilsyn i et TKL-perspektiv saga Petroleum - kort fortalt Saga Petroleum ble stiftet i 1972 av norske private interesser som 0nsket a delta i utviklingen av norsk oljevirksomhet. Etter langsiktig satsing forvalter selskapet betydelige verdier pa norsk kontinentalsokkel og spiller en sentral rolle i norsk oljevirksomhet. Richard Nylen Sivilokollom, lea, Dipl.I.R. 8 ai's erfari1zg fra inte1'llrevisjonltilsyn inne1z norsk-li/lte1'l1asjo1zal olje- og bankvirksomhet, samt som senior konsulentlradgiver for variert offentlig og privat virksomhet. Arbeider idag som senior revisor i Saga Petroleum a.s. Saga er et oppstr0msselskap med kompetanse og operat0fansvar nmen leting, feltplanlegging, tltbygging, drift og salg av olje / gass. Selskapet har idag produksjon fra totalt 13 felt. Uttrykt i reserver er Saga i internasjonal sanunenligning blant de st0rre private oppstr0msselskapene. Internasjonal satsing skjer mot fii utvalgte omrader, som idag bestal' av Indonesia, Libya og Namibia/ Angola. Saga har idag ca ansatte, og hadde i 1993 en omsetning pa 5,7 milliarder kroner. utgangspunkt for tilsyn I 1988 etablerte Saga en praksis med arlig a utarbeide et overordnet styrende dokument «Saga Petroleum a.s. Mal og led else» (SML). Dette dokumentet star sentralt i selskapets totale kvalitetsarbeid, og skal bidra til at alt arbeid er foranl<ret i en helhetsforstaelse fremstilt gjennom selskapets styringsmodell (Fig. 1). Sentralt i SML er selskapets styrings- og selskapspolitiske prinsipper. Et av disse prinsippene omhandler tilsyn: "Administrerende direktor skal sorge for at det pa en uavhengig og objektiv mate blir fort tilsyn med selskapets virksomhet. Hensikten med tilsynet er: a bekrefte at virksomheten in1ze1z utvalgte omrtlder er under kontroll og drives effelctivt i forhold til eicsterne krnv, selskapets mal, planer og styrende dokumentasjoll a etablere utgangspu1zkt for iverksettelse av forbedri1zger.» SML inneholder ogsa beskrivelse av divisjoner og avdelingers ansvar og oppgaver. F0lgende beskrivelse er gitt for var enhet - Avdeling for Tilsyn: «Avdelingens hovedoppgave er a foresta den samlede tilsynsvirksomhet pa selskapsniva. Avdelingen skal legge vekt pi! a folge opp at styrings- og selskapspolitiske prinsipper i SML konkretiseres og etterleves for oppgaver pa aile nivaer i organisasjonel1, og folge opp forbedringsarbeider.» (utdrag) Avdeling for Tilsyn Avdelingen for tilsyn ble opprettet for 3 ar siden og var et av de konkrete resultatene av et omfattende internt organisasjonsutviklingsprosjekt gjennomf0ft i Utgangspunldet for den nye avdelingen var tre tidligere avdelinger som dekket henholdsvis: Organisasjon og kvalitet (utvikling av kvalitetsledelse i selskapet) Intern revlsjon (0konornisk internkontroll og 0konomirevisjoner) Sikkerhet og milj0. Avdelingen var ledes av Aksel Arnecke og bestar idag av 16 medarbeidere, hvorav 4 fra den tidligere avdelingen for Intern revisjon. Vi har 2 Certified Internal Auditors (CIA). FOf0vrig har avdelingens medarbeidere bakgrunn og kompetanse hovedsakelig innen de overnevnte fagomrader. Dette gir oss unil<e muligheter til a sette sammmen skreddersydde revisjonsteam til de enkelte revisjonsoppdrag. I tillegg benyttes ekstern spisskompetanse etter behov. Vi er idag istand til a gjennomf0- re revisjoner med et mer helhetlig perspektiv, som gir st0fre dekning innen de utvalgte omrader. Total revisjonsbelastning pa linjen reduseres, hvilket er et betydelig plusspoeng, spesielt innen oljebransjen hvor revisorer med ulike formal banker pa d0ren bade titt og ofte. Etter opprettelsen av avdelingen har det V<Ert arbeidet malrettet med a utvikle felles kultur, mil,

8 Noen av medarbeiderne i Sagas TilsYllsavdeling: Fra vellstre; A1l1le Marie Hflllg, Teis Stokka, Per Wollert Johansen, Pani Eide, Torill Nulalld, HeZge A. Rotter, Jan Fosse, Lise Nortl1n, Erik lallr, Jolzal1 Selmer og Richard Nylen. metoder og systemer. Samtlige medarbeidere har voert involvert i dette arbeidet. Erfaringene yare med a integrere de medarbeiderne i selskapet som utferte revisjoner pa omradene internkontroll, HMS og kvalitet har sa langt voert meget positive. Dette har vi fatt bekreftet gjennom to sperreundersekelser blant avdelingens medarbeidere samt resultatet av selskapets arbeidsmiljeundersekelse hesten Det ble spurt om hvordan den enkelte opplevde at vi i avdelingen etterlever de leveregler som er fastlagt i selskapets idegrunnlag. Disse levereglene omfatter faktorer som felles mal, samspill, selvstendighet, ansvarsfelelse, nytenkning, apenhet, tillit og respekt for hverandre. Resultatene er meget positive, og bidrar saledes til motivasjon for a viderefere den utviklingsprosessen vi har startet. Kommunikasjon En tilfredsstillende forankring av tilsynsvirksomheten hos selskapets toppledelse er avgjerende for utevelse av tilsyn og revisjon til beste for selskapet. Erfaringer viser at det er umulig a ha en diskusjon om tilsynsfunksjonen uten a komme inn pa alle andre aspekter ved styringen av et selskap. Det er kun gjennom dialoger med toppledelsen og organisasjonen forevrig at vi kan utvikle en felles forstaelse for, og aksept av, de virkernidler selskapet disponerer for styring og kontroll. I Saga har vi derfor valgt a fokusere pa tilsynsenhetens rolle i sammenheng med de prinsipper og virkernidler som legges til grunn for styring av selskapet. Det er alltid behov for referanser a navigere i forhold til. Slike referanser er ogsa nedvendig for a uteve tilsyn. Med det utgangspunktet rna tilsynsfunksjonen gjennom sitt arbeid aktivt gripe fatt i utfordringen med hvordan man i en organisasjon mer konkret «legger lista». Avdeling for Tilsyn rapporterer direkte til administrerende direkter gjennom jevnlige meter mel- 10m tilsynssjef og administrerende direkter, samt gjennom kvartals- og arsrapporter. I tillegg deltar var tilsynssjef pa ukentlige meter i Hovedledelsen, som bestar av administrerende direkter og selskapets fern divisjonsdirekterer. Videre avholdes regelmessige meter mellom Avdeling for Tilsyn og viseadministrerende direkter, som ogsa er ansvarlig for merkantil divisjon. Utarbeidelsen av selskapets arlige tilsynsplan gjennomieres iht. en vedtatt selskapsprosedyre som skal sikre at interessene til alle bererte enheter blir ivaretatt pa en hensiktsmessig mate. Planleggingen skjer saledes i mert samarbeid med linjen og ekstem revisor. Med utgangspunl<t i godkjent tilsynsplan samt ad hoc behov, utarbeides det i forkant av hver revisjon en oppdragsdefinisjon (iht. standard mal) som avklares med linjen og dermed gir et felles utgangspunkt. Ved gjennomfering av revisjoner legger vi stor vel<t pa aktiv medvirkning fra de reviderte enheter. Etter avklaring av rapport innhenter vi skriftlig tilbakemelding fra de reviderte

