SKJELLUM- OG KIRKEFJELLET VEL ÅRSBERETNING

Transkript

1 SKJELLUM- OG KIRKEFJELLET VEL ÅRSBERETNING Styrets beretning for perioden Skjellum- og Kirkefjellet vel Skjellumfjellet og Kirkefjellet ligger i tidligere Onsøy kommune, men som nå er en kommunedel av storkommunen Fredrikstad. Onsøy er nest størst av kommunedelene, og har ca fastboende og ca 3500 hytter og fritidsboliger. Foreningens formål er å ivareta de interesser som anses felles for alle som eier hytte på Skjellumfjellet og Kirkefjellet. Gjennom medlemskap i vellet er man sikret veirett langs hovedveinettet til hytter som har beliggenhet i vellets område. Fra 2010 er det avholdt årlige generalforsamling/årsmøter. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 10 medlemmer eksklusive styret møter. Vellet er ikke registrert som foretak i Brønnøysundregistrene, og etter søknad om registrering i 2012 i Enhetsregisteret, ble det avklart at det er nødvendig med vedtektsendring. Slik registrering vil være viktig ved avtaler som inngås, men ikke minst viktig i forhold til opprettelse av bankkonto. Det fremlegges forlag til vedtektsendring for å ivareta dette. 2. Styrets sammensetning m.v. I denne periode har styret bestått av følgende: Anne-Gry Rønning-Aaby Leder Sheila Mette Carlsen Kasserer Sture Vang Sekretær Terje Grefsli Styremedlem Line Grønland Styremedlem Grethe Jahr Kirsten Nordbeck Hilde Fjenkin Revisor Valgkomite Valgkomite Det har vært avholdt 6 styremøter i perioden samt 1 befaring, og i tillegg vært kontakt mellom medlemmene på telefon og e-post. 3. Medlemsregister og representasjon På årsmøte/generalforsamling kan samtlige i husstanden møte, men hver hytte er stemmeberettiget med kun èn stemme. For medlemmer som ikke kan møte på årsmøtet/generalforsamling oppfordres det til å møte med fullmektig. Dette meddeles skriftlig til styret. Medlemsregisteret er vanskelig å holde oppdatert fordi det skjer endringer av adresse, navn og/eller eierforhold (salg/overføring ved arv el.l) uten at det gis beskjed. Medlemsregisteret er søkt kvalitetssikret både når det gjelder navn, hyttenummer (gnr/bnr), adresse, telefon og e- postadresser. Styret er avhengig av at hytteeiere melder i fra om endringer, og påminnelse om dette er gitt i oppslag og på nettsiden. I tillegg til utsending pr post, er hyttene besøkt med sikte på 1

2 å få dette oppdatert. Flere steder har det imidlertid ikke vært personer til stede. Styret følger opp medlemsregisteret løpende, men har fortsatt utfordringer knyttet til å holde dette oppdatert. 4. Regnskap og økonomi Styret står for all administrasjon og regnskapsførsel, og det er ikke gjort avtaler om ekstern bistand til regnskapet. Kasserer utfører økonomifunksjonen med bistand fra øvrige i styret gjennom utfakturering og innkreving av medlemskontingent, nøkkelavgift og betaling for tjenester for vellet. Ny bankforbindelse er vurdert, og blir fulgt opp så snart vi har fått organisasjonsnummer. Vellet utsteder medlemskontingent 1 gang pr år. Forfall har til nå vært etter at generalforsamlingen/årsmøtet er avholdt. Medlemskontingenten var i 2012 fastsatt til kr 650. Fastboende og grunneiere med hytte i vellets område betaler halv kontingent, dvs kr 325. Grunneiere uten hytte betaler ingen kontingent. Medlemskontingenten skal dekke utgifter til vedlikehold av veiene og øvrige tjenester for vellet. Regnskapet godkjennes av styret, og gjennomgås av revisor før årsmøtet. 5. Vedlikehold og asfaltering av stamveinettet m.v. Det er ikke gjennomført større asfalteringsarbeid i 2012/2013 pga fortsatt arbeider med nytt vann- og kloakknett, samt Nettpartners arbeider på el-nettet, og som flere steder berører veinettet. Aktørene har i 2012 utbedret veiene der det har vært gravd i/over vei. Befaring langs veiene viser at tunge kjøretøy gjør stor skade på veiene. Dersom veien blir påført skade, må den ansvarlige sørge for at dette blir utbedret. Veien er slitt mange steder og det trengs en oppgradering på flere strekker etter hvert. Styret har gjennomført befaring på veinettet og har foretatt utbedringer i forhold til dette ved bestilling av sand/subbus til kanting. Det vil bli lagt opp til normal utbedring/vedlikehold framover, etter plan fastsatt av styret. Befaring viser at det må sørges for asfaltarbeider etter skade på veien ved Kirkefjellet, som ble midlertidig utbedret i Skjellumveien er også prioritert for asfaltering. Møteplassene er oppgradert, asfaltert og merket med skilt. Veiskulder ble utbedret i 2012, men vil fortsatt bli utbedret der det er mulighet for å møtes utenom møteplassene. Det skal ikke parkeres på møteplassene. Det satt opp to nye fartshumper i Skjellumveien, en ved fastboende og en ved Solveien, mens naturen har ordnet naturlige fartshumper andre steder. Fartshumper og uregelmessigheter i veien er merket etter dugnaden. De nye fartshumpene skal tas ned før vintersesongen, og blir satt opp igjen i løpet av våren. Til orientering : Generalforsamlingen vedtok i 1991 at følgende veier skulle inngå i stamveinettet: - Skjellumveien fra hovedveien frem til parkeringsplassen på Skjellumtoppen. - Kirkefjellveien fram til øverste parkeringsplass - Parkeringsveien fram til parkeringsplassen - Halvorsrødsvei - Stockmanns vei, 200 m fra parkeringsplassen - Hele Westendveien For vedlikehold av de resterende veiene oppfordres hytteeierne å opprette egne veikomiteer som organiserer vedlikeholdet. For veier utenom stamveinettet, kan det søkes styret om støtte til 2