9 ~~~s~m~o~d~e~li~en~ Jr;r Korrige:r,e--_,Planlegge Kvalitet,yerlfisere -- UtfDre Figur 1 enheter ornkring selve gjennomf0ringen og nytteffekten av revisjonsgjennomgangen. Dette danner grunn1ag for erfaringstilbakef0ring og forbedringer. En vesentlig fordel med den angrepsvinkel vi na legger til grunn ved gjennomfming av revisjoner og tilsyn for0vrig, er etter min mening den positive psykologiske effekten sammenlignet med mer «tradisjonel1» internrevisjon. Aktiv involvering fra reviderte enheter gir medvirkning, styrker kommunikasjonen og skaper eierskap til en revisjonsrapport som i stmre grad betraktes som et omforent og positivt utgangspunkt for iverksettelse av forbedringer. Modell for kommunikasjon og tiistandsmaling Var visjon, nedfelt i avdelingens styringsdokument, setter store krav til kommunikasjon og informasjonsbehandling: «V ar visjon er at vi skal bidra til a fremskaffe et mest mulig realistisk totalbilde av Sagas virksomltet for a eke ledelsens og ansattes innsikt i organisasjonens virkemate. Dette skal vi gjere for at selskapets ledelse til enltver tid skal Ita best mulig grzmnlag for planlegging, styring og iverksettelse av forbedringer. Et realistisk totalbilde ma gi informasjon am resultater og virkemidler samt sammenltengen mellom disse.» For a kunne realisere visjonen, ble det fort klart at det var n0dvendig 11 etablere en modell eller struktur for hvordan et slikt totalbilde skulle se ut. Det som ble avgj0rende for valget var den erfaringen vi hadde h0stet gjennom vart medlemskap i «European Foundation for Quality Management» (EFQM) siden starten i EFQM etablerte i 1991 «The European Model for Quality Management». Saga deltok som en av ca. 200 europeiske bedrifter i dette arbeidet, og 2 medarbeidere fra Avdeling for Tilsyn har siden deltatt som «Assessors» for den europeiske kvalitetsprisen. Trolig vii ogsa den norske kvalitetsprisen v/norsk Forening for K valitet vaore basert pa EFQM modellen fra og med Samtlige tilsynsmedarbeidere har fatt inngaende opplaoring i Sagas TKL-modell, herunder gjennomgatt et case-studium. Et av saortrekkene ved modellen er at den tilrettelegger for en balansert vektlegging mellom de resultater som oppnas og de virkemidler som anvendes. Hvert av elementene i modellen er delt opp i kriterier som kortfattet beskriver de ting som forventes a bli adressert i en egenbeskrivelse. Hver enkelt divisjon i selskapet utarbeider na en egen-beskrivelse, og vi som tilsynsavdeling gj0r en tilstandsvurdering basert pa deres egenbeskrivelse hvor «sterke sider» og «omrader for forbedring» blir identifisert. Vare revisjonsrapporter struktureres na iht. elementene i modellen. Et annet saortrekk ved modellen vi na benytter ifm. revisjon og tilstandsmiiling er at den ikke gir noen detaljert beskrivelse eller kokebokoppskrift pa hva som b0r eller skal iverksettes pa de enkelte ornradene. Dette skaper i fmste omgang frustrasjon fordi man 0nsker a fa et konkret grep pa hva TKL innebaorer. Etter en viss modning kommer imidlertid forstaelsen for at nettopp det at vi selv ma u tforme Yare egne 10sninger, er en vesentlig styrke ved modellen. Elementene pa resultat-siden i modellen handler om hva bedriften har oppnadd og forventes a oppna. Elementene pa virkemiddel-siden handler om hvordan resultatene oppnas. Total kvalitetsledelse er saledes 11 ta ansvar for begge disse aspekter, og derved over tid laore hvordan virke-

10 midler og resultater henger sammen. Det legges vekt pa at forbedringstiltak baseres pa en mermere analyse av sammenhengen mellom oppnadd resultat og virkemiddelsiden (ref.fig.3) Som et bidrag til a oppfylle var visjon om a fremskaffe et mest mulig realistisk totalbilde, satte vi i 1992 igang med a utvikle et databasesystem for ivaretakelse av infarmasjon. Informasjonssystemet er basert pa Sagas TKL-modell, og er utviklet i samarbeid med SINTEF. Systemet er i ferd med a integreres med yare arbeidsmetoder og verkt0y, slik at vi oppnar en helhets10sning som underbygger var metodikk, tilrettelegger for mer effektiv saksbehandling i avdelingen og bl.a. muliggjer engangsregistrering av tilsynsinformasjon. Erfaringer sa langt Beskrivelsen gir et meget kortfattet innblikk i de utfardringer vi har grepet fatt i nar det gjelder utvikling av tilsynsfunksjonen i Saga Petroleum. Vi mener det er et klart behov for et felles rammeverk (tankemodell) som grunnlag for effektiv kommunikasjon og samarbeid mellom tilsyns / internrevisjonsfunksjonen og organisasjonen forovrig. Modellen rna virke motiverende pa organisasjonen og «gi dem noe a strekke seg etten>. En slik modell rna derfor fokusere pa styring og kontroll - og ikke kun kontroll. Utviklingen og innferingen av en ny tankemodell og endret tilsyns-/ revisjonskonsept har v<ert en modningsprosess bade far oss som tilsynsavdeling og for organisasjonen forovrig. Pa enkelte omrader bestod utfordringen i det a utvide revisjonsomfang fra kun «compliance» til ogsa a vektlegge identifisering av forbedringsomrader i samarbeid med reviderte enheter. TKL modallan '-- Modarbeldemo8 Personell og l- I- I-- tllfted.hot mod vlrksomhotnn I I... fordrlngshaverea moulge H AlAlog_~r~ Arbelds- H I- I... u... proseaser l- i- U Kund.~og ~ Forrotnlngs- tllfredehot I Vlrknlngor pi aamfunnet reaultator Virkemldler Resultater Figur 2 Anal ser Figur 3 ResuHabme har sammonhong mod de anvondte virkemldlor N ar det gjelder organiseringen av ulike typer internt tilsyn iht. eksterne krav eller bedriftens eget identifiserte behov, synes det naturlig a stille sp0rsmalet: Hva er bedriften best tjent med? Vi har i Saga sett betydelig nytteverdi i a samle felles krefter og kompetanse fra ulike fagmilj0er, og derigjennom dele erfaringer, bygge pa det beste av verkt0y og metoder samt sammen utvikle nye. Det ansees som en fardel ved en slik sammenslaing at man identifiserer og tar i bruk et nytt rammeverk i form av en modell som kan virke samlende (og som "'Arsaksanalyser/ 2,.01_1 ikke har sitt utspring i et av fagmilj0ene). Vi er av den oppfatning at en samlet tilsynsfunksjon har en positiv effekt bade for tilsynsrnilj0et, metodikkutvikling og ikke rninst mhp. a ut0ve den funksjon vi er satt til a forvalte til beste for selskapet. J eg avslutter med a sitere et gammelt indisk ordtak til ettertanke for oss internrevisorer. «Gi meg mot til a forandre det som kan forandres, JarnuJt til a akseptere det som ikke kan forandres, og visdam til a vite forskjellen.»

11 Medlemsmete: tor interesse for CO o - COSO-rapporten har hatt en enorm betydning for intem kontrollbegrepet i USA, sa 0ystein N esset i sitt foredrag pa NIRFs mediemsmate pa Haires Hus i Oslo den 2. februar. Skal vi damme etter oppslutningen pa m0tet (nesten 50 medlemmer var til stede) er interessen for rapporten stor, og muligens sterkt stigende ogsa i Norge. 0ystein Nesset er tidligere revisjonsdirekt0r i Uni-Storebrand International. I dag arbeider han med organisasjonsutvikiing i Norges stmste forsikringsselskap. Han tok for seg COSO-rapporten sett fra linjeledelsens synspunkt, mens Paul Bellamy foredro om rapporten sett fra intern revisjonens side. Begrepsforvirring - Intem kontroll eller admil1istrativ kvalitetssikril1g har forskjellig betydning fra menneske til menneske. Vi har hatt behov for en felles temrinologi. Det var utgangspunktet for «The Threadway Comission», sa Nesset og kunne fortelle at COSO-rapporten har hatt en enorm betydning for IK-begrepeti USA. - Den har gitt oss et overblikk og et felles referansesystem og rammeverk av h0y kvalitet, og som er lett tilgjengelig. COSO-rapportens tre hovedpunkter om definisjon av IK tar opp i seg IIA's standarder: MiiIeffektiv og rasjonell drift tijsvarer: IIA-standard 350 (oppfyllelse av etablerte formal og m<;]settingen for driften eller prosjekter), 340 (0konomisk og rasjonell bruk av ressurser) og 330 (sikring av eiendeler). PiiIitelig 0konomisk informasjon tilsvarer: IIA-standard 310 (palitelig og U0yaktig informasjon - operasjonell og 0konomisk) Overholdelse av lover og forskrifter: IIA-standard 320 (etterlevelse av palicy, planer, retningslinjer, laver ag farskrifter). Videre tak han far seg de farskjellige elementene i kontrollmiljoet, risikovurderingen, kontrolltiltakene, infonnasjon/ kommunikasjon ag overvaking. Administrativ K valitetssikring er en prosess far a na mftl: den gj0res av styre, led else ag annet persanale far a gi rimelig sikkerhet far mftlappnaelse. - Kompetanse i administrativ 0ystein Nesset haper at COSO-rapportell skal fa.kt behjdning ogsa her i [andet. kvalitetssikring fordrer at man vet hva AK kan bidra til; og ikke minst - at man vet hva AK ikke kan bidra til. AK endrer heller ikke rammebetingelsene og kan ikke gj0re en darlig leder til en god leder. Paul Bellamy's sp0rsmal var i utgangspunktet: Kan COSO-rapporten brukes i IR -sammenheng? Et paeng var at rapparten kan selges inn far bedriftens ledelse, at den brukes sam en brekkstang slik at ledelsen gj0r jabben. Videre mente han at evaluation tools kan brukes sam et hjelpemiddel selvam den delen av rapparten er «litt amerikansb> litt far finansielt pregeb> ag veldig detaljert ag amfattende. Han ga agsa uttrykk far at han synes det er skuffende at IIA's standarder 340 ag 350 er lite vektlagt. For 0vrig viser vi til Anne Merethe ag Paul Bellamys artikkel i forrige nummer av Internrevisaren: «Betyr COSOrapporten nae far en narsk intern revisars hverdag?» I neste nummer av blade! vii vi gjengi en norsk oversettelse av COSorapportens «Executive Summary».

12 Uavhengighet - n0dvendighet eller feighet7 Av Trygve Seriie Trygve Sadie er assisterende revisjonssjef i Norsk Hydro a.s. Han har tidligere v<ert revisjonssjef i Hydro Aluminium a.s og DnC America Banking COlporation, supervisor i Price Waterhouse og avdeiingsrevisor i DnC med spesialitet intemasjonal finansiering, pengemarked og valuta. Han er Handelsakonom, Master of Business Administration fra Arizona State University (Sivilakonom), Statsautorisert revisor, Diplomert Intern Revisor, Certified Intemal Auditor, Certified Information System Auditor og NFK Godkjent Revisjonsleder (NFK ~ Norsk Forening for Kvalitet). Han er varastyremedlem i NIRF, medlem i NSRF's intelnrevisjons komite, ECIIA's research committee og Revisorlovutvalget. Jeg «takken> for utfordringen fra Internrevisoren om a uttale meg om dette emnet som aldri synes a bli utdebattert. I utfordringen innledes det med at «nar man jobber for toppledelsen er hovedformalet a bista ledelsen med a styre organisasjonen. Dette innebaerer at man til tider rna vaere med pa a ta operativt ansvar og involvere seg i den daglige drift. Derfor vii internrevisorenes uavhengighetsprinsipp i enkeltsituasjoner komme i konflikt med selve hovedformalet for en internrevisjonsavdeling; nemlig a bista toppledelsen». Pastanden som jeg konkret ble bedt om a ta stilling til er som f0lger: «Interne revisorer er feige i den forstand at de ikke tor, eller ikke vii, ta tak i problemer og "ifordringer av jnjkt for d miste sin liavhengighet. Dette strider mot hovedfomllllet til en internrevisjollsavdeiing». For a kunne dmfte dette spmsmillet kan det vaere fornuftig a friske opp hva ITA's standarder sier m.h.t. uavhengighet og objektivitet/integritet samt hva som er hovedformalet til internrevisjonsavdelingen. 5elv om hovedformiilet til en internrevisjonsavdeling vii kunne vaere forskjellig fra bedrift til bedrift vii jeg ta som utgangspunkt det som star i innledningen til standardene, noe som delvis er hentet fra «Statement of responsibilities». Det falgende er sakset (noe redigert) fra innledningen til ITA standardene. Dette gir et godt utgangspunkt for a dmfte hvorfor internrevisjonsfunksjonen er til. ««ITA's standarder er ment a v~re til hjelp for aile inteme revisorer, i aile typer virksomheter, po. forskjellige nivaer innen offentlig administrasjon og i aile andre organisasjoner der en finner interne revisorer. Med uttrykket «Standard» slik det er brukt i ITA's standarder, menes de kriterier som utfmelsen av intern revisjon og intemrevisjonsavdelingen er vurdert og malt mot. «Standard en» er ment a beskrive internrevisjon slik det burde vaere. Internrevisjonen er en uavhengig vurderende funksjon etablert innenfor organisasjonen hvis oppgave er a granske og evaluere dens aktiviteter og skal fungere som et serviceorgan for organisasjonen. Intemrevisjonens malsetting er a assistere medlemmer av organisasjonen i deres hensiktsmessige og effektive (eng. effective) utfmelse av plikter og ansvar. Dette ved at internrevisjonen forsyner dem med analyser, vurderinger, anbefalinger, r&d og informasjon angaende gjennomgatte omrader. Malsettingen inkluderer a fremme hensiktsmessige og effektive kontroller som ogsa er kostnadseffektive. De medlemmene av organisasjonen som fal' assistanse fra intemrevisjonen inkluderer personene som er i ledelsen og styret. Internrevisjonen er ansvarlig ovenfor begge, ved a forsyne dem med informasjon om tilstrekkeligheten, hensiktsmessigheten og effektiviteten av organisasjonens etablerte internkontroll system, samt en verifisering av at internkontroll systemet funksjonerer kvalitativt som forutsatt. Den informasjonen