3 subbus/grus. Det er i 2012/2013 innvilget slik støtte til utbedring av vei på Kirkefjell. Det er opplyst at veien vil berøre ca hytter. Medlemmene er oppfordret til å melde fra til de som skal transportere byggematerialer og annet eller utføre grave-/sprengningsarbeid om ikke å bruke større biler på veiene enn det som er nødvendig. Vanligvis bestilles det snømåking før påske. I 2012 var det ikke behov for snømåking. I 2013 ble det vurdert snømåking, men antatt at dette ikke var nødvendig. Det viste seg at det pga ekstraordinær kulde likevel burde vært utført. Veiene hadde dype isspor, og det var vanskelige kjøreforhold. Det skal for senere år sørges for at det blir brøytet, eventuelt skrapt dersom det er is, og at det sørges for nødvendig adkomst til området i påskeferien. For hytteeiere som benytter hytta store deler av året må man fortsatt bestille/sørge for snømåking eventuelt strøing selv. Det er også gjort i år, både i Skjellumveien og Kirkefjellveien. Det er bestilt 3 sandkasser som skal settes ut i løpet av høsten 1 plasseres ved informasjonstavle, 1 ved Parkeringsveien og 1 før Skjellumtoppen. 6. Veibom til Skjellumfjellet og Kirkefjellet - nøkler Bommen på Skjellumfjellet skal være stengt i perioden 1. oktober og fram til påsken starter. Det er fortsatt slik at bommen står oppe deler av vinteren. Det er satt påminnelse på hjemmesiden og hengt oppslag på oppslagstavlen. Det har i løpet av vinteren vært flere innbrudd på Kirkefjell, og bommen her ble også ramponert. Bommen ble utbedret i løpet av kort tid. Det er ikke meldt om innbrudd på Skjellumfjellet. Det er fortsatt stor pågang på bestilling av nye nøkler, og det oppfordres til at alle sørger for at nøkler som lånes ut til håndverkere eller andre blir levert tilbake. Det er kommet henvendelse fra virksomheter om å kjøpe eget sett av nøkler. Styret har vedtatt at det kun gis nøkler til hytteiere som tidligere, og at håndverkere må låne nøkler av de hyttene de har oppdrag. Ny nøkkel koster for øvrig kr 325 pr stk (kr 350 inkl porto), og det er begrensninger pr hytte. Det vurderes skifte av låsene fra høsten 2014 for å sikre mer kontroll på nøkler. Dette følges opp videre. Det er viktig at alle respekterer periodene hvor bommen skal være låst slik at vi best mulig forebygger og hindrer tyveri og innbrudd. Åpningsperioder for bommen kommer klart fram på skilt ved bommen, og oppslag på informasjonstavlen. 7. Sikkerhet Etter rapporter om stadig åpne bommer, og at flere hytter var utsatt for innbrudd, ble det inngått avtale med to pensjonister med hund, som har påtatt seg oppgaven med flere ganger i uken å sjekke bommene, og sørge for at disse er låst. Rapporter fra disse damene viser at bommene ofte er åpne, og at de regelmessige har måttet låse bommene. Dette anses hensiktsmessig, og det vil derfor fortsatt vurderes for kommende sesong. Det forutsettes at styret tar stilling til dette i løpet av høsten. 8. Parkering Vellet har ansvar for den store felles parkeringsplassen i Parkeringsveien, parkeringsplass ved Kirkefjellet og på Skjellumtoppen, og har også hatt kontakt med grunneiere for å bedre forholdene særlig langs Skjellumveien. Øvrige parkeringsplasser/parkeringsmuligheter må medlemmene selv sørge for på egen tomt eller ordne ved avtale med eier av berørte tomter. 9. Skilt 3