som blir gitt til hver av dem kan vaere forskjellig i format og detaljeringsgrad, avhengig av kravene og forespmslene fra ledelsen og styret. Internrevisjonsavdelingen er en integrert del av organisasjonen og funksjonerer i henhold til «policies» etablert av ledelsen og styret. Instruksen (charter) som fastsetter formillet, fullmakter og ansvaret for internrevisjonsavdelingen, godkjent av ledelsen og akseptert av styret, skal vaere konsistent med Standardene for Profesjonell ut0velse av Intern Revisjon. Instruksen skal klarlegge formalet med internrevisjonsavdelingen, spesifisere dens uavkortede arbeidsomrade og fastsla at interne revisorer ikke har direkte ansvar eller myndighet ovenfor noen av de aktivitetene eller enhetene som gjennomgas. Rundt ornkring i verden blir internrevisjon utfmt i forskjellige omgivelser og innen organisasjoner som varierer med hensyn til forma!, st0rrelse og struktur. I tillegg varierer lover og sedvane fra land til land. Disse variasjonene kan pavirke hvordan internrevisjonen blir praktisert i de ulike omgivelsene. Gjennomf0ringen av I1A «5tandardene» vii derfor bli styrt av de omgivelsene internrevisjonsavdelingen utf0rer sitt ansvar og plikter i. Etterlevelse av de konseptene forkynt av disse "Standardene» er likevel essensielt for at ansvaret til interne revisorer kan bli oppfylt. "Uavhengigheb>, som brukt i IIA «Standardene», trenger en mermere klargj0ring. Interne revisorer rna vaere uavhengige av de aktivitetene de reviderer. Slik uavhengighet tillater interne revisorer a utf0re deres arbeid fritt og objektivt. Uten uavhengighet, kan

13 ikke det onskede resultatet av intern revisjon oppmis. )}» Vt i fra dette som er sakset fra innledningen til IIA standardene gar det relativt k1art frem at internrevisjonen er til for a assistere organisasjonen og vaere et hjelpemiddel for toppledelsen. I innjedningen til utfordringen star det at «... hovedformaiet er a BISTA ledelsen med A STYRE organisasjonen...». Dette er en pastand jeg ikke kan vaere enig i og ma vaere en mistolkning av hva som menes i standarden. Det fremgar ingen steder i standarden at internrevisors oppgave er a bish; i styringen av organisasjonen. At internrevisjonen indirekte bistar ledelsen ved at den gir tilbakemelding om «rikets» tilstand, gir rad og soker a fremmer en hensiktsmessig intern kontroll er etter min mening en mer korrekt tilnaermingo Vt i fra dette er det k1art at dette ikke skulie innebaere at internrevisjonen rna vc:ere rned a ta operativt ansvar og involvere seg i den daglige drift eller at uavhengighetsprinsippet skulle komme i konflikt med hovedformaiet til internrevisjonsavdelingen. At bestemmelsene i standarden i enkelte tilfeller tolkes for strengt av den enkelte internrevisjonsavdeling og / eller interne revisor, er en helt annen problemstilling. At en internrevisjonsavdeling ikke alltid trenger bare a utfore interne revisjoner, men ogsa har andre oppgaver til tider kan ogsa noen ganger vaere naturlig, men da ma den interne revisor vaere papasselig sa han/hun ikke gar over streken m.h. t. det som star i standarden om uavhengighet. For a utdype naermere hva standarden sier om uavhengighet har jeg sakset «statement» 100 og 120 fra standardene. Dette er tilnaermet ordrett det samme som star i kapitlet om uavhengighet i «Statement of responsibilities» men er noe mer utfyllende. 100 UAVHENGlGHET Inteme revisorer skal v;ere faglig uavhengig i forhold til den virksomhet og de personer som revideres. 01. Interne revisorer er uavhengige nar de kan utfore deres arbeid uhindret og pa en objektiv mate. Vavhengighet gir interne revisorer mulighet til a foreta de upartiske og l10kterne vurderinger som er l10dvendige for en korrekt utforelse av revisjonen. Vavhengighet oppnas gjennom organisasjonsmessig status og objektivitet. 120 OBJEKTIVITET Inteme revisorer skal v;ere objektive ved utforelsen av revisjonsoppdrag. 01.0bjektivitet er en uavhengig mental innstilling som inteme revisorer ma inneha nar de utforer revisjonsoppdrag. Interne revisorer ma ikke la sin bedommelse av revisjonssporsmai vike fremfor andres. 02. Objektivitet krever at interne revisorer utforer revisjonsoppdrag pa en slik mate at de selv har tillit til resultatene av sitt arbeid, og at ingen vesentlige kompromiss blir inngatt pa bekostning av kvaliteten. Interne revisorer skal ikke settes i en situasjon hvor de ikke foler seg i stand til a foreta objektive faglige vurderinger.. 1Bemanning pa revisjonsoppdrag ma tilrettelegges slik at potensiel Ie interessekonflikter og pavirkning unngas. Revisjonssjefen ma periodisk innhente fra revisjonspersonalet informasjon vedmrende potensielle interessekonflikter og pavirkning..2interne revisorer skal rapportere til revisjonssjefen en hver situasjon hvor en interessekonflikt eller pavirkning er, eller med rimelighet kan se ut til a vaere tilstede. Revisjonssjefen skal i en slik situasjon omdisponere disse revisorene..3bemanningen pa revisjonsoppdrag bor periodisk roteres, nar det praktisk kan gjennomfores..4inteme revisorer skal ikke pata seg operasjonelt ansvar. Men dersom ledelsen i enkelte tilfeller pajegger interne revisorer a utf0re arbeid som ikke er a anse som revisjonsarbeid, skal det vaere forstatt at de ikke fungerer som interne revisorer i den forbindelse. Videre anses objektiviteten a vaere svekket nar interne revisorer reviderer en aktivitet som de tidligere har hatt myndighet over, eller ansvar for. Denne svekkelsen av objektiviteten ma det tas hensyn til nar resultatet av revisjonsarbeidet rapporteres..5personer som er overfert til, eller som er midlertidig engasjert av internrevisjonen, ma ikke bli satt til a revidere de aktivitetene de tidligere utforte, fer det har gatt en rimelig tid. Slike oppdrag anses a svekke objektiviteten og dette ma det tas hensyn til ved ledelsesoppfolgingen av revisjonsarbeidet og nar resultatene rapporteres..6resultatene av internrevisjonens arbeid ma gjennomgas, f01" den relaterte revisjonsrapporten bill avgitt, for a gi rimelig sikkerhet for at arbeidet ble objektivt utfert. 03. Den inteme revisors objektivitet er ikke svekket nar revisor anbefaler kontroll standarder for systemer eller vurderer prosedyrer fer de blir implementert. Vtvikling, installering og drift av systemer er ikke revisjonsfunksjoner. A utarbeide utkast til prosedyrer for systemer er heller ikke en revisjonsfunksjon. Vtforelse av slike aktiviteter antas a svekke revisjonens objektiviteb», Det er viktig a legge merke til at i «statement» 100 star det at interne revisorer skal vaere faglig uavhengig i forhold til den virksomhet og de personer som revideres. Grunnen til at det her ikke star at det er den interne revisjonsavdelingen som skal vaere faglig uavhengig kan vaere at enkelte i avdelingen i enkelte sammenhenger kan utfore oppgaver som ikke er a anse som revisjon. Dette underst0ttes i der det apnes for at inteme revisorer til tider patar seg operasjonelt ansvar. Konsekvensen er imidlertid at de samme revisorene ikke fer det har gatt en viss tid kan revidere det ornradet de har hatt operativt ansvar for (ref. ogsa og ). Det kan imidlertid apenbart by pa store problemer hvis lederen for internrevisjonsavdelingen patar seg operativt ansvar for en periode. Bvis imidlertid omradet ikke ville ha vaert prioritert ut i fra en

14 betraktning av lisiko og vesentlighet ber det imidlertid ha liten praktisk konsekvens. Internrevisjonen er en del av bedriftens internkontroilopplegg. Ut i fra dette vii de fra et stasted utenfor bedriften fremsta som mindre uavhengige elm en ekstern revisor. Det som teller mest for den interne revisor er at han selv vet at han/hun er uavhengig (independence in fact). lmidlertid er det ofte vel sa viktig for funksjonen at den fremstar som uavhengig (independence in apparance). I de sammenhenger det ikke er av vesentlig betydning for funksjonen at den fremstar som uavhengig kan derfor den interne revisor pata seg revisjons oppgaver Sa lenge han/hun er faktisk uavhengig. Hvem de operative oppgavene eller ni.dgivning, som kan synes a vcere i strid med uavhengigheten, gjeres for, er av avgj0rende betydning. Utf0res disse som en assistanse direkte for toppledelsen vii ikke sp0fsmalet om uavhengighet vaere sa avgj0fende. Dette delvis fordi de ikke er revisjonssubjekter og at internrevisjonen hvis de reviderer toppledelsen vanskelig kan tolkes sorn a vaere uavhengig i forhold til toppledelsen fordi de har instruksjonsrett ovenfor funksjonen. Revisjon av toppledelsen (ink!. styret) rna derfor hovedsaklig gj0fes av parter som er eksterne til organisasjonen. Som en kan se apner standardene for at den interne revisor kan vcere mer aktiv enn den praksis som ofte er blitt lagt til grunn i Norge. Bakgrunnen for denne konservative linjen kan vaere histolisk betinget. Tradisjoneilt i Norge har det vaert i bankene en har funnet de store interne revisjonsavdelingene. Disse har imidlertid en fortid av a ha vaert en funksjon som bade skulle fungere som lovbefalte (<<eksterne») revisorer og som interne revisorer. Det var derfor naturlig for disse a legge en meget streng fortolkning til grunn. Denne er blitt opprettholdt ogsa etter at det ble krav om at bankene matte velge eksterne revisorer. En arulen forklaring er at flere interne revisjonsavdelinger utf"rer tildels mye finansiell revisjon som det er meningen at den lovbefalte eksterne revisor skal bygge pa. Dette har derfor medf0ft at de har paragt seg selv tilmermet de Sanmle kravene som den eksterne revisor. Det er ogsa en kjensgjerning at mange av internrevisjonsavdelingene i Norge er bygd opp av personer som har sin bakgrunn og utdannelse fra eksternrevisjonsmij0er. Det har derfor vaert naturlig for c1isse a bygge opp internrevisjonen i trad med den standarden og metoc1ikken de er laert opp i. H vis en foretar en unders0kelse m.h.t. kvalifikasjonene rundt omkring i de enkelte interne revisjonsavdelingene i Norge vi! man sannsynligvis finne en overvekt av personer med 0konomisk bakgrulul og utdalulelse. Hovedvekten m.h.t. kvalifikasjonene innen revisjon er ogsa trolig fra opplaering ilulen lovbefalt ekstern revisjon. Dette har heldigvis rettet pa seg de seneste arene p.g.a. internrevisjonsutdalulelsen ilulen bank, utdannelse og kurs i regi av NIRF lila, studiekurset pa BI og st0fre utbredelse av CIA titteleninorge. Trac1isjonelt har dessverre enkelte avdelinger blitt bestykket med personeil som bedliften av forskjellige grunner ikke har kululet benytte andre steder i organisasjonen. Dette kan ha medf0ft at det pga. manglende kvalifikasjoner i avdelingen har vaert meget bekvemt a paberope seg avhengighetsululskyldningen i steden for a oppgi den reelle arsaken til at de ikke kan utf0fe oppgaven nar problemer og utfordringer er blitt forelagt demo Noen ganger kan dessverre bekvemlighetshensyn ha vaert den eneste reel Ie grululen, men uavhengighetskravet har fatt skylden. De interne revisorene hevder ofte selv, og normalt med rette, at de er eksperter pa intern kontroil. Dette er en image som de gjerne plioriterer a opprettholde. Ofte setter den interne revisor seg pa «sin lwye hesb> og gir inntrykk av at de har 10sningen pa alle verdens problemer, men at de pa grunn av uavhengigheten ilcice kan hjelpe til. Det er en kjensgjerning at det er mye lettere a klitisere andre elul a gj0fe det selv, og den bakenforliggende arsaken til manglende assistanse kan vaere at den interne revisor er redd for a «rniste ansikt». Den interne revisor liker ofte ogsa a opprettholde inlagen av a vaere uanglipelig. Ved a vaere mer operativ kan den interne revisoren bli mer sarbar. Dette ogsa ved at den interne revisor er redd for a «I110te seg selv i d0fen» eller at de ved senere revisjoner har problemer med a objektivt vurdere sin egen innsats. Har internrevisor selv eller en kollega vaert mer operative elul nolmalt pa et omrade kan det f01es som et prestisjenederlag for funksjonen og den inc1ivdueile revisor senere a kritisere 10sningen og I eiler gjelulomf"lingen. At en intern revisjonsavdeling er mer operativ, medf0rer ogsa en rekke med fordeler bade for den selv og for bedliften. Ved at de interne revisorene til tider er operative tilferes funksjonen kompetanse og erfaringer de ikke ellers ville kunnet tilegne seg. Filosofien til avdelingen m.h.t balansen mellom profesjonelle interne revisorer i avdelingen og personeil som kun akter a arbeide en 2 til 4 ars peliode i intern revisjon, for sa a ga over i linjen, b0r ogsa innvirke pa avdelingens vilje til a pata seg operative oppgaver. At avdelingen avleverer dyktig personeil tillinjen, kan 0ke inlagen til avdelingen. Overgangen til linjen for slikt personell skjer ofte ved at de har vaert spesielt dyktige ved utf0felsen av revisjonene eller at de har utf0rt operasjonelle tjenester for enhetenl avdelingen. Hvis det er en overvekt av profesjonelle interne revisorer i en revisjonsavdeling er det viktig at de til tider har operasjoneile oppgaver slik at de ikke helt mister «bakkekontakt». Hvis den interne revisjonsavdelingen er en profesjonell internrevisjonsavdeling som ilulehar etterspurt kompetanse i organisasjonen b0r den interne revisjonsfunksjonen tenke seg l10ye om f0f den avslar a assistere. Hvis uavhengigheten blir satt urinlelig i helysetet kan det tenkes at toppledelsen ser seg tjent med a etablere en annen type funksjon i bedliften for a oppna den "nskede effekt. Etter min mening er det enhver ansatt sin plikt til enhver tid a fors0ke a gj0fe det som pa lang sikt tjener bedriften mest. H vis det er kriser b0r ogsa kortsiktige hensyn prioliteres. Ofte vii effekten av at revisor er litt mer «hands on» ha en