4 Ved inngangen til vellets område nederst i Skjellumveien er det et informasjonsskilt med oversikt over fastboende og hyttefelt, og samtlige veier er merket med veinavn. Skiltene på hele området ble skiftet i løpet av høsten Det mangler fortsatt oppsetting av skilt i Bryggeveien, men dette vil bli satt opp i løpet av sommeren. Det er i tillegg bestilt skilt i ny vei Stjerneveien som ligger nedenfor Solveien. Dette vil bli satt opp samtidig. Skiltene er med hvit/lysgrå bunn, og med mørkeblå skrift. Tekst i store bokstaver og innrammet. 10. Veinavn og nummerering Det er tatt kontakt med Fredrikstad kommune om å få lagt inn veinettet i kommunens system, og slik at det kan brukes GPS/elektronisk kart for å finne frem. I dag er samtlige veier benevnt med Skjellumveien i kommunens system. Enkelte hytter har veinummer, mens andre bare har hyttenummer. Det tas sikte på at det gis veinummer eventuelt hyttenummer til samtlige hytter i området. Styret følger dette opp videre. 11. Planlagt nytt hyttefelt på Skjellumfjellet Bris AS er eier og entreprenør for planlagt nytt hyttefelt på Skjellumfjellet. Styret har hatt kontakt med ansvarlig for utbyggingen pr telefon og e-post, og har også gitt sine kommentarer til prosjektet, som vil følge til kommunens byggesaksbehandling. Det har ikke vært noen kontakt med vellet i forbindelse med dette prosjektet i perioden. Det er også orientert fra andre grunneiere om at det er ønskelig med etablering av flere hyttetomter. Dette vil ventelig ikke være en vel-sak, med mindre dette berører flere hytteeiere, men blir gjort ved nabovarsel til berørte naboer. 12. Vann- og kloakk på Skjellumfjellet På generalforsamlingen i 2009 ble det nedsatt en Vann- og avløpskomite som har hatt ansvar for det nye planlagte vann- og kloakknettet som dekker store områder av Skjellumfjellet og Kirkefjellet, og anlegget var i drift fra påsken Det er også to andre etablerte vann- og kloakknett på Skjellumfjellet. Det er løpende lagt ut informasjon om status fra vann- og kloakklag på vellets hjemmeside. 13. Buvika Buvika er en liten offentlig badestrand(vik) som brukes av hyttene. Styret følger opp området løpende, men er avhengig av tilbakemelding fra brukerne om det er forhold man mener bør tas opp med kommunen eller andre. Godkjent søknad om støtte til ny badebrygge som et spleiselag med hytteområdet på nedsiden av Vikaneveien blir fulgt opp videre. 14. Gang- og sykkelsti: Ønske om gang- og sykkelsti fra Skjellumveien, til Mærrapanna og videre ned Rørvikbakken, er fulgt opp, men veistrekket er dessverre fortsatt ikke satt opp på de prioriterte listene for nye gangog sykkelveier. Styret forutsettes fortsatt å følge opp saken. 15. Nettside og informasjon til medlemmene Skjellum- og Kirkefjellet vel har egen hjemmeside. Adressen er: Styret retter en stor takk til webredaktør Audun Gulbrandsen, som sørger for at siden er oppdatert. Vi ønsker fortsatt gamle bilder eller annet fra området som kan legges ut. Gjennom hjemmesiden har medlemmene mulighet til å kontakte styret direkte, og den gir også gode muligheter til å få kontakt med andre av hytteeierne. Det er i tillegg en stor informasjonstavle i Skjellumveien. Her settes det løpende opp informasjon vellet og om styrets sammensetning, og annen viktig informasjon til medlemmene. Informasjonen blir løpende skiftet ut med oppdatert informasjon. 4