15 mye st"rre pasitiv effekt enn 10 rapporter sam ikke tas til etterretning, eller sam den reviderte ikke har kapasitet eller kampetanse til a gj"re nae med. Irnirllertid rna ikke denne typen appgaver ga pa bekastning av kapasitet til a gjennarnf"re havedappgaven til frrnksjanen hvis denne er mer vesentlig enn de tilleggs-appgavene sam frrnksjanen blir anrnadet am a utf"re. Internrevisjanen rna vakte seg slik at det ikke skapes en haldning i arganisasjanen der internrevisjanen blir sett pa sam en avdeling sam kan ta seg av prablemer ingen andre prioriterer a fa gjart nae med. Det er viktig at enhver henvendelse am aperativ assistanse l10)'e veies app mot andre priariterte appgaver frrnksjanen har. Det er ikke meningen at internrevisjanen skat vrere den eneste avdelingen i bedriften sam gar ned med flagget til tapps m.h.t. uavhengigheten hvis deres kampetanse kunne ha vrert med pa a sikre bedriftens eiendeler eller redde bedriften fra undergang. Naen ganger vi! frrnksjanen appna mye st"rre pasitiv effekt for bedriften ved a vrere mer hands on ag ta en mer aktiv ralle i a rydde app ag vrere med pa a bygge app nae farnuftig enn at frrnksjanen i enhver aniedning ag situasjan er uavhengig. Denne type tiltak ag appdrag vi! afte agsa farbedre imagen til funksjanen ved at de kan vise at de virkelig kan bidra til verdiskapningen ag vrere en aktiv st"ttespiller. Omverdenens haldning til frrnksjanen vi! derrned kunne bedres nae sam kan vrere nyttig nar funksjanen utferer sin primrer funksjan. Dette rna selvf"lgelig balanseres slik at ikke den enkelte interne revisor f"ler at han/hun gar pa akkard med seg selv. Jeg haper ag trar ikke at de Narske interne revisorene hverken er eige eller at de ikke vi! ta tak i problemer ag utfardringer. Jeg snarere trar ag haper at appfatningen av dette kan vrere en nae for streng fartaikning (agsa sam undervist i faget) av hvar mye uavhengigheten skal veie i farhold til andre farhald sam den interne revisaren b"r legge pa vektskalen nar det skal vurderes hvarvidt internrevisjanen skal ta tak i prablemene ag utfardringene. Jeg appfardrer derfar alle til n"ye a analysere sitt «produktspekten> for a se etter am det er pradukter internrevisjans funksjanen kan tilby (innenfar hva standarden tillater) som kan vgere mer «value added» for arganisasjanen ag at de interne revisorer ikke rna vcere redde for a ta nye utfardringer. Denne artikkelen rna pa ingen mate anses a vcere uttmnmende om emnet. Jeg haper irnirllertid at artikkelen har belyst naen av de problemstillingen jeg ble bedt am a belyse ag at jeg har provasert tilstrekkelig til at agsa andre "nsker a karnrne med sine synspunkter ag standpunkter pa temaet. 000 Internrevisoren utfordrer: I hvert nummer av bladet omtales et tema innen internrevisjonsfaget pa en litt «frekk og provoserende» mate. Hensikten er a 0ke lesernes engasjement ved a provosere fram leserinnlegg. Det vii offentliggjmes en gjesteskribent som utfordres til a kommentere det aktuelle temaet som tas opp. FOf0vrig oppfordres alle lesere av bladet til a sende inn leserinnlegg. Gjesteskribentens svar og andre leserinnlegg vil publiseres i neste nummer av Internrevisoren. Revisjonsbegreper: Ryddig terminologi eller total forvirring? K valitetsrevisjon, internrevisjon, operasjonellog finansiell revisjon, HMS revisjon, prosessrevisjon, osv... Er innholdet i disse begrepene tilstrekkelig klare bade for revisorer, og ikke minst for linjeledelsen? Hersker det total forvirring i denne begrepsjungelen, eller er innholdet i begrepene tilstrekkelig klargjort slik at muligheten for misforstaelser er liten? Dette temaet er fof0vrig til en viss grad omtalt i artikkelen om internrevisjonen i Sparebanken NOR. Pastanden er som f0lger: Enhver aktivitet i en bedrift vii til syvende og sist gi et utslag pd regnskapet. Dermed kan revisjon av enhver aktivitet sies d v< re en eller annen form for finansiell revisjon. Dette vii bade eliminere den begrepsjungelen sam eksisterer i dag og lette kommunikasjonen mellom revisor og toppledelsen. Gjesteskribent denne gang er Einar Halse som er leder for internrevisjonen i Telenor A/S. For 0vrig oppfordres aile lesere til a sende iml synspunkter.

16 nhitsvalgte 1994/95 i Norges Interne Revisorers Forening STYRET: Rolf Tarring FokusBank Postboks TRONDHEIM Tlf: Fax: Trygve Sarlie NorskHydro Bygd0Y Aile OSLO Tlf: / Fax: / Einar Halse Televerket Postboks 6701 St. Olavs plass 0130 OSLO Tlf: Fax: Hans Martin Vikdal Statens N<erings- og Distriktsutviklingsfornd postboks 488 Sentrum 0104 OSLO Tlf: Fax: Anne Merethe Bellamy Grant Thornton Consulting da Wesselsgate OSLO Tlf: Fax: Anne Marie Haug Saga Petroleum Postboks SANDVIKA Tlf: / Fax: PROGRAMKOMITEEN: Ciska Cardon (formann) Kredittkassen postboks 1166 Sentrum 0107 OSLO Lars Fossen Grant Thornton Consulting da Wesselsgate OSLO Tlf: Fax: Gaute Fmisland NSB Gardemobanen Postboks 1162 Sentrum 0107 OSLO Tlf: / Fax: DagValla Rikstrygdeverket Drammensveien OSLO Tlf: Fax: UTDANNELSEKOMITEEN: Martin Stevens (formann) Grant Thornton Consulting da Wesselsgate OSLO Tlf: Fax: Svein H. Egestad Dyno Industrier Postboks 779 Sentrum 0106 OSLO Tlf: / Fax: Willy Myrvang Postens sentralledelse Postboks 1181 Sentrum 0107 OSLO Tlf: / Fax: May Inger Seippel Det norske Veritas Postboks H0VIK Tlf: Fax: Einar Valheim BP Ltd Norway U.A. Postboks FORUS Tlf: Fax: PR-KOMITEEN: Nigel Iyer (formann) NorskHydro Bygd0Y Aile 0240 OSLO Tlf: / Fax: Gunnar Furru KLP Forsikring Postboks 1733 Vika 0121 OSLO TIt: / Fax: Richard Nylen Saga Petroleum Postboks SANDVIKA Tlf: Fax: Bjarn Treider Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO Tlf: / Fax: VALGKOMITEEN: Kirsten Astmp Riksrevisjonen Tlf: Johnny Berntsen DE-NO-FA LILLEBORG Tlf.: Paul Bellamy Grant Thornton Consulting sa Tlf.: REDAKSJONSKOMITEEN: Sveinung Svanberg (formann) Postens sentralledelse Postboks 1181 Sentrum 0107 OSLO Tlf: / Fax: Ann Kristim Flaa NorskHydro Bygd0y Aile OSLO Tlf: Fax: Cyril Kracji Esso Norge Postboks 350 Sk0yen 0277 OSLO Tlf: / Fax: Stein Erik Syversen Vegdirektoratet Postbosk 8142 Dep 0033 OSLO Tlf: Fax:

17 Vi 0nsker velkommen til: Hans Erling Rui Mette Lise Johnsen Wenche Bj0rkedal Per Kristian Ulveraker Carl Gunnar Lunde Bent Norland Alf Eldar Bergset Vigdis Seem Olsen Aina H. Nergard Thomas Winsnes Per Einar Lundbye Sven Otto Tobro Kirsten 0. Berg Egil Nygard Hansteen Einar Hakon 0stebmd Stare Thomsen Terje Klepp Oslo Kommunerevisjon NSB lnternrevisjon Statoil Riksrevisjonen Vegdirektoratet Riksrevisjonen Grong Sparebank NSB lnternrevisjon Sparebanken NOR Registrert revisor Postens sentralledelse NorskHydro Sparebanken NOR Sparebanken Rogaland Sparebanken Rogaland Arthur Andersen & Co. Videoer i biblioteket The Only Way to Go - Professor T. Flemming Ruud: iii...;, ;.!1:lJit,eJ1jert~s'-l~fr'tls:yI<retCiriat~ti.....' > P~~.l~g~l1.tiltgr~!?~;w~dlelTIsffi0te.(CQSC?-JC~BPorten). ~argled~~gstoj:v)bl~.ft.tllt~gnetilf'lb~t<ty:~.ort. ~$~g~t;g8~1~~~r~sflfrt.'i.wk!t~... ~e~.sv.!;rr,e.stara.vlcl1teli~te:.vij. ~f~~et:rri~tet'viloppf()r,gr'ir'i<tlle~(»)i)-.)i)-~i-. 8e:..~g. p~.~t;ni?~l~il)s0t~()ltiagibesk)~d hvis.del*evel.~~.kan d~1tilrsl* atde.sol1l..eventuelt.starp.a. ~ 'Vent~listefaren11lUlighet til a delta......' Nytt fra komiteene: Utdanningskomiteen Operasjonell revisjon - praktisk utf0relse Kurs i praktisk revisjonsutfmelse ble avholdt i Oslo 4. til 6. januar. Kursets fmste dag var lagt opp som en introduksjon til operasjonell revisjon og 0ystein Nesset fra Uni Storebrand ga en oversildlig innf0- ring i intern kontroil, IIAs standarder og retningslinjer, COSO-rapporten og ulike revisorroller. Denne delen av kurset samlet 13 deltagere. Torsdag 5. og fredag 6. januar var viet gjennomgang av den operasjonelle revisjonsprosessen. Kursansvarlig Jorun Ringstad fra ToIl- og avgiftsdirektoratet ledet.. i?. deltagerne gjennom hvert ledd i prosessen bade ved en teoretisk innf0ring og aktiv deltagelse i fonn av diskusjon og gruppeoppgaver. Deltagerne, 21 i tailet, kom fra mange ulil<e milj0er og bransjer, og dette satte fart i debatten. Kursevalueringen viste at deltagerne var meget godt forn0yd med kurset og mange trakk spesielt frem den gode dialogen mellom foredragsholderne og deltageme samt nytten av a utveksle erfaringer med kolleger fra andre bransjer. En del av gruppeoppgavene tok utgangspunkt i ToIl- og avgiftsdirektoratets prosedyrer og rutiner. Dette var nok ukjent for aile deltageme, noe som innebar at aile sto pa «like bar bakke» i gruppe- og plenumsdiskusjonen. Diskusjonene ble saiedes ikke dominert av enkeltpersoner med bransjeinnsikt, men fmte derimot til at aile kunne delta pa lik linje. Systemene som man fikk innsikt i ga ogsa grunnlag for en del interessante diskusjoner om kontrolltiltak i et EDB-milj0. Dessuten tilegnet man seg en del kunnskap pa et omrade som de aller fleste ikke kan unnga a matte forholde seg til i jobbsammenheng. Alt i alt et kurs helt i tdd med IIAs motto «Progress through sharing». Utdanningskomiteen vil fa takke bade foredragsholdeme og deltageme for deres innsats. Suksessen vil nok fme til en anbefaling om a avholde samme kurs senere i ar for a gi et tilbud til de som ikke hadde anledning til a delta denne gangen samt eventuelle nyansatte.

18 Professor T. Flemming Ruud: Internasjonalt revisjonsmilj0 pa BI Som vi skrev i forrige utgave av INTERNREVISOREN, har professor T. Flemming Ruud overtatt fagansvaret for IIAlBl's Managementprogram OPERASJONELL REVISJON OG ADMINISTRATIV KVA LITETSSIKRING. Bl's internasjonale revisjonsmiljo vil ogsa komme de interne revisorene til gode, sier han. Ruud begynte a undervise ved det hoy ere revisorstudiet allerede hosten aret etter at han selv hadde avsluttet sine studier ved NHH. - Det var flere arsaker til at jeg begynte a undervise. Da jeg selv var student ved NHH, deltok jeg i Styringsutvalget for det Hoyere Revisorstudiet og var aktivt med i debattene. Jeg folte en dragning mot undervisning og forskning, og hadde et onske om a kunne mer samtidig som jeg foite at jeg hadde mer a here. - Dessuten had de jeg jobbet som fagsekreta:r i NSRF, og hadde ansvar for gjennornforingen av METODIKKPRO SJEKTET. Totalt var vi ca. 25 personer som jobbet med dette prosjektet hvor jeg var en intern koordinator. - Jeg oppdaget ogsa at jeg likte a undervise. Dessuten fikk jeg visse motforestillinger mot hvordan revisoryrket utviklet seg. Den liberale yrkesutovelse var dodende; gentlemanholdningen pa vei ut. Det hele ble et rotte-race, og det hele antok karakter av et fabrikasjonssystem, sier Ruud, som man nesten kan si er vokst opp i et revisjonsmiljo. Ogsa hans far er statsautorisert revisor. Nar han for ett ar siden valgte a forlate NHH og Bergen til fordel for BI og Ba:rum, har det blant annet sammenheng med at man er i ferd med a bygge opp et slagkraftig og internasjonalt revisjonsmiljo i Sandvika: - Ved NHH var jeg den eneste stasautoriserte revisoren. Her er vi fern. Miljoet i Bergen baserte seg pa innleide ressurser, og det var ikke sa mye intern kraft i miljoet. Det har vi her ved BI, og na skal vi fylle ytterligere fire stillinger. - Vi kan ikke va:re sa verst her i Sandvika, sier han og viser til at BI har knyttet til seg topp internasjonale forelesnings-

19 krefter: Professor Andrew Bailey (CMA, CIA, CPA), President i Amercian Accounting Association i 1993/94 foreleser for tiden pa BI. Han er instituttbestyrer ved University of illinois at Urbana-Champagne. BI har ogsa knyttet til seg professor John Simmons som var President i AAA i 1989/90. Han kommer fra University of Florida, og han skal undervise i regnskapsteori na i var. BI jobber bevisst mot et internasjonalt milj0, og vil forsette med utvekslingsavtaler. I 10pet av 1996 kommer ytterligere fern utenlandske professorer for opphold ved fagrnilj0et. Professoren har en allsidig bakgrunn. I sitt doktorgradprogram studerte han psykologi og filosofi. Han har tatt l. avdeling juss, og befalsskolen i marinen. - Jeg har drevet adferdsforskning og psykologien er en nyttig bakgrunn. Filosfi er ogsa et fag jeg er vel dig interessert i, sier Ruud, og fortsetter: Revisjonen kan lett bli veldig teknisk. Jeg tror det er nyttig a tegne «det store bildet» f0rst for deretter a ga mer i detalj. Han ser altsa pa sine <<ikke revisjonsfaglige studier» som nyttige ogsa for revisjonsfaget. Ikke rninst nar det gjelder kommunikasjon. - Vi rna fa relevant informasjon ut til brukeme. Vi identifiserer ikke risikofaktotrene bare ved regnskapsgjennomgangen. Latente forpliktelser star det ofte intet om i transaksjonene. Mye av ekstem revisjons informasjon skjer gjennom noter. Det er viktig at vi kan sta pa utsiden, Eller sveve over vannet, om man vil, for sa a dykke ned og ta fisken. - Skal vi fa flinke revisorer, rna vi legge mer vekt pa kommunikasjonen; savel skriftlig som muntlig. Derfor kan jeg tenke meg at det legges st0rre vekt pa dette i undervisningen ved presentasjoner av case-10sninger. I evaluering b0r det ogsa legges vekt pa innlevering av oppgaver, og vi rna fa bedre interaksjon mellom herer og student. Klassene bm vrere rnindre. Ved NHH sitter elever stort sett passive i de 13 manedene studiet Yarer. Unntaket var tredje semester da studentene ble noe