5 Foran generalforsamlingen blir det fortsatt hengt opp eget segl med informasjon. Styret har fått positive tilbakemeldinger på at dette fungerer. 16. Felling av trær/hyttenaboforhold Vellet har i utgangspunktet ikke ansvar for forhold som gjelder hytteeiere i mellom. Dette gjelder spørsmål om felling av trær, etablering av nye parkeringsplasser/private veier eller andre forhold eller uenigheter mellom hyttenaboer. Det er privatrettslige forhold som hver enkelt selv må følge opp. Vellet har bare ansvar for det som berører fellesskapet. Det oppfordres til å ha nær dialog med grunneiere og berørte hytteeiere om felling av trær. Det er viktig at det ikke blir store hugstområder og at alle tar ansvaret for å bevare Skjellumfjellet og Kirkefjellets karakter av et hyggelig hytteområde med furu, gran, eik og naturlige skogområder. Det er ikke tillatt å hugge/kutte trær på annens eiendom uten samtykke. Ta eventuelt kontakt med styret eller kommunen dersom du er i tvil om hvem som eier grunnen. Ved større arbeider bør det også tas kontakt med Fredrikstad kommune. 17. Søppelcontainere Søppelcontainere er satt ut av Renovasjonsetaten i kommunen; en til papir og en til husholdningsavfall. Hytterenovasjonstjenesten er en helårstjeneste i Fredrikstad kommune. Hytterenovasjonstjenesten er en helårstjeneste i Fredrikstad kommune. Det har den vært i mange år fordi stadig flere bruker hytten sin hele året. I sommersesongen tømmes containerne opp til 2 ganger pr uke. I vintersesongen tømmes det i snitt én gang pr måned. I forbindelse med jul, vinterferie og påske passer kommunen på å tømme de containerne som er mest i bruk. Glass- og metallemballasje skal leveres til kommunens returpunkt. Nærmeste returpunkt i forhold til Skjellumfjellet er KIWI, Møklegård og Vestre Vikane. Det er viktig at alle påser at all søppel legges inn i containerne slik at området ser ryddig ut. Avfall som tepper, puter, malingsspann og annet, må kjøres til den kommunale fyllplassen på Øra. Annen søppel kan også kjøres på Øra. Det er fortsatt gratis å levere søppel fra privatbil. 18. Nestengstranda Det vurderes fortsatt muligheten for å anlegge båtbrygge og oppgradere stranda ved Nesteng, men foreløpig er det ingen avklaring på dette området. Det er mer enn 30 interessenter fra Skjellum- og Kirkefjellet vel. Styret vil følge opp saken videre så snart dette er aktuelt. 19. Dugnad. Det ble både i 2012 og 2013 avholdt en felles dugnad langs veinettet med oppmøte på parkeringsplassen i Parkeringsveien. Det ble kuttet gress og busker/kratt langs veien, og veien ble rakt/kostet. Det er også i 2013 bestilt subbus/knust asfalt slik at veiene en del steder er kantet med grus. Fartsdumper er satt opp og merket og bommene er malt. Det var litt dårligere oppslutning i 2013, god stemning blant de som møtte. Dugnaden ble avsluttet med grilling av pølser og drikke. Vi mener dugnaden er fortsatt viktig, men det skal vurderes når den bør gjennomføres for å bedre oppslutningen. Kirkefjellet har fortsatt egen dugnad, og med gebyr for hytteeiere som ikke møter. Dugnaden er et bra tiltak som skal gjentas årlig. Dette bidrar til at hytteeierne, ikke minst barna, blir bedre kjent. 5

6 Styret oppfordrer også andre til å ta initiativ til dugnader i sitt nærområde ved behov. Dette er viktig for samhold, men ikke minst for å ivareta vedlikehold av veier og stier. Vellet har en kantklipper som kan lånes ut til medlemmene. Kontaktperson for utlån av denne er Sture Vang. 20. Fredrikstad hyttelag. Skjellumfjellet og Kirkefjellet vel er innmeldt i Fredrikstad hyttelag, og link er lagt ut på hjemmesiden. Styret forsøker å få deltatt på møter dersom det er mulig. 21. Valg. Styremedlemmene velges for 2 år, og tre av styrets medlemmer er på valg. Styrets leder velges av årsmøtet for ett år av gangen. Revisor og valgkomite velges for 1 år. Valgkomiteens innstilling legges fram på årsmøtet. **** Minner om at maks hastighet på veiene er 20 km/t. Ta hensyn til at noen av hyttene ligger tett opp mot veien, og at barn leker. Vi har ingen å miste! Oslo, 27. mai 2013 Anne-Gry Rønning-Aaby Leder (sign) Sture Vang Sekretær (sign) Sheila Mette Carlsen Kasserer (sign) Line Grønland Styremedlem (sign) Terje Grefsli Styremedlem (sign) 6