aktivisert, sier Ruud og fortsetter: - Egentlig har revisjonsfaget mye til felles med for eksempel etterforskning Eller vitenskap: Man innhenter faktaopplysninger, vurderer bevis, ser ting i sammenheng for sa a ta standpunkt, sier Ruud filosoferende. Men tilbake til MANAGE MENT-PROGRAMMET «OPE RASJONELL REVISJON OG ADMINISTRATIV KVAU TETSSIKRING». Som T. Flemming Ruud uttalte i forrige nummer av INTERN REVISOREN, 0nsker BI a sikre at dette studiet 10per parallelt med andre managementprogrammer, og at disse er konsistente i oppbygging og gjennomfming. Professor Ruud snakker seg fort varm om BIs studietilbud, om revisors1.udiet, Master of Management-programmer, Master of Science-programmer, om kurs 1 «Principles of Auditing» og «Advanced Auditing», om fusjonen med Bankakademiet som gir dem som har fullfmt BA mulighet til a fortsette videre i BI-systemet. - Kanskje kan deler av Master of Management-programmet ogsa legges ut i distriktsmodell ved noen av de 13 BI-h0yskolene rundt om i landet, men dette er bare tanker som jeg har, og som jeg ikke har tatt opp. Det faktum at managementprogrammet ogsa blir «strammet opp» vil kunne fme til at det stilles stmre krav til studentene ogsa rnht opptak ogsa, men Ruud understreket at dette er et forhold man ikke har viet all verdens oppmerksomhetenna: - Men dagens ordning representerer et unntak. Normalt er det krav om tre-arig akadernisk bakgrunn. For dem som ikke er vant til a studere rna forholdene legges til rette; blant annet kan BI tilby studier som gir diplom0konom-kompetanse. Under sitt fore drag pa Arskonferansen pa Jel0y i 1993 ga Ruud klart uttrykk for at han sa meget posilivt pa den operasjonelle revlsjonen og dens framtid. Det gjm han fortsatt. - Fokuseringen pa de preventive og forebyggende funksjonene vii bli stadig sterkere. Ikke minst fordi informasjonsteknologien krever dette. Maloppnaelse, kos1.nadseffektivitet og kvalitet er i denne forbindelse.e. sentrale begreper.

20 Outsourcing av intern revisjon Med outsourcing av intern revisjon menes at man kj0per interne revisjonstjenester eksternt for a utf0re det arbeidet som f0r ble utf0rt internt. Ofte i forbindelse med omorganisednger osv reiser outsourcing seg som et sp0kelse og trussel mot den enkelle intemrevisjonsavdeling. B01gen begynte i USA og Storbritannia og har etterhvert ogsa nadd oss her i Norge bl.a. med nedleggelse av internrevisjonsavdelinger i bank. I de fleste tilfeller er det snakk om at ekstern revisor skal utf0re den interne revisjonen i tillegg til den lovbefalle revisjonen. Hensikten med dette inniegget er a informere om en del ling som er skjedd pa dette omradet bade internasjonait og i Norge. 1. SEC I fordge nummer av Internrevisoren informerte vi om at SEC (et amerikansk kontrollorgan som har tilsynsoppgaver som i Norge dekkes av Oslo B0rs og Kredittilsynet) uttaite ganske kategodsk at utf0relsen av internrevisjonstjenester av den eksterne revisor var uforenlig med kravene som rna stilles til den eksterne revisorens uavhengighet. I IIA TODAY for januar / februar 1995 er det en reportasje om det som ble sagt den 4. november 1994 pa AICPAs Arlige Bankkonferanse (AICPA = NSRF i USA). For a sitere Chief Accountant ved SEC: «H vis man leser l10)'e, er AICPAs etiske retningslinjer (Rule 97) meget restriktive. (Den eksterne) revisoren far ikke utf0re ledelsesfunksjoner eller ta ledelsesbeslutninger. Det betyr bl.a. at revisoren ikke far lov til a bestemme ornfanget av arbeidet som skal utf0res som en del av «internrevisjonsarbeideb>... Likeledes i den grad bankforskriftene krever at en intern revisor skal styres av led elsen, vil en avtale der en ekstern revisor skal fungere i en ansattrolle vaere grunnleggende inkompatibel med tanken pa at den samme eksterne revisoren skulle kunne betraktes som uavhengig i eksternrevisjons sammenheng.» Det er interessant a se her at det a bestemme ornfanget av internrevisjonsarbeid betraktes som en ledelsesoppgave. 2. Brev fra Kredittilsynet I et brev sendt i februar 1995 til forretningsbanker, sparebanker, livforsikringsselskap og skadeforsikringsselskap, uttaler Kredittilsynet seg om sitt syn pa at den valgte revisor eller andre eksterne revisjonsselskap overtar de funksjoner som internrevisjonsavdelinger utf01'er i dag. Det henvises bl.a. til uttaielsene ITa SEC som er omtalt ovenfor. I brevet trekker Kredittilsynet opp f01gende rettledende pdnsipper: 1. Den eksterne revisoren kan gjerne utf0re all finansiell revisjon i foretai<et. 2. Operasjonell revisjon kan av ledelsen besluttes utf0rt av ekstern revisor eller konsulentfirma. 3. Det vil ikke kunne tilras at den 10vbefaIte eksterne revisoren eller andre medarbeidere i samme firmaet utf0rer operasjonelle revisjonsoppgaver. Det presiseres imidlertid at det ikke er noe til hinder for at ekstern n,visor kan utf0re konkrete bekreftelsesoppgaver i forbindelse med internkontroll forskriften (compliance) og kan uttale seg om intern kontroll gjennom Management Letter. 3. «The lia's perspective on outsourcing internal auditing» Overskdften er hentet ITa et hefte utgitt av IIA om outsourcing. Heftet henvender seg pdmaert til revisjonssjefer. Heftet tar en meget voksen holdning til outsourcing. Den sier at man b0r se pa outsourcing mer som en utfordring enn en trussel. Gj0r vi som interne revisorer et godt stykke faglig arbeid og gir merverdi til var ledelse, b0r vi kunne gjerne sammenligne den tjenesten vi kan gi mot det som en outsourcer kan tilby, og er sammenligningen rettferdig b0r svaret vaere gitt. Heftet gir imidlertid en del praktiske tips om hvordan man b0r forholde seg til sp0rsmaiet om outsourcing. For det f0rste heter det ikke internrevisjon for ingenting. Bare det a vaere intern kan gi betydelige fordeler nar det gjelder a bygge opp detaijkunnskapene om frrmaet man er ansatt i, dets kultur, styringssystemer og ruliner som det kan vaere vanskelig for uteforstaende a fa tilgang til. For det andre er operasjonell revisjon et eget yrke, ulikt fmansiell revisjon og med sine egne faglige kvalifikasjoner. Det understrekes at det er viktig for den langsiktige overlevelsen at den interne revisjonen preges av en visjon om en avdeling som er: Proaktiv Innovativ Fokusert Integrert Motivert. Til slut! gis det f01gende opplistning av n0kkelfaktorer som kjennetegnwer en god internrevisjonsavdeling: kundebevissthet - kjennskap til egen rolle og tjenester som kan tilbys - god planlegging - dsikodrevet metodikk - god kjennskap til IT - et opplegg for a male og forbedre kundetilfredsstillelsen - gode kommunikasjonsevner - en satsning pa organisasjons- og personalutvikling. De som er interesser! i en kopi av de omtalte uttalelsene bes henvende seg til foreningens sekret<er.